Alumna: Cotoras, Gabriela Elsa

Entrega: 12/07/2022

Introducción a la Archivología – Autoevaluación I

1- ¿Definición y campos de la Archivística?
2- ¿Cuál es la triple función de los Archivos?
3- ¿Cuál es la triple acepción de la palabra “archivo”?
4- ¿Cuáles son los tres principios fundamentales de la Archivística?
5- Descríbalos
6- Defina documento en general
7- Defina documento de archivo
8- Enuncie las características del documento de archivo
9- Descríbalas
10- Caracteres internos y externos de un documento de archivo
11- Descríbalos
12- Defina fondo documental
13- Defina sección
14- Defina serie documental
15- Defina Gestión Documental
16- ¿El área de archivos debe ser la única que se involucre en la Gestión Documental? Justifique su respues-
ta
17- ¿En qué consiste la:
a. Autenticidad
b. Integridad
c. Fiabilidad
de los documentos de archivo?
18- ¿En qué consiste la Identificación archivística?
19- ¿En qué consiste la Clasificación archivística?
20- ¿La identificación y Clasificación archivística deben realizarse en forma aislada o vinculada? Justifique
su respuesta
21- ¿Qué es un Cuadro de Clasificación?
22- ¿Cuáles son los diferentes tipos de Cuadros de Clasificación que se pueden elaborar? ¿Qué caracteriza a
cada uno?
23- ¿Por qué es importante el Cuadro de Clasificación?
 1- ¿Definición y campos de la Archivística?

Se puede definir la Archivística, de acuerdo con Cruz Mundet, como una ciencia emergente o en formación
que tiene como objeto de estudio los documentos y los archivos, su objetivo es conservar la información de for-
ma que pueda ser recuperable para su uso y su método se articula en torno a normas archivísticas.
Los campos de acción de la archivística son la teoría y la práctica. En cuanto a la teoría se estudia su histo-
ria, objeto, ámbito de actuación y metodología para conseguir sus fines. Por otro lado, la práctica archivística se
ocupa de las técnicas y los procedimientos que se utilizan para conservar los documentos y difundir la informa-
ción.

2- ¿Cuál es la triple función de los Archivos?

La triple función social de los Archivos consiste en ser, por un lado, una posible fuente para la escritura de
la historia de la sociedad, por otro, una posible fuente para la memoria de la institución productora de los docu-
mentos y, por último, ser una garantía en el ejercicio de los derechos.

3- ¿Cuál es la triple acepción de la palabra “archivo”?

Las tres acepciones de la palabra “archivo” consisten en las siguientes: como edificio, como institución o
como conjunto de documentos.
En cuando a la primera acepción mencionada, se refiere al “archivo” como al edificio o parte de uno donde
se conservan y difunden los archivos, es decir, el depósito de archivos.
La segunda, haca referencia a la institución que es responsable de reunir, tratar, inventariar, conservar y
difundir los archivos, es decir, al servicio prestado de archivo o archivos.
La última define al “archivo” como conjunto de documentos independientemente de su fecha, forma o so-
porte material. Estos son producidos o recibidos por cualquier persona (física o jurídica) y por cualquier servi-
cio organismo (tanto público o privado) en el ejercicio de su actividad. A su vez, son conservador por su pro -
ductor para sus necesidades y son transferidos a la institución de archivos cuando deban ser conservador por su
valor archivístico.

4- ¿Cuáles son los tres principios fundamentales de la Archivística?

Los tres principios fundamentales de la Archivística son el principio de procedencia, el principio de orden
original y el principio de ciclo vital.

5- Descríbalos

El principio de procedencia indica que se debe respetar el origen de los fondos documentales y que cada
documento debe estar en el fondo del que procede. Por lo tanto, se debe diferenciar las instituciones o personas
que produjeron la información y, de este modo, no mezclar los fondos documentales ya sea producidos por dife-
rentes instituciones como por distintas áreas dentro de una institución.
Es importante, a su vez, no confundir al productor del fondo con el autor o el coleccionista.
Para que no existan problemas en la aplicación de este principio, entonces, no se debe perder o deshacer la
sistematización natural a partir del almacenamiento y amontonamiento de los documentos, sin control.

El principio de orden original indica que no debe modificarse el orden de la documentación de un fondo
documental para no alterar la lógica que pensó el productor al momento de establecerla.
 El principio de ciclo vital de los documentos establece una concepción de gestión documental integral. Rea-
liza una analogía entre el documento de archivo y un organismo biológico, por lo tanto, se puede decir que el
documento atraviesa, a lo largo de su existencia, diferentes etapas. El documento, entonces, “nace”, “vive” y
“muere” o, dicho de otra forma, atraviesa las fases de creación, mantenimiento y uso y luego de expurgo. Algu -
nos autores se refirieron a las mismas para etapa activa, semi-activa e inactiva.
Este principio fue posteriormente revisado debido a que no tenía en cuenta que los documentos no morían,
sino que pasaban a ser conservador de con una nueva utilidad o que podían regresar a la fase inicial. Por este
motivo, se redefinieron las etapas y se incorporó una más.
Se puede decir, entonces, que el documento transita por cuatro edades. La primera de ellas, corresponde a
la producción o la tramitación administrativa. La segunda refiere al momento en que esos documentos están en
plena vigencia administrativa, es decir, son intensamente utilizados. En la tercera edad, pese a no haber pres-
cripto su valor administrativo aún, los documentos son pocas veces utilizados. En la última edad, la cuarta, ad -
quieren valor histórico y se los conserva.
Asimismo, se puede relacionar cada una de estas etapas con las fases del archivo y siguiendo el orden de las
edades, se dice se corresponden con los archivos de oficina, con el archivo central, con el archivo intermedio y
con el archivo histórico respectivamente.

6- Defina documento en general

Un documento en su acepción general, corresponde con todo registro de la actividad humana fijada en un
soporte durable que contiene información y que puede ser recuperada. Se puede mencionar también que siempre
es producto de la voluntad de alguien y que pueden existir varios iguales.

7- Defina documento de archivo

Documento de archivo se llama a aquellos documentos que son producidos o recibidos por una persona o
institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines. Es decir, son el resulta-
do de una actividad. Tiene como función ofrecer el testimonio de una actividad. Puede ser primario o secunda-
rio, según su valor. Es original, único e irrepetible.

8- Enuncie las características del documento de archivo

Los documentos de archivo tienen tres características, las cuales son su carácter seriado, su génesis y su
cualidad de único.

9- Descríbalas

El carácter seriado de los documentos de archivo indica que se producen uno a uno y que, con el paso del
tiempo, constituyen series.
La génesis de los documentos de archivo refiere a que se producen dentro de un proceso natural de activi-
dad, es decir, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor y no son algo ajeno a él. Son el resul -
tado de la realización de una determinada función.
El carácter de único o de exclusividad habla de que la información que contienen rara vez se encuentra en
otro documento con idéntica extensión e intensidad. Aunque, en algunos casos, varios documentos surjan de un
procedimiento homogéneo, los documentos resultantes no serán iguales. Por lo tanto, no se manifiestan en va-
rios ejemplares sino solo en uno, lo cual le da un valor importante y hace necesario su cuidado a fin de evitar su
pérdida.
 10- Caracteres internos y externos de un documento de archivo

Los caracteres internos de un documento de archivo son la clase, el tipo, el formato y la cantidad. Los mis -
mos refieren a su materialidad y se los puede llamar también cuerpo del documento.
Por otro lado, los caracteres externos se refieren al alma del documento y son la entidad productora, el con-
tenido, los orígenes funcionales y la fecha y lugar de producción.

11- Descríbalos

En cuanto a los caracteres externos:

La clase se refiere al medio por el que se transmite el mensaje. Por ello los documentos pueden ser: textua -
les, documentos gráficos, documentos audiovisuales, legibles por máquina.
El tipo es el número y la disposición de los elementos de la información que corresponden a la actividad
que lo ha producido. Pueden ser infinitos y varían en el tiempo y en el espacio.
Se habla de tipos documentales simples, como un informe, o compuestos, como un expediente.
El formato corresponde con el modo en el que se reúnen y agrupan los documentos físicamente para su
guarda. Estos pueden ser volúmenes, encuadernados etc.
La cantidad se refiere al número de unidades que puede estar indicada en volúmenes, legajos, documentos o
metros lineales.

