Conocimiento básico de software para procesos contables

Un software contable es una herramienta que busca mejorar el desarrollo de las actividades de
contabilidad de una empresa. Estos sistemas buscan facilitar la organización y el manejo de las
finanzas de la institución donde se implementa. Además, su diseño brinda la posibilidad de ser
usado tanto por contadores como por personas que no tengan un alto nivel de conocimiento
en esta área.

Sus funciones financieras varían desde la creación de informes periódicos hasta el monitoreo de
inventarios, pasando también por sus capacidades de generar facturas y/o de gestionar el
contacto con clientes.

Tipos de Software de Contabilidad

Actualmente, el mercado ofrece diferentes opciones de software de contabilidad. Sin embargo,

podemos destacar ciertos tipos según el tamaño y requerimiento de cada empresa.

Hojas de cálculo para la administración de datos

En hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets es posible llevar el registro de
transacciones, gastos, ventas u otras operaciones financieras de una empresa.

En estos servicios también es posible realizar ciertos procesos de contabilidad básicos. Algunos
ejemplos son obtener un promedio de ventas o hacer una comparación de perdidas entre
diferentes periodos.

Sin embargo, por su simplicidad pueden entregar resultados inexactos o tener funciones
limitadas según el tamaño de la empresa. Por este motivo, este tipo de sistema sugerido para
empresas que tienen un volumen bajo de datos financieros que trabajar.

Software de contabilidad comercial

El software de contabilidad comercial es óptimo para cualquier pequeña o mediana empresa.

Este sistema permite configuraciones que se adaptan a la necesidad de compañía.

Sin embargo, existen algunos programas que son desarrollados directamente para ciertos rubros
de empresas, con funciones específicas pensadas en el cliente objetivo. Esta posibilidad permite
un mejorar rendimiento en los resultados del software, si se Elige el adecuado.

Además, la mayoría de ellos cuentan con herramientas gráficas que permiten visualizar de
mejora forma los datos financieros procesados.

Software de contabilidad empresarial

Este tipo de sistema está enfocado en las empresas que deben manejar un gran número de
operaciones financieras.

A diferencia de los anteriores, muestra más que una información general de las finanzas de una
compañía. Además, trabaja a partir de las relaciones que puede detectar entre diferentes grupos
de datos. Un ejemplo sería comparar la cantidad de transacciones que hace la empresa según
las zonas geográficas donde opera o el tamaño que tiene cada departamento de la compañía.
Beneficios de un software contable

El uso de un sistema contable ofrece numerosas ventajas, tanto relacionadas a sus funciones
como a su diseño. Revisemos solo algunos de ellos:

Automatización y facilidad de uso:

Al realizar cálculos de forma automática, la persona que opera un software contable debe
priorizar ingresar los datos correctamente, delegando el trabajo de operaciones al sistema.

Del igual modo, también es posible automatizar procesos. Gracias a estos softwares es posible
programar la emisión de facturas tras una venta o la actualización constante del inventario.

Reducción de costos:

A pesar de que es recomendable que un contador revise de vez en cuando el trabajo del sistema,
esto puede ser un trabajo esporádico con un costo acorde. Los servicios mensuales de un
software de este tipo costaran mucho menos de los que significa un sueldo de contador a
jornada completa.

Trabajo simultáneo:

Al ser un servicio de nube, los trabajadores que cuenten con sus respectivas credenciales podrán
acceder al sistema con solo iniciar sesión en la plataforma. Esto garantiza que más de una
persona podrá accede desde su cuenta individual y personal y trabajar en el software.

Gracias a ello, por ejemplo, un gerente podrá verificar cifras mientras paralelamente el contador
de la misma empresa programa tareas. Todo esto sin necesidad de compartir sesión.

Por otro lado, el administrador del software puede personalizar los permisos de los diferentes
usuarios del sistema. De este modo, no solo es necesario tener credenciales para acceder a la
interfaz del software sino que dependiendo de su nivel de usuario podrá ver toda o solo cierta
información.

Ahorro de tiempo:

La automatización de laborales de contabilidad significa un ahorro importante de horas de

trabajo. Tareas repetitivas, de revisión de operaciones o creación de informes se pueden
destinar a un software de contabilidad, dejando ese tiempo para otras actividades de la
empresa.

Mayor seguridad:

Otra ventaja de ser un software de nube es que los datos están protegidos por seguridad digital.
Dependiendo del programa en cuestión tendrán un mayor o menor barrera de protección de
encriptación de algoritmos. Sin embargo, independiente de nivel de estas protecciones, serán
más seguras que tener libros físicos de contabilidad encima del escritorio.

Además, prácticamente todos estos servicios generan copias de seguridad de la información, en

caso de ser necesario recupéralas.