Contabilidad- Camino al Sur

“DOCUMENTOS COMERCIALES” OBJETIVOS: La lectura de esta unidad le permitirá lograr: Explicar la función de cada uno de los diferentes tipos de documentos comerciales que existen. Explicar quién confecciona cada documento comercial, y quién se queda con el original y con el duplicado. Explicar los distintos tipos de factura que existen y las diversas formas de emisión de pagarés y de cheques. Saber realizar ejercicios de resumen de cuenta. MAPA CONCEPTUAL DOCUMENTOS COMERCIALES

¿ Qué son los documentos comerciales y cuáles son?

Nota de compra o nota de pedido Nota de venta Factura, ticket, vale. Remito Nota de débito Recibo, pagaré, cheque Nota de crédito Resumen de cuenta Recibo, pagaré, cheque. Boleta de depósito

Función de cada uno de estos documentos comerciales, quien lo confecciona y para quien queda el original y para quien el duplicado.

Camino al SurTango Gestión- Contabilidad-

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Boleta de depósito

2. La documentación es la totalidad de documentos comerciales legales que tiene una persona o empresa como constancia de las operaciones que realizó.El respaldo de los registros que se realizan. 1. . Dada la importancia. Jurídicamente. tenga su ejemplar. Contablemente. tanto desde el punto de vista contable. . con duplicados.Propietario e inquilino (un recibo).Deudor y acreedor (un pagaré). que son los siguientes: Emisión por duplicado.Comprador y vendedor (una factura). discusión o juicio. la documentación prueba objetivamente lo que afirma una persona por encima de su palabra.3. 1. diferencias. Fecha de emisión. Datos de las personas que intervienen en la operación: . En caso de desacuerdo. Los documentos se presentan.Contabilidad. . Se pueden confeccionar por duplicado o triplicado. los documentos comerciales deben ser conservados durante 10 años a partir de la fecha de la operación. Camino al SurTango Gestión. 1.Contabilidad- 2 . en caso de errores. Número del documento (numeración correlativa y preimpresa). en textos ya impresos con determinados datos y espacios en blanco para completar de acuerdo a la circunstancia.1. Importancia de la documentación La documentación tiene para cualquier persona o empresa una gran importancia. para que cada persona que intervenga en la operación. control e inspecciones. Requisitos generales de la documentación Existen requisitos que son comunes a casi todos los documentos.Es la fuente de información y recuerdo de las operaciones realizadas. DOCUMENTOS COMERCIALES Definición de documentos comerciales y documentación Los documentos comerciales son los comprobantes o justificación de las operaciones o contratos realizados por la empresa. la documentación tiene una doble importancia: . como jurídico. generalmente en talonarios numerados. la documentación es prueba de las operaciones hechas y sus detalles. Nombre del documento.Camino al Sur 1. para poder llevar la contabilidad.

pagos. depósitos. De pagos. Camino al SurTango Gestión. empresas. ¿Qué son los documentos comerciales? 2. empresas. etc. ¿Qué importancia poseen los documentos comerciales? 3.Contabilidad- 3 .Contabilidad. De origen externo: Los comprobantes externos o recibidos tienen la característica de que están sueltos o agrupados en algún broche. pagarés). debieron extendernos y darnos el comprobante a nosotros (compras. etc. Los comprobantes internos están generalmente en sus talonarios: son en general duplicados o talones con nuestro membrete o firma y están dirigidos a diferentes personas. Trabajo práctico Nº 1 A. Recordemos. cada documento posee sus requisitos propios. De cobros. De ventas. Lo más importantes están detallados en el siguiente cuadro. etc. Etc. Corresponden a las operaciones en las que las demás personas. ¿Cómo se clasifican los documentos comerciales? 1.U.) del comprador y vendedor. caja o carpeta. Según el tipo de negociación que reflejan: De compras. en general son originales de diversos formatos y tamaños. Poseen distintos membretes y firmas. 1.Camino al Sur Además de lo ya indicados. de uso interno memorandum.4.Categoría de IVA. .). Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1. pero están todos dirigidos a la persona o empresa donde trabajamos. antes conocida como DGI (Dirección General Impositiva).5 Clases de documentos comerciales En el comercio se utilizan diferentes documentos comerciales.T. que generalmente se confeccionan por duplicado para que quede un ejemplar para el vendedor y otra para el comprador. los cobros. con la cual están inscriptos en la AFIP (Administrador Nacional de Ingresos Públicos). y se da mucha importancia a los siguientes: .I. emisión de cheques. Corresponden a las operaciones en las que nosotros debimos extender y dar el comprobante a los demás (como las ventas. número de ingresos brutos.. Clasificación de la documentación Según su origen: De origen interno: Son para uso interno.Clave única de identificación tributaria (C.

EL QUE COBRA DEUDOR (EL QUE VA A PAGAR).. QUIEN LO CONFECCIO NA COMPRADO R VENDEDOR EL ORIGINAL O CUERPO ES PARA. MANIFIESTA UNA PROMESA DE PAGO....Contabilidad- 4 .Camino al Sur DOCUMENTO NOTA DE COMPRA O DE PEDIDO NOTA DE VENTA FUNCIÓN SE EMPLEA PARA TOMAR PEDIDOS DE LOS CLIENTES. COMUNICA LA DISMINUCIÓN DE LA DEUDA EN UNA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. COMPRADOR VENDEDOR EL QUE PAGA ACREEDOR ( EL QUE VA A COBRAR) EL BENEFICIARIO QUE LO ENTREGA O DEPOSITA PARA SU COBRO... REMITO VENDEDOR FACTURA VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR TICKET VENDEDOR COMPRADOR QUEDA REGISTRADO EN LA MEMORIA DE LA MÁQUINA. COMPRUEBA UN PAGO REALIZADO.. COMUNICA PERIÓDICAMENTE AL COMPRADOR SOBRE LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. EL PRECIO UNITARIO... EL FIRMANTE (EL QUE PAGA). COMPRADOR VENDEDOR COMPRADOR (PUEDE HABER UN TRIPLICADO QUE ES PAR EL TRANSPORTISTA).Contabilidad. COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS AL CONTADO PARA OPERACIONES DE BAJO MONTO. COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS REALIZADAS. DONDE SE DETALLA LA CANTIDAD.... ORDENA AL BANCO QUE LE PAGUE A LA PERSONA QUE POSEE EL CHEQUE.. COMUNICA EL AUMENTO DE LA DEUDA EN CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR ( FIRMADO POR EL COMPRADOR) EL DUPLICADO O TALÓN ES PARA. ACEPTAR EL PEDIDO REALIZADO POR EL CLIENTE CONFIRMA LA ENTREGA DE MERCADERÍAS AL COMPRADOR. VALE NOTA DE DÉBITO NOTA DE CRÉDITO VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR RESUMEN DE CUENTA RECIBO PAGARÉ VENDEDOR EL QUE COBRA EL QUE DEBE PAGAR ( DEUDOR) EL QUE PAGA EL DEPOSITANT E EN EL FORMULARI O QUE LE DA EL BANCO. COMPRUEBA AQUELLAS SALIDAS DE CAJA IINTERNAS QUE NO TIENEN CONSTANCIA EXTERNA. EL PRECIO TOTAL Y LAS CONDICIONES DE PAGO. DEPOSITANTE Camino al SurTango Gestión.... DEJA CONSTANCIA DE LOS DEPÓSITOS DE DINERO Y/ O CHEQUES EN UNA CUENTA BANCARIA.. CHEQUE BOLETA DE DEPÓSITO O NOTA DE CRÉDITO BANCARIA BANCO.

Ingresos Brutos. Forma de pago: Cta. del emisor. Nota de compra o nota de pedido Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor. Cte.V. Nombre y domicilio del comprador y del vendedor. Localidad: Bahía Blanca. Insc.5 Camino al SurTango Gestión. indicando condiciones de pago y forma de entrega.V.. con domicilio en Colón 254.V. Número de C. LIBRERÍA " EL SOL" X De Gabriela Rivero Thompson 1560 Bahía Blanca Resp.15288574.1. Señor (es): ALEP Domicilio: Colon 254. Debe aclararse que es documento “No válido como factura” y colocar la letra “X”.I.24578584 –9. Requisitos Lugar y fecha de emisión.T. I. 50 cuadernos a $ 0.Contabilidad- 5 . 1.A Responsable Inscripto.Camino al Sur 1. Ingresos Brutos Nº 555100 –07. Número de C. los siguientes artículos: 60 cajas de lápices a $ 1. Modelo de nota de compra A través de un ejercicio explicaremos cómo se utilizan los documentos comerciales y sus requisitos.U. del destinatario. y condición frente al I.I.V. habilitación municipal.5.20 c/ u.A Responsable Inscripto. Nombre y número de orden de comprobante.A.1.5.A. 1 de mayo de 2000 CUIT: 27.T. I.8 ING. La librería EL SOL de Gabriela Rivero.Contabilidad. Firma del comprador o encargado de compras. CUIT Nº: 30.8. Fecha de inicio de actividades y condición frente al I. CUIT Nº: 30.U.50 c/u. Condición de pago y entrega. BRUTOS: 555100 -07 Inicio de actividades: 7-9-97 NOTA DE COMPRA Precio Unitario 1.15288574. Datos de la empresa que imprime el documento. fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. envía una nota de compra al mayorista ALEP de Román Pérez.1. Detalle de las mercaderías solicitadas.24578584 -9 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lápices 50 Cuadernos Nº 00000011 Documento no válido como factura BAHÍA BLANCA. con domicilio en Thompson 1560. CUIT Nº 27.2 0.

T de la Imprenta que confecciona el modelo de formulario.2 Camino al SurTango Gestión. Nombre y domicilio del Vendedor y del Comprador.A. Lugar de entrega. Firma de la persona que recibe las mercaderías. enviándole los artículos solicitados.5. Ingresos Brutos.U.T. RI. BRUTOS: 444500-7 Inicio de actividades: 7-9-97 De Ramón Pérez Colon 254 Bahía Blanca R. Señor Librería "EL SOL" (es): Domicilio: Thompson 1560.V.I. con la aclaración “Documento no válido como factura.U. Nº CUIT: 30.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didáctico Original Duplicado 1.24578584 -9 ING.I.15288574. Modelo de remito Se emite con la letra “X”. del emisor Número de C. 1 de mayo de 2000 CUIT Nº: 30.24578584 . INGRESOS BRUTOS: 444500-7.Contabilidad. Debe aclararse que es un documento “No válido como Factura” y colocar la letra “X”. Localidad: Bahía Blanca..I.V.5. Fecha de emisión del formulario. Medio por el cual se envían las mercaderías. 1.Contabilidad- 6 .8 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lápices Precio Unitario 1.2 Remito Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas. Nombre y Número de C.2. 1. y condición frente al I. Siguiendo con el ejemplo anterior: La librería mayorista ALEP de Ramón Pérez. Detalle de las mercaderías solicitadas. Fecha de inicio de actividades y condición frente al I.2.5.U.1 Requisitos Lugar y fecha de emisión.Camino al Sur Imprenta: PARASOL CUIT Nº 30 -42585522-4 Fecha de impresión: 1-9-97 Habilitación municipal Nº 30. Habilitación Municipal y numeración de los documentos impresos. del destinatario. Número de C. Nombre y número de orden de comprobante. I.1. Cuando la librería “EL SOL” recibe la mercadería debe firmar y aclarar la firma en el remito para confirmar que recibió lo que pidió.1 LIBRERIA ALEP" X REMITO Nº 00000031 Documento no válido como factura BAHÍA BLANCA.T. CUIT Nº 27.9.A. confecciona el remito a la librería “EL SOL”.

