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Acta de constitución
¿Qué es?
empresa firman ante notario aportando la información necesaria para poder proceder
provincia.
de una empresa son los estatutos de la sociedad los estatutos incluyen los
siguientes datos:
queda recogido en el objeto social. Es preciso aclarar cuáles son las actividades
Dirección. Es lo que suele conocerse como el domicilio social, a donde irán dirigidas
Cómo se diligencian
Si los estatutos indican que el representante legal debe ser nombrado por la junta
competente para emitir esta decisión, sin dar cabida a otros órganos como la
Si los estatutos presentan un vacío sobre algún tema, será la legislación comercial
sociedades por acciones simplificadas (SAS) la que con su normatividad suplan las
reglas que deben aplicarse en el caso que se esté tratando de la sociedad. Para el
caso de las entidades sin ánimo de lucro ley 79 de 1988 y demás normas que las
regulen).
Los estatutos hacen parte del contrato y como tal son ley para las partes que lo
juego”.
públicos, revisara formalmente que el acta contenga claros, los datos que muestren
de Bogotá.
de las actas.
el documento.
Sociedad limitada: constitución por escritura pública; mínimo 2 socios y máximo 25;
el capital se divide en cuotas de igual valor; la sociedad gira bajo una denominación
razón social.
Sociedad colectiva: constitución por escritura pública. Mínimo dos socios; los socios
divide en partes de interés social de igual valor; los aportes pueden ser en capital,
especie o trabajo.
Sociedad anónima: constitución por escritura pública. Mínimo cinco accionistas, sin
exigirse un máximo; los accionistas son responsables hasta el monto de sus aportes;
director del proyecto. La función del acta es hacer una definición del proyecto, designar
Todo proyecto comienza con una idea, que una vez aprobada es necesario traducir
proyecto que sea conocido y reconocido por toda la empresa y los interesados.
voluntad de formar una sociedad que, desde ese momento, quedará regida por lo
dispuesto en esta escritura, así como por lo que establezcan los estatutos de la
empres
a y la legislación aplicable.
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Minuta
¿Qué es?
detallar el tipo de modalidad empresarial que ha decidido constituir, los datos de los
ejemplo, un
contrato, donde le faltan los detalles formales, que se prepara y se acerca a las
partes para ver si se hallan de acuerdo antes de darle la versión acabada y final.
Como se diligencia
de cualquier otra empresa adoptando una razón social o una denominación, completa
o abreviada, igual o semejante a aquella que está gozando del derecho de reserva de
frente a otras solicitudes que pidan una inscripción con un nombre similar. Para eso
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lleno el formato con el nombre de los socios, el domicilio fiscal, el tipo de sociedad, la
Capital de la empresa.
Indicar el aporte del titular o de los socios que se hace para la constitución de la
Bienes Dinerarios.
Bienes no Dinerarios.
Aporte del capital que hago en máquinas, equipos, muebles o enseres. La lista
La minuta debe ser redactada por un abogado y presentada ante un notario público
Cuándo se aplican
habla de minutas, como así también se aplica el término a los honorarios que cobran
conferencia o reunión, cuando se toman notas en borrador para dar cuenta de lo que
internacionales de calidad del producto y también saber lo que tiene su empresa por
ejemplo los restaurantes lo utilizan mucho para su menú donde muestran sus platos,
económica que se realizara. También debe especificar el aporte que hará el dueño o
cada socio
del negocio.
Una minuta sirve por ejemplo para compra y venta de bienes, apara constitución de
el que está activa, el día en que empezó a funcionar la empresa, el día que termina la
Escritura publica
¿Qué es?
determinado hecho o derecho que será autorizado por el. A su vez este notario
contrato.
Como se diligencia
formalizarse mediante escritura pública para revestirlo de valor probatorio. Pero entre
los más importantes que deben celebrarse por escritura pública si tienen todos los
siguientes apartados:
del presidente que acredite que se han pagado todas las cuotas comunitarias.
escritura pública que será firmada por el comprador y vendedor dicha firma
Cuando se aplican
particulares los cuales se deben formalizar mediante una escritura pública para
Las escrituras públicas son uno de los medios probatorios más importantes que
se tienen, esto debido a que el notario entre otras cosas da constancia de una fecha
Para obtener o vender terrenos o locales para la empresa de uno. Para que
Para poder hacer constancia de un hecho o derecho que sea verificado por
¿Qué es?
El Rut es el registro único tributario. Sirve como mecanismo que identifica, ubica y
colombiano.
Como se diligencia
solicita el sistema.
de la opción borrador.
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y patrimonio
Cuando se aplican
Exportadores
Importadores
con los cuales se tenga una vinculación comercial, laboral o comercial. Las
los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva
y reducción de costos.
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quienes sostenga una relación comercial, laboral o económica en general y ante los
¿Qué es?
inscripción en el RIT la deben efectuar los responsables sobre el ICA dentro de los
La inscripción en el RIT se debe efectuar entre los dos meses siguientes a la fecha
Como se diligencian
a 90 días.
Adicionalmente:
Si es persona natural:
contribuyente.
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Cuando se aplican
instituciones que requieren el RIT para sus procesos de contratación, que como
certificados RIT válidos, que los contratistas pueden entregar para la formalización
El solo registro en el RUT no es el único registro tributario que tenemos que hacer
generado que por ser el único documento que nos solicitan cuando queremos
realizar algún cobro ante nuestros clientes, solo realizamos el trámite ante la Dian;
pero al generar alguna actividad económica también debemos cumplir con el registro
los impuestos distritales de cada municipio, se lo que pueden estar pensando ¡pero
personas para que cumplan con las obligaciones relacionadas con el impuesto de
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que este impuesto no les corresponde, pero lamentablemente toda persona que realice
una actividad económica debe pagar este impuesto; he visto en los últimos años a
idea que esto tendrían que hacerlo, por eso les recomiendo revisen y analicen el tema
Y Como sabemos todo lo que tiene que ver con impuestos genera sanciones,
por eso el no registrarse dentro de los tiempos establecidos por la ley en el RIT
posible, a lo cual anexo un link que puede orientarlos sobre el trámite necesario.
El RIT sirve para para identificar, ubicar y clasificar a las personas para que cumplan
también ha sido un paradigma para muchos pensando que este impuesto no les
corresponde, pero lamentablemente toda persona que realice una actividad económica
debe pagar este impuesto; he visto en los últimos años a muchísimas pero muchísimas
impuesto, y la gran mayoría argumentan que no tenían ni idea que esto tendrían que
¿Qué es?
Comercio.
Como se diligencia
Debería diligenciar la caratula única y los anexos que correspondan según su tipo
Cuando se aplica
de proponentes.
colombianas.
Estado.
regiones.
entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta
internacional.
tiempo.
Seguridad jurídica.
Consultas de todos los registros empresariales 7 x 24 los 365 días del año a
Expedición de certificados de todos los registros que integran el RUES, desde las
empresarios.
Expedición de NIT
firmas digitales.
¿Qué es?
El RUES es una red nacional que da unos servicios registrales, el cual centraliza y
de comercio existentes.
Como se diligencia
2. Se debe hacer uso de todos los campos que están proporcionados para dar
Cuando se aplica
Seguridad jurídica
¿Qué es?
Como se diligencia
Cuando se aplica
Sociedad colectiva
Sociedad anónima.
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¿Qué es?
país de la manera más precisa, las cámaras de comercio del país, a partir del año
2000, se rigen por la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) de todas las
actividades económicas.
actividad productiva.
etc.
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Como se diligencia
Recuerde que la información que se encuentre fuera de los campos no será tenida en
Cuando se aplican
números de códigos que existan a nivel internacional para diferenciar una actividad
de otra.
comercial, una herramienta valiosa a través de la cual puede hacer publicidad gratuita
registra.
Curaduría urbana
¿Qué es?
Como se diligencia
bolígrafo color negro si esta con otro color no se recibirá tampoco se recibirá si esta
Cuando se aplica
Porque es necesario
Agrícolas
Urbanas.
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¿Qué es?
Esta es una medida de control que implementa la Dian para tener un registro de las
han autorizado.
Donde se tramita
Cuando se aplica
¿Qué es?
inscribes en el RUT
Como se diligencia
Se deberá llevar el documento original y una copia del documento de identidad del
Cuando se aplica
Este documento
se aplicará
cuando se vaya a
llevarson
Porque su necesarios
identificación
tributaria.
Para poderse identificar ante alguna persona natural o un ente económico.
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El NIT es un número único que sirve para identificar a cada uno de los
Bomberos
¿Qué es?
Como se diligencia
Se lleva a cabo un par de pruebas para ver si pueden resistir los incendios y
ayudar a la gente.
donde se tramita
Cuando se aplican
Alcaldías locales
¿Qué es?
política de descentralización, más que una dependencia y así no exista una norma
jurídica que lo sustente la alcaldía local es el centro de contacto más cercano con la
admiración legal.
Como se diligencia
Cuando se aplica
Se aplica cuando haya algún problema en la ciudad él debe dar la orden para
determinado.
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DAMA
¿Qué es?
