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EN COLOMBIA
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Objetivos Generales
Objetivos Particulares
Averiguar cuáles son las facturas comerciales que tenemos en Colombia cuales son
las dudas que existen en cada una de las facturas comerciales, para así poder tener
una mejor conclusión y saber que clases de facturas comerciales maneja para mas
adelante poder tener nuestro propio negocio y saber como se puede facturar a
clientes y saber como nos tiene que facturar un proveedor, saber cuales son las
normas legales de la facturación comercial y así no tener sanciones en la Dian.
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Tabla de contenido (índice)
Introducción__________________________________________2
Leyes que tienen relación con las facturas comerciales en Colombia (breve
explicación) _________________________________________10
Imágenes de los tipos de facturas comerciales (mínimo dos imágenes por cada
uno_________________________________________________16
Webgrafía (Bibliografía)___________________________________36
Conclusiones___________________________________________38
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Definición de las facturas comerciales
Una factura comercial es un documento que tiene un valor mercantil que refleja una
información de una compraventa de un producto o servicio, es un valor de los
productos que un vendedor entrega a un comprador, que demuestra que ha hecho
una compra por un producto o varios productos. La factura comercial contendrá una
descripción de los productos y la cantidad de los mismo, tiene el número de factura,
cuando hizo la compra, precio unitario de cada producto, subtotal, I.VA si es el caso
y total del pago de la factura, si es el caso deben venir con el valor de las retenciones
o impuestos que está sujeta la actividad empresarial.
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Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y
legalmente son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en la factura deben
aparecer los datos del vendedor y del comprador, el detalle de los productos y
servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y
los impuestos.
Los datos que aparezcan en la Factura Comercial deberán coincidir con los
reflejados en los demás documentos y con los términos expresados por el proveedor
y con el cliente.
(El artículo 772 del Código de Comercio colombiano define una factura como sigue:
“Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y
entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio”.)
En este punto debemos conseguir la mejor plataforma para poder tener un buen
servicio de crear una factura para no poder tener errores algunos daré un ejemplo
de cómo sería el software.
En la segunda imagen aparece cuales son los nueve puntos mas importantes que
debemos tener en cuenta para la realización de una factura a un comprador para
que esta factura sea validad.
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Historia de las facturas comerciales
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Leyes que tienen relación con las facturas comerciales
en Colombia
Ley 1231 de 17 de julio de 2008 se unifica como titulo valor, para el financiamiento
de las micro, pequeñas y mediano empresario, que reconoce la función económica
que cumple un titulo valor, para nuestro ordenamiento jurídico, tampoco se puede
entregar ninguna factura que no corresponda con el bien entregado, el vendedor
tendrá que elaborar una original y dos copias, ya que esto tiene un efecto legal sobre
la Dian, una la debe firmar el comprador la otra debe se entregada y la ultima debe
quedársela el vendedor ya para sus registros contables.
El artículo 773 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, La factura quedaría
aceptada cuando el comprador reciba la mercancía y sea verificada, debe ser
firmada por la persona quien lo recibió, fecha de cuando lo recibió, debe colocar si
la mercancía esta en buen estado si la da por aceptada no podrá hacer reclamación
alguna. Debe venir con fecha de vencimiento si no esta deberá ser cancelada a 30
días calendario, fecha de recibido de la factura debe venir firmada con identificación
de la persona encargada de recibir dicha mercancía, vendedor o prestador del
servicio dejar constancia de la factura original, cuando el pago de decide hacer a
cuotas, la factura de contener numero de cuotas, fecha de vencimiento de la misma
y cantidad de pagar de las mismas.
Como se puede observar en la imagen nos damos cuentas de algunas leyes que
hay Colombia sobre la facturación.
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Tipos de facturas comerciales
Factura ordinaria
Es la más usada, ya que deja Constancia de una operación, es la que refleja una
operación comercial, ya sea compraventa o sea un servicio prestado, esta factura
debe contener datos sobre las operaciones, datos como numero de factura que
debe ser un numero consecutivo siempre que facture el número debe cambiar
siempre que vende o presta un servicio, fecha de expedición es la que indica cuando
se hizo la compra o se prestó el servicio, nombre y apellido o razón social de la
persona que vendió un producto o presto un servicio, domicilio del emisor o
destinatario, descripción de la operación una breve información de los productos o
el servicio que fue prestado a la persona , tipo de IVA, porcentaje de la retención si
es necesaria aplicarla si no debemos mirar que régimen es para poder aplicar esta
clase de retenciones, total a pagar por parte del cliente ya con los descuentos o
retenciones, para que esta factura sea validad debe tener todas datos relacionados
y esto también ya que hay unas normas que debemos cumplir con este tipo de
factura o si no podemos recurrir a una sanción que puede ser en dinero ya que
puede ser una multa o problemas fiscales.
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Factura rectificativa
Esta factura surge cuando la factura anterior (ordinaria) hay que realizarle alguna
corrección para que sea válida, debe contener los mismos datos o que la hallamos
enviado a un destinatario diferente o cantidad equivocada, también para corregir
algún error o algún dato que hizo falta realizar en la factura ordinaria igualmente
cuando una factura ordinaria se corrige debe venir algún detalle que se identifique
que la factura fue corregida ya sea la devolución de la mercancía. Esta factura se
debe emitir en caso de que la factura original no cumpla con los requisitos
establecidos, también se debe emitir una factura rectificativa en caso de que se
produzca algún error con la mercancía, ya sean errores en el precio, descuentos,
devoluciones, etc.
También debe venir con unos requisitos para que esta factura rectificativa sea
validad debe especificar informando a que numero de factura se va hacer esta
corrección para que esta factura sea válida, solo si la factura que se hizo mal es de
otro trimestre ya que se ha liquidado el IVA, la numeración de este documento es
especial y una serie distinta a la factura ordinaria, esta factura no es necesaria si
cometemos un error pero nos damos cuenta que esta factura no se a liquidado el
IVA, la podemos cambiar enviando una nota crédito al cliente para que esa factura
se anule con la nota crédito y cambiar la factura con una nueva, si la factura que
tenemos erróneas después de 4 años la factura no se podrá cambiar por una
rectificativa.
Factura recapitulativa
Sirve para agrupar varias facturas para un solo cliente entre el mismo mes, pero
esto debe tener ciertas características para que esta factura sea aceptada
legalmente, necesariamente deben anularse dichas facturas tiene el mismo valor
legal que una factura ordinaria se deben mostrar el valor de las ventas del mes, sino
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que también debe venir con todas las operaciones que se están adjuntando en estas
facturas, esta factura simplifica procesos y tiempos de facturación del cliente ya que
con esto en un mes que se le haya vendido al mismo cliente podemos ahorrar
tiempo sin errores, papel, también podemos ahorrar tiempo en cobros de factura por
factura y tiempo en seguimiento de estas factura, debe contener el mismo
destinatario, están comprendías con diferentes fechas, pero entre el mismo mes, ya
que si no son las fechas del pago en el mismo mes no son posibles hacerse ya
cuando se anula se deben hacer antes del día 16 del mes siguiente.
Factura proforma
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Factura Simplificada
Anteriormente era unos tiques lo que daban en los establecimientos este se puedo
solicitar solo si no supera cierta cantidad de compra, esta factura se entrega cuando
el vendedor no vende gran cantidad de mercancía, o también cuando presta un
servicio como servicios a domicilio, peluquerías salones de belleza, etc. La cantidad
de datos que vengan en la factura se da por entendido que es una factura de
régimen simplificado, ya si la factura trae los datos relacionados de la
factura(ordinaria) se da como completa.
