Registro de socios

El libro de registro de socios especifica la titularidad del capital social de una sociedad
de responsabilidad limitada o SL en España, o dicho de otra forma, qué personas
físicas o jurídicas son propietarias de participaciones de la empresa. En el caso de
sociedades anónimas, se llama el libro de acciones nominativas.
El libro de socios nace de la necesidad de tener un registro único de los socios de una
empresa. En otros países como en Estados Unidos, se emitían certificados de
propiedad de acciones en papel a cada socio, aunque a día de hoy están ganando
popularidad los certificados digitales.

La Obligatoriedad del Libro de Registro de Socio

El libro de socios debe de legalizarse en el registro mercantil de cada provincia
durante la creación de la sociedad y durante los cuatro meses después de cada
ejercicio cuando haya habido cambios en la titularidad de las participaciones o se
hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. Es decir, que tendremos que
presentar el libro de socios antes de finales de abril cuando haya habido cambios en
la cap table de la empresa durante el año anterior.
Los responsables de presentar los libros de socios de cada sociedad son los
administradores, aunque normalmente esta tarea recae en los abogados o gestores
de la empresa.

Elementos del Libro de Socios

Componentes
El libro de socios se compone de dos tipos de páginas:

Página de resumen, donde se detalla el número de participaciones por socio a fecha

final de ejercicio.
Una hoja por socio, donde se listan todas las transacciones de participaciones de
ese socio durante el ejercicio. Ampliaciones de capital, compra-venta de
participaciones... son las operaciones más comunes.

Datos del libro de socios

• Estos son los datos necesarios para presenter el libro de socios de una compañía.
• Datos de la Sociedad:
• Denominación social: Nombre de la empresa, SL.
• CIF
• Dirección: dirección postal de la empresa
• Ejercicio/año: fechas de inicio y fin del ejercicio de la empresa (normalmente del 1 de
enero al 31 de diciembre del mismo año)
• Datos de cada socio:
• Nombre o razón social: nombre completo o denominación social de la sociedad
propietaria de las participaciones o acciones.
• NIF/CIF: DNI si es persona física, CIF si es persona jurídica.
• Nacionalidad o país de la matriz en caso de empresa
• Domicilio
• Saldo acciones: número de participaciones
• Numeración de las participaciones

• Tipos de Libros de Socios

• Existen varias clases de libros de registro de socios, dependiendo de la institución o
empresa en cuestión. Todos mantienen el mismo objetivo y estructura, aunque
pueden sufrir diferentes cambios:
• Libros de socios de sociedades de responsabilidad limitada (SL), las más comunes.
• Libros de acciones nominativas, para sociedades anónimas (SA)
• Libro de registro de socios de cooperativas
• Libro de socios de asociaciones
• Libro de socios de clubes deportivos
• Libros de socios para SPVs: en el caso que la empresa tenga como socio a un
vehículo de inversión, éste también deberá presentar su libro de socios.
• Además de los libros de socios, las empresas tienen que legalizar de forma anual los
Libros de Contabilidad y presentar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil,
además del Libro Diario.
• Cómo Crear un Libro de Socios
• La tarea de la creación y gestión del libro de socios recae en el/los administradores de
la sociedad, aunque en la mayoría de casos se delega a un abogado mercantil o a un
gestor. Son éstos los que crean los diferentes archivos y los envían con el registro
mercantil provincial una vez al año.
• Libro de socios digital
• Con Capboard puedes crear y exportar tu libro de socios digital en cuestión de
minutos. El proceso es bastante sencillo:
• Crea una cuenta en Capboard
• Importa tu cap table, con las operaciones desde su constitución
• Invita a los socios a Capboard para que puedan actualizar su información: dirección,
estado civil, etc.
• Exporta el libro de socios en un solo click.
• Ventajas del libro digital:
• Generación automática, sin editar un Excel
• Los socios actualizan sus datos de forma automática
• Los datos de operaciones se importan de la cap table digital

Modelos de libro de socios en Excel

Existen multitud de plantillas de libros de registro de socios en hoja de cálculo de
Excel o Google Spreadsheets que permiten editar y generar el formato adecuado para
enviar al Registro Mercantil. Además, existe Legalia, un software que ha publicado el
propio Registro.

LIBROS DE ACTAS
El libro de actas es un documento de vital importancia en el ámbito empresarial.
Registra todas las decisiones y acuerdos tomados por los órganos de administración
de una empresa.
• Conoce en detalle qué es un libro de actas y cómo rellenarlo de manera adecuada.
• Te explicamos el proceso de legalización necesario para garantizar su validez.
 ¿Qué es un libro de actas?
El libro de actas se caracteriza por lo siguiente:
• Se utiliza para realizar el registro de las reuniones y decisiones relevantes
tomadas por los órganos de gobierno de una empresa.
• Es un documento de carácter oficial y legal que proporciona transparencia y
trazabilidad a las acciones emprendidas dentro de la entidad.
• Debe guardarse en un lugar seguro y estar disponible para ser consultado por
cualquier persona que tenga interés en ello.
• Es obligatorio para todas las sociedades mercantiles.
• Debe estar legalizado por el Registro Mercantil (Art. 26 Código de Comercio).
• Con la entrada en vigor de la ley 14/2013, es obligatorio presentar el libro de actas
en formato digital.
• Constituye una evidencia escrita de las actividades y resoluciones adoptadas por
la empresa. Debe llevarse con la máxima diligencia y precisión.
¡TUITÉALO! El libro de actas es clave en el ámbito empresarial, registrando
decisiones y acuerdos de los órganos de administración. ¡Conócelo en detalle!
Pasos para rellenar el libro de actas
A continuación, se describen los pasos para rellenarlo adecuadamente:
1. Identificación de la reunión. Cada acta debe comenzar con la identificación clara de
la reunión, indicando fec
2. ha, hora, lugar y tipo de reunión.
3. Lista de asistentes. Es crucial registrar el nombre y la firma de los participantes de la
reunión, así como cualquier persona invitada o representante legal.
4. Aprobación del acta anterior. En algunas ocasiones, se procede a la aprobación del
acta de la reunión anterior. Esto implica que los asistentes revisen el contenido del
acta previa y realicen correcciones o precisiones antes de aprobarla formalmente.
5. Desarrollo de la reunión. Se debe realizar una descripción detallada de los temas
tratados durante la reunión, las decisiones y acuerdos tomados. Es importante ser
claro y preciso en la redacción para evitar malentendidos o interpretaciones
erróneas en el futuro.
6. Votaciones y resultados. Si durante la reunión se llevaran a cabo votaciones, se
deben reflejar los resultados de cada una.
7. Firma y cierre. El acta debe finalizar con la firma de todos los asistentes que
participaron en la reunión, certificando la veracidad de los hechos registrados.
Para facilitar la operativa de tu empresa, Sage 50 te facilita la realización de tus
obligaciones mercantiles.
 ¿Cómo legalizar el libro de actas?
La legalización es un proceso obligatorio para otorgarle validez legal al
documento.
Se debe presentar en formato electrónico en el Registro Mercantil de la provincia. Se
comprobará que cumple con todos los requisitos legales y se validará.
Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades
mercantiles deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma
telemática para su legalización.
Los administradores deberán presentar en el Registro Mercantil, dentro de los ocho
días siguientes a la aprobación del acta, el testimonio notarial de los acuerdos
inscribibles (Art. 26, Código de Comercio).
En cada ejercicio se deberá legalizar las actas del ejercicio precedente. El libro podrá
ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad y para cada
uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros
conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
Diferencias en los libros de actas según el tipo de empresa
Las diferencias en el proceso de legalización del libro de actas pueden variar según el
tipo de empresa o firma que lo presente. Encontramos las siguientes distinciones:
• Sociedades Anónimas (S.A.) y Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.):
el libro de actas debe ser presentado en el Registro Mercantil donde la empresa esté
inscrita. Además, se requiere el cumplimiento de ciertos requisitos adicionales como la
presentación de las cuentas anuales en el plazo legalmente establecido.
• Autónomos y profesionales en Régimen de Estimación Directa Normal y
Simplificada: en el caso de las empresas individuales o autónomos que tributan en el
IRPF no se requiere un libro de actas formal. Es recomendable mantener un registro
escrito de todas las decisiones y acuerdos importantes tomados en el desarrollo de la
actividad empresarial.
• Entidades civiles: no necesitan presentar el libro de actas para su legalización en el
Registro Mercantil.
Por lo tanto, el libro de actas es un documento valioso que puede ayudar a proteger
tu empresa en caso de litigio. Es importante que lo mantengas actualizado y lo
legalices en el Registro Mercantil.

LIBRO MAYOR Y BALANCE

Este informe te permite conocer el resumen de las operaciones efectuadas en un
periodo determinado, el cual, será base para la elaboración de los estados financieros
de propósito general. La información se obtiene a nivel de cuentas mayores y produce
 una síntesis de los movimientos débitos y créditos que afectaron cada una de las
cuentas de mayor.
Para generar el reporte ingresas por: Reportes – Financieros / Contables– Libros
oficiales – Libro Mayor y Balance.

• Una vez ingreses el sistema te permite definir algunos criterios de búsqueda:

• Nivel de presentación: te permite seleccionar como se buscará el reporte.

• Comprobante: te permite seleccionar el tipo y número de comprobante de acuerdo a
los que se encuentren creados.
• Año fiscal: es necesario seleccionar el año sobre el cual se requiere conocer la
información, de igual forma solícita el mes.
• Iniciar numeración en: corresponde el número de página que se mostrará al
momento de generar el reporte. Esto en razón a que dependiendo del periodo debe
iniciar en un número específico.
• Fecha de impresión: el programa te permite seleccionar la fecha a tener en cuenta
para la impresión del libro mayor y balance.
• Al dar clic en el botón , el sistema lista por cada cuenta contable el saldo anterior,
movimiento débito y crédito y el saldo final de acuerdo al periodo seleccionado.

¿Qué es el libro diario?

El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema contable, en el cual se

anotan todas las operaciones.
Factura y lleva la contabilidad de tu negocio usando Debitoor. Es simple y muy
intuitivo. Comienza ahora.

Es un documento que regristra de forma cronológica las transacciones económicas que

una empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de
la firma.
Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, según se vayan
produciendo.
Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día; o en periodos no superiores a un
 mes en caso de que las actividades se hayan ido recogiendo en otros documentos.

Información a incluir
Hay una serie de datos mínimos necesarios para la creación de un libro diario:
• Fecha de cada transacción.
• Las cuentas involucradas en la transacción.
• El importe de la operación.
• Breve explicación de la transacción.
Importancia
El libro de diario ha de llevarse obligatoriamente por todo comerciante, según lo
señalado por el Código de Comercio en el artículo 32. Además, ha de estar sellado y
presentado en el Registro Mercantil.
En cuanto a las características físicas del libro, deberá ser un libro empastado, de
folios y deberá estar sellado en todas sus páginas

El libro de Inventario y Cuentas Anuales

La importancia del libro de Inventario y Balances radica en el hecho de que nos ayuda
a llevar un control de los activos y pasivos de la empresa. Es decir, es indispensable
para ordenar las finanzas de la empresa y cumplir con las obligaciones fiscales
impuestas por la ley.
Índice
¿Quiénes están obligados a llevar los libros contables?
Legalización del libro de Inventario y Cuentas Anuales
El artículo 28.1 del mencionado Código de Comercio establece que “el Libro de
Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.
Al menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de
comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las
cuentas anuales”. Esto supone que, a pesar de que la ley lo considera un único
libro, este consta, en realidad, de distintos documentos:
• El balance inicial: relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de
la empresa al comienzo del ejercicio.
• Los balances de comprobación de sumas y saldos: se recogen todas las cuentas
con saldo de la empresa, es decir, las cuentas de balance y los gastos e ingresos.
• El inventario de cierre: relación detallada y valorada de todos los elementos que
conforman el patrimonio de la empresa al cierre del ejercicio económico.
• Un ejemplar de cuentas anuales: en el deben recogerse los informes contables que
detallamos a continuación.
Las Cuentas Anuales, reguladas en el artículo 34 del Código de Comercio, están
formadas por un conjunto de documentos contables:
• El Balance de situación: es un documento en el que se recoge los bienes, derechos,
obligaciones y capital de una empresa en un momento determinado y de forma
resumida.
• La Cuenta de pérdidas y ganancias: en este documento se hace constar el
resultado del ejercicio, separando los ingresos y gastos derivados de este y
distinguiendo los gastos de explotación de aquellos que no lo son.
• El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): este documento consta de
dos partes. Por un lado, refleja los ingresos y gastos que la actividad de la empresa ha
generado durante el ejercicio. La segunda parte refleja todos los movimientos que se
han producido en el patrimonio neto.
• El Estado de Flujos de Efectivo: en él se reflejarán los cobros y pagos realizados
por la empresa con el objetivo de informar sobre los movimientos de efectivo que se
han producido en el ejercicio. No es necesario si la empresa aplica el Plan General de
Contabilidad para pymes y reúne las características para presentar Balance o ECPN
abreviado.
• La Memoria: se usa para completar la información contenida en los otros documentos
que integran las cuentas anuales.
¿Quiénes están obligados a llevar los libros contables?
El libro de Inventario y Cuentas Anuales es un documento contable obligatorio, tal y
como aparece recogido en el artículo 25 del Código de Comercio. Pero ¿quiénes
están obligados a llevar los libros contables? La legislación al respecto es algo
confusa, ya que son varias las leyes que deben contemplarse: por un lado, el Código
de Comercio y el Plan General Contable y por otro, las normas fiscales. Atendiendo a
todas estas, podemos afirmar que están obligadas a llevar la contabilidad, a legalizar
los libros contables y a depositar las cuentas anuales las personas jurídicas, las
sociedades mercantiles y otras entidades.
Legalización del libro de Inventario y Cuentas Anuales
Todos los empresarios que, de acuerdo a lo previsto en el Código de Comercio, tienen
que llevar la contabilidad, deben elaborar un Libro Diario y un libro de Inventario y
Cuentas Anuales. El artículo 27 de la mencionada ley señala que dichos libros deben
presentarse en el Registro Mercantil provincial del lugar donde tenga su domicilio la
empresa y, en los supuestos de cambio de domicilio, tiene pleno valor la legalización
que se hubiera efectuado por el Registro de origen. Esta presentación es lo que se
conoce como la legalización de los libros. Estos libros se llevan al Registro Mercantil
para que éste anote la presentación en sus registros, los diligencie y los selle. Este
trámite ha sido concebido para dar autenticidad al contenido de los libros.
Plazo de presentación
El plazo para presentar el libro de Inventario y Cuentas Anuales es de 4 meses
después del cierre de ejercicio. El libro de inventarios y cuentas anuales tiene que
legalizarse obligatoriamente. No obstante, las normas contemplan sanciones en caso
de que no se depositen las Cuentas Anuales pero no en el caso de que no se
presenten los libros contables.

LIBROS AUXILIARES

Los libros auxiliares son aquellos que sirven para llevar de una manera clara, precisa,
detallada, y pormenorizada el record cronológico y valorado de los registros de las
operaciones ó transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis y la
verificación de los libros principales. Recordemos: (los libros principales presentan
información resumida a nivel de cuenta; los libros auxiliares muestran el monitoreo
cronológico a nivel de subcuentas ó auxiliares).

Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas, tanto reales o de balance
bajo el nombre de cuenta control como nominales o de resultado, en el nivel más
apropiado para cada empresa.

Por ejemplo se deben llevar libros auxiliares para cuentas del activo como caja,
clientes, inventarios, gastos pagados por anticipado. Es recomendable llevar como
auxiliar de inventarios las tarjetas de kardex y para propiedad planta y equipo la tarjeta
de activos fijos.
Para el pasivo y patrimonio se deben llevar auxiliares de: obligaciones financieras,
proveedores nacionales, costos y gastos por pagar, cuentas por pagar, aportes
sociales, retención en la fuente, IVA por pagar, retención y aportes de nómina.
Y para todas las cuentas de ingresos operacionales, ingresos no operacionales,
gastos operacionales y no operacionales.

Los libros auxiliares tienen en su estructura seis columnas.

.- Primera columna: para la fecha de las transacciones.

.- Segunda columna: para el detalle de cada transacción.

.- Tercera columna: para el número del comprobante.

.- Cuarta columna: para registrar los movimientos débitos.

.- Quinta columna: para registrar los movimientos créditos.

.- Sexta columna: para determinar los saldos de las cuentas.Veamos un ejemplo con

la cuenta Clientes.

Información. El libro Mayor y Balances muestra un saldo en Clientes

de
20.000.000 a 31 de octubre.Libro control de CLIENTES 1305 CLIENTES
FECHA DETALLE No. Co DEBE HABER SALDO
1 oct Saldo inicial 01 3.000.000
5 oct Comprobante del 2 al 5 02 20.000.000 3.000.000 20.000.000
25 oct Comprobante del 6 al 25 03 45.000.000 33.000.000 32.000.000
31 oct Comprobante del 26-31 04 10.000.000 22.000.000 20.000.000

Libro auxiliar de CLIENTES NACIONALES13050501. ALMACEN EL PORVENIR

FECHA DETALLE C.# DEBE HABER SALDO

1 oct Saldo Factura 01 01 1.200.000
2 oct Cancela Factura 01 02 1200.000 -0-
4 oct Factura 08 Vcto nov. 30 02 6.000.000 6.000.000
 5 oct Factura 10 Vcto dic. 10 02 7.000.000 13.000.000
8 oct Factura 15 Vto dic 30 03 20.000.000 33.000.000
20 oct Cancela Factura 10 03 7.000.000 26.000.000
25 oct Abono Factura 8 03 5.000.000 21.000.000
30 oct Factura 29 Vcto 16 dici 04 4.000.000 25.000.000
31 oct Abono Factura 15 04 8.000.000 17.000.000

Comprende las implicaciones de la ética en los procesos contables

Sí, las implicaciones de la ética en los procesos contables son de suma importancia.
La ética en la contabilidad se refiere a la integridad, transparencia, honestidad y
responsabilidad en el manejo de la información financiera de una empresa.

Las implicaciones de la ética en los procesos contables son las siguientes:

1. Confianza y credibilidad: La ética en la contabilidad garantiza la confiabilidad de la

información financiera de una empresa, lo que a su vez genera confianza en los
inversores, accionistas, clientes y otras partes interesadas.

2. Cumplimiento normativo: La ética en los procesos contables implica el cumplimiento

de las normas y regulaciones contables establecidas por los organismos reguladores,
como la SEC (Securities and Exchange Commission) en Estados Unidos o la CNBV
(Comisión Nacional Bancaria y de Valores) en México.

3. Prevención de fraudes: La ética en la contabilidad ayuda a prevenir fraudes y malas

prácticas contables, ya que promueve la honestidad y la transparencia en el manejo
de los registros financieros.

4. Responsabilidad social: La ética en los procesos contables también implica

considerar el impacto social y ambiental de las decisiones financieras de una
empresa, promoviendo prácticas sostenibles y socialmente responsables.
En resumen, la ética en los procesos contables es fundamental para garantizar la
integridad y transparencia de la información financiera de una empresa, así como para
promover la confianza y credibilidad en el mercado.