CUENTA CAJA

Concepto

Se denomina Caja o Caja mayor o Caja general porque existe movimiento y

control de dinero en efectivo libre de restricciones destinados para realizar
operaciones en forma inmediata por una empresa.

Composición del efectivo

El efectivo que contabilizamos normalmente está integrado por lo siguiente:

 Billetes
 Monedas
 Cheques
 Boletas de depósito bancario
 Recibos o vales de caja
CAJA - CHEQUE
IT
VENTAS
DF IVA
IT
BANCO – DEP.BANCARIA
IT
VENTAS
DF IVA
IT

Objetivos

Los objetivos principales que originan el manejo de efectivo son:

 Recepcionar, controlar y utilizar el efectivo de las ventas realizadas y/o de

otras operaciones.
 Contar con recursos de inmediata disponibilidad para la realización de
operaciones.
 Cobertura pagos inmediatos de obligaciones en ausencia de cuentas
bancarias.
Características

 Las características principales que identifican contablemente a la cuenta

Caja son: Representa efectivo de libre e inmediata disponibilidad para
coberturar operaciones propias de una empresa.
  Por un adecuado sistema de control interno, Caja normalmente es
recepcionadora de fondos y no pagadora.
Naturaleza de la cuenta

La naturaleza de la cuenta Caja incluye:

 Título
 Concepto
 Movimiento de las cuentas
 Saldo que deben presentar
 Exposición en estados financieros
Titulo

Caja, Caja mayor o Caja general.

Concepto

Esta cuenta contabiliza en términos de unidades monetarias el movimiento de

dinero en efectivo de una empresa destinado a su utilización en operaciones
propias de ésta.

Movimiento de la cuenta

Esta cuenta se carga por el monto del efectivo recibido (incluyendo cheques) y
reexpresión de valores y se abona por el monto de pagos realizados, depósitos
en cuenta corriente y/o a fin del ejercicio para fines de cierre de registros.

Saldo que debe presentar

Esta cuenta desde el punto de vista técnico debe presentar saldo deudor
(Debe).

Exposición en estados financieros

Esta cuenta debe exponerse en balance general, grupo denominado activo,

sub-grupo disponibilidades.

Importancia del control del efectivo

La importancia de controlar el efectivo, radica en implantar un adecuado

sistema de control interno orientado a proteger estos activos, proporcionar
una registración fiable, buscar y estimular la eficiencia operacional.

Sin embargo, con la práctica, el movimiento de la cuenta Caja quedó

minimizado, por obtener mejor control a través de utilizar cuentas bancarias.
Es decir, dicha cuenta normalmente debe utilizarse como receptora (cargos) de
fondos y abonar por la cuantía de depósitos en cuenta corriente, razón por la
cual, cumpliendo un adecuado sistema de control interno, los pagos deben
efectuarse mediante el giro de cheques.
 ARQUEO DE CAJA

Se denomina arqueo de fondos de Caja al procedimiento contable realizado

diariamente, para evidenciar el adecuado control y utilización de dinero.

Un arqueo de fondos normalmente se divide en dos partes:

 Documentación existente en caja

 Recuento del efectivo
Documentación existente en caja

Para revisar la documentación existente en Caja, se debe utilizar el siguiente

procedimiento:

 Corte de documentación
 Selección de documentación
 Revisión de la documentación existente
Corte de documentación

El corte de documentación consiste en determinar, que la documentación

existente en Caja corresponda al día de realización del arqueo, tomando en
cuenta el último número da recibo, vale o cualquier otro documento que utilice
la empresa para avalar sus operaciones.

Este corte tiene por finalidad utilizar como pruebas de descargo del encargado
(facturas, cheques, boletas de depósito bancario y/o recibos) emitidas en la
fecha del arqueo, para de esa manera no incorporar documentación
correspondiente a otras fechas.

Selección de documentación
La selección de documentación consiste en agrupar estas pruebas
(documentos) de descargo de acuerdo con su naturaleza y en orden
cronológico.

Es decir, separar y agrupar facturas, cheques, boletas de depósito bancario,

letras de cambio, recibos, vales y/o cualquier otra documentación habilitada
oficialmente para sustentar la utilización de fondos.

Revisión de la documentación existente

La revisión de la documentación existente en Caja, consiste en verificar en cada

documento encontrado lo siguiente:

 Que sea documentación habilitada oficialmente para tal efecto, cuando

corresponda original y primera copia.
 Que la fecha de emisión este en función al corte efectuado.
 Que estén a la orden de la razón social de la empresa, caso contrario no
podrán ser consideradas de ésta.
 Concepto del desembolso
 Importe numeral y literal
 Sello de cancelado
Recuento del efectivo

Para realizar el recuento del efectivo (moneda nacional y/o extranjera)

existente en Caja debe utilizarse el siguiente procedimiento:

 Selección de billetes y monedas

 Selección de billetes
 Selección de monedas
Selección de billetes y monedas

La selección de billetes y monedas (nacionales y/o extranjeras) consiste en

separar el papel moneda de las monedas propiamente dichas.

Selección de billetes

La selección de billetes consiste en separar y agrupar el papel moneda en

función al corte de cada uno de estos y exponerlos en el arqueo en orden
descendente después del recuento físico.

Selección de monedas

La selección de monedas consiste en separar y agrupar estas, en función del

corte de cada una de estas y exponerlas en el arqueo en arelen descendente
después del recuento físico.
Diferencias en arqueo
Suelen en algunos casos encontrarse diferencias entre el saldo según registros,
respecto al saldo que arroja el arqueo.

Cuando se suscitan estas diferencias deben ser reconocidas contablemente a

la conclusión del arqueo, para reflejar en mayores tal diferencia.

Los casos que normalmente pueden suscitarse son:           

 Faltantes sin responsabilidad del encargado

 Faltantes con responsabilidad del encargado
Para efectuar la correspondiente demostración, de los dos casos citados,
utilizaremos el supuesto anterior alterando lo siguiente:

Observando la parte final del arqueo, llegamos a deducir la existencia de un

falte de $ 1.000.00, suscitado al efectuarse el recuento del efectivo.

Faltantes sin responsabilidad del encargado

Este caso se refiere a diferencias en menos (faltantes), encontradas en el

arqueo y después de evidenciar realmente que no existe responsabilidad del
encargado, el faltante debe imputarse contra gastos.

El registro a practicarse es:

Faltantes con responsabilidad del encargado

Este caso se refiere a diferencias en menos (faltantes) encontradas en el

arqueo y después de evidenciar que existe responsabilidad del encargado, el
faltante debe imputarse contra Cuentas del personal, ya que tales fonos serán
recuperados por la empresa,

El registro a practicarse es:

Metodología del arqueo
Para realizar un arqueo de Caja, una vez practicado el corte de documentación
y recuento del efectivo existente, se debe realizar lo siguiente:

1. Habilitar un papel de trabajo

2. En la parte superior y central registrar el encabezamiento que está
integrado por: razón social de la empresa, título del procedimiento
contable (Arqueo de Caja), fecha y moneda de cuenta.
3. Debajo del encabezamiento y al lado izquierdo registrar lo
siguiente: nombre y cargo del encargado, saldo anterior, monto
asignado (numeral y literal), último arqueo, hora de inicio, hora de
finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y
nombre y cargo de la persona que presenció el arqueo.
4. Detallar billetes y monedas ordenados por corte.
5. Efectuar la suma total de billetes y monedas.
6. Detallar fecha, emisor del documento, concepto e importe de los
cheques existentes.
7. Efectuar la suma de billetes y monedas con cheques.
8. Efectuar detalle de recibos, vales, facturas, boletas de depósito que
avalen salida de fondos.
9. Restar a la sumatoria del efectivo y cheques la documentación
existente en caja. Tal resultado debe ser igual al saldo del registro
auxiliar de Caja.
10. En la parte inferior redactar la declaratoria haciendo énfasis que la
documentación y el efectivo recontado fueron devueltos conforme
al encargado.
Para efectuar la correspondiente demostración utilizaremos el supuesto del
acápite anterior y prepararemos el siguiente arqueo de fondos.

Suelen en algunos casos encontrarse diferencias entre el saldo según registros,

respecto al saldo que arroja el arqueo.

Cuando se suscitan estas diferencias deben ser reconocidas contablemente a

la conclusión del arqueo, para reflejar en mayores tal diferencia.
Los casos que normalmente pueden suscitarse son:           

 Faltantes sin responsabilidad del encargado

 Faltantes con responsabilidad del encargado
Para efectuar la correspondiente demostración, de los dos casos citados,
utilizaremos el supuesto anterior alterando lo siguiente:

Observando la parte final del arqueo, llegamos a deducir la existencia de un

falte de $ 1.000.00, suscitado al efectuarse el recuento del efectivo.

Faltantes sin responsabilidad del encargado

Este caso se refiere a diferencias en menos (faltantes), encontradas en el

arqueo y después de evidenciar realmente que no existe responsabilidad del
encargado, el faltante debe imputarse contra gastos.

El registro a practicarse es:

Faltantes con responsabilidad del encargado

Este caso se refiere a diferencias en menos (faltantes) encontradas en el

arqueo y después de evidenciar que existe responsabilidad del encargado, el
faltante debe imputarse contra Cuentas del personal, ya que tales fonos serán
recuperados por la empresa,

El registro a practicarse es: