El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar terminología

archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus
cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son una parte fundamental de cualquier empresa, ya que sin ellos no hay ni
memoria ni historia y ya sabemos lo importante que son los soportes en todas las actividades
administrativas. Pese a esto, muchos líderes administrativos olvidan la relevancia de los
procesos de gestión documental y la digitalización de archivos, ignorando las necesidades que
suple para todas las dependencias de una compañía.

La importancia de los archivos en la sociedad

•Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.

•Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable

que se transmite de generación en generación

•Los archivos nos permiten gestionar los documentos  desde su nacimiento para

preservar su valor y significado.

•Los documentos son soportes confiables de nuestra información,

garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.

•Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que

contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva

• El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad,

protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida

El Archivo de documentos sirve para gestionar,

clasificar ordenar y conservar documentos
 la principal función del archivo es la conservación, debido a que
estos son para conservar la memoria (también la histórica), ya sea
de una institución o persona.

Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para

preservar su valor y significado. Los documentos son soportes confiables de nuestra
información, garantizándonos seguridad y transparencia en las
actuaciones administrativas

El archivo es el historial de la empresa y la memoria colectiva de la misma y por esto

es de vital importancia para el buen funcionamiento una debida organización, una
buena accesibilidad y seguridad. Hoy en día existen tanto el archivo físico como el
digital, y ambos con el mismo valor funcional

Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se

utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una
hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo.

La función genérica de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y

difundir/servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas
llevadas a cabo por el personal de archivo: Organizar la documentación administrativa

el archivo también puede ser una fuente importante para la difusión, no sólo de los
expedientes en él contenido sino de la propia organización a través de publicaciones,
exposiciones, permanentes (temporales, itinerantes, y virtuales) visitas guiadas, un
sitio en internet.

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización

social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza.

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada,

en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como
se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas
diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos
originales.

Cualidades de los archivos

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera
que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son
características de los documentos que componen un archivo:
Económicos:
 Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.
Simples:
 Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales:
 Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
Exactos:
 La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
Técnicos:
 Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Según su uso
Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información
fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de forma
frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos no
resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente
Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo inactivo, porque su
consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la
cultura de un país. 
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la empresa elija
y el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o descentralizada con
control central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamento
que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador
con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir,
acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación
de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí
reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en
su mayoría, por encontrarse en el archivo central.

Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión
: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por
toda la organización.
Archivo central
: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de
cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación
permanente
Categorización de los archivos
se clasifican en: 
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son muy
útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido que
adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y selección,
preservación, y acceso y su uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivo son los que están plasmados como
evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.