1.

MATRIZ DE COMUNICACIONES

Interesado Rol en el Información a entregar (Qué se entregará) / Nivel Responsable Métodos o tecnologías Frecuencia
(A quién) proyecto de detalle de entregar la (Cómo se entregará) / Formato (Cuándo se
información entregará)
(Quién la
entregará)

Proveedor Crítico Proveedor Cronograma de adquisición de bombas Jefe de Programa del estatus del suministro Al inicio del
(Bombas) crítico Adquisiciones actualizado, en formato Primavera o proyecto
Excel mediante correo electrónico

Informe de Especificaciones técnicas y planos Jefe de Informe físico en PDF Al inicio del
dimensionales Adquisiciones (especificaciones suministro) proyecto
mediante correo electrónico

Directorio XX Sponsor Informe Financiero Gerente de Reunión Presencial Quincenal

Proyecto

Informe de Avance Gerente de Informe en formato PDF enviado Quincenal

Proyecto por correo electrónico

Informe de desviaciones en tiempo y costo Gerente de Informe en formato PDF enviado Quincenal
Proyecto por correo electrónico

Documento de solicitud de recursos y cambios Gerente de Reunión Presencial Según necesidad

Proyecto de solicitud
 Interesado Rol en el Información a entregar (Qué se entregará) / Nivel Responsable Métodos o tecnologías Frecuencia
(A quién) proyecto de detalle de entregar la (Cómo se entregará) / Formato (Cuándo se
información entregará)
(Quién la
entregará)

Contratista Contratista Informe diario: Reporte Diario de Actividades de la Jefe de Obra Informe en formato PDF enviado por Diario
Ingeniería y Obra correo electrónico
construcción

Informe Semanal: La empresa contratistas deberá Jefe de Obra / Informe avance, en formato PDF, Semanal
presentar un informe semanal, que refleje el % de Jefe Proyecto deberá emitir vía ACONEX (sistema
avance programado, el % de avance real, horas Ingeniería de control documental)
persona planificadas, horas persona ganadas y
horas persona gastadas y su respectiva curva S
indicando además la proyección a término de los
trabajos

Reporte y análisis de riesgos para actividades Jefe de Obra Informe en formato PDF enviado Semanal
semanales, con participación de seguridad y salud por correo electrónico
ocupacional de la empresa contratista y Minera
Centinela

Reporte solicitud de información: log de Jefe de Obra / Reporte, en formato PDF, deberá Semanal
seguimiento de todas las SDI (solicitud de Jefe Proyecto emitir vía ACONEX
información) generadas por la empresa contratista Ingeniería
(Construcción e Ingeniería) con control de
respuestas e impactos según correspondan, en
particular aquellas que adviertan un impacto en el
plazo
 Interesado Rol en el Información a entregar (Qué se entregará) / Responsable de Métodos o tecnologías Frecuencia
(A quién) proyecto Nivel de detalle entregar la (Cómo se entregará) / Formato (Cuándo se
información entregará)
(Quién la entregará)

Superintendencia Cliente / Informe de Avance de la Ejecución del Gerente de Proyecto Correo electrónico y reuniones Mensual
Operaciones y usuario final proyecto
Mantenimiento

Informe de desviaciones en tiempo de Gerente de Proyecto Correo electrónico Mensual

entrega final

Documentación técnica Gerente de Proyecto Correo electrónico Mensual

Minuta de reuniones Gerente de Proyecto Correo electrónico Según reuniones

agendadas

Comunidad Comunidad Informe Plan de no utilización de agua dulce Encargado Comunicado mediante correo Al inicio del
YYY aledaña Comunicaciones electrónico Proyecto, y
Centinela confirmación de
ocurrencia del
hito

Ofertas de empleo Encargado Vía correo electrónico a la Cada vez que se

Comunicaciones Municipalidad de Sierra Gorda y al requiera
Centinela portal de empleo de MCEN

Participación en actividades de la Comuna Encargado de - Según calendario

-Plan de Emergencia Comunal frente a lluvias Comunicaciones de actividades
fuertes e inundaciones Colaboración para Centinela y
minimizar riesgos y acciones coordinadas Seguridad y Salud
Ocupacional
 Interesado Rol en el Información a entregar (Qué se entregará) / Nivel Responsable Métodos o tecnologías Frecuencia
(A quién) proyecto de detalle de entregar la (Cómo se entregará) / Formato (Cuándo se
información entregará)
(Quién la
entregará)