Como se diligencia
la sociedad.
Cuando se aplica
Licencias sanitaria
¿Qué es?
Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos sanitarios que deben cumplirse
alimentos preparados, así como para el control sanitario del funcionamiento de los
mismos.
Como se diligencia
Para obtener la licencia sanitaria, los primeros deben contar con conexión a la red
realice, prestar servicio de sanitario al usuario y cumplir con las normas de recolección
de basura.
Cuando se aplica
Se deberá tramitar ante la DIAN y ante el registro sanitario ya que sin esto
Porque es necesario
tabaco.
Sayco
¿Qué es?
Como se diligencia
formulario que es solo válido para los establecimientos que ya tengan algún registro
Cuando se aplica
Acinpro
¿Qué es?
música fotograbada
Como se diligencia
Domicilio
Número telefónico
Tipo de identificación
Número de identificación
Cuando se aplican
Comprobante de apertura
¿Qué es?
Como se diligencia
Cuando se aplica
CONSIGNACION BANCARIA
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una copia
con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la máquina registradora. Sirve de
*Escribe la cantidad total de efectivo que vas a depositar en la parte superior del
recibo de consignación, en la sección de "Efectivo". Escribe las cantidades en billetes
y monedas por separado.
*Relaciona cada cheque por separado en las líneas debajo de la sección de
"Efectivo". Escribe el apellido del que hizo el cheque en la parte izquierda con la
cantidad, incluyendo dólares y centavos en las dos columnas de la parte derecha.
Si tienes más de dos cheques para depositar, usa las líneas en la parte posterior
del recibo de consignación.
*Escribe la cantidad total de los cheques relacionados en la parte trasera del recibo,
en el campo etiquetado como "Total de la parte posterior".
*Suma los totales del efectivo y el de los cheques y escribe la cantidad en el campo
de "Total".
entrega para hacer un pago, lo que en realidad está haciendo es entregar una orden
al Banco, para que éste pague los fondos que se indican en el documento.
contabilidad.
Para que sirve: Sirven de base para registrar las operaciones comerciales de
la empresa, por tal motivo se debe tener un sumo cuidado sobre estos
importantes documentos.
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Definición: Es un contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos. Con una
cuenta corriente se puede disponer de los depósitos ingresados de forma inmediata a través
de
Que es: Es el documento que registra la información del titular de la cuenta en un banco
posesiones que tenga el titular de la cuenta bancaria, se firma y se colocan las huellas
Donde o ante quien se tramita: Las tramita el funcionario del banco en la oficina donde
se abre la cuenta.
Cuando se aplican: Se aplica al momento de abrir una cuenta de ahorros y/o corrientes o
Porque es necesario: Por ley es necesario para registrar la información del titular de la
cuenta, describir de donde salen los recursos para ser consignados y para efectos fiscales
Para que sirven: Para tener la información del titular de la cuenta, registrar lar firmas que
CHEQUE
Definición: Es una orden de pago simple firmada contra una entidad bancaria para disponer
de fondos depositados por el librador en una cuenta corriente. Es un título valor por medio del
cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco
llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado beneficiario.
Que es: Es un documento mercantil, que es aceptado como medio de pago que emite firma a
una persona llamada Girador que ordena a un banco que pague una determinada suma de dinero
Como se diligencia: El girador llena los espacios de fecha, valor en letras y valor en
números, estos dos valores deben ser iguales para que el cheque sea válido, el girador llena el
beneficiario y este lo cobra en la oficina del banco donde el girador tiene la cuenta o en la
propia cuenta del beneficiario sin importar cuál sea el banco de este último.
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simplemente cuando una empresa decide por seguridad no manejar dinero en efectivo para sus
pagos.
Porque es necesario: Es necesario porque disminuye los riesgos del manejo de dinero
en efectivo y queda el soporte de cuando, cuanto y por qué se pagó a algún beneficiario.
Para que sirve: Para llevar el control de los desembolsos de dinero a diferentes beneficiarios
cual se
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Que es: Es el documento contable que resume las operaciones diarias en la empresa. Si las
operaciones diarias son muy pocas se pueden ampliar el plazo de un registro a una semana o más
pero nunca ese periodo puede ser mayor a un mes. Se elabora un comprobante por cada día en el
que se registren transacciones económicas una de las características de las partidas de diario es
que en los totales, él debe siempre tendrá igual cantidad que el haber.
elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma
consecutiva dejándose constancia de las personas que lo elaboren y aprobaron, fecha, origen,
operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente al PUC.
Donde o ante quien se tramita: Previamente al registro del hecho económico en los libros de
primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de diario, el cual se debe elaborar
transacciones pueden resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias semanas,
pero el periodo
de primera entrada, de registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista
Para que sirve: Sirve para llevar el resumen de las transacciones comerciales del día o
Definición: Para entender el concepto de este documento tenemos que poner en claro que el
establecimiento que recibe estas tarjetas de crédito como medio de pago por los artículos de su
negocio, primero tuvo que hacer un convenio con las o la entidad bancaria que ofrecen tarjetas
de crédito.
Este es un soporte de contabilidad el cual registra una compra, su valor, la descripción del
artículo, datos del comprador, y descripción de pago, la cual se hace con una tarjeta de crédito.
Que es: La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza la
crédito de plástico con relieve en el dispositivo, una vez leída la información del plástico se
procede a llenar los valores en números y letras que deben ser iguales y posteriormente la
transacción de la franquicia.
tiene autorizado ventas con tarjetas de crédito. La llena el comerciante y la firma la tarjeta
habiente
las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes y a su vez la entidad financiera
se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta
Porque es necesario: Es necesario como soporte de pago de las comprar a través de tarjetas
de crédito.
Para que sirven: Los establecimientos de comercio la utilizan para aumentar sus ventas y
para saber que entra y que sale de la empresa para saber que dinero pagaron con tarjetas de
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Definición: Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o
cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia
del cliente. Que es: Los bancos han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes y/o
usuarios, en libretos u hojas separadas para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero
de sus cuentas
de ahorros.
de destino, nombre del titular de la cuenta y en el caso de retiros debe ser igual la suma en
Donde o ante quien se tramita: Se tramita en alguna de las oficinas donde tenga la cuenta de
Cuando se aplican: Se aplica cuando se deposita en la cuenta de ahorros por parte del titular
u otra persona en el caso de depósito y en el caso de retiro solo se puede hacer por el titular de
la
cuenta.
Porque es necesario: Es necesario para llevar un control sobre las transacciones (depósitos
Para que sirven: Para tener el soporte de las transacciones realizadas y confrontarlos con el
de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio este documento es obligatorio tanto
para las empresas pequeñas como para las grandes empresas de negocios.
todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto
tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los
directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el
comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas
Donde o ante quien se tramita: Se tramita en la pagaduría de la empresa y ante los agentes
Cuando se aplican: Se aplica cada vez que la empresa hace un desembolso de dinero, que por
lo general es en cheque.
Porque es necesario: Porque registra a los responsables del pago de los montos registrados,
con las respectivas firmas de quien elabora el documento, quien lo aprueba, el revisor y el
contador.
Para que sirve: Para soportar la salida de cheques, confirmar quien autoriza el pago
CON CHEQUE
SIN CHEQUE
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COTIZACION
son la
acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un
fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y
establece
Que es: La cotización es darles valor a potenciales clientes de bienes y/o servicios
que la empresa produzca u oferte, de esta manera se cotizan los valores que participan en una
posible venta.
servicios que la empresa produzca u oferte, los datos del posible cliente, condiciones de
venta como descuentos, promociones, opciones de pago y además que solicite el cliente y que la
dirige a los potenciales clientes para dar a conocer los y/o servicios que la empresa produce u
ofrece.
Cuando se aplican: Se realiza una cotización antes de la venta de bienes y/o servicios que la
Porque es necesario: La cotización es necesaria para aumentar los potenciales clientes, dar a
conocer nuevos productos y/o servicio que ofrece la empresa, en términos más generales
Para que sirve: Para generar con el potencial cliente una comunicación más directa y
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que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y
unitario y el
total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los
valores correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación
económica. Este
Que es: La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del
Como se diligencian:
Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los requisitos contemplados en
dos copias, una para el archivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
un bien o servicio.
Porque es necesario: Es necesario para llevar una contabilidad de los bienes o servicios que
Para que sirven: En el caso del vendedor para controlar la salida de mercancías de la
empresa, en el caso del comprador adicionalmente sirve para hacer valer la garantía si fuese
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requieren el giro de un cheque para ellos se establecen fondos denominado caja menor.
Que es: Es el documento en el que consta la apertura de la caja menor, la cantidad de dinero
dinero, se firma por las personas involucradas y se llenan los datos en número y letras de la
cantidad de
Porque es necesario: Para registrar la cantidad de dinero que tendrá como base la caja menor,
las personas responsables de estos recursos y tener claridad de donde se encuentran estas
Para que sirven: Sirve como soporte de la apertura y para identificar los responsables
KARDEX
podemos controlar las entradas y salidas de la mercadería y conocer las existencias de los
cantidad un valor de medida y el precio unitario. También se pueden clasificar los productos
por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex que existían en papelería.
Así se hace una tarjeta de Kardex por producto y desde ese momento se registran allí todas las
Cuando se aplica: Se aplica al ingreso y salida de productos del almacén, ya sea por
en bodega o
vitrina.
Para que sirven: Sirve para llevar con rigurosidad la existencia real de mercancías en los
depósitos de la empresa para identificar cuando esta por agotarse o cuando un producto no
LETRA DE CAMBIO
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Definición: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que
de una persona llamada (GIRADOR) a otra llamada (GIRADO) para que pague a la orden o al
Que es: Es un documento mercantil que contiene una promesa u obligación de pagar
tanto en números como en letras, cantidades que deben ser iguales y el pagador diligencia datos
u obligación entre dos personas y porque cuando se debe un dinero debe haber un soporte es
Para que sirve: Sirve para legalizar la deuda y para que posterior el beneficio de vuelva el
dinero al librador y ser como documento que contenga una promesa de pagar cierta cantidad de
dinero y que sería como soporte para posteriormente hacerlo exigible con la sola presentación del
documento.
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LIBRANZA
su entidad empleadora a descontar de su nómina mensual o quincena una suma determinada para
entidad empleadora a descontar de su nómina mensual o quincena una suma determinada para
desempleadora
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Como se diligencia: La libranza la diligencia la entidad financiera por lo general que posea
convenio de libranza con la empresa pagadora, se llenan los datos del empleado a quien le van a
Donde o ante quien se tramita: Lo tramita el banco ante la empresa pagadora del empleado
para que esta una vez autorizado el descuento de nómina y de acuerdo a los parámetros legales
tiene la deuda.
Cuando se aplica: La libranza es una figura muy utilizada por las entidades financieras para
otorgar créditos a los empleados por lo que les asegura el recaudo de las cuotas en la medida que
Porque es necesario: Para facilitar los préstamos en el sector financiero para tener una mayor
seguridad que el deudor (empleado) pague ya que se le descuenta por nomina la deuda bancaria.
Para que sirven: Sirve para facilitar el ingreso al sistema de préstamos bancarios a
los empleados con cierta antigüedad en las empresas y para dar seguridad al banco del pago
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NOTA CREDITO
misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos
respectiva cuenta.
Que es: Es el documento el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar
Como se diligencia: Esta comprobante se prepara en original y dos copias; el original para
el
cliente una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad.
Devolución de mercancías
Cuando se aplica: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados
en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías para
Para que sirve: Sirve para registrar un saldo positivo en la cuenta de un comprador
y contabilizar averías en mercancías descuentos y otros que haya lugar con mercancías.
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NOTA DE CONTABILIDAD
especialmente para aquellas operaciones que no tienen respaldo de un soporte contable para
hacer valida la operación. Es importante aclarar que la nota de contabilidad no puede reemplazar
los soportes de una operación que si tiene un respaldo o soporte contable especifico, como lo
son las facturas, estas respaldan únicamente las compras hechas y estas no pueden ser
Que es: La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que permita tener un
control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. Igualmente debe contener
general sin copia, ya que ningún otro departamento necesitara soporte de esta transacción.
Cuando se aplican: Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni
puede ser la
los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.
Porque son necesarios: Para tener un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota
de contabilidad diferente para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad
utilizada para registrar los ajustes por inflación, se debe diferenciar claramente de la nota de
Para que sirve: Puesto que la nota de contabilidad tiene como función el registrar
operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores
NOTA DEBITO
Este documento es parecido a la nota crédito, la diferencia entre estos radica en que la
empresa o entidad bancaria notifica haber debitado en su cuenta una determinada cantidad
de
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dinero por el concepto que indique la nota. Este documento aumenta el valor total de la deuda
Que es: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe, cantidad que devuelves, importe
total. Deben contener información del emisor, de los costos, gastos o intereses, del
comprobante de venta al que hace referencia e identificación de quien la recibe; así como los
departamento de contabilidad y se dirigen al cliente que quedo por diversos motivos con saldo
Cuando se aplican: En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que
En los Comercios: Cuando se pagó el flete por envió de una mercadería; cuando se debitan
cuenta un importante determinado, emite una Nota de Débito. Las causas que generan su emisión
pueden ser:
Porque es necesario: Es necesario para cuando se hace una mala facturación poder arreglarla.
Para que sirve: Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la
misma indica
NOTA BANCARIA
capital, o si
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ha tenido abonos o aumentos para indicar estas operaciones se expide una de estas dos notas:
Que es: Es un comprobante que utiliza el banco para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
apellido, numeración, importe, cantidad que devuelves, importe total. la nota crédito que emite el
banco, sí es un ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la
cuenta valores como por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta.
(Caso contrario a la nota débito, la nota crédito es un egreso para quien la emite y un ingreso
la nota débito y crédito, puesto que el banco envía a la empresa propietaria de una cuenta de
ahorros o corriente,
Para que sirve: forma parte del control interno que se le da al manejo y custodia del efectivo
y nos permite visualizar el porqué de las diferencias que se dan entre el saldo de la cuenta
contable y el estado de cuenta bancario que envía el banco en cada fecha de corte, que por lo
PAGARÉ
del pagaré es el día en que el dinero debe ser cancelado en su totalidad. El pagaré debe
contener
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como datos mínimos el número de pagaré, el valor a pagar en letras y números, fecha de pago,
Que es: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Como se diligencian: El nombre del beneficiario (ya sea una persona natural o jurídica), la
fecha y la sede de pago, la fecha y el lugar en que se firma y la firma del suscriptor también son
Donde o ante quien se tramita: La persona que lo emite, que se conoce como suscriptora, se
compromete a pagar a un segundo individuo (el beneficiario o tomador) una cierta cantidad de
Cuando se aplican: Se aplican en el momento de surgir una deuda, se firma el pagare para
formalizar los términos de cancelación de dicha deuda, términos que no se pueden prorrogar.
Porque es necesario: Es importante tener en cuenta que el pagare obliga al pago en la fecha
estipulada.
Para que sirve: Como instrumento formal de pago, un pagare debe cumplir con requisitos de
validez. El documento tiene que incluir, ya sea al principio o en otra parte, la palabra pagare que
lo identifica como tal. Por otra parte debe detallar la cantidad de dinero que se pagara con sus
NOTA DE PEDIDO
Es utilizado por muchas empresas para que sus clientes puedan realizar solicitud de distintos
indoles como productos o servicios especiales. Estas son expedidas por triplicado, el
Que es: La hoja de pedidos es el impreso que se utiliza para solicitar productos o servicios a
Como se diligencian: Este documento debe incluir los datos de la empresa suministradora,
los datos del cliente, las condiciones de la propuesta de pedido y el detalle de las mercancías.
Donde o ante quien se tramita: Lo tramita el departamento de compras o quien haga sus
veces y va dirigido a empresas proveedoras de bienes o servicios que de las cuales la empresa
sea cliente.
Cuando se aplican: Cuando se pretende comprar a una empresa alguno de los productos que
Porque es necesario: Para agilizar el proceso de compras de la empresa y asegurar que lo que
Para que sirve: Para el proveedor, la hoja de pedido tiene dos finalidades:
cheques a la empresa, se contabiliza con un debito a la cuenta de caja ya que son ingresos y
aumentan por el debe, y el crédito es depende de lo que se realice con dichas entradas para
registrarlos en el haber, estos recibos deben llevar un numero o código para que su
contabilidad
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sea más organizada también debe llevar el nombre del cliente y la fecha en la que se realizó
la transacción.
La caja menor resumidamente es un pequeño monto del capital destinado para gastos
pequeños en la empresa, pero necesarios como por ejemplo la papelería de las oficinas; para
administrar este pequeño capital, se asigna una persona que lleve la responsabilidad,
mensualmente la empresa debe pedir un reembolso (un registro) de las cuentas de caja menor y
para ello se realiza un recibo de caja menor, el cual registra todo el material adquirido y su
valor.
ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El recibo de caja menor es un soporte de los
gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello
Como se diligencian: El origen se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
Donde o ante quien se tramita: Se tramitan ante el pagador de la caja (Mayor o menor).
los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el
soporte
es la factura.
Para que sirve: Sirve para llevar un control del flujo de dinero en la caja menor (Mayor o
menor).
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Es un soporte contable que elaboran los bancos para suministrar a sus clientes y tener
una constancia firmada por el cliente mismo del efectivo o capital que recibe o que retira de
la
cuenta. De este documento se genera una copia la cual es para el cliente y esta sellada
con la firma del cajero que atendió la transacción; el documento original queda en el banco.
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Que es: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que
lo diligencien al consignar. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar en efectivo y
cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas
Como se diligencian: El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
Donde o ante quien se tramita: Se tramita en una sucursal del banco donde la empresa tiene
Cuando se aplican: Cuando hay dinero en efectivo o cheques para consignar en la oficina
bancaria.
