Contabilidad- Camino al Sur

“DOCUMENTOS COMERCIALES” OBJETIVOS: La lectura de esta unidad le permitirá lograr: Explicar la función de cada uno de los diferentes tipos de documentos comerciales que existen. Explicar quién confecciona cada documento comercial, y quién se queda con el original y con el duplicado. Explicar los distintos tipos de factura que existen y las diversas formas de emisión de pagarés y de cheques. Saber realizar ejercicios de resumen de cuenta. MAPA CONCEPTUAL DOCUMENTOS COMERCIALES

¿ Qué son los documentos comerciales y cuáles son?

Nota de compra o nota de pedido Nota de venta Factura, ticket, vale. Remito Nota de débito Recibo, pagaré, cheque Nota de crédito Resumen de cuenta Recibo, pagaré, cheque. Boleta de depósito

Función de cada uno de estos documentos comerciales, quien lo confecciona y para quien queda el original y para quien el duplicado.

Camino al SurTango Gestión- Contabilidad-

1

Boleta de depósito

en caso de errores. . Importancia de la documentación La documentación tiene para cualquier persona o empresa una gran importancia. Se pueden confeccionar por duplicado o triplicado. Dada la importancia. con duplicados. la documentación prueba objetivamente lo que afirma una persona por encima de su palabra. tenga su ejemplar. 1.Propietario e inquilino (un recibo). para que cada persona que intervenga en la operación. Los documentos se presentan. los documentos comerciales deben ser conservados durante 10 años a partir de la fecha de la operación. generalmente en talonarios numerados.1. como jurídico.2. Datos de las personas que intervienen en la operación: . Número del documento (numeración correlativa y preimpresa). para poder llevar la contabilidad. 1.Contabilidad- 2 . la documentación es prueba de las operaciones hechas y sus detalles. Jurídicamente.Deudor y acreedor (un pagaré).3.Comprador y vendedor (una factura). Requisitos generales de la documentación Existen requisitos que son comunes a casi todos los documentos. Fecha de emisión. diferencias. . DOCUMENTOS COMERCIALES Definición de documentos comerciales y documentación Los documentos comerciales son los comprobantes o justificación de las operaciones o contratos realizados por la empresa. discusión o juicio. Nombre del documento. Contablemente. tanto desde el punto de vista contable. 1.Contabilidad. En caso de desacuerdo. Camino al SurTango Gestión.Camino al Sur 1. La documentación es la totalidad de documentos comerciales legales que tiene una persona o empresa como constancia de las operaciones que realizó. en textos ya impresos con determinados datos y espacios en blanco para completar de acuerdo a la circunstancia.Es la fuente de información y recuerdo de las operaciones realizadas. la documentación tiene una doble importancia: . que son los siguientes: Emisión por duplicado.El respaldo de los registros que se realizan. control e inspecciones. .

Recordemos. cada documento posee sus requisitos propios. los cobros.U. emisión de cheques. y se da mucha importancia a los siguientes: . antes conocida como DGI (Dirección General Impositiva).5 Clases de documentos comerciales En el comercio se utilizan diferentes documentos comerciales. pagarés). 1.Categoría de IVA. . empresas. etc. Etc. ¿Qué importancia poseen los documentos comerciales? 3. De ventas. debieron extendernos y darnos el comprobante a nosotros (compras. Trabajo práctico Nº 1 A. Lo más importantes están detallados en el siguiente cuadro. ¿Cómo se clasifican los documentos comerciales? 1. pero están todos dirigidos a la persona o empresa donde trabajamos.4.Clave única de identificación tributaria (C. Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1. De cobros. ¿Qué son los documentos comerciales? 2. Los comprobantes internos están generalmente en sus talonarios: son en general duplicados o talones con nuestro membrete o firma y están dirigidos a diferentes personas.) del comprador y vendedor. etc. De pagos. De origen externo: Los comprobantes externos o recibidos tienen la característica de que están sueltos o agrupados en algún broche. etc.Contabilidad- 3 . de uso interno memorandum.I. que generalmente se confeccionan por duplicado para que quede un ejemplar para el vendedor y otra para el comprador. Clasificación de la documentación Según su origen: De origen interno: Son para uso interno. en general son originales de diversos formatos y tamaños. Según el tipo de negociación que reflejan: De compras. con la cual están inscriptos en la AFIP (Administrador Nacional de Ingresos Públicos).. Camino al SurTango Gestión. Corresponden a las operaciones en las que nosotros debimos extender y dar el comprobante a los demás (como las ventas. empresas. caja o carpeta. depósitos.Camino al Sur Además de lo ya indicados.T. número de ingresos brutos. pagos.Contabilidad.). Corresponden a las operaciones en las que las demás personas. Poseen distintos membretes y firmas.

