INSTITUTO TECNOLOGICO DE

PUEBLA

PROFESOR: Raúl Muñoz Hernández

MATERIA: COMPRAS

TEMA: OPERACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

TRABAJO: UIDAD 5 ANTOLOGIA

FECHA: 04-02-13
ALUMNOS: #CONTROL
HUMBERTO PARRA BONIFACIO (11221489)
(5.1Gestion de las órdenes de compra y requisiciones)

LUCIO MARTIN VEGA ROMERO (11220451)

(5.3 Expedir)

EMILIO PEÑA VIVEROS (11220427)

(5.4 Seguimiento a los acuerdos y al proceso productivo (BOM)

Bill Of Materials)

LUIS JAIME SALAMANCA VELEZ (11220441)

(5.5 Recepción de pedidos, inspección y devoluciones )

MONTSERRAT MORENO MARTINEZ (10220671)

(5.6 Función de cuentas por pagar)

MARIO FUENTES GARCIA (11220401)

(5.7Seguimiento a los materiales peligrosos (IMO) y situaciones de riesgo y emergencias)
INTRODUCCION.

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones

necesarias en el momento debido, con la cantidad requerida y a un precio
adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la
importancia que requiere el mismo puesto que debe proporcionar a cada
departamento de todo l necesario para realizar las operaciones de cada
organización.

Toda empresa tiene un departamento de compras, en el recaen las

responsabilidades de adquirir los insumos (materia prima, partes, herramientas,
artículos de oficina y equipo) indispensables para la producción de bienes  
servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos. Los recursos materiales
son guardados en e almacén y con posterioridad se surten a los departamentos
que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una
aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los
recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a
bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.
5.1 GESTION DE LAS ÓRDENES DE COMPRA.

Es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio

convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de
compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden.
- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.
Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros.

Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las

especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisición
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
Conceptualización del flujo de información en el proceso de compras.
La información vertida en la requisición no debe ser ambigua, sino clara y concisa.
Su flujo es: Requisición, artículo, solicitud de cotización, preparación de contrato,
evaluación de proveedores (calidad, precio, tiempo de entrega, condiciones de
venta y crédito). Orden de compra, recepción de bienes y servicios, facturación,
recepción de factura y pago.
La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de
compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea
el caso.
Es recomendable en este caso, que descripción de los materiales requeridos se
haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al
momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.
Los elementos básicos que debe contener, son:
Persona que solicita el material.
Departamento.
Sucursal.
Fecha en que se formula la requisición.
Número de requisición.
Cantidad requerida.
Descripción clara y exacta del material solicitado.
Clave (en caso de que haya catálogo).
Partida.
Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera).
Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar, negociar
y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es fundamental. Un
adecuado servicio de mecanografía debe ser proporcionado al equipo de compras
para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de compra y
transcribir la correspondencia.
Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena
comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo y la
admisión de la orden de compras.
La requisición proporciona al comprador la autoridad para comprar los artículos
listados en la requisición, por consiguiente es necesario que haya claridad y
exactitud en la información, ya que todas las compras que se hacen implican un
desembolso para la empresa y estas se harán en base a dichas requisiciones de
cotizaciones.
Cinco ventajas de un correcto flujo de información en el proceso de
compras.
Disminución de los precios de adquisición. Con reducciones que se sitúan entre un
5 y un 15%, debido sobre todo a tres factores: negociaciones más eficaces con los
proveedores; acceso a mayor número de ofertas de proveedores potenciales y
posibilidad de subastas y compras agregadas.
Menor coste en los procesos de compra. Estos costes se ven reducidos en torno a
un 50% debido a la mejora de la eficiencia, la interactividad con los proveedores y
la integración de los mismos en la cadena de valor. Para conseguir esta ventaja es
fundamental que los sistemas de información de la empresa tengan las funciones
necesarias.
Eliminación de intermediarios. Debido a la facilidad de intercambio de información
entre las distintas empresas, puede redefinirse la cadena de distribución. Este
fenómeno se da en el caso de intermediarios que no aportan valor añadido y, por
lo tanto, se ven obligados a redefinir su modelo de negocio.
Mayor número de proveedores en menor tiempo. El comprador tiene acceso
rápido y económico a gran cantidad de ofertas de proveedores potenciales tanto
en el ámbito nacional como internacional. La información adicional sobre los
mismos posibilita su fácil localización y evaluación.
Mejoras en la gestión. La mayor información que se tiene de proveedores y
clientes y de la demanda y la oferta, ofrece la posibilidad de gestionar más
correctamente los stocks, disminuyendo el nivel de inventario.
Importancia de los manuales de políticas y procedimientos en el
departamento de compras.
La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe
elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las
actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales
Todos los directivos reconocen la necesidad de contar con manuales de políticas y
procedimientos; sin embargo, son pocas las empresas que los preparan y
mantienen actualizados. ¿Las razones? Son tres principalmente.

-Desconocimiento de la metodología de elaboración.

-Los Directivos no les dan la prioridad requerida y posponen su elaboración e
implementación.
-Se requiere dedicación y tiempo para prepararlos.
La orientación de un manual de organización, políticas y procedimientos
cualesquiera q sea la etapa y tamaño de la empresa, deberá ser orientada a:
Que buscan la certificación con las normas ISO 9000
Que quieren normalizar su operación
Que buscan eliminar desperdicios o ineficiencias
Que desean incrementar o consolidar su posición competitiva por medio de una
mejor administración.
Manual de procedimientos.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el
cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones
o actividades que se realizan en una organización.
5.3 EXPEDIR

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de
un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad,
el precio y fecha de entrega.
Orden de Compra - Información
Los fundamentos de la orden de compra son básicamente sencillos. Una orden de
compra es, por lo general, un documento numerado expedido por un comprador a
un vendedor. Los detalles de la compra se enumeran específicamente en cuanto
al tema, la cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad. La
compañía tiene la autoridad de hacer órdenes de compra. Este documento puede
ser usado por cualquiera de las partes (comprador o vendedor), para cubrir en el
caso de una controversia. Por eso es importante que toda la información
pertinente se incluya en el PO (orden de compra en inglés: ‘Purchaise Order’).
Hay muchos tipos de órdenes de compra, que están en uso en las empresas
modernas. Estos incluyen el PO enviados por fax, enviado por correo electrónico,
por correo postal o llamando por teléfono al vendedor. Todas estas son
vinculantes para el comprador y representan una buena opción para el vendedor.
Abarcan detalles tales como una orden en blanco, para cubrirse en el tiempo, o
una compra individual. Un PO puede estar como una orden para ser enviada en la
fecha que necesita llegar. Cualquier detalle especial, se precisa en la PO.
El número asociado a la PO es exclusivo de la orden. Este número puede ser de
ayuda cuando se trata de averiguar qué ha ocurrido al perder una orden. Este
número de PO, y los detalles de envío, se pueden poner fácilmente. Esta
indicación facilita conocer el envío, cuándo se envían y cómo. La mayoría de las
empresas que compra y vende a proveedores distantes utilizan este sistema para
mantener ordenado los registros de las compras.

Órdenes de Compra ¿Por qué se utilizan?

El registró y el control de inventario es una gran preocupación para todas las
empresas que tienen un gran volumen de compra y venta de mercancías. Sin
buenos registros, una empresa puede caer muy rápidamente en un desorden de
papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo
control y los niveles de inventario en estados eficientes. Hacer el seguimiento de
las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información
adecuada. Ordenes de compra son útiles en este campo y muchos otros.

