SOFTWARE ADMINISTRATIVO

Es un programa o sistema informático utilizado a nivel empresarial. En

general, se desarrollan para registrar, organizar, controlar y detallar toda la
información que generan los departamentos de una organización

ELEMENTOS DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO

SUB MENÚ

Archivo: Maneja las funciones de la barra de herramientas y las opciones:

seleccionar empresa, usuario, imprimir o modificar reportes, configurar impresión.
Edición: Maneja las funciones que se manipulan en el texto: cortar, pegar, copiar.
Procesos: Permite seleccionar los procesos del sistema.

BARRA DE HERRAMIENTAS

Primero: Muestra el primer registro de la ventana activa en base al orden vigente.

Anterior: Muestra el registro anterior de la ventana activa en base al orden
vigente.
Siguiente: Muestra el registro siguiente de la ventana activa en base al orden
vigente.
Ultimo: Muestra en pantalla el último registro de la ventana activa en base la
orden vigente.

CREAR UNA EMPRESA

Para crear una empresa se debe hacer uso de la opción EMPRESAS en el sub-
menú MANTENIMIENTO. Dicha opción le permite crear nuevas empresas, así como
buscar, modificar y eliminar los datos de las empresas que ya están registradas
haciendo uso de la barra de herramientas. Cada empresa tiene un directorio por
separado, por ello deben configurar las características de funcionamiento a través de los
parámetros de la empresa.
PARA CREAR UNA USUARIO

Para crear un usuario se debe hacer uso de la opción USUARIOS en el

sub-menú MANTENIMIENTO. Dicha opción le permite crear nuevos usuarios, así
como buscar, modificar y eliminar los datos de las usuarios que ya están
registrados haciendo uso de la barra de herramientas. Antes de crearlo debe estar
creado el mapa de acceso del mismo, que define las opciones que el mismo podrá
usar.

PARA QUE SIRVE UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO

Un software administrativo sirve para hacer que tu negocio crezca; por lo

tanto es importante que sepas identificar cuál es el que más se ajusta a tus
necesidades.

El software administrativo debe brindar una facilidad de operación y permitir

que los procesos sean realizados en un tiempo menor, de este modo permitirá
mejorar la productividad de la empresa.

Este software debe ser adaptable a la empresa cubriendo todos los

requerimientos que esta demande. Debe abarcar todos los aspectos
administrativos para evitar confusiones con el trabajo.

Debe ser totalmente confiable y proporcionar la información oportuna e

inmediata de la operación de la empresa y de este modo permitir al personal a
cargo, tomar buenas decisiones para la productividad de la misma.

CARACTERÍSTICAS DE UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO

·       Se configura en función de las necesidades de la empresa.

·       Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones entre otros.

·       Facilita el establecimiento de la frecuencia del cálculo (semanal, quincenal,

mensual)

·       Comprende distintos elementos: fracturación, inventario, nómina, otros.

·       Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa.

·       Es seguro y auditable.

·       Se adapta al funcionamiento de la empresa.

·       Maneja grandes volúmenes de información referente a la constitución de la

empresa.

IMPORTANCIA PARA LA EMPRESA DE LA IMPLANTACIÓN DEL SOFTWARE

ADMINISTRATIVO

        Como empresa es importante contar con las herramientas necesarias para
administrar y evaluar nuestros procesos, un software es una herramienta que nos
ayuda a organizar y a procesar la información que se genera a lo largo del
crecimiento de una empresa o negocio, gracias a la información que se genere
podemos tomar mejores decisiones.

FUNCIONES IMPORTANTES SOFTWARE ADMINISTRATIVO

Dependiendo del tipo de software y proveedor, las funciones de un software

administrativo pueden variar. A continuación, te contamos algunas funciones
importantes que debe tener un sistema como este:

Controlar Tus Compras Y Gastos:

Administrar correctamente tus finanzas es crucial para el buen

funcionamiento de tu empresa; por ello es importante que tengas una herramienta
que te permita llevar un control detallado de tus ingresos y egresos, registrar las
compras de tu inventario y mantenerlo organizado, conocer tus gastos y
contabilizarlos a tiempo.

Gestionar La Cobranza

Una de las tareas más difíciles es la cobranza. Muchas veces cobrar se

convierte en una carga para las empresas. Para evitar dolores de cabeza y estrés
innecesario, es importante que el sistema administrativo que elijas sirva para
gestionar mejor esta tarea. Recuerda que el objetivo de obtener dicha herramienta
es que cada proceso administrativo que está causando inconvenientes en tu
gestión se pueda mejorar.

Administrar Tu Inventario

Manejar adecuadamente el inventario es una de las tareas que hace parte

de tener un buen servicio al cliente; esto no se trata sólo de tener una bodega
donde almacenar tu mercancía. Administrar correctamente el inventario es
importante porque así podrás cumplir a tiempo con los pedidos de tus clientes; por
eso es fundamental que el Software Administrativo que obtengas te permita saber
qué productos tienes en stock y cuántas unidades de cada uno. Esta información
debe estar siempre actualizada para agilizar el alistamiento de tus pedidos,
cumplir con lo solicitado y satisfacer las necesidades de tus clientes.

Enviar Y Hacer Seguimiento De Cotizaciones

En el proceso de venta el envío de cotizaciones es uno de los pasos

fundamentales para lograr un cierre. Tal vez algunas personas piensen que esto
no es tan relevante como el contacto inicial que se tiene con un cliente, y contrario
a eso, las cotizaciones cumplen un papel muy importante: mostrar la información
sobre tus productos. Si un software administrativo te permite indicar
detalladamente las características de los productos que un cliente quiere cotizar,
como el precio y las funcionalidades, habrás obtenido un plus. Porque sin tener
una asesoría personal con tu cliente, él conocerá al detalle los beneficios más
destacables de tus productos o servicios; esto te permitirá ahorrar costos y tiempo.
 No todos los softwares administrativos se ajustan a estas características;
por ello es importante que tengas claro cuál es tu necesidad para que el sistema
que elijas sea el adecuado para ti.

Saber para qué sirve un software administrativo es tan importante como

saber de qué se trata; por eso a continuación te vamos a explicar qué es un
software administrativo.

CUÁLES SON EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO MÁS COMUNES INDIQUE

LOS UTILIZADOS EN VENEZUELA

GÁLAC

Es un software que se fundamenta en la contabilidad de la empresa,

permite ofrecer a sus clientes la posibilidad, a través de su sistema administrativo
y contable, de poder realizar el registro de operaciones económicas que serían de
difícil cómputo manual, es decir, llevar un registro exhaustivo de las cuentas por
cobrar, por pagar, de los anticipos, pagos de nómina y de proveedores,
movimientos bancarios, y órdenes de compra, así como la realización de facturas,
cotizaciones, balances generales, etc., de forma diaria y exacta, es una tarea que
requiere de mucho esfuerzo

SAINT

 La carta de presentación de Saint son sus 25 años en el mercado. Si un

software de sistema administrativo tiene tanta trayectoria, es porque se la ha
ganado. Los software desarrollados por esta empresa ofrece una versatilidad en
cuanto al manejo de base de datos y a precios accesibles. Lo bueno de Saint es
que te da la opción de adquirir sus productos que van desde un CRM(Customer
Relationship Management), hasta un servicio administrativo para manejar el flujo
de información dentro de tu empresa.

 PROFIT PLUS 2KDOCE

 Si bien Softech (la empresa dedicada a desarrollar las soluciones Profit)

tiene un catálogo bastante amplio de software dedicados a la administración de
empresas, nosotros decidimos enfocarnos en su Profit Plus 2KDoce. Este es el
que más se puede parecer a tus necesidades como dueño o encargado de un
negocio, ya que ofrece soluciones de automatización de procesos de ventas,
cobros e impresión de facturas fiscales y convencionales.

Resaltamos, de este software, su facilidad en el manejo de consultas

generales e individuales de artículos, el manejo de múltiples formas de pago, entre
otras

 POS&TOUCH

 Software Intuitivo. Control de Inventario. Conocimiento de tus ganancias.

Sólo con esas 3 frases podrás saber que Pos&Touch no se queda atrás en cuanto
a necesidades que cumple todo Sistema Administrativo. La petición de un demo
previo a su utilización nos parece una de las estrategias más llamativas que nos
ofrece esta empresa para captar su clientela… ¿valdrá la pena después del demo
que ofrecen? Tal vez sí.

Pos&Touch, a diferencia de muchos que no lo mencionan, te garantiza la

continuidad de tu trabajo porque su funcionamiento no depende del estado de
conectividad de tu punto de venta

Su slogan reza “El poder de un sistema adaptado a la sencillez de una

máquina registradora”. ¡Esto promete!

VALERY SYSTEMS
  Cuando un Sistema Administrativo te ofrece tantas bondades como Valery
Systems, es difícil saber por dónde empezar a explicarte cómo puede beneficiarte,
pero haremos nuestro mejor intento para sintetizarte con lo más importante
que Valery Systems tiene.

Lo primero que debes saber es que Valery tiene distintos softwares:

Software para Puntos de Venta

Software Administrativo

Software Corporativo

Software Administrativo Web

Software de Contabilidad

Software para Nómina

 Cada uno posee sus características que se adaptan, sin duda, a cualquier
PyME que estés manejando. Así es: ¡otro más que cumple las expectativas y
funciona bajo la filosofía de “no todos los negocios son iguales”

ALOHA

 Este Sistema Administrativo está especialmente diseñado para

restaurantes. Su lema principal es ofrecer una experiencia excepcional a sus
clientes. Otra marca que sabe que los restaurantes pequeños no son iguales a los
medianos… ¡y mucho menos a los grandes! Aloha conoce los desafíos que tienes
que pasar a la hora de procesar las operaciones más sencillas, hasta las más
complejas.
 Y lo mejor: ¡se adapta a distintos hardware y software que ellos mismos
ofrecen! Así que si tienes algún punto de ventaespecializado o cualquier
dispositivo de procesos de pagos móviles, este software es para ti.

ALDELO

 El Aldelo’s XERA POS (su software de punto de ventas) también está

diseñado para todo aquel gerente o dueño de restaurante que desee tener, en un
solo lugar, un punto de venta y gerencia, integrados en un solo lugar. Su
almacenamiento en la nube y su capacidad de movilidad de datos, ofrece las
características que creemos que son fundamentales para un Sistema
Administrativo.

 WINREST

 Un software de manejo de restaurantes que maneje 3 ediciones que te

ofrezca servicios adaptados, cada uno, al tipo de restaurantes, puede sonar como
algo interesante. Nos dimos cuenta que su versión “Lite” está diseñada para
ambientes de servicio rápido; el “Professional” se enfoca más en ambientes más
“exclusivos”; y el “Enterprise” ofrece reportes y actualizaciones rápidas y desde
cualquier lugar (las necesidades actuales lo obligan a uno a estar en todos lados,
en cualquier momento).

A2

 Esta compañía sabe que la pequeña y mediana empresa venezolana

podría estar, todavía, en la época donde lo manual era lo que imperaba en todos
los negocios… la automatización, para algunos locales, es algo que sueñan con
tener, pero no saben cómo integrarlo a su negocio. Si estás buscando un Sistema
Administrativo que, además de ofrecerte el común denominador de los actuales
softwares, te ofrezca el control y automatización de vendedores, proveedores y
mucho más, a2, entonces es lo que tu restaurant necesita justo ahora. Sin
pensarlo.
 MICROS

MICROS ofrece diversas soluciones que van desde la gestión de hoteles,

hasta locales restaurantes. No solo eso los caracteriza, sino que cumplen con las
buenas prácticas de toda empresa dedicada a esto: busca que las compañías que
buscan sus servicios intenten innovar y transformar sus negocios, a través del
seguimiento de sus clientes. ¿Y de qué manera se logra esto?, pues con un
excelente Sistema Adminstrativo.

OASIS

 Buscamos un software que tuviera como bandera principal su soporte al

cliente y lo encontramos. Su nombre es Oasis. Su mantenimiento preventivo para
detectar fallos repetitivos y mantener tu sistema actualizado y funcional al 100% es
un punto fuerte para otorgar tu confianza a este Sistema Administrativo. Otra cosa
que nos encantó de Oasis fue su adición de funcionalidades para mejorar la
aplicabilidad de su software.

En líneas generales, el mejor Sistema Administrativo debería ser accesible

y fácil de usar. Una de las bondades que pueden agregarle un súper valor
agregado sería que la marca que te ofrece el Sistema, tenga un soporte al cliente
que esté activo las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

El Sistema Administrativo y sus soluciones es lo que te ayudará a crecer

como negocio y, mientras más fácil y sencillo sea ese proceso, podrás lograrlo de
una manera más eficiente.

