ACTIVIDAD DE PROYECTO 11

Administrar acuerdos comerciales según condiciones del contrato.

EVIDENCIA
“Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”

APRENDIZ
ANGIE PAOLA RODRIGUEZ GAMEZ

TUTOR
DIANA ECHEVERRI

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGIA EN GESTION DE MERCADOS
MODALIDAD VIRTUAL
2021
“Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”

1. Determinar el tipo de evento a realizar

La empresa ECOCLEAN SERVICE ha decidido participar en una feria

empresarial, teniendo en cuenta que apenas está empezando y que no cuenta con
suficientes recursos para otros eventos más exclusivos. Sin embargo, se
convierte en una oportunidad de llegar a muchas personas, siendo que a estos
eventos llega un público diverso.

2. Celebrar un contrato de alquiler del espacio para la realización del evento.

Anexo contrato de arrendamiento:

https://drive.google.com/file/d/15xaatyzrLeWFEdfbH5fqeHOClpmX-cG1/view?
usp=sharing

3. Establecer los requerimientos del evento

OBJETIVOS:
General
Promover la participación de la empresa ECOCLEAN SERVICE dentro del sector
empresarial para dar a conocer el servicio ofrecido.

Específicos
- Dar a conocer la marca y servicios de nuestra empresa.
- Lograr la venta de servicios.
- Contactar con clientes potenciales.
- Hacer alianzas con clientes y proveedores
- Presentar el portafolio de servicio de la empresa.

NOMBRE DEL EVENTO: FERIA EMPRESARIAL DE AMBIENTES

SOSTENIBLES EN EL SECTOR DE LA LIMPIEZA E HIGIENE PROFESIONAL.
 LUGAR Y FECHAS TENTATIVAS: El evento tendrá lugar en la sala de
exposición central Maria Lara ubicada en la carrera 22# 20-45 Barrio la pista,
Agustin Codazzi, Cesar. El evento se realizará el 05 de octubre de 2021.
PERSONAL DE APOYO Y EQUIPO DE ASESORES:
Se contara con e siguiente personal:
1 asesor de ventas
2 impulsadoras de ventas
1 representante de la empresa.

COSTO APROXIMADO DEL EVENTO: El costo aproximado del evento será de

$5’000.000 (cinco millones de pesos)
REQUERIMIENTO DE RECURSOS PARA INICIAR OPERACIONES: Se requiere
de recursos económicos, talento humano, tecnológico y técnico.
DISEÑO DE LA IMAGEN Y EL CONCEPTO: La empresa se identificara con el
logo oficial y a través de videos publicitarios, con un enfoque limpio y agradable,
enfocado en el cuidado del medio ambiente a través de estrategias de manejo de
residuos desde la fuente, donde se contará con un espacio destinado a explicar la
importancia de estas herramientas.

DISEÑO Y COTIZACIÓN DEL KIT DEL TRABAJO

EL kit de trabajo para el evento será el siguiente:

ITEM DESCRIPCION UNIDADES PRECIO TIPO DE
ESTIMADO ADQUISICION
TOTAL
1 ESCRITORIO 2 $ 50.000 ALQUILER
2 SILLA RECIBO 4 $100.000 ALQUILER
3 UTILES MENORES GLOBAL $100.000 COMPRA
(LIBRETA,
LAPICEROS,
GRAPADORA,
CARPETAS, OTROS)
4 VIDEO BEAM 1 $400.000 ALQUILER
5 COMPUTADOR 1 $200.000 ALQUILER
6 FOLLETOS 4.000 $1’000.000 COMPRA
PUBLICIATARIO
7 CANECAS Y BOLSAS 4 $200.000 COMPRA
CANECAS
BOLSAS
DE CADA
COLOR DE
CANECA
8 INSUMOS DE ASEO GLOBAL $ 800.000 COMPRA
Y HERRAMIENTAS
MENORES
9 OBSEQUIOS 1000 $500.000 COMPRA