Porque es necesario: Para realizar el control de las consignaciones de efectivo y/o cheque
que hace la empresa ante el banco donde tiene la cuenta de ahorros y/o corriente.
Para que sirve: Sirve para la contabilidad de la empresa que consigna y la confrontación con
Es un documento el cual se expide cuando la empresa crea un fondo de caja menor para
aquellas cuentas que no son principales en el ente económico, es decir son estas cuentas
como la papelería de oficina de la empresa. La empresa designa a una persona responsable para
manejar esta cuenta, cuando los recursos de esta cuenta han sido agotados, el encargado de la
caja menor de la empresa expide un reembolso de caja menor para poder suplir los próximos
gastos de esta cuenta. Generalmente esta se expide cada mes, pero cada empresa tiene su
Como se diligencian: Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar
el reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los
pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye
fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas
en la contabilización.
Donde o ante quien se tramitan: Lo tramita el responsable de la caja menor ante tesorería
y/o el responsable de la caja mayor con la periodicidad indica según la empresa o cuando estén
Cuando se aplican: Se aplica una vez acabados los recursos destinados a la caja
Porque es necesario: El responsable del fondo de caja menor debe tener un control preciso de
los gastos en que incurra, gastos que por lo general son pequeños, debido que es preciso justificar
el reembolso y para ello hay que demostrar en que se ha gastado el dinero para lograr su
reembolso. Para que sirve: Es importante que cada pago, por mínimo que sea, este soportado
REMISIÓN
mercancía que se le ha enviad, es decir que esta solo se realiza cuando existe una compra entre
dos parte , donde el emisor dela compra realiza este soporte para verificar la mercancía que
misma validez de una factura, de hecho este solo es válido si el emisor firma el soporte.
Como se diligencian: La nota de remisión para que tenga valor legal, tiene que poseer
de aquella empresa que está entregando los productos (que además los ha vendido a la otra parte,
y por tanto se denomina parte “acreedora”), el lugar donde se efectúa la entrega (calle, ciudad,
código, postal,
distrito, país), fecha completa (día, mes, año) en la cual se está concretando la operación, y
datos de quien recibe la mercadería (que se denomina parte “compradora” o “deudora” en caso
que los
Donde o ante quien se tramitan: Se tramita entre la empresa que genera la remisión y con
Cuando se aplican: Se aplican como un comprobante de que los artículos han sido
entregados por una parte y recibidos por otra parte, en el momento de la entrega.
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Para que sirve: Sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De
hecho, solo puede tener validez cuando ola parte que recibe la mercadería firma en
VALE
Es un documento de contabilidad el cual el sujeto que lo firma deja una constancia por
escrito de que recibió algún objeto o dinero en concepto de préstamo para pagar una deuda, esto
es
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utilizado como obligación de pago. Este debe tener el nombre del deudor y acreedor, la fecha en
Como se diligencian: En este documento quien lo crea, promete pagar su importe por
Cuando se aplican: Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o
Por qué es necesario: El vale es necesario porque es un documento comercial para pagar
un
producto ya sea un ion o un servicio la cual es el número de la compra tiene que aparecer
en el vale.
Para qué sirve: Para registrar adelantos a empleados, avances de dinero por diversos motivos
El libro de inventarios es aquel libro principal obligatorio que requiere una empresa para
para registrar las ventas de mercancía en el mes. Mensualmente se hace un balance general de
todos los inventarios para registrarse en el libro mayor. Este libro en su formato tiene seis
celdas las
en él deberá anotarse cuan- 396 do menos el Balance y el Estado de resultados que correspondan
analíticas del Balance debe integrar un cuaderno anexo al mismo que contenga cuando menos un
inventario que detalle las unidades y el costo de la existencia física de las mercancías
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LIBRO DIARIO
Este libro sencillamente registra las transacciones de la empresa diariamente, este debe ir
organizado de forma cronológica y debe cumplir con las reglas básicas de todo libro. Este es
un libro obligatorio para todas las empresas o comerciantes y debe ser registrado ante la
cámara y comercio para que sea legal. En la estructura de la hoja especifica la fecha, la
descripción, el debe y el haber. Para diligenciar un formulario del libro diario debes poner la
fecha en la que estas registrando la transacción, la descripción de la misma, y por ultimo si esta
Fecha de la transacción
Código de la cuenta contable que se está modificando
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LIBRO MAYOR
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El libro mayor cumple una función muy similar del libro diario con la diferencia que en el
libro mayor se obtiene el registro muy detallado de una cuenta en específico. Por esta razón la
acción correcta seria registrar la transacción o movimiento en el libro diario y después de esto
La función de este libro es registrar los movimientos del capital que realiza la empresa en la
caja. Se registran las entradas, las salidas, el capital disponible y si este capital es registrado en
cheques o en efectivo, esto se realiza con el objetivo de salvaguardar los activos de la empresa
la forma de anotar en este libro se divide por el debe y el haber; en el debe se anota cuando el
dinero ingresa, también cuando la empresa registra cheques girados a su cuenta corriente. En el
haber se anota cuando el dinero sale para pagar deudas, comprar mercancías, etc. De las dos
formas hay que describir y anotar en el libro que cuentas afecta y la fecha.
Este libro está ligado al de bancos ya que para verificar los movimientos de su empresa
Es un libro auxiliar el cual registra de forma cronológica organizada y detallada cada una de
las ventas realizadas de su producto o servicio, los soportes comerciales que lo respaldan son
las facturas, notas débito y crédito, etc. A través de este libro se obtiene el importe mensual del
impuesto general a las ventas el cual es considerado como impuesto retenido al cliente por las
ventas realizadas.
Este libro auxiliar registra los activos adquiridos por la empresa en objetos, es decir, todas las
compras que realice la empresa las deben registrar en este libro detalladamente con los soportes
Este registra el monto que recibe la empresa en efectivo, proveniente de las ventas y pagos
sin giro de cheques, en el formato de este tenemos especificado la fecha, el monto recibido, el
código de la cuenta que afecta y el nombre de la cuenta, y por ultimo si acredito o debita.
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BALANCE INICIAL
Definición: El balance inicial es aquel balance que se hace al momento de iniciar una
empresa o un negocio en el cual se registran los activos, pasivos y patrimonio con que se
construye e inician.
Que es: Es un estado demostrativo que se presenta al iniciar las actividades comerciales,
que posee el dueño del negocio o empresa.
Como: Lo primero que debemos registrar en el modelo de un balance general son los activos
circulantes o activos corrientes, que incluyen: caja, bancos, cuentas por cobrar e inventarios.
Los pasivos fijos deben también quedar registrados. Suma todas aquellas deudas que sean
contraídas a más de un año: créditos bancarios y documentos por pagar.
Cuando: se hace al momento de iniciar una empresa o un negocio, en el cual se registran los
activos, pasivos y patrimonio con que se constituye e inician operaciones. Sabemos que un
activo es todo bien o derecho que tenga la empresa.
Por qué: Porque son documentos obligatorios para el empresario, de gran importancia para
conocer la situación en que se encuentra la empresa, por lo que no pueden realizarse de
cualquier manera, sino que existe un modelo predeterminado al que debe ajustarse el
empresario. A ello nos referiremos más adelante al hablar de las Cuentas anuales
Para que: Para saber si es una pieza fundamental que sirve a un analista para decidir si
una empresa presenta una estructura sólida o no.
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Cada cuanto se renueva: Si se trata de matrícula, los datos deben corresponder al balance
de apertura. Si es renovación deben corresponder a los del balance a 31 de diciembre del año
anterior, incluyendo ajustes por inflación, aún en el caso de que se haga cortes semestrales. Los
datos deben expresarse sin decimales.
Definición: La cuenta corriente es un contrato entre un banco y un cliente que establece que
la entidad cumplirá las órdenes de pago de la persona de acuerdo a la cantidad de dinero que
haya depositado o al crédito que haya acordado. Dicha cuenta puede ser abierta y administrada
por una persona o por un grupo de personas; en este último caso, según las condiciones, todos
los individuos pueden estar habilitados para operar.
Que es: Es un contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos. Con una
cuenta corriente se puede disponer de los depósitos ingresados de forma inmediata a través de
talonarios, cajeros automáticos o la ventanilla de la caja o banco. Una cuenta que no genera
intereses a favor del titular.
Como: Para que un banco abra una cuenta corriente a un cliente, debe ser mayor de edad en
el caso de las personas y cumplir los requisitos que indique la institución financiera que haya
elegido.
Entre los requisitos que los bancos generalmente solicitan se cuenta que el cliente demuestre
solvencia económica para mantener fondos suficientes en la cuenta corriente y de esa manera
enfrentar los pagos de las operaciones que realice a través de la cuenta (usando cheques, tarjeta
de débito u otros).
Cuando: Si aún no tiene una cuenta bancaria a su nombre, probablemente deberá abrir
una para domiciliar su nómina. Es decir, abrir una cuenta a la vista (cuenta corriente o libreta
de ahorro) en un banco o caja en la que autoriza a su empresa a ingresar su salario cada mes.
Por qué: para abrir una cuenta corriente un banco debe solicitar, como mínimo, la
siguiente información al cliente: