Contabilidad- Camino al Sur

“DOCUMENTOS COMERCIALES” OBJETIVOS: La lectura de esta unidad le permitirá lograr: Explicar la función de cada uno de los diferentes tipos de documentos comerciales que existen. Explicar quién confecciona cada documento comercial, y quién se queda con el original y con el duplicado. Explicar los distintos tipos de factura que existen y las diversas formas de emisión de pagarés y de cheques. Saber realizar ejercicios de resumen de cuenta. MAPA CONCEPTUAL DOCUMENTOS COMERCIALES

¿ Qué son los documentos comerciales y cuáles son?

Nota de compra o nota de pedido Nota de venta Factura, ticket, vale. Remito Nota de débito Recibo, pagaré, cheque Nota de crédito Resumen de cuenta Recibo, pagaré, cheque. Boleta de depósito

Función de cada uno de estos documentos comerciales, quien lo confecciona y para quien queda el original y para quien el duplicado.

Camino al SurTango Gestión- Contabilidad-

1

Boleta de depósito

Número del documento (numeración correlativa y preimpresa).Propietario e inquilino (un recibo).3. con duplicados. para que cada persona que intervenga en la operación. La documentación es la totalidad de documentos comerciales legales que tiene una persona o empresa como constancia de las operaciones que realizó. tanto desde el punto de vista contable. Fecha de emisión. tenga su ejemplar. Importancia de la documentación La documentación tiene para cualquier persona o empresa una gran importancia. discusión o juicio. . .El respaldo de los registros que se realizan. Los documentos se presentan. la documentación prueba objetivamente lo que afirma una persona por encima de su palabra. En caso de desacuerdo. Requisitos generales de la documentación Existen requisitos que son comunes a casi todos los documentos. los documentos comerciales deben ser conservados durante 10 años a partir de la fecha de la operación. 1. que son los siguientes: Emisión por duplicado.Es la fuente de información y recuerdo de las operaciones realizadas. para poder llevar la contabilidad. DOCUMENTOS COMERCIALES Definición de documentos comerciales y documentación Los documentos comerciales son los comprobantes o justificación de las operaciones o contratos realizados por la empresa. 1. la documentación es prueba de las operaciones hechas y sus detalles. control e inspecciones.1.2. Se pueden confeccionar por duplicado o triplicado. como jurídico. . Dada la importancia. 1.Contabilidad- 2 . generalmente en talonarios numerados.Contabilidad. la documentación tiene una doble importancia: .Deudor y acreedor (un pagaré). en caso de errores. Contablemente. Jurídicamente. Datos de las personas que intervienen en la operación: . en textos ya impresos con determinados datos y espacios en blanco para completar de acuerdo a la circunstancia. Camino al SurTango Gestión.Comprador y vendedor (una factura).Camino al Sur 1. diferencias. Nombre del documento.

) del comprador y vendedor. en general son originales de diversos formatos y tamaños.Contabilidad. De pagos. pagos. antes conocida como DGI (Dirección General Impositiva). Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1. con la cual están inscriptos en la AFIP (Administrador Nacional de Ingresos Públicos). pero están todos dirigidos a la persona o empresa donde trabajamos. ¿Qué importancia poseen los documentos comerciales? 3. .. número de ingresos brutos. pagarés). ¿Cómo se clasifican los documentos comerciales? 1. y se da mucha importancia a los siguientes: .I. etc. debieron extendernos y darnos el comprobante a nosotros (compras. Etc. Corresponden a las operaciones en las que nosotros debimos extender y dar el comprobante a los demás (como las ventas. Lo más importantes están detallados en el siguiente cuadro.5 Clases de documentos comerciales En el comercio se utilizan diferentes documentos comerciales. empresas. De cobros.Camino al Sur Además de lo ya indicados. 1. etc.Contabilidad- 3 . los cobros. caja o carpeta. de uso interno memorandum. empresas. Corresponden a las operaciones en las que las demás personas. ¿Qué son los documentos comerciales? 2. emisión de cheques. Trabajo práctico Nº 1 A. que generalmente se confeccionan por duplicado para que quede un ejemplar para el vendedor y otra para el comprador.Categoría de IVA.). etc. Camino al SurTango Gestión. Según el tipo de negociación que reflejan: De compras.Clave única de identificación tributaria (C. Recordemos. depósitos.U. De origen externo: Los comprobantes externos o recibidos tienen la característica de que están sueltos o agrupados en algún broche. Los comprobantes internos están generalmente en sus talonarios: son en general duplicados o talones con nuestro membrete o firma y están dirigidos a diferentes personas. Clasificación de la documentación Según su origen: De origen interno: Son para uso interno. De ventas. Poseen distintos membretes y firmas. cada documento posee sus requisitos propios.T.4.

