UNIVERSIDAD POPULAR DE NICARAGUA

FACULTAD DE INFORMATICA
SEDE MASAYA

1
 I. INTRODUCCIÓN

La necesidad creciente de comercializar cada día mayor cantidad de produc-

tos y servicios, requiere de técnicas y elementos que faciliten su desplazamiento

hacia los mercados potenciales de clientes.

Las bases de datos constituyen un instrumento de mucha utilidad en las

empresas, es por ello que en la empresa MIN SUPER PLAZA EL CHACALAZO.

surge la necesidad de controlar las tareas que son muy rutinarias o sobre las cuales

no se tiene control, como son el orden, la manipulación de datos, la seguridad de los

datos, etc. Esto lleva a dar soluciones que faciliten la operación de las tareas

mediante la construcción de una base de datos que pueda satisfacer las necesidades

de su mercado en menor tiempo, brindando así una mejor calidad en los servicios.

Necesidad del desarrollo de un sistema d e base de datos que permita a la

MIN SUPER PLAZA EL CHAVALAZO poder controlar de manera eficiente los

productos, el levantamiento de pedidos y el control de la facturas.

Es necesarios, la Definición Conceptual del Sistema en la cual se describen las

características generales de la empresa, Descripción de la Información en la cual
se detallan las funciones principales del Sistema.
Posteriormente se muestra el Modelo conceptual Una vez expuesto el

Modelo Conceptual se presenta el Modelo Entidad Relación explicando cada uno

de sus componentes, partiendo de esto y al finalizar se describe el Modelo

Relacional con la explicación de las tablas obtenidas.

2
 El presente información se presentan el objetivo de la necesidad de la MIN

SUPER PLAZA EL CHAVALAZO de contar con un Sistema de Bases de Datos que

le permita lograr la eficiencia en el control de los productos con los que

comercializa.

1.1 Empresa

La empresa denominada MIN SUPER PLAZA EL CHAVALAZO . Surge en el

mes de febrero del 2010.

La misión es competir en el ramo Mini súper, proporcionando al cliente

artículos de calidad Granos Básicos, Gaseosas, golosinas, Licores, etc. De marcas

nacionales y extranjeras.

3
Antecedentes

Desde su creación, la empresa ha tenido como uno de sus objetivos principales

satisfacer las necesidades del cliente y hacer una cartera de clientes cada vez

mayor

En relación al control de facturación, la información se elaboraba

manualmente en archivos de papeles, y en consecuencia generaba una labor tediosa

encontrar información, ocasionando demoras en los servicios.

Refiriéndose a la facturas, el control de las ventas se llevaba a cabo

poniendo toda la responsabilidad en la capacidad de memoria del gerente,
que como consecuencia, generaba conflictos en los pagos.
El control de la cartera de clientes se realizaba en un archivo de Excel en el

cual se anotaba el nombre, teléfono, dirección y pedidos del cliente, con la

dificultades de que la información continuaba dispersa y para poder surtir un

producto se tenía que consultar a varias fuentes, de las cuales el acceso no era

sencillo, ya que ésta computadora se encuentra en la planta alta del local de la

empresa.

Organización de la empresa

La empresa organiza a su personal de la siguiente manera:

1. GERENTE: Encargado de dirigir al personal y autorizar todas las

operaciones dentro de la empresa y de administrar los diferentes

recursos de la misma.

