Auditoría de cajas y bancos

En esta lectura se estudiará el rubro contable caja y bancos. Al igual que lo haremos en todos los rubros, lo que debemos aprender es lo
siguiente:

1. Descripción del rubro: este aspecto surge de la Resolución Técnica N° 9 emitida por la Federación Argentina de Consejos
Profesionales de Ciencias Económicas (FACPCE) y nos informa qué saldos contables deberán exponerse dentro del mismo.

2. Cómo valuar el rubro: surge de la Resolución Técnica N° 17 que define los criterios de valuación aplicables.

3. Cuáles son los riesgos propios del rubro y cuáles los controles típicos aplicables: esto lo tomamos del Manual de Auditoría (también
conocido como informe N° 5) (Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, 1996).

4. Por último, abordaremos los procedimientos de auditoría aplicables para el rubro: aquí nuestro marco teórico es la Resolución
Técnica N° 37 y el Manual de Auditoría ya mencionado.

Para facilitar su comprensión, esta lectura tendrá dos secciones: en la primera parte, si bien intentamos utilizar un lenguaje
pragmático, encontraremos un desarrollo teórico de los aspectos mencionados a fin de procurar un entendimiento general sobre
todos los aspectos del rubro. En la segunda sección, analizaremos un caso de estudio de la empresa Sport 21 S.A.

Caja y bancos

Aplicación práctica: Sport 21 S.A.

Referencias
LECCIÓN 1 de 3

Caja y bancos

Descripción de los componentes

Definición

La Resolución Técnica N° 9 indica que este rubro “incluye el dinero en efectivo en caja y bancos del país y del exterior, y otros valores de poder cancelatorio y

liquidez similar”1. Procederemos, a continuación, a analizar esta definición y esclarecer determinadas condiciones que deben cumplirse:

[1]Resolución Técnica N° 9 (1987). Normas Particulares de Exposición Contable para Entes Comerciales, Industriales y de Servicios. Federación

Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas.

1 El rubro caja y bancos incluye los fondos disponibles para ser utilizados sin restricciones, por lo tanto, solo pueden incluirse en él aquellos
ítems que pueden ser utilizados en forma inmediata para la compra de bienes y la cancelación de cualquier clase de pasivos. Lo importante a
resaltar aquí es que esta posibilidad de adquisición de activos o de cancelar pasivos debe existir en forma genérica y no para determinadas
compras o pagos.

Lo descripto en este punto impediría incluir en este rubro, por ejemplo, a los bonos emitidos por los gobiernos (informalmente conocidos como
cuasimonedas), ya sean nacionales y/o provinciales, cuya denominación ha variado según la clase y el gobierno que los emitió. Estos bonos
han sido utilizados para el pago de salarios a empleados públicos y para el pago a proveedores (pensemos en los LECOP -letras de
cancelación de obligaciones provinciales-, emitidos por el Gobierno nacional o los LECOR -letras de cancelación de Córdoba- emitidos por el
Gobierno cordobés). Estos títulos, en poder de una empresa podrían utilizarse para pagar determinadas obligaciones como impuestos y
sueldos, pero no pueden usarse en forma genérica para la adquisición de bienes y cancelación de pasivos y, debido a ello, no forman parte del
rubro caja y bancos.

2 Al momento de analizar si un activo que no sea dinero en efectivo en caja o bancos puede incluirse o no en este rubro deberán considerarse
los dos requisitos dispuestos por la Resolución Técnica N° 9 (debe tener igual poder cancelatorio y liquidez similar). Ambas obligaciones
deberán cumplirse de manera conjunta. Esto impide incluir en el rubro; por ejemplo, los cheques de pago diferido recibido de clientes, dado
que, al ser diferidos, se debe esperar cierto tiempo para convertirlos en efectivo, por lo cual, estos instrumentos no poseen la misma liquidez
que el dinero. No obstante, surge el siguiente interrogante: ¿qué pasaría si la empresa concurre a una entidad bancaria a descontar estos
cheques de pago diferido? En este caso, el instrumento tendría liquidez inmediata, pero el banco aplicará una tasa de descuento para adelantar
el dinero y, en tal caso, no se cumple con el requisito de igual poder cancelatorio.

En síntesis: como los cheques de pago diferido recibidos de clientes no pueden reunir simultáneamente los dos requisitos, son instrumentos
que no deben incluirse en el rubro caja y bancos.

3 El rubro debe presentar el monto disponible al cierre del ejercicio, por lo tanto, deben descontarse todos los gastos desembolsados de los
fondos fijos para realizar gastos o para cualquier otra cuenta de caja.

