PROGRAMACIÓN Y DIFUSIÓN DE UN EVENTO COMERCIAL

PRESENTADO A:
DAIRO ALBERTO MONTES MONTES
INSTRUCTOR

PRESENTADO POR:
ALEXANDER JULIO FERIA
APRENDIZ

GESTIÓN DE MERCADOS
FICHA 2348560
AÑO 2022
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Proyecto de Gestión Inmobiliaria

Para programar la difusión de un evento comercial y apalancar el crecimiento de nuestro

proyecto se ha decidido realizar una conferencia la cual nos puede servir como un punto de
encuentro entre nuestra marca de servicios y sus consumidores, como un evento en el que
compartir conocimientos sobre un tema o varios relacionados con el sector inmobiliario.

Objetivo General
 Posicionar la empresa a nivel nacional en el mercado inmobiliario con la prestación
de un servicio de calidad.

Objetivos específicos
 Dar a conocer nuestro proyecto de gestión inmobiliaria de forma detallada y
especifica con el fin de presentar nuestros servicios comerciales.

 Diseñar la publicidad de manera llamativa y completa, utilizando los medios

adecuados para que logre llegar a más público objetivo.

Evento: Conferencia “Conoce el nuevo proyecto para el sector inmobiliario”.

Lugar: Country Club Medellin
Fechas: 6 de enero de 2023
Hora: 8:00 am- 12:00 pm

Personal de apoyo: En la coordinación de la conferencia tendremos:

 Equipo o comité directivo:
 Este personal será el encargado de definir y diagramar el programa del
evento, con los horarios, el tipo de participantes y oradores.
 Estipular las actividades que se desarrollarán, en los días, horarios, y
tiempos, a través de un cronograma general de trabajo
 Elaborar checklists por áreas de trabajo para que cada grupo o persona
tenga claras sus tareas y objetivos, y el tiempo en que deben estar realizadas
exitosamente. Su supervisión será periódica y en forma particular.
 Seleccionar y capacitar al equipo y personal de trabajo, secretarias,
orientadores, encargados de mercadeo, asistentes de sala, etc.
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 Definir y programar el sistema de inscripciones a utilizar para el registro de

participantes.

 Equipo de Difusión:
 En este equipo tendremos Diseño, edición y la impresión de anuncios,
calendarios, invitaciones, programas, folletería en general, señalizaciones,
carteles, etc.
 Armado de material de presentación y difusión del evento a través de la
página y sitio web para promocionar, vender y difundir el mismo, y para usar
como nexo de comunicación con participantes, invitados, anunciantes, y
público en general.
 Actualización permanente de la base de datos, para dar seguimiento a
invitados, participantes e inscripciones. Comunicación vía email con
participantes, contacto con patrocinadores, respuestas a consultas y
confirmaciones. Estas tareas se van intensificando más, hacia la fecha del
evento.
 Manejo de agenda de prensa, conferencia de prensa, entrevistas, notas y
aspectos relacionados durante el evento y después del mismo también.

 Equipo de Ambientación: en este grupo de apoyo se incluye todo lo relacionado a

la sala, su organización y supervisión:
 Área de inscripción y acreditación de los asistentes.
 Servicio de coffee breaks, etc. Todo lo referente a bebidas y pasabolas.
 Sistema y tecnología de sonido, video y proyección, a través de
computadores, proyectores, equipo de iluminación, micrófonos, etc. Aquí se
incluye la implementación del servicio de traducción. Para la cobertura
gráfica del evento, se requiere de servicio fotográfico y servicio de video
filmación.
 Decoración, telones.

 Relaciones públicas: aquí el personal encargo tendrá como función:

 Definir y redactar discursos.

 Determinar y definir, premios, suvenires y regalos.
 Definir diseño e impresión de logo del evento y/o de patrocinadores en
materiales a entregar a participantes o invitados.

 Equipo de Finanzas: realizaran;

 Pagos a proveedores.
 Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería, etc.

 Coordinador: la persona quien será el observador e innovador, llevará a buscar y

conocer nuevas herramientas y servicios alternativos que ayuden a minimizar
errores, trabas, que encontramos siempre en el desarrollo de la conferencia.
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Costos Evento:
El costo aproximado del evento tendría un valor de $11.000.000

Requerimientos del evento:

Este evento tendrá como nombre Conferencia “Conoce el nuevo proyecto para el sector
inmobiliario”, el cual tiene como objetivo dar a conocer el servicio con cada una de sus
características, convencer a la audiencia de adquirir este nuevo servicio, formar parte de
nuestro proyecto, y de difundir información acerca de este, de tal manera que se convierta
en una manera de llegar a más personas a nivel nacional.
Para este evento nos ubicaremos en la capital del país, los invitados serán personas
influyentes del mercado inmobiliario de varias regiones del país y así ampliar nuestros
portafolios de manera conjunta y allegada.
Contrataremos con un equipo capacitado e idóneo para la presentación del proyecto,
ampliación de los objetivos de la conferencia, excelente relacionamiento con el personal
asistente, será un espacio muy bien ambientado, ameno y acogedor.
Planeamos invitar alrededor de 100 personas, dentro de estas personas se encuentran
clientes potenciales de nuestro proyecto, futuros prospectos y dueños de pequeñas
inmobiliarias de la región que quieran formar equipo con nosotros, influencias, personas
asociadas con el medio, posibles proveedores.
Diseñaremos publicidad online, aprovechando al máximo los recursos de la internet de
manera que puedan visualizar toda la información de nuestro proyecto Gestión Inmobiliaria
en redes sociales, en páginas web, y además utilizaremos medios tradicionales como la
radio, pancartas, folletos, invitaciones.
Se enviará previamente un link de inscripción el cual tendrá un costo de $20.000 y posterior
a ello se enviará un link para la confirmación de asistencia de los participantes.
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Planteamiento Oficial
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Diseño e imagen del evento

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Kit de trabajo
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Plan Publicitario del Evento

En cuanto a la publicidad on line a través de los medios de comunicación digital se
empezará a publicar cn anterioridad el evento de la sgt manera:
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Posterior a este plan realizaremos un plan menor que corresponde a la publicidad en la

fecha de realización del evento;
Colocación de post del evento en la entrada del lugar tipo auditorio.
Mesa de Suvenires para los asistentes.
Entrega de plegables con el orden del día, oradores y temas a tratar.
Memorias del espacio para los asistentes que se entregan a final.

 Presupuesto del evento:

Rubros Estimado Proyección Costo

Alquiler del Lugar Country Club $ 1,500,000 $ 1,800,000 $ 1,200,000
Alquiler de Telones $ 200,000 $ 220,000 $ 100,000
Alquiler equipos de Sonido $ 300,000 $ 350,000 $ 350,000
Servicio de coffe break $ 250,000 $ 300,000 $ 300,000
Honorarios Equipo de Comité Directivo $ 900,000 $ 1,000,000 $ 800,000
Honorarios Equipo de difusión $ 600,000 $ 650,000 $ 530,000
Honorarios Equipo de Ambientación $ 700,000 $ 700,000 $ 550,000
Honorarios Equipo de Relaciones Públicas $ 900,000 $ 1,000,000 $ 880,000
Honorarios del Equipo de finanzas $ 1,150,000 $ 1,200,000 $ 1,050,000
Viáticos Oradores $ 1,500,000 $ 1,500,000 $ 1,300,000
Publicidad $ 1,000,000 $ 1,000,000 $ 910,000
Saldo Total $ 9,000,000 $ 9,720,000 $ 7,970,000

Valor inscripción Cantidad

$ 20,000 $ 100
Total $ 2,000,000

 Protocolo para la conferencia

Participantes
 Presencia de las autoridades que sean estrictamente necesaria.
 Si se tiene síntomas de cuadros respiratorios y/o fiebre no se debe asistir.
 Llamar al 911, comunicar síntomas y solicitar indicaciones.
 Lavarse las manos con agua y jabón antes de ingresar a la sala.
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 Aplicar alcohol en gel.

 Secarse las manos con papel para secar.
 Puntualidad
 Apagar sus celulares

Elementos de trabajo:
 Higienizar los materiales de trabajo antes de ingresar a la sala.
 Pasar un pañuelo con alcohol o lavandina sobre superficies como celulares,
grabadoras, partes metálicas de micrófonos, etc.
 Las esponjas de los micrófonos deben estar cubiertas con papel plástico
transparente (film).
 Los micrófonos sólo podrán ser acercados a los parlantes, no así a las autoridades.

Durante la Conferencia:
 Exposición del tema principal.
 Esquematizar el asunto principal.
 Aportación de puntos de vista de los asistentes.
 Establecimiento de turnos para hablar.
 Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales.
 Mantener la limpieza y cuidado de los asientos.

Entrada y Salida:
 Seguir la señalización pertinente
 Brindar información de ingresos y salida y durante el evento a los participantes
 Recibir los cupones de inscripción
 Dar apertura al evento cuando pasen 15 minutos de la hora establecida
 Finalizar el evento a la hora acordada.
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 Cronograma Evento
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MISIÓN Y VISIÓN DEL PROYECTO GESTÍON INMOBILIARIA*****

Misión

La satisfacción de las necesidades y sueños inmobiliarios de nuestros clientes es la

razón de ser de esta marca, usando los más altos estándares comerciales de
servicios, asesoría y de asistencia.

Visión

Llegaremos al lugar deseado y soñado, no cuando seamos los numero uno en

ventas ni en resultados, sino cuando seamos los numero uno en satisfacción de
clientes, queremos ser reconocidos como la marca más profesional en servicios de
gestión inmobiliaria

OBJETIVOS DEL PROYECTO GESTÍON INMOBILIARIA

GENERAL
 Somos una empresa comprometida con el desarrollo del sector inmobiliario,
contamos con profesionales altamente capacitados y calificados con gran
responsabilidad y honestidad, con el propósito de brindar una asesoría oportuna y
eficaz, llenando las expectativas del mercado, nuestro objetivo principal es la
satisfacción de las necesidades de nuestros clientes.

ESPECIFICOS

 Alcanzar y mantener los más altos estándares de satisfacción al cliente en el sector

inmobiliario, a través de nuestros inmuebles y servicios innovadores.
 Implementar nuevas estrategias de mercado inmobiliario.
 Mantener un desempeño financiero a largo plazo, y ser la organización más
recomendada en nuestra industria.
 Brindar honestidad, excelencia y eficiencia en la labor encomendada.
 Identificar a aquellos propietarios de inmuebles que estén o no pensando en vender
o arrendar sus inmuebles.
 Conocer las necesidades y preferencias de nuestro mercado objetivo
 Establecer la ubicación de nuestro mercado objetivo.
 Conocer el criterio de importancia para un propietario al momento de escoger un
servicio de gestión inmobiliaria.
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Indicadores de medición
Se realizarán mediante encuestas virtuales el factor de satisfacción de los participantes

Evaluación

CRITERIOS ESPERADA REAL

La participación del evento es como

mínimo del 90% de las personas X
esperadas.
Los gastos no superan los X
presupuestados.
Los ingresos son por lo menos del 95% X
de los esperados.
El 90% de las personas que asistieron al
evento califican el servicio como X
excelente.
El evento se desarrolló según el orden X
establecido.
El 90% de las personas que asistieron al X
evento se sintieron satisfechas.