Factura Electrónica
Es equivalente a una factura de papel, la diferencia es que esta factura va por medio
de una plataforma, va dirigida a su comprador digitalmente, no podemos considerar
un pdf como factura electrónica ya que para que eso lo sea debemos ponerle la
firma, con este método la información llega más rápido al cliente para adelantar
procesos contables de las facturas o así poder hacer reclamación si algo está mal,
la factura electrónica tiene que ser en XML, tiene código de scanner con esta
imagen damos por entendido que es una factura electrónica igual que resolución de
facturación que nos debe indicar que es una facturación electrónica.
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Imágenes de los tipos de facturas que existen
Factura ordinaria
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Factura rectificativa
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Factura recapitulativa
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Factura proforma
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Factura Simplificada
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Factura Electrónica
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Impuestos y retenciones que tienen relación con las facturas
comerciales
Los impuesto y retenciones, se habla de una cantidad de dinero que se debe pagar
o descontar con el importe total de una factura comercial o un servicio prestado u
otras operaciones como la nómina ya que la normatividad fiscal como lo es la Dian
exige retener dependiendo en que régimen se encuentre el comprador y en qué
régimen se encuentre el vendedor, ya que la dirección de impuestos exige que
retengamos retención al comprador.
Ya que las grandes empresas deben realizar declaraciones de renta para pagar el
impuesto de cada municipio donde se efectuó la retención o el impuesto.
Se debe aplicar siempre en valor neto, la retención en la fuente siempre es del 2.5%
sobre el neto, el rete IVA es del 15%, esto solo si el proveedor o cliente maneja IVA,
si no tiene IVA no se le puede practicar esta retención, la retención de Ica, se
aplicara en el municipio que se encuentra el vendedor ejemplo el vendedor es de
Tunja, pero mi empresa es de Bogota debo practicarle la retención de Tunja de Ica.
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Los impuestos nacionales se liquidan sobre la pagina de la Dian, y desde hay
ingresa al banco para hacer el pago.
Son algunas imágenes de las clases de regímenes que hay y que clase de
retenciones se pueden aplicar quienes tienen derecho y quienes no, los regímenes
son las personas naturales o personas jurídicas, también cuando una persona
quiere iniciar un negocio deben estar registrados en la Dian (dirección de impuestos
y aduanas nacionales de Colombia).
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Ya que estos de carácter nacional son los impuestos que se deben presentar, ya
que esto es obligatorio para evitar sanciones tributarias.
Impuesto sobre la renta y ganancias ocasionales son las ganancias o utilidades que
se obtienen por los contribuyentes.
Régimen de asalariados
Régimen de actividades profesionales (honorarios)
Régimen de arrendamiento de inmuebles
Régimen de actividad empresarial
Régimen de incorporación fiscal
Régimen especial
Régimen Simplificado
Régimen Común
Gran Contribuyente
Gran Contribuyente autorretenedor
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Tipos de descuentos que se aplican en las facturas comerciales
en Colombia
En los sectores comerciales es muy como observar que las empresas les otorgan a
sus clientes descuentos, algunas empresas determinan cuales son las condiciones
para tomar ese descuento pueden ser descuento por pronto pago eso quiere decir
que el cliente si paga antes de la fecha de vencimiento puede tener su descuento,
en otros casos otorgan esos descuentos por cumplir cierta cantidad de compras
realizadas las cuales también puede ejercer ese descuento, hay otros que hacen el
descuento generalizado y ese no tiene ninguna restricción ni limites de tiempo para
que el cliente obtenga ese descuento, en contabilidad el descuento financiero no se
reconoce contablemente ya que en la contabilidad el descuento ya pudo haberse
afectado en los ítems de compra entonces contablemente el descuento ya viene
practicado. En el descuento condicionado el vendedor o empresa entrega la factura
por el valor total sin el descuento, el descuento se hará efectuado cuando el cliente
cumpla con las condiciones que la empresa le halla puesto, esa factura se
contabilizada por el valor total cuando se haga efectivo el descuento se debe a final
de cada periodo y así saber el valor exacto del descuento para después dárselo al
cliente.