Este tipo de compra de control se presta a errores en el mantenimiento. El uso del

PO puede prevenir mil emisiones reproducidas cuando sólo quería 100. El
mantenimiento de los niveles de inventario puede mantenerse con el uso de la PO.
¿Es de extrañar que las empresas utilicen esta forma para adquirir el control? Este
método de compra es un ahorro de tiempo, reduce los errores y es muy eficiente.
OP puede utilizarse como prueba documental cuando existe una controversia en
cuanto a un problema con una compra. El detalle del PO mostrará las intenciones
del comprador perfectamente claras en una buena orden de compra por escrito.
Un PO por sí solo puede resolver muchas controversias, ya que precede a todos
los demás en el caso de la cadena que emitió la orden. Una orden entregada con
un error sería muy fácil de confirmar, cuando fue el resultado de una orden de
compra. La facilidad que la orden de compra puede generar es una de las razones
de su popularidad. También pueden ser completadas en un tiempo tranquilo, y no
en medio de un tiempo caótico. Por lo tanto, habrá menos errores y ganancia de
eficiencia.
Hay verdaderos beneficios financieros en la utilización de un PO. Estos factores
hacen que los PO sean aceptados en el mundo de los negocios. La mayoría de las
empresas tienen estrictas directrices sobre la realización de un PO y sobre quién
puede hacerlo dentro de la empresa.
El receptor de una orden de compra también podría haber establecido normas
acerca de confiar en el PO y las entregas basadas en los mismos. Es sabio que
ambas partes sepan las demás prácticas de PO.

Orden de Compra Software y plantillas

Una búsqueda, a través de cualquier buen motor de búsqueda en internet, dará
como resultado muchos software de PO. Algunos de estos programas son muy
robustos, y van mucho más allá de la simple redacción de un pedido de compra.
Ofrecen seguimiento y una información completa a la pista acerca de lo que
sucedió con la compra. Estos sistemas son completos y autónomos paquetes de
software. Hay otras formas de hacerlo, pero estos paquetes de software son
eficientes y bien pensados.
Plantillas para Microsoft Word y Excel se pueden encontrar en Internet. Estas
plantillas permiten a un comprador utilizar el software existente para crear PO.
Una plantilla de esta naturaleza hace viable el diseño de una orden de compra de
forma fácil. La mayor parte del trabajo ya se ha completado. Los cambios se
pueden hacer, pero puede que no sea necesario.

Legalidades de la Orden de Compra

Una orden de compra es considerada un documento legal y es vinculante para el
comprador si el vendedor realiza la entrega según lo acordado. Errores, que se
encuentren en la orden de compra, no son culpa del vendedor. Esta es la razón
para la redacción en el contenido de hechos importantes en el PO. Si un vendedor
no puede cumplir con los términos de la PO, el comprador debe ser notificado de
inmediato a la recepción de un nueva PO. El comprador, mediante la presentación
de una orden de compra, ha acordado pagar hasta un cierto total de dinero
cuando el vendedor hace buenas entregas. El vendedor, al aceptar el PO, se ha
comprometido a entregar en las condiciones que se señalan en el PO. Las
garantías pueden ser incluidas en una orden de compra. Si se acepta por el
vendedor, el PO tendrá un efecto vinculante del vendedor. Por esta razón, debe
ser un PO perfectamente escrito y detallar cualquier elemento importante a tener
en cuenta.
Si surge una controversia acerca de una compra, la orden de compra será
fundamental en la determinación de quién es el ofensor. Esta es una de las
razones básicas por la que un PO debe utilizarse, ya que pone por escrito lo que
el comprador destina a la compra y al vendedor lo efectivamente entregado. Una
orden verbal, sin documento de copia de seguridad puede llevar a una situación
difícil. La controversia resultante se reducirá a un orador que argumente. Sin un
PO esto sería muy difícil de resolver en favor de cualquiera de las partes.
5.4 Seguimiento a los acuerdos y al proceso productivo (BOM)

Bill Of Materials

El seguimiento es el enfoque de la atención de una o más personas sobre un

pedido o un lote de materiales particular, para acelerar el pedido a través de toda
o parte de la cadena de suministro.

El no seguimiento significa la reducción de la velocidad de entrega de un pedido.

El seguimiento y no seguimiento generalmente se necesitan debido a la presencia
de sucesos   imprevistos que causan que un pedido de materiales o productos
este atrasado o venga demasiado pronto.

El seguimiento resulta necesario más a menudo debido a la incertidumbre

presente en los sistemas de producción; la demanda del cliente, los tiempos de
entrega de los materiales y los tiempos de procesos internos son apenas unas
cuantas instancias de esta incertidumbre.

El seguimiento completa el ciclo de los materiales, que se inicia con la adquisición

de los mismos y concluye con las entrega de los productos terminados a los
clientes. Los medios de inventar soluciones rápidas conforme ocurren y otras
tácticas de seguimiento, son algunas de las formas importantes que hacen   que
los sistemas de materiales funcionen efectivamente y se obtenga la cantidad
necesaria del material correcto en el lugar adecuado y en el momento preciso.

Lista de materiales

Una lista de materiales (BOM) es una lista jerárquica de los componentes

utilizados en una asamblea. La lista de materiales se utiliza principalmente para
las estimaciones de costes, pero también se utiliza para el control de inventario y
de seguimiento, donde se utilizan las piezas.

Antes de una lista de materiales se puede construir, es necesario que haya un

inventario de piezas, así como una lista de proveedores.

Inventario de piezas

El inventario debe contener toda la información necesaria para cada parte en

particular y no debe contener una única. También asambleas y subconjuntos no
debe contener una única. Cada ninguna parte. Contendría ya sea una materia
prima o una lista de materiales. Las partes deben tener los siguientes atributos:
  Una unidad, es decir, cada, lb, kg, m, hora
 Un proveedor, si se requiere
 Validación, la prevención de errores de entrar en su lista de materiales. es
decir, la inclusión de los datos obligatorios y la prevención de datos
incorrectos para las cantidades.

Cada ninguna parte. No tiene un único. Es muy común tener uno o dos guiones en
la parte no. para separar las diferentes categorías, con sólo mirar el número. En
algunas empresas la parte no. se corresponde directamente con un sin dibujo.

Una lista de materiales no puede existir sin un inventario.

Listado de Proveedores

Una lista de proveedores apoya la lista de materiales, ya que tiene la información

de contacto, por ejemplo, el sitio web de proveedores de correo electrónico
dirección y ubicación física, etc. Todas las piezas requieren un proveedor, excepto
los producidos en casa o el trabajo.

La estructura de una lista de materiales

Una lista de materiales puede ser de un solo nivel o de varios niveles. Un solo
nivel es más sencillo de entender, pero no es adecuada para crear una lista de
materiales para otra cosa que una construcción muy simple. Un proyecto de ley de
un solo nivel de material se puede comparar con una lista de compras del
supermercado.

Una lista de materiales puede ser el trabajo en curso o en vivo.

La lista de materiales puede o no incluir la mano de obra, ya que a veces se

manejan por separado.

El número de niveles puede variar, pero no es a menudo esto va más allá de los
niveles de 7, y extremadamente raro para ir más allá de 12 niveles

Bill nivel único de los materiales

Este es un recuento total de todos los componentes utilizados en una

construcción. Las partes están enumeradas en el orden de los números de
parte. Aunque fácil de leer en el pedido o clasificar las piezas para una
construcción de este tipo de lista de materiales realmente se convierte en
inadecuado el más grande es el de la construcción. Como no hay distinción de
subconjuntos, esto también se vuelve cada vez más difícil localizar el paradero de
sus partes, y la probabilidad de errores aumenta cuanto mayor sea el montaje se
hace. Un proyecto de ley de un solo nivel de materiales se puede convertir de un
nivel multi, pero no a la inversa.

Para un ejemplo de un proyecto de ley de un solo nivel de Materiales.

Bill multinivel de los materiales

Un proyecto de ley de varios niveles de materiales es mucho más adecuado para

los conjuntos medianos y grandes. Como la construcción se hace más grande, es
necesario romper esto en subconjuntos y cada uno de estos subconjuntos en
pequeños subconjuntos y así sucesivamente. Esto es esencial para la prevención
de errores y el seguimiento preciso de las piezas.