CHEQUE BOLETA DE DEPÓSITO O NOTA DE CRÉDITO BANCARIA BANCO.. MANIFIESTA UNA PROMESA DE PAGO.... COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS REALIZADAS. EL QUE COBRA DEUDOR (EL QUE VA A PAGAR).Contabilidad. DONDE SE DETALLA LA CANTIDAD. ORDENA AL BANCO QUE LE PAGUE A LA PERSONA QUE POSEE EL CHEQUE.Camino al Sur DOCUMENTO NOTA DE COMPRA O DE PEDIDO NOTA DE VENTA FUNCIÓN SE EMPLEA PARA TOMAR PEDIDOS DE LOS CLIENTES. VALE NOTA DE DÉBITO NOTA DE CRÉDITO VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR RESUMEN DE CUENTA RECIBO PAGARÉ VENDEDOR EL QUE COBRA EL QUE DEBE PAGAR ( DEUDOR) EL QUE PAGA EL DEPOSITANT E EN EL FORMULARI O QUE LE DA EL BANCO.. COMPRUEBA UN PAGO REALIZADO. COMPRADOR VENDEDOR EL QUE PAGA ACREEDOR ( EL QUE VA A COBRAR) EL BENEFICIARIO QUE LO ENTREGA O DEPOSITA PARA SU COBRO. COMUNICA EL AUMENTO DE LA DEUDA EN CUENTA CORRIENTE COMERCIAL... VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR ( FIRMADO POR EL COMPRADOR) EL DUPLICADO O TALÓN ES PARA. ACEPTAR EL PEDIDO REALIZADO POR EL CLIENTE CONFIRMA LA ENTREGA DE MERCADERÍAS AL COMPRADOR.. QUIEN LO CONFECCIO NA COMPRADO R VENDEDOR EL ORIGINAL O CUERPO ES PARA. COMPRUEBA AQUELLAS SALIDAS DE CAJA IINTERNAS QUE NO TIENEN CONSTANCIA EXTERNA... EL PRECIO TOTAL Y LAS CONDICIONES DE PAGO... COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS AL CONTADO PARA OPERACIONES DE BAJO MONTO. COMUNICA PERIÓDICAMENTE AL COMPRADOR SOBRE LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. EL PRECIO UNITARIO. EL FIRMANTE (EL QUE PAGA). COMPRADOR VENDEDOR COMPRADOR (PUEDE HABER UN TRIPLICADO QUE ES PAR EL TRANSPORTISTA)..Contabilidad- 4 .. REMITO VENDEDOR FACTURA VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR TICKET VENDEDOR COMPRADOR QUEDA REGISTRADO EN LA MEMORIA DE LA MÁQUINA.. COMUNICA LA DISMINUCIÓN DE LA DEUDA EN UNA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL... DEPOSITANTE Camino al SurTango Gestión. DEJA CONSTANCIA DE LOS DEPÓSITOS DE DINERO Y/ O CHEQUES EN UNA CUENTA BANCARIA.

