TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL

OFICINA PRODUCTORA: DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
CODIGO: TRD1002 FECHA DE APLICACIÓN:

Tiempo de
CÓDIGO Soporte Retención Nivel de Clasificación Disposición Final
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
(Mes*, Año)
Serie Subserie F E AG AC P I C CT E D S
La serie documental, corresponde a los informes
emitidos periódicamente al Comité Financiero y
de Control y a la Gerencia General sobre la
Informes de Comité Financiero y de Control X X 7 A X actividad de Auditoria Interna en lo referido a
exposiciones de riesgo relevantes y cuestiones de
control para los diferentes procesos evaluados,
cuestiones de Gobierno Corporativo y otros
SR123 INFORMES DE AUDITORIAS
aspectos necesarios o requeridos por el Comité y
la Gerencia.

Finalizado el tiempo de retención en archivo

Memorandos de Auditoria X X 7 A X central los documentos se digitalizan para
consulta y evidencia de la actividad y se eliminan
los soportes físicos.

Análisis de registros en Cuentas Contables (Entre

otras: Inversiones, C x C, Inventarios, C x P, X X A
Patrimonio, Gastos, Varios u otros).
Realización de Ajustes. X X A
Registro de provisiones. X X A

Elaboración de Conciliaciones (Bancos y Cuentas

X X A
por pagar).

Elaboración de Notas débito y crédito. X X A

Inventarios físicos semestrales. X X A
Análisis de Cuentas Contables (Entre otras:
Inversiones, C x C, Inventarios, C x P, X X A
Patrimonio).
Apertura y cierre de periodos contables. X X A
Reportes a entidades externas. X X A

Modificaciones en la parametrización del sistema. X X A

Emisión de certificados tributarios a proveedores. X X A

Preparación y presentación de Declaraciones

X X A
Tributarias.

Proceso de causación de ingresos frente a la

operación específica de la cooperativa en cada X X A
sede.
Imputación a Centros de Costo. X X A
Estado de cuenta definitivos de asociados. X X A

Manejo y administración de soportes contables y

X X A
libros oficiales.

Evaluación al procedimiento utilizado para

X X A
prevención del lavado de activos

Evaluación de activos diferidos X X A

Revisión y calculo registro 4 x mil operaciones

X X A
financieras

Análisis de variaciones estados financieros X X A

Evaluación de normatividad contable y tributaria X X A

Análisis proceso de aplicación de descuentos por

X X A
convenios realizados o metas alcanzadas.
Análisis del proceso de monitoreo, administración
X X A
y rotación de inventario.

Análisis procesos de traslados de mercancías. X X A

Asignacion de precios de venta. X X A

Analisis seguimiento en la vigencia de ordenes de

X X A
compra.
Evaluación devoluciones a proveedores por baja
X X A
rotación.

Evaluación y aceptación de nuevos proveedores. X X A

Manejo de convenios o mercancías en

X X A
consignación.
Análisis proceso de segregación de funciones para
el proceso de compras de productos populares y X X A
éticos.
Análisis proceso de costeo de mercancía X X A

Análisis proceso de asignación de precios de venta. X X A

Manejo y administración de obsequios en
productos promocionales, publicitarios o por X X A
cumplimiento en ventas
Elaboración de notas crédito y débito. X X A

Análisis proceso de ingreso de mercancía X X A

Análisis proceso de almacenamiento de mercancía. X X A

Análisis cumplimiento de normatividad para

X X A
productos farmacéuticos y populares.
Análisis administración y salvaguarda de
X X A
existencias.

Análisis proceso de despacho de mercancía. X X A

Manejo y administración de obsequios en

X X A
productos para la venta.
Análisis proceso de devolución de mercancía a
X X A
proveedores.
Análisis proceso de devolución de mercancía de
X X A
asociados.
Análisis seguimiento proceso de reclamos de
X X A
asociados.
Análisis asignación de productos para despacho
X X A
automático.
Participación en los inventarios físicos semestrales
X X A
(Incluye evaluación de sus resultados).
Análisis proceso de asignación y control de rutas
X X A
de despacho.

Administración de stock máximos y mínimos. X X A

Evaluación de capacidad instalada. X X A

Revisión a contratos de transporte. X X A

Elaboración toma física de productos alto costo,

X X A
controlados y tarjetas.
Revisión al procedimiento de inventarios cíclicos
X X A
implementado por contraloria
Análisis adecuada marcación y/o identificación de
X X A
productos.
Verificacion de la vigencia del registro sanitario de
X X A
la mercancia
Verificacion del lote y fecha de vencimiento de la
X X A
mercancia en el area de surtido y almacen
Revisión al procedimiento para el manejo de
X X A
sobrantes y faltantes de mercancia en bodega.
Análisis cumplimiento a la resolución 3673 de
X X A
2008 - Trabajo en alturas.

Análisis de movimientos de inventario. X X A

Elaboracion toma fisica de obsequios.(inventario

X X A
obsequios diferentes a productos regular)
Revision al procedimiento utilizado para dar
cumplimiento a los controles sobre seguridad X X A
industrial y salud ocupacional.
Analisis procedimiento de revision, mantenimiento
X X A
y calibracion de instrumentos de medicion

Revision e inventario fisico de repuestos KNAPP X X A

Evaluación manejo sistema Vocollet X X A

Evaluación del proceso de Facturación de

X X A
mercancia a traves del sistema Knapp
Análisis del registro "estado bloqueado" en la
X X A
cuenta de inventario.
Revision procedimiento de salida de mercancía de
X X A
bodega

Análisis compra y venta de cartón X X A

Análisis comportamiento, razonabilidad y

X X A
frecuencias de viaje de rutas.
Evaluacion del nuevo proceso de entrega
sistematizada de pedidos a través de la X X A
transportadora.
Manejo de inventarios de artículos para consumo
X X A
interno.

Administración y manejo de cartón. X X A

Proceso de recibo, almacenaje y entrega de

X X A
dotaciones al personal

Activos fijos o para dar de baja. X X A

Evaluación del procedimiento para compra de

X X A
activos fijos.
Evaluación medidas de control productos alto La serie refleja el conjunto de los papeles de
X X A
costo y controlados. trabajo que contienen la información obtenida por
Evaluación medidas de seguridad de personal en el auditor en su revisión, así como los resultados
X X A de los procedimientos y pruebas de auditoría
bodega.
aplicados; con ellos se sustentan las
Liquidación de notas debito y crédito por eventos . X X A observaciones, recomendaciones, opiniones y
conclusiones contenidas en el informe
SR151 PAPELES DE TRABAJO 5 7 X X
Costeo de productos de marcas propias y precios correspondiente.
X X A
de venta a asociados.
Finalizado el tiempo de retención en archivo
Análisis elaboración, ejecución y administración central los documentos se digitalizan para
X X A
de los contratos de maquila. consulta y evidencia de la actividad y se eliminan
los soportes físicos según procedimiento SGA-SG-
Administración de inventarios de marcas propias. X X A 08 divulgado en la herramienta Strategic Adviser.

Análisis cumplimiento de normatividad sobre

X X A
productos farmacéuticos del portafolio.
Cumplimiento de requisitos de ley para
X X A
importaciones.

Eventos promociónales marcas propias X X A

Supervisión de materias primas controladas por el

X X A
estado para la elaboración de productos ICOM.

Revisión de procedimiento de salidas ICOM X X A

Liquidación de comisiones por ventas. X X A

Seguimiento al cumplimiento de presupuestos. X X A

Cumplimiento de controles de maquila con

X X A
terceros.
Evaluación del procedimiento para legalización de
X X A
gastos de viaje.

