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SISTEMA ORFUAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

El ORFUAS es una combinación de tres sistemas que toma como primer elemento la
estructura orgánica de la institución, como segundo elemento las funciones, y como tercero,
los asuntos. Cabe aclarar que este sistema tiene la premisa que toda la documentación, sea
cual fuere su tipología, soporte y formato forma parte de un expediente o de tipos simples
relacionados, por lo que no existe documentación suelta que dé pie a las agrupaciones
llamadas “varios” o “miscelánea” que comúnmente existen en algunos archivos.

1.Sistema orgánico: cada oficina debe tener el cuadro de clasificación documental, el cual
debe reflejar en forma completa el organigrama de la institución. Al ponerlo en práctica en
nuestro archivo, identificamos las oficinas con las cuáles se tiene relación y se crean
únicamente las carpetas (sean colgantes o de palanca) para éstas. Ejemplo: en una misma
carpeta se colocará los documentos recibidos y enviados con la Gerencia de Recursos
Humanos.

Estructura orgánica en guías a colores estandarizados:

ÁMBITOS ÁMBITO DE ACCIÓN COLOR


1 La oficina gestora o productora Verde
2 Organización a la que pertenece la oficina gestora o Amarillo
productora
3 La administración pública Rojo
4 Las organizaciones privadas Azul
5 Los particulares Morado
6 Organismos internacionales Naranja

2. Sistema funcional: se refiriere a las distintas funciones o trámites que nuestra oficina
lleva a cabo, o asuntos y relaciones con otras dependencias. Ejemplo: una función de la
Gerencia de Recursos Humanos es la de planear y ejecutar capacitaciones al personal de la
institución en distintas áreas, de acuerdo a las exigencias y necesidades que le han sido
solicitadas. Entonces, dentro del fólder colgante o dentro del fólder de palanca3 tendremos
una carpeta respectiva para la (o las) series de capacitaciones de la Gerencia de Recursos
Humanos.
3. Sistema por asuntos o materias: aquí se reflejan las actividades concretas o particulares
de cada función. El sentido es el de mantener todos los documentos vinculados a ese asunto
o tema, independientemente de su oficina productora. Por lo tanto, formamos las carpetas
de capacitaciones en Desarrollo Humano, capacitaciones en seguridad laboral
capacitaciones en prevención de riesgos, etc.

Recomendaciones para denominar los asuntos y materias:

 Escoger siempre la palabra más específica


 Uso de términos simples
 Puede usar nombre y adjetivos cortos y puntuales. Ejemplo: bienes dañados
 Puede usar nombre de un evento: celebración de Día del Niño
 Puede usar dos sustantivos si están relacionados: salud laboral y prevención de
riegos

Sin duda, este sistema resulta práctico y aplicable en todas las instituciones debido a que la
administración pública se caracteriza por la presencia de una estructura organizativa
compleja, con una variedad considerable de trámites, procesos, asuntos y gestiones que
resuelve diariamente, y que como producto tenemos una gran masa documental creada,
recibida y compartida entre muchas oficinas.

EDADES DEL ARCHIVO


El archivo se divide en tres edades:
Primera edad: Archivo de Gestión, es la etapa que va desde la creación del documento,
hasta su finalidad u objetivo que le dio el origen. Tiene dos características:

 Planificación: es pensar en que formatos se utilizaran los soporte, como se


normaliza el papel, tamaño, que se utilizara para los documentos.
 Tramitación: Se genera de manera natural pero en conjunto, ejemplo: Historias
laborales.
Segunda Edad: Archivo Central, es la etapa en la cual los documentos han cumplido un
fin se conserva como soporte a la administración que le dio origen mientras perdura
el interés del productor. Tiene dos momentos

 Vigencia: Es la normatividad legal.


 Plazo precaucional: Es una vez pasada la vigencia, ejemplo: Tener pendiente la
cantidad de tiempo (tiempo de conservación de los documentos).
Tercera edad: Archivo Histórico (expurgo), es determinada por el valor histórico del
documento, pero en la cual hay un interés en la documentación por parte de la
sociedad, también se hace selección documental. 

VALORACION DOCUMENTAL

Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y


determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los
plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.

Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental. Existen
instituciones e individuos productores de documentos que realizan diferentes actividades,
por lo cual crean documentos con peculiaridades propias en variados formatos: soportes de
papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y para valorar una serie documental hay que
tomar en cuenta todos los detalles internos y externos del documento. Para llegar a esto hay
que proceder al siguiente paso que se denomina identificación.

La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido


la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución orgánica, competencias
administrativas y tipos documentales. El resultado de esta fase será la organización del
archivo, con el establecimiento del cuadro de clasificación y la ordenación de sus series
documentales.

1. Valor primario de los documentos

Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los produce y
al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en un
tema.

El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:

 Administrativo
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico
Valor administrativo

Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus
actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido que responde a
los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y expedientes de casos
y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de consulta; vigente para sustentar el
derecho y la obligación de la actividad administrativa hasta que se produzca un nuevo
documento.
Valor legal

Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la ley. Son
aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.

Valor fiscal

Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los de carácter


tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones tributarias cumplen
los términos de firmeza de acuerdo a la ley.

Valor contable

El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros
contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización pública o
privada.
Valor técnico

Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o empresa.

Valor secundario de los documentos

Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen
utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es relevante
para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento
y sirve como fuente para futuras investigaciones.
Valor histórico

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una
comunidad.
Valor cultural

Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles
para el conocimiento de su identidad.

Valor científico

Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de


conocimiento en cualquier área del saber.

Valor técnico

Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su


aspecto misional.

Bibliografía
Andaur, G., Diaz, P., & Pereira, K. (2018). PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL. Santiago de Chile: Archivo Nacional de Chile. Obtenido de
https://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-89159_recurso_4.pdf
Archivo ORFUAS. (17 de junio de 2012). Obtenido de
http://archiliz.blogspot.com/2012/06/archivo.html
Nación, A. G. (2013). Normativa Archivística. El Salvador, Salvador: LA DIGESTYC,.
Obtenido de http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/academia-
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Quintero, J. (27 de abril de 2017). Gestión Documental. Obtenido de Valoracion
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https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/valoracion-
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Vladimix. (2 de Noviembre de 2019). Archivo General de Colombia. Obtenido de Temas
de Archivistica: https://sites.google.com/site/temasdearchivistica/edades-del-archivo

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