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Presentado por:
GLORIA PATRICIA TORRES HERNÁNDEZ
Grupo 2
Septiembre 6, de 2019
Calarcá, Quindío
Introducción
A Través de este taller abordaremos temas relacionados con los documentos y las leyes y
normas que rige los fondos documentales. Es muy importante tener las bases teóricas muy
manera asertiva.
Objetivos
documentos en Colombia
Adquirir los conocimientos necesarios que nos capaciten para aplicar los
Para la realización del taller, usted deberá de elaborar un Trabajo Escrito (Documento de
Word) donde de respuesta a las preguntas, llevando a cabo las debidas citaciones de la
tendrá validez alguna. En este documento, usted deberá de dar respuesta a cada una de las
siguientes preguntas:
que se dedican a cierta función y que con el tiempo llega a convertirse en un testigo o
También encontramos en otro tipo de soportes como los digitales, por ejemplo: los CD,
DVD, memorias, disco duro, o documento en la la nube o web, que es la forma más
apoyo son de carácter general, por ejemplo, leyes, decretos, resoluciones, manuales o
las oficinas y deben ser destruídos por la persona encargada cuando pierde su vigencia.
situado en el fondo documental del que procede teniendo en cuenta que debe mantenerse la
cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una
1. Fondo
2. Sección
3. Serie
Documental?
documental.
secundarios.
Para entender mejor la manera en la que se gestiona cada cosa , vamos a ver el siguiente
ejemplo tomado de los principios y procesos para la organización del Archivo General del
Municipio:
8. ¿Qué instrumentos archivísticos se deben elaborar para la organización, administración
y gestión de un archivo?
determinar, de una parte, su valor inmediato o primario, es decir, cuáles documentos son
necesarios para que la administración pueda cumplir con su misión y las funciones que
tiene asignadas y, así mismo, sirven a sus destinatarios o beneficiarios. De otra parte,
identificar los documentos que poseen valor mediato o secundario, es decir, que serán útiles
a futuro para la reconstrucción de la vida institucional del productor, como fuente para la
historia o para fines científicos1 . Entre los valores primarios, cualidades que adquieren los
Valor administrativo: cualidad que tienen los documentos para la entidad productora
Valor jurídico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven ante la ley como testimonio.
Valor fiscal: utilidad de los documentos de archivo para el Tesoro o Hacienda Pública.
Valor contable: cualidad de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de
registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o
privada.
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
“las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el
tanto en el momento actual como en el futuro” (Acuerdo 004 de 2013 artículo 6º, literales
a y b).
para una serie, lo que se está indicando es que se tomará una muestra de las unidades
contenido informativo, y que las restantes serán eliminadas. Aunque no existe norma
general para indicar en cuáles casos se debe asignar la selección, pues esta decisión debe
Debe realizarse una vez los documentos han perdido su vigencia. Puede aplicarse a series
valor individual. Puede asignarse a series documentales cuya información ha sido volcada
informativos (unidades documentales) de una serie y, de otro lado, dejar una muestra de la
información que contiene para dar una idea lo más completa posible de la producción
documental de una entidad. Como lo menciona Manuel Vásquez la selección “se asemeja a
En segundo lugar, será imprescindible indicar el método con el cuál se va a seleccionar esa
muestra (criterios cualitativos). Los estudiosos del tema han retomado dos métodos
10. ¿Cómo se debe llevar a cabo una correcta clasificación de documentos? (Bajo qué
criterios o metodologías).
tiene como objeto la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como
quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada
agrupar los documentos bajo conceptos, que, en nuestro caso, reflejan las funciones
y lógica. De esta manera, se agrupan por separado los documentos académicos, los
gestión y como tipo documental está el informe como tal o con el nombre que lo hayan
según las funciones. Sobre las comunicaciones oficiales en el Acuerdo No. 060 de 2001,
toda vez que las entidades deberán garantizar los controles que evidencien la radicación
Los criterios de identificación de una serie en los organismos productores públicos son los
siguientes:
recepción o uso.
Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los
Serie nóminas Serie licitaciones Serie expedientes de personal Serie programas operativos
anuales
serie. Ejemplos: Nóminas del mes de enero, nóminas del mes de diciembre, Licitación
Pública LPN-2507/2003
caso de documentos del mismo tipo documental. De igual forma, están obligadas a
gestión, se debe mantener sin alteración de ninguna clase, en las fases de archivo
central e histórico.
15. ¿Cómo se organizan los documentos en cada uno de ellosARTICULO 12°.
durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente,
en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre
mismos.?
16. ¿En qué consiste la limpieza y depuración de un expediente y como debe llevarse
a cabo?
proceso de organización de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del
interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que
inventario y cierre.
trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la
información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva
El principio de orden original busca mantener la integridad del expediente durante todo su
ciclo de vida, asegurando no solo que éste reúna la totalidad de los documentos
gestionados durante la etapa activa de tramitación, sino que refleje fielmente la secuencia
y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse a
alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este
No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría
18. ¿Qué información debe contener el rotulo de una carpeta de archivo y cuál es la
se han de hacer constar datos como el nombre del servicio y unidad, código de
Por lo general, los rótulos para las carpetas tipo oficio consistirán en una etiqueta,
ocho de alto (10 cm x 8 cm). Cada una de ellas, irán pegadas en la cara frontal de cada
carpeta, adheridas a ésta –en primer momento- por cuatro puntos de pega blanca.
Dependiendo del contenido de los documentos guardados en las carpetas, variarán los
rótulos más comunes dentro del sistema de Archivos de una Institución o Empresa.
han detallado que los rótulos de estas deberían contener básicamente los siguientes datos:
Prefijo Hemi-
departamentos.
19. ¿Qué información debe contener el rotulo de una caja de archivo y cuál es la
años, etc. Es muy aconsejable normalizar el modelo de tejuelo, así como su contenido.
20. ¿Qué función cumplen los CCD, las TRD y las TVD en la conformación de Series y
Expedientes de Archivo?
CCD: es el primer instrumento de descripción de un archivo y el único que permite
una visualización conjunta de los fondos y las relaciones jerárquicas entre los grupos,
Australia: “El cuadro de clasificación identifica, etiqueta y define las funciones y las
de otro tipo que median entre esas funciones y actividades”. Por su parte, la norma ISO
organización. Los cuadros pueden usarse para una variedad de procesos de gestión de
los documentos”.
el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar
23. ¿A que hace referencia el Archivo General de la Nación cuando dice “Medios
Técnicos”?
Se refiere a que cumpla con todas las condiciones técnicas y legales, regalamentadas por
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación
desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo
electrónicos podrán conservarse, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el
archivo?
constancia, de la pérdida del o los expedientes, por parte del jefe inmediato a la sección
pérdida del expediente y la información que, se debe reconstruir los Secretarios Generales
de las entidades, o quienes hagan sus veces, deberán realizar un seguimiento periódico
sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las
Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos obtenidos debidamente
dejando constancia del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del mismo.
poder; expida copia autentica o copia con la anotación que “el documento es fiel copia del
que reposa o se encuentra en sus archivos”, para que forme parte del expediente
reconstruido.
Procedimiento Civil o en su defecto el Código General del Proceso, con el fin de lograr la
correspondiente reconstrucción.
los expedientes reconstruidos será la que le asignen los Códigos de Procedimiento de cada
deberá asegurar que los expedientes reconstruidos, cumplan con requisitos de autenticidad,
ARTÍCULO 12. Principio de prueba por escrito. Cuando con los instrumentos
tamaño folio de color), haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del
mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar tal documento para su posterior
recuperación.
cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir
Conclusiones
reglamentarias que rigen los archivos y su organización para poder desempeñar nuestras
https://www.ica.org/es/%C2%BFqu%C3%A9-son-los-archivos
https://es.slideshare.net/davidgadir/qu-es-un-documento-de-archivo
https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/2.%20ORGANIZACION
%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf
http://eprints.rclis.org/14526/1/principios.pdf
Fondo documental https://www.archivonacional.gob.cl/616/w3-article-10983.html?
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