Elaboración de notas debito o crédito por eventos. X X A

Proceso de facturación por actividades para

X X A
asociados.
Proceso de evaluación y selección de proveedores
X X A
de bienes o servicios.
Revisión a la ejecución presupuestal para
X X A
conceptos propios del departamento.

Evaluación de la ejecución presupuestal de gastos. X X A

Evaluación del cumplimiento del procedimiento

X X A
para estudio e ingreso de asociados.
Cumplimiento de cronogramas y actividades del
X X A
área.
Evaluación del procedimiento para legalización de
X X A
gastos.
Analisis procedimiento establecido para ingreso
X X A
de preasociados.
Análisis procedimiento establecido para formalizar
X X A
relaciones comerciales con las aseguradoras
Análisis liquidación y manejo de seguros
X X A
institucionales.
Análisis proceso para efectuar reclamaciones por
X X A
siniestros.
Análisis proceso de liquidación, pago y cobro de
pólizas de: Vida, Automóviles, Mercancías, X X A
Deudores, Exequial, entre otras.
Proceso de liquidación, pago y cobro por servicio
X X A
EPS , Medicina Prepagada.
Análisis procesos de conciliación servicios
X X A
prestados por el área de seguros.
Revisión al procedimiento de elaboración de notas
Débito y Crédito hacia aseguradoras y con X X A
asociados.
Análisis proceso de facturación, notas débito y
X X A
crédito para asociados por actividades recreativas.
Revisión a la programación planeada para
asociados, efectuando análisis de gestión sobre
X X A
las actividades de capacitación y recreación
definidas para el año.
Análisis sobre el procedimiento de liquidación de
X X A
nómina y parafiscales.

Análisis cumplimiento de normatividad laboral. X X A

Asignación, Administración y entrega de

X X A
dotaciones al personal.
AProceso de contratación y desvinculación de
X X A
funcionarios.
Revision procedimiento de liquidacion y pago de
X X A
personal temporal a nivel nacional.
Revision procedimiento de liquidacion y cobro de
X X A
incapacidades a las EPS
Evaluacion al procedimiento utilizado por la
administracion para hacer seguimiento al clima X X A
organizaciónal.
Analisis proceso capacitacion funcionarios. X X A

Evaluación proceso de administracion y manejo

X X A
de carpetas de funcionarios.

Análisis comportamiento de horas extras X X A

Evaluación cumplimiento resolucion 2346 de 2007

X X A
Evaluaciones Medicas Ocupacionales

Análisis manejo de caja menor. X X A

Evaluación del procedimiento de cancelación

X X A
facturas de transporte de mercancía.
Análisis proceso de evaluación y selección de
X X A
proveedores de bienes o servicios.
Análisis proceso de compras para consumo
X X A
interno.
Administración y manejo de correspondencia y
X X A
mensajería.
Administración de inventarios de artículos de
X X A
aseo, cafetería y papelería.
Evaluación al cumplimiento del procedimiento de
X X A
legalización de gastos de viaje.
Análisis proceso de pago de proveedores de
X X A
servicios generales.
Análisis del proceso de administración y
X X A
disposición de activos no utilizados en operación