RESERVACIÓN DE INSTALACIONES PARA CONFERENCIAS, EVENTOS

SOCIALES Y DEMÁS ACTIVIDADES A REALIZAR
La empresa a cargo de su representante legal, realizó contrato de arrendamiento
para reservar el espacio en la feria empresarial.
PROMOCIÓN DEL EVENTO CON POSIBLES PATROCINADORES: se busca
patrocinio con los proveedores de insumos y herramientas para de esta forma
impulsar la calidad de sus marcas.
COTIZACIÓN DE HOTELES TANTO PARA CONFERENCISTAS COMO PARA
CONGRESISTAS: como el evento se realizará en el lugar geográfico de ubicación
de la empresa, los encargados de asistir a la feria no requieren hospedarse.
LLEVAR A CABO LA PLANEACIÓN DE LA PUBLICIDAD: Para la publicidad la
empresa organizo unos videos ilustrativos del portafolio de servicios, además se
incluye espacios con campañas educativas sobre las buenas técnicas de limpieza
y desinfección y la campaña de la gestión de residuos sólidos desde la fuente
como eje trasversal. Se ofrecerán descuentos con cupones entregados el día de la
feria
4. Construir el presupuesto y la financiación del evento

RUBROS ESTIMADO PROYECCION

Alquiler de establecimiento $200.000 $250.000
Equipos $600.000 $700.000
Sillas $100.000 $120.000
Mesas $50.000 $100.000
Publicidad $1200000 $1300000
Papelería $100.000 $120.000
Suministros $1500.000 $1700.000
Comidas $100.000 $100.000
Refrigerios $200.000 $220.000
Obsequios $500.000 $700.000
Otros $400.000 $400.000

EL presupuesto estimado permite tener una percepción del costo total del evento,
el cual se debe ajustar una vez se lleve a cabo el mismo.
La financiación del presupuesto tendrá aportes de los proveedores y el restante
será asumido por la empresa.
Proveedores:
Financiaran suministros, refrigerios y obsequios: $2.200.000
Empresa ecoclean service:
Financiara los demás rubros del presupuesto total: $ 2´750.00

Para un gran total de: $4´950.000 (cuatro millones novecientos cincuenta mil
pesos)

5. Elaborar del protocolo del evento

- Protocolo antes del evento
 Estudio de entorno: El evento se realizara en una feria empresarial llevada cabo
en el municipio, donde se realizaran conferencias, paneles de expertos,
presentaciones, recorridos publicitarios. Se contara con la presencia de un público
muy diverso y con muchos clientes potenciales.
 Contratación del equipo de protocolo: Para el evento se contara con un asesor
de ventas y 4 impulsadoras quienes se encargaran de la presentación y atención
del público. Este personal hace parte del equipo normal de trabajo, y como solo es
una participación en una feria masiva, no se requiere personal adicional para
logística y otras actividades que el evento requiere.
 Identificación de recursos
Recurso humano
Recurso técnico y tecnológico
Recurso financiero

 Envió de invitaciones y acreditaciones

Las invitaciones se enviaran con una semana de anticipación y se entregará un
cupon de descuento a quienes la lleven al evento y hagan una compra de
cualquier servicio.
La invitación debe contener la información del evento, ubicación, objetivo y ofertas
publicitarias que motiven al cliente a ir al evento.
 Confirmación de los asistentes
Se realizara llamada para confirmar la asistencia de los participantes al evento.
 Construcción del cronograma y programa
El evento se realizara desde las 07:00 am hasta las 07:00 pm

Ítem Programa Cronograma

1 Inscripción y registro de asistentes 07:00 am a 08:00 am
2 Bienvenida y charla de introducción 08:00 am a 08:30 am
3 Capacitación a cargo de organizadores de la 08:30 am a 09:30 am
feria empresarial sobre la temática del
eventoy cronograma
4 Refrigerios ( asumidos por responsable de la 09:30 am a 10:00 am
feria en conjunto con las empresas
participantes)
5 Panel de expertos sobre experiencias exitosas 10:00 am a 12:00 m
6 Presentacion de empresas participantes 2:00 pm a 3:30 pm
7 REFRIGERIOS 03:30 pm a 03:45 pm
8 Recorrido por los puntos de exhibición de las 03:45 pm a 06:00 pm
empresas participantes
Se aclara que la intervención en la feria empresarial es solo como empresa
participante con un punto de exhibición, por tanto no se asumen los gastos de las
conferencias y otros gastos relacionados con el evento general. Solo se asumen
los gastos de la atención al publico en el punto de exhibición.
 Adecuaciones del lugar
Se instalara un video beam, dos escritorios, mesas de recibo, una valla
publicitaria, se entregaran folletos informativos y se realizaran charlas sobre las
técnicas, los servicios ofrecidos, el componente ambiental y la experiencia del
servicio.
Durante el evento
 Brindar información a los asistentes o invitados: La participación en la feria, solo
permite dar información a las personas que se acerquen al punto de exhibición
 Recibir las invitaciones: A todos los invitados que se acerquen se les recibe la
invitación y se le hace registro de un cupón de descuento especial que tendrá
vigencia por un mes para cualquier servicio del portafolio.
 Se realiza la presentación según el cronograma establecido en la feria, para dar
a conocer la empresa y el portafolio de servicio a los asistentes.
 Dar por finalizado el evento dando los respectivos agradecimientos

c) Después del evento Una vez se finalice el evento, se le ofrecerán refrigerios a

los asistentes e invitados.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS DEL EVENTO

 Misión y visión de la empresa
Somos una compañía colombiana, líder e innovadora en la prestación de servicios
de aseo, limpieza y mantenimiento, contribuyendo con el medio ambiente a través
de estrategias para la gestión integral de residuos sólidos desde la fuente.
Brindando nuestro conocimiento, experiencia, y capital humano a disposición de
nuestros clientes, para garantizar los mejores resultados en las diferentes áreas
contratadas, y así alcanzar un punto óptimo de satisfacción y bienestar.
 Objetivos
Generales
 - Prestar servicios de limpieza y desinfeccion de áreas, superficies y equipos
en diferentes sectores del municipio de Agustin Codazzi.
Específicos:
- Diseñar la solución óptima, sin importar el tamaño del proyecto
- asesorar y ejecutar las tareas planeadas.
- Efectuar la programación de actividades aplicando los protocolos de trabajo
requeridos, brindando la respectiva capacitación al usuario; con el fin de
garantizar la sostenibilidad de las tareas en el tiempo requerido.
- Prestar servicios amigables con el medio ambiente.

 Target o público objetivo

Dirigido a personas que no tienen tiempo para realizar las labores en su casa, que
viven solos, a empresas de diferentes sectores económicos, especialmente al
sector salud teniendo en cuenta la necesidad de contar con personal calificado y
protocolos con técnicas adecuadas para cada caso.
 Estrategias y tácticas
 Adaptamos nuestros servicios a las expectativas y necesidades de cada
cliente.
 Capacitación permanente de nuestros trabajadores, generando inclusión
social, motivación y baja rotación.
 Somos amigables con el medio ambiente, impulsando la cultura ambiental
como eje transversal en todos nuestros procesos tanto en los empleados como
clientes.
 Brindamos una atención y asesoría personalizada y oportuna.
 Nuestros precios son altamente competitivos.
“Brindamos incentivos educativos y económicos a quienes hacen parte activa de
las estrategias ecológicas de la empresa ECOCLEAN SERVICE”
GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS DESDE LA FUENTE

Somos amigables con el medio ambiente, generando cultura ambiental y

promoviendo el aprovechamiento de residuos desde la fuente generadora,
aumentando su vida útil y disminuyendo su generación.

 Capacitación permanente a personal interno y externo.

 Asesoría en manejo de residuos.
 Recolección de residuos aprovechables desde la fuente para su
aprovechamiento.
  Incentivos económicos y educativos a quienes participen de forma activa
de la gestión de residuos.
 Uso de insumos biodegradables.

 Cronograma
De 07:0 m a 06: pm

 Personal encargo de la ejecución

2 asesores de ventas
4 impulsadores

 Indicadores y resultados de medición

% de ventas logradas: (Numero de servicios adquiridos/ Número total de

asistentes registrados)* 100
% de clientes reales adquiridos: (número total de clientes reales adquiridos
durante el evento/ número total de clientes potenciales invitados)* 100

7. Diseñar la campaña de difusión

La campaña de difusión se realizara a través de las redes sociales, con afiches

informativos y se enviaran invitaciones a todos los clientes y clientes potenciales.
Se realizará cuña publicitaria en las radios locales para informar sobre la
participación y las promociones.

8. Evaluación

Indicador Esperado Real

La asistencia alcanzo el
80% del total de
invitados
Se logro conseguir un
40% de clientes nuevos
sobre el total de
asistentes.
El presupuesto fue
menor o igual al total
estimado
Se alcanzo la atención
del 50% de los asistentes
que no fueron invitados