Contabilidad- Camino al Sur

“DOCUMENTOS COMERCIALES” OBJETIVOS: La lectura de esta unidad le permitirá lograr: Explicar la función de cada uno de los diferentes tipos de documentos comerciales que existen. Explicar quién confecciona cada documento comercial, y quién se queda con el original y con el duplicado. Explicar los distintos tipos de factura que existen y las diversas formas de emisión de pagarés y de cheques. Saber realizar ejercicios de resumen de cuenta. MAPA CONCEPTUAL DOCUMENTOS COMERCIALES

¿ Qué son los documentos comerciales y cuáles son?

Nota de compra o nota de pedido Nota de venta Factura, ticket, vale. Remito Nota de débito Recibo, pagaré, cheque Nota de crédito Resumen de cuenta Recibo, pagaré, cheque. Boleta de depósito

Función de cada uno de estos documentos comerciales, quien lo confecciona y para quien queda el original y para quien el duplicado.

Camino al SurTango Gestión- Contabilidad-

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Boleta de depósito

Fecha de emisión. Contablemente. Número del documento (numeración correlativa y preimpresa). en textos ya impresos con determinados datos y espacios en blanco para completar de acuerdo a la circunstancia. para poder llevar la contabilidad. Jurídicamente.2.1.Es la fuente de información y recuerdo de las operaciones realizadas. en caso de errores. generalmente en talonarios numerados.Deudor y acreedor (un pagaré). DOCUMENTOS COMERCIALES Definición de documentos comerciales y documentación Los documentos comerciales son los comprobantes o justificación de las operaciones o contratos realizados por la empresa. la documentación es prueba de las operaciones hechas y sus detalles. . La documentación es la totalidad de documentos comerciales legales que tiene una persona o empresa como constancia de las operaciones que realizó. Dada la importancia. para que cada persona que intervenga en la operación. Importancia de la documentación La documentación tiene para cualquier persona o empresa una gran importancia. Nombre del documento. 1. En caso de desacuerdo. la documentación prueba objetivamente lo que afirma una persona por encima de su palabra. . Requisitos generales de la documentación Existen requisitos que son comunes a casi todos los documentos.Contabilidad- 2 . 1.3. . 1. con duplicados. que son los siguientes: Emisión por duplicado. Se pueden confeccionar por duplicado o triplicado. tenga su ejemplar.Propietario e inquilino (un recibo). Camino al SurTango Gestión. tanto desde el punto de vista contable.Contabilidad. como jurídico.El respaldo de los registros que se realizan. diferencias. Datos de las personas que intervienen en la operación: . discusión o juicio. control e inspecciones. la documentación tiene una doble importancia: .Comprador y vendedor (una factura). Los documentos se presentan. los documentos comerciales deben ser conservados durante 10 años a partir de la fecha de la operación.Camino al Sur 1.

) del comprador y vendedor. etc. ¿Qué importancia poseen los documentos comerciales? 3. Etc. que generalmente se confeccionan por duplicado para que quede un ejemplar para el vendedor y otra para el comprador.Camino al Sur Además de lo ya indicados. los cobros.T. Camino al SurTango Gestión. Según el tipo de negociación que reflejan: De compras. Los comprobantes internos están generalmente en sus talonarios: son en general duplicados o talones con nuestro membrete o firma y están dirigidos a diferentes personas. De pagos. empresas.I.4. y se da mucha importancia a los siguientes: . debieron extendernos y darnos el comprobante a nosotros (compras. número de ingresos brutos.Contabilidad- 3 .Categoría de IVA. Poseen distintos membretes y firmas. ¿Qué son los documentos comerciales? 2. pagarés). etc. 1. con la cual están inscriptos en la AFIP (Administrador Nacional de Ingresos Públicos). caja o carpeta. De cobros. Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1. depósitos. pagos. De origen externo: Los comprobantes externos o recibidos tienen la característica de que están sueltos o agrupados en algún broche. etc. cada documento posee sus requisitos propios. emisión de cheques. ¿Cómo se clasifican los documentos comerciales? 1.). Recordemos. empresas.5 Clases de documentos comerciales En el comercio se utilizan diferentes documentos comerciales. pero están todos dirigidos a la persona o empresa donde trabajamos. Lo más importantes están detallados en el siguiente cuadro. en general son originales de diversos formatos y tamaños.Clave única de identificación tributaria (C. de uso interno memorandum.. Clasificación de la documentación Según su origen: De origen interno: Son para uso interno. Corresponden a las operaciones en las que las demás personas.U.Contabilidad. Trabajo práctico Nº 1 A. . De ventas. Corresponden a las operaciones en las que nosotros debimos extender y dar el comprobante a los demás (como las ventas. antes conocida como DGI (Dirección General Impositiva).

COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS REALIZADAS. COMPRUEBA UN PAGO REALIZADO. ORDENA AL BANCO QUE LE PAGUE A LA PERSONA QUE POSEE EL CHEQUE. VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR ( FIRMADO POR EL COMPRADOR) EL DUPLICADO O TALÓN ES PARA. VALE NOTA DE DÉBITO NOTA DE CRÉDITO VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR RESUMEN DE CUENTA RECIBO PAGARÉ VENDEDOR EL QUE COBRA EL QUE DEBE PAGAR ( DEUDOR) EL QUE PAGA EL DEPOSITANT E EN EL FORMULARI O QUE LE DA EL BANCO.. EL QUE COBRA DEUDOR (EL QUE VA A PAGAR)..Contabilidad- 4 . DEJA CONSTANCIA DE LOS DEPÓSITOS DE DINERO Y/ O CHEQUES EN UNA CUENTA BANCARIA. REMITO VENDEDOR FACTURA VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR TICKET VENDEDOR COMPRADOR QUEDA REGISTRADO EN LA MEMORIA DE LA MÁQUINA.Camino al Sur DOCUMENTO NOTA DE COMPRA O DE PEDIDO NOTA DE VENTA FUNCIÓN SE EMPLEA PARA TOMAR PEDIDOS DE LOS CLIENTES. MANIFIESTA UNA PROMESA DE PAGO.Contabilidad... DONDE SE DETALLA LA CANTIDAD. COMUNICA LA DISMINUCIÓN DE LA DEUDA EN UNA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL.. QUIEN LO CONFECCIO NA COMPRADO R VENDEDOR EL ORIGINAL O CUERPO ES PARA. EL FIRMANTE (EL QUE PAGA)... CHEQUE BOLETA DE DEPÓSITO O NOTA DE CRÉDITO BANCARIA BANCO.. DEPOSITANTE Camino al SurTango Gestión. COMPRUEBA AQUELLAS SALIDAS DE CAJA IINTERNAS QUE NO TIENEN CONSTANCIA EXTERNA. COMPRADOR VENDEDOR EL QUE PAGA ACREEDOR ( EL QUE VA A COBRAR) EL BENEFICIARIO QUE LO ENTREGA O DEPOSITA PARA SU COBRO.. COMUNICA EL AUMENTO DE LA DEUDA EN CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. ACEPTAR EL PEDIDO REALIZADO POR EL CLIENTE CONFIRMA LA ENTREGA DE MERCADERÍAS AL COMPRADOR...... COMPRADOR VENDEDOR COMPRADOR (PUEDE HABER UN TRIPLICADO QUE ES PAR EL TRANSPORTISTA). COMUNICA PERIÓDICAMENTE AL COMPRADOR SOBRE LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL.. EL PRECIO TOTAL Y LAS CONDICIONES DE PAGO. EL PRECIO UNITARIO. COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS AL CONTADO PARA OPERACIONES DE BAJO MONTO...

Requisitos Lugar y fecha de emisión.A. Detalle de las mercaderías solicitadas.5.V.U.V. CUIT Nº: 30.I.T.5 Camino al SurTango Gestión.1. 50 cuadernos a $ 0.24578584 -9 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lápices 50 Cuadernos Nº 00000011 Documento no válido como factura BAHÍA BLANCA. Cte. Nombre y número de orden de comprobante.A Responsable Inscripto. 1.V. Número de C. I. con domicilio en Thompson 1560.2 0. Número de C. Datos de la empresa que imprime el documento. Fecha de inicio de actividades y condición frente al I. con domicilio en Colón 254.1.15288574. del destinatario.5. CUIT Nº 27.V.U. Ingresos Brutos. habilitación municipal. CUIT Nº: 30.. Condición de pago y entrega.A Responsable Inscripto. Forma de pago: Cta. envía una nota de compra al mayorista ALEP de Román Pérez. Localidad: Bahía Blanca.1. Modelo de nota de compra A través de un ejercicio explicaremos cómo se utilizan los documentos comerciales y sus requisitos.20 c/ u. Firma del comprador o encargado de compras.Contabilidad. Debe aclararse que es documento “No válido como factura” y colocar la letra “X”. Nota de compra o nota de pedido Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor.24578584 –9. I. Nombre y domicilio del comprador y del vendedor. 1 de mayo de 2000 CUIT: 27.Camino al Sur 1.I. Señor (es): ALEP Domicilio: Colon 254.Contabilidad- 5 .8. Insc. fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. indicando condiciones de pago y forma de entrega. y condición frente al I.50 c/u. Ingresos Brutos Nº 555100 –07.A. LIBRERÍA " EL SOL" X De Gabriela Rivero Thompson 1560 Bahía Blanca Resp.T. del emisor. BRUTOS: 555100 -07 Inicio de actividades: 7-9-97 NOTA DE COMPRA Precio Unitario 1. La librería EL SOL de Gabriela Rivero.15288574. los siguientes artículos: 60 cajas de lápices a $ 1.8 ING.

2 Remito Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas. confecciona el remito a la librería “EL SOL”. Lugar de entrega.I.A.9. Modelo de remito Se emite con la letra “X”. BRUTOS: 444500-7 Inicio de actividades: 7-9-97 De Ramón Pérez Colon 254 Bahía Blanca R.U.I. CUIT Nº 27.1.5.5.15288574.Contabilidad- 6 .V. Ingresos Brutos. con la aclaración “Documento no válido como factura. Debe aclararse que es un documento “No válido como Factura” y colocar la letra “X”.U. del emisor Número de C.8 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lápices Precio Unitario 1.1 LIBRERIA ALEP" X REMITO Nº 00000031 Documento no válido como factura BAHÍA BLANCA. enviándole los artículos solicitados. Señor Librería "EL SOL" (es): Domicilio: Thompson 1560.A. Medio por el cual se envían las mercaderías.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didáctico Original Duplicado 1. Nombre y domicilio del Vendedor y del Comprador.24578584 -9 ING.24578584 .Contabilidad. Siguiendo con el ejemplo anterior: La librería mayorista ALEP de Ramón Pérez. Detalle de las mercaderías solicitadas.1 Requisitos Lugar y fecha de emisión. 1. 1 de mayo de 2000 CUIT Nº: 30.T de la Imprenta que confecciona el modelo de formulario. I.2.T.U. del destinatario. Nº CUIT: 30. RI.T. 1.5.2. Fecha de emisión del formulario.I. Cuando la librería “EL SOL” recibe la mercadería debe firmar y aclarar la firma en el remito para confirmar que recibió lo que pidió. Nombre y Número de C. y condición frente al I. Nombre y número de orden de comprobante. INGRESOS BRUTOS: 444500-7. Habilitación Municipal y numeración de los documentos impresos..V. Número de C.Camino al Sur Imprenta: PARASOL CUIT Nº 30 -42585522-4 Fecha de impresión: 1-9-97 Habilitación municipal Nº 30. Localidad: Bahía Blanca. Fecha de inicio de actividades y condición frente al I.2 Camino al SurTango Gestión. Firma de la persona que recibe las mercaderías.

así como los remitos. TIPO DE COMPROBANTES FACTURAS “A” (DISCRIMINA IVA). en los remitos es la letra “X”. La principal diferencia entre el remito y la factura radica en: a) la letra que encabeza el comprobante en el centro. y en las facturas pueden ser: “A”. El tamaño mínimo que deben tener es de 15 cm de ancho por 20 cm de largo. EXENTO. RESPONSABLE INSCRIPTO EXENTO RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE RESPONSABLE NO INSCRIPTO FACTURAS “B” (NO DISCRIMINA IVA).5 Forma de envío: Por flete “EXPRESS” Lugar y fecha de entrega: Thompson 1560. a través de la resolución general nº 3.V. deben tener determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos por la ex . b) La inscripción en tipografía pequeña en el remito.Contabilidad.-. que dice: “Documento no válido como factura”.5. 15/9/01 Recibí (mos) conforme: Gabriela Rivero Aclaración de la firma: Gabriela Rivero Imprenta: PARASOL CUIT Nº 30 –42585522-4 Fecha de impresión: 1-9-97 Habilitación municipal Nº 30.4.A.Camino al Sur 50 Cuadernos 0. RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE. CUALQUIER RECEPTOR FACTURAS “ C” ( NO DISCRIMINA IVA) Datos que debe contener el comprobante EMISOR RECEPTOR Camino al SurTango Gestión.Contabilidad- 7 . La resolución mencionada efectúa una clasificación de los comprobantes a emitir partiendo de la categoría de los sujetos que intervienen en la operación: EMISOR RESPONSABLE INSCRIPTO RECEPTOR RESPONSABLE INSCRIPTO. Factura y sus requisitos.Dirección General Impositiva (AFIP). que entró en vigencia a partir del 1º de enero de 1992.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didáctico Original Duplicado X 1. Es el documento que entrega el vendedor al comprador comunicándole el importe de las mercaderías vendidas o prestación de servicios a crédito a al contado. Todas las facturas. “B” O “C”. RESPONSABLE NO INSCRIPTOS. CONSUMIDOR FINAL.419. La letra depende de la categoría del emisor respecto del Impuesto al Valor Agregado – I.

Progresiva. Cada comprobante debe tener numeración: Preimpresa. y Cuando se hacen adelantos de sueldo. Domicilio comercial. Vale Los vales son los comprobantes de aquellas salidas de caja de índole interna que no tienen constancia externa. ¿Qué función cumple el remito? ¿Quien se queda con el original y quien con el duplicado? 3. IVA RNI. IVA EXENTO (Según corresponda). franqueo. Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1. IVA EXENTO. Consecutiva. Consumidor final Leyenda “Consumidor final”.). Brutos. Nº de CUIT. Leyenda: IVA RI. Se utilizan: Cuando se ha extraviado el comprobante externo de la salida de caja. ¿Qué tipos de factura existen? 1.Contabilidad- 8 .Camino al Sur Preimpresos Nombre y Apellido.5. es la Clave Única de Identificación Tributaria otorgada por la DGI. Cuando no nos fue entregado ningún comprobante por omisión u olvido o por no corresponder (viajes en taxi. Cuando se entregan fondos para gastos (con cargo a rendir cuenta) a una persona del ente o empresa. Nº DE Ing. Brutos. Camino al SurTango Gestión.5. Si la operación es igual o mayor a $ 1.Contabilidad. Nº de Ing. IVA NO RESP. Recordemos que el CUIT. etc. IVA NO RESP. No Inscripto Exento Domicilio comercial. Nº DE CUIT. de los cuales: Los 4 primeros identifican el lugar de emisión del comprobante. IVA RNI. ¿Qué función cumple la factura? 2. Leyenda: IVA RI. Los 8 restantes se asignan al número del comprobante. Debe constar de 12 dígitos. Inscripto R. ¿Qué datos debe contener el comprobante de la factura? 4.000 se indican los datos del receptor. Razón social. A Completar Fecha de emisión Nº de Remito ( vinculado con la operación) R. Trabajo práctico Nº 2 A.

y Firmas: de la persona que hizo el gasto o recibió el dinero. o para nota de crédito.6. El destinatario es un consumidor final. supermercados. deben contener los siguientes requisitos como mínimo: Fecha de emisión. Camino al SurTango Gestión. Día Mes Año VALE DE CAJA Nº 001 (Pesos): Retiro de la caja $ En concepto de FIRMA PERSONA QUE RETIRO FIRMA PERSONA QUE AUTORIZO FIRMA ENCARGADO DE CAJA 1. deben ser autorizadas por la AFIP. como controlador fiscal. Requisitos y Modelo de Tickets Los tickets según la AFIP. Sólo los monotributistas y exentos no están obligados a usar controlador fiscal. restaurantes.Contabilidad. Lo entrega el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador. 1.Contabilidad- 9 . hipermercados. Emiten tickets los almacenes. del encargado de caja y de quien autoriza la emisión del vale. pizzerías. Numeración consecutiva y progresiva.1.5. Concepto o motivo de la salida. etc. hoteles. quedando en la memora de la máquina la operación realizada. Importe en números y letras.6.Camino al Sur 1.5.5.5. Hoy está el ticket factura donde se puede facturar hasta $ 999. Las máquinas registradoras emisoras de tickets. Deben tener estos datos: Fecha y número del comprobante. por lo que sólo se utiliza la factura impresa cuando el controlador se descompone. ¿Cómo se usan? Y Modelo de vale Los vales son comprobantes internos que no se reciben ni se dan sino que se hacen para contabilidad y se emiten por original solamente. El controlador fiscal es obligatorio en prácticamente todas las actividades. “Tickets” Cumple la misma función que la factura y se usa en operaciones de pequeños importes.1.

333 C.7. no pudiéndose negar la entrega por necesidades operativas o sistemas administrativos de control interno.00 Su vuelto 0. Número de Ingresos Brutos.Contabilidad- 10 .I.T del emisor.00 Registro Nº: Pec009315 Además deben ser PERFECTAMENTE LEGIBLES en cuanto a la identificación de los conceptos de importes que deban tener.333. Los motivos que originan una nota de débito pueden ser: Diferencia en una factura anterior.00 Suma de sus pagos 8.Contabilidad. por un determinado concepto. Importe parciales y monto total de cada operación. y ENTREGARSE OBLIGATORIAMENTE A LOS CONSUMIDORES.U.T. Apellido y nombre o razón social. Nº 133.U. por haber anotado precios inferiores a los que correspondía.00 Total 8.I. Intereses por demora en el pago.000. o por algún error.U. Nº: 20-04587925-6 Ticket: 000820 IVA Responsable Inscripto A Consumidor Final Fecha: 19/12/01 Hora: 16:24 Vend: 10 Remera algodón CAME 8. Nota de débito La nota de débito es el documento que el vendedor envía al comprador para indicarle que le ha agregado en su cuenta un importe más. La leyenda “A consumidor final”.o más. Responda las siguientes preguntas: 1.T.I. Camino al SurTango Gestión. domicilio comercial y C. Trabajo Práctico Nº 3 A. Gan.. PRETO DONADO 49 M. Fletes de la mercadería enviada.00 Contado efectivo 8. ¿Qué requisitos deben tener como mínimo los tickets? 1. domicilio comercial y C. o cuando la máquina registradora no cumpla los requisitos detallados no podrán extenderse Tickets y se emitirá la factura que corresponda. López – Imp. ¿Qué es un vale? 2. Cuando el importe de la operación sea de $ 1. ¿Cuándo se utilizan los vales? 3.5. del emisor.Camino al Sur Nombre y Apellido y razón social del emisor.

8.. “El resumen de cuenta es el informe periódico de las operaciones realizadas en cuenta corriente”... Nota de crédito Es el comprobante que el vendedor envía al comprador para indicarle que ha disminuido de su cuenta un importe por un motivo determinado. Fecha........ 1. Señor Gustavo García Las Tinajas 698 – Mendoza RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Marzo de 20... Nombre y número de orden del comprobante....9. 1.. de .....5..Contabilidad- 11 ..Camino al Sur 1... Villarino 780. Resumen de cuenta Es el documento que el vendedor envía al comprador... Saldo de la operación anterior. Fecha.. ¿Cómo es? Bahía Blanca..5.... Nombre y domicilio del Vendedor y Comprador. Bahía Blanca Fecha 1-3 7-3 14-3 21-3 25-3 Saldo 600 1000 900 600 700 Camino al SurTango Gestión.Contabilidad.. Por importe cobrado de más en una factura por error.. Número de Importes de las Facturas y Notas de Débito (Debe). Por bonificaciones o descuentos concedidos con posterioridad a la venta.. Los conceptos que originan una nota de crédito pueden ser: Por devolución de mercaderías. Saldo a la fecha......5...2...9.5..... Número e importes de los Recibos y Notas de Crédito (Haber)......9. Requisitos Lugar y fecha de emisión.... en forma mensual detallándole todas las operaciones realizadas durante dicho período. 1.... Nº 408 400 Nota de 100 crédito Su pago 300 Nota de débito 100 Pérez y Cía.. Concepto Debe Haber Saldo anterior N/Fact....1...

.. en concepto de intereses por la venta del día 1-01-01 $ 300.. La 5ta... El rayado tiene 5 columnas: Las 2 primeras son para la fecha de cada operación o movimiento y para la mención de éste y su respectivo nombre y nº de comprobante........ teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 1-01-01. teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 2-02-01. nota de crédito nº 001-0045 $ 300.. es para lo pendiente de cobro tras cada movimiento... Esto se obtiene sumando los aumentos y restando las disminuciones. nota de crédito nº 001-0032 por error de la factura por $ 200. Trabajo Práctico Nº 4 A.. de.............. factura nº 01-015 $ 500.... es para los importes que aumentan el derecho de cobrar al deudor (ventas y notas de débito).. Fecha 20-01-01... Concepto Debe Haber Saldo 2) Cristian Díaz ha realizado muchas operaciones y debe calcular el monto de la deuda... Factura nº 01 – 05 $ 1....... Tienen impreso o sellado el membrete de la empresa y un espacio para el nombre o domicilio del comprador o cliente al que van dirigidos....... Camino al SurTango Gestión.. Fecha 10-01-01. con el título de HABER..... Fecha 30-01-01.. Señor.....Contabilidad12 .. Bahía Blanca Fecha Bahía Blanca...... Villarino 780... es para los importes que disminuyen el derecho de cobrar al deudor (cobros y notas de crédito)... con el título de SALDO... La 4ta. Realice el resumen de cuenta de estas personas: Raúl López ha realizado operaciones y debe calcular el monto de la deuda.. La 3ra.. con el título de DEBE. 1) • Pérez y Cía....Contabilidad..................... Todo resumen de cuenta empieza con el saldo al comienzo del período que abarca..... RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Enero de 20. detallándose luego los movimientos de la cuenta y el saldo resultante tras cada uno de ellos..Camino al Sur Los formularios de resumen de cuenta se hacen imprimir especialmente o se compran en librerías. Fecha 29-01-01. factura nº 02-01 $ 1400..000...... nota de débito nº 01-041..

. factura nº 02............. Concepto Debe Haber Saldo Camino al SurTango Gestión..... Pérez y Cía................Camino al Sur Fecha 5-02-01.. Bahía Blanca Fecha Bahía Blanca.. nota de crédito nº 001. Fecha 9-02-01... nota de crédito nº 001-027 $ 100.. Villarino 780... Fecha 19-02-01..025 $ 300....... de....... nota de debito nº 002-045 $ 200.Contabilidad- 13 .. Fecha 21-02-01....Contabilidad....03 $ 500.... Señor RESUMEN DE CUENTA AL 28 de Febrero de 20...

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