OPTIMIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIO DE LA EMPRESA FAMAI SEAL JET

MEDIANTE LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA
SAP
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA
Cules son los problemas que ocasiona el sistema de inventarios actual de
FAMAI y porqu el software SAP sera una propuesta de solucin.

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La empresa FAMAI SEAL JET no cuenta con un sistema adecuado para el control
de inventarios, actualmente se utiliza el software PRAGMA pero est
provocando problemas.
Esta deficiencia en el software provoca que muchas veces la realizacin del
inventario tome ms tiempo de lo debido y retrase otras actividades, al tomar
mucho tiempo los trabajadores se cansan ms rpido y se sienten abrumados
porque adems tienen que realizar otras tareas, provoca tambin que haya
falta de stock de los tems ya que segn el sistema puede existir el tem en
inventario, pero en fsico no, esto porque se da un desfase entre el sistema y el
inventario fsico.
Se duplica el proceso para realizar la salida del tem, ocasiona confusiones
porque para un mismo tem hay doble denominacin.
Como se ve hay un gran desorden en el control de inventarios que se pretende
solucionar con la implantacin de un nuevo sistema ERP.

OBJETIVO PRINCIPAL

Identificar los problemas del actual sistema de inventarios de FAMAI y

justificar la implementacin del software SAP como una solucin a dichos
problemas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Explicar el proceso actual para el control de inventarios de FAMAI

PRESENTADO POR: Fiorella Martnez

Llerena

Analizar las necesidades de sistematizacin que presenta la empresa, el

entorno y los recursos con los que cuenta.
Analizar las ventajas de implementar el SAP frente al sistema actual de
inventarios
Justificar la eleccin del software e indicar las caractersticas tcnicas del
mismo
Contribuir al mejoramiento continuo de la empresa a fin de hacerla ms
competitiva

MARCO TERICO
Actualmente el control de inventario es un tema muy importante para las
empresas que quieren perdurar y sobrevivir en el mercado. La necesidad de
implementar el control dentro de una organizacin, es porque sta proporciona
un conjunto acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos
necesarios para llevar a cabo la razn social de una organizacin dentro de un
marco de productividad y calidad.
El inventario abarca toda la materia prima, el producto en proceso y los
productos terminados. El objetivo con el inventario es alcanzar el servicio al
cliente deseado con la mnima responsabilidad de inventario.
Las empresas tienen como objetivo principal satisfacer de manera amplia todas
las necesidades y expectativas de sus clientes. Es lo que se ha dado en llamar
calidad del servicio, la calidad del servicio, se est convirtiendo en nuestros
das en un requisito imprescindible para competir en las organizaciones
industriales y comerciales de todo el mundo.
Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una
tecnologa que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se
combinan. Asimismo, debe adoptar una organizacin y forma jurdica que le
permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y
ejerce sus derechos sobre los bienes que produce. La empresa crea
mecanismos de control e incentivacin de los gestores con autonoma directiva
que aminora las perdidas por comportamientos inconscientes con sus
objetivos. De esta forma, la calidad del servicio se convierte en un elemento
estratgico que confiere una ventaja diferenciadora y perdurable en el tiempo
a aquellas que tratan de alcanzarla.
Uno de los problemas que sufren las empresas de servicios relacionados a
industrias que requieren trabajos de corto plazo, proyectos que se tienen que
ejecutar de inmediato, esto conlleva a perder el control interno de la
organizacin. Es por esto que se hace un inventario de las malas prcticas
dadas en la implementacin de un sistema de gestin y obtuvimos que la falta