20 c/ u. Requisitos Lugar y fecha de emisión. Insc.8 ING. BRUTOS: 555100 -07 Inicio de actividades: 7-9-97 NOTA DE COMPRA Precio Unitario 1. y condición frente al I. Modelo de nota de compra A través de un ejercicio explicaremos cómo se utilizan los documentos comerciales y sus requisitos. Nombre y domicilio del comprador y del vendedor. del emisor. Datos de la empresa que imprime el documento. Nombre y número de orden de comprobante.Camino al Sur 1.15288574. los siguientes artículos: 60 cajas de lápices a $ 1.U.A.5 Camino al SurTango Gestión.V.1.5.V.Contabilidad. Número de C.24578584 -9 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lápices 50 Cuadernos Nº 00000011 Documento no válido como factura BAHÍA BLANCA.50 c/u. CUIT Nº 27.1. Detalle de las mercaderías solicitadas.U. habilitación municipal. LIBRERÍA " EL SOL" X De Gabriela Rivero Thompson 1560 Bahía Blanca Resp. Firma del comprador o encargado de compras. I. 1 de mayo de 2000 CUIT: 27.15288574. Debe aclararse que es documento “No válido como factura” y colocar la letra “X”. Nota de compra o nota de pedido Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor.. Cte. Fecha de inicio de actividades y condición frente al I. con domicilio en Colón 254. Ingresos Brutos.T. fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. Localidad: Bahía Blanca. Número de C.I. con domicilio en Thompson 1560.8.A Responsable Inscripto. Forma de pago: Cta.V.24578584 –9. Condición de pago y entrega. CUIT Nº: 30. 50 cuadernos a $ 0.A Responsable Inscripto. I. Señor (es): ALEP Domicilio: Colon 254.5. indicando condiciones de pago y forma de entrega. CUIT Nº: 30.Contabilidad- 5 .2 0.1. La librería EL SOL de Gabriela Rivero. envía una nota de compra al mayorista ALEP de Román Pérez.A. del destinatario.I. Ingresos Brutos Nº 555100 –07.T. 1.V.

8 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lápices Precio Unitario 1.U. Nº CUIT: 30. Cuando la librería “EL SOL” recibe la mercadería debe firmar y aclarar la firma en el remito para confirmar que recibió lo que pidió. Señor Librería "EL SOL" (es): Domicilio: Thompson 1560. Debe aclararse que es un documento “No válido como Factura” y colocar la letra “X”.T. Detalle de las mercaderías solicitadas.U. Localidad: Bahía Blanca.U.24578584 . BRUTOS: 444500-7 Inicio de actividades: 7-9-97 De Ramón Pérez Colon 254 Bahía Blanca R. RI.2.5. 1. 1.5. Nombre y domicilio del Vendedor y del Comprador. 1 de mayo de 2000 CUIT Nº: 30.. CUIT Nº 27. y condición frente al I. enviándole los artículos solicitados.T de la Imprenta que confecciona el modelo de formulario. con la aclaración “Documento no válido como factura.Camino al Sur Imprenta: PARASOL CUIT Nº 30 -42585522-4 Fecha de impresión: 1-9-97 Habilitación municipal Nº 30.V.1 Requisitos Lugar y fecha de emisión. Habilitación Municipal y numeración de los documentos impresos.1 LIBRERIA ALEP" X REMITO Nº 00000031 Documento no válido como factura BAHÍA BLANCA.1. confecciona el remito a la librería “EL SOL”. Nombre y número de orden de comprobante.Contabilidad- 6 . del destinatario.T. Fecha de inicio de actividades y condición frente al I. Fecha de emisión del formulario.9.A.A. Firma de la persona que recibe las mercaderías. INGRESOS BRUTOS: 444500-7. Lugar de entrega.15288574.I.I. Medio por el cual se envían las mercaderías. I.I. Siguiendo con el ejemplo anterior: La librería mayorista ALEP de Ramón Pérez.5. Nombre y Número de C. Número de C.24578584 -9 ING. Ingresos Brutos.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didáctico Original Duplicado 1.V.2 Camino al SurTango Gestión.Contabilidad.2.2 Remito Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas. del emisor Número de C. Modelo de remito Se emite con la letra “X”.

Contabilidad. y en las facturas pueden ser: “A”.5 Forma de envío: Por flete “EXPRESS” Lugar y fecha de entrega: Thompson 1560.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didáctico Original Duplicado X 1. TIPO DE COMPROBANTES FACTURAS “A” (DISCRIMINA IVA). CUALQUIER RECEPTOR FACTURAS “ C” ( NO DISCRIMINA IVA) Datos que debe contener el comprobante EMISOR RECEPTOR Camino al SurTango Gestión. en los remitos es la letra “X”. a través de la resolución general nº 3.A.Camino al Sur 50 Cuadernos 0. RESPONSABLE NO INSCRIPTOS. El tamaño mínimo que deben tener es de 15 cm de ancho por 20 cm de largo.V.4. “B” O “C”.5.Dirección General Impositiva (AFIP). RESPONSABLE INSCRIPTO EXENTO RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE RESPONSABLE NO INSCRIPTO FACTURAS “B” (NO DISCRIMINA IVA). b) La inscripción en tipografía pequeña en el remito.419. que entró en vigencia a partir del 1º de enero de 1992. RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE. Es el documento que entrega el vendedor al comprador comunicándole el importe de las mercaderías vendidas o prestación de servicios a crédito a al contado.Contabilidad- 7 .-. La resolución mencionada efectúa una clasificación de los comprobantes a emitir partiendo de la categoría de los sujetos que intervienen en la operación: EMISOR RESPONSABLE INSCRIPTO RECEPTOR RESPONSABLE INSCRIPTO. así como los remitos. La letra depende de la categoría del emisor respecto del Impuesto al Valor Agregado – I. CONSUMIDOR FINAL. que dice: “Documento no válido como factura”. EXENTO. deben tener determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos por la ex . La principal diferencia entre el remito y la factura radica en: a) la letra que encabeza el comprobante en el centro. Todas las facturas. Factura y sus requisitos. 15/9/01 Recibí (mos) conforme: Gabriela Rivero Aclaración de la firma: Gabriela Rivero Imprenta: PARASOL CUIT Nº 30 –42585522-4 Fecha de impresión: 1-9-97 Habilitación municipal Nº 30.

IVA RNI. Consumidor final Leyenda “Consumidor final”. ¿Qué datos debe contener el comprobante de la factura? 4. Cuando se entregan fondos para gastos (con cargo a rendir cuenta) a una persona del ente o empresa. Los 8 restantes se asignan al número del comprobante. Recordemos que el CUIT. Nº de CUIT. Cuando no nos fue entregado ningún comprobante por omisión u olvido o por no corresponder (viajes en taxi. Debe constar de 12 dígitos.Contabilidad- 8 . Nº de Ing. Leyenda: IVA RI. Progresiva. No Inscripto Exento Domicilio comercial. ¿Qué función cumple la factura? 2. Leyenda: IVA RI. Brutos. IVA RNI. ¿Qué tipos de factura existen? 1. Trabajo práctico Nº 2 A.000 se indican los datos del receptor.Contabilidad. IVA NO RESP. Nº DE CUIT. Camino al SurTango Gestión.). es la Clave Única de Identificación Tributaria otorgada por la DGI.5. Se utilizan: Cuando se ha extraviado el comprobante externo de la salida de caja. y Cuando se hacen adelantos de sueldo. ¿Qué función cumple el remito? ¿Quien se queda con el original y quien con el duplicado? 3. Cada comprobante debe tener numeración: Preimpresa. IVA EXENTO (Según corresponda). Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1.Camino al Sur Preimpresos Nombre y Apellido. Vale Los vales son los comprobantes de aquellas salidas de caja de índole interna que no tienen constancia externa. Brutos. IVA NO RESP. Nº DE Ing. Razón social. franqueo. Consecutiva. de los cuales: Los 4 primeros identifican el lugar de emisión del comprobante. Inscripto R.5. Domicilio comercial. etc. A Completar Fecha de emisión Nº de Remito ( vinculado con la operación) R. IVA EXENTO. Si la operación es igual o mayor a $ 1.

Concepto o motivo de la salida. El controlador fiscal es obligatorio en prácticamente todas las actividades. El destinatario es un consumidor final. etc. Las máquinas registradoras emisoras de tickets. del encargado de caja y de quien autoriza la emisión del vale.Camino al Sur 1. Camino al SurTango Gestión. quedando en la memora de la máquina la operación realizada. por lo que sólo se utiliza la factura impresa cuando el controlador se descompone. “Tickets” Cumple la misma función que la factura y se usa en operaciones de pequeños importes. hoteles. o para nota de crédito. Sólo los monotributistas y exentos no están obligados a usar controlador fiscal. como controlador fiscal. hipermercados. Importe en números y letras.Contabilidad.1. y Firmas: de la persona que hizo el gasto o recibió el dinero.1.5. Hoy está el ticket factura donde se puede facturar hasta $ 999.5. Requisitos y Modelo de Tickets Los tickets según la AFIP. Emiten tickets los almacenes. supermercados. deben contener los siguientes requisitos como mínimo: Fecha de emisión. Numeración consecutiva y progresiva. Deben tener estos datos: Fecha y número del comprobante.5.6.Contabilidad- 9 . deben ser autorizadas por la AFIP. restaurantes. ¿Cómo se usan? Y Modelo de vale Los vales son comprobantes internos que no se reciben ni se dan sino que se hacen para contabilidad y se emiten por original solamente. Día Mes Año VALE DE CAJA Nº 001 (Pesos): Retiro de la caja $ En concepto de FIRMA PERSONA QUE RETIRO FIRMA PERSONA QUE AUTORIZO FIRMA ENCARGADO DE CAJA 1. Lo entrega el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador.5. pizzerías.6. 1.

no pudiéndose negar la entrega por necesidades operativas o sistemas administrativos de control interno. Importe parciales y monto total de cada operación..00 Contado efectivo 8.00 Su vuelto 0.o más. La leyenda “A consumidor final”. Apellido y nombre o razón social. domicilio comercial y C. Intereses por demora en el pago. ¿Cuándo se utilizan los vales? 3. Nº: 20-04587925-6 Ticket: 000820 IVA Responsable Inscripto A Consumidor Final Fecha: 19/12/01 Hora: 16:24 Vend: 10 Remera algodón CAME 8. Fletes de la mercadería enviada. Gan. Nº 133. Camino al SurTango Gestión.I.333.00 Total 8. domicilio comercial y C. PRETO DONADO 49 M.T.000.333 C.Camino al Sur Nombre y Apellido y razón social del emisor. y ENTREGARSE OBLIGATORIAMENTE A LOS CONSUMIDORES. Número de Ingresos Brutos.T del emisor.T.Contabilidad. por un determinado concepto.Contabilidad- 10 . López – Imp. por haber anotado precios inferiores a los que correspondía.7. ¿Qué requisitos deben tener como mínimo los tickets? 1. Nota de débito La nota de débito es el documento que el vendedor envía al comprador para indicarle que le ha agregado en su cuenta un importe más.5.U.U.00 Suma de sus pagos 8. Responda las siguientes preguntas: 1.U.I. Los motivos que originan una nota de débito pueden ser: Diferencia en una factura anterior. del emisor. Cuando el importe de la operación sea de $ 1. Trabajo Práctico Nº 3 A. o cuando la máquina registradora no cumpla los requisitos detallados no podrán extenderse Tickets y se emitirá la factura que corresponda. o por algún error.I. ¿Qué es un vale? 2.00 Registro Nº: Pec009315 Además deben ser PERFECTAMENTE LEGIBLES en cuanto a la identificación de los conceptos de importes que deban tener.