FUNCIONES

a) Iniciar operaciones

b) Revisar agenda de cobros y pagos

c) Iniciar registro de caja

4
d) Atención a proveedores

e) Hacer o verificar el correcto corte de caja

f) Elaborar cartera de clientes

g) Realizar operaciones bancarias

h) Supervisión de inventario

i) Revisión del ingreso de mercancía y su facturación

j) Autorización de movimientos materiales o financieros

2. SECRETARIA: Encargada de las labores administrativas.

FUNCIONES

a) Organizar agenda

b) Contactar proveedores

c) Revisar cobros de clientes y pagos a proveedores

d) Atención telefónica en general

e) Control de remisiones y facturas de efectivo y crédito

f) Relación de gastos por facturación de proveedores

g) Captura de información

3. CAJERO: Encargado de cobros en mostrador.

FUNCIONES

a) Iniciar registro de caja

b) Hacer corte de caja diario

c) Atención de clientes en el mostrador en caso de ser necesario

d) Control de remisiones y facturas

4. EJECUTIVO DE VENTAS: Encargado de ventas en general.

5
FUNCIONES

a) Venta de productos en mostrador o por teléfono

b) Seguimiento de cartera de clientes

c) Emisión de facturas y remisiones

d) Entrega de mercancía

e) Elaboración de inventario (manual)

f) Recibir y organizar mercancía de nuevo ingreso

g) Mantenimiento del lugar de trabajo y medios de transporte del mismo

5. COBRADOR: Encargado de cobros a clientes

FUNCIONES

a) Mantenimiento del lugar de trabajo

b) Realizar ruta de cobros a clientes

c) Compra y recibo de mercancía

d) Reparto de mercancía a clientes

e) Atención de clientes en mostrador en caso necesario

f) Organización de productos en el almacén y en el mostrador

6. VIGILANTES: Encargado de la seguridad del lugar de trabajo

FUNCIONES

a) Asegurar el lugar de trabajo

b) Revisar los dispositivos de seguridad ( malla eléctrica, candados y puer-

tas)

c) Mantener el espacio destinado a estacionamiento

6
 Recursos Materiales de la empresa

Dos camionetas

Una caja registradora

Fax

4 líneas telefónicas

Un conmutador

Tres equipo de cómputo.

Una impresora.

Papelería en general.

Necesidad de controlar los procesos de negocio.

Una necesidad básica es dar al cliente una atención rápida, lo cual requiere de

tener en una o varias computadoras una base de datos con los productos

disponibles para evitar la pérdida de tiempo en las búsquedas de existencia de los

productos así como sus características, que incluyen el precio, marca, color, etc.

Principales Procesos de Negocio de la empresa.

¿Qué son los procesos de negocio?

Los procesos de negocio consisten en las tareas que debe realizar una empresa

si quiere seguir funcionando: realizar ventas, pagar a empleados y acreedores,

controlar el inventario, etc.

Ventas

Pago de nómina

Pagos a acreedores

Altas a nuevos trabajadores

7
 Altas a nuevos clientes

Control de Inventario

Beneficios de la base de datos a la empresa.

Las ventajas de un sistema de base de datos sobre los métodos tradicionales

de mantener los registros en papel es que una base de datos es compacta, rápida,

menos laboriosa y actual.

Con todo, existe una ventaja adicional: El sistema de Base de Datos ofrece a

la empresa un control centralizado de su información.

La información es uno de los recursos más valiosos de una empresa. Así en

Un comercio sin un sistema de este tipo, cada aplicación tiene por lo regular sus

propios archivos privados de manera que los datos están muy dispersos y con

seguridad son difíciles de controlar en cualquier forma sistemática.

8
 Especificación de Requisitos

Las bases de datos constituyen un instrumento de mucha utilidad en las

empresas. Esto lleva a dar soluciones que faciliten la operación de las tareas

mediante la construcción de una base de datos que pueda satisfacer las

necesidades de su mercado en menor tiempo, brindando así una mejor calidad en

los servicios, por lo cual, este proyecto tiene como objeto crear un sistema de Bases

de Datos para llevar el control de facturación, teniendo la capacidad de manejarse

en red.

Requerimientos del Sistema

El Sistema de Base de Datos requiere en principio de una computadora

Procesador I3, disco duro de 500 gb, Memoria de 4Gb, con el Sistema Operativo

Windows Seven , Visual net 2012 y SQL SERVER 2012.

El software necesario para realizar el Sistema es:

• Servidor de Sql Server 2012.
. Visual Basic net 2012

9
Definición Conceptual del Sistema

El Sistema será una base de datos que lleve el control y administración de la in-

formación que se tiene dentro del MIN SUPER PLAZA EL CHAVALAZO para así

facilitar el manejo de servicios, clientes y trabajadores dentro de ésta, teniendo

como funciones principales:

• Cartera de clientes actualizada.

• Control de las facturas de Productos.

• Control del inventario.

• Información de los proveedores.

La recopilación de la información se hizo a través de entrevistas con el cliente,

en las cuales se discutieron las necesidades de la empresa, ya que esta no cuenta

con una organización eficiente que le permita realizar sus procesos de negocio con

la suficiente rapidez y efectividad, causando con esto una demora en la atención a

clientes.

La empresa realiza sus procesos en forma manual, es decir, tiene un cajero que

utiliza una caja registradora que luego imprime en un papel el total de la venta pero

esta no se registra en ninguna base de datos. las ventas se realizan en forma manual

y la actualización del inventario se hace de la misma manera, lo que provoca que el

control de las ventas e inventario no sea exacto ni actualizado, por otro lado, la

cartera de clientes y la información de proveedores está en una hoja de cálculo en

Microsoft Excel, la cual solo contiene la información personal del cliente y de los

proveedores.

Teniendo esta información, se obtuvieron los requisitos del Sistema, los cuales

se explicarán en la siguiente parte.

10
Descripción de la Información.

Las funciones principales del sistema son:

Dar de alta a clientes.

Calcular totales.

Aplicar descuentos.

Dar de baja a clientes.

Calcular las existencias.

Calcular la nómina.

Dar de alta a trabajadores.

Dar de baja a trabajadores.

Dar información de productos.

Controlar información de proveedores.

11
Modelo Entidad – Relación

Municipio Ciudad Hora

Colonia CP Fecha

Calle Tel1
Empleado Factura Monto
Nombre Tel2

Id_empleado Hecha
Cargo Id_ventas
por
Sueldo
Fechaingreso

Id_linea Cantidad

Contiene
Descuento lineaproducto Id_categoria

Importe Categoria

Regista

Nombre
Id_producto Tiene

Marca Producto
Tiene
Preciou

Id_marca Existencia Características

Precioc

Nombrec Calle
Nombrec Calle
Nombre Colonia
Nombre Colonia
Municipio
Municipio Id_prov
Id_cliente Proveedor
Cliente Ciudad
Ciudad Fax
Fax CP
CP Tel3
Tel3
Tel2 Tel1
Tel2 Tel1

Figura2.8 Modelo Entidad Relación.

 El modelo consta de 8 entidades con sus respectivas relaciones y tributos,

a continuación se explican cada una de las entidades con su nombre, función y sus

atributos.

Entidades

Entidad: Empleado

Contiene la información de la nómina.

Atributo Descripción

Nombre Nombre del empleado

Calle Calle

Municipio Municipio.

Ciudad Ciudad

Tel1 Teléfono

Tel2 Teléfono alternativo

Cargo Puesto ocupado en la empresa

Fechaingreso Contiene la fecha en que el empleado ingresa a la empresa

Sueldo Salario Mensual

Id_empleado Identificador único por empleado

Tabla 2.1 Empleado

Entidad: Ventas.

Contiene información relacionada con una venta.

Atributo Descripción

Hora Hora en que se realiza la venta

Fecha Fecha en que se realiza la venta

 Monto Costo total de los productos comprados en una venta

Id_ventas identificador único de la venta

Tabla 2.2 Empleado

Entidad: Producto.

Contiene la información general de un producto.

Atributo Descripción

Características Información extra del producto

Preciou Precio unitario en que se vende el producto

Precioc Precio en que se compra el artículo

Nombre Nombre del producto

Existencia Total de existencia de un producto

Id_producto identificador único de un producto

Tabla 2.3 Producto

Entidad: Marca

Contiene las marcas existentes de los productos.