de un rgido control interno, trae como consecuencia evadir los procesos de

control, la cual hace que la informacin no sea procesada a tiempo y sea poca
confiable, la falta de planificacin previa para afrontar proyectos que se
necesitan ejecutar a corto plazo conlleva a la prevenir teniendo la necesidad de
desarrollar un proceso de control que permita afrontar lo requerimientos corto
plazo y de forma inmediata que exige este tipo de operaciones.
Se podra creer que ante un inventario alto, se maneja una provisin para el
cliente, la cual consistira en siempre tener habilitado el producto para
cualquier procesamiento de pedido que se realice. Esta mayor capacidad de
respuesta es muy positiva, pero se contrarresta con el aumento de sus costos.
Por lo tanto no solo se debe bajar el inventario para disminuir costos, porque
conllevara a perder eficiencia en la capacidad de respuesta.
Lo que se debe hacer es disear una estrategia que mantenga siempre una
inversin baja en inventarios, logrando la mxima rotacin de ste, por lo que
se piensa en la implementacin del sistema sap para mejorar el control de
inventario de la empresa Famai Seal Jet.
Las
organizaciones empezaron a comprometerse con polticas de cero
defectos y entregas just in time (justo a tiempo).Debido a la continua y
constante conexin en los negocios, se estableci un nuevo trmino entre
empresas, la administracin de la cadena de suministro.
El objetivo principal de la logstica, no solo es garantizar la conformidad de los
clientes con requisitos especficos garantizando la seguridad del producto a un
menor costo. Sino en comprender la manera de cmo el uso de la capacidad
logstica logra alcanzar una ventaja competitiva. Las organizaciones que logran
conseguir esta ventaja es por resultado de proporcionar un servicio superior a
sus clientes ms importantes, a travs del uso de esta tcnica que proporciona
informacin para monitorear las actividades en tiempo real. Debido a que esta
tcnica ayuda a identificar las posibles fallas operativas y facilita la correccin
de esta antes de su falla en el servicio de entrega.

MARCO CONCEPTUAL:
EL tomar decisiones deben estar preparados formulando nuevos esquemas que
beneficien y maximicen la empresa con el nuevo software , deben estar
informados a todo nivel, y el planeamiento como proceso debe estar vinculado
a los inventarios y capacidad de produccin, se deben crear estrategias y
objetivos para entender como el entorno afecta a la empresa, adems de los
valores de la organizacin para tener metas claras y darles el valor que
realmente tienen ya que son personas individuales con diferencias y

precisamente esas diferencias son las que se deben aprovechar con nuevos
mtodos de organizacin.
* Las estrategias tomadas se replantearan con el nuevo software
* El entorno empresarial, econmico, poltico y sociocultural, ecolgico y
cultural, es afectado por su rendimiento y el nuevo concepto que tendr.
* El objetivo financiero de la empresa se puede resumir en que a mayor
beneficio mayor valor de la empresa, es lo que se llama la maximizacin del
beneficio de inventarios.
* Relacin existente y multiplicidad entre la funcin de inventarios y
produccin.

* Las decisiones de inversin buscan una mayor rentabilidad y un riesgo bajo y

afectan econmicamente la estabilidad empresarial.

INVENTARIOS: Se toma los puntos ms importantes en el inventario.

Un conjunto de mercancas para comercializar.

Inventarios de materia prima
Inventarios de produccin en proceso
Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la
elaboracin del producto.
Inventarios de materiales y suministros
Inventarios de productos terminados
Compra de Materias primas secundarias, Artculos de consumo
destinados para ser usados en la operacin de la industria, Los artculos
y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos.
Comprende los artculos que han alcanzado su grado de terminacin
total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun
en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos.
Consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual
proceso de produccin
Inventarios de seguridad
utilizado para impedir la interrupcin en el aprovisionamiento causado
por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda.
Inventario Disponible
Es aquel que se encuentra disponible para la venta.
Inventario Agregado

Se aplica cuando al administrar las existencias de un nico artculo

representa un alto costo
Inventario en Cuarentena
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes
de disponer del mismo.
Inventario Estacinales
Se disean para cumplir ms econmicamente la demanda estacional
Inventario Permanente
Existencias cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor
de los stocks.
Por el aumento imprevisto de la demanda.
Inventario Perpetuo
Inventario Intermitente
Se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn
Inventario Inicial
Inventario Final
se realiza al dar comienzos a las operaciones
Se realiza al finalizar un periodo
se efecta varias veces al ao
Inventario Fsico
Es el real, cada una de las diferentes clases de bienes
Inventario Mixto
Son mercancas cuyas partidas no se identifican
Inventario de Productos Terminados.

