AP11-EV03- «PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA

CAMPAÑA DE DIFUSIÓN»

María Kamila Ortega Ortega

Centro Latinoamericano De Especies Menores (CLEM)
Sena-virtual
Ficha: 2348810 Tecnólogo En Gestión De Mercados
Hoover Zuleta Rendón
05 de agosto de 2022

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 AP11-EV03- «PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA
CAMPAÑA DE DIFUSIÓN»

APRENDIZ:
MARÍA KAMILA ORTEGA ORTEGA

INSTRUCTOR:
HOOVER ZULETA RENDÓN

CENTRO LATINOAMERICANO DE ESPECIES MENORES (CLEM) TULUÁ, VALLE

DEL CAUCA SENA-VIRTUAL
FICHA: 2348810 TECNÓLOGO EN GESTIÓN DE MERCADOS
CÚCUTA
05 DE AGOSTO DE 2022

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 TABLA DE CONTENIDO
introducción 4
objetivo general 5
objetivo específicos 5
1. Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión. 6
2. Plan de presentación de productos y servicios 12
3. Celebración de un contrato comercial 16

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 INTRODUCCIÓN
La empresa NEA EXCLUSIVE, participara en una feria empresarial en la ciudad de Cúcuta
en donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de colección de ropa, lugar
donde se podrá disfrutar de un ambiente agradable y cómodo con las nuevas tendencias de
la compañía.
NEA EXCLUSIVE, es una empresa que se está incorporando en el mercado de la moda y
que cuenta con un presupuesto medio lo cual nos limita para promocionar y dar a conocer
nuestros nuevos productos, es por eso que hemos decidido participar en esta feria y evento,
que es una buena estrategia para promocionar nuestros productos, es un evento muy
importante y prestigioso en la industria de la moda, el público le da una buena acogida al
cual asiste un gran número de personas de diferentes perfiles, podemos obtener diferentes
opiniones al cual podemos realizar sondeos de nuestra nueva colección de ropa, también
establecer relaciones comerciales y dándonos a conocer en este sector, satisfaciendo las
necesidades de nuestros clientes, poder cumplir con las metas y objetivos propuestos por la
compañía en la planeación y programación para llevar a cabo de dicho evento.

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 OBJETIVO GENERAL

Promover la participación
activa de nuestra empresa
dentro del sector empresarial.
Promover la participación
activa de nuestra empresa
dentro del sector empresarial.
Fomentar la participación activa de nuestra empresa línea de ropa NEA EXCLUSIVE
dentro del sector empresarial de la moda, posicionándonos como una marca de calidad,
innovación y exclusividad caracterizándonos de la competencia por nuestros valores
corporativos y ese valor agregado en la organización.
OBJETIVO ESPECÍFICOS
 Captar nuevos clientes.
 Establecer relaciones empresariales potenciales.
 Reforzar la imagen y marca de la empresa.
 Potenciar la publicidad de la compañía.

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PROGRAMACIÓN DE UN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE SU CAMPAÑA
DE DIFUSIÓN
1. Determinar el tipo de evento a realizar: La feria de Colombia moda fashion en la
ciudad de Cúcuta evento de exhibición comercial y promocional en el centro comercial
jardín plza.
2. Establecer los requerimientos del evento:
Requerimientos:
 objetivos y nombre del evento: Colombia moda fashion con el objetivo de realizar el
lanzamiento de la nueva colección, lugar y fecha: centro comercial jardín plaza en la
ciudad de Cúcuta los días 19,20,21 de agosto de 2022 hora: 9:00 am a 6:30 pm
 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño del stand, la ubicación que
necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, slogan, tema del evento).
 Los productos a exhibir.
 herramientas decorativas y mobiliarios.
 Promociones (invitaciones, correo directo, anuncios en revistas, radio, periódico,
promoción durante el evento, volantes, tarjeta de presentación, folletos, valor
agregado).
 Ofertas.
 Presentación, música y video.
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento
NEA EXCLUSIVE, en el evento hará uso de los recursos con que cuenta, se formara un
equipo de trabajo de 5 miembros, a los cuales le serán asignadas tareas específicas:

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 CATEGORÍA ESTIMADOS TOTAL
Evento insumos $900.000.00 $990.000.00
Relaciones publicas $450.000.00 $450.000.00
Decoración $650.000.00 $625.000.00
Programación del evento $700.000.00 $547.000.00
Redes sociales $120.000.00 $120.000.00
Publicidad $250.000.00 $260.000.00
Refrigerios $850.000.00 $710.000.00
Total $3.702.000.00
$3.920.000.00

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

 Maniquís. 5  Portafolio de productos. 3
 Ganchos. 200  Pendones. 2
 Repisas. 4  Volantes y folletos. 300
 Mesas. 3  Portátil, sonido y televisión (video
 Cortinas. 3 click de las nuevas colecciones).
 Espejos. 4  Refrigerios (galletas, dulces etc.)

Estos son los materiales y equipos que necesitamos para llevar acabo nuestro evento de
lanzamiento.
5. Elaborar del protocolo del evento
PROTOCOLO DEL EVENTO
Protocolo antes del evento
 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento.
 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados invitaciones a los clientes y
repartido volantes de promoción en diferentes sitios.
 Diseño de programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentara el producto, información en general del sitio.

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Protocolo durante el evento
 Revisar que todo esté en orden conforme a la agenda del evento.
 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresar de manera clara y concreta.
 Ubicar a dos personas en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
que lleguen e invitarlas a ser partícipe del evento.
 Tener preparado los productos a ofrecer.
Protocolo al finalizar el evento
 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento los materiales y todo lo
utilizado en ello.
 Agradecer por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La empresa NEA EXCLUSIVE, participara en una feria empresarial en la ciudad de Cúcuta
en donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de colección de ropa, lugar
donde se podrá disfrutar de un ambiente agradable y cómodo con las nuevas tendencias de
la compañía.
NEA EXCLUSIVE, es una empresa que se está incorporando en el mercado de la moda y
que cuenta con un presupuesto medio lo cual nos limita para promocionar y dar a conocer
nuestros nuevos productos, es por eso que hemos decidido participar en esta feria y evento,
que es una buena estrategia para promocionar nuestros productos, es un evento muy
importante y prestigioso en la industria de la moda, el público le da una buena acogida al
cual asiste un gran número de personas de diferentes perfiles, podemos obtener diferentes
opiniones al cual podemos realizar sondeos de nuestra nueva colección de ropa, también
establecer relaciones comerciales y dándonos a conocer en este sector, satisfaciendo las
necesidades de nuestros clientes, poder cumplir con las metas y objetivos propuestos por la
compañía en la planeación y programación para llevar a cabo de dicho evento.
OBJETIVO GENERAL
Fomentar la participación activa de nuestra empresa línea de ropa NEA EXCLUSIVE
dentro del sector empresarial de la moda, posicionándonos como una marca de calidad,

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 innovación y exclusividad caracterizándonos de la competencia por nuestros valores
corporativos y ese valor agregado en la organización.
OBJETIVO ESPECÍFICOS
 Captar nuevos clientes.
 Establecer relaciones empresariales potenciales.
 Reforzar la imagen y marca de la empresa.
 Potenciar la publicidad de la compañía.

CRONOGRAMA DEL EVENTO “ COLOMBIA MODA FASHION”

Tiempo
ACTIVIDADES Mes OBSERVACIONES
Semana Semana Semana Semana
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempo de ejecución, 8 horas
designación de responsabilidades y montaje.
Elaboración de campaña de promoción y comunicación. 8 horas
Selección de productos a comercializar en la feria 8 horas
Definir el número de invitados. 8 horas
Selección de tipos de montajes y tamaños. 5 horas
Impresión de invitaciones, folletos, tarjetas de 3 horas
presentación, pendones.
Diseño gráfico de publicidad y difusión. 10 horas
Presupuesto. 8 horas

7. Diseñar la campaña de difusión



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 Se promocionara a través de las redes sociales como Facebook, instagram, twitter,
pagina web.
 Invitamos por un mensaje de texto a los clientes.
 se reparten volantes del evento en distintos lugares de la ciudad de Cúcuta y su área
metropolitana.
 Plegables.
 Radio.
 Televisión.
 Tarjetas de presentación

8. Difundir el evento comercial

El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión para de
esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados; garantizaremos que a cada uno
de ellos pueda estar informado y nos pueda acompañar en esta gran inauguración.