SAID 

(SAID también llamado Sistema Administrativo Integrado Descentralizado)

es un sistema administrativo integra lque permite la automatización de los
procesos inherentes a la administración pública.
 Se registra y controla el presupuesto de gastos de un organismo público
descentralizados sin fines empresariales, así los usuarios planifican la formulación
del presupuesto de gastos (basado en los instructivos de la ONAPRE) y luego
pasan a la asignación de créditos que les permite ejecutar el presupuesto
mediante procesos de compras o compromisos de distinto origen. La ejecución del
presupuesto pasa por todas las etapas del gasto: compromiso, causado y pagado,
conectándose con los procesos financieros y contables que tengan lugar.

 SIGESP
Es un sistema integrado que simplifica los procesos de gestión
administrativa en las organizaciones del sector público venezolano.  Está
conformado por una serie de módulos adaptable a cada cliente, que gestionan
diversas tareas y proporcionan respuesta inmediata y oportuna a las necesidades
de registro presupuestario, patrimonial, contable y administrativo.  Han sido
diseñado observando las normas legales que rigen la materia presupuestaria
establecidas por la Oficina Nacional de Presupuesto para las instituciones públicas
(ONAPRE), la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y
sus Reglamentos, y demás publicaciones de la Contraloría General de la
República, la Oficina Nacional de Contabilidad Pública y la Superintendencia
Nacional de Auditoria Interna.

SAP

Es una herramienta productiva de las organizaciones. El nombre de SAP

proviene de: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos. EL
nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema
informático. Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados,
que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial.
Cada módulo realiza una función diferente, pero esta diseñado para trabajar con
otros módulos.
 MÓDULOS MÁS COMUNES QUE PUEDE COMPONER UN SOFTWARE
ADMINISTRATIVO DE UNA BREVE EXPLICACIÓN DE CADA UNO

Seguridad y Acceso

Este módulo tiene como objetivo organizar, distribuir y clasificar los permisos
asignados a cada usuario, el sistema está organizado por módulos,
funciones dentro de cada módulo, roles y usuarios, y este módulo es la
interrelación entre el sistema y los usuarios.

Contabilidad

Este módulo provee la facilidad de mantener actualizada la información

contable relacionada con el negocio,  esta es registrada en esta aplicación o
recibida desde los demás módulos.

Caja Bancos

Este módulo permite el control de Saldos reales y disponibles de las

Cuentas, emisión parametrizada de cheques, transferencias y conciliación
bancaria

Inventarios

Este módulo brinda el control de  existencias físicas y disponibles en

cantidades y costos; dispone del control de lotes y número seriales, 
facilitando la ubicación del mismo.

Cuentas por Pagar

Provee funciones avanzadas para el registro y cancelación de las Cuentas

por Pagar de la empresa referente a los bienes y servicios recibidos.

Cuentas por Cobrar

 Este módulo permite visualizar el monto de las deudas de los clientes, la
forma en la que está repartida o concentrada, las gestiones de cobro
realizadas, entre otros. 

Ventas y Facturacion

Este módulo tiene completo control sobre las gestiones de mercadeo,

abarcando desde la elaboración  de la proforma  hasta la emisión de la
factura.

Activos Fijos

Este módulo permite el control del ciclo de vida de los Activos Fijos desde su
ingreso a la empresa hasta su baja definitiva. Adicionalmente permite el
control de otros útiles de trabajo y genera información contable.

Nomina

Este módulo permite la administración del recurso humano desde su ingreso

a la empresa hasta la liquidación del mismo. Sus procesos se agrupan en:
Personal y Nómina.

Control de Vehiculos.

Éste módulo permite llevar el control de todas las actividades que hacen sus
vehículos y que generan costos para la empresa, cada uno de los costos
tales como, cambio de aceite, cambio de llantas, y toda actividad que genere
un egreso será controlado por lo tanto impedirá la fuga de dinero por rubros
de vehículos.

Declaracion de Impuestos

Este módulo nos permitirá declarar los impuestos de manera automática, es

decir irá tomando de todos los ingresos que se han realizado en los
diferentes módulos y los presentará, está de acuerdo con las últimas
especificaciones dadas por el SRI.
 ¿QUE ES UN SOFTWARE [Link]?

Es un Software que cubre las necesidades de los contadores y empresas

permitiendo manejar la información contable y tributaria de manera rápida y
eficiente. Es un programa informático destinado a sistematizar y simplificar las
tareas de contabilidad de una organización. ... Para ello solo hay que ingresar la
información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y
hacer que el programa realice los cálculos necesarios.