LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Se conoce como documento de interés e importancia para una entidad o empresa donde se almacena
información y se le archiva para su uso continuo y la protección de este al mismo tiempo. Cabe
recalcar que existen diferentes tipos de Archivos; sin embargo, nos basaremos en el general y su
importancia en una empresa. Por otro lado, me gustaría resaltar su importancia con datos
específicos. Pueden ser conocidos también como puntos buenos del uso de un archivo, pero siempre
se debe tener en cuenta que el manejo de estos documentos es delicado y se recomienda que se
maneje con cuidado y solo por personas con las cualidades necesarias y que sepan sobre estos.

 Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

 Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación
en generación.
 Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y
su significado.
 Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la
transparencia de las actuaciones administrativas.
 Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y
salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
 El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la
democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

EL SURGIMIENTO DEL ARCHIVO:

Según lo investigado. En el siglo V Antes de Cristo el primer Archivo hace aparición de forma
escrita. Se emplea el pápiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso
frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por
todos y el pergamino el cual se ha visto en los países orientales.

SU EVOLUCION:

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la

humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la
riqueza.

Para explicar mejor el enunciado, mostraré cuales fueron las primeras culturas en usarlo, así daré
una idea más concreta de su aparición en la historia de la humanidad.

Las primeras culturas en emplear el archivo:

La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de la evolución de la archivística. En

Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han archivado importantes documentos como leyes,
decretos o actas judiciales. En Roma, era costumbre conservar los documentos en el Templo de
Saturno. No podemos olvidar, que esto también pasó de las iglesias quienes guardaban en ellas
mucho de los secretos y fragmentos bíblicos.
El archivo también maneja ciertas cualidades por las cuales es posible organizarlas correctamente
para su uso nuevamente. Por otra parte, también se debe tener en cuenta la clasificación de estos el
cual se debe (valga la redundancia) clasificar por: la función y el modo de organizarlo.

Según la función y uso:

Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la
información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha reciente, sino
lo son en su creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean considerados
importantes.

Archivo semiactivo: Este comprende información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta
no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero
que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

Archivo perenne o permanente: Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan una
relevancia por un periodo de tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se necesite
revisar los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado.

Por su organización:

Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo
organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo
espacio.

Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico, que en la mayoría de
los casos suele ser llamado Departamento de Archivo, siendo el mismo de carácter confidencial ya
que en el mismo va a reposar toda la documentación de la empresa, de modo tal que es una
instancia cuyo acceso se haya controlado por los ejecutivos

Descentralizado: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y
mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y
comunicación de los mismos.

En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de archivos resulta más seguro que
el otro, podemos aclararte que ambos son igual de seguros y efectivos, todo depende de la
instrucción que tenga el recurso humano respecto al manejo de documentos y su organización,
como también utilización.

En el mundo del manejo del archivo hay algo que se le es llamado, Categorización del mismo y se
define como el proceso de categorización de archivos el cual permite clasificar los archivos
resultado de una búsqueda. Las categorías en FileCAT se definen mediante dos características:
Nombre y Ruta de destino. El Nombre puede ser cualquier cadena de caracteres válidos que definan
la categoría con algún significado para el usuario.
Para finalizar, resumiré el uso que se le da en este tiempo al documento ya mencionado:

ARCHIVO MODERNO:

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para
agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y
permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al
usuario externo.

BIBLIOGRAFIA

Parte de la definición dada, importancia de los archivos: Comunidad Baratz.com

Surgimiento del archivo: MundoArchivistico.com

Investigación general: http://archivo-tec.blogspot.com

Uso del archivo y su clasificación: https://www.clasificacionde.org/clasificacion-de-los-archivos/