Básico de Secretariado

ACTIVIDAD 1 Tema 8

Valor: 20 puntos

Elaborar procedimientos en el manejo de documentos, de acuerdo a las reglas.

Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las siguientes
preguntas:

1. Concepto de archivo

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el
Diccionario de la R.A.L.E.:
• Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la
existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o
particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas,
guías, etc., donde se colocan).
• También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión
consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
• Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo
lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando
sea necesario

2. Concepto de documento

Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo
define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este
seria le Concepto general de documento.
La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje
natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.
 Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

3. Funciones del archivo

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley

obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede
ser requerida su presentación. Estos documentos se conservarán debidamente ordenados y
clasificados. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar
los nuevos documentos con los ya archivados. Además, sirve como medio de consulta cuando
se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento
probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la
forma de hacerlo
4. Comente sobre clasificación de documentos

Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un

documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro
de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio

5. Menciones las reglas de clasificación de documentos

Regla 1: Ordenamiento de unidades en nombres de persona, se debe descomponer el nombre

de las personas para archivarla, cada partícula ocupara una unidad, el apellido paterno Unidad
1, apellido materno Unidad 2, nombre de pila unidad 3 y así sucesivamente.
Regla 2: Nombres similares, Cuando existan nombres similares se archiva el más corto de
primero.
. Regla 3: Elementos de Identificación cuando el nombre de varias personas es iguales se
considera el número de cédula o la dirección como elemento de identificación.
. Regla 3.2: Títulos de prioridad familiar Considérese señora señorita, hijo, padre.
. Regla 3.3: Títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados académicos.
Regla 4: Nombres de la mujer casada Ejemplo: Myriam Hernández de Ramírez Mercedes
Regla 5: Apellidos de personas con prefijo, preposiciones, artículos y partículas Ejemplo:
 Francini D'amigo Vicenci
Regla 6: NOMBRES DESCONOCIDOS. Se escriben tal y como aparecen escritos Ejemplo: Dai Liu
Chi Di

6. Liste los métodos de clasificación de archivo

 Alfabético
 Numérico
 Geográfico
 Por asuntos
 Alfanumérico

7. ¿Qué importancia tienen los registros de ingresos de los productos para la empresa?

cometer errores que entorpezcan la fiabilidad de los datos y la toma de decisiones. ... las
políticas o procedimientos establecidos por la empresa para evitar estos olvidos Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que
quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función de
facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de: Dar testimonio de
que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión. Conocer el destino final de un
documento (sí ha sido destruido o archivado). Localizar el lugar concreto donde se halla el
documento o escrito. Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de
consultarlo directamente ya que el registro queda anotados éstos.

8. Función de archivo muerto

Almacén de manera segura y ordenada todos aquellos documentos importantes que las
compañías deben o desean conservar y que no tienen un uso inmediato o bien, que tienen un
uso activo pero que no cuentan con el espacio adecuado para almacenarlos El tiempo de
retención del archivo muerto depende de su relevancia. En promedio, estos deben durar
entre cuatro a cinco años en sus archivos. Después del tiempo de vida de los documentos,
usted debes decidir si digitalizarlos o destruirlo.
9. ¿En que consiste la transferencia de documentos?

Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los
documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con
las normas establecidas por esa unidad. La transferencia tiene como objeto reducir el espacio
que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la
gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su
valor administrativo

10. ¿En qué consiste la transferencia de documentos?

Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los
documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con
las normas establecidas por esa unidad. La transferencia tiene como objeto reducir el espacio
que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la
gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su
valor administrativo