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 ..\Downloads\(1) WhatsApp.html
Difusión radial:
El evento más importante de Cúcuta la gran feria Colombia moda fashion este 19, 20 y 21
de agosto de 2022 desde las 9am a 6pm podrás disfrutar de las últimas colecciones, lo más
top de la moda en el centro comercial jardín plaza invita línea de ropa NEA EXCLUSIVE
te esperamos en el stand 12 donde encontraras ropa completamente exclusiva de alta
calidad. ¡Tomate un break, elige tu estilo en NEA EXCLSUIVE!
9. Evaluación

FICHA MONITOREO

ACTA DE REUNIÓN PARA EVALUAR EVENTOS

Fecha: 21 de agosto de 2022
Objetivos: evaluar el evento de lanzamiento de la empresa línea de ropa nea exclusive
Personal: Kamila ortega, Ana ortega, Yuleima ortega, Jean ortega y Marcela ortega.
NOMBRE CARGO
Kamila ortega Gerente
Ana ortega Supervisora
Yuleima ortega Servicio al cliente
Jean ortega. Marketing
Marcela ortega Servicio al cliente.
RESULTADOS:

 Se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento.

 Se apreciaron las opciones negativas y positivas.
 Se trabajó en la mejora de las falencias.
 Se alcanzaron las metas propuestas.

REFERENCIAS UTILIZADAS

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 Plan estratégico.
Plan de exhibición.
Presupuestos.
Diseño del producto.
Plan de evento
REALIZADO POR: Firma kamila ortega
Firma Ana ortega

PLAN DE PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIO

Línea de ropa nea exclusive es una marca dedicada a la elaboración de prendas de vestir
con diseños y modelos propios del mismo siempre a la vanguardia de las nuevas
tendencias listas para cualquier tipo de cambio que se vengan con estas, cubriendo una
necesidad básica del ser humano en las compras cotidianas, en nuestra empresa contamos
con diferentes productos que busca la total satisfacción de los distintos clientes cumpliendo
sus necesidades haciendo que se sientan cómodos con la ropa que tenemos. Nuestra
compañía se dedica a la confección de vestidos, camisas, shorts, conjuntos casuales,
pantalones, sudaderas, pantalonetas, pijamas para todo tipo de población niños, jóvenes,
damas, caballeros, adultos mayores.
Manejamos una amplia variedad de telas como el algodón, poliéster, anti fluidos, satín,
tafeta, chali, lino, lana, seda, piel estas son algunas de las muchas telas que utilizamos para
la fabricación de nuestros productos.
La línea principal del empaque de la empresa línea de ropa nea exclusive cuando son
envíos las envolvemos en papel seda que tiene el logo de nuestra empresa también
utilizamos bolsas de telas con nuestro logo en ellas, contamos con cajas de diferentes
formas para ser más divertido nuestros pedidos, obsequios moñas, manillas artesanales,
llaveros. Ofrecemos a nuestros clientes calidad, exclusividad, originalidad en todos
nuestros productos con un fin de satisfacer su necesidad generando una agradable
experiencia.
Por medio de esta feria buscamos exhibir nuestros productos generando un impacto en
nuestros clientes y posibles nuevos haciendo que nos recuerden y que tengan presenten
nuestra empresa por la calidad y variedad de nuestros productos.
Línea de ropa nea exclusive confecciona sus productos 100% originales y exclusivos,
somos una marca que transmite elegancia- comodidad con un toque de diversión, origen de
la ciudad de Cúcuta.

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 TÁCTICAS DE EXHIBICIÓN
El visual merchandising es una herramienta que toda tienda física o virtual utiliza, es una
práctica de mercadotecnia en la cual se usa colores, iluminación tecnología y otros
elementos para atraer la atención de un cliente.
Nuestra empresa tiene muy claro esta herramienta y su uso el visual merchandising se
encarga de la presentación de nuestros productos en el punto de venta maximizando la
atención y atracción de los compradores provocando deseo, llamando la atención,
provocando el ADN de nuestra marca nea exclusive. El objetivo de esta herramienta en
nuestra empresa es aumentar las ventas, atraer más clientes, maximizar el potencial de los
recursos, fidelizar a los clientes, vender más, sacar más valor a nuestros productos.