En cuanto a los caracteres internos:

La entidad productora es el autor del documento. El mismo puede ser una persona, una institución o una
persona en nombre de una institución.
Los orígenes funcionales se refieren a la razón de su origen, función, actividad y trámite por los que ha sido
realizado.
El contenido es el asunto, tema o negocio de que se trata. Suele tener relación con el autor, la función y la
actividad que lo produce y como consecuencia, puede ser muy variado. La información que sobre estos elemen -
tos se encuentre en el documento puede ser intensiva, extensiva o diversificada. Es intensiva si ofrece muchos
datos sobre pocas personas o cosas. Es extensa si, en cambio, ofrece pocos datos sobre muchas personas o co-
sas. Es diversificada si contienen datos variados sobre diversos temas.
La fecha y lugar de producción los sitúa en tiempo y espacio. Se debe conocer el calendario utilizado, la
forma de abreviación de fechas y la adjudicación de las más probable si falta total o parcialmente.

12- Defina fondo documental

Se entiende por fondo documental al conjunto de documentos que contienen una estructura interna dada por
quien produjo la documentación.

13- Defina sección

Se llama sección a la división orgánica de la entidad productora de los documentos que tienen una estructu-
ra jerárquica organizativa.

14- Defina serie documental

Teniendo en cuenta el carácter seriado de los documentos de archivo y que no se los debe pensar aislados,
los mismos conforman series documentales.
 Se denomina serie documental al conjunto de documentos, sean estos simples o compuestos, que son pro-
ducidos por una organización como cumplimiento de una misma actividad o tarea determinada a partir de un
procedimiento administrativo homogéneo, es decir, siempre igual. Las unidades documentales que forman una
serie están sometidas a una misma regla o norma de valoración, lo que permite evaluar grandes volúmenes do-
cumentales.
Las series documentales son producto de la confluencia entre organización, función y tipo documental. Si
alguno de estos tres elementos cambia, la serie también cambia.

15- Defina Gestión Documental

Se denomina Gestión documental, de acuerdo a la ICA, al área de la gestión administrativa encargada de

conseguir eficacia y economía en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos.

16- ¿El área de archivos debe ser la única que se involucre en la Gestión Documental? Justifique su
respuesta.

El área de archivos no debe ser la única que se involucre en la Gestión Documental. La gestión documental
y de archivos es un proceso transversal en todas las organizaciones, por lo que se integra en todos los procesos
que llevan a cabo las distintas áreas de una organización. No es responsabilidad exclusiva de los archiveros ni
responde únicamente a criterios, funciones, procedimientos y técnicas archivísticas. Exige un respaldo institu-
cional y determina una integración en la gestión administrativa, con etapas donde predominen los criterios ad-
ministrativos y otras que pueden reconocerse como netamente archivística, sin faltar las que suman criterios y
posiciones.

17- ¿En qué consiste la:

a. Autenticidad
b. Integridad
c. Fiabilidad
de los documentos de archivo?

La autenticidad de los documentos de archivo establece la calidad de ser genuino. Un documento de archi-
vo auténtico es aquel de cual se puede establecer que corresponde al autor y a la fecha y lugar que se consigna.
Eso es implica que el documento será veraz, que su contenido será verdadero, sino que el documento no es fal-
so.
La integridad de los documentos de archivo es la cualidad de estar completo e inalterado en todos sus as -
pectos esenciales.
La fiabilidad de los documentos de archivo existe cuando puede establecer, declarar o sostener el acto o
hecho del que es relativo, se establece al determinar la competencia del autor y examen de completitud en la
forma del documento de archivo como en el nivel de control ejercido durante su proceso de creación.

18- ¿En qué consiste la Identificación archivística?

La identificación archivística es un proceso de gestión documental, de tipo intelectual, que sirve para anali-
zar las actuaciones que se llevan a cabo dentro de una organización. De esta forma, esta tarea permite conocer
en toda su extensión los documentos que se gestionan en ella de acuerdo al ejercicio de sus competencias y, por
lo tanto, este conocimiento delimitará las series documentales.
Por lo tanto, se pueden identificar algunas etapas en el proceso de Identificación en función de los mencio-
nado. En primer lugar, se debe investigar al sujeto productor. Luego, se deben analizar las funciones, en un se-
gundo término, y los tipos documentales, en el tercero. Por último, de debe delimitar la serie documental.
 19- ¿En qué consiste la Clasificación archivística?