4 Cuando el uso de los fondos está restringido por alguna razón, no deben incluirse en el rubro estos fondos sobre los cuales pesa la restricción.
Estos deberán ser reclasificados al rubro otros créditos y aclarar la situación en nota a los estados contables (es lo que ocurre, por ejemplo, si
en virtud de un juicio que la empresa tiene en su contra, se traban embargos sobre fondos existentes en una cuenta bancaria).
Casos especiales a considerar (operaciones especiales en las cuales deberá considerarse la
intención del ente)

1 Cheques emitidos a favor de los proveedores y no entregados: dado que el rubro debe representar el monto disponible al cierre, estos cheques,
al no haber sido entregados, no deben ser descontados de las existencias de fondos al cierre (en este caso, no deben ser restados –o
bajados- de la cuenta bancos). Esto se debe a que, al no haberse entregado el cheque a los proveedores, no se ha configurado el pago y los
fondos siguen disponibles luego del cierre.

2 Cobranzas a disposición no retirada: estas cobranzas no deben ser agregadas a las existencias de fondos por los mismos motivos indicados
en el inciso anterior. Serán consideradas como un crédito al cierre del ejercicio (si no se ha configurado el cobro).

3 Cheques emitidos y vencidos: nos referimos aquí a cheques entregados a proveedores y que, luego de transcurrido el plazo legal establecido
(30 días), no se han presentado al banco para el cobro. Estos cheques, que oportunamente han sido bajados (restados) de las existencias de
fondos, no podrán ser cobrados por los beneficiarios dado que el plazo legal para hacerlo ha expirado y, en consecuencia, se deberá reversar la
operación por la cual oportunamente se registró el pago.

En este caso es muy factible que el proveedor reclame el pago y, cuando se emita un nuevo cheque, se procederá a la nueva contabilización
del pago (previamente se analizará si corresponde cobrar gastos administrativos por el hecho de que la inacción del proveedor ha duplicado el
proceso administrativo de pago por parte de la empresa). Nótese que no hablamos de la situación inversa, en la cual la empresa auditada tiene
cheques en su poder que no cobra antes del plazo legal establecido, dado que, si bien el tratamiento contable sería el mismo, estaríamos en
presencia de un grave problema de control interno.

4 Cheques de pago diferido (se consideran los dos casos: recibidos de clientes y entregados a proveedores): el análisis de esta situación ya ha
sido realizada precedentemente. Estos conceptos no reúnen los dos requisitos dispuestos por la Resolución y no deberán incluirse en el rubro
caja y bancos, sino en el rubro créditos por ventas. Encontraremos allí los cheques de pago diferido recibidos de clientes y, junto con las
obligaciones a pagar, los cheques de pago diferido entregados a los proveedores.

5 Cajas de ahorro (cuentas remuneradas): generalmente, estas cuentas tienen fondos con fines de tener liquidez con una mínima retribución,
más que para obtener una renta, en cuyo caso serían una inversión. Por este motivo, usualmente sí deben formar parte del rubro caja y bancos.

6 Cheques a la vista: al reunir los requisitos de liquidez inmediata y poder cancelatorio similar al dinero, sí se incluyen en el rubro caja y bancos.

7 Cupones de tarjetas de crédito: en el caso de comercios minoristas es muy común recibir cobranzas por este medio de pago. Como los
mismos no pueden ser utilizados para comprar bienes o cancelar obligaciones, no forman parte del rubro caja y bancos, sino que deben
incluirse como un crédito en el rubro créditos por ventas (en este caso no con el cliente que realizó la compra, sino con la administradora de la
tarjeta de crédito).

8 Bonos (LECOP – LECOR): ya hemos explicado precedentemente que no deben formar parte del rubro caja y bancos; no obstante nos
preguntamos ¿en qué rubro deben incluirse? Para responder a esta pregunta debe considerarse el principio de realidad económica, analizando
la intención del ente. De este análisis podremos concluir que la sociedad ha recibido estos bonos como producto de su actividad comercial (de
una manera casi compulsiva -para poder vender más- y no responde a una intención de obtener una renta). Esta descripción nos indica que no
estamos en presencia de una inversión dado que, como la Resolución Técnica N° 9 establece, estas se realizan con el ánimo de obtener una
renta (y en este caso particular no existió dicho ánimo por parte de la empresa sino que, como se dijo, se hizo de una manera casi compulsiva).
En consecuencia, no forman parte ni del rubro caja y bancos ni del rubro inversiones; y estos bonos deberán ser expuestos en el rubro otros
créditos.

9 Documentos descontados en el Banco: hasta tanto el dinero no sea acreditado por el banco no forma
parte del rubro caja y bancos sino del rubro créditos por ventas.

Objetivos y riesgos de auditoría

Los riesgos de auditoría relacionados con las aseveraciones efectuadas en los estados contables son bajos debido a que, por lo general, no representan importes
de significación (excluidos saldos en bancos que sí pueden serlo). No obstante, el riego es alto con respecto a las transacciones que pasan por estas cuentas
dado que por allí circula todo el movimiento financiero de la sociedad y cualquier error producido por una falta de control o alguna irregularidad, impactará en el
resto de las cuentas (cuentas por cobrar, cuentas por pagar y gastos). Esto se debe a dos motivos:

1 Por estas cuentas pasa todo el movimiento financiero de la empresa.

2 Es el rubro más líquido de los estados contables y ejerce una atracción especial sobre las personas. Debido a esto gran parte de los fraudes
que se cometen tienen relación con estos fondos. En este sentido, debe tenerse en cuenta que, mientras más líquido sea un rubro, más
expuesto estará a fraudes o malversaciones de empleados o terceros.

Entonces, el auditor evaluará adecuadamente el sistema de control interno de los circuitos de ingresos, cobranzas y compras, pagos (dado que estas son las áreas
de operaciones que generan los saldos) en función del impacto que esto tendrá en las pruebas sustantivas a aplicar en créditos por ventas y cuentas por pagar.

En síntesis, en caja y bancos el riesgo principal es de existencia y, generalmente, se cubre mediante un arqueo al cierre de ejercicio y los saldos de los estados
contables no presentan mayores riesgos, pero los fraudes que pueden cometerse con el dinero afectan otros rubros (créditos por ventas, cuentas por pagar o
gastos) Tal como se mencionó, la mayor parte de los fraudes o irregularidades se producen en relación con los fondos (ya sea que se trate de una sustracción
permanente o transitoria) y, por este motivo, ampliaremos el tema de los controles.

Controles típicos

Antes de comenzar a desarrollar los controles típicos del rubro, es necesario identificar los distintos fraudes o irregularidades vinculadas a los fondos.

Condiciones para que se produzca el fraude:

1 Primera condición: que se tenga acceso a los fondos en forma directa o indirecta.

2 Segunda condición: se debe ocultar la irregularoidad adrede o existir una falla en el control interno que impida detectarla, aunque se encuentre
a la vista.

A continuación, incluiremos algunos ejemplos de irregularidades que pueden cometerse a partir del uso del dinero como medio de cancelación de operaciones.

Cobranzas:

1 Omisión de registrar un cobro (el cobrador se queda con el dinero).

2 Manipulación de los registros para reducir el saldo de caja u otros activos (los fondos se extraen de la empresa).

3 Manipulación de documentos, se emiten notas de credito a clientes o se los da de baja como incobrables (y alguien se queda con la cobranza).
Pagos:

4 Pagos duplicados (uno va a al proveedor y el otro alguien se lo queda).

5 Pagos por servicios inexistentes.

6 Pagos por servicios no autorizados.

A continuación, ampliaremos cada uno de los puntos enunciados.

1 Un miembro del personal que recibe dinero en la empresa y, antes de que el mismo se ingrese como cobranzas, lo retiene para usarlo y omite
su registro. Esto puede ser realizado por cualquier persona que recibe dinero por primera vez en la empresa (es decir, una persona que esté en
contacto con el cliente). Si esta persona ha realizado la cobranza de un crédito y la ha retenido, la irregularidad puede ser descubierta cuando
se reclame el pago al deudor. Por este motivo, la omisión de registrar es un ocultamiento generalmente temporario, aunque podría convertirse
en permanente si fallan los procedimientos de control.

2 La persona que en el punto 1 ha interceptado los fondos a efectos de no ser descubierto y tratará de manipular los registros para encubrir el
faltante. Por ejemplo: al disminuir el saldo de la cuenta caja con contrapartida en un gasto, se encubre la retención o al dar de baja como
incobrables el saldo de un cliente. Es muy importante que quien maneja dinero no tenga acceso a los registros contables.

3 Si quien hace la retención no tiene acceso a los registros contables y no puede modificarlos, deberá recurrir a la manipulación de documentos.
Puede ser que modifique un documento (nota de crédito o registro) o que genere uno espurio. La persona que hizo la retención logrará que
quien procesa los documentos en los registros contables no vea fácilmente el fraude (en definitiva, si esto ocurriera, quien maneja el dinero e
hizo la retención no lleva directamente los registros contables, pero sí lo ha hecho indirectamente a través del manejo de la documentación).
Por ello la segunda regla es que quien maneja dinero no maneje documentación.

Una última posibilidad de encubrir es evadir los procedimientos de control, pero para esto es importante que el control no exista o que el mismo
no funcione adecuadamente. Si se logra que un procedimiento de control no se ejecute, entonces, aunque la irregularidad no se encubra de
igual modo, la misma permanece oculta.

El traslapo consiste en utilizar fondos de la empresa cubriendo el faltante con cobranzas posteriores (del mismo o de otro
cliente). Este procedimiento disminuye la posibilidad de su descubrimiento porque siempre la deuda más nueva es la que
menos posibilidad existe de que sea reclamada al deudor. Naturalmente, el detalle de lo que se cobra no es igual al detalle de
lo que se deposita (…) Una posibilidad de descubrir el fraude, es la comparación de los valores de los recibos con los valores
según boletas de depósitos. El procedimiento de confirmación de deudores, que consiste en enviar mensualmente a los
deudores un resumen de cuentas e investigar las diferencias de tiempo que se detecten entre las fechas de coniabilizacíón
de la empresa y de los clientes, es un medio eficiente de descubrir el traslapo (Federación Argentina de Consejos
Profesionales de Ciencias Económicas, 1996, p. 182 y 183).

