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La mejor herramienta para enfrentar una fiscalización es la prevención. Los contadores somos los
responsables de indicar a nuestros clientes cuales son las características de una empresa “sana” y
que pasos se deben dar para conseguirla. Esto es aplicable a las auditorías fiscales, realizadas
tanto por el SENIAT como por las Alcaldías, por lo que la consigna es prevenir antes que
curar, evitando de esta forma sanciones, intereses y declaraciones sustitutivas producto de
las revisiones de los entes fiscalizadores. Veamos algunos puntos fundamentales a considerar:
Yo quiero mi factura
El único documento válido para sustentar las transacciones contables es la factura. Las compras
de bienes o la ejecución de un gasto solo encuentran respaldo en este tipo de documento. Las
notas de entrega, presupuestos, facturas proforma y demás documentos similares no son válidos
al momento de realizar el registro deducible de una compra o gasto. Los egresos que no tengan
como soporte una factura deberá ser registrados como “Gastos No deducibles”, en la conciliación
de la renta, al momento de realizar la declaración de anual de este impuesto (ISLR).
Las facturas que se contabilicen en la empresa deben ser emitidas de acuerdo a las pautas
establecidas por la Administración Tributaria, bien sea a través de una impresora
fiscal certificada o bien por medio de talonarios realizados por imprentas autorizadas por el
SENIAT, dependiendo del tipo de bien o servicio que estemos adquiriendo.
Cuando el representante legal de una entidad es citado a través de un correo electrónico a fin de
entregar los documentos solicitados por el ente fiscalizador, debe acudir a la sede del organismo
el día y hora que se señale en el mail correspondiente. El representante legal de la
empresa podrá designar un apoderado para que lo represente en tales gestiones. El no
cumplimiento de este paso es considerado un incumplimiento de un deber formal, de acuerdo a
lo establecido en el Código Orgánico Tributario (COT) en su Artículo 155, numeral 7 y, por lo
tanto, generará sanciones por parte del ente fiscalizador.
Al momento de entregar los documentos a los organismos oficiales, el ente fiscalizador levantará
el Acta de Entrega de Información Legal, Contable y Tributaria. Este punto reviste especial
importancia y debe llevarlo a cabo una persona que conozca y entienda los documentos y soportes
que se están suministrando, a fin de aclarar cualquier duda que pueda surgir en el proceso. De
igual forma, es muy importante chequear que todos los documentos entregados figuren en dicha
acta y que el organismo coloca el sello de recibido en los documentos entregados.
Durante el proceso de fiscalización la actitud más adecuada, por parte del contribuyente, es la de
una sincera colaboración con el personal que nos visita. Aclarar cualquier duda durante la
revisión, suministrar la información solicitada de manera ordenada y explicar en detalle las
operaciones más complejas hacen que el proceso se realice con mayor rapidez y transparencia.
Documentos legales requeridos en una fiscalización
Debemos recordar que la entidad debe contar con los siguientes documentos actualizados:
Por ser los menos conocidos nos detendremos, muy brevemente, en los libros de Accionistas,
Actas de Junta Directiva y Administradores. Algunas de sus características son:
Estos tres libros están prescritos en el Art. 260 del Código de Comercio
En el libro de accionistas debe aparecer la siguiente información correspondiente a
cada socio:
o Nombre y domicilio
o Número de acciones que posee
o Capital suscrito y pagado, tanto inicial como en los aumentos
subsecuentes.
o Cesión de acciones con fecha, número y monto de la misma (en caso de
existir).
En el libro de Administradores se plasman las deliberaciones y decisiones tomadas en
las Juntas de Administradores. Para que una deliberación sea válida se requiere de la
presencia de la mitad de los mismos. Los presentes deciden por mayoría de número.
También se deja constancia de las políticas contables y administrativas que la
empresa aplicará en sus operaciones, como, por ejemplo: políticas de cobranza,
contratación de personal, participación en licitaciones y concursos de adjudicación,
métodos de depreciación, etc.
Los Administradores de la entidad serán las personas designadas como tales en el
documento constitutivo y sus modificaciones.
Algunos de los puntos más comunes tratados en las Juntas de Administradores son: el
lanzamiento de nuevos productos, la compra o ampliación de las oficinas y/o
fábricas de la empresa, la necesidad de financiamiento, las remuneraciones del
personal gerencial y directivo, la incursión en mercados foráneos…
El Libro de Administradores no necesita ser habilitado ante el Registro Mercantil
antes de ser utilizado. Se debe identificar con la razón social de la empresa, el número
de RIF y la denominación de “Libro de Administradores”.