La clasificación archivística es un proceso de gestión documental, también de tipo intelectual, basado en la

estructuración sistemática de las actividades, de las organizaciones o de los documentos generados por estas, en
categorías de acuerdo a convenciones, métodos o normas de procedimientos, lógicamente estructurados y repre-
sentados en un sistema de gestión documental.
Es una función clave, con la cual se pretende establecer categorías documentales dentro de una institución.
Permite, entonces, representar las funciones, actividades y transacciones de la organización, aplicando un único
criterio que se refleja en los documentos.
Debido a que la clasificación es dada por el productor de la información, el archivero no debe modificarla
ni reconstruirla. Por lo tanto, la clasificación de los documentos debe usar un criterio que sea duradero en el
tiempo, que no sea producto de subjetividades y que emane de la naturaleza propia de los documentos.

20- ¿La identificación y Clasificación archivística deben realizarse en forma aislada o vinculada? Jus-
tifique su respuesta

La identificación y la clasificación archivística son procesos que deben realizarse en forma vinculada. Am-
bas tareas son consecutivas y circulantes entre sí, de forma que no puede desarrollarse la Clasificación de los
documentos sin previamente no se ha realizado el proceso de identificación.

21- ¿Qué es un Cuadro de Clasificación?

Un cuadro de clasificación es un sistema que organiza la información de manera intelectual. Es una estruc-
tura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una organización, funciones que generan la
creación o la recepción de documentos.

22- ¿Cuáles son los diferentes tipos de Cuadros de Clasificación que se pueden elaborar? ¿Qué carac-
teriza a cada uno?

Se pueden elaborar tres tipos diferentes de cuadros de clasificación, a saber, el cuadro orgánico, el cuadro
funcional y el cuadro orgánico-funcional.
El cuadro orgánico agrupa las series documentales de acuerdo a la estructura administrativa de las organi-
zaciones que crea, mantiene o desarrolla las mismas. Por lo tanto, se clasifican según las diferentes oficinas o
unidades que las desarrollan.
El cuadro funcional se basa en las funciones o actividades que se realizan dentro de una entidad. Las series
documentales se agrupan sin considerar las unidades administrativas, sino las actividades y competencias refle-
jadas.
El cuadro orgánico-funcional combina los dos anteriores reflejando la estructura administrativa de las enti-
dades y sus funciones.

23- ¿Por qué es importante el Cuadro de Clasificación?

El cuadro de clasificación es importante porque permite establecer el calendario de conservación y transfe-

rencia, define las tablas de acceso para cada serie documental, regula la descripción de los fondos, las agrupa-
ciones documentales y las unidades documentales y, además, constituye la base y el fundamento de todo siste -
ma de gestión documental.
Alumna: Cotoras, Gabriela Elsa
Entrega: 03/10/2022

Introducción a la Archivología – Autoevaluación II

1) ¿En qué consiste el proceso de evaluación archivística?

2) En ese proceso ¿qué es lo que se evalúa?
3) ¿Cuáles son los valores de los documentos de archivo?
4) Descríbalos
5) ¿En qué momento debe realizarse la evaluación documental?
6) ¿Quién es el responsable se llevar a cabo la evaluación documental?
7) ¿Quién/es deben integrar la autoridad de evaluación?
8) ¿Cuáles son las funciones de la autoridad de evaluación?
9) ¿Qué instrumentos de trabajo debe producir la autoridad de evaluación?
10) ¿En qué consiste el plazo de vigencia administrativa?
11) ¿En qué consiste la guarda precaucional?
12) ¿Cuándo una serie es de valor permanente?
13) ¿Cuáles son los resultados de la evaluación documental?
14) ¿Qué es la descripción archivística?
15) ¿Qué finalidad tiene la descripción archivística?
16) ¿Qué es lo que puede describirse?
17) ¿Cómo debe planificarse y realizarse la descripción archivística?
18) Defina instrumento de descripción
19) Defina Guía
20) ¿Qué tipos de Guías existen?
21) Defina inventario
22) ¿Qué tipos de inventarios pueden realizarse?
23) ¿Qué características tiene el catálogo?
24) ¿Qué son las normas internacionales de descripción?
25) Enumérelas
26) ¿Qué describe cada norma?
27) ¿Qué quiere decir descripción multinivel?
 1) ¿En qué consiste el proceso de evaluación archivística?

El proceso de evaluación archivística consiste en la fase del tratamiento archivístico en el cual se analizan
y determinan los valores primarios y secundarios de las series documentales y, a partir de este análisis, deter -
minar cuáles deber ser conservadas y cuáles, en cambio, eliminadas. En la evaluación, entonces, se fijan los
plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.

2) En ese proceso ¿qué es lo que se evalúa?

En este proceso de evaluación archivística se evalúan las series documentales (no los documentos aisla-
dos) y, de las mismas, sus valores primarios y secundarios.

3) ¿Cuáles son los valores de los documentos de archivo?

Los valores de los documentos de archivo pueden ser primarios o secundarios.

4) Descríbalos

El valor primario de los documentos de archivos se corresponde con la cualidad o el conjunto de cualida -
des que garantizan y prueban la acción por la que fue producido desde la perspectiva de su vigencia adminis -
trativa y su capacidad como instrumento de control contable, fiscal y legal o jurídico. Por lo tanto, podemos
hablar de tres tipos de valores primarios: administrativo, jurídico/ legal y fiscal/ contable.

El valor secundario de los documentos refiere a la cualidad o conjunto de cualidades por la que, una vez
extinta su vigencia administrativa y prescrita su capacidad como instrumento de control contable, fiscal o le-
gal, mantiene o adquiere otros posibles usos. Estos últimos pueden ser de tipo informativo histórico, testimo-
nial o evidencial.

Es importante tener en cuenta que todos los documentos de archivo tienen valor primario, pero solo algu-
nos tienen valor secundario.

5) ¿En qué momento debe realizarse la evaluación documental?

La evaluación documental debería realizarse desde el comienzo del ciclo vital de los documentos y no solo
cuando estos llegan a los archivos. De esta forma, la racionalización de la producción y uso de los documentos,
permitiría la normalización de los procedimientos y se evitaría la producción de documentos poco útiles que
dificultan el acceso a la información.

6) ¿Quién es el responsable se llevar a cabo la evaluación documental?

La evaluación documental debe ser llevada a cabo en forma interdisciplinaria por un grupo creado para tal
fin (por ejemplo, una Comisión de valoración) donde deben participar gestores administrativos, gestores docu-
mentales, archiveros, especialistas en derecho administrativo, en plazos judiciales y legales, representantes de
los órganos con responsabilidad en cuestiones de acceso a la información y usuarios (profesores de universi-
dad o especialistas en historia).

El ámbito de competencia puede ser nacional, regional o institucional de acuerdo al marco normativo de
cada país.
7) ¿Quién/es deben integrar la autoridad de evaluación?

La autoridad de evaluación debe ser integrada por representantes o responsables de diferentes áreas:
 Representante de la máxima autoridad de la institución
 Responsable del área que cumple funciones de archivo
 Representante del área de asuntos legales/ jurídicos
 Representante del área de administración financiera/ contable
 Representante del área de gestión de personal
 Responsable del área de auditoria interna
 Representante de área productora
 Representante de área de sistemas

8) ¿Cuáles son las funciones de la autoridad de evaluación?

Dentro de las funciones de la autoridad de evaluación, se pueden mencionar, en un primer término:

 Promover el desarrollo de las tareas archivísticas de identificación, registro, descripción, evaluación,
conservación y régimen de acceso y confección del Cuadro de Clasificación.
 Analizar el valor primario y secundario.
 Confeccionar y elevar la tabla de plazos de guarda, acceso y disposición final.
 Revisar periódicamente la producción de documentos para mantener actualizada la tabla de plazos.

A su vez, deben:
 Establecer el procedimiento y calendario para trasladar la documentación de las áreas productoras al
área de Archivo, aplicar la Disposición Final y transferir al Archivo Histórico.
 Fomentar el desarrollo del área de Archivo de la institución, conforme las normas y buenas prácticas
internacionales, favoreciendo la concientización, formación y capacitación del personal asignado y fo-
mentando la incorporación de personal idóneo.
 Favorecer la implantación y/o mejora de un Sistema de Gestión Documental a nivel institucional y con
una perspectiva integral.
 Regular las relaciones entre el área de Archivo y las áreas productoras, así como entre éstas últimas, y
entre todas las áreas con la Autoridad de Evaluación en lo que hace a la gestión documental.
 Realizar el seguimiento y control de las acciones.
 Velar por la normalización de procedimientos y el desarrollo de herramientas de trabajo en los asuntos
de su competencia.
 Informar a la autoridad competente de las distintas irregularidades en el proceso de producción, ges-
tión y conservación de los documentos, identificadas durante el proceso de Evaluación.

9) ¿Qué instrumentos de trabajo debe producir la autoridad de evaluación?

Los instrumentos de trabajo que debe producir la autoridad de evaluación son:

 Norma de creación: debe incluir funciones, principios de acción, composición, actividades y reglamento
de funcionamiento
 Actas de reuniones
 Formularios de relevamiento y análisis
 Tablas de plazos de Guarda, Acceso y
 Disposición Final
  Normas aprobatorias de lo actuado
 Publicación oficial de las decisiones
 Calendarios de Traslados/Transferencias
 Actas de Transferencia
 Registro de Transferencias
 Actas de Eliminación
 Registro de Eliminaciones
 Memoria anual

10) ¿En qué consiste el plazo de vigencia administrativa?

El plazo de vigencia administrativa consiste en el período en que un documento de archivo mantiene su

capacidad para garantizar jurídicamente un derecho o una obligación, es decir, mientras cumple la función por
la que fue creado.

11) ¿En qué consiste la guarda precaucional?

La guarda precaucional consiste en el plazo que surge de la disponibilidad requerida por controles inter-
nos o externos siempre establecido previamente.

12) ¿Cuándo una serie es de valor permanente?

Una serie es de valor permanente cuando de identifica, a partir de la correspondiente evaluación, que
posee valor secundario. Por esto último, la misma tiene valor informativo como testimonio de la memoria de
una comunidad, organización o individuo y como instrumento de prueba, garantía de derechos y fuente de
investigación.

13) ¿Cuáles son los resultados de la evaluación documental?

El resultado de la evaluación documental es la aplicación de Disposición Final. Esta aplicación puede resul -
tar en la eliminación o en la transferencia.

En el caso de la eliminación, se podrán eliminar documentos que tengan su plazo primario vencido y que
no tengan valor secundario. Pueden ser eliminados en forma total o parcial. Debe ser apropiada e irreversible,
garantizando la imposibilidad de reconstrucción de la documentación eliminada.

El procedimiento de transferencia se realiza a los documentos que tienen valor secundario una vez cum-
plido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas. Se los transfiere al Archivo histórico o per-
manente.

14) ¿Qué es la descripción archivística?

La descripción archivística es una función esencial en el tratamiento de la información archivística que

facilita el acceso a los archivos y a la información sobre los documentos mediante instrumentos descriptivos,
así como la comprensión del contexto y contenido de los documentos, su procedencia, las funciones de las
que son reflejo, los asuntos de los que tratan, sus características y volumen.
 15) ¿Qué finalidad tiene la descripción archivística?

La finalidad de la descripción es preservar y representar el contexto original de la producción de docu-

mentos de archivo, a través de la salvaguarda de su autenticidad y valor probatorio.
De este modo, se busca garantizar el acceso a la información de la manera rápida y eficiente posible como
también, identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, así como su contexto y sistema que los
produjo.

16) ¿Qué es lo que puede describirse?

Se pueden describir los documentos (fondo, serie, unidad), la institución que los preserva (archivo o depó-
sito), las funciones, actividades o tareas que cumplen y los productores (instituciones, personas o familias).

17) ¿Cómo debe planificarse y realizarse la descripción archivística?

La descripción archivística debe realizarse de lo general a lo particular independientemente del soporte de

los documentos o de la etapa de vida de los mismos. Es decir, desde el fondo como lo más general, luego la
sección, la serie y, por último, la unidad documental.

18) Defina instrumento de descripción

Puede definirse instrumento de descripción como medio por el cual se lleva a cabo la descripción archivís-
tica. Existen diferentes tipos, a saber, guías, inventarios y catálogos.

19) Defina Guía

Guía corresponde a un instrumento que proporciona información sobre todos o parte de los fondos de
uno o más archivos. En la misma, se describe en forma global las grandes agrupaciones documentales, esboza
la historia de los organismos productores y facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y los
servicios disponibles.

20) ¿Qué tipos de Guías existen?

Los tipos de guías que existen son el censo guía, la guía de fuentes y la guía de archivo.

El censo guía ofrece información amplia, pero de manera general y se utiliza para informar sobre una
cantidad grande de archivos (de un país, provincia o región)

La guía de fuentes recopila datos de todos los fondos documentales que contentan información relativa a
un tema o área geográfica.

La guía de archivo ofrece información sobre un solo archivo. Detalla la historia de las entidades producto-
ras, la organización y el contenido de los agrupamientos documentales.
 21) Defina inventario

Por inventario se entiende un instrumento que describe las unidades que componen las series documen-
tales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura.
22) ¿Qué tipos de inventarios pueden realizarse?

Se pueden realizar dos tipos de inventarios: el inventario somero y el inventario analítico.

En cuando al inventario somero, puede decirse que describe los elementos mínimos, del área de mención
de identidad. Es útil para el uso interno como procedimiento de control sobre las existencias al describir un
volumen grande, pero la utilidad para el usuario es mínima.
El inventario analítico describe los fondos con mayor profundidad. Tiene elementos mínimos obligatorios
y otros optativos. Permite localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física. Permite, además,
describir uniformemente los fondos y resulta más útil para los usuarios.

23) ¿Qué características tiene el catálogo?

El catálogo pretende describir exhaustivamente los documentos sueltos, en sus caracteres internos y ex-
ternos, y las unidades archivísticas (expedientes) que fueron seleccionadas según criterios subjetivos.
Por el nivel de profundidad que conlleva, solo puede realizarse en agrupaciones documentales muy pe -
queñas o a grupos de documentos que presenten un interés especial y limitados a un período cronológico con-
creto.
Es un instrumento poco recomendable debido a la subjetividad con la que es realizado y por la exhaustivi -
dad de los datos que se requieren para su elaboración frente a la gran cantidad de documentos.

24) ¿Qué son las normas internacionales de descripción?

Las normas internacionales de descripción son normas que buscan asegurar que las descripciones sean
compatibles, apropiadas y explícitas a partir de reglas generales.
Se este modo, se facilita la recuperación y el intercambio de la información sobre documentación y las
descripciones de diferentes archivos se pueden integrar en un sistema unificado.

25) Enumérelas

Las normas internacionales de descripción son ISDIAH, ISDF, ISAAR CPF y ISAD G.

26) ¿Qué describe cada norma?

La norma ISDIAH describe la institución que preserva los documentos (Archivo o depósito) e indica la for -
ma en que se puede acceder a la misma.
La norma ISDF describe las funciones, actividades y tareas que cumplen los documentos, es decir, describe
su contexto.
La norma ISAAR CPF describe a los productores de documentos sean estos instituciones, persona o fami-
lias y no a los documentos en sí.
La norma ISAD G describe los documentos (fondo, sección, serie, unidad documental) y se habla de una
descripción multinivel.
 27) ¿Qué quiere decir descripción multinivel?

Se entiende por descripción multinivel a una descripción general normalizada de fondo, sección o serie en
la cual se describen los diferentes niveles, empezando desde el fondo. Por lo tanto, esta descripción busca
representar el contexto y la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo integran. En el nivel de fondo,
proporciona la información de las partes como un todo, y, en los niveles inferiores y siguientes, sólo la infor -
mación de las partes que se están describiendo. Como consecuencia, las descripciones resultantes se presen-
ten en una relación jerárquica, desde las descripciones a nivel de lo más general, el fondo, hasta las descripcio -
nes del nivel más particular.