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Matriz de Cumplimiento de Informes de Auditoría
Imprenta Nacional
Fecha de recepción de la
Número del Unidad responsable de Evidencia de Cumplimiento de la Fecha de emisión del Fecha límite de Prórroga/ Ampliación Condición de la
Institución Nombre del informe Hallazgos Recomendaciones de Auditoría Acciones de cumplimiento por la Administración Contacto del Responsable recomendación a la
informe cumplimiento Administración Informe de Auditoría cumplimiento de plazo recomendación
unidad correspondiente
María del Rocio

Calderón Quirós,
Informe de Auditoría Sobre la Ministerio de Con el fin de dar cumplimiento a las recoemdaciones presentadas en el informe de la Auditoria
4.1. Ministro de Gobernación y Policía/ A la Junta Administrativa correo
Imprenta Aplicación de las Políticas Gobernación y Interna MGP-IN- N° 082-2016, se le instruye para que al 30 de setiembre del año en curso, Cumplida
Nacional
AU-001-2016
Ambientales en la Imprenta
No se indica 4.1.1. Girar las directrices necesarias a las instancias competentes, para que se cumplan las juntaadministrativa@i Oficio n° DVG-CMMQ-362-2016 8/30/2016 9/23/2016 3/30/2017
Policia. Junta presente ante este Despacho el Plan de Acción Remedial de la recomendaciones brindadas en el
Nacional recomendaciones planteadas en este Informe. mprenta.go.cr,
Directiva. informe MGP-IN-AI-N° 082-2016.
teléfono 2296-9570
ext. 114
María del Rocio
Calderón Quirós,
Informe de Auditoría Sobre la Ministerio de Con el fin de dar cumplimiento a las recoemdaciones presentadas en el informe de la Auditoria
correo
Imprenta Aplicación de las Políticas 4.1.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Gobernación y Interna MGP-IN- N° 082-2016, se le instruye para que al 30 de setiembre del año en curso, Cumplida
Nacional
AU-001-2016
No se indica juntaadministrativa@i Oficio n° DVG-CMMQ-362-2016 8/30/2016 9/23/2016 3/30/2017
recomendaciones emitidas en este Informe. Policia. Junta presente ante este Despacho el Plan de Acción Remedial de la recomendaciones brindadas en el
Nacional mprenta.go.cr,
Directiva. informe MGP-IN-AI-N° 082-2016.
teléfono 2296-9570
ext. 114
2.2 Diagnósticos de la CAI, Actualmente, aspectos que fueron dejados de lado en el diagnóstico inicial, realizado
en colaboración con el MINAE en el informe de 2012, no reciben ninguna atención por parte de la institución, Lic. Carlos Rodríguez
Informe de Auditoría Sobre la inclusive actualmente sólo la Unidad de Salud Ocupacional y el grupo de la CAI se limitan a: la simple Le informo que esta Dirección General ha girado las recomendaciones a cada una de las personas
4. 2. Al Director General de la Imprenta Nacional Peréz, correo
Imprenta Aplicación de las Políticas involucradas en los procesos de trabajo, según lo establecido en el informe de marras. Para el Oficios n° DG-347, 348, 349, 351, Cumplida
AU-001-2016 recolección semestral de las variables para la emisión de los informes al MINAE (para las variables definidas en 4.2.1. Brindar atención urgente al problema de contaminación ambiental que actualmente Director General. direccion@imprenta.g 8/30/2016 10/20/2016 3/30/2017
Nacional Ambientales en la Imprenta estalecimiento del plan de acción remedial de las recomendaciones se les ha establecido un plazo 352-10-2016
Nacional el 2012), y a conocer que existen otros problemas ambientales y que se ha tratado de gestionar algunas produce la Imprenta Nacional. o.cr, teléfono 2296-
de 10 días hábiles a partir del 19 de octubre del año en curso para su presentación.
soluciones; sin embargo, no se realizan los diagnósticos/evaluaciones concretas de estos problemas, ni se 9570 ext. 390
promuevan soluciones para modificar el proceso productivo y hacerlo amigable con el ambiente.
2.4 Política Ambiental Institucional, Se establece que no existe en la institución una política ambiental que
establezca la conducta de los colaboradores frente al cambio climático, gestión de residuos, conservación y uso 4.2.2. Atender con extrema urgencia y en conjunto con la Encargada de Salud Ocupacional, Lic. Carlos Rodríguez
Informe de Auditoría Sobre la racional de la energía, asimismo el desarrollo de los procesos de sensibilización/educación respecto de la la Dirección Administrativa, la Dirección de Producción y el Departamento de Servicios Le informo que esta Dirección General ha girado las recomendaciones a cada una de las personas
Peréz, correo
Nacional
AU-001-2016
protección ambiental en el trabajo (uso de tecnologías limpias, insumos amigables con el ambiente), la Generales, el problema de vertido de aguas residuales con tóxicos a la red de alcantarillado Director General. direccion@imprenta.g 8/30/2016 10/20/2016 3/30/2017
estalecimiento del plan de acción remedial de las recomendaciones se les ha establecido un plazo 352-10-2016
Nacional implementación de medidas para la reducción del impacto ambiental producido por la empresa, el tratamiento de realizada por la Imprenta Nacional, asimismo el problema de la disposición de los envases o.cr, teléfono 2296-
los residuos del proceso de producción (a través de las 4R = Reducir + Reutilizar + Reciclar + Recuperar), la de estos productos para que reciban un manejo adecuado. 9570 ext. 390
huella de carbono, la bandera azul, la Ley para la Gestión Integral de Residuos N°. 8839, entre otros.
2.3 Conciencia Ambiental Institucional, la causa del problema se encuentra en la inoperancia de la