CUALQUIER RECEPTOR FACTURAS “ C” ( NO DISCRIMINA IVA) Datos que debe contener el comprobante EMISOR RECEPTOR Camino al SurTango Gestión.5. 15/9/01 Recibí (mos) conforme: Gabriela Rivero Aclaración de la firma: Gabriela Rivero Imprenta: PARASOL CUIT Nº 30 –42585522-4 Fecha de impresión: 1-9-97 Habilitación municipal Nº 30.V. La principal diferencia entre el remito y la factura radica en: a) la letra que encabeza el comprobante en el centro.Camino al Sur 50 Cuadernos 0. Es el documento que entrega el vendedor al comprador comunicándole el importe de las mercaderías vendidas o prestación de servicios a crédito a al contado. Todas las facturas. y en las facturas pueden ser: “A”. La letra depende de la categoría del emisor respecto del Impuesto al Valor Agregado – I. El tamaño mínimo que deben tener es de 15 cm de ancho por 20 cm de largo.A.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didáctico Original Duplicado X 1. b) La inscripción en tipografía pequeña en el remito. “B” O “C”.Contabilidad- 7 . Factura y sus requisitos. RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE.5 Forma de envío: Por flete “EXPRESS” Lugar y fecha de entrega: Thompson 1560. que dice: “Documento no válido como factura”.419.4. TIPO DE COMPROBANTES FACTURAS “A” (DISCRIMINA IVA). en los remitos es la letra “X”. RESPONSABLE INSCRIPTO EXENTO RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE RESPONSABLE NO INSCRIPTO FACTURAS “B” (NO DISCRIMINA IVA). RESPONSABLE NO INSCRIPTOS. así como los remitos.Contabilidad. a través de la resolución general nº 3.Dirección General Impositiva (AFIP).-. deben tener determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos por la ex . que entró en vigencia a partir del 1º de enero de 1992. CONSUMIDOR FINAL. EXENTO. La resolución mencionada efectúa una clasificación de los comprobantes a emitir partiendo de la categoría de los sujetos que intervienen en la operación: EMISOR RESPONSABLE INSCRIPTO RECEPTOR RESPONSABLE INSCRIPTO.

Cada comprobante debe tener numeración: Preimpresa. A Completar Fecha de emisión Nº de Remito ( vinculado con la operación) R. Cuando no nos fue entregado ningún comprobante por omisión u olvido o por no corresponder (viajes en taxi. etc. Camino al SurTango Gestión. Nº de CUIT. y Cuando se hacen adelantos de sueldo. Progresiva. franqueo. IVA RNI. Consumidor final Leyenda “Consumidor final”. IVA EXENTO. Cuando se entregan fondos para gastos (con cargo a rendir cuenta) a una persona del ente o empresa. Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1. Debe constar de 12 dígitos. Trabajo práctico Nº 2 A. Se utilizan: Cuando se ha extraviado el comprobante externo de la salida de caja. IVA RNI. Los 8 restantes se asignan al número del comprobante. No Inscripto Exento Domicilio comercial. Recordemos que el CUIT. ¿Qué función cumple el remito? ¿Quien se queda con el original y quien con el duplicado? 3. ¿Qué datos debe contener el comprobante de la factura? 4.5. IVA NO RESP.). Brutos. Brutos.Contabilidad. Nº DE CUIT. Vale Los vales son los comprobantes de aquellas salidas de caja de índole interna que no tienen constancia externa. Inscripto R. Consecutiva. ¿Qué tipos de factura existen? 1.Contabilidad- 8 . Si la operación es igual o mayor a $ 1. Nº de Ing. ¿Qué función cumple la factura? 2. Nº DE Ing. Razón social. de los cuales: Los 4 primeros identifican el lugar de emisión del comprobante. es la Clave Única de Identificación Tributaria otorgada por la DGI.5. IVA NO RESP.000 se indican los datos del receptor. Leyenda: IVA RI.Camino al Sur Preimpresos Nombre y Apellido. IVA EXENTO (Según corresponda). Leyenda: IVA RI. Domicilio comercial.