Evaluación centro de costos de servicios generales X X A

Análisis al seguimiento en el cumplimiento de

X X A
contratos.
Evaluacion al procedimiento de compra y entrega
X X A
de bonos y/o tarjetas de regalo a funcionarios
Análisis procedimiento de aplicación de
X X A
descuentos obtenidos por compras.
Evaluación del procedimiento de administración
X X A
de activos fijos de la cooperativa.
Análisis al proceso para dar de baja activos fijos
X X A
de la Cooperativa.
Evaluación del plan estructurado de la dirección
X X A
de seguridad de la cooperativa.
Revisión de los procesos propios establecidos
para asegurar las instalaciones fisicas y de X X A
regionales por parte de la Dirección de Seguridad.
Revisión de los procedimientos formalizados ante
Organización y Métodos con sus respectivos X X A
controles y del
Evaluación formatos.
procedimiento establecido por la
Dirección de seguridad para revisar el proceso de
X X A
ingreso, permanencia y salida de funcionarios y
terceros en del
Evaluación la cooperativa
seguimientoy que
regionales.
debe realizarse
por parte de la dirección de seguridad a todos los X X A
contratos de vigilancia a nivel nacional.
Evaluación del cumplimiento legal en el sistema
X X A
de seguridad implementado por la Cooperativa.
Evaluación del proceso de administración de
datos con funcionarios y terceros, según la X X A
normatividad vigente.
Evaluar el cumplimiento del procedimiento para
elaboración, seguimiento de contratos con X X A
terceros.
Revisar el cumplimiento de la normatividad
vigente para el manejo de marcas propias, X X A
eventos entre otros.
Evaluar el manejo para cartera de ex asociados. X X A

Evaluar el manejo por posibles contingencias

laborales, tributarias y legales.
Evaluar el manejo dado en las garantías
establecidas para el otorgamiento de créditos o X X A
cupos de consumo.
Análisis manejo de provisiones y contingencias
según NIIF.

Revisiones casos especiales

Pruebas automáticas AIS

Evaluación de la ejecución presupuestal de gasto X X A

Análisis gestión de solicitudes de compra
efectuadas al departamento de sistemas por los
diferentes departamentos de la cooperativa
Registro de visitas a regionales y/o bodegas X X A

Esta serie de documentos, corresponden a los

planes anuales estructurados de auditoria flexible
mediante la utilización de una apropiada
metodología basada en riesgos, incluidos los
riesgos identificados por la administración de
PROGRAMA ESTRUCTURADO DE Coopidrogas.
SR167 Programa X X 5 7 A X X
AUDITORIA
Finalizado el tiempo de retención en archivo
central los documentos se digitalizan para
consulta y evidencia de la actividad y se eliminan
los soportes físicos, según procedimiento SGA-SG-
08 divulgado en la herramienta Strategic Adviser.

La serie documental, contiene aquellos

Actas de Reunión X X A documentos suministrados por la administración
en el proceso de implementación de NIIF en la
PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN Cooperativa.
DE NORMAS
SR181 5 7 X X
INTENTERNACIONALES DE Finalizado el tiempo de retención en archivo
INFORMACIÓN FINANCIERA - NIIF central los documentos se digitalizan para
Memorandos de Recomendación X X A consulta y evidencia de la actividad y se eliminan
los soportes físicos, según procedimiento SGA-SG-
08 divulgado en la herramienta Strategic Adviser.

Comunicaciones X X A La serie documental, corresponde a aquellas

solicitudes de información necesarias para la
realización de cualquier auditoria.
REQUERIMIENTOS DE
SR196 5 7 X X Finalizado el tiempo de retención en archivo
INFORMACIÓN
central los documentos se digitalizan para
Memorandos X X A consulta y evidencia de la actividad y se eliminan
los soportes físicos, según procedimiento SGA-SG-
08 divulgado en la herramienta Strategic Adviser.

CONTROL DE
S ERIES , S UBS ERIES Y TIPOS DOCUM ENTALES TRADICIÓN DOCUM ENTAL TIEM POS DE RETENCIÓN NIVEL DE CLAS IFICACIÓN DIS POS ICIÓN FINAL
ACCESO

P - Público B - Bajo
F - Documento físico AG: Archivo Gestión Años ( ) CT- Conservación Total D- Digitalización
CODIGO S ERIES : NEGRILLA M AYUS CULA S OS TENIDA S UBS ERIES : Neg rilla M ayú scu la in icial Tip os d ocu men tales I - Interno M - Medio
E - Documento electrónico AC: Archivo Central Meses ( * ) E - Eliminación S - Selección
C - Confidencial A - Alto

Aprobación Comité de Gestión

Elab oración : Ap rob ación of icin a p rod u ctora: Acta d e Comité N°: Fech a:
Documental :

F-SGA-SG-57