Es importante tener creatividad a la hora de exhibir nuestros productos ya que la clave está
en saber acomodar nuestra tienda de ropa (stand) para esto necesitaremos:
Letreros: lo más probable es que alguien entre a nuestra tienda si sabe lo que estamos
vendiendo así que se utilizara el nombre y logo de nuestra marca también se utilizara dentro
del local para diferenciar las categorías y productos.
Estantes: son perfectos para una buena variedad de prendas, además brindan a nuestros
clientes una manera fácil de encontrar lo que están buscando.
Racks: con los racks guardamos nuestra mercancía, vienen los ganchos para colgar las
prendas de vestir, camisas, vestidos, faldas.
Maniquíes: con los maniquíes exhibimos una muestra de los productos que se encuentran
doblados de esta manera permitimos que todos los visitantes vean fácilmente la ropa y
tenga una idea de cómo se ve puesta.
Opciones de pago a la vista: actualmente contamos con muchas formas de pagos no solo
se recibe efectivo, sino que también ofrecemos variedad de estilos de pagos bancarios,
efectivo, tarjetas de crédito, débito, depósitos y pagos en cuotas.
Vitrinas: protegen y exhiben nuestros productos de manera efectiva.
Espejos: es fundamental que nuestros clientes puedan probarse la ropa y puedan ver como
se les ve. Los espejos de cuerpo completo son la mejor opción también se tendrá espejos
pequeños cerca de los accesorios.
Bolsas: las bolsas son una gran herramienta de marketing, los clientes se llevarán sus
compras en ellas también la utilizamos como una herramienta de ventas y branding tendrán
el logo, marca y un pequeño mensaje bonito para que puedan ser reutilizadas contamos con
bolsas de tela ayudando al cuidado del medio ambiente.

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Separamos la ropa en categorías: la ropa de mujeres, hombres, niños, cada una tendrá su
sección aparte la cual la organizamos por pared.
Dividimos cada categoría en secciones adicionales: separamos los pantalones de las
camisetas, los zapatos de los accesorios y los pijamas de los suéteres, clasificamos la ropa
en grupos específicos.
Colgamos y doblamos cada artículo: en su categoría y dividimos por color y después por
tallas.
Colocamos los accesorios cerca de la caja: de esta manera podrán tomar productos extras
mientras esperan para pagar.

Exhibimos los artículos de temporada hasta adelante de la tienda: contamos con una
zona de promoción, manteniéndola ordenada y lo más lejos posible de la entrada de esta
manera, las ofertas obligaran a los clientes a cruzar toda la tienda y habrá más oportunidad
de que otras prendas llamen su atención.
La planeación y organización de nuestra tienda es una mezcla de arte y ciencia, resolviendo
el acertijo de cómo vender ropa, utilizamos nuestra imaginación, información y la infalible
estrategia de prueba y error. Estas son las tácticas que implementamos para exhibir nuestro
producto y aumentar las ventas:
1. Pensar en el plano de nuestra tienda: organizamos nuestros productos gestionando el
tráfico y flujo de la tienda. Teniendo presente el tamaño del local, la ropa que
ofrecemos y la experiencia que queremos que tengan de nuestra compañía.
2. Asegurar de que la tienda nunca se vea vacía: tener muchos productos y un buen
stock ayuda aumentar las ventas, utilizando los racks, vitrinas y la exhibición de ropa en
pared aprovechando todas las utilidades para nuestra exhibición.
3. Tener en cuenta la entrada: los primeros dos y tres metros de la tienda son de suma
importancia estos les darán una idea de lo que hay si se adentren más y los que harán
que nuestros clientes piensen en comprar (o no), por eso pensamos en la música, la
iluminación y el ambiente en general, evaluando nuestros productos favoritos y
colocándolos en la entrada haciendo que esta zona absorba el mood completo de lo que
ofrecemos.
4. Agregar una pared de poder: según estudios el 90% de los compradores dan vuelta a
la derecha al entrar a una tienda. Teniendo en cuenta esto colocaremos en esta parte una
pared de poder, el cual será un espacio donde pondremos las nuevas tendencias y la
decoración que llamen la atención para completarlas, también pondremos productos que
se vendan como unos pares de zapatos.

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5. Mantener la ropa en orden: a nadie le gusta una tienda que se vea desordenada, da
una mala presentación e imagen de la empresa por eso el orden de nuestras prendas y
artículos complementarios siempre estarán ordenados ya que se designa unas personas
encargadas de mantener cada producto en su lugar.
Una ley de vida, las primeras impresiones son clave por eso los clientes juzgan nuestra
tienda por el estado (fachada) por eso es importante mantener la tienda pintada, limpia,
ordenada por dentro y por fuera, hacer estos trabajos con regularidad facilitara que sean
rápidos y fáciles, lidiar con pequeños problemas de mantenimiento evitara que se
conviertan en tareas costosas y que consuman mucho tiempo. Estos pequeños ajustes harán
una gran diferencia en nuestra empresa. Estas tácticas son herramientas esenciales para
poder exhibir nuestro producto si la utilizamos correctamente provocaremos un gran
impacto en los clientes haciendo que nos recuerden por nuestra calidad y los valores que
nos representan.

Redes sociales: Por lo tanto, se realizarán publicaciones en las historias y en el post de

Instagram y Facebook que informen sobre el evento y nuestra marca. Mantener al público
informado sobre las promociones y sorteos que se manejan durante el evento.
Volantes: se entregarán volantes donde se dé una breve información de la marca, la idea es
que esta publicidad sea muy visible ya que la cantidad excesiva de palabras pueden aburrir
a la persona que consume el volante. Se entregarán volantes antes del evento para informar
el lugar, fecha y hora también durante el evento se entregarán volantes con información
precisa de la marca y los productos.
Concursos: se harán concursos en los cuales se sorteará productos de nuestra empresa,
nuevas colecciones (camisas, pantalones y accesorio complementario) con el fin de premiar
e incentivar a los visitantes, esto ayudará a que las redes sociales tengan más alcance
además de fomentar la compra de los productos.
Una de las dinámicas es que las personas que se acerquen a conocer la marca sigan las
cuentas de Instagram, Facebook y YouTube comenten un post donde se sorteará el premio,
aleatoriamente con un programa se escogerá tres cuentas ganadoras. La segunda dinámica
es rifar una muda de ropa y una camisa con las personas que adquieran los productos en el
evento, se les tomara los datos personales y se sorteara al finalizar el evento.
Tarjetas de presentación: se repartirá tarjetas de presentación a todas las personas que
pasen y nos visiten en las cuales pueden encontrar el logo de nuestra marca una breve
descripción del producto nuestras redes sociales, la dirección donde nos pueden visitar y el
número de contacto por si desean realizar pedidos.

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Programa de fidelización: para incentivar la compra continua de nuestros productos, se
emplea un programa de fidelización en el que se obsequiará el 50% de la compra después
de cada 5 compras del cliente, este control se llevará por medio de una tarjeta que será
entregada en la primera compra.
Definida como tarjeta regalo, esta tarjeta motivara al cliente a estar atento a las novedades
de línea de ropa nea exclusive y a comprar posiblemente nuestros productos para recibir un
descuento del 50% de la totalidad de la compra.

CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO COMERCIAL

La empresa línea de ropa nea exclusive está buscando ampliar sus canales de distribución y
generar nuevas relaciones públicas generando contratos comerciales con empresas del
sector de moda que quieran generar e impulsar su reconocimiento.
Marca y slogan:
Nea exclusive- Tomate un break y elige tu estilo
Valores y principios corporativos:
 Innovación- construimos un nuevo camino para llegar a la meta.
 Modernidad- nos transformamos permanentemente para ser los mejores.
 Dinamismo- actuamos con energía, fuerza y diligencia.
 Velocidad- somos agiles para adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes.
 Sostenibilidad- hacemos un mundo mejor generando valor.
 Triunfador- hacemos posible lo imposible.
 Responsabilidad.
 Cumplimiento.
 Compromiso.
Población objeto al cual va dirigido evento comercia:
Nuestro evento comercial de línea de ropa nea exclusive ofrece la mejor experiencia de
compra de prendas de vestir y accesorios diseñados para personas que quieren vestir a la

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moda en la ciudad de Cúcuta con la mejor relación de moda, calidad, look y servicio al
mejor precio.
La empresa BOUTIT ALMA quiere ampliar sus relaciones comerciales y comercial ropa de
nuestra empresa línea de ropa nea exclusive.

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