SISTEMA INTEGRADO DE Código SIG-GEO-SIT-PRO-13

Fecha Modificación 19-JUN-15

GESTION Versión 10
Fecha Revisión 19-JUN-15
PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Aprobado I. Herrera
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Autor M. Oda

COPIA Nro.
ASIGNADA A:

1. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer y mantener un procedimiento de comunicación interna y externa, para recibir, documentar y

suministrar información verificable, comprensible y claramente explicada a los trabajadores y otras
partes interesadas sobre el Sistema Integrado de Gestión.

Este procedimiento tiene como alcance a los sites y proyectos de la empresa.

2. DEFINICIONES

• Parte interesada: Individuo o grupo interesado o afectado por el desempeño de la empresa.

Incluye población, clientes, proveedores, ministerios, comunidades, entidades gubernamentales,
sector privado, entre otros.
• Comunicación externa: a través de informes, comunicaciones por correo electrónico, reuniones
abiertas, en donde podrán presentarse las inquietudes de las partes interesadas.
• Comunicación interna: a través de anuncios en periódicos murales, reuniones, [correos
electrónicos, cartas, llamadas telefónicas], charlas, [buzones de sugerencias / quejas], etc.
• Sugerencia: es todo aporte realizable y sostenible en el tiempo, en temas de seguridad y salud
ocupacional, medio ambiente y calidad.
• [Quejas: situaciones reportadas por cualquier trabajador u otras partes interesadas en las
que se requiera mejorar el desempeño de algún proceso o actividad de cualquier área, site
o proyecto].
• SIG: Sistema Integrado de Gestión

3. RESPONSABILIDADES

• Es responsabilidad de la Gerencia General aprobar el contenido y la modalidad de cómo se

informará y comunicará al personal ó a las partes interesadas lo relacionado con el Sistema
Integrado de Gestión.
• El Coordinador del SIG, así como los Administradores Site / Coordinadores de área y Residentes
de proyecto son los encargados de cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.

Ruta: \\flserver\corporacion\SISTEMA INTEGRADO DE GESTION\PUBLICACIONES Página 1/4

“CONFIDENCIAL: NO DEBE SER COPIADO NI IMPRESO SIN PERMISO DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCION”
“LAS COPIAS FÍSICAS CARECEN DE VALIDEZ”
 SISTEMA INTEGRADO DE Código SIG-GEO-SIT-PRO-13
Fecha Modificación 19-JUN-15
GESTION Versión 10
Fecha Revisión 19-JUN-15
PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Aprobado I. Herrera
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Autor M. Oda

• El Asistente de Coordinador SIG se encargará de llevar a cabo la difusión, conteo, premiación y

llevar los registros respectivos de la implementación de la sugerencia ganadora.
• Los Coordinadores de área son responsables de que se ejecute la implementación de las
sugerencias seleccionadas.
• Todo el personal es responsable de cumplir el siguiente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO
La empresa puede proporcionar información de las siguientes formas:

4.1 Comunicación Interna

4.1.1 Contenido de la comunicación interna
a) Situaciones de emergencias.
b) Cumplimiento de los requisitos legales y otros.
c) Recepción, documentación y respuesta a las preocupaciones de las partes interesadas.
d) Resultados de los seguimientos, auditorias y revisiones del SIG, a los miembros
responsables de su desempeño.
e) El SIG en general [(Calidad, Medio ambiente, Seguridad y Salud ocupacional)].
f) Comunicación a los trabajadores involucrados en el desarrollo y revisión de los
procedimientos para controlar riesgos, cuando existan cambios que afecten la calidad,
seguridad y medio ambiente.
g) Comunicación de quien es el representante de los trabajadores en SSO.

4.1.2 Recepción de comunicaciones del personal [u otras partes interesadas]

a) [El personal de la empresa u otras partes interesadas harán llegar sus]:

• Sugerencias, comentarios o inquietudes acerca del desempeño del SIG en calidad,
seguridad y medio ambiente, así como información concerniente a implementación de
mejoras, como ahorro, productividad, entre otros.
• [Quejas sobre el desempeño de algún proceso o actividad de cualquier área, site o
proyecto que se requiera mejorar; éstas pueden ser con nombre propio o ser
anónimas.