4 Pagos duplicados: en este caso el fraude consiste en pagar dos veces la misma factura y el segundo pago será en beneficio de la persona de
la empresa que realizó el fraude (bien de manera directa o bien en una proporción con el proveedor que entró en connivencia para posibilitar el
fraude).

5 En este caso el fraude es similar al del punto anterior, solo que aquí no se paga dos veces una factura. Se paga una sola vez por un servicio
que la empresa no recibió. Esto es más difícil de detectar en los servicios, dada su naturaleza intangible.
 6 En este caso se refiere al pago de servicios por precios superiores a los autorizados por la dirección o bien pagos a proveedores que, en la
compulsa de precios previa a la contratación, no ofrecieron las mejores condiciones de contratación.

Controles típicos que la entidad debe implementar

El Manual de Auditoría (Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, 1996) incorpora una sección con los controles tipicos que
suelen encontrarse en cada compañía para cada rubro contable, claro está que su existencia y funcionamiento dependera de diversos factores: en primer lugar, de
elementos como la dimensión de la compañía, características especiales del rubro de explotación; es decir, por ejemplo será diferente en una compañía de
seguros que en una empresa constructora. Por otro lado, el control interno tendrá mayor o menor calidad.

Entonces, a continuación, transcribiremos los controles tipicos que según el Manual de Auditoría (Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias
Económicas, 1996) para las actividades vinculadas al movimiento de fondos.

Esta circunstancia deberá evaluarse cuando se considera el costo – beneficio de una auditoría basada en la confianza o no en los sistemas de control de los
circuitos de cobranzas y pagos (es decir, el auditor deberá evaluar el tiempo que ahorra en sus pruebas sustantivas aplicables a cuentas por cobrar y cuentas por
pagar en una empresa que tiene implantados buenos controles en los circuitos de cobranzas y pagos).

Controles típicos relacionados con cobranzas:

a. Control de las cobranzas que teóricamente deberían efectivizarse con las reales.

b. Limitar el acceso a las cobranzas [separación de funciones].

c. Registración inmediata de las cobranzas (emisión del recibo, tickets, etc.)

d. Recibos.

[Requisitos que deben reunir]

Prenumerados de imprenta [integridad].

Inutilización y archivo de los anulados.

Acceso limitado a los que intervienen en las cobranzas.

Control externo a Caja de los talonarios en blanco [para evitar usos incorrectos demorándose la detección de irregularidades].

Control de la correlatividad numérica de los recibos rendidos.

Control de la correlatividad numérica de los recibos procesados.

e. Endoso restrictivo de valores sea que:

Se solicite se emitan con la restricción (Ej. cheques con cláusula “no a la orden” y sin talón).

Se lo haga en el momento de su recepción.

f. Depósito íntegro y diario de cobranzas (ver sistema de Fondo Fijo [para gastos urgentes y pagos menores, y cheque para el resto])
 g. Existencia de políticas definidas sobre monto y ocasión de los descuentos [no dejarlo a consideración de los vendedores)].

h. Existencia de un régimen de autorización [según jerarquías] para emitir Notas de Créditos y para dar de baja a incobrables.

i. Comprobación del total depositado con los recibos emitidos.

j. Verificación de la coincidencia entre los créditos a las cuentas de clientes y a las cobranzas efectuadas en tal concepto [recibos y notas de
crédito] (Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, 1996, p. 185 y 186).

Controles típicos aplicables a pagos

a. Limitación del acceso a los pagos.

b. Cheques – consideraciones

Inutilización y archivo de los anulados.

Acceso limitado al que los emite.

Control externo al custodio de las chequeras en blanco.

c. Protección del cheque al emitirlo.

Escrituras no adulterables.

Cláusulas de uso restringido (no a la orden)

d. Límites de importes disponibles en cuentas corrientes en entidades financieras.

e. Límite de autorizaciones para aprobar pagos y emitir cheques (a mayor importe, mayor nivel jerárquico).

f. Revisión del pago por el firmante.

Cheques emitidos en base a normas.

La documentación que lo respalda cumple las condiciones de:

Ser auténtica.

Corresponder a una transacción del ente.

Tener evidencia de autorizaciones y controles establecidos [no emitir cheques en blanco].

Cancelación de la documentación con el sello de pagado fechador antes de la presentación al que autoriza el pago, para evitar que sea pagada
más de una vez [en este punto también cumplen los controles a nivel de sistemas un rol importante].

g. Los pagos sean autorizados previo examen de la documentación de respaldo.

h. Doble firma de cheques (Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, 1996, p. 186).

Controles típicos aplicables a cobranzas, pagos y custodia de fondos

Estos controles son, en general, comunes a cobranzas y pagos o relativos a la custodia de los fondos.

a. Sistema de Fondo Fijo:

Todas las cobranzas se depositan íntegras e intactas diariamente.

Todos los pagos se efectúan con cheque, salvo los menores que se canalizan por el Fondo Fijo. (…)

b. Arqueo diario de Caja y conciliación con Mayor o planillas de Caja.

c. Conciliación bancaria mensual.

d. Aclaración de la discrepancia de las cuentas con clientes y proveedores [analizar diferencias de fechas por posibles traslapos].

e. Análisis y justificaciones de Notas de Débito y Crédito bancarias.

f. Control de la documentación [que se genera en el movimiento de fondos]:

Secuencia numérica.

Integridad.

Cumplimiento de límites.

Cumplimiento de autorizaciones.

Cumplimiento de previos.

Imputación.

g. Control contable periódico

Estados contables mensuales.

Conciliación de Mayores Auxiliares con cuentas de control.

Análisis de cuentas.

h. Seguimiento de créditos morosos y en gestión.

i. Separación de funciones [es el área en el cual el control por oposición de intereses es más relevante y además debe estar complementado con
rotación del personal]

Separación de funciones de los que intervienen en el movimiento de fondos de los que lo registran.

Separación de los que custodian fondos de los sectores contables.

Separación de los que custodian fondos de los que autorizan las transacciones.

Custodia de otros valores (documentos a cobrar, inversiones, etc.), por otros sectores no relacionados.

Preparación de las liquidaciones de sueldos por personas ajenas a la caja.

Entrega de cheques a los beneficiarios por personal distinto al de la caja.

Realización de controles por personal ajeno al movimiento y custodia de fondos [auditoría interna y auditoría externa] (Federación Argentina de
Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, 1996, p. 186 y 187).
En una primera instancia, el auditor dedicará especial énfasis a relevar y evaluar la existencia o no de los controles antes detallados mediante métodos de:
descripción narrativa, cuestionarios o cursogramas. A partir de este relevamiento y evaluación, él detectará los puntos fuertes de control y aquellos que considera
más débiles para, luego, implementar las pruebas de cumplimiento sobre los controles fuertes y asegurarse que funcionan de acuerdo a como lo relevó.

Las conclusiones de esta etapa influirán en la determinación de la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas de sustentación de saldos que será un tema
que desarrollaremos más adelante.

Vinculación del rubro con los flujos de operaciones

Los flujos de operaciones que afectan al rubro [caja y bancos] son los ingresos y egresos de fondos, lo que lo hace mantener una estrecha
relación con la mayoría de los sistemas existentes en la empresa (…) Esta situación genera una gran cantidad de variantes en cuanto al
movimiento de fondos que puede tener un ente, con la consecuente necesidad de actividades de control en sus distintas fases (Federación
Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, 1996, p. 180).

Se mencionan, a continuación, algunos ejemplos de transacciones que originan ingresos y egresos de fondos.

Transacciones que generan ingresos:

1 Cobranzas de créditos comerciales o financieros.

2 Venta de bienes de uso de contado.

3 Ventas al contado de mercaderías.

4 Cobranzas de documentos.

Transacciones que generan egresos:

1 Pago a proveedores.

2 Pago de impuestos.

3 Pago de sueldos y jornales.

4 Cancelación de préstamos bancarios.

5 Compra de bienes de uso o de inversiones.

Pruebas de cumplimiento, sustantivas y analíticas

Los procedimientos que, generalmente, se aplican para la validación del rubro caja y bancos permiten la confección de un programa de trabajo estándar. Cabe
aclarar que este programa siembre dependerá (en lo referido a la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas) de la evaluación que el auditor haga del sistema
de control interno de la entidad.

Estos procedimientos son:

1. Para cubrir los objetivos de existencia, integridad y propiedad;

Caja: i) arqueo de fondos, ii) corte de documentación y ii) verificar el deposito posterior de los fondos.

Para bancos: i) confirmar saldos con entidades bancarias y ii) revisión de conciliaciones bancarias.

2. Para cubrir el objetivo de valuación: revisar la valuación de los saldos de caja y bancos en moneda extranjera.

3. Para cubrir el objetivo de presentación: verificar el cumplimiento de las normas contables profesionales de exposición (Resoución Técnica N° 8
y 9).

Desarrollaremos las pruebas sustantivas más importantes:

Arqueo de fondos

Es el recuento físico de la existencia de dinero, cheques y valores asimilables existentes en caja.

Su objetivo es comprobar que los saldos que muestran los registros contables coincidan con la tenencia real de la empresa.

La realización del arqueo debe tener en cuenta los siguientes puntos:

a) Debe comprender la totalidad de los fondos existentes bajo responsabilidad de una persona para evitar que puedan existir compensaciones
entre fondos fijos, [cobranzas o caja moneda extranjera], etc., pertenecientes a la misma sección.

b) El responsable de la caja debe estar presente durante el arqueo a efectos de evitar malas interpretaciones o suspicacias [que en caso de un
faltante no sea involucrado el auditor].

c) Debería obtenerse una confirmación escrita del responsable de la caja respecto de los puntos anteriores (que los fondos son todos los que
existen en su poder y que estuvo presente durante el arqueo) [y que le fueron devueltos íntegros e intactos sin que existan otros fondos por los
que sea responsable].

(…)

Existen tres etapas a considerar en la toma de un arqueo:

a) Etapa de planificación, en la cual el auditor decide:

- las cajas o fondos fijos que quedarán sujetos a arqueos.

- Los procedimientos que se llevarán a cabo para mantener las cajas a arquear bajo control del auditor hasta que sean recontadas.

- La fecha y la hora en que sea practicará el arqueo, momento del día en que el auditor debe evitar entorpecer las actividades del cliente.
Normalmente son efectuados antes del inicio de las operaciones o al cierre del día una vez balanceada la caja por el cajero, dependiendo no
obstante de la actividad que tenga la caja.

- La fecha debe ser escogida por el auditor según su plan de auditoría, teniendo en cuenta que los arqueos efectuados el día de cierre del
ejercicio si bien sirven para conciliar los valores recontados con los saldos expuestos en los estados contables carecen de sorpresividad. Si se
pretende evaluar los controles de custodia los arqueos deberán ser efectuados con anterioridad, aunque como prueba sustantiva carezca de la
efectividad del arqueo al cierre.

- La cantidad de auditores de que será necesario destinar al arqueo.

- Si se requiere algún tipo de autorización previa por parte del personal jerárquico de la empresa para poder tener acceso a la empresa (…) y
efectuar el arqueo (…).

- [Debe seleccionarse la muestra a recontar cuando el auditor entienda que no necesita recontar la totalidad de los valores] (…).

b) Etapa de ejecución, que consiste en la toma del arqueo. En esta etapa el auditor:

- Recuenta el efectivo y los valores.

- Efectúa un detalle de los gastos a rendir.

- Comprueba los fondos sujetos a arqueo efectuando una sumatoria de los recibos por cobranzas no depositados (…)

- Determina el resultado del arqueo confeccionando una planilla (…)

- [Efectuar el] Corte de la documentación de las cobranzas (último número de recibo emitido y factura o ticket de contado) y los cheques que se
utilizan para reponer el fondo fijo (…)

- Verificar el cumplimiento de las normas de control (autorizaciones debidas para los egresos, custodia de talonarios, canje de cheques, etc.).

- Obtener la confirmación escrita del cajero de la devolución conforme de los fondos.

c) Etapa de limpieza o seguimiento del arqueo: [esta etapa se realiza una vez que la sociedad tiene conciliados los registros contables (esto
ocurre por lo general dentro del mes o mes y medio posterior a la fecha de cierre dado que, durante todo ese tiempo, el personal de la empresa
realiza ajustes de saldos] en esta etapa el auditor:

- Comprueba los saldos sujetos a recuento según la planilla de arqueo con los saldos del Mayor.

- Verifica la contabilización en el día que corresponda de las operaciones incluidas en el corte de documentación.

- Verifica el depósito posterior de los valores a depositar.

 - Verifica la rendición posterior de los comprobantes de gastos incluidos en el arqueo

- Comprueba que la reposición del fondo fijo sea efectuada con un cheque de numeración posterior al tomado en el corte [de documentación].

(…)

- Propone los ajustes que considera necesarios (cheques emitidos pendientes de retiro o envío a los proveedores, gastos no contabilizados,
cheques de cobranzas rechazados, etc.) en la medida que se trate de arqueos de cierre de ejercicio (Federación Argentina de Consejos
Profesionales de Ciencias Económicas, 1996, p. 203-205).

1. El arqueo debe comprender la totalidad de los

fondos existentes bajo responsabilidad de una
persona.

2. El responsable de la caja debe estar presente

¿Qué aspectos debemos considerar al momento durante el arqueo.
de efectuar un arqueo de valores?
3. El responsable debe brindar una confirmación
escrita.

4. El arqueo se realiza en 3 etapas: planificación,

ejecución y seguimiento posterior.

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Corte de documentación

Los objetivos de este corte de documentación son a) permitir el proceso posterior de comprobar los valores recontados con la contabilidad (dado
que en empresas industriales o comerciales difícilmente pueda disponerse de una contabilidad actualizada al día del arqueo) y b) la correcta
asignación de los ingresos y gastos que corresponden al ejercicio (Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas,
1996, p. 204).

Depósito posterior
Este es un procedimiento muy útil cuando no hemos podido presenciar un arqueo de fondos; por ejemplo, por haber sido contratados con posterioridad a la fecha
de cierre de balance. Consiste en “verificar el depósito posterior [al cierre del ejercicio de las cobranzas] de los valores a depositar” (Federación Argentina de
Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, 1996, p. 204).