El proyecto de ley de varios niveles de materiales se sangría para mostrar cada

nivel. Cada ninguna parte. Deben tener un padre en la lista de materiales, con la
única excepción del montaje final.

Cada ninguna parte. Es o bien:

 Una materia prima

 laboral
 Un subconjunto, que tendría hijos Números dPrevención de Errores

Las dos causas principales de errores son:

 Partes que tienen la cantidad equivocada en una lista de materiales

 Piezas de ser omitidos de la lista de materiales.
5.5 RECEPCION DE PEDIDOS INSPECCION Y DEVOLUCIONES.

RECEPCION DE PEDIDOS
La recepción de pedidos es uno de los procesos de un almacén logístico.
Corresponde al punto de transferencia de propiedad entre un proveedor y un
cliente. Es una etapa de control importante para garantizar la conformidad de la
mercancía antes su integración en las existencias de la empresa.
Los actores de la recepción
El departamento recepción:

El departamento recepción del almacén, el cliente de la entrega, es representado

por el operador de recepción.
Es responsable de la recepción física de la mercancía, respetando los plazos
legales, y del control de la conformidad cualitativa y cuantitativa de los productos
entregados por el proveedor.
El transportista
El transportista es representado por su chófer.
Es responsable de las averías y productos que faltan ocurridos durante el
transporte (en caso de detección de no-conformidad durante la recepción de la
mercancía y en su presencia).
El proveedor

Es responsable de la conformidad en términos de calidad y de cantidad de los

productos entregados y de la documentación con relación al pedido del cliente.
El departamento aprovisionamiento

Según las organizaciones, puede asegurarse de la conformidad de la recepción,

particularmente, prestando asistencia al operador de recepción en caso de litigio
de entrega que se refiere a uno de sus pedidos.

El departamento calidad – El departamento compras

Según las organizaciones, puede asegurarse de la conformidad cualitativa del

producto con relación a las características establecidas en el pliego de
condiciones de compra (pruebas prácticas, pruebas en laboratorio...).
INSPECCION Y DEVOLUCIONES DE MERCANCIA

Creación del pedido de devolución

El proceso comienza después de haber ejecutado el escenario previo Tratamiento
de Pedidos de Cliente: Ventas de Stock (109). El resultado es un pedido de
devolución con
referencia a la factura original de los materiales (creada en el escenario previo)

1. Contabilizar entrada de mercancía

Después de crear el pedido de devolución, se genera automáticamente una

entrega de devolución, posteriormente se contabiliza la entrada de mercancía en
el stock bloqueado (no está disponible para otros usos)

2. Inspección del material en el almacén

El material devuelto es inspeccionado. Si los bienes están OK se contabilizan en el

stock de libre utilización, de otra manera van a desperdicio

3. Determinación de reembolso al cliente y creación de nota de crédito

De acuerdo con el resultado de la inspección del material se determina el código

de reembolso del cliente y se crea la nota de crédito.

4. Liberar devolución para facturación

Acepta el motivo de devolución del cliente y libera la nota de crédito para

facturación

5. Creación de documento de facturación

Se contabiliza el abono al cliente con referencia a la entrega de devolución

 6. Transferencia de Stock desde el almacén

Transferencia de la cantidad de material que ha sido inspeccionada como OK

desde el almacén de devoluciones al almacén de despachos.
5.6 FUNCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVO:
Establecer los pasos que deben seguir las facturas, las revisiones y autorizaciones
necesarias para su cancelación.

RESPONSABLE:

Coordinador de Administración y Finanzas, Control Facturas, Remisión -

Recepción Factura o Cuenta por Pagar. Formato Contable Compra a Régimen
Simplificado (Sí es Cuenta de Cobro), Causación Factura, Comprobante de
Egreso, Relación Cuentas por pagar.

DESCRIPCIÓN

1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Toda factura o Cuenta de Cobro para pago

debe llegar a recepción. Si por algún motivo  una factura o Cuenta de Cobro es
enviada por el proveedor directamente a un empleado, es obligatorio que esta
persona entregue a la Asistente Administrativo   de forma inmediata.

Cuando se recibe una Cuenta de Cobro el Asistente Administrativo debe anexar a

la cuenta de cobro el   formato de  Contabilidad para Régimen Simplificado. Toda
cuenta de cobro proveedor nuevo debe venir acompañada por fotocopia del RUT
en forma imperativa.    

2. RELACIÓN CONTROL FACTURAS: El Asistente Administrativo, luego de

recibir las facturas o cuentas de cobro la relaciona en el formato Control de
Facturas.      

3. REMISIÓN DE FACTURA: El Asistente Administrativo, luego de relacionar las

facturas recibidas, le anexa el formato Remisión-Recepción Factura o Cuenta Por
Pagar, el cual indica el destino de envío, la firma de recibido y fecha.

4. DISTRIBUCCIÓN DE LAS FACTURAS: El Asistente Administrativo distribuye

las facturas a las áreas respectivas, para realizar el trámite correspondiente,
haciendo firmar el formato Control de Facturas. El plazo máximo para retornar una
factura a la recepción por parte de las diferentes áreas es de 2 días hábiles, salvo
que se trate de documentos para pago inmediato que obligan a su trámite en el
acto.

5. CAUSACIÓN CONTABLE: Luego del trámite de aprobación interno de la

factura,   la asistente administrativa entrega la factura o cuenta de cobro al área de
contabilidad para que realicen la causación contable.    
6. ORGANIZACIÓN DE FACTURAS POR FECHA DE VENCIMIENTO: El Auxiliar
Contable organiza las facturas por fecha de  vencimiento en el fuelle destinado
para tal fin. 

7. PROGRAMACIÓN DE PAGOS DE FACTURA: El Auxiliar Contable relaciona las

facturas vencidas en el formato Relación de  Cuentas por Pagar e informa al Jefe
de Administración y Finanzas, para que la presidencia autorice su giro.  

 8. ELABORACIÓN DE CHEQUES: Una vez autorizados los pagos por la

Presidencia, el Auxiliar Contable elabora los cheques colocando el sello de cruce
restrictivo y sello seco,   además elabora el comprobante de egreso el cual firma
en la parte de elaborado por, luego lo pasa a Contabilidad   y al Jefe de
Administración y Finanzas para que lo revisen y firmen,   por último es   llevado a
la Presidencia para que firme la autorización del pago.   Al comprobante  e Egreso
se le anexa la factura, el formato de Remisión-Recepción de Factura o  Cuenta por
Pagar, sí es Cuenta de Cobro se debe anexar el Formato de Compra Régimen
Simplificado.        

9. CONFIRMACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES: Las llamadas de proveedores,

serán atendidas directamente por la Auxiliar Contable, quién recordará que los
pagos se efectúan los días viernes entre las 3:30 y 5:30 de la tarde. Cheques
diferentes de proveedores: Cualquier excepción a las normas anteriores, debe ser
autorizada expresamente por Presidencia o Gerencia General.  

 NOTA  

Los pagos de cánones de arrendamientos y otros proveedores de bienes llevarán

la forma "CONSECUTIVO INTERNO COMPRA A RÉGIMEN SIMPLIFICADO"
Este documento debe ir firmado por el beneficiario del pago, el que se servirá de
prueba para todos ante las autoridades Tributarias. Autorizaciones especiales: Por
ningún motivo se procesarán pagos con   base en copias y fotocopias de facturas.
Excepcionalmente podrá ser   aprobado por el Gerente General o la Presidencia,
con la debida confirmación en Contabilidad de que no ha sido pagada con
anterioridad.   Cheques a favor de Jefes de Área o Gerencia General, deberán Ser
autorizados por el Jefe Inmediato.    
Básicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contraídas
por las compras de mercancías necesarias para el desarrollo de la actividad de la
empresa. También están aquellas que corresponden a las deudas de
suministradores de bienes y servicios que no tienen la consideración de
proveedores.
Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso si son pagaderas a menor de doce meses
se registran como cuentas por pagar a corto plazo y si su vencimiento es a más de
doce meses, en cuentas por pagar a largo plazo. Es preciso analizar estos pasivos
por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha,
número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben
analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las
cuentas por pagar a largo plazo al finalizar cada período económico, deben
reclasificarse a corto plazo, (las exigibles el año próximo).