Administración, quienes deben gestionar en la Institución las soluciones ambientales, siendo que más bien en Lic. Carlos Rodríguez
Informe de Auditoría Sobre la vez de actuar en procura de un funcionamiento responsable en el ámbito ambiental y social, se ha postergado la 4.2.1. Le informo que esta Dirección General ha girado las recomendaciones a cada una de las personas
Realizar una supervisión continua sobre el desarrollo de las actividades y el Peréz, correo
Nacional
AU-001-2016
solución por años, degenerando en que actualmente la Imprenta Nacional se encuentra operando al margen de progreso en el cumplimiento de la planificación, realizada por la Comisión Ambiental Director General. direccion@imprenta.g 8/30/2016 10/20/2016 3/30/2017
estalecimiento del plan de acción remedial de las recomendaciones se les ha establecido un plazo 352-10-2016
Nacional la normativa de gestión de residuos y la Ley General de Salud, por lo anterior, se encuentra expuesta a un cierre Institucional. o.cr, teléfono 2296-
técnico por parte del Ministerio de ramo al incumplir con el tratamiento de sus aguas residuales, y arrojar al 9570 ext. 390
alcantarillado aguas tóxicas.
Lic. Carlos Rodríguez

Informe de Auditoría Sobre la Le informo que esta Dirección General ha girado las recomendaciones a cada una de las personas
Peréz, correo
Imprenta Aplicación de las Políticas 4.2.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento de involucradas en los procesos de trabajo, según lo establecido en el informe de marras. Para el Oficios n° DG-347, 348, 349, 351, Cumplida
Nacional
AU-001-2016
No se indica Director General. direccion@imprenta.g 8/30/2016 10/20/2016 3/30/2017
las recomendaciones contenidas en este informe. estalecimiento del plan de acción remedial de las recomendaciones se les ha establecido un plazo 352-10-2016
Nacional o.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 390
2.4 Política Ambiental Institucional, Se establece que no existe en la institución una política ambiental que 4.3. Al Director Administrativo Financiero
establezca la conducta de los colaboradores frente al cambio climático, gestión de residuos, conservación y uso 4.3.1. Atender con extrema urgencia y en conjunto con Dirección General, la Dirección de Lic. Marco Mena
Informe de Auditoría Sobre la racional de la energía, asimismo el desarrollo de los procesos de sensibilización/educación respecto de la Producción, el Departamento de Servicios Generales y la Unidad de Salud Ocupacional, y el En relación con la anterior recomendación, se informa que mediante la licitación abreviada N°
Director Brenes, correo: Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas 2015LA-000008-99999 servicios de ingeniería, se contrató, enter otras cosas, la actualización de Oficios; DAF 005-2017, DC 002-
AU-001-2016 protección ambiental en el trabajo (uso de tecnologías limpias, insumos amigables con el ambiente), la problema de vertido de aguas residuales y disposición de los envases y productos químicos Administrativo mmena@imprenta.go. 8/30/2016 1/17/2017 3/30/2017 cumplida / En
Nacional Ambientales en la Imprenta diagnóstico y los planos del proyecto denominado: Sistema de aguas pluviales, residuales, aguas 2017, DP 007-2017
Nacional implementación de medidas para la reducción del impacto ambiental producido por la empresa, el tratamiento de sin tratamiento a la red de alcantarillado realizada por la Imprenta Nacional, situación que ha Financiero cr., teléfono 2296- proceso
potables, aguas negras y químicas del edificio de la Imprenta Nacional.
los residuos del proceso de producción (a través de las 4R = Reducir + Reutilizar + Reciclar + Recuperar), la sido postergada por mucho tiempo y que tiene serias implicaciones ambientales, legales, y 9570 ext. 186
huella de carbono, la bandera azul, la Ley para la Gestión Integral de Residuos N°. 8839, entre otros. contra la salud pública.
Lic. Marco Mena

