PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE

DIFUSIÓN

ANDREA CAROLINA VALDERRAMA MARTINEZ

INSTRUCTORA: JINA PAOLA ARANGO ROJAS

TEC GESTION DE MERCADOS

SENA
2019
PROGRAMACIÓN DE UN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE SU
CAMPAÑA DE DIFUSIÓN.

1. Determinar el tipo de evento a realizar: feria de moda colombiana ciudad

Valledupar, Cesar evento comercial y promocional

2. Establecer los requerimientos del evento

REQUERIMIENTOS:
-Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los stand, la
ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
-Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, tema u objetivos)
- Los productos a exhibir
- elementos decorativos y mobiliarios.
- hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo
directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
- promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras etc.
venta directa con ofertas
música y/o videos

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la empresa,
formaremos un equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán
asignadas tareas específicas:

Rubros estimados total

Alquiler de stand 300.000 250.000
Equipos 250.000 200.000
Adecuaciones 200.000 200.000
Publicidad 300.000 350.000
Decoración 200.000 200.000
Iluminación 60.000 70.000
TOTAL 1’270.000
4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará
Cantidad Materiales, insumos o equipos
20 Blusas
20 Jeans
25 Vestidos
20 shores
2 Pendones
100 Folletos
100 pasabocas

5. Elaborar del protocolo del evento

PROTOCOLO DEL EVENTO
PROTOCOLOS ANTES DEL EVENTO
-Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
- Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación.
- Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.
- Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el
personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.

PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO

- Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
- Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
-Tener una adecuada presentación personal.
-Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
-Expresarse de manera clara y concreta.
-Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
. PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.
- Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van
hacer llegar a todos participantes.
- Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
-Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

FORMULAR EL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS DEL EVENTO

La empresa Valderrama shirts, ha decidido hacerse participe de una feria
empresarial de moda en donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea
de productos; lugar en donde se podrá disfrutar de actividades comerciales,
moda y artísticas.
Valderrama shirts es una empresa que recién se está introduciendo en el
mercado y que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer
nuestras prendas, es por eso que hemos decidido participar de esta feria y
evento, con muchas satisfacciones a nivel comercial, es una feria que tiene
gran acogida en el público, al cual asiste un gran número de personas de
diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión de
nuestro producto, intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo
empresarial; Para que sea una actividad donde podamos cumplir con los
objetivos propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y programación
para llevar a cabo dicho evento.

OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector
empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
-Reforzar la imagen y marca de nuestras prendas.
-Lograr la compra y venta de las prendas
- Lograr un gran número de contactos.
-Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
-Captar nuevos clientes y consumidores.
- Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
CRONOGRAMA DEL EVENTO

DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

- Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,
Instagram
- invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
- Voz a voz.

DIFUNDIR EL EVENTO COMERCIAL

El evento se va a difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de
televisión para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados;
garantizaremos que a cada uno de ellos pueda estar informado y nos pueda
acompañar en esta gran inauguración.

LANZAMIENTO DE LA EMPRESA TIENDA DE MODA VALDERRAMA

SHIRTS CORDIALMENTE INVITADOS
MAYOR INFORMACIÓN ´´VALLEDUPAR´´
3132816022
Valderramashirts@gmail.com
Aviso radial
Evento de moda Valderrama Shirts ubicada en la ciudad de Valledupar invita a
todas las empresas de la ciudad a la inauguración, mas información
3132816022

Aviso de televisión

La boutique Valderrama shirts ubicada en la ciudad de Valledupar invita a

todas las empresas de la ciudad a la inauguración, más información
3132816022

EVALUACIÓN

Ficha monitoreo

Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 26/12/2020
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
Asistentes Andrea, Laura, Mildret
nombre cargo
Andrea Gerente
Laura Mercaderísta
Mildret Supervisora
Temas tratados
opiniones de los clientes
desarrollo general del evento
aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias

Referencias utilizadas

Firma Andrea
Realizada por firma Mildret
PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO.
PLAN DE EXHIBICIÓN
Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los
diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando
descuentos para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P.
ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN
La estrategia de exhibición que se utilizara será por medio charlas u
conferencias en la cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con
los encargados para así puedan obtener suficiente en formación y puedan
llevarse la mejor impresión de la empresa.

PÚBLICO
El público seleccionado para esta explosión de nuestro producto y servicio son
los empresarios de la ciudad de Valledupar.

ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestros productos de una forma que se
obtenga el interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he
innovadores para de esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de
adquirir nuestro producto; se realizara una excelente o presentación de esta
forma se verá reflejada la presentación de nuestras prendas.

PIEZAS PUBLICITARIAS NECESARIAS PARA DIFUNDIR EL EVENTO

LANZAMIENTO DE LA BOUTIQUE VALDERRAMA SHIRTS
CORDIALMENTE INVITADOS
MAYOR INFORMACIÓN ´´VALLEDUPAR´´
3132816022
valderramashirts@gmail.com
Celebración de un contrato comercial
• Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.
• Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz, con un encuentro
sincrónico mediante la utilización de la herramienta tecnológica Skype o vía
Collaborate, esta actividad estar supervisada por el instructor y cada aprendiz o
grupo realizará un informe ejecutivo sobre los temas abordados en el encuentro
sincrónico.
• Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un
contrato de compra-venta de productos o servicios.