Atributo Descripción

Id_marca Identificador de la marca

Tabla 2.4 Marca

Entidad: Categoría

Contiene las categorías en que se dividen los productos

Atributo Descripción

Id_categoría Identificador de la categoría del producto

Tabla 2.5 Categoría

Entidad: lineaproducto

Es encargado de llevar la cantidad y el descuento en caso de existir de cada

uno de los productos contenidos en una venta.

Atributo Descripción
 Descuento Contiene el descuento hecho a cada uno de los productos

Importe Importe del producto

Cantidad Cantidad solicitada por producto.

Id_linea Identificador único de lineaproducto

Tabla 2.6 Empleado

Entidad: Cliente

Contiene los datos personales de un cliente.

Atributo Descripción

Nombre Nombre del cliente

Nombrec Nombre de contacto

Municipio Municipio

Ciudad Ciudad

Tel1 Teléfono uno

Id_Cliente identificador único del cliente

Tabla 2.7 Cliente

Entidad: Proveedor

Contiene la información personal del proveedor.

Atributo Descripción

Nombre Nombre del proveedor

Nombrec Nombre de contacto del proveedor

 Municipio Municipio

Ciudad Ciudad

CP Código Postal

Tel1 Teléfono uno

Id_proveedor Identificador único del proveedor

Tabla 2.8 Proveedor

Relaciones.

Hasta ahora solo se han mencionado las entidades y sus atributos, a

continuación se muestra la relación que hay entre ellos y su conectividad,

expresando la conectividad de la siguiente manera:

Uno a Muchos: 1:M

Muchos a 1: M:1

Entidad Relación Conectividad Entidad

Ventas Hecha por M:1 Empleado

Ventas Contiene 1:M Lineaproducto

Lineaproducto Registra M:1 Producto

Categoría Tiene 1:M Producto

Marca Tiene 1:M Producto

Relaciones
Modelo Relacional
El modelo Relacional se obtuvo del Modelo Entidad Relación, a continuación se
presentan las tablas que se obtuvieron solamente del nombre de la entidad y sus atributos:

Tablas Empleado, Cliente, Proveedor, Marca, Categoría

Empleado Tipo Cliente Tipo Proveedor Tipo

Marca
id_empleado Tipo
varchar(5) Categoría
id_cliente Tipo
varchar(5) id_prov varchar(5)

Id_marca
nombre Varchar(30)
varchar(60) Id_categoria
nombre varchar(30)
varchar(60) nombre varchar(60)

Direccion varchar(30) nombrec Tablas Empleado,

varchar(60) Cliente, Proveedor,
nombrec Marca,
varchar(60)
Categoría
cargo varchar(15) Municipio varchar(30) Municipio varchar(30)

Activo Bit Ciudad varchar(15) Ciudad varchar(15)

tel1 varchar(17) CP varchar(5) CP varchar(5)

fechaContrat Date tel1 varchar(12) tel1 varchar(12)

acion
fax varchar(12)
sueldo Flota
Tabla Producto

A continuación se presenta la tabla producto, la cual contiene la llave

foránea de la tabla marca y categoría, ambas se obtuvieron de una relación uno a

muchos especificada en el modelo anterior.

Producto Tipo
id_producto Varchar(10)
nombre varchar(40)
preciou float
precioc float
caracteristicas varchar(100)
existencia float
id_marca Varchar(30)
id_categoria Varchar(30)
Tabla 2.11 Producto

Tabla Facturas

La tabla ventas contiene la llave de la tabla empleado debido a la existencia de

una relación muchos a muchos.

Facturas Tipo
id_ventas Int
Monto Flota
Fecha Date
Hora Time
id_empleado Varchar(5)
Tabla 2.12 Ventas
Tabla Lineaproducto

LineaProducto contiene tres llaves foráneas ya que existe una relación mu- chos

a uno con las tablas ventas, y producto.

lineaproducto Tipo
id_linea int
descuento Int
cantidad float
id_ventas int
id_producto varchar(10)
importe float
Lineaproducto