Mediante:

Ruta: \\flserver\corporacion\SISTEMA INTEGRADO DE GESTION\PUBLICACIONES Página 2/4

“CONFIDENCIAL: NO DEBE SER COPIADO NI IMPRESO SIN PERMISO DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCION”
“LAS COPIAS FÍSICAS CARECEN DE VALIDEZ”
 SISTEMA INTEGRADO DE Código SIG-GEO-SIT-PRO-13
Fecha Modificación 19-JUN-15
GESTION Versión 10
Fecha Revisión 19-JUN-15
PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Aprobado I. Herrera
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Autor M. Oda

ü Correos electrónicos, cartas, comunicación directa, verbal o escrita, con el

Coordinador del Área / Administrador de Site / Residente de proyecto y/o algún
integrante del SIG.
ü Llamadas telefónicas.
ü Reuniones.
ü Buzones de sugerencias / quejas, ubicados en Sites y Proyectos, para lo cual se
utilizará el formato “Sugerencias / quejas”].
Cada mes el [Asistente de Coordinador SIG] [ ] se encargará de recopilar las
sugerencias [para] presentarlas al Gerente General y realizará el seguimiento de las
implementaciones de las sugerencias seleccionadas.
[Las sugerencias se premiarán 1 vez al año].
ü Otros medios.

b) El Coordinador del SIG centralizará la información mencionada en el punto 4.1.2 a) y

se revisará en reunión mensual con las Gerencia y los responsables de las áreas
involucradas]. [ ].
Para las quejas internas o de alguna parte interesada, a excepción de los clientes
externos se utilizará el formato: “Plan de acción-Quejas”.
Nota: en el caso de las quejas de clientes (externos) se procederá de acuerdo al
Procedimiento: Atención de quejas o reclamos del cliente].

4.1.3 Comunicaciones dirigidas al personal

a) El Coordinador del SIG comunicará a los Coordinadores de Área /Administradoras de Site /
Residentes de proyecto los resultados de las auditorias, revisiones y demás comunicaciones
relacionadas con el SIG en las reuniones que se realicen cuando sea necesario ó a través
de correos electrónicos, según sea el caso. Comunicará también la Política de Gestión
Empresarial de la organización mediante comunicados, afiches, charlas, correos
electrónicos u otros medios.
b) Los Coordinadores de Área /Administradoras de Site / Residentes de proyecto deberán de
dar a conocer a todo su personal las comunicaciones recibidas sobre el SIG, verbalmente ó
por intermedio de los responsables de cada actividad ó por comunicados escritos (por
correos electrónicos u otros). Les comunicarán también el desarrollo y revisión de los
procedimientos para controlar riesgos, cuando existan cambios que afecten la calidad,
seguridad y medio ambiente, así también comunicará al Coordinador del SIG de estos
cambios.

Ruta: \\flserver\corporacion\SISTEMA INTEGRADO DE GESTION\PUBLICACIONES Página 3/4

“CONFIDENCIAL: NO DEBE SER COPIADO NI IMPRESO SIN PERMISO DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCION”
“LAS COPIAS FÍSICAS CARECEN DE VALIDEZ”
 SISTEMA INTEGRADO DE Código SIG-GEO-SIT-PRO-13
Fecha Modificación 19-JUN-15
GESTION Versión 10
Fecha Revisión 19-JUN-15
PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Aprobado I. Herrera
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Autor M. Oda

c) El comité de seguridad o su similar en el site podrá comunicar al Representante de los

trabajadores la aplicación de las políticas de la empresa en temas de seguridad y salud
ocupacional.

4.2 Comunicación Externa

4.2.3 Contenido de la comunicación externa

Puede ser sobre:
a) Cumplimiento de requisitos legales de calidad, seguridad y medio ambiente.
b) Cumplimiento con los compromisos establecidos en la Política de Gestión Empresarial,
objetivos, metas y programas del SIG.
c) Respuesta a las consultas ó quejas relevantes de las partes interesadas.

4.2.4 Recepción de comunicación de las partes interesadas externas

a) Toda comunicación externa de las partes interesadas que esté relacionada al SIG (correos
electrónicos, cartas, solicitudes, fax, etc.) serán trasmitidas al Coordinador del SIG, éste
último procederá a almacenarlas ya sea electrónica y/o físicamente.
b) Luego el Coordinador del SIG, preparará las respuestas a las comunicaciones recibidas,
previa revisión con Gerencia General.
c) Cuando se trate de declaraciones públicas que serán transmitidas, se consultará con
Gerencia General para su aprobación respectiva.
d) Si surgen consultas como resultado de la información entregada, interna o externamente, el
Coordinador del SIG, preparará la respuesta, la cual será revisada por la Gerencia General,
para su aprobación antes de ser emitida.
e) La Política de Gestión Empresarial está disponible a las partes interesadas, la cual será
entregada por el Responsable de Gestión de la Calidad cuando la soliciten.
f) La empresa no comunicará sus aspectos ambientales significativos a las partes
interesadas, a menos que sean solicitados formalmente por éstas.

d) REGISTROS
• Cuadro Resumen de Sugerencias
• [Plan de acción-Quejas]

e) DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• [Procedimiento: Atención de quejas o reclamos del cliente (ADM)].

Ruta: \\flserver\corporacion\SISTEMA INTEGRADO DE GESTION\PUBLICACIONES Página 4/4

“CONFIDENCIAL: NO DEBE SER COPIADO NI IMPRESO SIN PERMISO DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCION”
“LAS COPIAS FÍSICAS CARECEN DE VALIDEZ”