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El ORFUAS es una combinación de tres sistemas que toma como primer elemento la
estructura orgánica de la institución, como segundo elemento las funciones, y como tercero,
los asuntos. Cabe aclarar que este sistema tiene la premisa que toda la documentación, sea
cual fuere su tipología, soporte y formato forma parte de un expediente o de tipos simples
relacionados, por lo que no existe documentación suelta que dé pie a las agrupaciones
llamadas “varios” o “miscelánea” que comúnmente existen en algunos archivos.
1.Sistema orgánico: cada oficina debe tener el cuadro de clasificación documental, el cual
debe reflejar en forma completa el organigrama de la institución. Al ponerlo en práctica en
nuestro archivo, identificamos las oficinas con las cuáles se tiene relación y se crean
únicamente las carpetas (sean colgantes o de palanca) para éstas. Ejemplo: en una misma
carpeta se colocará los documentos recibidos y enviados con la Gerencia de Recursos
Humanos.
2. Sistema funcional: se refiriere a las distintas funciones o trámites que nuestra oficina
lleva a cabo, o asuntos y relaciones con otras dependencias. Ejemplo: una función de la
Gerencia de Recursos Humanos es la de planear y ejecutar capacitaciones al personal de la
institución en distintas áreas, de acuerdo a las exigencias y necesidades que le han sido
solicitadas. Entonces, dentro del fólder colgante o dentro del fólder de palanca3 tendremos
una carpeta respectiva para la (o las) series de capacitaciones de la Gerencia de Recursos
Humanos.
3. Sistema por asuntos o materias: aquí se reflejan las actividades concretas o particulares
de cada función. El sentido es el de mantener todos los documentos vinculados a ese asunto
o tema, independientemente de su oficina productora. Por lo tanto, formamos las carpetas
de capacitaciones en Desarrollo Humano, capacitaciones en seguridad laboral
capacitaciones en prevención de riesgos, etc.
Sin duda, este sistema resulta práctico y aplicable en todas las instituciones debido a que la
administración pública se caracteriza por la presencia de una estructura organizativa
compleja, con una variedad considerable de trámites, procesos, asuntos y gestiones que
resuelve diariamente, y que como producto tenemos una gran masa documental creada,
recibida y compartida entre muchas oficinas.
VALORACION DOCUMENTAL
Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental. Existen
instituciones e individuos productores de documentos que realizan diferentes actividades,
por lo cual crean documentos con peculiaridades propias en variados formatos: soportes de
papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y para valorar una serie documental hay que
tomar en cuenta todos los detalles internos y externos del documento. Para llegar a esto hay
que proceder al siguiente paso que se denomina identificación.
Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los produce y
al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en un
tema.
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Valor administrativo
Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus
actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido que responde a
los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y expedientes de casos
y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de consulta; vigente para sustentar el
derecho y la obligación de la actividad administrativa hasta que se produzca un nuevo
documento.
Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la ley. Son
aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.
Valor fiscal
Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros
contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización pública o
privada.
Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o empresa.
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen
utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es relevante
para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento
y sirve como fuente para futuras investigaciones.
Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una
comunidad.
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles
para el conocimiento de su identidad.
Valor científico
Valor técnico
Bibliografía
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https://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-89159_recurso_4.pdf
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