1

Evidencia
“programación evento comercial y diseño de la campaña de diseño”

Aprendices
Juliana Andrea Méndez Estrada
María Paula Méndez Pardo
Arabani Bermudes Cortes
Yisella Lucas Muñoz

Instructor
Carlos Arturo Contreras Monroy

Centro de la industria la empresa y los servicios

Servicio nacional del aprendizaje- SENA
2

Tabla de contenido

Programación de un evento comercial y diseño de campaña de difusión…….… 4

Plan de presentación de productos y servicios………………...………………......10
Celebración de un contrato comercial………………..………………………………16
3

Introducción.
4

Programación de un evento comercial diseño de su compaña de difusión.

1. Determinar el tipo de evento de realizar: se realizará un evento de
inauguración en la cuidad de Bogotá DC, donde asistirá algunas marcas y
creadores de contenido así mismo realizaríamos publicidad y marketing.

2. Establecer los requisitos del evento

Requerimientos.
 Designar coordinadores de eventos, tipo y tamaño de stands,
necesitamos posición, en medida y capacidad.
 Identidad corporativa (marca, imagen, mensaje, logo, banner, tema,
Objetivo)
 Productos a exhibir
 Elementos decorativos y mobiliario.
 Ejecutar promociones de preventa, por ej. (invitación personal,
correo electrónico
 Anúnciate directamente en revistas, periódicos y radio.
 Promociones durante el evento: volantes, folletos, regalos, muestras
gratis, etc.
 Venta directa con descuento
 Música y/o Video

3. Construir presupuesto y la financiación del evento.

En este caso, utilizaremos los recursos existentes de la empresa para establecer
un grupo de trabajo de 4 personas, tareas específicas:
Rubros Estimado Total
Alquiler del stand. 300.000 300.000
Publicidad. 300.000 400.000
Degustación del menú. 600.000 500.000
Decoraciones. 200.000 200.000
Iluminación. 70.000 60.000
Equipos de sonidos y 550.000 550.000
logística.
Bebidas alcohólicas y 600.000 500.000
no.
Servicios públicos. 300.000 350.000
Seguros. 100.000 250.000
Tiquetes aéreos y 650.000 400.000
terrestres.
Otros. 200.000 250.000
Total 3.760.000
5

En la anterior tabla vemos el presupuesto de lo que invertiríamos en la

inauguración para mostrar el producto, al invertir en creadores de contenido
nuestro fin es, crear publicidad y llamar la atención de sus usuarios en adquirir
nuestro producto.
4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitan.

Cantidad Materiales, insumos o equipos.

30 Mini menú de degustación plan oro
40 Mini menú de degustación plan plata
30 Mini menú de degustación plan bronce
5 Pendones
50 Pasabocas
100 Volantes y folletos
10 Equipos de sonidos y luz

5. Elaborar el protocolo del evento.

Protocolos antes del evento.
 Establecer el lugar y horario donde se llevará a cabo la presentación
 Conocer el público que va asistir, ya que sus invitaciones o
notificaciones se enviarán con un mes de anticipación.
 Diseñar un programa de demostración para el evento para mantener el
orden.
 Saber dónde se muestran los productos, como qué servicios están
disponibles, guardias de seguridad allí, sitios de información general,
etc.
Protocolos durante el evento.
 Revisar que todo en orden y este como estaba planeado.
 Distribuir el trabajo entre los líderes de actividades.
 Tener un buen discurso personal.
 Tener una gran actitud para los invitados
 Cumplir con los horarios que fueron creados
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
que fueron invitadas.
 Expresarse de manera educada y sincera con los invitados
 Tener listo los productos a ofrecer.
Protocolo finalizando el evento.
6

 registro público de las conclusiones del evento, ya que estas serán

llegar a todos los participantes.
 Enviar correos y cartas de agradecimiento por la participación del evento
 Crear unas encuestas para saber si nuestras metas fueron logradas.

