Definición de Evento

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una

ceremonia, una competición, una convención, entre otros, y que, ya sea por las
personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo
le ponga a una de estas (por ejemplo, el casamiento de una amiga), ostentan un
carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si
estamos ante el segundo caso o en el caso de, por ejemplo, una ceremonia de
entregas de premios, como pueden ser los Oscars de la Academia Americana, por
lo menos, seguir el evento por televisión.

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se

desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de
ritual, ceremonias. Entre estos episodios se encuentran las ceremonias religiosas,
como un bautismo, un funeral o una boda,, así como eventos de otra índole y alto
impacto en el grupo familiar, como puede resultar un nacimiento o una
graduación escolar o universitaria, entre otros.

También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas, que son ritos
sociales en los cuales se festeja un acontecimiento importante, como ser un
cumpleaños o un aniversario, a título personal, o un evento de magnitud social como
ocurre con las celebraciones patrias en cada naciones o con las fiestas patronales,
en especial en ciudades pequeñas o poblados reducidos.

Luego, nos encontramos con los festivales , que son acontecimientos o

celebraciones que cuentan con la organización de la comunidad o municipio de un
lugar determinado y pueden ser de música, étnicos, de las artes, de cine,
de teatro, literario, alternativo, entre otros. Estas características permiten definir a
determinadas áreas geográficas y darle impulso asociado a la industria del turismo
y a sus actividades terciarias acompañantes, como la gastronomía, los deportes
locales y los componentes folclóricos. En este sentido, ocupa un lugar particular el
carnaval; si bien el sentido religioso pagano de esta festividad ha desaparecido por
completo, su celebración constituye uno de los eventos con mayor convocatoria en
las más variadas regiones del mundo.

Vale señalar que otro de los tantos eventos que hay (y que suelen ser los más
celebrados y vistos por el género masculino) son los eventos deportivos o
competiciones, entre los que se pueden incluir los torneos de fútbol, de hockey, de
tenis, de baloncesto, de voleibol y de distintas disciplinas de motor. Sobresalen en
particular aquellas celebraciones de carácter continental o incluso planetario, como
ocurre con el Mundial de Fútbol de la FIFA, considerado el evento con mayor
cantidad de espectadores locales y por medios de comunicación masiva, como la
televisión o Internet. Este certamen, que se celebra cada cuatro años, atrae en
cada ocasión a miles de millones de individuos interesados en el desempeño de los
distintos seleccionados nacionales masculinos de fútbol.

Y finalmente, entre los eventos más salientes, se encuentra las convenciones,

que se definen como la reunión de especialistas o fanáticos de un tema determinado
que fijan un punto y una fecha de encuentro para intercambiar ideas, análisis,
opiniones, materiales sobre el tópico en cuestión. Un ejemplo pueden ser las
convenciones de fans de un grupo musical o de una serie cinematográfica o
animada. Han resultado pioneros en este sentido los seguidores de la saga Star
Trek (conocida en el mundo hispanoparlante como Viaje a las Estrellas); estos fans,
autodenominados trekkers, efectúan convenciones locales o internacionales desde
hace décadas. En el mismo capítulo pueden incluirse los congresos médicos, en los
cuales especialistas en distintos ámbitos de las ciencias de la salud se reúnen para
el debate y la presentación de nuevas ideas o tratamientos, con metas de alcance
nacional o, en muchas ocasiones, continental e incluso a escala planetaria. Este
modelo ha sido tomado por otras profesiones ajenas a la sanidad, que efectúa
también eventos de esta magnitud, denominados en ocasiones con anglicismos
que se han hecho populares (workshops, meetings) pero que no restan importancia
a la calidad de estas convenciones de fuerte repercusión en la práctica de los
distintos asistentes.

Tipos de eventos que puedes organizar para una empresa

La organización de eventos es una herramienta de comunicación muy útil para
las empresas ya que permiten: optimizar los beneficios y las ventas, captar o
fidelizar clientes, presentar o publicitar un producto, servicio o empresa, crear una
mejor experiencia de marca y generar cohesión entre los empleados y su
integración en la empresa.

Para organizar un evento con éxito debemos tener muy claro cuál es
el objetivo que perseguimos, qué mensaje queremos transmitir y a
qué público objetivo nos dirigimos. Una vez lo tengamos claro, será el momento
de escoger el tipo de evento que encage mejor con nuestras necesidades.
 Tipos de eventos y propósitos que persiguen
 Congresos: son reuniones que se realizan de forma períodica (anualmente,
cada dos años…) en que participan personas pertenecientes a un mismo
organismo, a una misma profesión o con un interés en común por un tema
en concreto. Los motivos que conducen a organizar un congreso deben ser:
trasladar información, generalmente de novedades en el sector, y asegurarse
de que la información llega al mismo tiempo y al grupo de personas a quien
corresponde recibirla. También puede perseguir el objetivo de facilitar el
debate y la implicación de los empleados de una empresa. La duración de un
congreso oscila entre los dos y los cinco días.

 Seminarios: los seminarios son reuniones de carácter educativo en los

cuales un grupo de expertos imparten conocimientos a los participantes a
través de charlas instructivas para mejorar y ampliar su formación. La
duración media de los seminarios es de dos días y los grupos que participan
en ellos son reducidos (unas cinquenta personas máximo).

 Convenciones: es una reunión de empresa que tiene como objetivo estudiar

la marcha de la misma, los objetivos, resultados, etc. A su vez, tiene un
carácter integrador, ya que se pretende motivar y cohesionar al equipo de
trabajadores para poder alcanzar los objetivos de forma conjunta.

 Conferencias: son actos cuya característica principal es la comparecencia

pública de una o más personalidades para pronunciar un discurso sobre un
tema específico y con un determinado interés para la sociedad en general o
para un conjunto de personas de un sector concreto. Las conferencias
adminiten diferentes formatos y, en ocasiones, se convoca a la prensa para
publicitar el acto.

 Jornadas: consisten en reuniones sobre un tema monográfico que interesa

desarrollar entre todos los asistentes. Pueden tener una duración de hasta
una semana. Los asistentes participan de forma activa, pues no reciben la
información ya elaborada, sino que la buscan por sus propios medios en un
ambiente de colaboración.

 Ferias y exposiciones: se trata de eventos de gran alcance en los que las

empresas de un sector exponen sus productos en un tiempo y un espacio
determinado para que los visitantes conozcan sus productos o servicios. Las
empresas colocan sus stands, que se convierten en herramientas de
marketing, para potenciar sus negocios y presentar sus novedades ante un
público interesado en sus productos. Las ferias y exposiciones atraen a
 mucha gente y representan una importante fuente de ingresos para los
expositores, los organizadores y la ciudad en la que se celebran.

 Lanzamiento de un producto: en un lanzamiento se presenta ante los

medios y las personalidades asistentes un nuevo producto, una nueva
empresa o una nueva organización, que va a salir al mercado. Para que el
lanzamiento de un producto tenga éxito, es necesaria una investigación, una
planificación y un equipo de comercialización habilidoso y experto. El nuevo
producto debe satisfacer las necesidades del consumidor a nivel de calidad,
precio y función. Un producto que no transmita nuevas emociones, nuevos
valores, nuevas ventajas y no sea capaz de generar un impacto en el
consumidor, no será un lanzaminto de producto exitoso.

 Inauguraciones: las inauguraciones se convierten en un instrumento idóneo

para mostrar los logros conseguidos, las nuevas instalaciones o los edificios
de la empresa. El objetivo es que todo el público conozca lo que se va a
inaugurar y lo que ello supone, tanto para la organización como para los
consumidores, clientes, personal, etc. Por ello es básico la presencia de
medios informativos y la difusión en las redes sociales.

 Workshops: los workshops o talleres son actividades interactivas entre

quien imparte la materia y los que participan en ella. La duración habitual es
de cómo máximo cuatro horas, y puede formar parte de otro tipo de evento
más amplio. Se pueden organizar para formar a los empleados de la
empresa, o para dar a conocer nuevos productos o servicios a los clientes.

 Eventos de ocio: Incluyen los eventos musicales, deportivos, culturales,

gastronomicos. El objetivo es fomentar el aspecto lúdico del acto gracias a la
diversión, y potenciar y consolidar los lazos entre los trabajadores, con los
clientes, con los proveedores o con el público en general.

Una vez se ha decidido contemplar los eventos dentro de las estrategias de

mercado de una empresa, es básico estudiar previamente a las audiencias, para
poder entender y estructurar qué tipo de acto es el más adecuado a la hora de
transmitir el mensaje que se quiere hacer llegar al público. Y para que un evento
tenga el éxito esperado se debe abordar en términos de crear, generar y
conectar, para que el concepto de la marca sea capaz de vincular de forma efectiva
con el público. El nuevo enfoque de organización de actos en éste 2017 gira entorno
de crear eventos multidisciplinares, integrando experiencia, entretenimiento,
tecnología y alcance.

¿Por qué es importante realizar eventos corporativos?

 ¿Cuál es la importancia de los eventos en las organizaciones? La organización de
eventos, además de proporcionar entretenimiento y presentaciones de productos o
servicios, es una oportunidad para ofrecer y mostrar la imagen, de cara al público,
que cada empresa ofrece.
La buena organización de eventos empresariales es una herramienta indispensable
para la comunicación y el desarrollo. Es importante tener en cuenta que estructurar
la metodología de trabajo y organizar las tareas en función del evento no resulta
nada sencillo.

Existen al menos 4 razones indispensables para organizar eventos empresariales:

 Mejora el ambiente laboral

 Fideliza clientes
 Reconoce y difunde los triunfos
 Mejora la imagen de marca

¿Qué se necesita para que la organización de eventos sea

un éxito?

Lo más importante es tener en cuenta una serie de aspectos comunes de gran

importancia para asegurar el éxito del mismo, así como aumentar la variedad de
clientes para la empresa, o mantener la fidelidad. El objetivo principal es tener
claro el propósito que se quiere conseguir con la realización de esta actividad
empresarial. La meta concreta deberá estar clara, tanto en una conferencia como
en un seminario, exhibición, exposición o cualquiera de los tipos de evento.

El próximo paso es organizar y armar la agenda. Por ejemplo, en un seminario

se recomienda realizar actividades de presentación ya que, al permitir interactuar,
es positivo que las personas se conozcan entre sí. Por otro lado, en un evento para
fomentar el trabajo en equipo conviene organizar actividades lúdicas que involucren
a todos los participantes. En las ferias, por ejemplo, las presentaciones son
primordiales. Las reuniones van a ser muy necesarias para poder armar una agenda
exhaustiva de todas las cosas a tener en cuenta.

La organización de las actividades deberá ser muy detallada, para poder, de

esta manera, cubrir todo tipo de inconvenientes y tener un plan B.

La organización de eventos, además de proporcionar entretenimiento y

presentaciones de productos o servicios, es una oportunidad para ofrecer la imagen,
de cara al público, que cada empresa ofrece.
 La importancia de la organización de eventos
Cuando se trata de organización de eventos profesionales o de importancia, la
improvisación no es buena. La importancia de una buena organización de eventos
se pone de relieve cuando empiezan los fallos, los nervios y los errores.

En ocasiones este sector o estos profesionales no se valoran como se debería, y

es que no cualquier persona puede organizar eventos, se
necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores, métodos
organizativos, una mente organizada y una buena formación que nos de
seguridad en lo que realizamos.

¿Qué es lo más importante a la hora de organizar eventos

para una gran compañía?

Aunque podríamos decir muchas cosas, hablaremos principalmente de

cuatro factores.

1. Tener claros los objetivos de la compañía: es importante tener una profunda

conversación con la empresa para conocer qué busca con el evento, qué mensajes
quiere mandar, cuales son los valores de su organización o marca y, muy
importante, qué presupuesto tenemos. Así fundamentaremos nuestras decisiones y
organizaremos un evento en consonancia con la empresa, ayudando de esta
manera a que cumplan sus objetivos.
2. El tiempo: Organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son buenas
consejeras. Realizar un planning y un timing realista es de vital importancia.
3. Tener una buena red de proveedores: Esto nos ahorrará tiempo a la hora de
buscar materiales o recursos que necesitemos para el evento y nos dará
tranquilidad y seguridad si conocemos de antemano al proveedor, sobre todo en
profesionalidad.
4. Plan B: en todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar
contemplado. Por ello, si tenemos un Plan B para el lugar, material o personas con
las que vamos a contar, nos evitará sufrir contratiempos irremediables.

Principales claves para organizar un evento

Organizar un evento puede significar desde una reunión de empresa hasta una
conferencia, un espectáculo, etc. Sea como sea, se trata de un acto que requiere
una planificación para desarrollarse de un modo adecuado.
Independientemente del tipo de evento que hablemos, hay una serie de pasos que
resultan imprescindibles para su desarrollo. En primer lugar, tienes que definir
los objetivos por los que se organiza el evento. Estos pueden ser tan variados
como la tipología de los propios eventos, desde recaudar fondos para una causa,
presentar una nueva marca, o realizar unas jornadas de formación, por poner solo
algunos ejemplos.

También debes plantarte cuáles son las metas que quieres alcanzar al organizar
el evento. Una vez que tienes claros estos dos puntos, debes establecer
el presupuesto del que dispones. Esto te ayudará a centrarte a la hora de gestionar
el resto de apartados y a ser más concreto. Es evidente que según avance el
proceso tendrás que comprobar y seguramente readaptar el presupuesto, hacerlo
así es el mejor método para no quedarse sin fondos antes de tiempo.

Dependiendo de la magnitud del evento, podrás organizarlo solo, o contar con un

equipo. En este caso, es importante que desde el principio estén bien delimitados
los trabajos que realizará cada persona. Existen determinadas herramientas
digitales que os ayudarán a gestionar la organización e ir controlando en qué punto
estáis en cada momento. Trello, Asana o Smartsheet son algunas de ellas.

Pasos a dar para organizar un evento

Elegir el lugar en el que se celebrará el evento es uno de los puntos más
importantes. Dependiendo del número de invitados, de la tipología, etc. necesitarás
un espacio más o menos grande, que esté bien comunicado, que disponga de
determinadas instalaciones, etc. Una vez que tengas elegido el lugar, el siguiente
paso es elegir las fechas.

Otra de las claves que debes tener en cuenta es la imagen de marca. Si eres una
empresa, tu imagen de marca debe verse también reflejada en el evento. En este
sentido, debes tener en consideración desde el nombre que le das al evento que al
fin y al cabo es lo primero que van a ver los asistentes. Hasta el texto del correo
electrónico en el que enviarás las invitaciones. Pasando por los colores, la
tipografía, el logotipo, la señalización física, etc. Todo tiene que tender a dar una
imagen única que refleje tu marca.

Apartado fundamental es la planificación del programa del evento. Si vas a

contar con la colaboración de ponentes, charlas o actividades, es importante que
contactes con los responsables lo antes posible para confirmar las fechas. Este es
un apartado que seguramente también tengas que modificar varias veces. Si vas a
contar con patrocinadores, también debes ponerte en contacto con ellos cuanto
antes.

Además, hoy en día, prácticamente cualquier tipo de evento precisa de

una tecnología de apoyo que tendrás que implementar, puede tratarse de
programas para la venta de entradas, de aplicaciones para la grabación o
retransmisión online de las charlas, o de herramientas que faciliten la interacción
del público.

También debes tener en cuenta la creación de un plan de marketing que permita

la promoción del evento.

Tipos de eventos: definiciones y clasificación

Es difícil acometer una clasificación de los eventos ya que, por su propia definición,
todos los eventos son diferentes, únicos y responden a una gran diversidad de
objetivos para cada entidad o persona que los promueve. Además, cualquier
clasificación que se realice para los diferentes tipos de eventos puede ser
actualizada constantemente, no en vano, una de las características definitorias de
los eventos es la creatividad y la originalidad.

Teniendo en cuenta que los eventos pueden concebirse de forma individual o en

conjunto, por lo que clasificar a un evento en una tipología no lo excluye de estar
incluido en otra u otras clasificaciones, podemos elaborar una primera
clasificación.

Eventos de empresa y corporativos

Hace referencia a los eventos que se desarrollan con objetivos empresariales, tanto
los relacionados con los empleados (comunicación, entrenamiento, incentivos,)
como los relacionados con los clientes.

En los eventos corporativos destacan los eventos de marketing y relaciones

públicas. Se trata de un acto especial que sirve a una persona, grupo o compañía
para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o fortalecer una
determinada marca, es decir, desde esta perspectiva el evento es considerado
como un acto mercadotécnico que se usa para ofrecer a los clientes o potenciales
clientes la oportunidad de un acercamiento más directo con la marca con el objetivo
de fidelizarlos frente a la competencia.
Unos tipos de eventos especiales en marketing son las exhibiciones y ferias. Se
trata de eventos conjuntos entre entidades, cuyo objetivo es “hacer negocios”
entorno a un tema. Su diferencia principal con respecto a otros tipos de eventos de
marketing es que en ellos se muestran productos o servicios competitivos, por lo
que dentro del evento general se incluyen eventos específicos para lograr identidad
de marca de cada uno de los participantes. En general, se trata de eventos que
pueden lograr un alto impacto comunicativo, pero que requieren un alto
presupuesto, así como una cuidadosa planificación que tiene que partir de unas
metas y un público objetivo bien definidos.

Eventos con causa y de recaudación de fondos

Son los eventos benéficos, promovidos por grupos solidarios con el propósito de
conseguir ingresos, apoyo y/o sensibilización a una determinada causa.

Espectáculos y eventos de ocio

Son tipos de eventos que se diseñan explícitamente como experiencia de disfrute y

entretenimiento, con un marcado acento en la difusión artística única, es decir, en
la presentación de productos culturales a un público más o menos amplio.

Eventos deportivos

Son eventos en los que se participa o se observa un espectáculo deportivo. Incluyen

actividades deportivas, recreativas y competiciones deportivas.

 En los eventos deportivos, culturales o artísticos se diferencian claramente

los de tipo festival o no concurso y aquellos de tipo competencial o
valorativos.
 Los eventos culturales pueden hacer referencia a las distintas artes (artes
escénicas, musicales, fotografía, literatura…), por lo que cada tipo de evento
requerirá de un espacio físico adecuado a sus características, una
determinada implementación técnica, una estrategia de difusión
determinada… Una tipología especial son los eventos multidisciplinares,
donde su realización implica la sumatoria de múltiples eventos que se
desarrollan de manera sucesiva y/o simultánea.
Eventos de la administración central y/o local

Son cualquier tipo de evento promovido o creado por partidos políticos,

comunidades o entidades de la administración.

Eventos sociales

Se orientan hacia el ámbito privado o familiar y pretenden celebrar o conmemorar

un acontecimiento religioso, de la comunidad o social. Algunos de los ejemplos más
representativos de los eventos sociales son las bodas, las comuniones, los bautizos,
los cumpleaños y las reuniones con amigos y/o familiares. Un tipo de evento social
cada vez con mayor presencia son las graduaciones.

Estos tipos de eventos no hay duda de que deben ser consideradas eventos,
pero ¿son los funerales un tipo de evento social?

