INFORME DE EL EVENTO

MISHELL DUSSAN SOLANO

Instructor
DIEGO FERNANDO REYES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
COORDINACIÓN ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TECNOLOGO EN GESTION EMPRESARIAL
FICHA: 2184041 RUTA No. 1
BOGOTÁ
2021
EL EVENTO

Según la RAE (Real Academia Española) el “Evento es un acontecimiento

previamente organizado” basándonos en esto podemos decir que la
palabra evento hace referencia a un acontecimiento especialmente
importante o bien aquellos sucesos imprevistos.
Los eventos no incluyen solo elementos tangibles sino que también
existen otros como son la expectación y las emociones. Por tanto, los
elementos principales que lo define son irrepetible, único, intangibles, con
un alto nivel de contacto personal e interacción, que requiere una
intensidad de trabajo y en un espacio de tiempo limitado.

El primer evento, tal como hoy lo conocemos en la era moderna, se dio a

raíz de la Revolución Industrial cuando éste hecho, ciertamente
significativo, transformó por completo el mapa político europeo.
Inglaterra necesitó entonces mostrar al mundo su potencial comercial y
conquistar nuevos mercados: de este modo, nace la idea de organizar una
feria bajo el liderazgo del Príncipe Alberto el cual se llamo “Gran
Exhibición de Trabajos Industriales de Todas Las Naciones”, vulgarmente
conocida como la “Expo del Cristal Palace”, así fue cómo surgió la primera
Expo Universal en 1851.

Entonces podemos decir que un evento es todo acontecimiento

previamente organizado que reúne a un determinado número de
personas en tiempo y lugar preestablecidos, que desarrollarán y
compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo para
estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura
general.

Y que se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos como,

por ejemplo, el target al que se dirige el evento, la admisión, la
envergadura o por la duración y programación.

Dentro del mundo de los eventos existen diversos tipos entre los que
podemos hacer varias clasificaciones: En función de la apertura al público,
se puede hablar de dos tipos de eventos:
  Abiertos: Son aquellos en los que no es necesaria entrada o
invitación. Se suelen hacer en espacios amplios y para fines muy
comerciales.
 Cerrados: Se organizan para un número determinado de personas y
cada una de ellas debe tener una entrada o una invitación que
deberá presentar para entrar.

Según el tipo de actividades podemos hablar de eventos:

 Sociales
Son los que nacen primero, porque desde tiempos bíblicos el hombre
buscó la compañía de sus pares, sea para celebrar sus alegrías, sea para
compartir sus momentos de tristeza, pues como decía Platón, el hombre
tiene “apetitus societatis”: hambre de sociedad, nadie, ninguno de
nosotros soportaría llevar adelante una vida sin compañía.
Es el objetivo de reunirse para compartir la esencia misma de este tipo de
eventos, por ende carecen de un fin económico en un 1er. grado. Dicho
esto son eventos sociales hoy dia: bodas, cumpleaños, recepciones,
velatorios, conmemoraciones de fechas patrias, etc.

 Comerciales
Como consecuencia de la celebración de eventos sociales y la reunión de
personas que estos aparejan, la evolución natural de toda relación entre
individuos generó el nacimiento de los eventos comerciales.
En las plazas públicas, la gente se encontraba entre sí no solo para
compartir momentos personales sino también para reunir la oferta con la
demanda, exhibiendo los productos que tenían para vender y fue este el
escenario que marcamos como 1er. antecedente de los que hoy
conocemos como ferias

 Culturales
Su objetivo es la publicidad de obras científicas, artísticas o literarias de
una ciudad, pais o región (lanzamiento de un libro, muestra de arte,
celebración de una obra de teatros. etc.)

 Deportivos
Son aquellos donde la competencia a celebrar pone en juego siempre la
destreza física de los participantes: un mundial de fútbol, la copa Davis,
etc.
  Académicos
Muchas personas buscan o necesitan seguir formándose de forma
continua, para ello los eventos académicos son la mejor opción. Existen
diversos tipos de eventos académicos como:

 Talleres: Suelen ser acciones de formación con un componente muy

práctico en el que los asistentes interactúan guiados por expertos
sobre una determinada materia. La duración depende del tema a
tratar o del nivel de conocimiento que se tenga como objetivo,
pueden ser unas horas o un mes, por ejemplo.

 Seminarios: En este caso se trata de estudiar un tema específico de

forma profunda. Suelen ser eventos a los que asisten unas
cincuenta personas, aproximadamente, y duran unas horas.

 Simposios: Se trata de una reunión en la que varios expertos se

unen para analizar diversos avances técnicos y científicos en un
determinado campo, en base a sus propias investigaciones.

En el ámbito empresarial, podemos distinguir varios tipos de eventos de

empresa en función de diversas clasificaciones:

Según a quién van dirigidos:

 Internos: Son los que se organizan para el personal interno de la

compañía.
 Externos: Son los organizados para clientes, proveedores etc.

En este caso se pueden definir como actividades que organizan las

empresas para captar la atención de su target y alcanzar un objetivo
determinado.

En función del área geográfica se distinguen:

 Eventos internacionales: Son aquellos en los que el 40% de los

asistentes proceden de países diferentes.
 Eventos nacionales: Son aquellos en los que el 40% de los asistentes
proceden de tres comunidades autónomas distintas.
  Eventos regionales: Un evento regional es aquel que no alcanza el
40% de asistentes de otras comunidades.

Dentro de los eventos de empresa los más habituales son los siguientes:

 Rueda de prensa: Puede que necesites que los medios de

comunicación informen sobre una nueva actividad que estás
realizando y decidas convocar una rueda de prensa. La idea es que
des toda la información que te puedan solicitar.

 Presentación de producto: Son aquellos eventos en los que las

empresas presentan un nuevo producto o servicio e invitan tanto a
clientes como a medios de comunicación, para alcanzar una mayor
difusión.

 Congresos: Suelen ser reuniones que se realizan de forma periódica

y pueden durar más de un día. Pueden estar compuestos por
talleres, charlas, mesas redondas o reuniones de networking.

 Junta de accionistas: Supone el evento interno más importante

para las empresas. Son reuniones en las que se habla y se toman
decisiones fundamentales para la compañía. Son reuniones
formales y que necesitan una organización efectiva.
 Actividades de Team Building: Uno de los objetivos más relevantes
para las personas que trabajan en una empresa es lograr trabajar en
equipo. Las actividades de Team Building suelen ser actividades de
ocio que fomentan la colaboración y las buenas relaciones entre los
empleados de una organización. Existen multitud de opciones como
actividades deportivas, dinámicas de grupo, juegos etc.

 Ferias: Las ferias suelen ser exposiciones en las que diversas

empresas de un determinado sector tienen un stand y presentan
sus novedades. Son el lugar adecuado para conocer a los
competidores y lo que están haciendo, captar nuevos clientes y
hacer networking.

Fases del evento

Un evento se puede clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a
desarrollar, de esta manera se podrá coordinar las tácticas necesarias para
la planeación, ejecución, control y seguimiento del mismo.

1. Planeación

En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración

del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir,
cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las
actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se
designarán los recursos, así como las especificaciones generales y
detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar. En esta
fase se recolecta la información necesaria del cliente, por ejemplo, fecha,
hora, ubicación (ciudad), lugar, número de personas, tema, etc.

2. Pre – Evento

En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una

imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por
ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia
de comunicación de éste.

Llamar la atención sobre una marca antes de un evento es crucial para

apuntar a las plataformas demográficas y redes sociales relevantes, que
ofrecen una oportunidad gratuita para alcanzar un alcance masivo.
Twitter, Facebook, LinkedIn e Instagram son herramientas esenciales para
el marketing de eventos.

Las publicaciones en vivo sobre la preparación de un evento se han

convertido en una de las técnicas más utilizadas para dar exposición, en el
mercado existen herramientas digitales que pueden ayudar a programar
las actualizaciones durante el evento, con el fin que la audiencia, así como
los no asistentes, estén actualizados en todo momento, y sigan paso a
paso lo que ocurre.

