Gestión de las comunicaciones

Plan de gestión de las comunicaciones

Información del Proyecto

Empresa / Organización Comunicaciones Estratégicas
Proyecto D.I.A.N.E
Fecha de preparación 24/02/2015
Cliente Empresas del sector público y privado
Patrocinador principal E.T.B
Gerente de Proyecto Camilo Ernesto Guerrero

Restricciones y Premisas
 La información contenida dentro de una base de datos, donde se recopila
información de estudios de los casos y la ejecución del proyecto. Debe ser
confidencial para el orden público.
 La base de datos puede ser modificada en pro de los estudios realizados
en transcurso del proyecto evidenciando sus modificaciones .Deberá
hacerse una copia seguridad de la original, para no perder el registro de la
base de datos original.
 Los documentos deben ir referenciados por fecha en que inicia un proceso
y en el estado que se encuentra y los faltantes para su cumplimiento
 Los documentos solo pueden ser entregados a las personas responsables
(líderes de cada proceso) y este dará una firma de recibido al gerente de
proyecto

Requisitos de Comunicaciones de los Interesados

 Deben ser claros (Redacción Ejecutiva), resumidos enfocados a los
avances importantes de cada evento
 La redacción técnica debe entregarse como anexo a cada documento para
así tener el archivo de configuración, administración y posibles
modificaciones, acordes a las necesidades y adelantos realizado en cada
una de sus fases.
Calculo de Canales de comunicación

Número de canales = (n x (n-1)) / 2

Número de canales = (8 (8-1)) / 2

Número de canales = 28
Tabla de Requerimientos de Comunicación del Proyecto
Comunicaci Objetivo Contenido Formato Medio Frecuencia Plazo para Responsable Aprobador Audiencia /
ón confirmar Receptores
recepción
Reuniones Cumplir los Temas P. V. H. Impreso y Semanal Un día documentad Stakeholders Líderes de
acuerdos tratados en A. digitalizado. or cada
establecidos la reunión: planear Proceso.
en el 1.situacione verificar
proyecto s en el hacer
que desarrollo actuar
permitan del proyecto
dar solución 2. Análisis
a las de estudio
necesidade del proyecto:
s del cuantitativo
usuario y cualitativo.
3.
evaluación
del proyecto.
Memorando Dar a 1. Fecha. Técnico Impreso y Semanal Medio día al Líder de Stakeholders Ingenieros
Informativo conocer 2. Asunto. o presencial. finalizar la cada Líderes de Técnicos
reuniones o 3.Área del ejecutivo Notificación jornada proceso Proceso Operadores
información proyecto al según el
general del cual va cargo
proyectos dirigido el
comunicado.
4. Datos del
asunto a
tratar.
5.reponsable
6.Recibido
del
comunicado
s

Avances del Exponer en Días Técnico Email Tres días Finalizando Técnicos de Ingeniero Líderes de
proyecto qué grado trabajados Impreso finalizando jornada Campo responsable Procesos
 de digital mes de la
desarrollo Avances actividad Stakeholder
va el según s
proyecto cronograma
que permita
la Eventos en
evaluación curso a
en cada uno finalizar
de sus
aspectos Eventos
pendientes

Finalización 1.Dar a Fecha de Ejecutivo Impreso Según 2 días Líderes de Stakeholder Todo el
de un conocer el inicio correspond Proceso personal que
actividad tiempo de Técnico Email a a las Ingenieros integra el
empleado Fecha de fechas responsable proyecto.
en la Culminación P. V. H. Memorando establecida s de
ejecución A s en el actividad
de una Tiempo MATRIZ cronograma
actividad Empleado DOFA.
2.solucionar
fallas en la Ganancia o
actividad pérdida en
que tiempo.
permitan Elaboración
corregir de cuadros
tiempos en estadísticos
la el según
desarrollo variables:
del proyecto tiempos y
acciones
Proceso de Escalamiento
 Terceras partes
o Personal técnico
 Ingeniero Responsable de la actividad
 Líderes de proceso
o Documentador de stakeholders
 Stakeholders

Diagrama de Flujo de Información

 Stakeholders

o Documentador

 Líderes de Proceso

 Ingeniero responsable de la actividad

o Personal Técnico de campo