DOCUMENTACIÓN FUNCIONAMIENTO

DE LAS ENTIDADES
 CONTENIDOS DE LA UNIDAD

 Documentos societarios.
 Documentos contables.
 Conservación de la documentación.
 Normativa medioambiental.
 Protección de datos.
DOCUMENTOS SOCIETARIOS
 ¿Qué importancia tienen?
 Gestión y cumplimiento de los
trámites y exigencias legales.
 ¿Qué lo conforman?
 Escritura pública y estatutos
sociales.
 Actas
 Convocatorias
 Libros de Registro
ESCRITURA CONSTITUCIÓN y ESTATUTOS
 Escritura de constitución
 Es un contrato firmado por los socios fundadores, en la que se le dota de las características
principales, y de la que forman parte los estatutos sociales.
 ¿Qué debemos incluir en la escritura de constitución? De acuerdo al artículo 22 de la LSC.
 Identidad del o de los socios.
Escrituras
 La voluntad de constituir una sociedad de responsabilidad limitada.
 Las aportaciones que realice cada uno de los socios.
 Las personas que se harán cargo inicialmente de la administración de la sociedad.
 El representante legal de la sociedad.
 Los estatutos.

 Estatutos sociales
 Es una especie de reglamento que recoge las normas pactadas por los socios y que han de
regir el funcionamiento de la sociedad. Estatutos

 Recogido en el artículo 23 de la LSC, esta debe de contener como mínimo:

 Denominación de la sociedad, el objeto social, así como su domicilio social.
 El modo de deliberar o alcanzar los acuerdos los órganos societarios, así como el número de
administradores, y el sistema de retribución si lo hubiere, entre otros.
ESCRITURA CONSTITUCIÓN y ESTATUTOS
 Elevación a público
 Determinados hechos de la sociedad han de quedar
registrados para su consulta posterior.
 Se han de inscribir en el Registro Mercantil, de acuerdo a
los documentos privados previstos en la legislación y
reglamentos.
 Se ha de acudir a fedatario público para dar fe de dichos
hechos, lo más común es acudir a un notario.
 La elevación a documento público de los acuerdos
sociales se realizar por tanto por una persona con facultad
para certificarlos.
ACTAS SOCIETARIAS
 Actas
 Son las denominadas certificaciones o testimonios escritos, en las que se
expresa lo acontecido, pactado, a propósito de un hecho o suceso, reunión o acto.
 Las más usadas serán las que correspondan a la Junta General o la Junta de
accionistas.
 Han de ser redactadas por el Secretario, que podrá ser o no una persona con cargo
en la sociedad (el abogado de ésta), y se usará un lenguaje formal pero sencillo.
 ¿Cuál es su estructura?
 Inicio: Se indicará el nombre de la sociedad, la localidad, fecha, hora y lugar previsto
para realizar la reunión. También se anotarán el número de asistentes y los motivos de
su ausencia, indicando claramente el orden del día por orden de importancia.
 Núcleo: Se da constancia de lo que verdaderamente se acuerda en la reunión,
normalmente siguiendo el orden. Modelo Acta

 Final: Se redactará una nota sobre el lugar y la hora donde se levantó la reunión,
siendo habitual la forma de cierre “Sin más asuntos que tratar se cierra la sesión en .....
a las ...... horas” . Deberá contener la firma del Secretario y el visto bueno del
Presidente.
CONVOCATORIAS
 Es toda comunicación jurídica en el ámbito societario, se caracteriza por
ser redactada conforme a unas formas determinadas, y contendrá
aquellos asuntos a tratar expresados en el Orden del día.
 ¿Qué ha de contener? El nombre de la sociedad, la fecha, hora y lugar de
la convocatoria, el cargo de la persona o personas que han sido
responsables de convocarla, los asuntos del orden del día a tratar.
 ¿Pueden realizarse por medios electrónicos las Convocatorias?
 ¿Y las de Junta de Accionistas?
En la LSC en el artículo 173.2 el legislador permite este tipo de comunicaciones.
Con la situación actual que vivimos de pandemia, se podrían realizar, pero para darle
seguridad jurídica sería recomendable que se incluyera en los Estatutos, principalmente
para aquellas en las que se requiera la asistencia de todos los socios. Ejemplo,
Modelo Convocatoria
convocatoria de Junta de Accionistas.
 LIBROS DE REGISTRO
Las empresas en su tráfico habitual gestionan
una gran cantidad de información, que ha de ser
tratada, gestionada y archivada para cumplir
con determinadas funciones, y en
cumplimentación de cierta normativa.
¿De qué estamos hablando?
Llevanza de libros
Documentación tributaria
 LIBROS DE REGISTRO
Libros exigidos normativa contable
 Libros contables. Recogido en el Código de Comercio, que como sabemos fue
redactado en 1885.
 Artículo 25. 1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada
a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus
operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

Cuando la contabilidad era llevada en libros físicos, y se usaban las “puñetas” ¿se
podían usar tippex, raspar o tachar la información contable?
¿Se sigue llevando la contabilidad física, en libros?
¿se legalizan estos libros? Cada sociedad debe legalizar sus libros contables en el plazo de 4
meses desde que se cerró su ejercicio contable.
 Desde la aprobación de la Ley 14/2013, de apoyo al emprendimiento y la
internacionalización, se hace obligatorio el uso del formato electrónico y la
presentación telemática de los libros iniciados a partir del año 2014.
 ¿De qué libros estamos hablando?
 Todas las empresas: libro de inventario y cuentas anuales, y libro diario.
 Sociedades mercantiles: libro de actas y libro de socios.
 LIBROS DE REGISTRO

ACTIVIDAD
Indica cuáles de los siguientes libros son exigidos por
el Código de Comercio y cuál es su finalidad.
a) Libro Diario.
b) Libro de actas.
c) Libro registro de facturas emitidas.
d) Libro registro de bienes de inversión.
 LIBROS DE REGISTRO
Libros exigidos normativa tributaria
La empresa VENTA DE BAÑOS SA ha realizado durante el ejercicio X22 una serie de
operaciones de compra venta de productos durante el año, y en junio del ejercicio
siguiente la AEAT ha iniciado actuaciones de comprobación e investigación sobre
algunas operaciones concretas, para lo cual el actuario nos ha solicitado……
1. ¿Qué nos puede pedir y es obligatorio que pongamos a su disposición?
 CONTENIDOS DE LA UNIDAD

 Documentos societarios.
 Documentos contables.
 Conservación de la documentación.
 Normativa medioambiental.
 Protección de datos.
 DOCUMENTOS CONTABLES
Cualquiera que sea la actividad empresarial que se lleve a cabo en
nuestra organización, se tiene la obligación de registrar todos los
hechos y sucesos contables generados.
Se ha realizar su registro como nos indica el Cod. Comercio de
manera ordenada, pero también habrá de ser legible, comprensible,
sin errores y que pueda ser comparable.
Para ello realizaremos anotaciones contables o asientos,
utilizando herramientas de gestión, y nos basaremos en el
Plan General Contable, vigente en ese momento.
Aplicaremos el “método contable” que consiste en un
conjunto de principios e hipótesis que permiten alcanzar los
objetivos de la contabilidad.
 ACTIVIDAD

1. Indica los principales principios contables y

explícalos.
 DOCUMENTOS CONTABLES
 Registro Mercantil: Trámites al cierre
Al cierre del ejercicio los empresarios quieren lograr alcanzar una visión global de la empresa, para
ello la información contable se recoge en las denominas “cuentas anuales”, que deberán reflejar
“la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa”.
Los documentos que forman parte de las cuentas anuales se consideran una unidad, y han de ser
redactados conforme a la normativa legal vigente.
 Plazos legales
Las cuentas anuales se formulan por el empresario o los administradores. Para aquellas
sociedades cuyo ejercicio finalice el 31 de diciembre de cada año, los plazos a tener en
consideración son los siguientes:
1. Formulación de las cuentas anuales por los administradores de la entidad: 31 de marzo. (3
meses posteriores al cierre)
2. Legalización de los libros contables obligatorios: Libro Diario y el Libro de Inventarios y
Cuentas Anuales: Hasta el 30 de abril. (4 meses posteriores al cierre)
3. Aprobación de las cuentas anuales por la Junta General de la Entidad: Hasta el 30 de junio.
(6 meses posteriores al cierre)
4. Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: Hasta el 30 de julio. (un mes
desde su aprobación por la Junta General).
 ACTIVIDAD
Señala de qué tipo de documento relativo a las cuentas anuales se trata en cada caso.
(Saca partido de los conocimientos que has ido adquiriendo en otros módulos del curso)
a) Recoge el resultado del ejercicio, separa los ingresos y gastos imputables a este, y distingue los
resultados de explotación de los que no lo son.
b) Recoge el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa.
c) Completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos, que integran las
cuentas anuales.
d) Pone de manifiesto los cobros y pagos realizados por la empresa para informar acerca de los
movimientos de efectivo producido durante el ejercicio.
e) En él se reflejan los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el
ejercicio, y además contiene todos los movimientos del patrimonio neto.
f) Es la solicitud que acompaña a las cuentas anuales en el momento de su presentación en el
Registro Mercantil.
 CONTENIDOS DE LA UNIDAD

 Documentos societarios.
 Documentos contables.
 Conservación de la documentación.
 Normativa medioambiental.
 Protección de datos.
 CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

 De nuevo nos remitimos al Código de Comercio, en su artículo 30

“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años,
a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por
disposiciones generales o especiales”.
 Pero no serán estos los únicos documentos que deberán permanecer
en la empresa, ya que diferentes normas reguladoras determinan la
necesidad de conservarlos para su posterior consulta, en el caso de
encontrarnos en situaciones que lo exigieran.
 Ley 10/2010, de 28 de Abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y
Financiación del Terrorismo, exige la conservación de la documentación por un
periodo mínimo de 10 años desde la ejecución de la operación.
 CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Plazos legales para la siguiente documentación.

 CONTENIDOS DE LA UNIDAD

 Documentos societarios.
 Documentos contables.
 Conservación de la documentación.
 Normativa medioambiental.
 Protección de datos.
 NORMATIVA MEDIOAMBIENTAL
 La política medioambiental de nuestro país incluye leyes, reglamentos,
reales decretos y órdenes ministeriales, autonómicas y municipales
dirigidos a proteger la naturaleza y el medio ambiente a través de sus
distintas vertientes.
 A nivel empresarial nos encontramos:
 Ley 21/2013 de Evaluación Ambiental
Es la principal ley reguladora del medio ambiente en España. Establece los principios de
evaluación del impacto ambiental que deben tenerse en cuenta para cuidar de forma efectiva de la
naturaleza y la salud de las personas.
 Ley 26/2007 de Responsabilidad Medioambiental
Formula las obligaciones ambientales que tienen las empresas de cualquier sector económico,
entre las que se incluyen prevenir, evitar y reparar cualquier perjuicio ejercido sobre el medio
ambiente.
 Ley 22/2011 de Residuos y Suelos Contaminados
Esta normativa medioambiental establece los criterios que regulan la gestión de los residuos que
se generan en los distintos procesos productivos, fijando medidas de actuación para evitar la
contaminación del suelo y daños en el estado de salud de los seres vivos.
 TAREA 2
Utiliza Internet para encontrar la información necesaria
necesaria referida a la normativa medioambiental de las
empresas que se necesita cumplimentar en el depósito de
cuentas.
NOTA: Si tienes descargado el Programa D2 podrá ayudarte a visualizarlo.
 CONTENIDOS DE LA UNIDAD

 Documentos societarios.
 Documentos contables.
 Conservación de la documentación.
 Normativa medioambiental.
 Protección de datos.
 PROTECCIÓN DE DATOS

Las empresas como hemos visto hasta la fecha generan

muchísima documentación, realizan muchos trámites, y en
todos ellos se manejan datos, en muchos casos personales que
han de gestionar y tratar con la adecuada diligencia y
protección.
Nuestros legisladores han incorporado a nuestra normativa
nacional (Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos
Personales y garantía de derechos digitales) el Reglamento
Europeo 2016/679 relativo a la protección de las personas
físicas y sus datos personales.
Esto ¿qué ha supuesto para las empresas?
 PROTECCIÓN DE DATOS
 Obligaciones de las empresas
1. Han de informar a los ciudadanos de forma clara y precisa sobre
los aspectos más importantes sobre el tratamiento de sus datos: su
finalidad, quién es el responsable del tratamiento de esos datos,
cómo contactar con ellos en el caso de desistimiento, a quién se
comunican tales datos, etc.
 Ejemplo política protección de datos: BBVA
2. Al tratar datos personales, la empresa debe observar los principios
de exactitud, deber de confidencialidad y tratamiento basado en
el consentimiento del afectado.
3. Existen organismo que se encargan de vigilar el cumplimiento de
estas obligaciones:
1. Agencia Española de Protección de Datos
2. Distingas agencias de protección de datos a nivel autonómico.
 PROTECCIÓN DE DATOS
 Tratamiento derechos de las personas.
Toda vez que la empresa ha obtenido el consentimiento de la persona,
¿qué derechos asisten a la persona?
 De acceso, de rectificación, de supresión (derecho al olvido), derecho a la
portabilidad (de datos a otras empresas) y derecho de oposición a ese
tratamiento con fines de mercado.
 El ejercicio de estos derechos es gratuito y las reclamaciones tienen límite
temporal de resolución de un mes.
 Tratamiento de los datos.
Tenemos el consentimiento, el cliente o potencial cliente no ha ejercido derecho de
oposición,
¿cómo ha de actuar la empresa?
Se recomienda que adopte un modelo de protección de información por capas o
niveles, por ejemplo, en el nivel 1 datos básicos, y en el nivel 2 el resto de
información, como datos de ideología política, datos de salud, creencias religiosas.
fin