Informe de Auditoría Sobre la En relación con la anterior recomendación, se informa que mediante la licitación abreviada N°
Director Brenes, correo: Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas 4.3.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento de 2015LA-000008-99999 servicios de ingeniería, se contrató, enter otras cosas, la actualización de Oficios; DAF 005-2017, DC 002-
Nacional
AU-001-2016
No se indica Administrativo mmena@imprenta.go. 8/30/2016 1/17/2017 3/30/2017 cumplida / En
las recomendaciones contenidas en este informe. diagnóstico y los planos del proyecto denominado: Sistema de aguas pluviales, residuales, aguas 2017, DP 007-2017
Nacional Financiero cr., teléfono 2296- proceso
9570 ext. 186
4.4. Al Director de Producción

4.4.1. Atender con extrema urgencia en conjunto con Dirección General, la Dirección
establezca la conducta de los colaboradores frente al cambio climático, gestión de residuos, conservación y uso Ing. Max Carranza
Informe de Auditoría Sobre la racional de la energía, asimismo el desarrollo de los procesos de sensibilización/educación respecto de la Administrativa, el Departamento de Servicios Generales y la Unidad de Salud Ocupacional, En relación con la anterior recomendación, se informa que mediante la licitación abreviada N°
Arce, correo: Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas el problema de disposición de los envases de los productos químicos empleados en el Director de 2015LA-000008-99999 servicios de ingeniería, se contrató, enter otras cosas, la actualización de Oficios; DAF 005-2017, DC 002-
Nacional
AU-001-2016
protección ambiental en el trabajo (uso de tecnologías limpias, insumos amigables con el ambiente), la mcarranza@imprenta. 8/30/2016 1/17/2017 3/30/2017 cumplida / En
proceso productivo y el vertido de aguas residuales a la red de alcantarillado realizada por la Producción. diagnóstico y los planos del proyecto denominado: Sistema de aguas pluviales, residuales, aguas 2017, DP 007-2017
Nacional implementación de medidas para la reducción del impacto ambiental producido por la empresa, el tratamiento de go.cr, teléfono 2296- proceso
Imprenta Nacional, situación que ha sido postergada por mucho tiempo y que tiene serias potables, aguas negras y químicas del edificio de la Imprenta Nacional.
los residuos del proceso de producción (a través de las 4R = Reducir + Reutilizar + Reciclar + Recuperar), la 9570 ext. 210
implicaciones ambientales, legales y contra la salud pública.
Ing. Max Carranza

