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Universidad Internacional del Ecuador

Nombre: Santiago Ariel Borja Q.
Fecha: 08 de octubre de 2023.
Facultad: Bussiness School.
Escuela: Gastronomía.
Materia: Catering y Planificación de Eventos.

Semana #5 – Evento.

1.- Certamen: Festival de Cerveza Artesanal.

2.- Nombre: Quito Beer Fest

3.- Objetivo: Desarrollar una competencia de elaboraciones de cerveza artesanal para

encontrar la mejor de la ciudad, para así, constituirla como marca comercial.

4.- Concurrencia: High Profile, entre 500 y 800 personas.

5.- Propósito: Constituir una marca solida con el ganador del festival para

posteriormente, lanzarla al mercado.

6.- Tema central del evento: Emprendimientos gastronómicos.

7.- Temas complementarios: Marketing, Comunicación, Networking.

Básicamente, el evento seria una feria de emprendimientos gastronómicos, en este caso

de cervezas artesanales, en donde productores locales podrán inscribirse y tener un stand en

evento para promocionar su producto y el público asistente podrá ver los diversos tipos de

cerveza, para después, mediante una competición definir a los mejores, y del cual habrá una

cerveza ganadora que se llevara la constitución de una marca comercial, que será financiado por

los patrocinadores del evento, con el fin de comercializarla en el mercado ecuatoriano.

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8.- Programa Tentativo: Verano 2024.

9.- Fecha de realización del evento: Un mes ideal para la realización del evento es Julio,

ya que el festival está previsto para ser al aire libre y en ese mes la región Sierra esta en verano.

Por otro lado, es una buena fecha, ya que es época de vacaciones institucionales. El evento se

realizaría en dos días, sábado 12 y domingo 13 de Julio de 2024, desde las 12:00 p.m. hasta las

6:00 p.m., en ambos días, dando un total de duración de 12 horas de evento.

10.- Matriz de selección de sede:

Selección de Sede

Criterios Arena Top Media Cumbayá

Información Malo Neutral Bueno

Costo de Arrendamiento $5.000 X

Ubicación Cumbayá X

Aforo (capacidad) 1000 personas X

Múltiples ambientes 4 ambientes X

Parqueadero Si X

Documentación y permisos Al día (2023) X

Servicios Adicionales (baño, Si X

limpieza, seguridad, etc).

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11.- Sede del Evento: Debido a las características del evento, el lugar ideal para el

evento es Arena Top Media, ubicado en Cumbayá, en un punto concurrido de la ciudad y de fácil

acceso para la inmensa mayoría de personas, debido a las vías que lo conectan con el resto de la

ciudad. Este sitio es ideal, debido a la capacidad prevista de nuestro evento, los servicios

adicionales que prestan, como baños, sistemas audiovisuales, parqueaderos y seguridad.

Además, es un lugar abierto que permite un flujo constante de personas, ideal para el tipo

de evento que queremos realizar, un festival.

12.- Dirección del Lugar: Cumbayá / María Angelica Idrobo CA Oe4 y Francisco de

Orellana. Junto al Paseo San Francisco, Cumbayá, Ecuador

13.- Imagen Referencial:

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14.- Presentación del Evento:

Link del documento completo:

https://www.canva.com/design/DAFyCr2M26M/IRB5O7tiw5BHxZawnzY32g/view?utm_conte

nt=DAFyCr2M26M&utm_campaign=designshare&utm_medium=link&utm_source=editor
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15.- Presupuesto del Evento.

Presupuesto del Evento

Evento Quito Beer Fest

Fecha 12-13 de julio de 2024
Lugar Arena Top Media
Ciudad Quito Beer Fest

Gastos Valor Tipo

Alquiler del local $ 5.000,00 Fijo
Publicidad $ 500,00 Variable
Equipo audiovisual $ 500,00 Fijo
Decoracion $ 300,00 Variable
Servicios de seguridad $ 700,00 Fijo
Tecnología $ 800,00 Fijo
Gastos administrativos $ 1.000,00 Fijo
Inmobiliario $ 1.000,00 Fijo
TOTAL $ 9.800,00

Gastos Valor Tipo

Imprevistos $ 1.000,00 Imprevisto

Cuota de registro

CR= Gastos variables + Gastos Fijos + 1

800 + 9000 + 1 9801

Ingresos Cantidad Valor Unitario Valor

Entradas 800 $ 10,00 $ 8.000,00
Pautas publicitarias 25 $ 50,00 $ 1.250,00
Sponsors 10 $ 1.000,00 $10.000,00
Stands 100 $ 150,00 $15.000,00
TOTAL $34.250,00

Utilidad = Gastos - Ingresos

9800 - 34250 24450

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16.- Comisiones del Evento:

Comisión de Logística:

• Coordinación de la infraestructura del evento.

• Gestión de la distribución del espacio.
• Logística de transporte para los insumos y equipos.

Comisión de Entretenimiento:

• Organización de equipos audiovisuales de entretenimiento en el escenario.

• Programación de actividades y actividades relacionados con la cerveza.
• Coordinación de horarios.

Comisión de Marketing y Promoción:

• Promoción del evento a través de publicidad en línea, redes sociales y medios

locales.
• Diseño de materiales de marketing, como carteles y volantes.
• Colaboración con influencers y creadores de contenido locales para promoción.

Comisión de Ventas y Boletos:

• Gestión de la venta de boletos en línea y en puntos de venta físicos.

• Coordinación de la distribución de boletos y pulseras de acceso.
• Control de acceso al evento y seguridad en las áreas de venta de boletos.
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Comisión de Patrocinios y Colaboraciones:

• Búsqueda de patrocinadores locales, marcas de cerveza y colaboradores.

• Negociación de acuerdos de patrocinio y beneficios para los patrocinadores.
• Coordinación de las actividades y stands de los patrocinadores en el evento.

Comisión de Seguridad y Emergencias:

• Planificación de medidas de seguridad, incluyendo personal de seguridad y

control de multitudes.
• Preparación de protocolos de emergencia y atención médica en caso de incidentes.
• Coordinación con autoridades locales para garantizar la seguridad del evento.

Comisión de Sostenibilidad y Medio Ambiente:

• Implementación de prácticas sostenibles para reducir el impacto ambiental.

• Reciclaje y gestión de residuos durante el festival.
• Concienciación y educación sobre la sostenibilidad entre los asistentes.

Comisión de Diseño y Decoración:

• Creación de una estética visual coherente para el festival.

• Diseño de escenarios, áreas de descanso y stands.
• Selección y coordinación de proveedores de decoración.

Comisión de Comunicación y Relaciones Públicas:

• Relación con los medios de comunicación locales y nacionales.

• Gestión de comunicados de prensa y relaciones públicas para promover el evento.
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Comisión de Evaluación y Retroalimentación:

• Recopilación de comentarios de los asistentes para la mejora continua.

• Evaluación de la eficacia de las estrategias de marketing y ventas.

Cada comisión debe contar con un líder o coordinador responsable de supervisar y

ejecutar sus respectivas tareas. La comunicación efectiva entre todas las comisiones es

fundamental para garantizar el éxito del evento.