PREGUNTAS DE INVESTIGACION
1. Quin se beneficia de la gestin del ERP?
2. Cul es la repercusin del manejo de un ERP dentro de la cadena de
abastecimiento?
3. Es mejor un manejo sistematizado para el control de stock?
4. Influye la problemtica en los dems departamentos de la
organizacin?
5. Las posibles causas con generadas por el mal manejo del personal?
6. Es necesario contar con personal especialmente capacitado para que
pueda hacerse una correcta gestin?
7. Se genera un riesgo significativo si no se da una correcta
administracin del software?
8. Se origina un impacto en la empresa que sea de envergadura?

JUSTIFICACION
Una de las tareas ms importantes de las operaciones logsticas es el manejo
de inventarios, la cual actualmente es coordinada por software, es esta parte
de dicha administracin lo que garantiza que los diversos procesos productivos

a desarrollarse se lleven a cabo en los tiempos ya pre establecidos, pero

muchas veces esto no se cumple; y por necesidad de tener todo en los tiempos
previstos, es que se generan mucha veces gastos innecesarios para subsanar
las emergencias.
Es por ello que esta investigacin se realiza con el objetivo claro de determinar
cmo repercute el actual sistema de administracin logstica de la empresa
Famai Seal Jet en el desarrollo de esta tarea de control y como esta cambiaria
para bien con la sustitucin del actual sistema por otro sistema integrado de
control, como lo es el SAP.
Tiene que resaltarse que el manejo de sus inventarios, es la base del desarrollo
de su actividad productiva, ya que todo inicia su proceso con pedidos o
requerimientos diversos, al ser esta administracin ineficiente, todo el proceso
es perjudicado en su desarrollo normal.

VIABILIDAD
Ya determinados los objetivos, las preguntas de investigacin y la justificacin
tenemos que determinar que esta investigacin sea viable para poder
realizarse.

Esta investigacin si se puede llevar a cabo ya que se dispone de mucha

informacin. Disponemos de libros y otras fuentes de la empresa como
tambin informacin de internet acerca del mal funcionamiento y
manejo del sistema de inventario actual de Famai Seal Jet SAC.
Esta investigacin no requerir de muchos recursos econmicos, por el
contrario se dispone ya de informacin suficiente por lo que nos
ahorramos muchos recursos econmicos.
La investigacin requiere de tiempo pero disponemos
del tiempo
necesario ya que la informacin de Famai acerca de sus inventarios y
acerca del software Sap nos ahorra mucho tiempo.

Por lo mencionado podemos determinar que esta investigacin es viable y no

tendremos muchos problemas en efectuarla

HIPTESIS GENERAL
Al tener FAMAI SEAL JET un sistema de inventarios muy errtico, la optimizacin
del mismo mediante un software especializado como el SAP permitir reducir
los problemas en el control de inventarios.

HIPTESIS ESPECFICAS

El actual manejo de inventarios provocara problemas para los

trabajadores de FAMAI.
El software PRAGMA podra ser la principal causa por la que el sistema
de inventarios no funciona de manera adecuada.
La implementacin del SAP permitir mejorar el control de inventarios en
FAMAI.
El sistema SAP reducir los costos y el tiempo que toma el manejo de
inventarios.
El sistema SAP actuara como un sistema integrador en el rea de
logstica

VARIABLES
Cuantitativas

Ordenes de trabajo afectadas por desabastecimiento de stock.

Ordenes de trabajo que se entregan al cliente fuera de la fecha pactada.
Costo adicional generado por la compra de artculos de prioridad con
stock inexistente.
Horas - hombre extras a realizarse para cumplimiento de plazos de
entrega.

Indirectas

Cambios en los requerimientos de los consumidores

Especificaciones adicionales a piezas que se requieren para produccin.
Ingreso de productos por primera vez.

Directas

Mal control de inventario por parte del personal.

Incorrecta administracin de partes de salida as como de entrada de
insumos a almacn.

DEFINICION CONCEPTUAL
VARIABLE
Eficiencia
Ordenes de trabajo
Costo por falta de
inventarios

DEFINICION
Capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una
funcin (Bardhan 1995)
Documento que se entrega a un encargado con las
especificaciones del trabajo a realizar (Mundel 1983)
Costo generado por tener que retirar una unidad de inventario

y no se tiene en existencia (Chvez 1995)

Horas- hombre

Cantidad de horas trabajadas por cada trabajador (Rodrguez

1998)
Proceso continuo de enseanza-aprendizaje mediante el cual
se desarrollan habilidades( Reza 2007)

Capacitacin del
personal
Tiempo para elaborar
Tiempo que se emplea revisando si el inventario coincide en
revisin de
sus entradas y salidas e ingresarlo al sistema (Medina 2002)
inventario
DEFINICIONES OPERACIONALES
VARIABLE
Eficiencia

Ordenes de trabajo
Costo por falta de
inventarios
Horas- hombre
Capacitacin del
personal

DEFINICION
Gua de elaboracin y usos de inventarios (Western Govenors
Association) KPIs que se utilizan para medir el rendimiento
de un sistema, relacionado con el cumplimiento de los
pedidos, existencias disponibles, velocidad y reduccin de
errores.
Tasa de ordenes de trabajo relativas en comparacin con el
periodo anterior
Soles al mes que se incurren por no tener existencias
suficientes en inventario.
Cantidad de horas trabajadas por cada trabajador. Registro de
trabajo semanal de la empresa.
Horas totales dedicadas a la capacitacin del personal para el
mejoramiento del control y manejo de inventarios. Registro de
Recursos Humanos de la empresa en capacitacin.

Tiempo para elaborar

Tiempo que se emplea revisando si el inventario coincide en
revisin de
sus entradas y salidas e ingresarlo al sistema.
inventario
DISEO:
-Experimental:
Se debe observar y analizar detenidamente las desventajas en costos hombre
mquina, el retraso del pedido, prdida inventario y lo que conlleva estas
situaciones para la empresa y su administracin como afecta laboralmente
reputacin tanto de sus empleados como general ante el mercado de un
problema existente, del presente e identificado.
-No experimental:

-Transeccional Descriptivo:

Se tendr un mejor control de inventarios, evitando muchos otros

problemas derivados de este, el SAP software se manejara y
aprovechara todas sus cualidades para esta labor.
La tasa de ordenes se reducir agregando tiempo y valor a la
produccin.
Los costos se estabilizaran en uno solo y no tendr variantes ms de las
que proponga el mercado inicial en materia prima.
Una significativa reduccin en los costos de hora hombre nos permitir
considera como ingreso este ahorro, eliminando todo acto de un pago
adicional por culpa de inventarios inexistentes que crean horas extras en
la entrega de pedidos por incumplimientos del plazo.

-Transeccional Causales:

La falta de inventario e inexistente se relaciona con los costos de horas

-hombre
Una mala administracin y baja capacitacin con los problemas
plateados y software que est siendo utilizado.
La capacitacin se ver como inversin y ahorro en la empresa por la
reduccin del costo hora hombre.

-Longitudinal:
-Evolucin: Ya con las variables determinadas se medir por muestreo de
toda la informacin recopilada como afectara y cmo ser la evolucin del
software SAP en un tiempo determinado que suma la capacitacin y tiempo
suplementario de adaptacin del nuevo sistema y se sacar un resultado
cuantitativo.

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

El cronograma del proyecto es vital para el control de las actividades,
avance del proyecto y aplicacin de medidas correctivas. Para lo cual
se desarroll un diagrama de Gantt, donde se planifico la
implementacin del SAP en la empresa Famai Seal Jet. Este diagrama
incluye las etapas de implementacin as como las tareas realizadas
en cada una de ellas.

FASE

FECHA
INICIO

FECHA
CIERRE

HOJAS DE
TRABAJO

Diseo conceptual

04/01/201
5

01/02/2015

143

Diseo detallado

02/02/201
5

02/02/2015

123

Preparacin al
productivo

25/02/201
5

25/02/2015

171.5

Entrada en
productivo

05/04/201
5

05/04/2015

409