También encontramos los descuentos por temporada esto quiere decir que compran
los productos de menor demanda que hay en el momento en el mercado, este
descuento se otorga por la reducción del precio de cada producto, este descuento
solo aplica a los productos que están con menor demanda.
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Proceso logístico en la elaboración y despacho de las facturas
comerciales
Es necesario saber cuales son los procesos logísticos para hace la elaboración de
las facturas y como es su comercialización para esto debemos tener presente que
tenemos que tener claro cuales son las leyes para tener una factura legalmente,
para la elaboración de la factura debemos tener un modelo con la referencia o logo
de nuestra empresa, debe venir con nombre y actividad realizada que se le presto
al comprador, sigue los datos como nombre y apellidos, la dirección, número
telefónico, concepto de la mercancía vendida, valor unitario de cada producto,
importe total, IVA y total, debe venir numero de cuenta con la entidad bancaria, debe
venir la factura con su fecha de vencimiento al cliente, firmada por el vendedor y
enviarla a la persona responsable dejar copia para ser presentada en las
declaraciones, La mercancía se entrega con la remisión quiere decir que viene con
los productos que se van a entregar al cliente para su respectiva revisión que venga
completo el despacho de facturación puede ser diferente una que un mensajero se
acerque a la oficina principal del comprador y entrega la factura en la cual debe
dejar la original y llevarse la copia y firma de la persona que recibió la factura para
no tener ningún problema ya que puede suceder que el comprador, pierda la factura
e indique la factura nunca la recibió y no haga efectivo el pago de dicha factura y
otra que se viene implementando en alguna empresas es que la factura se envié
electrónicamente por medio de un software el cual le da al cliente cierto tiempo para
que dé por aceptada o rechazada la factura igualmente esto se está implementando
para el ahorro de papel y ayude al medio ambiente este software maneja
automáticamente el correo de la empresa y de la Dian que le permite que llegue la
factura a la persona que corresponde y directamente a la dirección de impuestos
debe venir en membrete, nombre del documento, numero consecutivo, datos de
quien transporta la mercancía y la remisión, nombre del comprador y dirección,
datos del producto, observaciones y por último firma de quien despacha, transporta
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y recibe. También se manejan las ordenes de compra que el comprador le emite al
vendedor donde le indica que productos necesita, cantidad, detalles, precio y
condiciones de pago esto debe tener una original y una copia donde la original se
queda con el vendedor y la copia se entrega al cliente con sus respectivos
productos.
Ahora de facturar y entregar factura es más fácil ya que con la nueva incorporación
de la factura electrónica, ahora es al instante que la factura llega al cliente para su
respectiva contabilización y para su respectivo pago, pero también tienes su
falencias ya que puede ser que el correo que esta en el software este mal escrito
puede que las factura nunca lleguen al cliente y pueda tener su consecuencias por
no haber efectuado el pago de la misma, ya que entra en mora con el proveedor y
este le pueda quitar algunos beneficios que tenga con el cliente, como los
descuentos por pronto pago, por cantidad comprada hay muchos factores que lleven
a esto.
En la siguiente imagen nos damos cuentas de algunos pasos que podemos seguir
para la facturación o que pasos se dan para llegar al ultimo filtro que es la facturación
para nuestro cliente o la de nuestro proveedor de servicio o quien no vende un
producto.
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Webgrafía (Bibliografía)
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+colombia&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjUmcfr8PDgAhUn
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https://www.google.com/search?biw=1366&bih=657&tbm=isch&sa=1&ei=AI
SBXInmFuOP5wLBwpT4Dw&q=procesos+logisticos+de+una+factura&oq=p
rocesos+logisticos+de+una+factura&gs_l=img.3...759068.765585..765808..
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https://www.slideshare.net/InvoicewareInternational/la-factura-electrnica-en-
el-2016-en-mexico-colombia-y-per
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Conclusiones
Como podemos darnos cuentas las facturas son muy importantes, para aquellas
personas que tienen algún negocio ya que, con eso el cliente puede hacer algún
reclamo si su producto está en mal estado o llego dañado o no llegaron las
cantidades que el vendedor le había prometido al cliente, así podemos darnos
cuenta que las facturas son muy importantes ya que con ellas estamos encentos de
cualquier fraude, también podemos con factura hacer algún reclamo por garantía,
ya que si no tenemos ninguna factura el proveedor no esta obligado a responder
puede decir que el lo entrego bien por eso es importante que todos los compradores,
puedan adquirir una empresa o negocio donde facturen ya que eso es una garantía
para ambas partes, La factura deber ser emitida con la mayor precisión, claridad y
exactitud, pues al momento de aceptar las condiciones, es de suma importancia
determinar con precisión la fijación del plazo permitido al cliente.
Es una factura viene con valor que puede ser comprobado que el vendedor entrega
al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos
relacionados en la misma.
La facturas son muy importantes ya que cada una contiene algo diferente y que
ahora con la nueva resolución las demás facturas podrían desaparecer ya que la
factura electrónica todas las empresas, todas las personas que estén inscriptas a la
Dian deberán facturar electrónicamente eso si no dejan de ser de enviar facturas
simplificadas, proformas estos conceptos siempre estarán presentes pero ya no se
usara papel ya que el proveedor las ara digitalmente y el cliente las recibirá ya sin
necesidad de imprimirlas podrán hacer su contabilización por medio de un sistema
operativo en el cual podrá registrarla sin necesidad de usar hoja de papel.
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Es muy importante ya que con esto podemos cuidar el medio ambiente con esta
nueva implementación con la factura electrónica y será mas practico para las
personas que compran mercancía o las personas que prestan un servicio ya que es
más fácil para la Dian revisar, lo que el vendedor le entrego al comprador saber que
clase de factura es y que impuestos se le practicaron si así fuera el caso, Lo más
importante de solicitar una factura cuando realizas una compra, primero, es
la responsabilidad del vendedor a garantizar lo que te vende. ante un desperfecto o
falla del material, Te aseguras que el vendedor pague el impuesto correspondiente,
el cual ya está incluido en el precio, o sea que ante una compra sin factura, el
comerciante se está quedando con esa cantidad de dinero que no le corresponde.
Debemos tener todos estos conceptos claros para mas adelante implementar todos
estos conocimientos cuando estemos comprando para saber cuando hacemos un
reclamo, una observación saber muchas cosas importantes de las facturas, para
cuando algún proveedor no quiera responder con ese soporte de la factura podemos
reclamar bajo un abogado, saber como debemos crear una factura este trabajo fue
muy dispendioso ya que debimos averiguar muchas paginas para sacar varios
conceptos de las factura comerciales.
Sabemos lo importante que la facturación con este trabajo encontré cosas que
nunca había visto se que puedo hacer con una factura puedo ahórrame muchos
problemas, si no tuviera una factura no sabría que me entrega un vendedor tampoco
se que clase de productos o servicio me están prestando, la facturación esta por
todo el mundo, esto es muy bueno ya que la factura pueden enviarla de otros países
para el producto final ya que con la proforma podemos saber la cantidad los precios
clase de producto o servicio que me pueden prestan en el exterior, también se que
ahora la que era una tirilla o un tikect que era de una persona de régimen
simplificado debe darnos una factura ya que es obligación para poder hacer un
reclamos posteriormente, también para hacer alguna devolución del producto que
pudo salir dañado, con esta factura se puede devolver ya que es un documento
valido que nos permite demostrar que lo que están vendiendo o prestando el servicio
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esta en mal estado o dañado, también conocer que clases de retención existen
saber que proveedores tienen derecho a hacerlas y quienes no esto nos puede
ayudar mucho ya que algunos proveedores piensan que porque uno no conozca le
puede practicar algunas retenciones.
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