3. Durante el Evento
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades
previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas
que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su
realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando
de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.

Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas

de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que
algo falle, poder corregirlo.

4. Post – Evento

En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:

1) Las actividades de seguimiento
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.
Encuestas y evaluaciones posteriores al evento son parte de esta fase, es
como obtener una lista de verificación de los objetivos y expectativas que
se acordaron alcanzar antes del evento y marcar cada elemento en la lista
de verificación si se ha logrado, y explicar las razones por las cuales no se
cumplió con los elementos acordados en las listas de control. En esta fase
es importante ser honestos, ya que los resultados obtenido serán
feedback para futuros eventos.

Pasos para evaluar un evento

Paso 1: Usar objetivos SMART.

Los objetivos SMART son un método popular para medir su éxito. Sus
objetivos deben ser específicos, medibles, asignables, realistas y
relacionados con el tiempo (SMART).

 Específicos:
Cuanto más específico pueda ser, más preciso podrá ser en la evaluación
su evento. Un objetivo específico también es más fácil de transmitir a su
equipo.

 Medibles:
Es muy útil si puede cuantificar su éxito y ponerle un número. Ese número
puede ser la venta de entradas, el dinero recaudado o el compromiso de
las redes sociales.

 Asignables:
Cada objetivo debe ser asignado a una persona o un equipo. De esa
manera, sabrá quién es el responsable final de lograr ese objetivo
específico.

 Realistas:
Quizás lo más importante, sus metas deben ser realistas. El no establecer
metas realistas solo resultará en el fracaso global de su evento.

 Relacionados con el tiempo:

Finalmente, debe especificar el lapso de tiempo en el que logrará sus
objetivos. Eso podría ser meses, semanas o días, dependiendo del tamaño
de su evento.

Paso 2: Comparar su evento con el de sus competidores.

Sus resultados le darán una indicación de lo bien que lo hizo en
comparación.

Es importante mirar eventos que sean lo mas parecidos posible al suyo.

No compare manzanas con naranjas. Si su evento es un pequeño festival
de música local, no lo compare con Glastonbury.

Paso 3: Hacer observaciones durante el evento.

Una de sus principales tareas durante el evento mismo es mirar y
escuchar. Haga observaciones sobre lo bien que van las cosas. ¿Los
invitados se están divirtiendo? ¿Su equipo está esforzándose?

Use su teléfono o un cuaderno de notas para anotar las observaciones del

día. Lo ayudará a recordar lo que pasó con mayor precisión..

Paso 4: Preguntar la opinión de los invitados en el lugar. Puede

preguntarles directamente y tomar nota de sus comentarios.

Pero una forma más divertida de obtener comentarios sobre el día es

hacerlo como parte del evento. Usted puede, por ejemplo, ofrecer a los
invitados una bolsa con recompensas si dejan sus comentarios sobre como
fue su evento.

El protocolo

Es el reglamento que, por tradición o convenio, deben seguir dichos

asistentes. A su vez, el concepto puede hacer referencia a una normativa
establecida para actuar en un procedimiento establecido. Es decir un
documento que recoge la conducta, así como las acciones, que deben
realizarse ante determinadas situaciones. Por lo tanto, podemos hablar de
protocolo en dos sentidos: tanto si es un evento social, como si es un
procedimiento en el que deben seguirse una serie de normas.

La etiqueta ceremonial

Son las reglas de cortesía y buenos modales indispensables para las

relaciones personales. Se refiere a estilos, usos y costumbres que se
observan en reuniones de carácter elevado y serio y varía según las
costumbres de cada pueblo o de cada institución. Por eso, la regla número
uno es siempre someterse a los usos establecidos donde somos invitados.
Pero no es tan simple. Para llegar a ser realmente corteses no basta con
conocer las normas de la moral y de la urbanidad, sino que también es
indispensable practicarlas constantemente para formar hábitos de buena
educación. Saldrán así naturalmente.