CÓDIGO DOCUMENTO

TIBSA-SGI-G-029-0003

PROCEDIMIENTO ESTRATÉGICO

COMUNICACIONES INTERNA, EXTERNA Y

CONSULTAS

REV. 4

AGOSTO 2018

ELABORA REVISA APRUEBA

NOMBRE Juan Pablo Carrasco Constanza Gutierrez Carolina Miranda
CARGO Asesor SGI Ing. Planificación y Control Control de Gestión
FIRMA

FECHA AGOSTO 2018 AGOSTO 2018 AGOSTO 2018

 CLIENTE: BUILDTEK
TÍTULO:
CÓDIGO:
COMUNICACIÓN INTERNA, EXTERNA Y CONSULTAS
TIBSA-SGI-G-029-0003 SGI
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ....................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................ 3
3. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 3
4. TERMINOLOGÍA .............................................................................................................. 3
5. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................ 4
6. REGISTROS ..................................................................................................................... 8
7. ANEXOS ......................................................................................................................... 8
8. MODIFICACIONES ........................................................................................................... 8

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1. OBJETIVO

Establecer el proceso de comunicación interna y externa de Buildtek, indicar como abordar la

participación, consultas y cómo gestionar los cambios.

2. ALCANCE

Es aplicable a todo el personal de Buildtek.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Sistema de gestión integrado: Gestionar y dar respuesta a requerimientos de partes

interesadas que incluyan temas ambientales, de salud y seguridad y/o de mejoramiento a nivel
corporativo.

3.2 Administrador de contrato: En faena, es el responsable de dar respuesta a los requerimientos

internos o del cliente que sean atingentes al proyecto. De ser requerido utilizar los medios de
comunicación establecidos por el cliente.

3.3 Personal Buildtek: Derivar a su jefatura inmediata los requerimientos ambientales, de salud-
seguridad y/o mejoramiento de partes interesadas.

4. TERMINOLOGÍA

4.1 Parte interesada: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño
integrado de la empresa.

4.2 Aspectos ambientales: Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización
que puede interactuar con el medio ambiente.

4.3 Peligro: Acto o condición con potencial de generar lesión, enfermedad, daño a la propiedad,
daño al ambiente del lugar de trabajo, o una combinación de estos.

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4.4 Comunicación interna: Proceso de difusión de temas integrales de la empresa.

4.5 Comunicación externa: Proceso de ingreso y egreso de información desde la empresa,

considera relación con mandantes, proveedores, etc.

5. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

5.1 RECEPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Toda comunicación recibida, para realizar gestión sobre ésta debe mantenerse en medio escrito o
digital. La organización ha implementado un correo electrónico corporativo, asignando cuentas al
personal encargado de mantener en funcionamiento el sistema de gestión integrado.

La información enviada se recepciona en los correos corporativos personales, manteniendo

evidencia de su recepción en la bandeja de entrada.

5.2 DIFUSIÓN O RESPUESTA DE LA COMUNICACIÓN

a) Por medio de correo electrónico, se responde o informa al o los destinatarios de la

información recibida, manteniendo respaldo en la bandeja de salida de ser requerido.

b) Las reuniones se utilizan para comunicar al personal o a externos, temas específicos,

interactuando por medio de comentarios, proposiciones y planes de acción. Para dejar
constancia de la reunión efectuada se utiliza Registro de Asistencia TIBSA-SGI-G-618-0029.

c) Las capacitaciones tienen como objetivo instruir al personal de nuevas normativas,

cambios tecnológicos y administrativos, procedimientos, cambios o modificaciones en la
organización y en su estructura.

d) Se dejará constancia mediante Registro de Asistencia TIBSA-SGI-G-618-0029.

e) En las faenas de proyectos transitorios se implementarán paneles a modo de diario mural;

en los que se publicará información destinada a comunicar a entidades externas y a

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personal de faena que no cuente con cuenta de correo electrónico institucional. La
información publicada será actualizada cada vez que se requiera.

f) Las carta son canalizadas por administrador de contrato. En ella se identificando el origen
y destino, y la descripción o tema señalado. Se utiliza Formato Carta Tipo TIBSA-SGIG-618-
0025. De ser necesario se utilizará el medio de comunicación establecido por el cliente.

g) El acta de minuta de reunión TIBSA-SGI-G-618-0028, es utilizada para agregar información

sobre la agenda de la reunión desarrollada, compromisos y acuerdos, señalando los
participantes, tema principal, lugar, fechas y horario de la misma. Dependiendo el tipo de
reunión, se puede realizar utilizando el formato establecido o tambien vía correo
electrónico.

h) Para la entrega o devolución de documentos, se utiliza formato Transmittal TIBSA-SGI-G-

618-0027.

i) Cualquier otro medio utilizado por Buildtek, para mantener informado y comunicado al
personal es realizado cumpliendo con los puntos anteriores.

j) La organización no entregará información de sus aspectos ambientales significativos y de

sus riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores a entidades externas. Sólo se hará
en caso de ser necesario (requisitos legales), previa autorización de la gerencia, en los
medios definidos anteriormente.

