TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA ADMINISTRATIVA

OFICINA PRODUCTORA: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
CODIGO: TRD1330 FECHA DE APLICACIÓN:
Tiempo de
CÓDIGO Soporte Retención Nivel de Clasificación Disposición Final
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
(Mes*, Año)
Serie Subserie F E AG AC P I C CT E D S

Bd tarjetas de acceso X A La serie refleja el control de accesos a la

organización con el fin de garantizar la seguridad
de todos los que intervienen en sus diferentes
procesos, estos documentos son considerados
Denuncio y soporte de pago X A como control de las actividades realizadas por el
área.

Terminado el tiempo de retención el tipo

Instrumentos de control de documental "Bd tarjetas de acceso" se
SB066 5 X
acceso Registro de entrega de tarjeta de proximidad conserva totalmente en el equipo de cómputo del
asociada al sistema de control de acceso y X M proceso, pues su contendio posee valor
seguridad. secundario e histórico del control de seguridad de
la Cooperativa. Se recomienda realizar copias de
seguridad constantemente.

Terminado el tiempo de retención en el archivo

de gestión, aplique el procedimiento de
Registro de pérdida de tarjeta X A
eliminación de documentos SGA-SG-08 ubicado
en la herramienta Strategic Adviser de OyM.

La subserie refleja la gestión y control del área

Control de entrega de facturas (libro) X B
para tramitar los temas administrativos

SR130 INSTRUMENTOS DE CONTROL Finalizado el tiempo de retención en el archivo de

Instrumentos de control de
SB068
seguridad administrativo
Instrumentos de control de
SB117
seguridad operativo
Entrega de llaves
Informe de mantenimiento y soporte técnico
(incosoft)
Informe de visitantes
Control de ingreso y salida de elementos a
depósitos (libro)
Formato de asignación de parqueaderos
Formato registro de salida de activos
Ingreso y salida de elementos y herramientas
(libro)
Ingreso y salida de vehículos (libro)
Minuta de seguridad y contrl(libro)
X B
5 X X X gestión, seleccione el 20% de las unidades
documentales que representen valor secundario
para la Cooperativa y digitalicelas. Luego aplique
el procedimiento de eliminación SGA-SG-08
X B
disponible en la herramienta Strategic Adviser de
OyM.
X B
X B
La serie refleja el control de ingreso de personal,
X B elementos, vehículos y reportes de novedades
X B que sucedan dentro de las instalaciones de la
cooperativa.
X B
X B
El tiempo de retención en el archivo de gestión,
inicia despúes que la unidad documental se ha
1 X cerrado y dilgenciado en su totalidad
X B

Planilla de rutas
Registro de ingreso vehicular a muelles LIBRO)
Registro de ingreso y salida de portátiles (LIBRO)
X B
Terminado el tiempo de retención en el archivo
de gestión, ejecute el procedimiento de
X B
eliminación de documentos SGA-SG-08 ubicado
en la herramienta Strategic Adviser en la intranet.
X B

CONTROL DE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TRADICIÓN DOCUMENTAL TIEMPOS DE RETENCIÓN NIVEL DE CLASIFICACIÓN DISPOSICIÓN FINAL
ACCESO

P - Público B - Bajo
F - Documento físico AG: Archivo Gestión Años ( ) CT- Conservación Total D- Digitalización
CODIGO SERIES: NEGRILLA MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIES : Negrilla Mayúscula inicial Tipos documentales I - Interno M - Medio
E - Documento electrónico AC: Archivo Central Meses ( * ) E - Eliminación S - Selección
C - Confidencial A - Alto

Aprobación Comité de Gestión

Elaboración: Aprobación oficina productora: Acta de Comité N°: Fecha:
Documental :

F-SGA-SG-57
paso descripción responsable
1 Solicita formato de asiganación funcionario
2 Visto bueno jefe inmediaro Gerente / Direcor
Recibe formato diligenciado Seguridad y control
Cumple condiciones? Seguridad y control
si
no
Revisa disponibilidad en bd Seguridad y control
Aprueba parqueadero Gerente Adm
si
no
Asigna el parqueadero Seguridad y control
Registra en bd la asognación y se aSeguridad y control
Archica formato Seguridad y control
pasos descripción responsable
1 Genera factura Proveedor
Recibce factura Seguridad y control
Corresponde al servicio prestado? Seguridad y control
si
no
3 Codifica factura / carga centro de c Seguridad y control
Entrega factura a gerencia Seguridad y control
Aprueba factura? Gerencia Adm
si
no
Firma la factura Gerencia Adm
Recoge la factura Seguridad y control
Registra en libro Control entrega de Seguridad y control
Entrega factura a contabilidad Seguridad y control
Recibe facura Contabilidad
pasos descripción

1 Reporta la perdida o deterioro seguridad / telefónica

2 Anular acceso de tarjeta / Sistema de integración de seguridad BIS
Requerie pago?
Si
NO SIGUE AL 6
3 Paga la tarjeta
4 saca denuncia
5 Reciben soportes
Está completa la documentación
si
no
6 Registrar en lista negra / Sistema de integración de seguridad BIS
7 Repone tarjeta

Asignación de tajeta
1 Envía solicitud a la gerencia adm con los permisos necesarios
Aprueba acceso
si
no
Crear el usuario en BIS
Aasigna tarjeta con permisos
Se registra en bd de entrega de tarjetas xls
Entrega tarjeta con formato / firma del funcionario y seguridad
Archiva información
responsable

funcionario
Seguridad y control
Seguridad y control /Gerencia Adm

funcionario
funcionario
Seguridad y control

Seguridad y control
Seguridad y control
Seguridad y control
Seguridad y control

Director de a´rea
Gerente administrativo

Seguridad y control
Seguridad y control
Seguridad y control
Seguridad y control
Seguridad y control