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GESTION POR PROCESOS

Jesus Kevin Trujillo Ramos

1.1. INTRODUCCIÓN

A principios del siglo XX, empresarios estadounidenses como Taylor y Ford, fueron

quienes introdujeron los conceptos que se relacionan con la gestión por procesos en los negocios.

A partir de allí surgen iniciativas para mejorar los procesos de una organización.

La gestión por procesos es una forma de lograr una mejora constante en las actividades

de una organización. Lo que busca la gestión por procesos es optimizar el flujo de trabajo, para

poder hacerlo más eficiente y adaptado a las necesidades que nos presentan los clientes. Todas

las actividades que se realizan en una empresa están constituidas por procesos y es necesario que

estén bien gestionadas para poder ofrecer a los clientes la mejor experiencia cuando elijan

nuestros servicios. La gestión por procesos va de la mano de las demás acciones que se lleven

adelante en una empresa para brindar un buen servicio. Se acopla a la capacitación de los

empleados, a la organización de cada sector, a la modernización tecnológica, y a todas las

acciones que podamos mencionar con el fin de lograr valor agregado.

La gestión de procesos es un aspecto crítico de las organizaciones empresariales

modernas. Implica la identificación, análisis, mejora y control sistemáticos de los procesos de

negocio para lograr los objetivos organizacionales. En este ensayo, discutiremos los

componentes clave de la gestión de procesos, su importancia en las organizaciones

empresariales, así como los desafíos y beneficios asociados con su implementación.

La gestión de procesos se puede definir como el enfoque sistemático para gestionar y

mejorar los procesos de negocio. Implica la identificación, análisis y optimización de procesos

para lograr objetivos organizacionales como mayor eficiencia, reducción de costos y mejora de la

calidad. La gestión de procesos es un aspecto crucial de las organizaciones empresariales

modernas, ya que ayuda a garantizar que los procesos comerciales estén alineados con los

objetivos estratégicos de la organización. En comparación con otros enfoques de gestión, como

la gestión de proyectos y la gestión de programas, la gestión de procesos se centra en la mejora y

optimización continuas en lugar de proyectos o programas específicos. Es un enfoque holístico

que considera todos los aspectos de las operaciones de la organización y tiene como objetivo

mejorar el desempeño general de la organización.

El modelo de gestión de procesos crea un entorno o marco organizacional ideal para

ejecutar programas de mejora continua y optimizar costos y consumo de recursos. Para lograrlo,

cada decisión empresarial debe planificarse y tomarse siempre teniendo en cuenta todo el

proceso y teniendo en cuenta los intereses generales de la empresa. Mientras los departamentos

sigan funcionando, la visión y los intereses siempre deben seguir siendo lineales y holísticos. La

gestión de procesos es esencial para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva y

crecer a través de nuevos productos o mercados.

1.2. DESARROLLO

En la actualidad, las empresas eligen trabajar con modelos blandos, donde se pueden

implementar cambios y adaptar las herramientas administrativas a los nuevos tiempos, estos

modelos tienen la ventaja de ser flexibles y permitir la adaptación constante que requiere el

contexto actual. Las empresas de estructura rígida funcionan, pero las actividades se realizan de

manera más fraccionada y muchas veces esto produce problemas en el intercambio y

colaboración entre los departamentos entre sí y entre los trabajadores mismos.

 La gestión por procesos se puede definir como la forma de organizar el trabajo en función

del mejoramiento continuo de actividades dentro de la organización. Para ello, es imprescindible

identificar, seleccionar, describir y documentar los procesos que conforman las actividades de la

empresa.

El objetivo final de la administración de procesos es asegurar que la organización

funcione de manera coordinada orientada hacia la satisfacción del cliente, y no solo «del jefe»

como suele ser en las organizaciones muy tradicionales.

Desde el punto de vista de entregar valor a los clientes, ayuda a mejorar el desempeño

comercial y nos ayuda a reducir los costos comerciales porque una buena gestión de procesos

comerciales nos ayuda a no hacer cosas que no queremos hacer. Para brindar valor agregado a

los clientes y a la empresa, estos procesos tienen una secuencia básica, entrada y salida,

secuencia e interacción, estándares y métodos, se deben determinar los recursos necesarios.

Procesos, identificación de responsables de cada proceso, riesgos y oportunidades, así

como evaluación y en última instancia mejora de cada proceso. Esto hace que la empresa sea

eficiente en términos de tiempo de producción, ya que todas las actividades se dividen en varios

procesos, cada uno de los cuales es responsable de tareas específicas.

Este tipo de gestión de procesos también nos ayuda a mejorar la eficiencia, con especial

foco en los costes de la empresa. La gestión de procesos no proporciona orientación sobre dónde

residen las fuentes de los costos de baja calidad y en qué procesos se implementan

adecuadamente los procedimientos.

1.3. EJEMPLIFICACIÓN

La escalabilidad es la capacidad que tienen los negocios para crecer, replicar su modelo

de negocio y así poder abarcar más mercado. La clave para que un negocio sea escalable es tener

procesos que funcionen correctamente y se implementen como debe hacerse, sin desperdiciar

recursos materiales ni económicos y sin desaprovechar las aptitudes de nuestros recursos humano

Alinear los procesos de nuestra empresa con nuestros objetivos y metas observacionales

nos lleva a optimizar el funcionamiento de la empresa como un todo, más allá de que siga

funcionando con departamentos (lo cual es sumamente importante) pero permite y fomenta la

colaboración entre cada equipo.

La empresa identifica los procesos clave que intervienen en la fabricación de sus

productos, como la gestión de inventario, la producción, el control de calidad y la distribución.

Se realiza un análisis detallado de cada uno de estos procesos. Por ejemplo, en la gestión de

inventario, se mapea cómo se reciben, almacenan y gestionan los componentes electrónicos. En

el proceso de producción, se evalúan los flujos de trabajo y los puntos de control de calidad.

Con base en los resultados del análisis, se diseñan mejoras en los procesos. Esto podría

incluir la implementación de un sistema de gestión de inventario más eficiente y la

automatización de ciertas tareas en la producción. Se comunican los cambios a los empleados y

se proporciona capacitación en los nuevos procedimientos. Además, se implementan

herramientas tecnológicas, como software de gestión de procesos, para facilitar la supervisión y

el seguimiento.

Se establecen métricas de rendimiento, como la reducción en los tiempos de producción,

la disminución de defectos y la mejora en los tiempos de entrega. Estas métricas se monitorean

de manera regular. A medida que se recopilan datos, la empresa realiza ajustes en sus procesos.

Por ejemplo, si se detecta un aumento en la tasa de defectos, se identifican las causas y se

implementan soluciones. Este ciclo de mejora continua asegura que la empresa se mantenga ágil

y se adapte a las cambiantes condiciones del mercado.

1.4. CONCLUSIÓN

La gestión integrada por procesos se destaca por su capacidad para mejorar la integración

en el sistema organizacional y alcanzar los objetivos planificados de eficacia, eficiencia y

flexibilidad. Además, incorpora herramientas informáticas que facilitan la planificación,

operación, evaluación y mejora de los procesos integrados.

Este enfoque basado en procesos integrados permite la unificación de requisitos

aplicables aportados por todas las partes interesadas, la identificación de interacciones internas y

externas de los procesos/subprocesos, y la gestión de posibles desconexiones.

La gestión integrada por procesos se ha convertido en una parte esencial de la gestión

empresarial moderna. La interconexión y colaboración que los procesos fomentan crean una

cultura empresarial distintiva y enfocada en maximizar el valor para el cliente, lo que es

fundamental en los entornos empresariales actuales donde la eficiencia y la adaptabilidad son

cruciales. Además, el enfoque de minería de procesos se convierte en una herramienta valiosa

para la comprensión y mejora de los procesos, especialmente en un entorno donde la tecnología

de la información desempeña un papel crucial. La alineación de procesos de negocio con la

estrategia a través de la arquitectura empresarial es esencial para garantizar la eficiencia

Bibliografía
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