Informe de Auditoría Sobre la En relación con la anterior recomendación, se informa que mediante la licitación abreviada N°
Arce, correo: Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas 4.4.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento de Director de 2015LA-000008-99999 servicios de ingeniería, se contrató, enter otras cosas, la actualización de Oficios; DAF 005-2017, DC 002-
Nacional
AU-001-2016
No se indica mcarranza@imprenta. 8/30/2016 1/17/2017 3/30/2017 cumplida / En
las recomendaciones contenidas en este informe. Producción. diagnóstico y los planos del proyecto denominado: Sistema de aguas pluviales, residuales, aguas 2017, DP 007-2017
Nacional go.cr, teléfono 2296- proceso
9570 ext. 210
establezca la conducta de los colaboradores frente al cambio climático, gestión de residuos, conservación y uso 4.5. Al Jefe del Departamento de Informática: MBA. Carlos Montero
Informe de Auditoría Sobre la racional de la energía, asimismo el desarrollo de los procesos de sensibilización/educación respecto de la 4.5.1. Desarrollar e implantar junto a la Comisión Ambiental Institucional una política La política incluirá tres apectos: El primero, relacionado con el control de los centros de impresión y
Delgado. Correo: Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas Depatamento de la disminución del consumo de papel. El segundo, sobre el manejo de los residuos descartables y
AU-001-2016 protección ambiental en el trabajo (uso de tecnologías limpias, insumos amigables con el ambiente), la horizontal (a todo el ámbito institucional) de control de los centros de impresión de la cmontero@imprenta.g Oficio n.° INF-070-2016 8/30/2016 11/14/2016 3/30/2017 cumplida / En
Nacional Ambientales en la Imprenta Informatica electrónicos de impresoras y equipos de cómputo. El tercero, sobre promover la digitalización de
Nacional implementación de medidas para la reducción del impacto ambiental producido por la empresa, el tratamiento de Imprenta Nacional, a efecto que se controle la disminución del consumo de papel, los o.cr teléfono: 2296- proceso
toda la documentación que se gesta en la Imprenta Nacional.
los residuos del proceso de producción (a través de las 4R = Reducir + Reutilizar + Reciclar + Recuperar), la descartables de las impresoras y se promueva la digitalización de toda la documentación. 9570, ext. 156.
MBA. Carlos Montero