del encargado de caja y de quien autoriza la emisión del vale. supermercados. Hoy está el ticket factura donde se puede facturar hasta $ 999. por lo que sólo se utiliza la factura impresa cuando el controlador se descompone. 1. hoteles.1. ¿Cómo se usan? Y Modelo de vale Los vales son comprobantes internos que no se reciben ni se dan sino que se hacen para contabilidad y se emiten por original solamente. restaurantes. Concepto o motivo de la salida. y Firmas: de la persona que hizo el gasto o recibió el dinero.6. Día Mes Año VALE DE CAJA Nº 001 (Pesos): Retiro de la caja $ En concepto de FIRMA PERSONA QUE RETIRO FIRMA PERSONA QUE AUTORIZO FIRMA ENCARGADO DE CAJA 1.5. Sólo los monotributistas y exentos no están obligados a usar controlador fiscal. Numeración consecutiva y progresiva. o para nota de crédito. deben ser autorizadas por la AFIP.Contabilidad- 9 . El controlador fiscal es obligatorio en prácticamente todas las actividades.5. “Tickets” Cumple la misma función que la factura y se usa en operaciones de pequeños importes. etc. Lo entrega el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador. Camino al SurTango Gestión. El destinatario es un consumidor final.Camino al Sur 1. hipermercados.Contabilidad.6. Importe en números y letras. Deben tener estos datos: Fecha y número del comprobante. quedando en la memora de la máquina la operación realizada.1. deben contener los siguientes requisitos como mínimo: Fecha de emisión.5. Las máquinas registradoras emisoras de tickets.5. pizzerías. Requisitos y Modelo de Tickets Los tickets según la AFIP. como controlador fiscal. Emiten tickets los almacenes.

I. ¿Cuándo se utilizan los vales? 3. por haber anotado precios inferiores a los que correspondía.U. La leyenda “A consumidor final”.T. Número de Ingresos Brutos. PRETO DONADO 49 M.U. domicilio comercial y C. López – Imp. no pudiéndose negar la entrega por necesidades operativas o sistemas administrativos de control interno. Nº 133. Gan.000.I.. ¿Qué es un vale? 2.00 Su vuelto 0.I. y ENTREGARSE OBLIGATORIAMENTE A LOS CONSUMIDORES. Responda las siguientes preguntas: 1. Nº: 20-04587925-6 Ticket: 000820 IVA Responsable Inscripto A Consumidor Final Fecha: 19/12/01 Hora: 16:24 Vend: 10 Remera algodón CAME 8.Contabilidad- 10 .U. Apellido y nombre o razón social. Camino al SurTango Gestión. domicilio comercial y C. Fletes de la mercadería enviada. Importe parciales y monto total de cada operación.T del emisor. por un determinado concepto.Camino al Sur Nombre y Apellido y razón social del emisor. Los motivos que originan una nota de débito pueden ser: Diferencia en una factura anterior.T.00 Total 8.00 Registro Nº: Pec009315 Además deben ser PERFECTAMENTE LEGIBLES en cuanto a la identificación de los conceptos de importes que deban tener.o más. Cuando el importe de la operación sea de $ 1.00 Contado efectivo 8. ¿Qué requisitos deben tener como mínimo los tickets? 1.Contabilidad. Trabajo Práctico Nº 3 A.333 C. Intereses por demora en el pago. del emisor.5.7.333. o por algún error. Nota de débito La nota de débito es el documento que el vendedor envía al comprador para indicarle que le ha agregado en su cuenta un importe más.00 Suma de sus pagos 8. o cuando la máquina registradora no cumpla los requisitos detallados no podrán extenderse Tickets y se emitirá la factura que corresponda.

5.. Saldo a la fecha... Nº 408 400 Nota de 100 crédito Su pago 300 Nota de débito 100 Pérez y Cía.... Nombre y domicilio del Vendedor y Comprador...8. en forma mensual detallándole todas las operaciones realizadas durante dicho período.. ¿Cómo es? Bahía Blanca..Camino al Sur 1. Nota de crédito Es el comprobante que el vendedor envía al comprador para indicarle que ha disminuido de su cuenta un importe por un motivo determinado. Fecha..2.............9. Resumen de cuenta Es el documento que el vendedor envía al comprador...Contabilidad- 11 .. 1.. Por bonificaciones o descuentos concedidos con posterioridad a la venta.... Fecha. 1.. Los conceptos que originan una nota de crédito pueden ser: Por devolución de mercaderías. Concepto Debe Haber Saldo anterior N/Fact. de .. Señor Gustavo García Las Tinajas 698 – Mendoza RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Marzo de 20.. 1...1.. Saldo de la operación anterior..5. Bahía Blanca Fecha 1-3 7-3 14-3 21-3 25-3 Saldo 600 1000 900 600 700 Camino al SurTango Gestión.. Nombre y número de orden del comprobante.5....Contabilidad.9.9.... Por importe cobrado de más en una factura por error. Villarino 780....... “El resumen de cuenta es el informe periódico de las operaciones realizadas en cuenta corriente”. Requisitos Lugar y fecha de emisión....5.... Número de Importes de las Facturas y Notas de Débito (Debe).... Número e importes de los Recibos y Notas de Crédito (Haber)......

. Esto se obtiene sumando los aumentos y restando las disminuciones.. Villarino 780...... Todo resumen de cuenta empieza con el saldo al comienzo del período que abarca.. La 3ra............ es para lo pendiente de cobro tras cada movimiento...... con el título de SALDO...... Señor............Contabilidad. Fecha 29-01-01. de.. en concepto de intereses por la venta del día 1-01-01 $ 300. con el título de HABER.. nota de crédito nº 001-0045 $ 300. Fecha 10-01-01... Bahía Blanca Fecha Bahía Blanca........ 1) • Pérez y Cía...000.Contabilidad12 .... Trabajo Práctico Nº 4 A. El rayado tiene 5 columnas: Las 2 primeras son para la fecha de cada operación o movimiento y para la mención de éste y su respectivo nombre y nº de comprobante.. teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 2-02-01. Fecha 30-01-01. Concepto Debe Haber Saldo 2) Cristian Díaz ha realizado muchas operaciones y debe calcular el monto de la deuda.. factura nº 01-015 $ 500....Camino al Sur Los formularios de resumen de cuenta se hacen imprimir especialmente o se compran en librerías.... es para los importes que aumentan el derecho de cobrar al deudor (ventas y notas de débito). con el título de DEBE. nota de crédito nº 001-0032 por error de la factura por $ 200.... RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Enero de 20. La 5ta.......... teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 1-01-01... es para los importes que disminuyen el derecho de cobrar al deudor (cobros y notas de crédito). factura nº 02-01 $ 1400....... Factura nº 01 – 05 $ 1........ Fecha 20-01-01. detallándose luego los movimientos de la cuenta y el saldo resultante tras cada uno de ellos... La 4ta......... Camino al SurTango Gestión. nota de débito nº 01-041........ Tienen impreso o sellado el membrete de la empresa y un espacio para el nombre o domicilio del comprador o cliente al que van dirigidos. Realice el resumen de cuenta de estas personas: Raúl López ha realizado operaciones y debe calcular el monto de la deuda.

.... Bahía Blanca Fecha Bahía Blanca................ Señor RESUMEN DE CUENTA AL 28 de Febrero de 20..Contabilidad- 13 .. Villarino 780.. Fecha 19-02-01....03 $ 500....... Fecha 9-02-01.. nota de crédito nº 001.. factura nº 02... nota de crédito nº 001-027 $ 100........ Pérez y Cía... Concepto Debe Haber Saldo Camino al SurTango Gestión.Camino al Sur Fecha 5-02-01............ de.... Fecha 21-02-01.025 $ 300... nota de debito nº 002-045 $ 200..Contabilidad....