EL QUE COBRA DEUDOR (EL QUE VA A PAGAR).. REMITO VENDEDOR FACTURA VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR TICKET VENDEDOR COMPRADOR QUEDA REGISTRADO EN LA MEMORIA DE LA MÁQUINA. COMPRADOR VENDEDOR COMPRADOR (PUEDE HABER UN TRIPLICADO QUE ES PAR EL TRANSPORTISTA). COMPRUEBA UN PAGO REALIZADO..Contabilidad- 4 ..... QUIEN LO CONFECCIO NA COMPRADO R VENDEDOR EL ORIGINAL O CUERPO ES PARA. COMUNICA LA DISMINUCIÓN DE LA DEUDA EN UNA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. DONDE SE DETALLA LA CANTIDAD.. MANIFIESTA UNA PROMESA DE PAGO. VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR ( FIRMADO POR EL COMPRADOR) EL DUPLICADO O TALÓN ES PARA... COMPRUEBA AQUELLAS SALIDAS DE CAJA IINTERNAS QUE NO TIENEN CONSTANCIA EXTERNA... CHEQUE BOLETA DE DEPÓSITO O NOTA DE CRÉDITO BANCARIA BANCO. EL PRECIO UNITARIO. COMUNICA PERIÓDICAMENTE AL COMPRADOR SOBRE LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. ACEPTAR EL PEDIDO REALIZADO POR EL CLIENTE CONFIRMA LA ENTREGA DE MERCADERÍAS AL COMPRADOR. COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS AL CONTADO PARA OPERACIONES DE BAJO MONTO..Contabilidad. DEJA CONSTANCIA DE LOS DEPÓSITOS DE DINERO Y/ O CHEQUES EN UNA CUENTA BANCARIA.. COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS REALIZADAS... COMPRADOR VENDEDOR EL QUE PAGA ACREEDOR ( EL QUE VA A COBRAR) EL BENEFICIARIO QUE LO ENTREGA O DEPOSITA PARA SU COBRO. ORDENA AL BANCO QUE LE PAGUE A LA PERSONA QUE POSEE EL CHEQUE. EL PRECIO TOTAL Y LAS CONDICIONES DE PAGO.. COMUNICA EL AUMENTO DE LA DEUDA EN CUENTA CORRIENTE COMERCIAL.Camino al Sur DOCUMENTO NOTA DE COMPRA O DE PEDIDO NOTA DE VENTA FUNCIÓN SE EMPLEA PARA TOMAR PEDIDOS DE LOS CLIENTES. VALE NOTA DE DÉBITO NOTA DE CRÉDITO VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR RESUMEN DE CUENTA RECIBO PAGARÉ VENDEDOR EL QUE COBRA EL QUE DEBE PAGAR ( DEUDOR) EL QUE PAGA EL DEPOSITANT E EN EL FORMULARI O QUE LE DA EL BANCO. DEPOSITANTE Camino al SurTango Gestión. EL FIRMANTE (EL QUE PAGA)..

y condición frente al I.T. habilitación municipal.15288574. Detalle de las mercaderías solicitadas. I.1.24578584 -9 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lápices 50 Cuadernos Nº 00000011 Documento no válido como factura BAHÍA BLANCA. con domicilio en Thompson 1560.5 Camino al SurTango Gestión. Condición de pago y entrega. Insc.1.Camino al Sur 1. del emisor.I. 1 de mayo de 2000 CUIT: 27. Nombre y domicilio del comprador y del vendedor. I.2 0.V.A. envía una nota de compra al mayorista ALEP de Román Pérez. 50 cuadernos a $ 0. Forma de pago: Cta.V. CUIT Nº: 30.Contabilidad.U. Señor (es): ALEP Domicilio: Colon 254.24578584 –9. Ingresos Brutos Nº 555100 –07. 1.V.I.A Responsable Inscripto.20 c/ u. Fecha de inicio de actividades y condición frente al I..T. Firma del comprador o encargado de compras. con domicilio en Colón 254. Localidad: Bahía Blanca.A Responsable Inscripto.V. Número de C. Número de C. Modelo de nota de compra A través de un ejercicio explicaremos cómo se utilizan los documentos comerciales y sus requisitos. CUIT Nº: 30. CUIT Nº 27. La librería EL SOL de Gabriela Rivero. del destinatario.8 ING. Ingresos Brutos.5.5. Cte. fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.Contabilidad- 5 . BRUTOS: 555100 -07 Inicio de actividades: 7-9-97 NOTA DE COMPRA Precio Unitario 1. LIBRERÍA " EL SOL" X De Gabriela Rivero Thompson 1560 Bahía Blanca Resp. Datos de la empresa que imprime el documento. indicando condiciones de pago y forma de entrega. Debe aclararse que es documento “No válido como factura” y colocar la letra “X”. Nota de compra o nota de pedido Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor.15288574.50 c/u. Nombre y número de orden de comprobante.A. Requisitos Lugar y fecha de emisión.U.8. los siguientes artículos: 60 cajas de lápices a $ 1.1.

1 LIBRERIA ALEP" X REMITO Nº 00000031 Documento no válido como factura BAHÍA BLANCA.9. INGRESOS BRUTOS: 444500-7. Nº CUIT: 30. Fecha de inicio de actividades y condición frente al I.U. Firma de la persona que recibe las mercaderías.V. confecciona el remito a la librería “EL SOL”. CUIT Nº 27. 1 de mayo de 2000 CUIT Nº: 30.U.T.5. Debe aclararse que es un documento “No válido como Factura” y colocar la letra “X”. I. RI..1.5. Detalle de las mercaderías solicitadas. Número de C.15288574. del emisor Número de C.8 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lápices Precio Unitario 1. Nombre y número de orden de comprobante. y condición frente al I.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didáctico Original Duplicado 1.V. 1.24578584 -9 ING.T de la Imprenta que confecciona el modelo de formulario.Contabilidad- 6 .A. Nombre y domicilio del Vendedor y del Comprador. enviándole los artículos solicitados.2. Localidad: Bahía Blanca.U. del destinatario. Nombre y Número de C. Medio por el cual se envían las mercaderías. Señor Librería "EL SOL" (es): Domicilio: Thompson 1560.Camino al Sur Imprenta: PARASOL CUIT Nº 30 -42585522-4 Fecha de impresión: 1-9-97 Habilitación municipal Nº 30. Fecha de emisión del formulario.24578584 .2. Lugar de entrega. 1. Modelo de remito Se emite con la letra “X”.1 Requisitos Lugar y fecha de emisión. con la aclaración “Documento no válido como factura. Habilitación Municipal y numeración de los documentos impresos.Contabilidad. Ingresos Brutos. Siguiendo con el ejemplo anterior: La librería mayorista ALEP de Ramón Pérez. BRUTOS: 444500-7 Inicio de actividades: 7-9-97 De Ramón Pérez Colon 254 Bahía Blanca R.T.I.I.I.5.2 Camino al SurTango Gestión.A.2 Remito Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas. Cuando la librería “EL SOL” recibe la mercadería debe firmar y aclarar la firma en el remito para confirmar que recibió lo que pidió.

a través de la resolución general nº 3.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didáctico Original Duplicado X 1.-. Es el documento que entrega el vendedor al comprador comunicándole el importe de las mercaderías vendidas o prestación de servicios a crédito a al contado. CUALQUIER RECEPTOR FACTURAS “ C” ( NO DISCRIMINA IVA) Datos que debe contener el comprobante EMISOR RECEPTOR Camino al SurTango Gestión. EXENTO. RESPONSABLE NO INSCRIPTOS. La letra depende de la categoría del emisor respecto del Impuesto al Valor Agregado – I. CONSUMIDOR FINAL. 15/9/01 Recibí (mos) conforme: Gabriela Rivero Aclaración de la firma: Gabriela Rivero Imprenta: PARASOL CUIT Nº 30 –42585522-4 Fecha de impresión: 1-9-97 Habilitación municipal Nº 30. TIPO DE COMPROBANTES FACTURAS “A” (DISCRIMINA IVA). que dice: “Documento no válido como factura”. en los remitos es la letra “X”. y en las facturas pueden ser: “A”.Contabilidad.5 Forma de envío: Por flete “EXPRESS” Lugar y fecha de entrega: Thompson 1560. que entró en vigencia a partir del 1º de enero de 1992.A. así como los remitos.Camino al Sur 50 Cuadernos 0. La resolución mencionada efectúa una clasificación de los comprobantes a emitir partiendo de la categoría de los sujetos que intervienen en la operación: EMISOR RESPONSABLE INSCRIPTO RECEPTOR RESPONSABLE INSCRIPTO. Factura y sus requisitos. “B” O “C”. La principal diferencia entre el remito y la factura radica en: a) la letra que encabeza el comprobante en el centro. Todas las facturas. RESPONSABLE INSCRIPTO EXENTO RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE RESPONSABLE NO INSCRIPTO FACTURAS “B” (NO DISCRIMINA IVA).5.419. RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE. deben tener determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos por la ex .Contabilidad- 7 . El tamaño mínimo que deben tener es de 15 cm de ancho por 20 cm de largo.V.4. b) La inscripción en tipografía pequeña en el remito.Dirección General Impositiva (AFIP).

Brutos. Se utilizan: Cuando se ha extraviado el comprobante externo de la salida de caja. Nº de Ing. IVA RNI.Contabilidad- 8 .5. ¿Qué datos debe contener el comprobante de la factura? 4. IVA RNI. Recordemos que el CUIT.5. Brutos. Nº DE Ing. Razón social. Cada comprobante debe tener numeración: Preimpresa. ¿Qué función cumple el remito? ¿Quien se queda con el original y quien con el duplicado? 3. IVA NO RESP. ¿Qué función cumple la factura? 2. IVA EXENTO. Leyenda: IVA RI. Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1. A Completar Fecha de emisión Nº de Remito ( vinculado con la operación) R. es la Clave Única de Identificación Tributaria otorgada por la DGI. de los cuales: Los 4 primeros identifican el lugar de emisión del comprobante. Si la operación es igual o mayor a $ 1. No Inscripto Exento Domicilio comercial. Cuando no nos fue entregado ningún comprobante por omisión u olvido o por no corresponder (viajes en taxi. Cuando se entregan fondos para gastos (con cargo a rendir cuenta) a una persona del ente o empresa. Consecutiva.000 se indican los datos del receptor. ¿Qué tipos de factura existen? 1. Trabajo práctico Nº 2 A. Vale Los vales son los comprobantes de aquellas salidas de caja de índole interna que no tienen constancia externa. Leyenda: IVA RI. etc. Consumidor final Leyenda “Consumidor final”. Los 8 restantes se asignan al número del comprobante. IVA EXENTO (Según corresponda). Nº de CUIT.). Camino al SurTango Gestión.Contabilidad. Debe constar de 12 dígitos. Progresiva. franqueo.Camino al Sur Preimpresos Nombre y Apellido. Domicilio comercial. IVA NO RESP. y Cuando se hacen adelantos de sueldo. Nº DE CUIT. Inscripto R.

El destinatario es un consumidor final. por lo que sólo se utiliza la factura impresa cuando el controlador se descompone.5.1.1. Hoy está el ticket factura donde se puede facturar hasta $ 999. Lo entrega el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador.5. Día Mes Año VALE DE CAJA Nº 001 (Pesos): Retiro de la caja $ En concepto de FIRMA PERSONA QUE RETIRO FIRMA PERSONA QUE AUTORIZO FIRMA ENCARGADO DE CAJA 1.Camino al Sur 1. Importe en números y letras. o para nota de crédito. pizzerías. restaurantes. Numeración consecutiva y progresiva. Camino al SurTango Gestión. 1. supermercados.6. y Firmas: de la persona que hizo el gasto o recibió el dinero. etc.5. hoteles. hipermercados. Las máquinas registradoras emisoras de tickets. Sólo los monotributistas y exentos no están obligados a usar controlador fiscal.Contabilidad- 9 . como controlador fiscal. Deben tener estos datos: Fecha y número del comprobante. ¿Cómo se usan? Y Modelo de vale Los vales son comprobantes internos que no se reciben ni se dan sino que se hacen para contabilidad y se emiten por original solamente. deben ser autorizadas por la AFIP. deben contener los siguientes requisitos como mínimo: Fecha de emisión. El controlador fiscal es obligatorio en prácticamente todas las actividades.5.6.Contabilidad. del encargado de caja y de quien autoriza la emisión del vale. Requisitos y Modelo de Tickets Los tickets según la AFIP. “Tickets” Cumple la misma función que la factura y se usa en operaciones de pequeños importes. quedando en la memora de la máquina la operación realizada. Concepto o motivo de la salida. Emiten tickets los almacenes.

o más. y ENTREGARSE OBLIGATORIAMENTE A LOS CONSUMIDORES. Número de Ingresos Brutos. por haber anotado precios inferiores a los que correspondía.T del emisor. Fletes de la mercadería enviada..Contabilidad- 10 .U.7. ¿Qué requisitos deben tener como mínimo los tickets? 1. domicilio comercial y C.I. ¿Qué es un vale? 2.Camino al Sur Nombre y Apellido y razón social del emisor. PRETO DONADO 49 M.000.00 Su vuelto 0. Intereses por demora en el pago.U. domicilio comercial y C.00 Total 8.T.5.00 Contado efectivo 8.00 Suma de sus pagos 8.333 C. Los motivos que originan una nota de débito pueden ser: Diferencia en una factura anterior. o cuando la máquina registradora no cumpla los requisitos detallados no podrán extenderse Tickets y se emitirá la factura que corresponda. Responda las siguientes preguntas: 1. Gan.I. Apellido y nombre o razón social. Camino al SurTango Gestión.U. no pudiéndose negar la entrega por necesidades operativas o sistemas administrativos de control interno.Contabilidad. Nº: 20-04587925-6 Ticket: 000820 IVA Responsable Inscripto A Consumidor Final Fecha: 19/12/01 Hora: 16:24 Vend: 10 Remera algodón CAME 8. o por algún error. Nota de débito La nota de débito es el documento que el vendedor envía al comprador para indicarle que le ha agregado en su cuenta un importe más.333. La leyenda “A consumidor final”.T. por un determinado concepto.I. Trabajo Práctico Nº 3 A. Importe parciales y monto total de cada operación. ¿Cuándo se utilizan los vales? 3. del emisor. Nº 133.00 Registro Nº: Pec009315 Además deben ser PERFECTAMENTE LEGIBLES en cuanto a la identificación de los conceptos de importes que deban tener. Cuando el importe de la operación sea de $ 1. López – Imp.

Contabilidad. Nombre y número de orden del comprobante. Bahía Blanca Fecha 1-3 7-3 14-3 21-3 25-3 Saldo 600 1000 900 600 700 Camino al SurTango Gestión. Número e importes de los Recibos y Notas de Crédito (Haber)..Camino al Sur 1. de . Fecha.. 1. Concepto Debe Haber Saldo anterior N/Fact..5.9.5......5. ¿Cómo es? Bahía Blanca. Nota de crédito Es el comprobante que el vendedor envía al comprador para indicarle que ha disminuido de su cuenta un importe por un motivo determinado. Por importe cobrado de más en una factura por error.. “El resumen de cuenta es el informe periódico de las operaciones realizadas en cuenta corriente”.. Nombre y domicilio del Vendedor y Comprador...............Contabilidad- 11 . Por bonificaciones o descuentos concedidos con posterioridad a la venta.... Villarino 780.. 1.. Requisitos Lugar y fecha de emisión... Los conceptos que originan una nota de crédito pueden ser: Por devolución de mercaderías.....5.....9... en forma mensual detallándole todas las operaciones realizadas durante dicho período.. Saldo de la operación anterior...1...2.. Saldo a la fecha.. Número de Importes de las Facturas y Notas de Débito (Debe)....... Señor Gustavo García Las Tinajas 698 – Mendoza RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Marzo de 20. Nº 408 400 Nota de 100 crédito Su pago 300 Nota de débito 100 Pérez y Cía. Resumen de cuenta Es el documento que el vendedor envía al comprador......8.9.... 1. Fecha...

... detallándose luego los movimientos de la cuenta y el saldo resultante tras cada uno de ellos..... es para los importes que disminuyen el derecho de cobrar al deudor (cobros y notas de crédito). con el título de SALDO..... Tienen impreso o sellado el membrete de la empresa y un espacio para el nombre o domicilio del comprador o cliente al que van dirigidos. Fecha 20-01-01..... 1) • Pérez y Cía. Concepto Debe Haber Saldo 2) Cristian Díaz ha realizado muchas operaciones y debe calcular el monto de la deuda. Realice el resumen de cuenta de estas personas: Raúl López ha realizado operaciones y debe calcular el monto de la deuda..... La 5ta. es para lo pendiente de cobro tras cada movimiento....000.. Trabajo Práctico Nº 4 A...... con el título de HABER. Fecha 10-01-01.... con el título de DEBE.. teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 2-02-01....... nota de crédito nº 001-0032 por error de la factura por $ 200.. factura nº 02-01 $ 1400..... Camino al SurTango Gestión.. factura nº 01-015 $ 500. Fecha 29-01-01........ Señor. teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 1-01-01.... en concepto de intereses por la venta del día 1-01-01 $ 300....Camino al Sur Los formularios de resumen de cuenta se hacen imprimir especialmente o se compran en librerías...Contabilidad.. Villarino 780. El rayado tiene 5 columnas: Las 2 primeras son para la fecha de cada operación o movimiento y para la mención de éste y su respectivo nombre y nº de comprobante......... RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Enero de 20. nota de crédito nº 001-0045 $ 300.. La 3ra. Factura nº 01 – 05 $ 1......... Fecha 30-01-01.. Esto se obtiene sumando los aumentos y restando las disminuciones......... Todo resumen de cuenta empieza con el saldo al comienzo del período que abarca..... de... nota de débito nº 01-041. La 4ta... es para los importes que aumentan el derecho de cobrar al deudor (ventas y notas de débito)........Contabilidad12 .... Bahía Blanca Fecha Bahía Blanca.....

. de.. nota de debito nº 002-045 $ 200. Concepto Debe Haber Saldo Camino al SurTango Gestión..... Fecha 21-02-01........ factura nº 02.. nota de crédito nº 001-027 $ 100........Camino al Sur Fecha 5-02-01....025 $ 300.Contabilidad........ Villarino 780......Contabilidad- 13 ......... Fecha 9-02-01. Fecha 19-02-01..... Pérez y Cía..... Bahía Blanca Fecha Bahía Blanca..03 $ 500.. nota de crédito nº 001.... Señor RESUMEN DE CUENTA AL 28 de Febrero de 20........

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