Confirmación de saldos

Normalmente, el auditor solicitará a ente auditado que prepare cartas de requerimiento en tal sentido, en las que se indique que la respuesta del
banco debe enviarse al auditor en forma directa. De esta forma se evita cualquier manejo de información por parte del personal de la sociedad.

La solicitud debe comprender no solo los saldos en cuenta corriente [este dato también se podría obtener solicitando a la sociedad auditada los
extractos bancarios], sino todas las operaciones concertadas con la entidad financiera (…)

La confirmación es de tipo ciega y a efectos de evitar rechazos el pedido debe estar firmado por funcionarios con firma autorizada en los bancos.

Una vez que la empresa preparó las cartas, deben ser enviadas por el auditor para asegurar que son enviadas en su totalidad y a los destinatarios
correctos (…)

Si no se recibiera contestación en un tiempo razonable, debe reiterarse el pedido.

Si persistiera el problema, es conveniente efectuar gestiones personales o solicitar a los funcionarios de la empresa que las efectúen. Debe
cuidarse que la respuesta sea enviada al auditor siempre en forma directa.

Cuando el auditor recibe las contestaciones debe comparar los saldos informados con los registros del ente.

En la mayor parte de los casos no podrá hacerse el control en forma directa, sino que deberá referenciarse con la respectiva conciliación
bancaria.

Si existieran discrepancias, los empleados del cliente deben analizarla, pero el auditor debe cuidar dé mantener en su poder la confirmación y,
además, corroborar la razonabilidad de las explicaciones sobre las diferencias.

Cabe recalcar que la importancia de esta confirmación no reside tanto en la confirmación del saldo de la cuenta corriente como de los otros
saldos que el cliente mantiene con los Bancos. Es un procedimiento fuerte para detectar préstamos omitidos y títulos en custodia no registrados,
etc., de allí que se aconseje un esfuerzo por parte del auditor en conseguirlas (Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias
Económicas, 1996, p. 205 y 206).

Revisión de conciliaciones bancarias

“La conciliación bancaria es parte de las actividades de control de la empresa y por tal motivo el auditor no es responsable por su confección” (Federación
Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, 1996, p. 206), pero este las evalúa con dos finalidades diferentes:
 1 Como prueba sustantiva: el auditor realiza los siguientes procedimientos a efectos de verificar la razonabilidad de los saldos de la cuenta
bancos:

1. Verificar la corrección aritmética de la conciliación bancaria.

2. Verificar que el saldo informado por el banco incluido en la conciliación bancaria coincide con el extracto
bancario y la respuesta a la confirmación bancaria.

3. Verificar que el saldo informado por la empresa que participa en la conciliación bancaria coincide con los
registros contables.

4. Partidas pendientes de registrar por el banco (depósitos no acreditados y cheques no debitados): se debe
verificar antigüedad, importe y concepto. Además, se debe controlar que, luego del cierre, el banco efectúe el
correspondiente débito o crédito bancario porque normalmente se trata de diferencias transitorias que se
arreglan con el transcurso del tiempo.

5. Partidas pendientes de registrar por la empresa (débitos y créditos bancarios no contabilizados): en este caso
lo que debe verificar el auditor es si la circunstancia obedece a un error del banco o de la empresa. Por lo
general, suelen ser diferencias permanentes que se arreglan mediante el reclamo efectuado al banco (si este
tuviera un error y procede a corregirlo), o bien, luego de que la empresa contabilice los movimientos
pendientes (en caso de créditos bancarios no contabilizados, suele tratarse de cobranzas efectuadas a
clientes y en el caso de débitos bancarios no contabilizados, suelen ser gastos bancarios no registrados).

2 Como prueba de control:

La conciliación bancaria permite determinar la causa de las diferencias entre los saldos [según registros contables y según extractos
bancarios].

(…)

Las conciliaciones bancarias representan un importante control para la sociedad que le permite detectar errores u omisiones de
contabilización e inclusive [puede permitir identificar] algunas de las irregularidades (…).

Para que las conciliaciones bancarias puedan ser utilizadas por la sociedad como herramienta de control es preciso que:

i. Sean efectuadas por personal ajeno al manejo de fondos.

ii. Los extractos bancarios no deberían ser recibidos por personal responsable del manejo de fondos.

iii. Deben ser confeccionados periódicamente (…) [puede ser con periodicidad semanal o, a lo sumo, mensual].

iv. Las partidas pendientes deben ser analizadas e investigadas y debe procederse a su depuración.

v. La conciliación y el proceso de análisis y depuración de partidas pendientes debe ser supervisado por personal de rango superior al que las
confecciona (Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, 1996, p. 198 y 199).

Análisis de valuación de los saldos en moneda extranjera

Deberá verificarse que los mismos sean computados al tipo de cambio comprador vigente al cierre del ejercicio.
 Prueba de caja

La prueba de caja es una prueba de cumplimiento de controles y no una prueba sustantiva. Vale aclarar que, en la práctica, es de difícil preparación y, en
consecuencia, no es usual que se implemente.

Su utilidad radica en que permite verificar si el control llevado a cabo la empresa con la conciliación bancaria funciona adecuadamente.

Desde el punto de vista práctico la diferencia que tiene con una conciliación bancaria es que, mientras esta última concilia saldos contables, la prueba de caja
concilia los movimientos registrados por la empresa con los movimientos registrados por el banco (de forma global).

El principal beneficio que tiene la prueba de caja para el auditor es que, además de permitir verificar las conciliaciones bancarias, se podrán ver los indicios de
traslapos u otros fraudes, pero serán solo indicios y no brindará pruebas absolutas, por lo cual deberá ser complementado con otras investigaciones o
indagaciones. Para mayores detalles de la confección de esta prueba remitimos al Manual de Auditoría y al material práctico de la materia.

Normas de valuación

El rubro no presenta mayor complejidad al respecto dado que debe valuarse a valor nominal. La única cuestión a considerar es la valuación de existencia de dinero
en caja o bancos en moneda extranjera, la cual deberá valuarse al tipo de cambio comprador al cierre del ejercicio, sin considerar fluctuaciones temporarias de
acuerdo a lo indicado por las normas contables profesionales vigentes.

Una de las principales pruebas de auditoría a realizar sobre el rubro caja y bancos consiste en efectuar la conciliación entre el libro

banco y el saldo según extracto bancario.

Es falso porque la conciliación bancaria es un control que debe realizar la administración de la compañía.

Es verdadero.

SUBMIT

Para validar las cuentas corrientes bancarias no es necesario el procedimiento de circularizar entidades financieras, dado que la

administración cuenta con los extractos bancarios provistos por las mismas.

Es falso porque el procedimiento siempre debe ser realizado.

Es verdadero.
SUBMIT
LECCIÓN 2 de 3

Aplicación práctica: Sport 21 S.A.

La empresa se encuentra en la etapa de ejecución de los procedimientos de auditoría.

Nuestro punto de partida es el plan de trabajo (o plan de auditoría) desarrollado al final de la lectura 4 del módulo 1.

Plan de trabajo y tareas a realizar:

1 Obtener apertura del rubro por cuentas contables.

2 Análisis conceptual del rubro.

3 Arqueo de fondos y documentos.

4 Confirmaciones de entidades bancarias.

5 Revisión de correlación con registros y documentación de respaldo (conciliaciones bancarias y extractos).

Tareas a realizar a la fecha de corte

De acuerdo con lo estudiado en los módulos 1 y 2, en todo momento debemos tener presentes aquellos aspectos de nuestro conocimiento del cliente que pueden
ser útiles para este análisis. Por ejemplo, sabemos que esta compañía tiene muchas operaciones en efectivo, por lo cual, el arqueo de fondos es un tema de
relevancia.

Uno de los colaboradores estuvo presente en la compañía el día 31 de diciembre de 2018 y participó del inventario físico de bienes de cambio (analizaremos más
adelante este rubro). A última hora del día, cuando terminó la atención al publico, efectuó arqueo de fondos y corte de documentación.

A continuación, se incluyen los papeles de trabajo obtenidos

Arqueo de fondos:

C1 - Papeles de trabajo arqueo 31 1.pdf

116.6 KB

Otras tareas preliminares

Según lo previsto, el equipo de trabajo emitió una circular al Banco Nación (única entidad donde la empresa tiene cuenta). Se incluye, a continuación, la circular
enviada y la respuesta obtenida.

C1 - Circular Banco Nación - Sport 21.pdf

269.7 KB

C1 - Circular Banco Nación - Sport 21.pdf

277 KB

El siguiente archivo de Excel consituye el papel de trabajo de validación del rubro:

Papel de trabajo caja y bancos.xls

62 KB

En este archivo podemos ver los resultados, las observaciones realizadas y las concluciones a las que se arribó.
LECCIÓN 3 de 3

Referencias

Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (1996). Manual de Auditoría. Tercera edición. Buenos Aires: FACPCE.

Resolución Técnica N° 8 (1987). Normas Generales de Exposición Contable. Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas.

Resolución Técnica N° 9 (1987). Normas Particulares de Exposición Contable para Entes Comerciales, Industriales y de Servicios. Federación Argentina de
Consejos Profesionales de Ciencias Económicas.

Resolución Técnica N° 17 (2000). Normas contables profesionales: desarrollo de cuestiones de aplicación general. Federación Argentina de Consejos
Profesionales de Ciencias Económicas.

Resolución Técnica N° 37 (2013). Normas de Auditoría, Revisión, Otros Encargos de Aseguramiento, Certificación y Servicios Relacionados. Federación Argentina
de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas.