GRADO EN MARKETING

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO TRAS UNA CRISIS

Alumna: Arantxa Sánchez Torres

Profesor: Miguel Houghton Torralba

22 de enero 2023
ÍNDICE

RESUMEN.................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN GENERAL ........................................................................................ 3
PREVIA AL EVENTO ................................................................................................... 4
OBJETIVOS.............................................................................................................. 5
ORGANIZACIÓN ...................................................................................................... 6
ESTIMACIÓN DE RECURSOS ................................................................................. 7
PERFIL DE LOS ASISTENTES ................................................................................ 8
CRONOGRAMA DE LAS ACTIVIDADES ................................................................ 9
SELECCIÓN DE LA FECHA Y LUGAR .................................................................. 10
PRESUPUESTO ..................................................................................................... 11
PROMOCIÓN DEL EVENTO Y SPONSORS .......................................................... 12
EVENTO ..................................................................................................................... 13
EVENTO ................................................................................................................. 14
POST EVENTO .......................................................................................................... 15
POST-EVENTO ...................................................................................................... 16
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 17

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RESUMEN

En este trabajo realizaremos un evento, donde trataremos de recuperar la imagen de la

empresa debido a una crisis generada por una nube tóxica producida en una de sus
fábricas.

El pasado mes de noviembre, en la sede de la empresa Zara ubicada en Arteixo (La

Coruña), por un error en el depósito de residuos de ropa, se provocó una nube tóxica
que obligó a activar el Plan de emergencia.

Nadie resultó herido en el incidente, pero los empleados se vieron obligados a

permanecer dentro de la empresa durante varias horas. También se recomendó a los
residentes más próximos que no salieran de casa y que mantuvieran todo bien cerrado
hasta que estuviera solucionado el problema.

El suceso no tardó mucho en hacerse eco en las redes sociales, estas se llenaron de
imágenes y vídeos. Acto seguido, se difamaron noticias falsas de lo ocurrido que
dañaron la imagen de la marca.

Por esto, la empresa ha decidido organizar un evento, concretamente, un showroom

para exponer su nueva colección, hecha con prendas reutilizadas y/o custumizadas. Lo
que se quiere trasmitir al cliente es que se le puedo dar un nuevo uso a las prendas que
tenemos en el fondo del armario y conseguir un look a la última, cuidando así también
el medio ambiente, ya que los productos textiles son responsables del 10% de las
emisiones globales de carbono.

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INTRODUCCIÓN GENERAL

Zara es una cadena de moda española a nivel internacional, que pertenece a Inditex,
uno de los mayores grupos de distribución del mundo. Se caracteriza por su ropa y el
diseño a precios asequibles para la clase media con una producción sostenible.
La creciente preocupación pública por los daños al medio ambiente y a la sociedad en
general está afectando las actividades empresariales. Como resultado, se han centrado
en minimizar los impactos no comerciales adversos mediante el desarrollo y la
aplicación de políticas de RSC específicas. Estas políticas no solo establecen
preocupaciones sociales y ambientales, sino también un interés por mitigar los impactos
negativos que sus actividades puedan generar.
Por ello, apuestan por una filosofía centrada en la protección de los derechos humanos
y el medio ambiente y cuenta con líneas para alcanzar mayores niveles de sostenibilidad
en su producción, una de ellas Join Life. Con esta línea pretende reducir el 25% en el
impacto del agua en la cadena de suministro; uso de lino más sostenible y de un 100%
de poliéster reciclado; y así reutilización o reciclaje de todos los plásticos usados en su
actividad, de acuerdo con el compromiso de la Fundación Ellen McArthur en
colaboración con el programa de las Naciones Unidas para el medio ambiente.
Para sus productos, tienen como objetivo desarrollar un ciclo de vida completo de la
prenda y, para lograrlo, emplea una filosofía de ciclo cerrado enfocada a no acumular
recursos. Combina sostenibilidad ambiental y social, con el objetivo de que ninguna
prenda textil usada finalice en un vertedero. Para ello, han habilitado contenedores
específicos en las tiendas para recoger y reutilizar ropa vieja, zapatos y complementos.
Ahora quieren ir más allá con la creación de la colección Reinvent, donde darán una
nueva vida a las prendas de colecciones anteriores, reinventándolas y dándoles un
nuevo enfoque. De esta forma, la empresa comunicará y promoverá una imagen
responsable, reiterando su RSC.

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PREVIA AL EVENTO

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OBJETIVOS

Con este evento se pretende conseguir:

- Comunicar con claridad el mensaje del evento.

- Recuperar la relación con el público.
- Generar orgullo por la moda sostenible.
- Fomentar el consumo responsable.
- Brindar herramientas para customizar la ropa.
- Exponer la nueva colección de ropa reutilizada.

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ORGANIZACIÓN

La preparación y el desarrollo de este evento se llevarán a cabo mediante profesionales

del sector y trabajadores de la empresa.

Por tanto el trabajo se dividirá para aprovechar las habilidades de cada uno, se la
siguiente forma:

 Responsable de patrocinadores

Se encargarán de contactar con los posibles patrocinadores y gestionar los acuerdos.

 Elaboración del timing y la programación

Son responsables de redactar las presentaciones que se llevarán a cabo en el evento,

preparar las actividades adecuadas y preparar las invitaciones para los asistentes.

 Responsable de administración

Gestionará a todo el equipo el presupuesto, plazos a cumplir y administrará los recursos

para llevar a cabo el evento. Comunicará también las prioridades de este.

 Responsable de proveedores

Proporcionarán las prendas y materiales necesarios para el taller de custimizaje.

 Responsable de difusión

Deberán convocar a los medios y enviar las invitaciones realizadas por los encargados
de timing y programación.

 Técnicos de sonido e iluminación

Deben asegurarse de que el equipo en la sala funcione correctamente, realizar las

pruebas adecuadas y preparar las redes sociales para las presentaciones.

 Servicio de catering

Preparación del catering.

 Protocolo

Se encargarán de la recepción de los invitados y de las necesidades de estos. También

supervisará el resto de las tareas.

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ESTIMACIÓN DE RECURSOS

Para el día del evento se necesita una estimación de los recursos materiales, humanos
y para establecer la fecha y el lugar.

- Recursos materiales:

El lugar más adecuado para el evento, será la nueva tienda de Zara en Madrid, en el
edificio de España.

La tienda cuenta con el material necesario para la realización, ya que cuenta con gran
espacio, mesas, tecnología suficiente y cuenta con pantallas que ayudarán a la
proyección de la presentación.

Al tratarse de un evento privado, se contará con una lista de invitados y así se podrá
identificar quien asiste a este. También se requerirá un programa más detallado para
los organizadores y así sean conscientes de los pasos a seguir en cada momento.

En cuanto a la customización, será necesario a portar rotuladores de tela, tijeras, reglas,

lápices, agujas, hilo y proporcionar ropa de colecciones antiguas.

Se contará con un fotomatón, donde los invitados podrán hacerse fotos para las redes
sociales con sus prendas customizadas.

- Recursos humanos

Alguien del equipo deberá presentar y guiar a los invitados durante el evento, por lo cual,
estará a disposición en todo momento de los usuarios y también informará de cualquier
error a los organizadores.

Se contará con personal para la recepción de los invitados al local y organización para
cada sector (presentación del proyecto, taller de custimización, showroom y catering).

Será indispensable contar con técnicos, que sean capaces de resolver rápidamente
problemas que puedan surgir durante la realización.

Contaremos con la presencia de Marie Sophie Wilson, la modelo, actriz y productora,

mayor de 50 años, imagen de muchas marcas reconocidas y que protagoniza varias
campañas de Zara, que apoyará el nuevo proyecto de la marca, aportando valor al
evento.

También contaremos en el evento con Juan Manuel Di Santo, un joven que crea prendas
con su arte, da color a prendas con dibujos pintados por él. Es elegido por muchas
celebridades a nivel internacional, como por ejemplo Miley Cyrus y Lady Gaga.

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Juan Manuel ayudará en el taller de customización y recomendará algunos tips, para la
personalización de las prendas.

PERFIL DE LOS ASISTENTES

Los perfiles de los asistentes al evento son creadores de contenido del sector, que
permitirán promocionar los productos y la marca, sin caer en una publicidad invasiva
pero que llame la atención del público.

Para ello, se ha realizado un estudio de los influencers que encajan más con la marca y
el evento en sí.

Algunos ejemplos son los siguientes:

- Violeta Mangriñán: vinculada a la marca desde hace muchos años, ya que formó
parte del equipo, siendo dependienta antes de dedicarse a la creación de
contenido. Compradora habitual de la marca, ya que suele mostrar las prendes
por sus redes. Cuenta con más de 2 millones de seguidores.
- Karen González: conocida por la creación de looks, tanto en la red social TikTok
como por Instagram. Muy cercana con su público, busca looks para diferentes
ocasiones que los seguidores le escriben. Cuenta con más de 37.000 seguidores
en Instagram y más de 80.000 en TikTok.
- María Pombo: una de las más conocidas, en cuanto a redes sociales, por ser
muy próxima con sus seguidores. Muestra sus looks activamente y colabora con
marcas de moda. Cuenta con casi 3 millones de seguidores.
- Manu Ríos: uno de los hombres del momento en el panorama más joven, que
cuenta con más de 9 millones de seguidores.
- Bycalitos: uno de los líderes de moda más urbana de España, guiado por las
tendencias más actuales. Cuenta con más de 320.000 seguidores en Instagram
y más de 770.000 en YouTube.

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CRONOGRAMA DE LAS ACTIVIDADES

HORA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

11:00 Recepción Recibir e identificar a los
invitados.
Una introducción al evento
que describirá brevemente
11:15 Presentación lo que se presentará a
continuación.
Taller Los invitados participarán
a un taller de custimización
11.30 de ropa antigua, que será
proporcionado por la
empresa.
12.30 Catering Pequeño lunch.
Exposición colección
13.15 Showroom Reinvent.
14.15 Clausura Agradecimientos por la
asistencia y colaboración.

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SELECCIÓN DE LA FECHA Y LUGAR

El lugar donde se llevará a cabo el Showroom será en la nueva tienda de Zara, ubicada
en el Edificio España de la Gran Vía en Madrid.

Algunos motivos por los que se ha elegido esta localización son:

 El espacio, ya que cuenta con 7.700 metros cuadrados, de los cuales dispone
de 3.850 de superficie comercial, que se distribuyen en cuatro plantas y un
almacén.
 La proximidad y la facilidad de acceso, muchos de los invitados al evento se
encuentran viviendo en Madrid y disponen de transporte público cerca del local.
 Distribución del espacio, el local nos permite mucho espacio para la recepción,
la realización del taller, el showroom y el pequeño lunch del final.
 Tecnología, dispone de muchas novedades tecnológicas, que permitirá la mejora
de la presentación.

En cuanto a la fecha, tendrá lugar el viernes 17 de febrero de 2023, aprovechando que

no se conoce ningún evento de moda en dicha fecha. Asegurando así la máxima
asistencia y atención del público y medios.

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PRESUPUESTO

Una vez tenemos la cuantificación de los recursos necesarios para la organización del
evento, se puede elaborar el presupuesto.

- Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones

- Materiales para el taller (tijeras, pintura, hilo, agujas, etc.)
- Fotomatón
- Personal trabajando
- Invitados especiales
- Publicidad en las redes sociales
- Elaboración del plan del evento.
- Reuniones para evaluar la organización.
- Publicación noticias de prensa.
- Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y vídeo.
- Proveedores
- Personal de seguridad y limpieza

Una vez detallados los puntos para el presupuesto del plan del evento acorde con la
duración y las actividades a realizar, se ha estimado que este sea de 25.000 euros más
un 10% para imprevistos, por lo que ascendería a 27.500 euros.

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PROMOCIÓN DEL EVENTO Y SPONSORS

Para la promoción del evento se enviarán invitaciones personales, ya que el evento es

privado. El diseño de las invitaciones será el siguiente:

Será promocionado por Instagram y Twitter, ya que durante este, se retransmitirá en

directo por Instagram. También se hará un comunicado de prensa.

Para el evento contaremos con tres sponsor:

Catering El Quinto Alimento: catering artesanal ecológico comprometido

con el medio ambiente. Proporcionará un pequeño lunch para finalizar el
evento.

Changing Markets: Fundación para concienciar sobre la sostenibilidad, apoyan a

empresas para que encuentren soluciones beneficios para el medio ambiente y la
sociedad.

Fundación Ellen Macarthur: Fundación con el objetivo de acelerar la

transición a la economía circular, busca redefinir lo que es el crecimiento,
enfocándose en el beneficio de la sociedad en su conjunto. Desvincular la actividad
económica del consumo de recursos finitos y eliminar los desechos del sistema por
diseño.

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EVENTO

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EVENTO

El día del evento todo el equipo del evento se reunirá a las 9:00 en el local para poner
el evento a punto y acabar de colocar la exposición de la nueva colección. Se repasarán
las funciones de cada uno y la programación.

A las 11:00 en la puerta principal, dos integrantes del equipo recibirán a los invitados
verificando su identidad, para a continuación darles paso.

A las 11:15 comenzará la presentación del evento, donde se expondrá la idea de la

nueva colección y se proyectará un avance.

Seguidamente, a las 11:30 se realizará el taller de customización, donde se le entregará

a cada invitado una prenda y se proporcionará todo el material necesario. Una vez vayan
acabando sus trabajos, podrán ir acercándose al fotomatón para realizarse las fotos
convenientes y así mostrar en las redes su realizaciones.

Una vez terminado el taller, a las 12:30 los invitados disfrutaran de un catering
patrocinado por El Quinto Alimento.
Finalmente a las 13:45, tendrá lugar la exposición de la nueva colección que será
retrasmitida en directo por la red social Instagram y que contará con la presencia
de Marie Sophie Wilson.
Concluida la exposición, se agradecerá la asistencia y la colaboración.

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POST EVENTO

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POST-EVENTO

Después de que termine el evento, entramos en la fase final de evaluación, el

momento de medir los resultados. Para la evaluación, el equipo se reunirá para
analizar si se cumplió la escaleta prevista y el programa de actividades y también
se intercambiarán opiniones e impresiones. A continuación se valorará si los
objetivos fijados se han conseguido y se estudiará el feedback en las redes
sociales, recabando todas las informaciones publicadas. De esta forma se
medirá el impacto que ha tenido el evento.

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BIBLIOGRAFÍA

 Contaminación productos textiles

https://www.proyectoabraham.org/2021/10/22/sabes-cuanto-contamina-
tu-ropa-al-medio-
ambiente/#:~:text=Los%20productos%20textiles%20son%20responsabl
es,millones%20de%20botellas%20de%20pl%C3%A1stico.
 ZARA
https://www.zara.com/es/es/z-compania-
corp1391.html#:~:text=Zara%20es%20una%20de%20las,amplia%20red
%20de%20tiendas%20propia.
 Fundación Ellen Macarthur
https://archive.ellenmacarthurfoundation.org/es/fundacion-ellen-
macarthur/la-
fundacion#:~:text=La%20Fundaci%C3%B3n%20Ellen%20MacArthur%2
0fue,y%20reparadora%20desde%20el%20dise%C3%B1o.
 Fundación Changing Markets
https://changingmarkets.org/
 Zara plaza de España
https://www.timeout.es/madrid/es/noticias/asi-de-futurista-es-por-dentro-
el-nuevo-zara-mas-grande-del-mundo-040822
https://marketing4ecommerce.net/zara-inaugura-su-mayor-tienda-en-la-
gran-via-madrid-e-incorpora-novedades-tecnologicas/
 Fabricación sostenible
https://www.reasonwhy.es/actualidad/zara-final-ano-2022-50-por-ciento-
prendas-fabricacion-sostenible
 RSC Zara
https://www.marketinginsiderreview.com/responsabilidad-social-
corporativa-inditex/
https://ganar-ganar.mx/2021/08/20/zara-publica-nuevas-iniciativas-
sostenibles-a-favor-del-medio-ambiente/
 Join Life Zara
https://www.zara.com/es/es/z-join-life-mkt1399.html

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