Gestión de Actos y Eventos. Operaciones

Gestión de actos y eventos: Op aci es Tema 1: Los distintos tipos de eventos y sus etapas
1. Definición y concepto
¿Eventos? ¿Desde cuándo…? “Hechos extraordinarios” que han ocurrido siempre.
A. ANTIGUAMENTE
- Los desfiles reales en las fiestas sagradas del antiguo Egipto.

- Las batallas navales, a escala real, que recreaban en la antigua Roma.
- Los juegos olímpicos de la antigua Grecia.
B. HISTORIA CONTEMPORÁNEA:
- Los eventos van ligados a la Revolución Industrial en el Reino Unido.

- Según Wood (1982), un incremento en las horas de trabajo de las personas, así como las condiciones de
este trabajo, desencadenó que la sociedad buscara momentos de ocio.
- Incluso el gobierno ayudó a crear ese ocio post laboral mediante eventos.
• No interfería en el trabajo.
• No entorpecía la creación de riqueza.
• Aumentaba la productividad de los trabajadores.
I. HISTORIA CONTEMPORÁNEA: los eventos comerciales
- A final del siglo XIX, un supuesto profesor (Halloway) decidió recorrer diferentes lugares vendiendo sus
píldoras mágicas. Invirtió en publicidad y para ello encargó unos carteles de apariencia gigantesca que
consiguió colocar en lugares como: el Big Ben, la Torre Eiffel, el Empire State…
- Cada acción de iba acompañada de un espectáculo que atraía curiosos y medios de comunicación.
- Phineas Barnum, empresario circense, creó grandes campañas de publicidad con carteles y eslóganes
preparados que hablaban del circo como «el mayor espectáculo del mundo».
• Organización de eventos como comunicación estratégica
- Compañía “The Ringling Brothers and Barnum and Bailey Circus”
• Llegada a cada ciudad.
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• Instalación de escenario en lugar estratégico.
• Venta del espectáculo.
• Cartelería llamativa.
• Música para atraer.
• Estrellas del espectáculo.
II. HISTORIA CONTEMPORÁNEA: profesionalización
- Estados Unidos, Gran Bretaña o Francia: la organización de eventos se profesionalizó a partir de la
década de los años sesenta del siglo XX.
- España: con el cambio de siglo.
• Previamente solo desde la industria turística.
• Actualmente, como herramienta de comunicación estratégica.
2. Características básicas
A. Andrea Semprini (1992):
- “El paso de la simple comercialización hacia la comunicación y la tendencia de esta última a ganar
importancia se aprecia claramente en el desarrollo del mix de comunicación que acompaña hoy en día al
producto".
- Aspectos inmateriales del producto que deben ser comunicados: percepción, simbología, evocación, ...
B. 2. J.L. Roca (2015) sobre los eventos:
- "Son una mezcla de tangibles e intangibles. Como intangible, la experiencia de participar es más
importante que los tangibles que se pueden consumir en los eventos".
- Características básicas de los eventos:
• Con la organización de eventos se llega a públicos específicos.
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• Es una forma de destacar frente a la competencia ya que permite crear una estrategia propia y
diferenciada.
• Ayuda a crear una imagen de marca o a consolidarla.
• Permite, mediante la creatividad, adaptar presupuestos.
• Es comunicación estratégica en la que entra en juego el público. Comunicación experiencial/
comunicación en vivo.
• La organización de eventos ayuda a fortalecer vínculos y equipos usándola como una herramienta de
comunicación interna.
• Permite hacer conocer una marca más allá de sus territorios limitantes.
• Puede transmitir valores de una forma más rápida.
• Supera en eficacia a otras acciones publicitarias tradicionales.
• Es utilizado tanto por empresas como por instituciones.
• Aumento del % de presupuesto para eventos en las Áreas de Marketing.
- Ya no es una actividad puntual de las entidades, es una herramienta de comunicación estratégica con
peso específico.
3. Tipología de eventos
- Siguiendo las ideas de varios autores como Bowdin, G.; Allen, J.; O’Toole, W.; Harris, R.; McDonnell, I.
(2011); Dowling, G. (2001); Getz, D. (1991 y 2005); Janiskee, R. (1996); Jiménez-Morales, M.
(2006 y 2017); Mathews, D. (2008); Panizo Alonso, J. M. (2017)
- Se pueden categorizar los eventos teóricamente en tres grandes tipologías:
• Dimensión
• Contenido
• Público al que se dirige.
- Es esencial tener en cuenta que existen características y objetivos compartidos en estas categorías.
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DIMENSIÓN:
- Eventos locales:
➢ Dirigidos a públicos reducidos: entorno geográfico y social compartido.
➢ Objetivos cualitativos: estrechar lazos, orgullo colectivo, pertenencia, etc.
➢Algunos nacen dentro de esta tipología pero trascienden a otras.
➢Ejemplos:
• Fiestas de barrio.
• Ferias de productos de la zona
• Inauguraciones locales.
• Muestras culturales.
- Eventos identitarios:
➢ Se asocian al nombre de un lugar. Se convierten en símbolos.
➢ Eventos con identidad propia.
➢Aportan beneficios a las zonas.
➢Ejemplos:
• Carnavales de Brasil.
• Festivales Internacionales de ciudades europeas.
- Grandes eventos:
➢ Eventos con gran impacto cuantitativo.
➢ Trascendencia mediática.
➢Gran número de visitantes.
➢Ejemplos:
• Competiciones deportivas.
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• Formula 1.
• Festival de Eurovisión.
- Megaeventos:
➢ Mayor repercusión internacional.
➢ Enormes dimensiones: tiempo y espacio.
➢ Movilización de público e instituciones.
➢Impacto mediático máximo.
➢Ejemplos:
• Juegos olímpicos.
• Exposiciones internacionales y universales.
• Finales de campeonatos.
CONTENIDO:
- Deportivos:
➢ Datan de la antigua Grecia.
➢ Capacidad de atracción de grandes multitudes.
➢ Los de gran tamaño: importantes beneficios económicos asociados.
➢Pueden tener destacada cobertura mediática.
➢ Ejemplos:
• Torneos a pequeña escala.
• Ligas en distintos niveles.
• Juegos Olímpicos.
- Eventos Culturales:
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➢ Celebración pública con un cierto sentido simbólico.
➢ Aúna valores reconocidos y compartidos por una comunidad.
➢ Históricos o tradicionales.
➢ Festivales de diferentes disciplinas artísticas.
➢ Muestras gastronómicas
➢Premios literarios
- Eventos científicos y académicos:
➢ Presentación e intercambio del conocimiento entre miembros de la
sociedad científica.
➢ Congresos.
➢ Simposios.
➢ Convenciones científicas.
➢Perfil profesional específico para su organización (OPC)
- Eventos Corporativos:
➢ Centrados en la comunicación estratégica.
➢ Categoría MICE.
➢Reforzar la forma de comunicarse entre la empresa y sus clientes.
➢Ejemplos:
• Presentaciones de producto
• Ferias comerciales por sectores.
• Convenciones de ventas.
• Jornadas de trabajo.
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- Eventos sociales:
➢ Diferente impacto económico.
➢ No tienen como base la comunicación estratégica.
➢Tendencia al alza por influencias internacionales.
➢Ejemplos:
• Bodas
• Graduaciones
• Baby Showers
• Funerales civiles
PÚBLICO AL QUE SE DIRIGEN:
Dowling (2001) divide entre cuatro públicos diferentes:
- Funcionales
➢ Conjunto de personas que trabajan (directa o indirectamente) para una
organización: empleados, promotores, distribuidores, etc.
➢ Primeros prescriptores de la empresa o institución para la que trabajan
➢Su percepción influye en la de otros públicos.
- Normativos
➢ Quienes ostentan el liderazgo de opinión entre los miembros de un
determinado colectivo social.
➢ Gobierno, ayuntamientos, las agencias reguladoras, colegios
profesionales, etc.
➢ Notificación del evento a estos grupos para su realización.
➢Protocolo institucional.
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- Difusores
➢ Son los medios de comunicación de masas.
➢ Nuevos perfiles con las RRSS.
➢ Son una pieza clave (y a cuidar) en los eventos.
➢Ayudan a los objetivos de la comunicación estratégica.
- Consumidores o clientes
➢ Máxima importancia.
➢ Grupos diferenciados.
➢ Se busca impactar en estos grupos.
➢Adaptar la tipología de evento a cada grupo específico.
TIPOS DE PÚBLICO:
➢ Públicos directos: Asisten al evento
➢ Públicos indirectos: No asisten al evento pero reciben impacto (medios).
➢ Públicos internos: Forman parte de la entidad promotora (funcionales).
➢ Públicos externos: No forman parte de dicha entidad (normativos, difusores y
consumidores)
La creencia general en la existencia de una clasificación de actos y diversas tipologías para planificar
eventos no es correcta (Carlos Fuente, 2009). Existen dos grandes grupos de actos determinados por la
institución o persona que los convoque: oficiales y no oficiales.
- Los actos oficiales, promovidos por instituciones públicas o sus representantes, se subdividen en
generales y especiales según la normativa española vigente. Se rigen por normas, costumbres y
tradiciones.
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- Los actos no oficiales son realizados por entidades no oficiales o personas a título individual. Se guían
por decisiones del promotor, considerando objetivos, estrategias y finalidades, aplicando reglas o
técnicas vigentes.
- Los actos oficiales y no oficiales se subdividen en públicos y privados.

- Un acto privado no se define por la procedencia del convocante (autoridad o empresario), sino por ser
un evento restringido al conocimiento público. La participación de invitados se limita a lo establecido por
el anfitrión según sus intereses o deseos.
Los actos, atendiendo a su contenido, y de forma genérica, pueden clasificarse en las siguientes categorías:
- Actos de Estado:
• Corresponden a la Jefatura del Estado y los tres poderes clásicos (Ejecutivo, Legislativo y Judicial).
• Deben ajustarse a la naturaleza determinada en las normativas sobre el carácter general de su
convocatoria.
• En España, actos de carácter general.
• Podrían considerarse actos de Estado los promovidos por presidentes autonómicos u otros cargos
similares.
• El protocolo se basa en normas vigentes, costumbres y tradiciones.
- Actos institucionales:
• Promovidos por instituciones públicas o privadas sin finalidad comercial directa.
• Pueden ser solemnes o sencillos, reflejando la actividad corporativa.
• Ejemplos: presentación de planes, toma de posesión de alcaldes, inauguraciones, congresos, etc.
• Protocolo basado en normas vigentes para actos oficiales y procedimientos internos.
- Actos comerciales:
• Promovidos por entidades con fines lucrativos.
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• Ejemplos: presentación de productos, inauguraciones comerciales, campañas publicitarias, etc.
• Protocolo basado en marketing, publicidad, normas vigentes para actos oficiales y procedimientos
internos de entidades privadas.
- Actos culturales:
• Promovidos por organismos con objetivo cultural.
• Ejemplos: conciertos, exposiciones, recitales, entrega de premios culturales, etc.
• Protocolo basado en normas para eventos oficiales y procedimientos internos de entidades privadas,
priorizando la actividad a ejecutar.
- Actos religiosos:
• Relacionados con prácticas de creencias religiosas.
• Ejemplos: bendiciones, misas, bautizos, bodas, funerales.
• Protocolo basado en ceremonias establecidas por cada confesión religiosa.
- Actos académicos:
• Promovidos por instituciones dedicadas a la educación y la investigación.
• Ejemplos: eventos de academias, entregas de títulos, inauguraciones académicas.
• Protocolo basado en usos, costumbres y disposiciones de entidades promotoras.
- Actos deportivos:
• Relativos a actividades deportivas o reconocimiento de deportistas.
• Protocolo basado en ceremonial olímpico y normativas de federaciones o entidades deportivas.
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- Actos sociales:
• Orientados al encuentro entre personas, sin objetivos específicos más allá de la convivencia.
• Ejemplos: copas navideñas, comidas ofrecidas por autoridades, homenajes de despedida.
• Protocolo basado en reglas sociales y de urbanidad.
- Actos familiares:
• Promovidos en el ámbito familiar o círculo de amistades.
• Ejemplos: cenas familiares, fiestas de cumpleaños, eventos después de ceremonias familiares.
• Protocolo basado en costumbres familiares y reglas sociales.
4. Fases del proyecto de un evento
- Debemos recopilar los datos necesarios

- Pensar en una idea que persiga unos objetivos
- Debemos dar forma al proyecto
- Establecer plan de actuación
- Desarrollar el proyecto
- Celebrar el acto
- Valoración
- Ensayos
- Montaje
- Desmontaje
Importancia de la idea:
- La clave inicial radica en la concepción de la idea.
- Establecer objetivos claros y planificar el evento basándose en una idea creativa que mejore la imagen
del evento.
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Las organización de un evento va atravesando distintas secuencias y fases a lo largo de toda su
planificación y desarrollo.
Desde el marco teórico, Carlos Fuente (2007. P: 334-345), establece las siguientes fases:
• Fase de tanteo:
- Evaluación de la viabilidad de realizar un acto específico.
- Determinar dónde y cómo se llevará a cabo, así como definir el contenido del evento.
• Fase de información:
- Recopilación de información esencial para la planificación.
- El organizador busca detalles de sus superiores o, en su ausencia, recurre a archivos propios o servicios
externos de otras empresas o instituciones.
• Fase de anteproyecto:
- Elaboración de un primer borrador del programa y anexos tras obtener información sobre el motivo y
objetivos del acto.
- No es un programa protocolario detallado, sino un esbozo para discusión inicial.
• Fase de discusión técnica:
- Valoraciones críticas por parte de especialistas y técnicos de cada área.
- Evaluación a la luz del primer documento elaborado.
• Fase de proyecto y programación:
- El proyecto se convierte en el documento base de trabajo.
- Se requiere la aprobación de los superiores, autoridades y ejecutivos clave antes de avanzar.
• Fase de organización:
- Ejecución concreta de lo programado en la fase anterior.
- Establecimiento de calendarios, distribución de funciones y contratación de servicios necesarios,
incluyendo la gestión de proveedores.
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• Fase de comunicación externa e interna:
- Generación de un guion del acto que los participantes, como anfitrión, invitados de honor, conductor,
etc., deben seguir.
• Fase de ensayos:
- Realización de ensayos parciales por áreas y un ensayo general.
- Es crucial para actos con movimientos complejos o transmisiones en vivo. Se pueden corregir problemas
gracias a estos ensayos.
• Fase de ejecución:
- La fase de llevar a cabo la planificación elaborada durante meses, semanas o días.
• Fase de valoración:
- Evaluación de resultados y análisis de lo planificado.
- Estudio de errores y aciertos, toma de notas para el futuro.
- Evaluación de si se alcanzaron los objetivos y cierre de facturas y liquidaciones generadas por el evento.
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Gestión de actos y eventos: Op aci es Tema 2: Las áreas funci ales p ticipantes en la Organización
de un evento
1. Agentes principales para la organización de eventos
a. Agencias de Organización de Eventos:
• Centradas exclusivamente en la organización de eventos.
• No suelen trabajar a partir de una estrategia de comunicación.
• Además de la organización del acto, gestionan reservas hoteleras, transporte de los asistentes, catering,
entre otros.
b. Agencias de Comunicación, Publicidad o RRPP:
• Organizan actos con un claro objetivo de marketing o comunicación.
• En línea con el plan estratégico del cliente.
• Pueden tener difusión mediática en prensa especializada o generalista.
• Dirigidos a públicos internos o externos de la empresa o institución.
• Se diferencian por el objetivo estratégico al definir el acto.
c. Agencias de Incentivos, Coaching y Outdoor Training:
• Orientadas habitualmente al personal interno.
• Combina reuniones de trabajo con actividades lúdicas.
• Trabajan conceptos como coordinación, trabajo en equipo, liderazgo.
• Actividades a menudo en situaciones de riesgo relativo.
• No acostumbran a tener difusión mediática.
d. OPC (Organización de Congresos):
• Especializadas en la organización de congresos o encuentros científicos.
• No son agencias de viajes, pero algunas emiten billetes.
• Atención a asistentes mediante subcontratación de proveedores.
• Gestionan todos los aspectos relacionados con los congresos, incluyendo transporte y alojamiento.
e. Agencias de Viajes Especializadas:
• Agencias tradicionales con departamento específico para la organización de eventos.
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• No suelen integrar el componente creativo en el diseño y gestión del evento.
• Ofrecen servicios de OPC.
f. Asociaciones Empresariales:
• Disponen de un departamento para la organización de eventos orientados a los miembros de la
asociación.
• A veces integran la organización de eventos en el departamento de comunicación.
• Especializados en un sector.
g. Convention Bureaus:
• Asociaciones sin ánimo de lucro con presencia internacional.
• Objetivo de captar turismo de negocios o reuniones a través de eventos profesionales.
• Facilitan información sobre infraestructuras de la zona sin coste.
• Ofrecen paquetes de actividades vinculadas a congresos y otros eventos.
• Coordinan viajes de prospección, facilitan material informativo, ofrecen apoyo institucional y contacto con
proveedores.
h. Otros Proveedores:
- Catering
- Venues
- Transfer
- RRHH
- Attrezzo
- Etc.
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2. Equipo de producción
A. Director de Producción: asume un papel integral en la planificación, ejecución y supervisión de todas
las facetas técnicas y logísticas del evento, garantizando un enfoque estratégico y el cumplimiento de
estándares y regulaciones.
• Dirección Técnica del Evento:
- Propuesta y planificación del evento a nivel técnico.
- Establecimiento de necesidades y elaboración del presupuesto.
- Gestión y coordinación con proveedores.
• Recursos Humanos y Gestión de Equipos Técnicos:
- Contratación y dirección del personal técnico y de servicios.
- Supervisión de actividades administrativas.
- Planificación estratégica con propuestas y soluciones.
• Organización y Planificación de la Producción:
- Coordinación de equipos de trabajo y comunicación con responsables.
- Realización del plan de trabajo, guion y desgloses.
- Confección y supervisión del presupuesto.
• Supervisión de Localizaciones y Materiales:
- Aprobación y supervisión del proyecto escenográfico.
- Garantía de cumplimiento de normativas y legislación.
• Gestión de Recursos Humanos:
- Responsabilidad sobre la actividad de los recursos humanos.
- Supervisión del desempeño de todo el personal.
• Contratos y Coordinación Logística:
- Responsable de contratos de alquiler, laborales y de servicios.
- Coordinación logística (iluminación, espacios, materiales técnicos, transportes, etc.).
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• Cumplimiento Normativo:
- Garantizar el cumplimiento de normas y legislación aplicables.
• Interlocución y Planificación Temporal:
- Interacción con el promotor y otros responsables de la organización.
- Elaboración de la planificación temporal (timming) de todas las acciones.
B. Producción:
• Productor:
- Coordinación, gestión y contratación de recursos humanos, materiales y logísticos.
- Mano derecha del director, asegurando el cumplimiento de normas.
- Revisión y modificación de documentos de trabajo.
- Coordinación técnica de montajes y proveedores contratados para el evento.
• Ayudante de Producción:
- Realización de actividades de ayuda y asistencia en tareas de coordinación, preparación y control bajo
supervisión del productor.
- Organización del trabajo de auxiliares y enlace con equipos de proveedores.
- Responsable del personal de carga y descarga, así como de los vehículos.
• Auxiliar de Producción:
- Ejecución de diversas tareas con capacidad de sacrificio, iniciativa y resolución.
- Encargado de compras, recogida de material y gestión de la oficina de producción.
- Control y preparación de las necesidades del equipo de producción.
- Responsable de la comida y bebida para todo el equipo (staff).
C. Logística:
• Director de Logística:
- Responsable estratégico de los transportes y su ejecución en el evento.
- Gestión de la recepción de materiales fuera de la localización, incluso vehículos de gran tonelaje.
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de un evento
- Coordinación de permisos de aparcamiento y trámites relacionados.
- Encargado del traslado de invitados y recogida de personalidades o invitados especiales según sea
necesario.
• Coordinador de Logística:
- Contacto con espacios, hoteles, azafatas, artistas y ponentes para cerrar contratos.
- Información de las necesidades de los artistas.
- Planificación y dirección de la secretaría técnica.
- Realización de prospecciones para la ejecución del evento y revisión de posibles necesidades como
catering, artistas, traslados, etc.
• Responsable de Logística:
- Investigación y búsqueda de espacios, catering, artistas, ponentes y regalos.
- Creación de dosieres de logística en colaboración con el coordinador.
- Encargado de la secretaría técnica.
3. Otras áreas dentro de un evento
• Ejecutivo/a de Cuentas:
- Desarrollo, planificación y gestión del proyecto en colaboración con los equipos.
- Coordinación del equipo de trabajo.
- Contacto directo y gestión de la relación con el cliente.
• Director/a Creativo/a o Artístico/a:
- Control y supervisión de la parte creativa, diseño y escenografía.
- Gestión del departamento creativo, incluyendo creativos, escenógrafos y diseñadores.
- Responsabilidad sobre la dirección artística del proyecto.
• Director/a de Comunicación:
- Responsable del departamento de comunicación.
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de un evento
- Gestión de gabinetes de prensa, guiones, relaciones públicas y redes sociales.
- Coordinación de periodistas, guionistas, regidores y community managers en el departamento.
- Supervisión de estrategias de comunicación y promoción del evento.
4. Áreas específicas en el ámbito cultural
a. Agentes culturales
• El Sector Público:
- Encargado de infraestructuras y difusor cultural.

- Unidades administrativas incluyen la Administración Central (Gobierno de España), Ministerio de Cultura
y Deporte, Patrimonio Nacional, Ministerio de Defensa, Ministerio de Asuntos Exteriores y de
Cooperación, y el Ministerio de Economía y Competitividad.
- Incluye la Administración Autonómica y la Administración Local.
• La Empresa Privada:
- Sector altamente especializado, diversificado y vulnerable.
- Compuesto por pequeñas y medianas empresas.
- Sensible a normativas municipales y situaciones adversas.
• Fundaciones sin Ánimo de Lucro, Asociaciones y Empresas con Vocación Pública:
- Numerosas entidades de carácter industrial, comercial o financiero en España.

- Auge del asociacionismo, especialmente en Cataluña y Madrid, gracias a la Ley 19/1977 sobre
Regulación del Derecho de Asociación Sindical.
- Proliferación de espacios culturales alternativos, enriqueciendo la oferta cultural en el país.
b. Áreas culturales
• Productor Ejecutivo:
- Máxima responsabilidad en el festival.
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de un evento
- Participa activamente en la realización del proyecto.

- Responsable ejecutivo de la coordinación, administración y control desde la creación hasta el pago de
proveedores.
• Director de Producción:
- Responsable del equipo de producción del festival.
- Encargado del presupuesto y la planificación de la producción.
- Coordinación de responsables de diferentes áreas de producción.
- Supervisión del calendario según la planificación.
- Habilidades destacadas en relaciones sociales.
• Responsables de Producción (Productores):
- Diversos responsables para cada área de producción.
- Control y desarrollo de su área según las necesidades y la planificación.
- Selección de proveedores y negociación de presupuestos.
- Supervisión de la prestación de servicios contratados.
- Contribuyen al servicio general del festival.
Áreas de producción principales.
• Equipo de iluminación.
• Equipo de sonido.
• Tecnología audiovisual.
• Catering.
• Decorados, personalización de espacios y señalización general.
• Infraestructuras (escaneos, carpas y módulos, entre otros).
• Espectáculos y animación.
• Diseño y producción gráfica.
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de un evento
• Producción audiovisual.
• Servicios médicos, bomberos y seguridad.
• Transportes.
• Relaciones públicas (prensa e invitados).
• Viajes, alojamientos y otros servicios turísticos.
• Equipo de regiduría: a las órdenes del director del área, encargados de ejecutar
el evento
5. Áreas específicas en el sector MICE
• Comité Organizador:
- Máximo responsable del congreso.
- Formado por la presidencia, secretaría general, coordinaciones técnicas y tesorería.
- Funciones incluyen fijación de fechas, elección del destino, definición del tema, aprobación del programa,
relaciones institucionales, protocolo, definición de fórmulas de financiación, aprobación del presupuesto y
responsabilidad jurídica.
• Comité Técnico:
- Compuesto por especialistas y técnicos en la temática del congreso.
- Asesora al comité organizador sobre temas técnicos.
- Propone temas y ponentes, elabora el programa de contenidos y define el formato de transmisión.
- Estudia las comunicaciones técnicas y selecciona pósteres para el congreso.
• Secretarías (Comité Operativo):
- Responsables de ejecutar objetivos y plan de trabajo definido por el comité científico y aprobado por el
comité organizador.
- Funciones incluyen buscar y contratar espacios, coordinar ponentes, gestionar inscripciones, contratar
proveedores, coordinar con OPC, hacer seguimiento del presupuesto, gestionar acuerdos con hoteles y
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de un evento
empresas de transporte y restauración, coordinar y dar soporte técnico a expositores, diseñar y coordinar
el programa social, elaborar documentación para asistentes, buscar patrocinadores, comunicar y
promocionar el congreso, y elaborar el informe final.
• Comité de Honor:
- Puede establecerse para potenciar la imagen y repercusión del evento.
- Funciones exclusivamente de representación.
- Ofrecido a la Familia Real, miembros del gobierno u otras autoridades prestigiosas relacionadas con la
materia.
- Participación en algunas actividades sociales.
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Gestión de actos y eventos: Op aci es Tema 3: La gestión de aci es de un evento
1. Procedimientos e instrucciones de trabajo
a. Procedimientos e instrucciones
“Cuando se afronta el proyecto de realizar un evento, los equipos intervinientes y necesarios en el
desarrollo de este son numerosos, por lo que surge la necesidad de poner orden. La definición de las etapas
de desarrollo y una adecuada selección de los departamentos implicados a lo largo del proceso será la
estrategia perfecta para no perderse en las múltiples tareas a realizar.”
(AEVEA, 2018)
- Elección estructura organizacional:
• Comenzar el proceso definiendo qué áreas deben participar en el proyecto de nuestro evento. Es crucial
comprender las jerarquías y funciones de cada departamento.
• Proceder a formar un equipo bien equilibrado, con roles claramente definidos y métodos efectivos de
coordinación.
• Establecer el equipo encargado de tomar decisiones para el evento, junto con sus responsables:
- Marketing
- Recursos Humanos
- Compras
- Desarrollo de Negocios
- Otros departamentos que ya han sido analizados anteriormente.
• El rol crucial de MANAGER DE EVENTOS es esencial para definir de manera táctica la estrategia a
seguir y los planes del evento. Este profesional será la pieza clave en la coordinación y ejecución de
nuestras ideas.
- Homologación de los proveedores:
• Se requiere una evaluación exhaustiva de estas compañías basada en parámetros empresariales, dando
prioridad a:
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- Capacidad
- Solvencia
- Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
- Certificaciones medioambientales
- Cumplimiento de leyes sobre imagen
• Esta evaluación culminará en la creación de un catálogo de proveedores, quienes pasarán a ser
considerados "proveedores de referencia". Posteriormente, se llevará a cabo una selección final basada en
criterios objetivos. Los resultados buscados incluyen reuniones, visitas, análisis de productos y
referencias.
• ¿Cómo descubrimos a estos proveedores?
- Conocimiento de otras áreas.
- Experiencia previa.
- Participación en ferias especializadas.
- Consulta de catálogos de proveedores.
- Búsquedas en sitios web sectoriales.
- Lectura de revistas especializadas.
- Consulta de Cámaras de Comercio.
- Vinculación con asociaciones empresariales.
• Es esencial proporcionar un briefing tanto interno para evitar fallos y aclarar el proceso, como externo
para comunicar a los proveedores. Se fomentará la comunicación presencial para permitir preguntas por
parte de los proveedores. Esto garantizará una comprensión clara y mutua de las expectativas y
requisitos.
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- Fase de concurso:
• Cuando convocamos un concurso, lo hacemos para proyectos reales, no para evaluar ideas. Es
imperativo que el proceso sea transparente, con normas claras, participantes bien definidos y condiciones
explícitas. El trabajo a realizar debe estar minuciosamente definido, con objetivos claros y concisos.
• Para evaluar el desempeño, establecemos Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) que guiarán la
valoración de los participantes. Además, proporcionamos un briefing detallado que refleje con precisión
nuestras necesidades y expectativas.
• Aunque el briefing es esencial, no podemos olvidar el aspecto humano. Comunicamos siempre de manera
transparente y oportuna los resultados del concurso. Este proceso de comunicación abierta es crucial
para mantener una relación sólida y positiva con los participantes.
¿Cómo es un briefing?
Un briefing es un documento que proporciona información esencial y orientación detallada sobre un proyecto
o tarea a realizar. Su objetivo principal es asegurar que todas las partes involucradas tengan una
comprensión clara de los objetivos, expectativas y requisitos. Elementos típicos que suelen incluirse en un
briefing:
- Descripción del Proyecto

- Objetivos
- Alcance del Proyecto
- Público Objetivo
- Mensajes Clave
- Competencia
- Estilo y Tono
- Formato y Entregables
- Calendario
- Presupuesto
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- KPIs (Indicadores Clave de Desempeño)

- Contactos y Comunicación
- Fase de decisión:
• Una mesa de compras es un equipo encargado de evaluar, analizar, detallar y oficializar las decisiones de
adjudicación.
• ¿Quiénes pueden formar parte de esta mesa?
- La persona encargada de las compras y el gestor de compras.
- El director de áreas de negocio.
- El gestor interno, que podría ser un planificador de eventos.
- Otros profesionales de áreas como negocios, finanzas, marketing, tecnología, entre otros.
• El objetivo es definir los proveedores y acordar de manera mutua los precios y montos entre todas las
partes involucradas.
- Presupuestos:
• Contar con presupuestos claros, detallados y transparentes.
• Desglosar los conceptos para mayor claridad.
• Reconocer y remunerar el valor real del trabajo, especialmente la creatividad.
• Categorizar los recursos humanos de manera profesional.
• Apegarse a los sistemas de cobros y pagos específicos de cada sector involucrado.
• Establecer normas de cumplimiento y penalizaciones de manera bidireccional es esencial.
• También se tiene en cuenta, es decir, se incluye en el presupuesto, aspectos como:
- Las ideas
- El diseño completo de las piezas, incluyendo su arte final. Además, se considera el número de nuevos
diseños sin coste adicional.
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- Producciones específicas para diferentes sectores.

- Gastos relacionados con la organización, como el equipo humano, los traslados y las dietas.
- Seguros, licencias y medidas de seguridad.
- Honorarios de la agencia por el trabajo global.
- La política de pagos, que puede ser anticipada o por hitos.
• Es importante destacar que cada evento es único, no hay una plantilla estándar para crear un
presupuesto.
• Pueden surgir nuevas necesidades técnicas durante el proceso. En este caso, es necesario determinar
quién asume estos costos y si se deben incluir como una partida separada en el presupuesto.
• Se debe evaluar el riesgo de posibles modificaciones o retrasos en las fechas de entrega.
• El "fee" según la AEVEA, se refiere al beneficio o honorarios de la agencia como compensación por sus
servicios en la gestión del evento. Esto reemplaza el cobro de un porcentaje por cada partida. Dentro de
los costos internos se incluyen:
- Creatividad.
- Diseño de piezas y arte final.
- Búsqueda, negociación, gestión y financiación de proveedores.
- Gestión del proyecto y de la cuenta.
- Asistencia al evento.
- Financiación de los proyectos.
- Honorarios de la agencia, que representan el margen bruto o beneficio.
- Gestión del proyecto:
• Contamos con KPIs, que son indicadores clave para evaluar el desempeño y la gestión. Estos indicadores
se determinarán con anticipación.
• Se llevará un control del gasto comprometido.
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• Se supervisará el cumplimiento de las condiciones de adjudicación.
• El departamento de compras realizará un seguimiento integral de las incidencias.
• Se establecerá una política de pagos sostenible, con hitos específicos.
• Después de la prestación del servicio, se someterá a una evaluación posterior para validar los resultados.
2. Gestión de sedes
a. Selección del espacio: El espacio es esencial para la experiencia del público y respaldará la marca,
producto o entidad organizadora.
- Debe estar en línea con las necesidades y objetivos del cliente según el briefing.
- Debe estar en sintonía con la temática del evento.
- Aspectos a considerar:
• Ubicación.
• Adaptación al número esperado de asistentes.
• Disponibilidad.
• Análisis de eventos anteriores en el mismo lugar.
• Reputación del lugar.
• Configuraciones posibles: disposición de mesas, visibilidad, escenarios, entre otros.
• Posibilidades técnicas como iluminación, megafonía y pantallas.
• Conocimiento de los elementos que el espacio proporciona, como decoración floral y equipos
audiovisuales.
• Exclusividad del lugar.
• Condiciones de lavabos.
• Cocina propia o proveedores de catering.
• Medios de transporte y estacionamientos disponibles.
• Insonorización del espacio.
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• Cobertura telefónica e internet.
• Ventilación y calefacción.
• Características de los alrededores y servicios ofrecidos.
• Accesos para asistentes, organizadores y proveedores.
• Salidas de emergencia y plan de emergencias.
• Posibles barreras arquitectónicas, visuales o auditivas.
• Tarifas y posibles descuentos ofrecidos por el lugar.
b. Espacios singulares:
- Algunos lugares están diseñados específicamente para eventos, mientras que otros no fueron pensados
para ello pero pueden adaptarse.
- Estos espacios pueden potenciar el mensaje del evento de manera significativa.

- Se introduce el factor "wow" o sorpresa, lo cual aumenta el impacto del evento.
- Contribuyen a que el evento sea más memorable.
- Ejemplos de estos espacios incluyen:
• Zonas naturales como desiertos, campos o playas.
• Lugares de uso artístico como museos, teatros o centros culturales.
• Monumentos como iglesias no consagradas, ruinas o fachadas de lugares emblemáticos.
• Lugares privados como fábricas en desuso, casas o terrazas.
c. Aspectos importantes de la gestión de sedes:
• Visitas de prospección:
- La mayoría de los espacios están disponibles en internet con planos y fotografías.

- A pesar de esto, nunca organizaremos un evento sin antes aplicar el concepto tangible al espacio.
- Las visitas al lugar son esenciales para determinar si es adecuado para organizar el evento o no.
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• Elección de la fecha:
- Judy Allen (2000) propuso una clasificación temporal genérica basada en la ocupación de espacios
durante meses y días de la semana.
- Los precios pueden ser negociados de manera más efectiva en momentos de menor demanda, cuando
las solicitudes de reserva no están completamente cubiertas.
- Clasificación de ocupación por meses (de mayor a menor): Noviembre > octubre > septiembre >
abril > marzo > junio > diciembre > enero > febrero > mayo > julio > agosto.
- Clasificación de ocupación por días (de mayor a menor): Jueves > miércoles > viernes > martes >
sábado > domingo > lunes.
• Contratos con los espacios:
- "Precios comisionables" se refiere a las tarifas que se pueden ofrecer a agencias o freelancers por
actuar como intermediarios. Pueden ser cantidades fijas o variables, e incluyen un porcentaje de
beneficio sobre el precio total del espacio.
- En los contratos, es importante especificar cuándo y en qué períodos se realizarán los pagos por el
alquiler de los espacios, ya sea al momento de la reserva, como pago único, o mediante pagos por
adelantado.
3. Servicios auxiliares
- Restauración: La elección de buenos proveedores de alimentación es tan importante como la selección
del espacio en eventos.
• La comida potencia la estrategia comunicativa del evento a través de sabores, olores, colores y texturas,
transmitiendo mensajes y sensaciones que hacen que la experiencia sea completa y memorable.
• Si el espacio cuenta con cocina, simplifica las cosas. Contratar un catering externo ofrece mayor
flexibilidad, posibilidad de propuestas creativas y la oportunidad de seguir un hilo conductor para
potenciar el mensaje del evento.
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• Para seleccionar un buen proveedor de catering, se deben tener en cuenta factores de calidad y de coste,
como pedir varios presupuestos, considerar el porcentaje a pagar al contratar el servicio y la forma de
fraccionar el pago.
• La experimentación previa mediante pruebas de menú es esencial, evitando sabores extremos, excesos de
calorías y menús que no se adapten a alérgicos.
• Las ratios de camareros recomendables son negociables, y la decoración propuesta por el proveedor debe
ser coherente con el evento en términos de mantelería, cubertería y vajilla.
• Factores de calidad: La experiencia del proveedor, su versatilidad, actitud y profesionalidad, variedad de
propuestas, posibilidad de menús especiales, presentación del menú, y la calidad del personal y las
instalaciones.
• Factores de coste: Incluyen el precio total y por persona, descuentos, plazos y porcentajes de
facturación, y garantías en caso de cancelación, así como la responsabilidad y seguros en situaciones de
crisis o accidentes.
• Tipos:
I. Banquete:
- Invitados sentados en mesa.

- Se requiere un espacio amplio.
- Importante cuidar la presentación y calidad, ya que el tiempo del servicio es más prolongado.
- Conocer las posibles personas con alergias.
- Se debe planificar un seating adecuado.
II. Bufé:
- Ofrece variedad de productos.

- La logística debe estar bien planificada, incluyendo puntos de comida y suministro, y movimientos
coordinados.
- Es esencial garantizar un suministro ininterrumpido.
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- La imagen y la limpieza del espacio son de gran importancia.
III. Cóctel:
- Es una opción más económica.

- Permite recibir a más invitados que las opciones anteriores.
- La bebida tiene un papel más destacado.
- La comida se presenta en pequeñas cantidades individuales.
- Es necesario planificar cuidadosamente las zonas de reparto.
4. Colaboraciones y patrocinios
- El patrocinio implica el respaldo financiero o de recursos a un evento, actividad u organización con la
expectativa de obtener beneficios económicos. A diferencia del mecenazgo, busca un retorno económico o
de imagen. Ventajas del Patrocinio:
• Más económico que la publicidad tradicional.
• Menos intrusivo y con mejor repercusión.
• Contribuye a la identidad visual y puede asociar marcas a eventos y estilos de vida.
- Categorías de Patrocinio según J. Cossío (2002):
• Según el patrocinador (técnico o ajeno).
• Según la dimensión del público objetivo (local, nacional, internacional).
• Según el objetivo perseguido (imagen o notoriedad).
• Según el tipo de evento (deportivo, cultural, musical, social).
• Según el soporte (individual o colectivo).
• Según el nivel de dominio (absoluto o asociado/compartido).
- Factores que Influyen en la Decisión de Inversión del Patrocinador:
• Visibilidad del evento: ¿cuántas personas serán impactadas y encajan en el perfil objetivo?
• Duración del patrocinio.
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• Prestigio del evento.
• Networking y relaciones públicas: ¿atrae empresas o público interesante para la marca?
• Plan de comunicación del evento.
• Relaciones con los medios: ¿habrá cobertura mediática?
5. Gabinete de comunicación operativo
- Cada evento requiere una estrategia única de comunicación debido a sus distintos objetivos,
características, peculiaridades y audiencias. Cómo Definir una Estrategia de Comunicación:
a. Definición de Identidad del Evento: Creación de una identidad única para el evento.
b. Contenidos de la Estrategia de Comunicación: Determinación de los temas clave para la estrategia de
comunicación del evento.
c. Canales de Comunicación: Seleccionar canales de comunicación adecuados para el evento.
d. Diseño y Aplicación de la Estrategia: Desarrollo y ejecución de la estrategia de comunicación.
e. Seguimiento y Evaluación del Impacto: Evaluar continuamente el impacto de la estrategia.
- Dossier de Prensa:
• Es un documento que contiene información relevante sobre el evento, incluyendo datos de la empresa u
organización convocante, tipo de evento, objetivos, audiencia, estrategia creativa, inversión, detalles del
lugar, participantes destacados y horarios.
- Envíos de Prensa:
• Envío del "PRESS KIT" seguido de notas de prensa planificadas antes, durante y después del evento.
• Algunos eventos entregan el dossier de prensa en formato digital junto con otros recursos.
- Gestión de Medios en el Evento:
• Diferenciación de accesos y acreditaciones.
• Zonas de trabajo equipadas para los medios.
• Conexión adecuada para la cobertura en tiempo real.
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• Áreas de catering.
• Consideraciones sobre la interacción entre los medios y los invitados.
• Salas de entrevistas separadas.
• Establecimiento de horarios para el cierre de las instalaciones.
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Gestión de actos y eventos: Op aci es Tema 4: La seg idad en actos y eventos
1. Tipos de seguridad
• Seguridad Pública:
- Según el Tribunal Constitucional, la seguridad pública se enfoca en la protección de personas y bienes,
así como en el mantenimiento de la tranquilidad y orden ciudadano.
- Es un término más específico que "orden público”.

- Se incluye el concepto de protección civil, dirigida a resguardar a personas y bienes en situaciones de
emergencia, riesgo colectivo, calamidades públicas o catástrofes extraordinarias.
- La Constitución Española (artículo 104.1) asigna a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, bajo
mandato del Gobierno, la tarea de proteger el ejercicio libre de derechos y libertades, garantizando la
seguridad ciudadana.
- A nivel autonómico, las Comunidades Autónomas pueden crear policías según lo establecido en sus
estatutos de autonomía y leyes autonómicas (artículo 149.1 de la Constitución).
- Las Comunidades Autónomas pueden asumir competencias en vigilancia y protección de edificios e
instalaciones, así como facultades relacionadas con las policías locales (artículo 148.1.22).
- Actividad:
✴Nivel Nacional: Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
✴Nivel Autonómico: Policías autonómicas según estatutos de autonomía.
✴Nivel Local: Competencias de vigilancia y protección de edificios e instalaciones por parte de las
Comunidades Autónomas.
• Seguridad Privada:
- La Ley de Seguridad Privada (LSP) regula las actividades y servicios de seguridad privada, realizados
por personas físicas o jurídicas, contratados para la protección de personas y bienes.
- También regula las investigaciones privadas, considerándolas complementarias y subordinadas respecto
de la seguridad pública.
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• Seguridad del Estado:
- Jefatura del Estado:

✴Servicio de Seguridad de la Casa de S. M. el Rey (Guardia Civil), encargado de la seguridad directa de
SS. MM. los Reyes y otros miembros de la Familia Real.
- Guardia Real:
✴Unidad militar inter-ejércitos al servicio del Rey, responsable de proporcionar servicios de guardia militar,
honores y escoltas solemnes.
- Presidencia del Gobierno:

✴El Departamento de Seguridad protege personas, edificios e instalaciones en el Complejo de La Moncloa,
con funciones específicas para garantizar la seguridad del presidente del Gobierno y otras personalidades
determinadas, utilizando recursos de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
2. Las figuras en la seguridad de los eventos
- Coordinación de Vigilantes y Fuerzas de Seguridad del Estado:
• En eventos, la colaboración entre vigilantes de seguridad privada y agentes de las Fuerzas y Cuerpos de
Seguridad del Estado es esencial para optimizar esfuerzos y minimizar riesgos relacionados con la
celebración del evento.
- Encargados de la Seguridad en los Eventos:
• Directores y jefes de seguridad son responsables de la planificación y ejecución de acciones en grandes
espectáculos, supervisando personal y servicios de seguridad.
• El coordinador de servicios, mando intermedio, se encarga de coordinar servicios para resolver
contingencias eficientemente.
- Funciones del Director de Seguridad:
• Organizar, dirigir y administrar los recursos de seguridad privada.
• Identificar, analizar y evaluar situaciones de riesgo para personas y bienes.
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• Planificar, organizar y controlar acciones para implementar medidas de seguridad.
• Validar medidas normativas y garantizar homologación de sistemas de seguridad.
• Comunicarse con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y ser enlace con la Administración según
normativa.
- Funciones del Jefe de Seguridad:
• Analizar situaciones de riesgo y planificar actuaciones para implantar servicios de seguridad privada.
• Organizar, dirigir y supervisar personal y servicios de seguridad.
• Proponer aspectos de seguridad y controlar formación del personal a su cargo.
• Coordinarse con todos los niveles de seguridad y garantizar colaboración con las Fuerzas y Cuerpos de
Seguridad del Estado.
- Vigilantes de Seguridad:
• Responsables de vigilar y proteger bienes y personas, incluyendo el evento y sus asistentes.
• Dependientes del jefe de seguridad de la empresa de seguridad.
- Funciones de los Vigilantes de Seguridad Privada:
• Ejercer vigilancia y protección de bienes e personas.
• Realizar controles de identidad sin retener documentación personal.
• Prevenir actos delictivos y colaborar con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.
• Proteger almacenamiento, recuento, clasificación y transporte de dinero y objetos valiosos.
• Prestar servicios de respuesta de alarmas relacionadas con el funcionamiento de centrales de alarma.
- Área de Actuación de los Vigilantes de Seguridad:
• Ejercen funciones principalmente en el interior de edificios o propiedades bajo su vigilancia.
• No realizan funciones en vías públicas ni en lugares de uso común, excepto en la protección del
transporte de dinero, valores, bienes u objetos.
• Portan distintivo visible y uniforme reglamentario.
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- Suspensión de Eventos y Colaboración con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad:
• En caso de suspensión de eventos o necesidad de restablecer la seguridad ciudadana, los vigilantes
seguirán instrucciones de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
3. Normativas de seguridad
- Real Decreto 2816/1982 - Reglamento General de Policía de Espectáculos Públicos y Actividades
Recreativas:
• Regula requisitos de seguridad y logística en espectáculos y recreos públicos, sin importar la titularidad o
fines lucrativos.
• Establece que los requisitos no excluyen los establecidos por distintos Departamentos ministeriales,
Comunidades Autónomas y Corporaciones locales.
• Coexiste con numerosas disposiciones normativas a nivel nacional, autonómico y local.
- Eventos en Espacios Públicos:
• En eventos en espacios públicos no convencionales, se requiere tramitar autorizaciones en el
ayuntamiento correspondiente.
• Presentar solicitud con datos detallados, proyecto técnico de infraestructuras provisionales, plan de
evacuación y emergencia, plan de riesgos laborales, estudio del aforo, y abonar tarifas correspondientes.
- Medidas Principales de Seguridad: Las medidas pueden ser preventivas o reactivas.
• Preventivas:
✴Filtros y controles en accesos.
✴Registros individuales de asistentes.
✴Control con perros.
✴Equipos/patrullas de control en el interior.
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✴Monitoreo constante de vías y salidas de emergencia.
✴Operativo de coordinación entre cuerpos de seguridad y emergencias.
• Reactivas:
✴Sistemas de videovigilancia.
✴Control con pulseras RFID y smartphones.
✴ Uso de escáneres para detección de objetos metálicos.
- Nuevas Medidas Principales de Seguridad:
• Identificación de asistentes con pulseras de doble funcionalidad (monedero y localización).
• Videovigilancia con drones para rápida visualización de áreas críticas.
• Planes de autoprotección con señalización especial.
• Planes de emergencia específicos para cada evento.
• Puntos violeta de atención a víctimas de agresiones sexuales, fijos y móviles, atendidos por personal
especializado.
4. El plan de seguridad
La organización que planea llevar a cabo un evento que congregue a un gran número de personas debe
elaborar un plan de seguridad para coordinar a todo el personal involucrado. La planificación de este
documento debe incluir, al menos, los siguientes elementos:
- Dirección de la Seguridad: Definir la estructura de liderazgo y responsabilidades para la gestión de la
seguridad durante el evento.
- Riesgos y Obligaciones de Protección: Identificar y evaluar posibles riesgos de daños, considerando
factores clave como el tipo de actividad, el lugar o espacio de celebración, y el perfil y número de
asistentes.
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- Medidas y Medios:
• Establecer medidas preventivas y reactivas para abordar los riesgos identificados.
• Incluir procedimientos y recursos necesarios, como filtros en accesos, controles de identidad, vigilancia
con perros, sistemas de videovigilancia, entre otros.
- Gestión de Emergencias: Desarrollar un plan detallado para gestionar situaciones de emergencia, que
incluya evacuación, primeros auxilios, y coordinación con servicios de emergencia externos.
- Implantación:
• Establecer cómo se implementarán y ejecutarán las medidas y procedimientos durante el evento.
• Incluir la formación del personal en seguridad y la comunicación efectiva entre todos los involucrados.
- Conocimientos Básicos para la Gestión de la Seguridad en Eventos (según Gómez, 2013):

❖ Conocimiento de los Posibles Riesgos de Daños: Identificación de riesgos relacionados con el tipo
de actividad, el lugar de celebración y el perfil de los asistentes.
❖ Conocimiento de las Obligaciones en Materia de Protección: Reconocimiento de que la
responsabilidad de la seguridad recae en los titulares de los lugares y los organizadores de eventos,
según las leyes correspondientes.
❖ Conocimiento de la Legislación: Familiaridad con la legislación que establece y regula aspectos de
protección en eventos.
❖ Conocimiento sin Posibilidad de Alegación: Conciencia de que la ignorancia de las leyes no es una
excusa para incumplirlas, según el artículo 6 del Código Civil español.
❖ Conocimiento de la Responsabilidad por Daños: Comprender las indemnizaciones y reparaciones de
daños en caso de incumplimiento de obligaciones.
❖ Conocimiento de Necesidades de Seguridad Obligatorias: Aplicación de medidas reglamentarias
explícitas e implícitas para prevenir riesgos.
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❖ Conocimiento de Necesidades de Seguridad Más Allá de las Reglamentarias: Reconocimiento de
la importancia de implementar medidas adicionales cuando la cuantificación del riesgo así lo demande.
❖ Conocimiento de Soluciones de Seguridad Adecuadas: Identificación de procedimientos, medios y
servicios de asistencia adecuados para abordar cada tipo de riesgo.
❖ Importancia del Nexo entre Componentes del Operativo de Seguridad: Reconocimiento de que un
plan efectivo implica la interconexión y coordinación de medidas, procedimientos, medios y servicios.
En resumen, el plan de seguridad, que engloba todas estas medidas y conocimientos, debe ser un
documento detallado y accesible para garantizar su consulta y aplicación efectiva durante el evento.
5. El plan de autoprotección
Los planes de autoprotección consolidan todos los elementos de seguridad ante riesgos de graves daños
colectivos, como incendios, explosiones, derrumbes u otras emergencias que requieran evacuación. Este
plan es un instrumento que busca una mayor eficacia en la implementación de medidas preventivas y
promueve que el personal del evento y los participantes conozcan sus obligaciones y responsabilidades a
través de acciones informativas y divulgativas.
- Normativa de Referencia:
Norma Básica de Autoprotección (RD 393/2007): Establece los requisitos básicos para la elaboración
de planes de autoprotección.
Normativas Autonómicas: Las comunidades autónomas pueden contar con normativas específicas.
Ejemplo: Ley 17/1997 de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas en la Comunidad de Madrid.
- Contenido Mínimo del Plan de Autoprotección: Un plan de autoprotección debe abordar, al menos,
los siguientes objetivos específicos:
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• Descripción del Espacio y Zonas de Riesgo: Detallar el entorno y áreas con potencial riesgo.
• Identificación, Análisis y Evaluación de Riesgos: Reconocer y evaluar tanto riesgos internos como
externos.
• Garantizar la Fiabilidad de Instalaciones y Medios de Protección: Asegurar la calidad y
funcionamiento adecuado de instalaciones y dispositivos de protección.
• Prevención de Sucesos: Implementar medidas para prevenir eventos adversos.
• Organización de Medios Humanos y Materiales: Detallar roles y responsabilidades del personal y
recursos disponibles.
• Garantizar la Formación del Personal para Actuaciones Rápidas y Eficaces: Asegurar que el
personal esté capacitado para responder de manera eficiente.
• Identificación de Medios de Protección Necesarios: Reconocer y asegurar la disponibilidad de los
medios de protección necesarios.
• Intervención Inmediata, Evacuación o Confinamiento: Establecer procedimientos para actuar
rápidamente, evacuar o confinar según sea necesario.
• Intervención de Ayuda Externa: Coordinar la intervención de servicios de ayuda externa cuando sea
requerido.
• Colaboración con Protección Civil: Establecer vínculos de colaboración con el sistema público de
Protección Civil.
• Facilitar Inspecciones de la Administración Pública: Proporcionar la información necesaria para
inspecciones gubernamentales.
• Cumplir con la Normativa Vigente: Asegurarse de que el plan cumple con la normativa legal y
reguladora.
El plan de autoprotección debe ser un documento completo que garantice la seguridad y la respuesta
efectiva ante posibles emergencias durante el evento.
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6. Prevención de riesgos laborales
En la planificación de eventos, es común enfrentarse a jornadas laborales que van más allá de lo habitual,
dadas las características propias del sector, como el tiempo limitado para el montaje y desmontaje, así como
los contratos de alquiler de espacios con restricciones. Estas condiciones pueden aumentar el riesgo de
accidentes laborales en el sector, lo que subraya la importancia de prestar especial atención a la elaboración
de planes de prevención de riesgos laborales (PRL).
- Aspectos de PRL a Considerar en Eventos:
• Diversidad de Empresas en Montaje y Desmontaje: Coordinar las actividades de diferentes
empresas que coinciden en el montaje y desmontaje del evento.
• Alta Concentración de Trabajadores: Gestionar la presencia de un gran número de trabajadores en
un mismo lugar y tiempo.
• Diversidad de Idiomas: Abordar la coincidencia de trabajadores que hablan diferentes idiomas, lo que
puede dificultar la comunicación y ejecución eficiente.
• Temporalidad en los Contratos: Considerar la temporalidad en los contratos laborales y su impacto en
la seguridad de los trabajadores.
• Subcontratación: Gestionar los riesgos asociados con la subcontratación de servicios.
• Factores Ambientales: Controlar la exposición a factores ambientales como ruido, vibraciones,
iluminación excesiva, así como la exposición a sustancias como barnices, pinturas o disolventes.
• Presencia de Polvo: Abordar la alta presencia de polvo de madera y metal en el ambiente.
• Trabajos en Altura: Implementar medidas de seguridad para trabajos realizados en alturas elevadas.
• Instalaciones Eléctricas: Garantizar la seguridad en el manejo de instalaciones eléctricas.
• Capacitación y Formación: Proporcionar capacitación adecuada para la ejecución segura de tareas.
• Equipamiento de Protección: Garantizar el uso correcto de equipos de protección personal.
• Gestión de Tiempos: Planificar los tiempos de trabajo de manera que no comprometan la seguridad ni
generen fatiga laboral.
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La prevención de riesgos laborales en eventos es esencial para salvaguardar la seguridad y bienestar de los
trabajadores, considerando la diversidad de factores presentes en el entorno laboral específico de la
organización de eventos.
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Gestión de actos y eventos: Op aci es Tema 5: El ansp te en actos y eventos
1. Introducción
- En la compleja organización de eventos, el transporte de los invitados emerge como un aspecto
fundamental que a veces no recibe la atención que merece.
- Preguntas como: ¿cómo llegarán los asistentes?, ¿cómo se movilizará el equipo interno? o ¿se
requiere transportar diferentes grupos de invitados durante el evento? son esenciales.
- En la mayoría de los casos, los asistentes llegan al evento por medios propios (avión, tren, automóvil),
pero en circunstancias particulares, dependiendo de la naturaleza del evento, la organización o empresa
podría asumir la logística de desplazamientos hacia el lugar de celebración. Este traslado, generalmente
por carretera y en grupo, constituye un componente logístico crucial que impacta directamente en la
experiencia global del evento.
2. Tipos de transportes
En el ámbito del transporte para eventos, se pueden aprovechar distintos tipos de servicios, cada uno
adaptado a las necesidades específicas de la ocasión. Aquí se presentan algunas opciones comunes:
- Empresas de Transporte Discrecional:
• Taxis y coches con chofer (VTC).
• Autobuses y autocares de gran capacidad (más de 60 plazas).
• Recomendación: Contratar una empresa de transporte confiable, considerando el número de pasajeros y
la tipología del evento. También se pueden establecer acuerdos puntuales mediante patrocinios.
- Recomendaciones para Elegir un Transporte:
• Grandes Eventos y en Ruta (Festivales, Convenciones, Conciertos):
✴Transporte interno.
✴Camiones/tráileres para materiales.
✴Autobuses o vans para personal.
✴Empresas de montaje con sus propios medios.
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• Eventos Medianos y Pequeños o Puntuales:
✴Contratación de transporte de pasajeros para pequeños traslados.
✴Flota interna de vehículos según necesidades.
• Eventos Sociales (Privados o Públicos): Enfocado en el movimiento de grupos para eventos
preorganizados.
• Transporte Chárter:
✴Alquiler de trenes o vuelos exclusivos.
✴Puede incluir plazas chárter en vuelos comerciales.
• Coordinación Clave:
✴Recogidas en aeropuertos o estaciones.
✴Traslados entre hoteles y espacios de evento.
✴Compartir información relevante.
✴Exigir listado de servicios reservados.
• Características del Avión:
✴El avión, aunque con precios volátiles, puede ser una opción de transporte.
✴Factores que afectan al precio del billete incluyen elementos fijos y variables.
✴Parte fija: Gastos de vuelo y servicios a bordo.
✴Parte variable: Impuestos, tasas de aeropuertos, etc.
✴Recomendación: Conocer los factores que afectan al impuesto aeroportuario y aspectos como fecha de
vuelo, competencia entre aerolíneas, precio del carburante, entre otros.
Seleccionar el tipo de transporte adecuado para un evento implica considerar el tamaño, la naturaleza y las
necesidades específicas de los traslados, asegurándose de coordinar eficientemente para garantizar una
experiencia fluida y segura para los asistentes.
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3. Planificación del área de transportes
La organización de un evento requiere una planificación detallada del área de transportes para garantizar la
movilidad eficiente de participantes, personal y equipos.
Creación de un plan de trabajo efectivo:
• Designar Responsable:
- Asignar a una persona específica para liderar el área de transportes.

- Puede estar integrada en el departamento de logística o establecerse como un área independiente, como
el departamento de Viajes.
- Posibilidad de contar con apoyo de empresas de transporte auxiliares como proveedores.
• Estudiar el Espacio del Evento:
- Analizar el mapa de la zona del evento.

- Consultar restricciones de tráfico previstas.
- Observar el funcionamiento del tráfico en días previos.
- Definir puntos de recogida y descarga.
• Planificar la Logística Interna de los Movimientos:
- Colaborar con todos los departamentos involucrados para conocer sus necesidades.
- Elaborar un documento de trabajo que recoja las "órdenes de transporte".
- Determinar duración y recorridos de cada movimiento.
- Definir responsabilidades para evitar tiempos de espera.
- Seleccionar los medios de transporte más adecuados según el número de invitados, la distancia y la
accesibilidad.
• Tipos de Flotas:
- Coches privados de alta gama.

- Minivan (microbús).
- Minibús.
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- Midibús.
- Autobuses (de 30 a 70 plazas).
- Autobús Todoterreno.
• Comunicación Constante:
- Establecer roles y tareas para cada miembro del equipo de transportes.

- Compartir una copia de la planificación con todo el equipo.
- Mantener una comunicación constante entre los responsables.
- Establecer formas de contacto alternativas ante contingencias.
- Considerar que el transporte externo puede impactar el presupuesto de imprevistos.
• Planificar Todos los Traslados Finales:
- Hablar con todas las áreas para conocer sus necesidades de movimientos.
- Planificar los traslados definitivos considerando las necesidades de todas las áreas.
- Tener en cuenta que pueden surgir traslados adicionales durante el evento, pero cubrir los planificados
ayuda a evitar colapsos.
La clave reside en una coordinación efectiva, anticipando posibles desafíos y asegurando que todos los
involucrados estén informados y conectados. Un plan de transporte bien ejecutado contribuye
significativamente al éxito general del evento.
4. Sostenibilidad en los traslados
La sostenibilidad se ha vuelto crucial en la organización de eventos, contribuyendo a reducir la huella de
carbono. Aspectos para incorporar la sostenibilidad en el plan de movilidad de un evento:
• Promoción de Medios de Transporte Públicos:
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- Informar sobre los medios de transporte públicos disponibles para acceder al evento (buses, metro,
tranvía, tren, etc.).
- Difundir esta información en la web, la app del evento, notas de prensa, correos electrónicos y redes
sociales.
• Contratación de Medios Colectivos de Transporte:
- Fomentar la contratación de medios colectivos de transporte para los asistentes (autobuses, minibuses,
etc.).
- Facilitar opciones sostenibles y eficientes para grupos grandes.
• Acuerdos con Autoridades Municipales:
- Coordinar con las autoridades municipales de movilidad ciudadana para disponer de una oferta especial
de transporte público para el evento.
- Buscar colaboración para mejorar la accesibilidad y reducir el impacto ambiental.
• Impulso del "Carpooling":
- Promover el "carpooling" a través de plataformas web que facilitan el uso compartido de vehículos.
- Incentivar a los asistentes a compartir viajes para reducir el número de vehículos individuales.
• Plataformas Web para Compartir Taxi:
- Fomentar el uso de plataformas web que facilitan el compartir taxi, reduciendo la cantidad de vehículos
en circulación.
- Proporcionar información y enlaces a estas plataformas.
• Estímulo al Uso de Medios de Transporte Sostenibles:
- Incentivar a los asistentes a utilizar medios de transporte sostenibles, como bicicletas o vehículos
eléctricos.
- Ofrecer recompensas o reconocimientos a aquellos que opten por opciones más amigables con el medio
ambiente.
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• Facilidades Sostenibles:
- Habilitar facilidades sostenibles, como parkings gratuitos para bicicletas y zonas de transfers.
- Proporcionar estaciones de carga para vehículos eléctricos, promoviendo el uso de tecnologías más
limpias.
• Cercanía Entre la Sede del Evento y Hoteles:
- Seleccionar hoteles cercanos a la sede del evento para reducir la necesidad de largos desplazamientos.
- Facilitar la movilidad a pie o en medios de transporte sostenibles entre los lugares clave del evento.
Integrar estas medidas en el plan de movilidad sostenible no solo reduce el impacto ambiental del evento,
sino que también puede ser un punto positivo para la imagen y reputación del mismo. La sostenibilidad en los
transportes es esencial para eventos responsables y conscientes del medio ambiente.
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Gestión de actos y eventos: Op aci es Tema 6: El al amiento y manutención en actos y eventos
1. Elección de alojamientos
La elección del alojamiento para eventos es crucial, y una guía común es el sistema de estrellas. A
continuación, se abordan cómo funciona este sistema en distintos países y otros factores importantes a
considerar:
A. Funcionamiento de las Estrellas (En España)
- Requisitos para Hoteles de 1 Estrella:
• Habitación individual: 7 m².
• Habitación doble: 12 m².
• Cuarto de baño mínimo: 3,5 m².
• Ascensor, calefacción indispensable.
- Requisitos para Hoteles de 2 Estrellas:
• Ascensor, calefacción, teléfono y caja fuerte en habitación.
• Cuarto de baño mínimo: 4 m².
• Ascensor, calefacción, teléfono, caja fuerte, aire acondicionado.
• Ascensor, calefacción, aire acondicionado en habitación, minibar.
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• Cuarto de baño mínimo: 5 m².
• Ascensor, calefacción, aire acondicionado, minibar.
B. Funcionamiento de las Estrellas (En Europa)
- Organismo HOTREC:
• Clasificación basada en un modelo alemán.
• Puntuación de 1 a 5 estrellas, con "superior" para destacar servicios extras.
• 21 criterios con 270 elementos, evaluando dirección, bienestar del cliente y calidad del sueño.
C. Funcionamiento de las Estrellas (En Reino Unido)
- Organismos Clasificadores:
• AA (Automobile Association) y departamentos de turismo nacionales.
• Criterios armonizados para evitar confusiones.
• Opción de estrellas rojas para hoteles de lujo.
D. Funcionamiento de las Estrellas (En Francia)
- Criterios Diferenciados:
• Francia sigue algunos criterios de HOTREC.
• Sistema propio de categorización.
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E. Funcionamiento de las Estrellas (En Italia)
- Similar a España:
• Sistema de 1 a 5 estrellas.
• Requisitos mínimos por categoría.
F. Funcionamiento de las Estrellas (En EEUU)
- Sistema MOBIL:
• Guías de viaje iniciadas por MOBIL en 1958.
• Diversos sistemas de calidad.
• Grandes cadenas con sistemas independientes.
• Otros Aspectos Importantes para la Elección. Factores a Considerar:
- Ubicación: Cercanía al evento y facilidad de transporte público.

- Servicios de Comedor: Inclusión de comidas, opciones de pensión, servicio de bar.
- Política de Cancelación: Revisión de precios, costos por cancelación y disponibilidad.
- Extras en Instalaciones: Wifi, piscina, gimnasio, servicios adicionales.
- Pertenencia a Cadena Hotelera: Familiaridad y prestaciones adicionales.
- Q de Calidad Turística: Evaluación de calidad turística.
La elección del alojamiento debe basarse no solo en las estrellas, sino también en estos factores adicionales
para garantizar una experiencia satisfactoria en eventos.
2. Fluctuación de los precios para contratación de alojamientos
La fluctuación de precios en hoteles es una práctica común que busca optimizar los beneficios sin perjudicar
a los clientes. Aquí se detallan factores y estrategias que influyen en los cambios de precio:
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- Papel del Revenue Manager:
• El crecimiento en la industria del turismo ha aumentado la competencia entre proveedores de servicios.
• La función del Revenue Manager es fijar precios competitivos para garantizar beneficios y atractivo en el
mercado.
• Evalúa factores como la ocupación, costos operativos y competencia para determinar precios óptimos.
- Factores Fijos en el Precio de un Hotel: Número de estrellas, ubicación, accesorios en la habitación,
prestaciones de las zonas comunes, etc.
- Factores Variables en el Precio de un Hotel:
• Segmentos de Ofertas:
- Premia la reserva anticipada.
- Oferta de habitaciones con distintos descuentos.
- Se ajusta según la ocupación de diferentes segmentos.
• Estacionalidad:
- Aumento de precios en fechas señaladas.
- Periodos vacacionales pueden implicar subidas significativas.
• Eventos Puntuales:
- Distinto de la estacionalidad.
- Revisión del calendario de eventos locales, conciertos, eventos deportivos, festividades.
• Número de Búsquedas y Reservas de Transporte:
- Datos de otros agentes turísticos.
- Fluctuaciones en precios de aerolíneas.
- Opiniones en páginas web de turismo.
• Análisis de la Competencia: Monitoreo de fluctuaciones de precios en hoteles cercanos de la misma
categoría.
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• Tipo de Público: Diferencias en precios para clientes de ocio (más sensibles al precio) y clientes de
trabajo (menos sensibles).
- Estrategias de Precios:
• Dynamic Pricing: Ajuste de precios en tiempo real basado en la oferta y demanda.
• Overbooking: Reservar más habitaciones de las disponibles para compensar posibles cancelaciones.
- Consideraciones Éticas:
• Aunque la optimización de beneficios es clave, abusar de los clientes puede afectar la reputación del hotel.
• Es fundamental encontrar un equilibrio entre beneficios y satisfacción del cliente.
La fluctuación de precios es una herramienta estratégica en la gestión hotelera, permitiendo adaptarse a las
condiciones del mercado y maximizar beneficios.
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Gestión de actos y eventos: Op aci es Tema 7: El m taje en actos y eventos
1. Características de los espacios
Como organizadores de eventos, no es necesario que controlemos directamente el trabajo de otros equipos
técnicos, pero resulta fundamental comprender su funcionamiento básico. La elección del formato del evento
debe estar en sintonía con el tipo de espacio que utilizaremos. Desde una perspectiva técnica, podemos
clasificar los espacios en cuatro categorías.
Siguiendo la clasificación propuesta por Campos (2008), cada uno de estos espacios conlleva un nivel
específico de complejidad técnica. Es esencial tener en cuenta esta variedad para asegurarnos de que el
evento se adapte adecuadamente al entorno elegido.
a. Espacios naturales.
b. En construcciones o instalaciones:
- Fijas.
- Polivalentes.
c. En construcciones o instalaciones efímeras.
d. Sistemas mixtos:
- Instalaciones al aire libre.

- Instalaciones en construcciones fijas o efímeras.
ESPACIOS NATURALES (al aire libre)
- El entorno se destaca y puede ser el hilo conductor del evento, especialmente en temáticas inspiradas en
la naturaleza.
- Ejemplos de espacios: campos abiertos, playas, bosques, templos, grandes explanadas.

- Aspectos a considerar en espacios naturales:
a. Clima:
- Alternativas para el montaje en caso de condiciones climáticas adversas.

- Uso de carpas para resguardar a asistentes y materiales en caso de lluvia.
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b. Luminosidad:
- Posibilidad de aprovechar la luz natural o incorporar iluminación decorativa, especialmente en eventos
nocturnos.
- Atención a las horas de luz en diferentes estaciones del año.
c. Sonorización:
- Conocimiento de la normativa de decibelios para evitar contaminación acústica.

- Niveles máximos permitidos: 35 dB durante el día y 30 dB a partir de las 11 de la noche.
d. Tomas de agua y corriente:
- Identificación de puntos de suministro.

- Necesidad de potencia eléctrica para equipos y suministro de agua corriente para los invitados.
e. Capacidad del espacio y accesos:
- Evaluación de la capacidad del recinto y áreas de estacionamiento.

- Accesos bien señalizados y habilitados para crear una primera impresión positiva.
INSTALACIONES O CONSTRUCCIONES:
a. Instalaciones fijas:
- Son inalterables, ya sea por requerimientos de protección del patrimonio histórico-artístico o decisiones
de gestores y propietarios.
- La producción se limita a aspectos técnicos como audiovisual, escenografía, producción gráfica y de
utillaje.
- Se presta atención no solo al montaje, sino también a los niveles de decibelios que podrían afectar obras
o estructuras.
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b. Espacios multiuso y polivalentes:
- Incluyen palacios de congresos, teatros, salas de hoteles, usos múltiples o edificios institucionales.
- Suelen requerir intervenciones en aspectos lumínicos y audiovisuales, principalmente, y ocasionalmente
en montaje escenográfico.
INSTALACIONES O CONSTRUCCIONES EFÍMERAS:
- Incluyen carpas, superficies flotantes o estables, y estructuras diseñadas para un momento o evento
temporal.
- En algunos casos, estas instalaciones pueden ser la propia escenografía, creando un espacio integral que
forma parte del evento, lo que requiere una planificación detallada.
- Tipos de Instalaciones Efímeras:
a. Modulares:
- Las instalaciones modulares son estructuras tridimensionales compuestas por materiales prefabricados,
generalmente con homologación CEE. Estas estructuras ofrecen cierta flexibilidad en el diseño, pero
presentan limitaciones creativas debido a las medidas estándar de las piezas. Aquí se describen algunos
ejemplos específicos:
- Mecanotubo (sistema Allround):

• Utiliza tubos de acero o aluminio de diversas dimensiones y herrajes para unirlos en formas variadas.
• Se caracteriza por su modularidad y versatilidad, permitiendo la creación de estructuras tridimensionales
complejas.
• Aunque es una opción flexible, la estandarización de las medidas puede restringir las ideas creativas
para algunos eventos.
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- Truss:
• Son secciones de tubos unidos entre sí formando "nervios" que soportan la estructura.
• Existen trusses de sección triangular y circular, y el montaje se realiza uniendo módulos de medidas
estándar hasta obtener la estructura deseada.
• Estas estructuras son eficientes para sostener cargas y se utilizan comúnmente en eventos para crear
marcos sólidos y estables.
- Andamios:
• Utilizados en la construcción o pintura, pueden ser de aluminio y se ensamblan como el mecanotubo.
• Especializados para trabajos en altura vertical.
- Plataformas de Tarimas:
• Diseñadas para soportar peso y formar escenarios.
• Ejemplo común: tarimas Rosco, ajustables en altura (20 cm a 2 m) y capacidad de carga de 500 kg.
- Carpas: Aspectos a considerar para su contratación y montaje:
• Uso de la carpa.
• Lugar y medidas del montaje.
• Nivelación del terreno y sistemas de anclaje permitidos.
• Cerramiento perimetral y necesidad de tarima.
• Requisitos de iluminación, audiovisual y eléctricos.
• Valoración de prestaciones como formas, colores y materiales.
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- Fabricaciones a medida:
• Recurso cuando ninguna opción estándar es adecuada.
• Suelen implicar el uso de madera por su versatilidad y coste más bajo en comparación con otros
materiales.
• Facilita la adaptación a necesidades específicas del diseño.
SISTEMAS MIXTOS:
- Un sistema mixto combina varios elementos descritos anteriormente de manera simultánea. Esto implica
utilizar una estructura base con andamios, mecanotubo o truss, complementada con partes superiores o
adicionales hechas de materiales como madera, PVC u otros.
- Gradas y Tribunas:
• Proporcionan un espacio seguro y cómodo para los espectadores.
• Las gradas retráctiles son eficientes y rápidas de montar, ofreciendo numerosas ubicaciones para los
asistentes.
• Los revestimientos frontales suelen utilizar melaminas, mientras que los suelos y escalones pueden tener
acabados con tablero estratificado.
• Los asientos pueden ser elementos plásticos individuales, con o sin respaldo, o bancos corridos/tableros
de madera.
- Suelos y Pavimentos:
- Seleccionados según las necesidades específicas del evento y la superficie de instalación.
Consideraciones clave:
• Facilidad de montaje, transporte y limpieza.
• Material ignífugo y resistencia a elementos perjudiciales.
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• Comodidad para el tránsito, adaptación a requisitos estéticos y absorción acústica.
• Variedad de tipos, como suelos técnicos acústicos, moquetas, suelos de vinilo y suelos de linóleo.
- Pantallas: Utilizadas para mejorar la proyección de imágenes.

- Tipos de pantallas:
- Pantallas de Proyección Frontal:
• Blancas e ignífugas, pueden ser a medida o con formas.
• Pantallas curvas disponibles.
• Transmiten fidelidad de colores.
- Pantallas de Retroproyección:
• Blancas o grises con buena luminosidad, contraste y fidelidad del color.
• Se utilizan cuando hay elementos que generarían sombras o para efectos específicos.
- Pantallas de LED:
• Planas, utilizan diodos emisores de luz como pantalla de vídeo.
• Pueden ser pequeñas o parte de una pantalla más grande, compuestas por píxeles y módulos que indican
la resolución de la pantalla.
2. La luz y el sonido
En eventos, la luz va más allá de simplemente iluminar. Implica una planificación detallada y una ejecución
precisa. Este proceso integral garantiza que la iluminación cumpla con los objetivos estéticos y técnicos del
evento, mejorando la experiencia general para los participantes. Etapas:
• Preparación:
- Crear ideas en colaboración con equipos especializados como técnicos de luces y escenógrafos.
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- Buscar referencias visuales para inspiración.

- Establecer la posición de la iluminación de manera que se incorpore sin ser una molestia.
- Definir los tipos de focos y el estilo de luz a utilizar.
- Elaborar una planta de luces, una representación cenital que ayuda a diagramar las posiciones deseadas.
• Montaje:
- Contar con un plano del diseñador que guíe la correcta colocación de los aparatos de iluminación.
- Proporcionar energía (patch de energía) y asignar un canal (señal) a cada foco.
- Dirigir cada aparato hacia la posición específica según los planos del iluminador.
- Filtrar, si es necesario, los focos para obtener la calidad de luz deseada.
• Programación:
- Ejecutar visualmente la planificación teórica previa en la planta de luces.

- Realizar correcciones y adaptaciones durante ensayos previos.
- Grabar las memorias de luces, que almacenan configuraciones específicas.
- Crear un guion que detalle los tiempos de entrada y salida de cada memoria de luz.
- Registrar cualquier modificación realizada durante el proceso de programación.
• Operación:
- Manejo de la mesa de iluminación y los equipos en tiempo real durante el evento.

- Realizado por el operador de luces o técnico de mesa, quienes ejecutan las memorias de luz y realizan
ajustes según sea necesario.
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• Desmontaje:
- Retirar los focos o instrumentos de iluminación teniendo en cuenta las pautas de mantenimiento y
verificando el estado del material.
- Almacenar el equipo de manera adecuada para su posterior uso.
Sonido en Eventos:
- El objetivo del sonido en eventos es transmitir el mensaje mediante la amplificación del audio, y esto se
logra a través de la acústica y la amplificación. Un técnico o ingeniero de sonido desempeña un papel
crucial, encargándose de manejar, diseñar y montar sistemas para grabar, procesar, manipular y
reproducir el sonido de manera efectiva.
- Las necesidades específicas de cada evento determinarán los requisitos particulares. Algunos elementos
clave incluyen:
• Micrófonos:
- Micrófono de lápiz o cañón: Utilizado para sonorizar instrumentos, crear una ambientación general o
reforzar la escena en general.
- Micrófono de conferencia para atril y mesa de presidencia.

- Micrófono de corbata o diadema: Variante según la colocación deseada.
- Micrófono de mano para presentaciones y preguntas, a menudo de tipo inalámbrico.
El uso de estos micrófonos se adapta a diferentes situaciones dentro del evento, asegurando una calidad de
sonido óptima y una experiencia auditiva positiva para los asistentes. El técnico de sonido se encargará de
seleccionar y configurar adecuadamente los equipos para cumplir con las necesidades específicas del
evento.
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3. Consideraciones del montaje
El proceso de montaje y desmontaje de eventos requiere una cuidadosa planificación y coordinación entre
equipos. Aquí se describen las etapas clave de este proceso:
a. Montaje:
- Relación entre Equipos:

- Requiere una estrecha colaboración entre los equipos involucrados.
- Se utilizan planes y diagramas detallados para coordinar las actividades.
• Timing o Plan de Trabajo:
- Un guion diario elaborado por el equipo de producción.

- Incluye la establecimiento de un calendario de reuniones.
- Verificación de la ejecución de lo planificado.
- Revisión y ajuste de recursos según sea necesario.
- Redistribución de partidas presupuestarias.
- Valoración y priorización de trabajos más complicados.
- Implementación de mecanismos eficaces de coordinación.
• Elementos que Acotan el Evento:
- Son elementos que, una vez colocados, no se pueden mover, como puentes de iluminación, pantallas de
LED, sistemas de sonido y estructuras de truss.
• Trabajos para Implantar la Escenografía:
- Pintura, decoración y aforación del espacio.

- Programación de iluminación, vídeo y sonido.
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b. Desmontaje:
• Recogida y Carga de Material:
- Realizar en el menor tiempo posible después del evento.

- Puede comenzar antes de que los invitados abandonen el recinto, zonificando y programando el proceso.
• Limpieza y Devolución del Espacio:
- Contemplar la limpieza y devolución del espacio contratado en condiciones óptimas.

- Es esencial para mantener una buena relación con los clientes y preservar la imagen de los
organizadores de eventos.
4. Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción
La interpretación y las tecnologías asociadas desempeñan un papel fundamental en eventos multilingües.
Aquí se detalla la distinción entre interpretación y se describen diferentes tipos, tecnologías utilizadas y
roles asociados:
• Interpretación:
- Se realiza de forma oral y en tiempo real.
- Puede ser simultánea o consecutiva.
- No se utiliza un guion, diccionarios o materiales de referencia.
- Requiere adaptación al contexto y reformulación de expresiones para la comprensión del público.
• Tipos de Interpretación:
- Simultánea: Ocurre mientras el orador habla. Se usa en congresos, jornadas y conferencias.

- Consecutiva: Ocurre después de que el orador ha terminado de hablar. Se usa en reuniones técnicas,
almuerzos de trabajo, conferencias de prensa, etc.
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- Susurrada: Interpretación simultánea susurrada directamente al oído, utilizada en reuniones bilaterales o
en grupos reducidos.
- Jurada Oficial: Interpretación consecutiva para eventos oficiales, realizada por un intérprete jurado
homologado por el Ministerio de Asuntos Exteriores.
• Tecnologías Utilizadas:
• Equipo de Sonido en Sala:

- Sistema de megafonía con altavoces.
- Micrófonos para ponentes y micrófonos inalámbricos para preguntas de los asistentes.
• Cabinas de Interpretación Simultánea:
- Proporcionan insonorización y visibilidad directa para intérpretes.

- Cumplen con normas ISO 2603 (cabinas fijas) e ISO 4043 (cabinas móviles).
- Pueden incluir circuito cerrado de televisión para la visualización de ponentes.
• Receptores Inalámbricos:
- Entregados a los asistentes para libertad de movimiento.

- Permiten sintonizar el canal correspondiente al idioma.
- Funcionan por infrarrojos para calidad de sonido y confidencialidad.
• Maleta de Intérprete:
- Utilizada en espacios pequeños o cuando no se usan cabinas.

- Intérprete colocado cerca del orador, transmitiendo el discurso por micrófono al receptor de los
invitados.
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• Técnicos de Sonido Profesionales:
- Instalan, desinstalan y brindan soporte a equipos de interpretación.

- Controlan el nivel de sonido en altavoces, micrófonos y cabinas durante el evento.
La integración eficiente de estas tecnologías y roles garantiza una interpretación fluida y exitosa en eventos
multilingües.
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Gestión de actos y eventos: Op aci es Tema 8: Gestión de la calidad en actos y eventos
1. Introducción
La evaluación de eventos es esencial para comprender su impacto y mejorar futuras ediciones. Se puede
realizar a través de dos enfoques complementarios: cualitativo y cuantitativo.
a. Evaluación Cualitativa:
- Definición: Proporciona datos no fácilmente medibles, centrándose en percepciones individuales,
opiniones y respuestas personales.
- Herramientas:
• Entrevistas en Profundidad: Conversaciones detalladas para explorar experiencias y opiniones.
• Focus Groups: Reuniones con un grupo representativo para discutir impresiones y perspectivas.
• Valoraciones Internas del Personal: Retroalimentación interna sobre la organización y ejecución del
evento.
• Clippings de Prensa: Recopilación de cobertura mediática para entender la percepción pública.
• Seguimiento en Redes Sociales: Análisis de comentarios y menciones en plataformas digitales.
• Observación Participante: Inmersión activa en el evento para recopilar observaciones directas.
b. Evaluación Cuantitativa:
- Definición: Proporciona datos medibles sujetos a análisis estadístico.

- Herramientas:
• Encuestas: Cuestionarios estructurados para recopilar respuestas cuantificables sobre diversas áreas del
evento.
• Análisis Financieros: Revisión de datos financieros relacionados con ingresos, gastos y rentabilidad del
evento.
• Importancia de la Evaluación:
- Proporciona información valiosa para clientes, patrocinadores y el equipo organizador.
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- Permite comprender la calidad del evento desde la perspectiva del público.

- Facilita la identificación de áreas de mejora y fortalezas a destacar.
- Contribuye a la toma de decisiones informada para futuros eventos.
La combinación de evaluación cualitativa y cuantitativa ofrece una visión completa y detallada del
rendimiento de un evento. Este enfoque integral no solo informa sobre el éxito actual, sino que también
orienta la planificación y ejecución de eventos futuros, asegurando una mejora continua.
2. Como evaluar y medir un evento
La evaluación de eventos se divide en tres momentos esenciales, cada uno con su propio enfoque y
objetivos:
• Evaluación Pre-Evento:
- Definición: Acciones de investigación realizadas antes del evento para determinar su viabilidad.
- Objetivos:
• Analizar públicos, recursos económicos, materiales y legislación.
• Determinar la factibilidad del evento.
- Enfoque: Evaluación cualitativa y cuantitativa.

- Importancia: Proporciona información crucial para la planificación y toma de decisiones previas al
evento.
• Evaluación Durante el Evento:
- Definición: Monitorización en tiempo real para evaluar el funcionamiento y realizar ajustes
instantáneos.
- Objetivos:
• Valorar el cumplimiento del programa planificado.
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• Detectar y abordar situaciones de crisis o cambios inesperados.
- Enfoque: Evaluación cualitativa.

- Importancia: Permite realizar ajustes en el momento para garantizar una experiencia positiva.
• Evaluación Post-Evento:
- Definición: Análisis posterior al evento centrado en el retorno de inversión y objetivos.

- Objetivos: Evaluar el éxito del evento en términos de ROI y ROO.
- Enfoque: Evaluación mixta: combina metodologías cualitativas y cuantitativas.
- Importancia: Proporciona información valiosa sobre el impacto real del evento y su alineación con los
objetivos establecidos.
• Conclusiones:
- La evaluación en diferentes fases del evento proporciona una visión completa y detallada.
- Cada fase tiene objetivos específicos y utiliza enfoques adaptados a sus características.
- La retroalimentación obtenida en todas las etapas contribuye a la mejora continua y la toma de
decisiones informada para futuros eventos.
3. Fases de evaluación
• Primera Fase: Identificación y Planificación
- Objetivo: Establecer las cuestiones a evaluar y definir los objetivos de la evaluación.

- Metodologías: Evaluar la viabilidad de la evaluación cuantitativa y cualitativa según los objetivos.
• Segunda Fase: Recolección de Datos
- Objetivo: Obtener información sobre el cumplimiento de los objetivos del evento.
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- Métodos: Entrevistas en profundidad, focus groups, observación participante, clippings e impacto en
redes sociales, encuestas y análisis financiero. Cada método proporciona datos cuantitativos o
cualitativos según la necesidad.
• Tercera Fase: Análisis de Datos
- Objetivo: Interpretar y procesar estadísticamente los datos recopilados.

- Enfoque: Utilizar programas adecuados (por ejemplo, SPSS) para extrapolar datos a gráficos y tablas.
- Importancia: Transformar datos en información comprensible y significativa.
• Cuarta Fase: Elaboración de Informes
- Objetivo: Presentar resultados de la evaluación y proporcionar insights para futuras mejoras.

- Contenido del Informe:
• Logros y desafíos identificados.
• Análisis de cumplimiento de objetivos.
• Recomendaciones para mejorar procesos de planificación y gestión.
- Importancia: Comunicar de manera efectiva los hallazgos y guiar acciones futuras.
Conclusión:
- El proceso de evaluación abarca desde la planificación hasta la presentación de informes.

- La combinación de metodologías cuantitativas y cualitativas proporciona una evaluación completa.
- La interpretación cuidadosa de los datos es esencial para extraer lecciones significativas.
- Los informes finales son herramientas clave para la toma de decisiones y la mejora continua en la
organización de eventos.
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4. EI ROI
- Stoel y Van Leeuwen (2007): El ROI es el beneficio obtenido a partir de una inversión,
considerando los costes de dicha inversión. Este beneficio se expresa como un porcentaje,
representando el valor añadido de la inversión.
- Simón (2014): El ROI no se limita a una cantidad monetaria; puede expresarse en otras unidades,
pero se utiliza la del dinero debido a su relevancia.
- Cálculo del Retorno de la Inversión (ROI) en Eventos:
• Identificar Beneficios Económicos: Determinar los beneficios económicos generados por el evento.
• Restar la Inversión Final: Restar la inversión final del evento a los beneficios obtenidos.
• Dividir por la Inversión Final: Dividir la cantidad resultante entre la inversión final del evento.
• Multiplicar por Cien: Multiplicar el resultado de la división por cien.
- Importancia del ROI:

- Proporciona una medida cuantitativa de la rentabilidad de la inversión en el evento.
- Permite evaluar la eficacia financiera y determinar si la inversión fue exitosa.
- Facilita la toma de decisiones para futuros eventos basándose en resultados previos.
- Contribuye a la planificación estratégica al enfocarse en la maximización del retorno.
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Gestión de Actos y Eventos. Operaciones

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Gestión de actos y eventos: Op aci es Tema 1: Los distintos tipos de eventos y sus etapas

¿Eventos? ¿Desde cuándo…? “Hechos extraordinarios” que han ocurrido siempre.

- Los desfiles reales en las fiestas sagradas del antiguo Egipto.

- Los eventos van ligados a la Revolución Industrial en el Reino Unido.

este trabajo, desencadenó que la sociedad buscara momentos de ocio.

• No entorpecía la creación de riqueza.

• Aumentaba la productividad de los trabajadores.

I. HISTORIA CONTEMPORÁNEA: los eventos comerciales

• Organización de eventos como comunicación estratégica

- Compañía “The Ringling Brothers and Barnum and Bailey Circus”

• Llegada a cada ciudad.

• Instalación de escenario en lugar estratégico.

• Venta del espectáculo.

• Música para atraer.

• Estrellas del espectáculo.

II. HISTORIA CONTEMPORÁNEA: profesionalización

- Estados Unidos, Gran Bretaña o Francia: la organización de eventos se profesionalizó a partir de la

década de los años sesenta del siglo XX.

- España: con el cambio de siglo.

• Previamente solo desde la industria turística.

• Actualmente, como herramienta de comunicación estratégica.

A. Andrea Semprini (1992):

B. 2. J.L. Roca (2015) sobre los eventos:

importante que los tangibles que se pueden consumir en los eventos".

- Características básicas de los eventos:

• Con la organización de eventos se llega a públicos específicos.

• Ayuda a crear una imagen de marca o a consolidarla.

• Permite, mediante la creatividad, adaptar presupuestos.

• Es comunicación estratégica en la que entra en juego el público. Comunicación experiencial/

• Puede transmitir valores de una forma más rápida.

• Supera en eficacia a otras acciones publicitarias tradicionales.

• Es utilizado tanto por empresas como por instituciones.

• Aumento del % de presupuesto para eventos en las Áreas de Marketing.

(2011); Dowling, G. (2001); Getz, D. (1991 y 2005); Janiskee, R. (1996); Jiménez-Morales, M.

(2006 y 2017); Mathews, D. (2008); Panizo Alonso, J. M. (2017)

- Se pueden categorizar los eventos teóricamente en tres grandes tipologías:

• Público al que se dirige.

➢ Dirigidos a públicos reducidos: entorno geográfico y social compartido.

➢ Objetivos cualitativos: estrechar lazos, orgullo colectivo, pertenencia, etc.

➢Algunos nacen dentro de esta tipología pero trascienden a otras.

• Ferias de productos de la zona

➢ Se asocian al nombre de un lugar. Se convierten en símbolos.

➢ Eventos con identidad propia.

➢Aportan beneficios a las zonas.

• Festivales Internacionales de ciudades europeas.

➢ Eventos con gran impacto cuantitativo.

➢Gran número de visitantes.

➢ Mayor repercusión internacional.

➢ Enormes dimensiones: tiempo y espacio.

➢ Movilización de público e instituciones.

➢Impacto mediático máximo.

• Exposiciones internacionales y universales.

➢ Datan de la antigua Grecia.

➢ Capacidad de atracción de grandes multitudes.

➢ Los de gran tamaño: importantes beneficios económicos asociados.

➢Pueden tener destacada cobertura mediática.

• Torneos a pequeña escala.

• Ligas en distintos niveles.

➢ Celebración pública con un cierto sentido simbólico.

➢ Aúna valores reconocidos y compartidos por una comunidad.

➢ Festivales de diferentes disciplinas artísticas.

- Eventos científicos y académicos:

➢ Presentación e intercambio del conocimiento entre miembros de la