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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES

VERSION: 01

CODIGO:SST-P-PR-01

SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO

2019

CONTROL DE DOCUMENTOS:

CONTROL DE CAMBIOS:

VERSION FECHA DE DESCRIPCION DE CAMBIOS SOLICITO

APROBACION
TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO………………………………………………………….. 5
2. ALCANCE…………………………………………………............. 5
3. DEFINICIONES…………………………………………………….. 5
4. MARCO NORMATIVO…………………………………………….. 6
5. MARCO TEORICO………………………………………………….6
5.1. ¿QUE ES LA COMUNICACIÓN INTERNA Y
EXTERNA?...........................................................................6
6. RECURSOS………………………………………………………….7
7. MEDIOS DE COMUNICACIÓN……………………………………7
8. ACTIVIDADES………………………………………………………8
9. DOCUMENTOS DE APOYO Y REFERENCIA………………….9
10. ANEXOS…………………………………………………………….9
1. OBJETIVO:
Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta
comunicación interna, así como regular y asegurar la comunicación externa
entre Empresa _________________, y demás partes interesadas (Comunidad,
Clientes, Proveedores)
2. ALCANCE:
El procedimiento de comunicación está dirigido a todos los colaboradores
vinculados a la empresa _________________________.
3. DEFINICIONES:
 Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la
participación, discusión, conclusión y compromiso de todo tipo de
reuniones o convocatorias que se realicen en la Empresa
 Carteleras Informativas: Escrito o dibujo hecho sobre una lámina
grande, generalmente de papel resistente, que se coloca en lugares de
la Entidad para comunicar una noticia, dar un aviso o hacer publicidad
de alguna cosa.
 Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que
intervienen un emisor y un receptor, en un ambiente determinado (físico
o virtual) a través del cual se logra la transmisión e intercambio de ideas
e información, comprensible entre las partes.
 Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes
emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos
externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a
proyectar una imagen favorable o promover sus productos y servicios.
 Comunicación Interna: Requisito de la norma en que la dirección debe
asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación
apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se
efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión integrado.
 Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento
divulgativo o publicitario.
 Informe Escrito: El informe es un documento escrito (científica, técnica
o comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más
alto en una organización.

4. MARCO NORMATIVO:
 Tipo Número Titulo Fecha
Norma Internacional referente a SG-
SST requisitos con orientación para su
ISO 450001 uso 2018
Por medio del cual se expide el Decreto
Decreto 1072 Único Reglamentario del Sector Trabajo 2015

5. MARCO TEORICO:

5.1. ¿QUE ES LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA?

La comunicación interna es aquella que va dirigida al público de dentro de la
empresa, es decir, los trabajadores y empleados, sea cual sea su rango dentro de
la organización. Su nacimiento está ligado a la necesidad de las compañías de
motivar a su equipo humano, de integrarlo en el sí de la organización y hacerlo
partícipe dentro de la empresa. En resumen, se trata de fortalecer la relación entre
la empresa y sus trabajadores. Y es que con un personal motivado, la empresa
puede ser más competitiva y eficiente.

Es importante diferenciar entre comunicación interna descendente y

ascendente. La primera es aquella que se da entre los niveles directivos y sus
trabajadores, mientras que la segunda es la que se da en la dirección contraria, de
trabajadores a jefes. En la práctica, sin embargo, la comunicación interna
descendente es la que prevalece, cosa que supone un grave error. Ambas son
fundamentales, y es esencial que el trabajador se sienta un activo importante de la
empresa y que a la vez sea partícipe de ésta. Por este motivo, los altos cargos
deben fomentar la comunicación interna ascendente en el sí de la organización. 

Como bien indica su nombre, la comunicación externa es aquella que se dirige al

público exterior, es decir, la que emite un mensaje fuera de la empresa. Este tipo
de comunicación está enfocada a la opinión pública (ciudadanos, instituciones,
etc). El principal objetivo de la comunicación externa es informar sobre la
empresa, a la vez que actuar e influir sobre la imagen que se da de ésta
 6. RECURSOS:

 RECURSOS HUMANOS: encargado de difundir la información

correspondiente

 RECURSOS FINANCIEROS: Dinero

 RECURSOS TECNOLOGICOS: Formatos, computador, equipos

necesarios.

7. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

7.1 C.I.: Se realizara en una cartelera ubicada en las instalaciones de la

organización donde estarán publicadas las políticas, objetivos del SST también
las cosas relacionadas con los cambios o informaciones de algún documento
entre otras
7.2 C.E.: Se realizara a través de tarjetas donde se brindara la información
relacionada con los servicios de tapicería que la organización ofrece.

8. ACTIVIDADES:

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

FLUJOGRAMA ACTIVIDAD

Inicio del procedimiento

INICIO
 Una vez se ha definido se publicara y
Canales de divulgara a todos los trabajadores
Canales de comunicación Gerente/ auxiliar
sstmac
comunicación

Una vez definido todo lo que se necesita

Comunicación publicar y divulgar se realizara mediante Gerente/ auxiliar
Comunicación interna una cartelera informativa ubicada en las sstmac
interna instalaciones de la organización y luego se
explicara a todos sus trabajadores

Se realizara mediante la entrega de tarjetas

Comunicación que contienen los servicios ofrecidos por la Gerente
externa organización a los posibles clientes para
Comunicación que puedan conocer y comunicarse con el
externa gerente.
 Finalización del procedimiento.
FIN

9. DOCUMENTOS DE APOYO Y REFERENCIA:

 GUÍA PARA COMUNICACIÓN DEL SG-SST CON OTRAS DEPENDENCIAS

http://unilibrepereira.edu.co/portal/images/pdf/sg-sst/guia-comunicaciones-comite.pdf

10. ANEXOS:
Matriz de comunicaciones del SG-SST