..Contabilidad.... Concepto Debe Haber Saldo anterior N/Fact.Contabilidad- 11 ... Por bonificaciones o descuentos concedidos con posterioridad a la venta.Camino al Sur 1......... Fecha... Villarino 780. Saldo a la fecha.9. Nota de crédito Es el comprobante que el vendedor envía al comprador para indicarle que ha disminuido de su cuenta un importe por un motivo determinado.5...9..... 1... de . 1. Nombre y domicilio del Vendedor y Comprador...9.. Requisitos Lugar y fecha de emisión..... Número de Importes de las Facturas y Notas de Débito (Debe).... 1. en forma mensual detallándole todas las operaciones realizadas durante dicho período. Resumen de cuenta Es el documento que el vendedor envía al comprador. ¿Cómo es? Bahía Blanca..1...... Número e importes de los Recibos y Notas de Crédito (Haber).8... Los conceptos que originan una nota de crédito pueden ser: Por devolución de mercaderías. Bahía Blanca Fecha 1-3 7-3 14-3 21-3 25-3 Saldo 600 1000 900 600 700 Camino al SurTango Gestión......5.5...... Nombre y número de orden del comprobante. Nº 408 400 Nota de 100 crédito Su pago 300 Nota de débito 100 Pérez y Cía...2... Saldo de la operación anterior. Fecha. “El resumen de cuenta es el informe periódico de las operaciones realizadas en cuenta corriente”.... Señor Gustavo García Las Tinajas 698 – Mendoza RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Marzo de 20....5. Por importe cobrado de más en una factura por error..

Trabajo Práctico Nº 4 A..000. con el título de DEBE.... Señor................ de. 1) • Pérez y Cía.......... Realice el resumen de cuenta de estas personas: Raúl López ha realizado operaciones y debe calcular el monto de la deuda.Contabilidad12 . Fecha 29-01-01........... Bahía Blanca Fecha Bahía Blanca...... La 3ra.. con el título de SALDO... es para lo pendiente de cobro tras cada movimiento.Camino al Sur Los formularios de resumen de cuenta se hacen imprimir especialmente o se compran en librerías. Concepto Debe Haber Saldo 2) Cristian Díaz ha realizado muchas operaciones y debe calcular el monto de la deuda.......... La 4ta....... teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 1-01-01. Todo resumen de cuenta empieza con el saldo al comienzo del período que abarca... Villarino 780......... teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 2-02-01.. Esto se obtiene sumando los aumentos y restando las disminuciones..... detallándose luego los movimientos de la cuenta y el saldo resultante tras cada uno de ellos.... nota de crédito nº 001-0032 por error de la factura por $ 200.. nota de crédito nº 001-0045 $ 300. Fecha 30-01-01.. La 5ta. Fecha 20-01-01.. Factura nº 01 – 05 $ 1.. Camino al SurTango Gestión... El rayado tiene 5 columnas: Las 2 primeras son para la fecha de cada operación o movimiento y para la mención de éste y su respectivo nombre y nº de comprobante. RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Enero de 20. con el título de HABER. es para los importes que aumentan el derecho de cobrar al deudor (ventas y notas de débito). factura nº 01-015 $ 500........ en concepto de intereses por la venta del día 1-01-01 $ 300.... factura nº 02-01 $ 1400.... Fecha 10-01-01.. nota de débito nº 01-041..Contabilidad... Tienen impreso o sellado el membrete de la empresa y un espacio para el nombre o domicilio del comprador o cliente al que van dirigidos... es para los importes que disminuyen el derecho de cobrar al deudor (cobros y notas de crédito).....

.... Bahía Blanca Fecha Bahía Blanca. Fecha 19-02-01. Concepto Debe Haber Saldo Camino al SurTango Gestión..........Contabilidad. Fecha 9-02-01.......025 $ 300. Fecha 21-02-01. Señor RESUMEN DE CUENTA AL 28 de Febrero de 20....... de... Villarino 780... nota de crédito nº 001-027 $ 100. factura nº 02......Camino al Sur Fecha 5-02-01....Contabilidad- 13 .03 $ 500...... Pérez y Cía................... nota de debito nº 002-045 $ 200.... nota de crédito nº 001..

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