5.3 COMUNICACIÓN ENTRE OFICINAS Y FAENAS

a) Es responsabilidad y obligación del administrador de contrato, retirar y difundir la

documentación e información, o en su defecto designar al personal para que lo realice.

b) De acuerdo a lo anterior, y según lo definido por el administrador, el personal designado

en faena será el responsable de difundir y dar a conocer la comunicación recibida interna
o externa, en temas relacionados con el sistema de gestión integrado.

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c) La plataforma de gestión documental de la compañía funciona también como medio de
comunicación oficial.

d) La gerencia, mediante comunicados gerenciales, comunica a los trabajadores de proyectos

y sucursales, información respecto a cambios organizacionales, mejora de estructuras,
reconocimientos, recomendaciones, etc.

5.4 COMUNICACIÓN A CONTRATISTAS Y VISITAS A TERRENO

a) La comunicación con los contratistas, en caso de existir, se realizará mediante correo

electrónico.

b) En el caso de las faenas, el personal designado según lo indicado en el punto 5.3, tendrá
dentro de sus responsabilidades la obligación de comunicar e informar a los contratistas y
a las visitas a terreno con los mecanismos mencionados anteriormente.

5.5 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

A través de las reuniones programadas entre los diferentes niveles de la organización, y las
reuniones del comité paritario, la organización consulta al personal sobre:

a) Cambios en la Política, Objetivos y Metas.

b) Impactos ambientales significativos asociados a las áreas de trabajo.

c) Peligros o riesgos no aceptables en las áreas de trabajo.

d) Programas de gestión.

e) Cualquier suceso que afecte el medio ambiente, la salud y seguridad de los trabajadores.

f) Comunicación con el cliente.

g) Modificaciones, retroalimentación del cliente y quejas.

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Además, se implementará en cada sucursal de la organización y en cada faena un libro de
sugerencias y participación. De existir comentarios, estos serán enviados Sistema de gestión
integrado.

5.6 COMUNICACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Cuando la organización enfrente la necesidad de generar cambios en el sistema de gestión (ya sea
por contingencias o por solicitud de cliente), estos cambios deben tener en cuenta:

1. Finalidad del cambio y consecuencias que podrían ocurrir.

2. Integridad del sistema.

3. Disponibilidad de recursos para el cambio, y

4. Responsabilidades que deriven de este.

La solicitud de cambios, debe ser canalizada vía correo electrónico al líder del área responsable,
detallando en lo posible los cuatros puntos mencionados con anterioridad.

Recibida la solicitud, el líder del área analiza la información en conjunto con el solicitante, y de ser
aceptado el cambio, planifica su implementación considerando todos los factores expuestos.

5.6.1 Cambios por cliente

Cuando las solicitudes sean por parte del cliente, el administrador de contrato responderá por el
mecanismo que el cliente defina para gestionar los cambios en la ejecución del servicio.

El administrador de contrato será responsable que en dicho mecanismo se consideren los cuatro
puntos antes mencionados, para asegurar que los cambios solicitados no afecten el sistema.

5.7 COMUNICACIÓN DEL CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

En la plataforma de gestión documental la organización mantiene el conocimiento que puede

influir en la operación de sus procesos. El sitio dispone carpetas donde se clasifica la información
relevante (incidentes, cierre de proyectos, buenas practicas, otras fuentes, etc).

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La información puede provenir de proyectos, reuniones de gerencia, consultorías, análisis en
reuniones de sst-ma, cierres de proyectos, u otra instancia donde gerencia identifique fuentes de
conocimiento e historia organizacional.

6. REGISTROS

6.1 Formato Carta Tipo TIBSA-SGI-G-618-0025.

6.2 Acta de Minuta de Reunión TIBSA-SGI-G-618-0028.

6.3 Registro de Asistencia TIBSA-SGI-G-618-0029.

6.4 Formato de Transmittal TIBSA-SGI-G-618-0027.

7. ANEXOS

No aplica.

8. MODIFICACIONES

N° versión Razón del cambio Fecha

1 Creación de Documento. Octubre 2014

2 Se incorporan los peligros o riesgos no aceptables dentro Diciembre 2014

del punto 6.5, letra c.

3 Se incorporan los puntos 5.6 COMUNICACIÓN PARA LA Noviembre 2017

GESTIÓN DEL CAMBIO y 5.7 COMUNICACIÓN PARA LA
GESTIÓN DEL CAMBIO.
4 Se actualiza el documento. Logo corporativo, se modifica Agosto 2018
plataforma documental. Se revisa su aplicabilidad.

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