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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
SGI-IN-PG-05
PROCEDIMIENTO PARA: COMPRAS Y
EVALUACION DE PORVEEDORES
Reemplaza a: N/A Fecha: 28 noviembre del 2019 Rev. No.: 0 Página: 1 de 10

PG-05 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y


EVALUACION DE PROVEEDORES

Histórico de Ediciones:
Nº Ed. Modificaciones
1 Edición preliminar para revisión 09/10/2019.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:


Pedro Otero. Benita Charles Adán Cañas
Encargado de Calidad. Gerente de Compras Gerente General

Fdo. Fdo. Fdo.

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ÍNDICE

Contenido
Histórico de Ediciones: ...............................................................................................................1
ÍNDICE .......................................................................................................................................2
1 OBJETIVO ...................................................................................................................3
2 ALCANCE ...................................................................................................................3
3 RESPONSABLE ..........................................................................................................3
4 GENERALIDADES ......................................................................................................3
5 DIAGRAMA DEL PROCESO .......................................................................................3
6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .....................................................................3
7 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES...........................................................................5
7.1. ASPECTOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ...................................... 6
8 CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA ......................................9
9 GLOSARIO DE TÉRMINOS ........................................................................................9
10 CONTROL DE CAMBIOS ..........................................................................................10
11 ANEXOS ...................................................................................................................10

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PROCEDIMIENTO PARA: COMPRAS Y
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1 OBJETIVO
El presente procedimiento tiene como propósito describir las actividades que se realizan para efectuar
las compras y la selección y evaluación de proveedores críticos, relativo a productos y servicios que
afectan a la calidad del servicio.

2 ALCANCE
Establecer los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios de CORPORACIÒN
MODUSLSITEMS C.A.

3 RESPONSABLE
Todo el personal de CORPORACIÓN MODULSISTEMS C.A., que integra los procesos y/o
subprocesos del Sistema de Gestión Integral, es responsable por la aplicación de este procedimiento,
en la gestión de compra o subcontratación de productos o servicios, pueden intervenir los siguientes:

Gerente General: Inversiones, aprobaciones, evaluación de proveedor.


Gerente de Compras: Procura, selección y evaluación de proveedores.
Gerentes de Área: Solicitudes, selección de proveedores
Ejecutivos o Supervisores: Solicitudes.

4 GENERALIDADES
No aplica.

5 DIAGRAMA DEL PROCESO


No Aplica.

6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


PASOS DESCRIPCION ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Plan de compras Contempla el listado de materiales mínimos Gerente General, Gerente
requeridos como stock en el almacén. de Almacén
2 Utilización criterios técnicos Las especificaciones de compras de bienes y Gerente General, Gerente
suministros, deben ser realizadas por personal General /Supervisores /
competente. Normalmente la experiencia y Coordinadores
pericia del gerente general o gerentes de área o
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supervisores o coordinadores deben solventar
en detalle los requerimientos técnicos para la
correcta gestión de procura.
3 Identificación de necesidades Cualquier usuario de un área puede solicitar en Usuario del Área
de compra de bienes y forma directa la compra o contratación de
servicios productos o la contratación de servicios.
4 Verificación de stock Se llena en el formato SGI-IN-F-PG-05-01 Usuario del Área / Gerente
Solicitud Materiales o Equipos al Almacén, de Área
indicando la Obra, a quien será asignado, la
cantidad, la descripción del material, nombre de
solicitante y nombre de quien aprueba.
5 Recepción e inspección del El material es despachado en el Formato Usuario del Área (Receptor
material solicitado Control de Salida de Materiales y Equipos SGI- del Materia)/ Gerente de
IN-F-PG-05-02. El receptor del material debe Almacén.
revisar las cantidades y especificaciones y firmar
como recibido.
6 Proceso de Compras. En caso de no contar con el stock requerido, se Usuario del Área / Gerente
llena una solicitud de compra de material SGI- de Compras.
IN-F-PG-05-03 D.A.R.E.M.
7 Elaboración del DAREM De ser escrito a mano este debe ser con
bolígrafo preferiblemente negro, con letra legible
y se deben completar los siguientes campos;
a) Nombre del solicitante y departamento;
b) fecha y hora de solicitud;
c) fecha y hora de recepción;
d) si la solicitud es urgente u ordinario;
e) enumerar la cantidad de equipos y/o
materiales a solicitar;
f) descripción los insumos indicando, modelo,
numero de parte, medidas, otros,
…Información suficiente para la compra,
indicar observaciones en caso de ser
necesario
g) Se debe completar el cuadro de firmas
indicando nombre, fecha y firma, en el
Orden siguiente:
1. Solicitante u usuario del área
2. Gerente del área.
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3. Recibidor por el Departamento de
compras.

8 Consulta de precios El departamento de compras realiza la consulta Gerente de Compras


de precios de los Ítem solicitados en el DAREM,
vaciando la información en el SGI-IN-F-PG-05-
04 Cuadro comparativo de pecios
9 Aprobación del DAREM EL DAREN y el Cuadro Comparativo de Gerente General /Gerente
Presupuestos será revisado y aprobado por el de Compras.
Gerente General llenando el cuadro de firmas,
o vía electrónica
10 Tramitación de Pago El DAREN será consignado al departamento de Administración
Administración para su correspondiente pago,
llenando el cuadro de firmas en la casilla Orden
de Pago Administración. Se notifica al
departamento de compras vía electrónica que se
tramito el pago
11 Notificación de Pago El departamento de ventas notifica el pago, al
proveedor para que envié el material.
12 Recepción de Material El departamento de Almacén recibe el material y Gerente de Almacén/
llena el Cuadro de firmas del DAREM en la Gerente de Compras
casilla recepción de almacén
13 Evaluación de proveedores Si un proveedor obtiene un puntaje bajo en la Gerente de Compras /
evaluación anual, se procede a realizar un oficio Gerente General
al proveedor donde se expliquen las fallas de
prestación del servicio o del suministro y se
evalúa el plan de acción del proveedor para
saber si se continua o no con este proveedor.
14 Subcontrataciones. Es potestad del gerente generar indicar los Gerente General
lineamientos requeridos para la subcontratación
de servicios.

7 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La selección de proveedores queda evidenciada en SGI-IN-F-PG-05-05 Lista de Proveedores de
Materiales, Equipos y Servicios, la evaluación debe ser lo más objetiva posible.
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Al finalizar cada año se realizará la evaluación del proveedor, mediante SGI-IN-F-PG-05-06 Formato
evaluación de proveedores, el puntaje asignado, que puede ser de 0, 5 ó 10 (ó 20 para el último
factor), está diseñado para que su suma produzca la calificación final sobre un total máximo de 100
puntos. Los factores a evaluar son:

7.1. ASPECTOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES


FACTOR ASPECTO EVALUADO PUNTUACIÓN ESCALA DE PUNTAJE
1. Cooperación Cuando el proveedor realiza consultas para saber 10 0- No coopera
en la solicitud que le conviene a CORPORACIÓN
5- Demorada o
MODULSISTEMS C.A., adquirir demostrando
inadecuada
conocimientos técnico.
10- Oportuna y adecuada

2. Información La claridad, especificidad, comprensibilidad de la 10 0- Deficiente o poco


suministrada en la información aportada en la cotización. específica
cotización 5- Insuficiente o mal
organizada
10- Adecuada

3. Precios o costos La competividad de los precios con relación a 10 0- Muy altos


de los Insumos o otros proveedores que ofrezcan los mismos
5- Cercanos al promedio
servicios suministros. Se consideran precios altos o bajos
del mercado
los que
10- Bajos
difieran en más del 20% con respecto al promedio
de las ofertas.
4. Cumplimiento El historial de cumplimiento oportuno en la entrega 10 0- Nunca cumple
del plazo de de suministros y en el trámite de las solicitudes. Se
5- A veces incumple
Entrega considera incumplimiento cuando el envío es
10- Siempre cumple
recibido uno o más días después de la fecha
pactada para la entrega.
5. Cumplimiento en La rigurosidad en entregar de suministros que 10 0- Tres o más
la calidad de los cumplan lo solicitado, que sean de buena calidad y devoluciones
suministros según que incluyan los documentos o certificados del 5- Una o dos
las caso. devoluciones
especificaciones 10- Ninguna devolución

6. Soporte técnico La oportunidad y calidad del soporte técnico en el 10 0- Ninguno o muy malo
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durante el contrato mantenimiento o instalación de equipos, en la 5- Demorado y/o
solución de preguntas y en el suministro de inadecuado
información complementaria. Capacitación y 10- Oportuno y adecuado
conocimientos de los técnicos de servicio.
7. Servicio y La oportunidad de brindar soporte o asesoría 10 0- Ninguno
cooperación posventa en la solución de preguntas y en el
posventa suministro de información de actualización. 5- Demorado y/o
inadecuado
Conocimientos de los técnicos de
servicio. 10- Oportuno y adecuado

8. Reclamos La cantidad de reclamos que es necesario hacer al 10 0- Tres o más reclamos


efectuados proveedor para que cumpla sus compromisos o
para lograr la satisfacción en calidad de los 5- Uno o dos reclamos
suministros.
10- Ninguno

9. Sistema de La certificación o acreditación del sistema de 20 0- Ninguno o no certificado


calidad calidad del proveedor en su área de trabajo, bajo la
norma ISO 9001 o según aplique. 5- En proceso de obtención

20- Sistema certificado o


acreditado

Según el puntaje total obtenido, el servicio general del proveedor se cataloga como se indica a
continuación y se toman las acciones indicadas:

Calificación de 0 A 40 Los servicios del proveedor son PÉSIMOS, y deficientes o inadecuados,


pueden ser más los inconvenientes que cause que los beneficios obtenidos.
Se elimina de la lista de proveedores aprobados para evitar su contratación.
Si en el futuro el proveedor desea ser considerado, deben tomarse las
previsiones al respecto

Calificación de 40-70 Los servicios del proveedor son DEFICIENTES, cuestionables y es mejor
evitar su contratación o ajustarle las condiciones de la contratación para
cubrir las deficiencias detectadas y evitar inconvenientes en futuras
solicitudes.
Calificación de 70-90 Los servicios del proveedor son ADECUADOS para lograr satisfacer las
necesidades generales CORPORACIÓN MODULSISTEMS C.A.
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Se mantiene en la lista de proveedores aprobados y se recomienda mejorar
su servicio al cliente.

Calificación de 90-100 Sus servicios son EXCELENTE, confiables y consecuentes con las
necesidades de CORPORACION MODULSISTEMS C.A. Es ideal que todos
los proveedores obtengan este puntaje. Se felicita a este proveedor por la
calidad de sus servicios y se mantiene en la lista de proveedores aprobados.

El responsable de la evaluación (Gerente General, Gerente de Compras y/o Gerente de área


involucrado en el procedimiento).

Cuando se considere necesario cuantificar los factores de evaluación antes de asignar el puntaje, se
pueden aplicar indicadores como los siguientes, u otros semejantes:

𝑠𝑢𝑚𝑖𝑛𝑖𝑠𝑡𝑟𝑜𝑠 𝑎𝑐𝑒𝑝𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑛𝑒𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 = 𝑥 100
𝑠𝑢𝑚𝑖𝑛𝑖𝑠𝑡𝑟𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠

𝑒𝑛𝑣𝑖𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜


𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑙𝑎𝑧𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑎𝑔𝑎 = 𝑥 100
𝑒𝑛𝑣𝑖𝑜𝑠 𝑒𝑓𝑒𝑐𝑡𝑢𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑜𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑠𝑎𝑡𝑖𝑠𝑓𝑎𝑐𝑡𝑜𝑟𝑖𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒
𝐶𝑜𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛, 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑝𝑜𝑠𝑡 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎, 𝑠𝑜𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒 = = 𝑥 100
𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠

Para asignar el puntaje al factor para el cual se aplica el indicador, se tienen en cuenta los siguientes
valores:
Resultado del indicador, Puntaje asignado
%
0 a 50 0
51 a 90 5
91 100 10
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8 CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
CÓDIGO INFORMACIÓN TIEMPO DE RESPONSABLE DE LUGAR DE
DOCUMENTADA CONSERVACIÓN CONSERVARLO ALMACENAMIENTO

SGI-IN-F-PG-05-01 SOLICITUD MATERIALES 2 años Control de Archivos de Almacén


O EQUIPOS AL ALMACÉN Documentos

SGI-IN-F-PG-05-02 CONTROL DE SALIDA DE 2 años Gerente de Compras Archivos de Almacén


MATERIALES Y EQUIPOS

SGI-IN-F-PG-05-03 D.A.R.E.M. 2 años Gerente de Compras Archivo de Compras

SGI-IN-F-PG-05-04 CUADRO COMPARATIVO El tiempo que Administración Administración


DE PECIOS requiera le proceso

SGI-IN-F-PG-05-05 LISTA DE PROVEEDORES 2 años Gerente de Compras Archivo de Compras


DE MATERIALES,
EQUIPOS Y SERVICIOS

SGI-IN-F-PG-05-06 EVALUACIÓN DE 2 años Gerente de Compras Archivo de Compras


PROVEEDORES

9 GLOSARIO DE TÉRMINOS
TERMINO DEFINICIÓN

PROVEEDOR Persona natural o jurídica que suministra Bienes y/o Servicios

PLAN DE COMPRAS Requerimientos de bienes y servicios estipulados previamente.

COMPRAS Serán aquellas que no estén estipuladas dentro del plan de compras actual y
que requieran de una solicitud de compra directa

PROCURA Procesos requeridos para adquirir bienes y servicios.


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10 CONTROL DE CAMBIOS

NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 28 DE NOVIEMBRE DEL 2019 PRELIMINAR PARA REVISION

11 ANEXOS

SGI-IN-F-PG-05-01 Solicitud materiales o equipos al almacén.

SGI-IN-F-PG-05-02 Control de salida de materiales y equipos.

SGI-IN-F-PG-05-03 D.A.R.E.M.

SGI-IN-F-PG-05-04 Cuadro comparativo de pecios.

SGI-IN-F-PG-05-05 Lista de proveedores de materiales, equipos y servicios.

SGI-IN-F-PG-05-06 Evaluación de proveedores.