Si atendemos a las características de los eventos sociales y las comparamos con

los eventos funerarios podemos ver que, exceptuando el carácter lúdico que suele
ser definitorio, otras características en cuanto a utilización de espacios y elementos
decorativos, el refuerzo de vínculos emocionales y sociales entre los asistentes o
las tradiciones y protocolo funerario existente son suficientes para considerarlos un
evento social.

→ Los funerales de estado no son eventos sociales, son eventos públicos, ya que
están celebrados por una entidad pública tras el fallecimiento de una figura oficial.

Así, los funerales son un acto privado que requiere organización. Más incluso, las
actividades que hay alrededor de un funeral requieren ser organizadas en un tiempo
récord. Además, y aunque la tradición de funerales “especiales” está más extendida
en países anglosajones, hispanoamericanos y en las culturas orientales, cada vez
son más los funerales que se realizan fuera de los rituales fúnebres religiosos.
Funerales que buscan reflejar la vida y los gustos del fallecido y que nos hacen
pensar que quizás estamos al comienzo de un nuevo segmento de mercado que
requiera la figura profesional, a semejanza de lo que ocurrió con las bodas con la
figura del wedding planner.

Reuniones o convenciones
Se consideran así a los eventos cuya actividad principal es el intercambio de
información, debate o discusión con un propósito de formación y/o mantener
las relaciones de equipo. Por ejemplo, las convenciones de ventas que se realizan
generalmente al final de un ejercicio con el objetivo de informar sobre los resultados
y motivar a los trabajadores y/o directivos para el siguiente.

La principal diferencia entre convención o reunión se encuentran en la periodicidad

con la que se convocan, en su duración y en el volumen de asistentes.

Un tipo de convención más abierta, normalmente convocada por asociaciones o

instituciones de un determinado colectivo, para poner en común progresos,
investigaciones, etc. sobre una materia en cuestión son los congresos. Suelen ser
periódicos, realizados de forma anual o bianual, y la sede suele ser rotativa, con
una duración de unos 2-4 días. Análogo a los congresos se encuentran las jornadas
corporativas que incluyen además del objetivo informativo, un objetivo relacional y
en ellas se organizan, por tanto, diferentes actividades lúdicas o recreativas.

En los simposios, por su parte, suele abordarse un tema específico por parte de
diferentes expertos que dan su punto de vista sobre la materia en común en un
tiempo determinado para cada uno de ellos que no es demasiado extenso. Es
habitual que antes de concluir el evento puedan hacerse preguntas. En muchos
casos, los participantes también presentan sus conclusiones finales.

Otras clasificaciones

Otras posibles clasificaciones permiten diferenciar entre eventos

internos y eventos externos, considerando internos a los que convocan a un
público estrechamente vinculado con la promoción del evento y los eventos externos
aquellos que se dirigen a un público no vinculado directamente al mismo y, por lo
tanto, a un público más heterogéneo. Los eventos externos pueden, a su vez,
clasificarse en eventos dirigidos a los medios de comunicación y eventos
dirigidos a público.

Con respecto a la audiencia, los eventos se clasifican desde eventos

internacionales a eventos dirigidos a una comunidad local y dentro de esta
clasificación se incluye la categoría de gran acontecimiento o mega event,
aquellos eventos culturales o deportivos que tienen una gran repercusión a nivel
social que se traduce en una fuerte presencia en los medios de comunicación.
Normalmente están organizados por combinaciones variables de organizaciones
gubernamentales y no gubernamentales nacionales e internacionales.
 Según el número de participantes

Por último, atendiendo al número de participantes, la clasificación más generalizada

para los diferentes tipos de eventos es:

 Evento pequeño (entre 50 y 250 participantes)

 Evento mediano (entre 250 y 500)
 Gran evento (entre los 500 y hasta 2.000 participantes) y
 Mega eventos (más de 2.000 participantes)
 Los mini eventos (entre 35 y 45 participantes)