6. Formular el plan de relaciones publicas

La empresa Lube (Luce bella), ha decido hacer una inauguración para conocer de
su producto el cual sería en la cuidad de Bogotá DC, será de forma presencial con
todos los medios de protocolos.
Lube (luce bella) es una empresa que acaba de entrar al mercado, con poco
presupuesto para promocionar y publicitar nuestros productos, por eso decidimos
hacer la inauguración, donde llegara el momento de que el público femenino
conozca sobre nuestro producto y sus funciones. este es un espectáculo privado
donde llegaran empresas de diferentes marcas y algunos creadores de contenido,
mostraremos nuestro producto para hablar de ello e intercambiar opiniones sobre
la crema facial, esto nos ayudara a promocionar por medio de la plataforma de
marketing.
Misión y visión de la empresa
Misión: Lube (Luce bella) cree en la verdadera belleza de una mujer, sin
estereotipos viviendo en un mundo diferente con amor propio y celebrar las
diferencias faciales.
Todos los días ayudamos a construir una comunidad que respeta la
diversidad, los gustos y las ideas, además de la creencia de que el
maquillaje y la belleza en sí mismos son solo una expresión de sentirse
bien y feliz.
Visión: Para el 2023, considerarnos como líder en la industria colombiana
del maquillaje y la belleza a través de la inspiración, la educación, la calidad
de nuestros productos y servicios y un excelente servicio al cliente en todas
nuestras ubicaciones.
Objetivo general.
Complacer las expectativas del público al que nos dirigimos y arrasar en ventas
digitales y directa.
Objetivos específicos.
 Hacer alianzas con diferentes clientes y proveedores.
 complacer el público.
 captar nuevos clientes y consumidores.
 7

 Reforzar la imagen y marcas de nuestro producto.

Target o público objetivo:

Mujeres mayores de 15 y 30 años; viven en el país colombiano pueden acceder a
nuestro producto facial, este ayuda a mejorar manchas, resequedad y le dará un
brillo idea para tu piel.
Cronograma del evento.
Cronograma del evento
Tiempo
Actividades Mes Observaciones
Sem1 Sem2 Sem3
Elaborar un plan de actuación, tiempos de
8 horas
ejecución, designación de responsable y montaje
Elaboración de campañas de promoción y
8 horas
comunicación
Selección de productos a comercializar en la
8 horas
inauguración
Definir el número de invitados, delegados, ponentes
8 horas
y acompañantes
Selección de tipos de montajes y tamaños 4 horas
Impresiones de papelería, invitaciones, folletos,
3 horas
pendones
Diseño gráfico de publicidad 10 horas
Presupuesto 7 horas

Personal a cargo de la ejecución.

Comité de programas

Comité de apoyo o servicios generales

Comité de promociones/relaciones publicas

8

Comité de seguridad

Comité de recepción

Comité de registro

Comité de alojamiento

Comité de alimentos y bebidas

Comité de damas

en el siguiente link encontrara cada pasos o cargos de cada comité

https://acortar.link/Ee3MGo
Presupuesto del evento
En el punto 3. Construir presupuesto y la financiación del evento, encontrara
el presupuesto del evento.
7. Diseñar la campaña de difusión
El evento va a llegar a sus redes sociales como: Gmail, Facebook y Instagram
ya que será un evento privado.
8. Difundir el evento comercial

Organización del evento

Lanzamiento de nuestra crema “Natura neutropromax” cordialmente

9

invitados
Para mayor información
Celular: 3232434053
Gmail: nubel855@gmail.com Organización de evento
Aviso Radial:
Evento Lube, ubicada en la ciudad Bogotá,
invita a empresa de marcas y los mencionados
influenciadores, a cada uno le habrá llegado
una invitación de para asistir a nuestra
inauguración

9. Evaluación.
https://forms.gle/jZ51BHW5Sz79VKT6A en el siguiente link encontrará una
encuesta y podrá calificar nuestro evento.

Plan de presentación de productos y servicios

Al ofrecer los productos, es importante analizar previamente con quién se va a
negociar, cuál es el verdadero mercado y cómo se va a presentar la oferta. Dado
que la presentación de los productos o servicios es una estrategia de promoción y
comunicación en la mezcla de mercadeo, se requiere evaluar, de manera
concienzuda, su presentación.

• Políticas de promoción y publicidad definidas por la empresa

respaldan la forma de actuar frente al uso de medios, herramientas o elementos
que nos permitan comunicar los beneficios que sustentan el producto.
Aplicando el nivel II que se da en la presentación de los productos para la
negociación, es vital sostener con , respeto, empatía,honestidad, e integridad la
Publicidad,Relaciones públicas y la Promoción en la presentación de nuestro
producto, en los diferentes medios para el beneficio de los clientes y también de
cada integrante del equipo.
10

• Definición de los protocolos de comunicación

Dentro del protocolo comercial, para nuestra empresa, se manejan formatos
debidamente estandarizados que nos permite mantener informados a los clientes
sobre disponibilidad de las mercancías, condiciones de entrega, garantías y
servicio postventa, para los productos.

• Determinación de la presentación a partir de las características

Envase: el empaque que utilizaremos para colocar nuestra crema sera de
material plastico reutilizable de 7*5

Embalaje: caja de 8*6 de color blanco con su etiqueta respectiva, manteniendo

protegido el producto y el envase en su manipulación de transporte y
almacenamiento.
11

Marca: NATURA NEUTROPROMAX

Etiqueta:la encontraras en el embalaje y el envase.

“NATURA NEUTROPROMAX” crema multibeneficios para el rostro que limpia,
hidrata prolongadamente, disminuye las líneas de expresión, nutre e ilumina para
una piel radiante y sana. Producto 100% colombiano y hecho para el cuidado del
rostro.
Uso: día y noche. Como limpiadora, aplicar con suaves masajes circulares y
retirar con un papel de toalla. Para humectar la piel, volver aplicar hasta adsorber.
Durante el día aplicar un protector solar mínimo de FPS 30
Advertencias: Exclusivo uso externo. Evite el contacto con los ojos, mantenga
alejado al alcance de los niños, no aplicar sobre piel irritada.

• Análisis del comportamiento del grupo objetivo

El 89 por ciento de las mujeres colombianas utiliza crema para el cuerpo,
para las manos y una complementaria para la piel, así lo muestra un
estudio de la compañía Natura.Los encuestadores encontraron que en el
tocador o inclusive el baño de cualquier mujer colombiana hay algún
producto de belleza, desde cremas para el cuerpo, hidratantes de baño,
aceites corporales, lociones, exfoliantes, jabones líquidos y en barra y otros
productos, que solo demuestran una cosa: a la mujer colombiana le gusta
cuidar su piel.
Aquí en la publicación podemos analizar que la mayoria de laa mujeres
nos aplicamos algun producto hidratante en la piel.
https://bit.ly/377yAoy

• Identificación de las épocas especiales

12

Un producto que va dirigo al mercado de cosmeticos para las mujeres,

es necesario determinar una tematica relacionada con la feminidad, el
cuidado con productos naturales y el amor propio, en fechas
conmemorativas, como el dia la mujer, dia de la madre.

• Validez del uso de tecnologías de la comunicación

Como proyecto formativo crear sitios web en las redes sociales nos
permite expandir el conocimiento de un nuevo producto para la piel
(facebook,instagram, whatsapp,correo electronico) también nos permite
informar a los usuarios acerca de nuevos eventos.

• Selección del lugar

Presentar nuestro producto en nuestra empresa y en diferentes lugares:
supermercados, tiendas de cosmetica, o farmacias. Ubicadas dentro de
vitrinas que favorezcan la presentación de todos los productos. Por
ejemplo la dermatología cosmética Bella Piel.

Muestras: Para dar a conocer nuestro producto en el evento es

importante que los clientes lo prueben y asi observen o sientan los
beneficios, por ejemplo en el evento de inauguración para darlo a conocer.
Se necesita fabricar la crema con todos los procedimientos que nos den
un buen resultado y asi los clientes compren los productos.

• Especificación de los recursos físicos

13

Materiales de papeleria: papel couché o silueta para los volantes. Nos

permite promocionar nuestro producto personalmente, y es un medio que a
la vez se puede compartir en los medios digitales de comunicación lo cual
nos permite llegar a mas personas, para que nuestro producto sea mas
conocido y asi cuando la empresa ya este ubicada fisicamente, ya
existan clientes.

• Establecimiento de relaciones publicas

Esperamos aliarnos con marcas que también venden productos
cosmeticos, Esika, dove, yambal las cuales llevan un recorrido en el
mercado y contar con su apoyo nos ayudaría mucho, ya que
posiblemente los clientes tendrian mas conociento de nuestra empresa y
recibiremos asesoría en ventas por pare de las lideresde las marcas
mencionadas.

imágenes sobre las piezas publicitarias necesarias para difundir el evento

Medios impresos: al imprimir volantes acerca de los beneficios de nuestro

producto, tambien publicarlo en las redes sociales, nos permite impulsar la
aceptaciòn cultural de las mujeres, y cuidar su piel con ingredientes naturales.
14

Material de formación SENA

15