Coordinador de cuentas por pagar

El Coordinador de cuentas por pagar es responsable de las funciones de cuentas
por pagar para la Asociación. Esto incluye también los pagos a proveedores y
conciliaciones de estados así como la administración del sistema de tarjetas de
compra. El titular de este cargo también administra toda la información y los
registros de vehículos.
Función esencial:
Procesar facturas para pagos que incluyan la verificación de aprobaciones, pagos
oportunos, obtener descuentos, verificación de cálculos, repetición de verificación
de códigos de cuentas, ingreso de facturas para pagos y proporcionar información
sobre el flujo de efectivo; incluir pagos recurrentes; mantener los archivos de
facturas pagas, respaldar la investigación del historial de pagos y preparar
informes 1099-MISC y obtener el formulario W-9 de proveedores según resulte
necesario para respaldar los números de identificación del impuesto a
proveedores.
Coordinador de tarjetas de compra: emite nuevas tarjetas, ofrece sesiones de
capacitación a nuevos usuarios, ajusta los límites de gastos individuales según
sea necesario, realiza auditorías periódicas de estados y recibos del
departamento, procesa transacciones de VISA, ingresa correcciones de códigos y
resuelve cualquier problema con el proveedor de tarjetas de compra.

CONCILIACIÓN DE ESTADOS: trabaja con proveedores y colegas para resolver

discrepancias en las facturas y concilia mensualmente los estados de los
proveedores; investiga los problemas e inquietudes del coordinador con la
sucursal adecuada y prepara los estados de facturación del servicio compartido de
Minneapolis.
5.7 Seguimiento a los materiales peligrosos (IMO) y situaciones de riesgo y
emergencias

Propósito
Disponer la metodología para el almacenamiento y transporte de Materiales e
Insumos clasificados como Peligrosos a ser utilizados por las Áreas Operativas de
Ultraport y sus Proveedores. Las mercancías clasificadas como peligrosas, no
pueden ser almacenadas, por disposiciones legales, al interior del puerto.

Descripción del Procedimiento

Todo material e insumo que se maneje y almacene al interior del Terminal
Portuario y que tenga las características de peligroso como Líquidos y Sólidos
Inflamables / Combustibles / Tóxicos / Venenosos / Corrosivos y Gases
comprimidos deberá cumplir con los siguientes requerimientos:

a. Las Normas de Rotulación según procedimiento para la Rotulación de

Contenedores, Estanques y Envases con Sustancias Peligrosos. Será el
Jefe de la área respectiva quien deberá ejecutar la acción.

b. Los Líquidos y Sólidos deberán estar contenidos en bidones o envases

apropiados para este fin (de acuerdo a las características que se
detallan en manual de procedimiento, adjunto en Anexo A), y tendrán
que almacenarse tapados o sellados, según corresponda.

c. Los Gases Comprimidos deberán estar contenidos sólo en los envases

que el distribuidor Autorizado entrega para tal efecto.

d. El Área de almacenamiento de estos insumos o materiales peligrosos

cumplirá con los requerimientos de segregación de Carga IMO.

e. El lugar destinado para el almacenamiento de líquidos inflamables,

combustibles y gases comprimidos deberán estar alejados de
conexiones eléctricas, motores y fuentes que pudiesen provocar la
ignición.

f. Los líquidos Inflamables, Combustibles y Gases Comprimidos deben

estar en un lugar de almacenamiento debidamente señalizado y con los
rótulos correspondientes, además de un logo “No Fumar” a una altura
de uno o dos metros.
El responsable de cumplir con los requerimientos será el Jefe de Área
correspondiente.
Todo material transportado que tenga las características de peligroso como
Líquidos y Sólidos Inflamables / Combustibles / Tóxicos / Venenosos /
Corrosivos y Gases comprimidos deberán cumplir con los siguientes
requerimientos:

a. Sólo se permitirá el ingreso, transporte y movilización de Materiales

Peligrosos que cumplan con los requerimientos o en camiones aljibes
que cumplan con la legislación vigente.

b. Los camiones aljibes sólo podrán transitar a una velocidad máxima de 20

km/h. en el delantal del muelle y área de acopio de contenedores. En las
vías de circulación internas la velocidad máxima será de 35 km/h.

c. El ingreso y salida de todo vehículo que quiera acceder al recinto

portuario deberá hacerlo solamente por la puerta principal del Terminal
Portuario.

d. Todos los envases que contengan este tipo de carga, deberán ser
debidamente rotulados y su control se realizará previa a las Puertas de
Entrada. Los que no cumplan con esta disposición no deberán ingresar al
terminal.

Los responsables de cumplir estos requerimientos serán el Jefe de Área

correspondiente.

Ultraport, Operador del Puerto, ha desarrollado un Manual de Mercancías

Peligrosas, en el que se describen las distintas clases de Mercancías
Peligrosas del código IMDF OMI, como también condiciones de Embalaje,
reglas de Estiba y Medidas de Prevención de Riesgos. Además, se detallan
las Medidas para el Transporte en contenedores, la Segregación y la
Documentación exigida para las Mercancías Peligrosas. Todas estas
mediadas y exigencias serán cumplidas en todas las actividades que
involucren movimiento de materiales peligrosos. Una copia de este Manual
se adjunta al final de este documento.
1. Procedimiento para el control de fugas y derrames de materiales e
insumos clasificados como peligrosos y cargas IMO

Propósito

Disponer un plan de contingencia para la contención y control de derrames y

fugas de Materiales e Insumos clasificados como Peligrosos y carga IMO a
ser manejadas en el Terminal Portuario.

Descripción del procedimiento para Materiales clasificados como

Peligrosos y cargas IMO

Si se observan indicios de pérdida, derrame o fuga, se aislará el área y el

personal, dando aviso Inmediatamente al Departamento de Prevención de
Riesgos y Medio Ambiente del Operador Portuario (PRMA).

En el caso de producirse un derrame en un atado, dentro de un contenedor o

en otra superficie, se deberá trasladar la Batea de Contención al lugar del
incidente, y colocar el atado, contenedor o carga general sobre la misma.

El encargado de Prevención de Riesgos y Medio Ambiente (PRMA),

conforme a la Declaración de Mercancía Peligrosa o al rótulo del recipiente o
contenedor adoptará las precauciones y elementos de protección personal
necesarios para resguardar la integridad del personal y realizar las faenas de
contención del derrame, además evaluará la situación con el fin de decretar
el Nivel de Emergencia.

Todos los materiales utilizados para contener la fuga y los residuos

generados, serán depositados en los Tambores Rojos, los cuales serán
rotulados junto a la Batea de Contención de la siguiente forma:

a. Residuos Peligrosos de carga IMO: con la misma clase IMO y Número

ONU de la carga IMO derramada.

b. Residuos de Materiales Peligrosos Utilizados en el Terminal 1: con la

misma etiqueta del Material Peligroso derramado.
 Posteriormente el Prevencioncita de Riesgos y Medio Ambiente tomará las
medidas para el tratamiento de estos residuos.

Procedimiento en caso de accidentes con Productos Peligrosos

En caso de accidentes con materiales o carga clasificada como peligrosa, se

pondrá en ejecución inmediatamente el “Plan de Contingencia
(procedimientos de emergencia) dispuesto por la Autoridad Marítima”, quién
es la autoridad máxima en la organización y coordinación con los demás
organismos y empresas involucradas.

En general, el procedimiento de emergencia contempla las siguientes

acciones:

 Informar del accidente a la Capitanía de Puerto de Mejillones

 Detener todas las operaciones
 Personal destacado para emergencia se hace presente para verificar e
informar
 Verificar el sistema de información de mercancías peligrosas. (Declaración
de las mercancías peligrosas que las empresas están manipulando)
 Evacuar y aislar el área y llamar a los servicios de emergencia locales, en
caso que corresponda
 Entregar al equipo de emergencia del Operador Portuario las informaciones
sobre las características de los productos peligrosos involucrados en la
contingencia

Un resumen de las respuestas definidas ante emergencias con distintos tipos

de Mercancías Peligrosas que se movilizarán en el puerto es expuesto en la
siguiente Tabla.

Mercancí Clase Riesgos Emergencia

a

Explosivo 1.1 Riesgos de - Explosión Incendio

s Explosión
- Incendio 1.1 Abandono
1.3 Riesgos de
Incendio 1.3 y 1.4: agua en gran
cantidad
1.4 Sin Riesgo
considerable No utilizar vapor
Gases 2.1 Gases - Incendio Fugas
Inflamables
- Toxicidad Ventilación
2.2 Gases no Taponamiento, Equipo
Inflamables - Alta Presión respirador autónomo
- Baja Temperatura Incendio
Enfriar con agua
pulverizada si se trata de
acetileno

Líquidos 3.1 Punto de - Incendio Derrame

Inflamable inflamación bajo,
s inferior a -18º C - Polimeración Ventilación
(desprendimiento de Taponamiento, Equipo
3.2 Punto de calor y explosión del respirador autónomo
inflamación medio, envase)
entre –18º C y 23º Incendio
C
Utilizar espuma, agua (en
3.3 Punto de aspersión, no en chorro)
inflamación igual o
superior a 23º C

Sólidos y 4.1 Sólidos - Incendio Incendio

otras Inflamables
sustancia - Reaccionan No utilizar espuma o
s 4.2 Sustancias que peligrosamente con agua sin consultar ficha
Inflamable pueden otras sustancias de emergencia
s experimentar
combustión Prever posible reacción
espontánea peligrosa de algunas de
estas sustancias al
4.3 Sustancias que humedecer
en contacto con el
agua desprenden
gases inflamables

Sustancia 5.1 Sustancias - Incendio Incendio

s (agentes)
Comburen comburentes - Reaccionan Agua en grandes
tes y peligrosamente con cantidades, No sirve de
Peróxidos 5.2 Peróxidos otras sustancias nada cerrar, CO2, vapor
Orgánicos orgánicos ni gas inerte

Sustancia 6.1 Sustancias Nocivas para la Derrame

s
Venenosa venenosas (tóxicas) salud por: Taponar, solo con equipo
s e de protección
Infecciosa - Inhalación
s Incendio
- Ingestión
Tener en cuenta que se
- Contacto con la piel producen gases tóxicos

Sustancia Destrucción de Derrame

s tejidos humanos y
Corrosiva otras materias Controlar sin tocar
s (equipo de protección)
Incendio
Posible emisión de
vapores tóxicos, algunos
reaccionas violentamente
con agua

Sustancia Posible Consultar la

s descomposición o correspondiente ficha de
Peligrosas alteración durante el emergencia
Varias transporte

Plan de Contingencias para Incendio y Siniestros Mayores

Las precauciones de seguridad y los Planes de Contingencia en un puerto, ya sea

abordo o en tierra están directamente relacionado con los Convenios
Internacionales y los Reglamentos Nacionales.

Emergencia en los Buques o Puerto

La respuesta de una emergencia abordo dependerá de la destreza de la
tripulación del buque, cuando estos están navegando, pero cuando la emergencia
se origina en puerto, es la Autoridad Marítima la responsable de asumir la
Dirección Superior de las maniobras de control y de coordinación de los
organismos que participen en la superación del siniestro.
Aún cuando muchos procedimientos del Código IMDG son aplicables a los puertos
y por lo tanto dan una valiosa ayuda para abordar el tema, no existe un convenio
internacional como el que existe para los buques y que les imponga a los puertos
un cierto diseño de construcción e infraestructura o que les haga requerir de cierto
equipo especial para los casos de emergencia.
Sin embargo, debe suponerse que cada puerto del mundo tiene servicios de
brigadas contra incendio proporcionado directamente por el puerto o
indirectamente por la ciudad. Por lo tanto, no sería necesario que el personal del
puerto tuviera que ser capaz de luchar sólo contra los incendios, sin embargo
debieran ser capaces de poder manejar el accidente en los primeros minutos
hasta que lleguen los especialistas.
Los puertos debieran estar equipados con áreas especiales de almacenaje en el
caso de las mercancías peligrosas. El puerto estará dotado de ciertos equipos
primordiales que incluirá un sistema fijo de agua y espuma, extintores portátiles,
elementos de medición de gases tóxicos, oxígenos y equipos de protección y
respiración.

Referencias
Ley de Navegación, Art. 91.
Reglamento General de O. S. y D. D. Art. 237.
Simposium “Incendio en Los Puertos” Escuela de Ingeniería Naval 1990.
Plan Transitorio de la Capitanía de Puerto de Valparaíso, en Caso de Incendio en
Buques y Recintos Portuarios” de 1991.
Código IMDG.
Guía de Intervención para Casos de Accidentes con Mercaderías Peligrosas en
los Recintos Portuarios.

Organización de Tareas

Gobernación Marítima : Gobernador Marítimo del Puerto.

Capitanía de Puerto : Capitán de Puerto.
Cuerpo de Bombero : Comandante del Cuerpo de Bombero.
Puerto Comercial : Gerente de Compañía Portuaria
Mejillones.
Buque Siniestrado : Capitán, Armador o Agente de Nave.
Mutual de Seguridad : Mutual de Seguridad Asociada al Puerto

Informaciones

La probabilidad de ocurrencia de un incendio o derrame mayor de una sustancia

peligrosa, abordo de un buque o en los Recintos Portuarios o de una nave
fondeada, es permanente, el cual, puede comprometer la vida o salud de las
personas y provocar daño a la infraestructura portuaria y/o al medio ambiente
acuático.
Los puertos en general se encuentran en una permanente acción o movimientos
de cargas; los buques no sólo traen mercancías o carga para un puerto
determinado, esto hace que nos encontremos con una posibilidad alta de
sustancias peligrosas.
Asimismo, frecuentemente los buques en puerto deben realizar reparaciones o
transformaciones en caliente, soldadura a flote, aprovisionamiento de combustible
y lubricantes, mantención del motor principal, faenas de retiro de agua
contaminada con hidrocarburos, etc. Aumentando así las fuentes de riesgos ya
existentes.
La ley y reglamentos marítimos citados en la Referencia (punto a.2), establecen
que las autoridades marítimas en caso de incendio en los buques surtos en los
puertos o dársenas, deberán tomar las providencias necesarias para aislar y
extinguir el fuego, asumiendo la dirección superior de las maniobras en caso de
que concurran a prestar auxilio otros elementos oficiales o particulares.

Misión

La Dirección Superior del puerto asumirá la responsabilidad sobre las maniobras

de control y de coordinación de los organismos que participen en la extinción de
incendios que se produzcan a bordo de buque y en los recintos portuarios, con el
propósito de salvaguardar la vida humana, minimizar los daños a la propiedad y
proteger el medio ambiente acuático.

Ejecución
En caso de detectarse un incendio o un siniestro mayor con sustancias peligrosas
a bordo de un buque o recinto portuario se procede de la siguiente manera:
Gobernador Marítimo del Puerto
Constituirá el “Puesto de Mando” en la repartición, a petición del Sr. Capitán de
Puerto.
El “Puesto de Mando” lo compondrán:
El Sr. Gobernador Marítimo, quien lo presidirá.
El Sr. Comandante del Cuerpo de Bombero de la ciudad.
El Sr. Gerente de Compañía Portuaria Mejillones.
El Armador, Capitán o Representante Legal del Buque siniestrado.
El representante de la Mutual de Seguridad, asociada al puerto comercial.
Expertos en la materia llamados a formar parte del Staff asesor.
Partida de Comunicaciones.
Funciones del “Puesto de Mando”:
Evaluará y ordenará las acciones que se deberán ejecutar para el confinamiento y
control de un siniestro de larga duración. En caso de siniestros descontrolados a
buques que se encuentren amarrados a sitios de atraque, a terminales de
productos líquidos o fondeados a la gira y que existan riesgos de hundimiento,
ordenará su retiro inmediato y ser llevado a alta mar. En caso de derrame mayor,
de sustancia muy peligrosa, como líquido inflamable e infeccioso, se deberá
recurrir a la partida de acción de emergencias del Cuerpo de Guarda Costa de
USA, vía Embajada en Santiago, con participación plena de DIRECTEMAR, para
su control.
Coordinará y proveerá el apoyo logístico que solicite el “Jefe de Escena”.
Mantendrá enlace permanente con el “Jefe de Escena” y con los diferentes
elementos de reacción y apoyo.
Atenderá las RR.PP.
Coordinará la participación de la Asistencia Médica necesaria.
Coordinará la Participación de Carabineros para facilitar el libre acceso de
Vehículos de Emergencia a los Recintos Portuarios.
Llevará registro de los acontecimientos y material empleado.
Capitán de Puerto
Al tomar conocimiento de la ocurrencia de un incendio o siniestro con sustancias
peligrosas, abordo de un buque y/o recintos portuarios, dará personalmente la
alarma al Cuerpo de Bomberos, proveyendo de inmediato la información del tipo
de incendio o siniestro, a objeto que se designe sin pérdida de tiempo la compañía
de bomberos especializada que concurrirá al lugar.
Informará posteriormente del hecho a través del Oficial de Servicio a los siguientes
mandos e Instituciones:
Sr. Gobernador Marítimo del Puerto.
Sr. Gerente de Compañía Portuaria Mejillones.
Sr. Agente de Naves involucrado.

Asumirá en persona el puesto de “Jefe de Escena”, asesorado por los Oficiales

Especialistas que él asigne.
Funciones del “Jefe de Escena”:
Evaluará junto al “Jefe de Control del Siniestro”, la magnitud del hecho, objeto
resolver la necesidad de requerir la constitución del “Puesto de Mando” y
determinará en conjunto las primeras acciones tendientes a controlar el siniestro.
Desplegará al personal de Policía Marítima en el perímetro del área fría, a objeto
de aislar el lugar de personas ajenas a la actividad y vehículos en general,
asumiendo el control de las puertas de acceso al recinto portuario.
Proveerá al “Jefe de Control de Siniestro” la información técnica de las sustancias
peligrosas involucradas en el suceso.
En caso de estar comprometido un buque por un incendio, requerirá la
participación de todos los remolcadores del puerto con capacidad de extinción o
sin ella, para atacar el fuego o sacar el buque a alta mar.
Comandancia Cuerpo de Bomberos
Al recibir una alarma de incendio o siniestro con sustancia peligrosa abordo de
buques y/o en el recinto portuario, despachará las unidades de emergencia
apropiada para el suceso, al mando de un oficial entrenado, quien asumirá el
puesto de “Jefe de Control del Siniestro”.
El Sr. Comandante del Cuerpo de Bomberos o quien designe este, se constituirá
en lugar físico que determine la Gobernación Marítima, para formar parte del
“Puesto de Mando”.

Funciones del “Jefe de Control del Siniestro”:

Evaluará junto al “Jefe de Escena”, la magnitud del siniestro y la conveniencia de
activar el “Puesto de Mando”.
Ejecutará las primeras acciones para controlar el siniestro.
Dispondrá la aproximación de su personal calificado al área caliente con el equipo
reglamentario de protección personal y de comunicaciones.
Requerirá al “Jefe de Escena” toda información y refuerzo logístico necesario para
neutralizar con seguridad el siniestro. (Información sobre sustancias peligrosas en
el lugar, apoyo médico, apoyo de otras instituciones especializadas, etc.)
Subgerente Técnico de Compañía Portuaria Mejillones
Se constituirá en el lugar físico que determine la Gobernación Marítima para
formar parte del “Puesto de Mando”.
Proveerá todo el apoyo material y humano existente de su empresa para facilitar la
tarea de control del siniestro.
Proveerá toda información referente a mercancías peligrosas.
Informará al Servicio de Aduanas sobre el siniestro, a objeto de facilitar el acceso
expedito de personas y vehículos de emergencia por las puertas que sean
necesarias habilitar.
Capitán Buque Siniestrado

Proveerá la información sobre mercancías peligrosas que posea abordo.

Proveerá información tales como, planos de la nave, bitácoras, acciones primarias
adoptadas, evacuación de la tripulación, heridos, etc.
Requerirá personalmente o por intermedio de su agencia, el apoyo de bomberos o
personal especializado de la ciudad.
Formará parte del puesto de mando.
Mutual de Seguridad Que Corresponda al Terminal 1, Complejo Portuario
Mejillones y Agencia

Formará el apoyo tanto técnico en seguridad industrial como el apoyo médico

especializado.

Comando
Mando : Gobernador Marítimo del Puerto en el lugar físico determinado por este.
Capitán de Puerto en el lugar del siniestro.

Comunicaciones
El Coordinador de Medio Ambiente y de Prevención de Riesgos de Compañía
Portuaria Mejillones tendrá la responsabilidad de hacer un catastro antes de
comenzar las operaciones del puerto de todos los sistemas internos de
comunicaciones que aseguren las rápida y eficiente participación de tareas ante la
alarma de siniestro.
En caso de tener que enfrentar un siniestro de larga duración, la autoridad
marítima activará una red de enlace unificada.
El Coordinador de Medio Ambiente y Prevención de Riesgos deberá confeccionar
un organigrama de comunicaciones operativas.

Relaciones Públicas
Con el objeto de evitar distorsiones o especulaciones referente a la Emergencia
que se vive, que puedan informar mal a la opinión pública, y también evitar que se
distraiga al personal de Primera Línea durante el Control del Siniestro, la entrega
de información, la proporciona el “Puesto de Mando” o el “Jefe de Escena”, a
través, del Oficial de Relaciones Pública de la Gobernación Marítima.
Modo de entrega de información:
Verbal.
Escrito.
Comunicado de Prensa.
Conferencia de Prensa.

Plan de Contingencias o control de derrames de Petróleo o Aceite de las

naves.
Para desarrollar un Plan de Contingencia o Control de Derrames de Petróleo en el
mar, ocasionado por accidente de la nave, remolcadores o lanchas que la asisten,
o por mala operación de deslastre por parte de la nave, se deben considerar
varios aspectos como son:

a. Minimizar la Posibilidad de Derrame.

b. Minimizar el Impacto del Derrame.
c. Entrenamiento del Personal.
d. Tipo de Emergencia de acuerdo al Estudio de Impacto Ambiental.
e. Procedimiento de Alerta.
f. Grupo de Respuesta y Funciones.
g. Requerimiento de Equipo.
h. Destinación Final de Derrames.

Todo lo anterior debe estar sujeto al Marco Jurídico ya sea de acuerdo a los
Convenios Internacionales Ratificados o a la Legislación Nacional sobre
Contaminación Acuática.

Este Plan ha sido diseñado para Prevenir la Contaminación de las Aguas del Mar
por Hidrocarburos y controlar derrames de petróleo en el mar, ocasionado por
accidente de las naves, remolcadores o lanchas, o por mala operación de
deslastre por parte de la nave.

Objetivos
Los principales objetivos del presente Plan son los siguientes:
Minimizar la Posibilidad de Derrames.
Con este objeto es necesario desarrollar las siguientes acciones:

a. El diseño y construcción de las facilidades portuarias que ofrecerán un

atraque, carguío y zarpe seguro de las naves.
 b. Selección de naves apropiadas, en cuanto a su fecha de construcción y
diseño para las características del puerto. Además, seguimiento a través
de la Agencia de Naves en cuanto al cumplimiento riguroso, por parte de
los barcos y sus tripulaciones de la reglamentación aplicable al Puerto.
Asimismo, los remolcadores y lanchas darán cumplimiento a las
regulaciones Marítimas sobre su mantención, sin afectar el mar.

c. Cumplimiento estricto de todas las naves en cuanto a las normas

existentes, para sus recambios de agua de lastre, y controles antes y
durante su deslastre en el Puerto.

Para minimizar los derrames es indispensable iniciar un trabajo en conjunto, tan

pronto como ocurra el hecho, con la Autoridad Marítima, la que entregará
instrucciones específicas y de la Agencia Marítima, con sus embarcaciones, que
estarán disponibles (remolcadores y lanchas) para el despliegue de la barrera de
contención.
El puerto contará con equipamiento apropiado para atender una emergencia del
tipo “A” y este equipamiento estará localizado en un punto de fácil desplazamiento
para llevar las barreras abordo de embarcación.
Por lo tanto, la respuesta inicial estará dirigida a los derrames clasificados de
acuerdo a la Emergencia. Todos los medios humanos y materiales estarán, sin
embargo, disponibles para una acción dedicada a derrames medianos o mayores
de Hidrocarburos que pudiesen ocurrir.

Entrenamiento del Personal

Terminal 1 del Complejo Portuario Mejillones desarrollará ejercicios periódicos,
con el fin de que la respuesta de su personal, para el despliegue y uso de los
elementos sea oportuna. Para este objeto, contará con la asistencia de la
Autoridad Marítima, Agencia de Naves u otros profesionales.

Tipo de Emergencia - Clasificación de Derrames

Es importante mencionar que los límites volumétricos enunciados son una guía
entregada por la Autoridad Marítima, para los Centros Regionales, y ciertamente
no son los únicos indicadores en la clasificación, ya que otros elementos del
escenario del derrame pueden ser tanto o más decisivos.
De la misma forma, las definiciones de peligro Leve, Grave o Gravísimo, para el
medio acuático, deben ser definidas por el Centro Regional de Control de
Contaminación del Puerto, con el empleo de criterios científicos y técnicos.
Emergencia Clase “A”- Derrame Menor.
Se denomina Emergencia Clase “A”, aquella en que el derrame de petróleo es
menor a 5 metros cúbicos. Este derrame es denominado “Leve” siempre y cuando
no implique alto riesgos de incendio o explosión y que no ocurra en un área crítica,
en cuyo caso pasa a la categoría de “Mediano”, por el mayor esfuerzo que
significa el control.
Emergencia Clase “B” - Derrame Mediano.
Se denomina Emergencia Clase “B”, la que ocurre cuándo el derrame es mas de 5
metros cúbicos y hasta 500 metros cúbicos de petróleo. Este derrame constituye
un peligro “grave”, para el medio acuático y su control corresponde al Centro
Coordinador Regional de Control de la Contaminación del Puerto, con asesoría del
Centro Nacional de Control de Contaminación, que tomará las medidas
conducentes a minimizar los daños al medio ambiente.
Emergencia Clase “C” - Derrame Mayor.
Se denomina Emergencia Clase “C” aquella en que el derrame supera los 500
metros cúbicos de petróleo, cuyas características y cantidad revisten un peligro
“Gravísimo” para el medio acuático. Algunos factores que aumentan la gravedad
del derrame pueden ser la alta toxicidad del contaminaste vertido, riesgo de
incendio o explosión, y la amenaza que afecte a un área critica. Este tipo de
derrame puede originarse por un accidente marítimo como colisión entre buques
tanques, varada de buques, etc. El control de estos derrames corresponde al
Centro Coordinador Regional de Control de la Contaminación, con apoyo del
Centro Nacional y otros Centros Regionales, con activación del Plan Nacional.

Procedimiento de Alerta
Cualquier persona que detecte un derrame de petróleo deberá avisar de inmediato
al Jefe de puerto - más adelante denominado Jefe de Operaciones - o al Jefe de
Turno- más adelante denominado Jefe de la Partida de Mar y Tierra- que esté
encargado de las faenas de embarque.
El Jefe de Operaciones procurará que la Nave detenga de inmediato la fuente de
derrame o fuga de petróleo, dando cuenta directa a través del Agente de Nave, de
tal situación al Capitán del barco. Además, verificará que la Autoridad Marítima ha
sido informada y solicitada su presencia en el Terminal, para determinar la
relevancia y sus instrucciones sobre el curso de acción.
Es importante señalar que constituye un deber del Capitán de la nave dar aviso a
la Capitanía de Puerto, en caso de un derrame de petróleo.
El Jefe de la Partida de Mar y Tierra activará de inmediato las acciones, para
contar con lancha o remolcador en el área y, además, concurrir con su personal a
preparar el despliegue de la barrera de contención.
Una vez que el Jefe de Operaciones haya tomado pleno conocimiento de la
situación, procederá a informar al Gerente de Compañía Portuaria Mejillones -
más adelante denominado Comandante en Escena- dándole los siguientes
detalles:
Estimación del tipo de Emergencia (A-B ó C).
Fuente del Derrame - nombre de la embarcación.
Ubicación y hora en que se produjo el derrame.
Dimensión aproximada de la mancha.
Lugar al que se prevé alcanzará la mancha.
Áreas del mar o costa que deben ser protegidas.
Condiciones del mar y viento imperantes.
Acciones inmediatas realizadas, entre las que se contará el aviso o
comprobación que el Centro Coordinador Regional de la Autoridad Marítima
del Puerto está informado.
Confirmación que las autoridades de la Empresa ya fueron contactadas y
estimación de necesidades de apoyo por la Gerencia de Mantención
Eléctrico / Mecánico, etc.
El Comandante en Escena, dará a conocer al Presidente de Compañía Portuaria
Mejillones los detalles de la emergencia y solicitará los apoyos que estime
conveniente.

Grupo de Respuesta y Funciones

Con el fin principal de no perder tiempo en decidir los cursos de acción e
involucrados , pues la prontitud con que se tomen las primeras medidas reducirán
las consecuencias del derrame, se señala a continuación las funciones de los
grupos de respuesta de Puerto, como sigue:

Comandante en Escena
Esta función es desarrollada por el Subgerente Técnico de Compañía Portuaria
Mejillones. Una vez que él tome el mando es el responsable de dirigir y coordinar
los esfuerzos que se realizan en la escena, para contener, recuperar, limpiar,
restaurar y disponer adecuadamente del petróleo recuperado. Será él quién
disponga el mejor curso de acción y tomar y mantener las decisiones.
Responsabilidades Específicas:
Determinar las características del derrame, tales como, impacto potencial al
medio; naturaleza, cantidad y localización del producto derramado; calcular la
extensión y desplazamiento actual y probable de la mancha; Identificar
instalaciones y recursos que pueden ser afectados y prioridades de protección.
Junto con lo anterior, deberá asegurarse que el Centro Coordinador Regional de la
Gobernación Marítima ha sido alertado.
Determinar la gravedad del derrame y acciones a tomar.
Coordinar las funciones del Grupo Asesor.
Disponer que el puesto de comando e informaciones, ubicado en la oficina de
Administración del Puerto, cuente con los elementos de comunicación necesarios
(radios, teléfonos, fax) y equipamiento de oficina (máquina escribir, computador,
etc.).
Diseñar y apoyar las acciones de control en la línea costera, protegiendo las áreas
de alto valor ecológico, económico y turístico (áreas críticas y sensibles).
Iniciar y dirigir las operaciones de contención, recuperación, limpieza y
restauración de playas y costas y disposición temporal y final del producto
recuperado.
Documentar y llevar registro de todas las acciones tomadas durante las
operaciones.
Informar periódicamente a la Presidencia de Compañía Portuaria Mejillones.
Jefe de Operaciones
El Jefe de Operaciones responde ante el Comandante en Escena acerca de la
planificación de las operaciones, la efectividad de las comunicaciones, vigilancia
del área de derrame y, en general, coordina la efectividad de las tareas de las
Partidas de Mar y de Tierra, junto con responder a las necesidades logísticas.
Además, debe disponer de los productos recuperados. Para cumplir con las
diversas tareas cuenta con el personal de planta, más el apoyo de la Agencia
Marítima y dirección de la Autoridad Marítima del Puerto.

Responsabilidades Específicas:
Reunir toda la información disponible y necesaria, en relación con el derrame, para
una mejor toma de decisiones, por ejemplo: Informe Meteorológico, mareas,
corrientes, etc.
Proponer al Comandante en Escena cursos de acción factibles y una vez definidos
éstos planificar su ejecución.
Calcular y predecir la extensión y movimiento de la mancha de petróleo.
Mantener al día la situación en el puesto de mando.
Proveer de un efectivo sistema de comunicaciones necesario para realizar una
buena operación de control.
Proponer un programa efectivo de toma de muestras para documentar la
responsabilidad del accidente.
Planificar la vigilancia aérea sobre la mancha de petróleo cuando sea necesario.
Proponer la disposición final de los productos recuperados.
Efectuar las nombradas de personal y equipos de contratistas, designados para
operar en forma segura en labores de tierra y mar.
Trasladar, alimentar y otorgar facilidades sanitarias adecuadas a todo el grupo
humano destacado a las operaciones.
Llevar el control documentado de la utilización del personal y material y mantener
el archivo respectivo.
Procurar el mantenimiento del inventario de materiales y elementos necesarios.
Coordinar con Protección Industrial las acciones de apoyo extraordinario y
determinar y restringir el control de entrada de personal al recinto.
Coordinar con Prevención de Riesgos el apoyo que la situación pudiera requerir.
Jefe de Partida de Mar y Tierra
Esta función es desarrollada por los Jefe de Turno del Puerto. Responden ante el
Jefe de Operaciones, por las operaciones de control de Contaminación en el área
Marítima asignada y que se encuentra afectada o podría llegar a estarlo, por un
derrame de petróleo y las actividades de limpieza costera.
Tiene la responsabilidad de dirigir y controlar el personal y equipos que están
desplegados en su área de responsabilidad. Deberá tener el control de la situación
de su área e informar periódicamente al Jefe de Operaciones del progreso de las
operaciones.

Responsabilidades Específicas:

Ordenar al Capitán de la Nave para el desastre, si ésta fuera la fuente de

Contaminación, y notificar al mismo tiempo a la Agencia Marítima.
Informar al Jefe de Operaciones y/o al Comandante en escena, dando cuenta de
las acciones tomadas abordo y en tierra.
Mantener un cuadro de situación operacional de sus áreas de responsabilidad.
Este cuadro deberá mostrar la posición de cada pieza de equipo y unidad
desplegada.
Asesorar al Jefe de Operaciones y Comandante en Escena, sobre las acciones y
decisiones recomendadas en sus áreas de responsabilidad.
Conducir las operaciones de control de Contaminación.
Velar por la seguridad de las operaciones dentro de sus áreas de responsabilidad.
Asegurar las nombradas de personal contratista adicional marítimo y de tierra,
junto con sus embarcaciones, maquinarias y otros elementos necesarios, para
operar en el mar y en tierra.
Llevar una bitácora de todas las actividades desarrolladas.
Administrar el mantenimiento de los elementos necesarios, para la respuesta ante
derrames de petróleo.
Grupo Asesor
Esta actividad es desarrollada por el Encargado de Relaciones Públicas y el
Departamento de Medio Ambiente asesorando al Grupo de Tareas en las materias
técnicas de su respectiva competencia con recursos propios o externos, en
disciplinas tales como: oceanografía, meteorología, salvataje, química, biología
marina, derecho, turismo, control de información, etc.
Responsabilidades Específicas:
Encargado de Relaciones Públicas.
Organiza una oficina de informaciones para satisfacer las consultas de la Prensa,
Radio y Televisión, como único vocero de la Empresa en la escena.
Habilitar los medios de comunicación para facilitar la labor de Prensa, Radio y
TelevisiónCoordinador de Medio Ambiente y Prevención de Riesgos
Inspeccionar el lugar del derrame e iniciar las acciones de apoyo técnico al Jefe de
operaciones en terreno.
Coordinar las comunicaciones con la Autoridad Marítima.
Coordinar o comunicar al grupo de operaciones las instrucciones especiales
emanadas de la Autoridad Marítima.
Prestar apoyo científico.
Tomar fotografías y muestras del producto derramado.
Elaborar un Informe Final.
Requerimiento de Equipo
El equipamiento disponible en el Puerto consistirá en material de fácil
desplazamiento, para contener una mancha de petróleo y su posterior
recuperación. Una barrera de contención enrollada en carretes y todos los
implementos se encontrarán almacenados en un contenedor ubicado en un punto
cercano al mar, lo que permitirá el rápido desplazamiento, por medio de lancha.
El equipamiento será el siguiente:

400 m. Barrera de contención

1 c/u Recolector de Petróleo.
6 c/u Fardos de paños absorbentes.
4 c/u Equipos portátiles, para aplicación manual de dispersante.
2 c/u Tambores de dispersantes.
Equipamiento menor general compuesto de chalecos salvavidas, tenidas
impermeables, radios portátiles, cordeles de varios grosores, tambores vacíos,
botas de goma, material para limpieza, rollos de polietileno para impermeabilizar
posibles zanjas para disposición de petróleo, palas, picotas, baldes, linternas,
camillas y botiquines de primeros auxilios.

Destinación Final de Derrames

Los contaminantes recuperados serán almacenados temporalmente en tambores,
en una zona designada dentro de las instalaciones del Puerto, hasta determinar su
punto de eventual destinación final.

Guías para Identificación y Respuesta ante Emergencias por Mercancías

Peligrosas

Las Mercancías Peligrosas, dada su amplia variedad en composición

química como en estado, son complejas de manejar en caso de accidentes y
son un permanente riesgo en todos los puertos, visto esto, y como una forma
de disponer en forma ágil de información y poder implementar una rápida
respuesta en caso de emergencia por Mercancías Peligrosas. El operador
portuario y Compañía Portuaria Mejillones, poseen acceso directo, a un
listado de identificación y respuesta ante emergencias para esta clase de
mercancías, a través del programa Canutec Ergo, www.tc.gc.ca/canutec.
Este programa, disponible en castellano, se utiliza ingresando el nombre de
la mercancía o su Número ONU y despliega una completa guía describiendo,
para el producto solicitado:
  Peligros Potenciales
 Seguridad Pública
 Respuesta de Emergencias
 Primeros Auxilios

CONCLUSIÓN
En las condiciones actuales todos y cada uno de nosotros debemos considerar las
compras como una función vital para el éxito de cualquier empresa, sea esta
industrial, comercial o de servicios. Las empresas que se precien de ser modernas
deben de considerar en su estructura organizacional como mínimo un
departamento de compras sobre el que recaigan precisamente estas funciones
cuyo objetivo será adquirir materias primas, artículos indispensables para la
fabricación de los bienes a que se dedican o mas bien productos terminados par
su venta.
Brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos
necesarios para conseguirlo (datos estadísticos para evaluar a los proveedores,
sistemas de información y concertación de acuerdos y negociaciones con sus
proveedores.

BIBLIOGRAFIA.
1) Conceptos de administración de compras (Alberto Montoya palacio,
EDITORIAL norma200).
2) compras e inventarios ediciones diaz de Santos A.C 1996.
3)www.deconceptos.com/compras-departamento.
4)www.worddeference.com/definiocens/compras.
5)www.pretys.net/departamento-de-compras.
6)www.billofmaterials.com.
7)www.departamentodecomoras00.blogspot.com.
8)www.emagister.com/requisicionformatos.