Proveedor de Proveedor Cronograma de adquisiciones de suministros Jefe de Programa del status del suministro Semanal
suministros Adquisiciones actualizado, en formato Primavera o
Excel mediante correo electrónico

Informe de Especificaciones técnicas Jefe de Informe físico en PDF Al inicio del

Adquisiciones (especificaciones suministro) proyecto
mediante correo electrónico

SEA Autoridad Informe de Avance y cumplimiento de normativas Jefe de Envío en formato PDF mediante Mensual
(Servicio de regulatoria y Proyecto correo electrónico
evaluación fiscalizadora
ambiental)

Informe según requerimientos del Servicio de Jefe de Envío en formato PDF mediante Cuando el Servicio
Evaluación Ambiental Proyecto correo electrónico de Evaluación
Ambiental lo
solicite
 EJEMPLO 2

Responsable Métodos o
Interesado Rol en el Información a de entregar la Frecuencia
tecnologías Formato
(A quién) proyecto entregar (Qué) información (Cuándo)
(Cómo)
(Quién)

Actas de reuniones Actas de Reuniones: Semanal o Actas de Reuniones: JIRA

Actas de en cada Reunión
del Equipo. Reuniones Informes Técnicos: PDF
Informes técnicos y Informes Técnicos y Planos: A
Informes y Planos Actualización Carta Gantt y
Interesado N°1 planos. requerimiento y cuando cambien.
Jefe de Desviaciones: PDF desde
equipo de Contratista Carta Gantt Actualización Carta Gantt y
Actualización carta proyecto DTS MS Project
proyecto DTS Repositorio Desviaciones: Semanal o en
Gantt con Planos: PDF desde Visio
desviaciones SharePoint cada reunión de proyecto
SharePoint: Centralización
Reporte de avances. Reunión gerencial Reunión gerencial:
de información
Trimestralmente

Ordenes Técnicas Ordenes Técnicas: Cada vez que

para actualizaciones Informes sea necesaria actualización
versionados
Actualización Gantt. Gantt: Cada vez que sea
Actualización Gantt necesaria una actualización
Planos Informes: PDF desde Word
Planos Planos: Cada liberación.
Desviaciones Gantt: JIRA
Interesado N°2 tiempo y costo Reunión Reunión seguimiento: A Planos: PDF desde Visio
Equipo de Jefe de seguimiento: requerimiento.
Mandante Reporte de avances proyecto DTS Reportes de avances: PDF
Proyecto del umbral desviación
Reporte de avances: desde Word
Mandante Análisis de riesgos tiempo y costo mensualmente o al cierre de un
Informe gestión del Informe de avances hito. Reporte de análisis de
cambio riesgo: Matriz desde Excel
Matriz de riesgos. Análisis de riesgos: Ante nuevos
Protocolos e Informes Pruebas riesgos.
Informes de PDR, CDR y FAT Informe PDR, CDR, FAT, SAT.:
Pruebas
Según hitos Gantt.

5
 Responsable Métodos o
Interesado Rol en el Información a de entregar la Frecuencia
tecnologías Formato
(A quién) proyecto entregar (Qué) información (Cuándo)
(Cómo)
(Quién)
Manuales de
operación de los
bancos de prueba.
Manuales de Manual de usuario: al final del
Interesado N°3: Mandante Manual de usuario: Copias
mantenimiento nivel Manual de usuario proyecto, fase de entrega.
Área de (usuario Jefe de proyecto impresas y digitales.
1 Capacitación Capacitación: al final del proyecto,
Mantenimiento final) Capacitación: presencial.
Capacitación fase de entrega.
presencial a usuarios
de bancos de
prueba.

Copia autorizada de
escritura Sociedad
Copia autorizada de
Escritura de Como parte Fueron entregadas con la Oferta
Interesado N°4: Auditoría Jefe de proyecto Físico y digital en formatos
delegación de constituyente de la Técnica por ser parte de este
Auditoría legal legal DTS MS Word y PDF
poderes. Oferta Técnica. documento.
Certificado Vigencia
Sociedad c/
Anotaciones.

Estadísticas de
Accidentabilidad de
la empresa.
Interesado N° 5
Programa Como parte Fueron entregadas con la Oferta
Departamento Prevención Jefe de proyecto Físico y digital en formatos
Prevención de constituyente de la Técnica por ser parte de este
de Prevención de Riesgo DTS MS Word y PDF
Riesgos. Oferta Técnica. documento.
de Riesgos
CV del
Prevencionista de la
empresa.

6
 Responsable Métodos o
Interesado Rol en el Información a de entregar la Frecuencia
tecnologías Formato
(A quién) proyecto entregar (Qué) información (Cuándo)
(Cómo)
(Quién)
Orden de compra
Interesado N°6 Lista de insumos Correos electrónico
Proveedores: (materiales) Depto. de (Proveedor/Finanza Correos electrónico: email
correo electrónico: semanal
Informe de pago de adquisiciones s DTS), llamada telefónica
Atlantic Spa Proveedor de llamada telefónica: semanal o a
facturas DTS y Ejecutivo Seguimiento vía Seguimiento de compras en
Veto y Cía. Ltda. DTS requerimiento
Informe de recepción Comercial de telefónica curso: sistema logístico DTS
Rhona S.A. cada proveedor seguimiento de compra: semanal
de materiales Seguimiento de SIGE
Precisión S.A. compras en curso
Seguimiento
compras

7
 EJEMPLO 3

Responsable de
Información a entregar la Métodos o tecnologías Frecuencia
Interesado entregar
Rol en el proyecto información (Como se entregará) / (Cuando se
(A quién) (Que se entregará) / (Quién la Formato entregará)
Nivel de detalle entregará)

Informe de avance Equipo P&C / Gerente

Informe electrónico vía email Mensual
financiero de proyecto

N°1 Informe de administración Equipo SSO / Gerente Documento digital vía

Mensual
SPONSOR de riesgo/seguridad de proyecto Transmittal
GEORGE MOUSTAKIS
Dashboard de indicadores Representación gráfica de
Equipo P&C / Gerente
claves de desempeño (KPI’s análisis de datos mediante Cada 6 semanas
de proyecto
del estudio) Power BI

Documento digital vía

Indicadores y metas Transmittal
Jefe de proyecto Semanal
N°2 relevantes para el área
EJECUTOR
EQUIPO DE PROYECTO
Documento digital vía
Lecciones aprendidas Jefe de proyecto Mensual
Transmittal

N°3 Reporte de avance físico y Presentación Power Point vía

MINERA CLIENTE novedades relevantes del Jefe de Proyecto presencial, telemática o Quincenal
MONTES ALPHA estudio modalidad híbrida

De acuerdo a hitos
Presentación Power Point vía
COMUNIDADES Presentaciones de avance de programación (30,
N°4 COMUNIDADES Jefe de Proyecto presencial, telemática o
ALEDAÑAS del Estudio 60, 90% de avance
modalidad híbrida
del estudio)

N°5 Presentación Power Point vía

Reunión semanal de
GERENCIA DE RECURSOS DUEÑO Jefe de Proyecto presencial, telemática o Semanal
avance
MINEROS modalidad híbrida

8
 Responsable de
Información a
entregar la Métodos o tecnologías Frecuencia
Interesado entregar
Rol en el proyecto información (Como se entregará) / (Cuando se
(A quién) (Que se entregará) / (Quién la Formato entregará)
Nivel de detalle entregará)

N°6 Presentación Power Point vía

DIRECCIÓN TÉCNICA EN Reunión semanal de
GERENCIA DE Jefe de Proyecto presencial, telemática o Semanal
SUSTENTABILIDAD avance
SUSTENTABILIDAD modalidad híbrida

Durante la
N°7 Instrumento ambiental
AUTORIDAD AMBIENTAL Jefe de proyecto Documento electrónico tramitación
AUTORIDAD AMBIENTAL (EIA)
ambiental

De acuerdo a hitos
Presentación Power Point vía
N°8 INGENIERO DE REGISTRO Presentaciones de avance de programación (30,
Jefe de Proyecto presencial, telemática o
INGENIERO DE REGISTRO (EoR) del Estudio 60, 90% de avance
modalidad híbrida
del estudio)