Implementación de

la gestión por
procesos
La implementación de la gestión por procesos es un paso
fundamental para mejorar la eficiencia y la efectividad de una
organización. Este enfoque permite identificar, documentar,
analizar, diseñar, implementar y monitorear los procesos internos,
con el objetivo de optimizar el flujo de trabajo y la entrega de valor al
cliente.

by RODRIGO ANTONIO AREVALO GARZON

Diagnóstico inicial
1 Identificación de la situación actual
Antes de implementar la gestión por procesos, es crucial realizar un
diagnóstico de la situación actual de la organización. Esto implica
identificar los procesos existentes, sus interacciones y posibles áreas
de mejora.

2 Definición de procesos clave

Identificar los procesos clave para el logro de los objetivos
estratégicos de la organización. Estos procesos deben ser
prioritarios en términos de recursos y atención.

3 Documentación y análisis
Documentar y analizar detalladamente cada proceso identificado,
incluyendo sus entradas, salidas, actividades, roles y
responsabilidades.
Diseño de procesos mejorados
Mejores prácticas Eliminación de Introducción de
actividades tecnologías
Los procesos mejorados se
innecesarias
basan en las mejores La introducción de
prácticas de la industria, El diseño de procesos tecnologías puede ser
asegurando eficiencia y mejorados implica la crucial para mejorar la
calidad en la entrega de eliminación de actividades eficiencia de los procesos,
valor. innecesarias para optimizar automatizando tareas y
los flujos de trabajo. reduciendo errores
humanos.
Implementación y seguimiento
1 Implementación 2 Monitoreo
efectiva
Implementar los
cambios en los
procesos de manera
efectiva, asegurando la
adopción y la
comprensión por parte
de los colaboradores.
3 Adaptación
continuo dinámica
Es crucial contar con La implementación y el
un sistema de seguimiento deben ser
seguimiento y dinámicos,
evaluación para permitiendo ajustes en
identificar áreas de respuesta a cambios
mejora y realizar internos y externos.
ajustes según sea
necesario.
Visión funcional
La visión funcional se centra en las diferentes áreas o funciones
dentro de una organización, como recursos humanos, finanzas,
operaciones, ventas, etc.

Cada función tiene sus propios objetivos y responsabilidades

específicas que contribuyen al logro de los objetivos generales de la
organización. Se preocupa por la eficiencia y la efectividad dentro de
cada área, asegurando que los recursos se utilicen de manera
óptima para cumplir con los objetivos establecidos. Las estructuras
organizativas tradicionales suelen estar basadas en la visión
funcional, con departamentos separados encargados de áreas
específicas de actividad.
Visión por procesos
1 2
Flujos de trabajo
interfuncionales
La visión por procesos se
centra en los flujos de
trabajo interfuncionales
que llevan a cabo las
actividades necesarias para
entregar valor al cliente.
Eficiencia y eficacia
Se preocupa por la
eficiencia y la eficacia en la
ejecución de los procesos,
identificando y eliminando
cuellos de botella,
redundancias y actividades
que no agregan valor.
3
Mentalidad de
mejora continua
La visión por procesos
promueve una mentalidad
de mejora continua,
fomentando la colaboración
entre diferentes áreas para
optimizar los flujos de
trabajo y satisfacer las
necesidades del cliente de
manera más efectiva.
Orgullo de implementar
gestión por procesos
Alineación estratégica Cultura de mejora
continua
La gestión por procesos permite una
alineación más efectiva con los La implementación de la gestión por
objetivos estratégicos de la procesos fomenta una cultura
organización. organizacional orientada a la mejora
continua y la excelencia operativa.

Optimización de recursos
El enfoque en la gestión por procesos contribuye a la óptima utilización de los
recursos y a la identificación de oportunidades de eficiencia.
Importancia de la gestión por
procesos en la actualidad

1 2
Optimización Competitividad
La gestión por procesos permite la Contribuye a mejorar la competitividad de la
optimización de la operativa empresarial. organización en un entorno empresarial
dinámico.

3 4
Adaptabilidad Excelencia operativa
Facilita la adaptabilidad y la respuesta ágil a Promueve una cultura de excelencia operativa
cambios internos y externos. y mejora continua en la organización.