Informe de Auditoría Sobre la La política incluirá tres apectos: El primero, relacionado con el control de los centros de impresión y
Imprenta Aplicación de las Políticas 4.5.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento de Depatamento de la disminución del consumo de papel. El segundo, sobre el manejo de los residuos descartables y
Nacional
AU-001-2016
No se indica cmontero@imprenta.g Oficio n.° INF-070-2016 8/30/2016 11/14/2016 3/30/2017 cumplida / En
las recomendaciones contenidas en este informe. Informatica electrónicos de impresoras y equipos de cómputo. El tercero, sobre promover la digitalización de
Nacional o.cr teléfono: 2296- proceso
toda la documentación que se gesta en la Imprenta Nacional.
9570, ext. 156.
2.4 Política Ambiental Institucional, Se establece que no existe en la institución una política ambiental que 4.3. A la Encargada de Salud Ocupacional:
Lic. Katerine
establezca la conducta de los colaboradores frente al cambio climático, gestión de residuos, conservación y uso 4.6.1. Atender en conjunto con Dirección General, la Dirección Administrativa, la Dirección de
Informe de Auditoría Sobre la racional de la energía, asimismo el desarrollo de los procesos de sensibilización/educación respecto de la Producción, el Departamento de Servicios Generales y con extrema urgencia el problema de En relación con la anterior recomendación, se informa que mediante la licitación abreviada N° Fernandez Artavia,
Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas Encargada de Salud 2015LA-000008-99999 servicios de ingeniería, se contrató, enter otras cosas, la actualización de correo: Oficios; DAF 005-2017, DC 002-
Nacional
AU-001-2016
protección ambiental en el trabajo (uso de tecnologías limpias, insumos amigables con el ambiente), la vertido de aguas residuales y disposición de los envases y productos químicos sin 8/30/2016 1/17/2017 3/30/2017 cumplida / En
Ocupacional diagnóstico y los planos del proyecto denominado: Sistema de aguas pluviales, residuales, aguas kfernandez@imprenta. 2017, DP 007-2017
Nacional implementación de medidas para la reducción del impacto ambiental producido por la empresa, el tratamiento de tratamiento a la red de alcantarillado realizada por la Imprenta Nacional, situación que ha sido proceso
potables, aguas negras y químicas del edificio de la Imprenta Nacional. go.cr., teléfono 2296-
los residuos del proceso de producción (a través de las 4R = Reducir + Reutilizar + Reciclar + Recuperar), la postergada por mucho tiempo y que tiene serias implicaciones ambientales, legales, y contra
9570 ext. 182
huella de carbono, la bandera azul, la Ley para la Gestión Integral de Residuos N°. 8839, entre otros. la salud pública.
Lic. Katerine
Informe de Auditoría Sobre la En relación con la anterior recomendación, se informa que mediante la licitación abreviada N° Fernandez Artavia,
Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas 4.6.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento de Encargada de Salud 2015LA-000008-99999 servicios de ingeniería, se contrató, enter otras cosas, la actualización de correo: Oficios; DAF 005-2017, DC 002-
Nacional
AU-001-2016
No se indica 8/30/2016 1/17/2017 3/30/2017 cumplida / En
las recomendaciones contenidas en este informe. Ocupacional diagnóstico y los planos del proyecto denominado: Sistema de aguas pluviales, residuales, aguas kfernandez@imprenta. 2017, DP 007-2017
Nacional proceso
potables, aguas negras y químicas del edificio de la Imprenta Nacional. go.cr., teléfono 2296-
9570 ext. 182
2.1 Funcionamiento actual de la CAI, Se pudo detectar que pese a existir el nombramiento de los funcionarios
Katherine Fernández Artavia, Energivia Sánchez Brenes, Manuel Monge Cárdenas, José Manuel Chavarría
Yennory Carrillo Cruz,
Informe de Auditoría Sobre la Delgado, Jonathan Monge Montero, Jacqueline Cubillo Hernández, Francisco Padilla Romero y Marta Porras 4.7 Al responsable de la Comisión Ambiental Institucional:
Coordinadora del Se adjunta copia del oficio n.° 051-10-2016, mediante el cual se convoca a la primer reunión de la correo
Imprenta Aplicación de las Políticas Vega (según Documento PGAI – Noviembre 2012), actualmente sólo se encuentran trabajando para este fin: 4.7.1. Llevar un detalle de la convocatoria a reuniones de la CAI y la asistencia del personal a Cumplida
Nacional
AU-001-2016
Plan de Gestión nueva Comisión Ambiental Institucional, y copia de la lista de asistencia. Cuando sea requerido se ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017
Katherine Fernández, Jacqueline Cubillo, Manuel Monge, Francisco Padilla y por voluntad individual se les ha estas, a efecto que se controle, según corresponde.
Nacional Ambiental va a convocar nuevamente. cr, tel. 2296-9570, ext.
unido Maritza Gómez. Respecto del archivo documental, la Licda. Katherine Fernández mantiene en su
148.
escritorio una carpeta con algunos documentos, sin embargo manifiesta que la mayoría de ellos son digitales y
son guardados en el computador asignado.
Informe de Auditoría Sobre la Delgado, Jonathan Monge Montero, Jacqueline Cubillo Hernández, Francisco Padilla Romero y Marta Porras
4.7.2. Reportar ante la Dirección General el plan de trabajo, con el propósito de que esa Coordinadora del Actualmente se está trabajando en el Plan de Gestión Ambiental Institucional que regirá a partir del correo Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas Vega (según Documento PGAI – Noviembre 2012), actualmente sólo se encuentran trabajando para este fin:
Nacional
AU-001-2016
instancia mantenga el control de la gestión, asimismo evitar que se estanque el proceso de Plan de Gestión mes de enero del año 2017. Una vez concluido este, se procederá con el plan de trabajo del ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017 cumplida / En
Katherine Fernández, Jacqueline Cubillo, Manuel Monge, Francisco Padilla y por voluntad individual se les ha
Nacional renovación e innovación tecnológica limpia. Ambiental presente año. cr, tel. 2296-9570, ext. proceso
148.
Coordinadora del Este archivo se creó desde principios de año en forma digital, se presentan registros cada 6 meses. correo
Imprenta Aplicación de las Políticas Vega (según Documento PGAI – Noviembre 2012), actualmente sólo se encuentran trabajando para este fin: 4.7.3. Realizar el archivo físico de los informes emitidos a la Comisión Técnica Evaluadora Cumplida
AU-001-2016 Plan de Gestión Por la campaña cero papel, dichos documentos son visibles de forma digital y se encuentran en la ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017
Nacional Ambientales en la Imprenta Katherine Fernández, Jacqueline Cubillo, Manuel Monge, Francisco Padilla y por voluntad individual se les ha del PGAI.
Nacional Ambiental unidad de Planificación Institucional. cr, tel. 2296-9570, ext.
148.
2.1 Funcionamiento actual de la CAI. Se pudo detectar que pese a existir el nombramiento de los funcionarios
Coordinadora del En lugar de minutas, se están realizandio actas, por tanto, se adjunta copia del acta n.° 1 del 6 de correo
Imprenta Aplicación de las Políticas Vega (según Documento PGAI – Noviembre 2012), actualmente, sólo se encuentran trabajando para este fin: Cumplida
Nacional
AU-001-2016
4.7.4. Llevar una minuta de las reuniones de la CAI, donde se registren los acuerdos. Plan de Gestión octubre del 2016. Fecha a partir de la cual, se retoman las reuniones de la comisión para evaluar ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017
Nacional Ambiental proyectos y tareas a realizar, con su debida aprobación. cr, tel. 2296-9570, ext.
148.
escritorio una carpeta con algunos documentos, sin embargo, manifiesta que la mayoría de ellos son digitales y
2.1 Funcionamiento actual de la CAI. Se pudo detectar que pese a existir el nombramiento de los funcionarios
4.7.5. Comunicar institucionalmente por los medios disponibles las metas alcanzadas en el En la nueva CAI, se encuentra la periodista de la Institución, la cua tiene la tarea de comunicar los Yennory Carrillo Cruz,
aprovechamiento de los recursos, la elaboración, desarrollo, implementación, divulgación de Coordinadora del proyectos realizados a todas las personas dentro y fuera. Además, se lleva registro de las charlas correo Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas Vega (según Documento PGAI – Noviembre 2012), actualmente, sólo se encuentran trabajando para este fin:
Nacional
AU-001-2016
las actividades del CAI en atención al cumplimiento del artículo 8, inciso f) del Reglamento Plan de Gestión que se van a ir realizando durante el año para capacitar al personal en temas de sensibilización ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017 cumplida / En
Nacional para la elaboración de programas de gestión ambiental institucional en el sector público de Ambiental ambiental. el día 17 de agosto del presente año, se realizó una charla de eficiencia energética al cr, tel. 2296-9570, ext. proceso
Costa Rica N°. 36499-S. personal de la institución. 148.
escritorio una carpeta con algunos documentos, sin embargo, manifiesta que la mayoría de ellos son digitales y
2.2 Diagnósticos de la CAI. Actualmente, aspectos que fueron dejados de lado en el diagnóstico inicial realizado
Para el impacto en la huella de carbono se está realizando el conteo de todos los equipos de aires
en colaboración con el MINAE en el informe de 2012, no reciben ninguna atención por parte de la institución, Yennory Carrillo Cruz,
Informe de Auditoría Sobre la inclusive actualmente sólo la Unidad de Salud Ocupacional y el grupo de la CAI se limitan a: la simple 4.7.6. Realizar como mínimo un diagnóstico semestral respecto del desempeño institucional acondicionados, luces, flotilla vehicular, montacargas, planta eléctrica, etc., para tener un parámetro
Coordinadora del correo Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas en la disminución del impacto de la huella de carbono. Asimismo, anualmente una más real de la situación actual. A nivel institucional, el personal de mantenimiento, cambió toda la
Nacional
AU-001-2016
recolección semestral de las variables para la emisión de los informes al MINAE (para las variables definidas en Plan de Gestión ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017 cumplida / En
evaluación de los procesos contaminantes y tecnologías (partiendo de los valores iniciales - luminaria por equipo más eficiente, los aires acondicionados que se adquieren en la actualidad se
Nacional el 2012), y a conocer que existen otros problemas ambientales y que se ha tratado de gestionar algunas Ambiental cr, tel. 2296-9570, ext. proceso
basales) pendientes con el objeto de realizar las mejoras. hace de acuerdo al a directriz N.° 11 MINAE, por otra parte, en el área de transportes se están
soluciones; sin embargo, no se realizan los diagnósticos/evaluaciones concretas de estos problemas, ni se 148.
coordinando los viajes para que los carros realicen una sola ruta.
promueven soluciones para modificar el proceso productivo y hacerlo amigable con el ambiente.

Administración, quienes deben gestionar en la Institución las soluciones ambientales, siendo que más bien en Yennory Carrillo Cruz,
Informe de Auditoría Sobre la vez de actuar en procura de un funcionamiento responsable en el ámbito ambiental y social, se ha postergado la 4.7.7. Desarrollar la Política Ambiental que describa el comportamiento y las acciones que la Coordinadora del La política ambiental fue creada desde el 20 de junio del 2016, y fue aprobada por la CAI el 6 de correo
Imprenta Aplicación de las Políticas Cumplida
Nacional
AU-001-2016
solución por años, degenerando en que actualmente la Imprenta Nacional se encuentra operando al margen de Imprenta Nacional va a implementar para atender las exigencias normativas y asumir una Plan de Gestión octubre del presente año. Se presentara al Director General para su aprobación y posteriormente se ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017
Nacional la normativa de gestión de residuos y la Ley General de Salud, por lo anterior, se encuentra expuesta a un cierre conducta ambientalmente responsable. Ambiental publicara y establecerá en un lugar visible de la institución. cr, tel. 2296-9570, ext.
técnico por parte del Ministerio de ramo al incumplir con el tratamiento de sus aguas residuales, y arrojar al 148.

Informe de Auditoría Sobre la vez de actuar en procura de un funcionamiento responsable en el ámbito ambiental y social, se ha postergado la Coordinadora del correo
Imprenta Aplicación de las Políticas 4.7.8. Someter a conocimiento y aprobación de la Dirección General la Política Ambiental Para el día 7 de noviembre del 2016, a las 10:30 a.m. se estará presentando al señor Director Cumplida
Nacional
AU-001-2016
solución por años, degenerando en que actualmente la Imprenta Nacional se encuentra operando al margen de Plan de Gestión ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017
Institucional, a efecto que sea debidamente oficializada y comunicada a la organización. General la Política Ambiental Institucional.
Nacional la normativa de gestión de residuos y la Ley General de Salud, por lo anterior, se encuentra expuesta a un cierre Ambiental cr, tel. 2296-9570, ext.

Informe de Auditoría Sobre la vez de actuar en procura de un funcionamiento responsable en el ámbito ambiental y social, se ha postergado la 4.7.9. Realizar actividades que promuevan la protección ambiental (práctica de las 4R: Coordinadora del Para el 2017, se realizarán capacitaciones en cuanto a la sensibilización ambiental, donde se correo Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas
AU-001-2016 solución por años, degenerando en que actualmente la Imprenta Nacional se encuentra operando al margen de “Reducir, Reutilizar, Reciclar, Rechazar”). Asimismo, la vinculación de estos criterios en Plan de Gestión enseñará la separación, recuperación y valorización de los residuos. Se trabajará en la agenda para ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017 cumplida / En
Nacional Ambientales en la Imprenta
Nacional la normativa de gestión de residuos y la Ley General de Salud, por lo anterior, se encuentra expuesta a un cierre todos y cada uno de los procesos realizados al interno de la Imprenta Nacional. Ambiental su programación. cr, tel. 2296-9570, ext. proceso

Informe de Auditoría Sobre la vez de actuar en procura de un funcionamiento responsable en el ámbito ambiental y social, se ha postergado la 4.7.10. Solicitar a la ASOIN el apoyo a las gestiones ambientales institucionales, para que se Coordinadora del Los residuos ordinarios de la planta tienen un adecuado tratamiento. Para los residuos peligrosos y correo Parcialmente
Imprenta Aplicación de las Políticas
Nacional
AU-001-2016
solución por años, degenerando en que actualmente la Imprenta Nacional se encuentra operando al margen de promueva sostenidamente la disminución de sustancias que mantienen al límite el indicador Plan de Gestión los especiales fueron incorporados recursos al presupuesto de la unidad de Planificación, para ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017 cumplida / En
Nacional la normativa de gestión de residuos y la Ley General de Salud, por lo anterior, se encuentra expuesta a un cierre DBO y el SAAM. Ambiental facilitar a un gestor autorizado que aplique su debida disposición final. cr, tel. 2296-9570, ext. proceso

Informe de Auditoría Sobre la Coordinadora del correo
Imprenta Aplicación de las Políticas 4.7.11. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento Cumplida
Nacional
AU-001-2016
No se indica Plan de Gestión Se remite oficio n.° 052-11-2016. ycarrillo@imprenta.go. Oficio n.° 052-11-2016 8/30/2016 11/2/2016 3/30/2017
de las recomendaciones contenidas en este informe.
Nacional Ambiental cr, tel. 2296-9570, ext.
148.
María del Rocio
Informe sobre control interno Calderón Quirós,
Ministerio de
y efectividad del Consultorio 4.1 Al Ministro de Gobernación y Policía/Junta Administrativa de la Imprenta Nacional En sesión ordinaria n.° 31 del 21 de setiembre del 2016, la Junta Administrativa resolvió en acuerdo correo
Imprenta Gobernación y Cumplida
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de No se indica 4.1.1. Girar las directrices necesarias a las instancias correspondientes, para que se cumplan unánime y firme 6610-09-2016: Dar por recibidos los informes de Auditoría: Au-003-2016, del juntaadministrativa@i Oficio n.° JA-081-2016 8/31/2016 9/22/2016 31/04/2017
Psicología y Terapia Física Policia. Junta
las recomendaciones planteadas en este informe. consultorio médico, Unidad de Fisioterapia y Psicología. mprenta.go.cr,
de la Imprenta Nacional Directiva.
teléfono 2296-9570
ext. 114
María del Rocio

Informe sobre control interno Calderón Quirós,
Ministerio de
y efectividad del Consultorio En sesión ordinaria n.° 31 del 21 de setiembre del 2016, la Junta Administrativa resolvió en acuerdo correo
Imprenta 4.1.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para cumplir con las Gobernación y Cumplida
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de No se indica unánime y firme 6610-09-2016: Dar por recibidos los informes de Auditoría: Au-003-2016, del juntaadministrativa@i Oficio n.° JA-081-2016 8/31/2016 9/22/2016 31/04/2017
Psicología y Terapia Física recomendaciones emitidas en este informe Policia. Junta
consultorio médico, Unidad de Fisioterapia y Psicología. mprenta.go.cr,
de la Imprenta Nacional Directiva.
teléfono 2296-9570
ext. 114
Informe sobre control interno Lic. Carlos Rodríguez

Le informo que esta Dirección General ha girado las recomendaciones a cada una de las personas
y efectividad del Consultorio 4.2 Al Director General de la Imprenta Nacional Peréz, correo
Imprenta involucradas en los procesos de trabajo, según lo establecido en el informe de marras. Para el Cumplida
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de No se indica 4.2.1. Girar las instrucciones por escrito a las instancias correspondientes, para que se Director General. direccion@imprenta.g Oficios n° DG-344-343--10-2016 8/31/2016 10/20/2016 31/04/2017
Psicología y Terapia Física estalecimiento del plan de acción remedial de las recomendaciones se les ha establecido un plazo
cumplan las recomendaciones planteadas en este informe. o.cr, teléfono 2296-
de la Imprenta Nacional de 10 días hábiles a partir del 19 de octubre del año en curso para su presentación.
9570 ext. 390

4.2.2 Realizar un análisis organizacional para determinar la mejor ubicación de las unidades Le informo que esta Dirección General ha girado las recomendaciones a cada una de las personas
y efectividad del Consultorio 2.4.5 Supervisión. Según cuestionario de control interno aplicado a los encargados de las diferentes unidades Peréz, correo
Imprenta auditadas en la presente investigación, que permita una adecuada supervisión de los involucradas en los procesos de trabajo, según lo establecido en el informe de marras. Para el Cumplida
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de auditadas para este estudio, los mismos coinciden en que el nivel de supervisión ejercido carece de la Director General. direccion@imprenta.g Oficios n° DG-344-343--10-2016 8/31/2016 10/20/2016 31/04/2017
Psicología y Terapia Física implementación de efectivos mecanismos de supervisión. diferentes servicios especializados que brindan, con la finalidad de mejorar el servicio y las estalecimiento del plan de acción remedial de las recomendaciones se les ha establecido un plazo
o.cr, teléfono 2296-
de la Imprenta Nacional relaciones de clima laboral entre jefe y subordinado. de 10 días hábiles a partir del 19 de octubre del año en curso para su presentación.
9570 ext. 390

Le informo que esta Dirección General ha girado las recomendaciones a cada una de las personas
y efectividad del Consultorio Peréz, correo
Imprenta 4.2.3. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones tomadas para cumplir con las involucradas en los procesos de trabajo, según lo establecido en el informe de marras. Para el Cumplida
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de No se indica Director General. direccion@imprenta.g Oficios n° DG-344-343--10-2016 8/31/2016 10/20/2016 31/04/2017
Psicología y Terapia Física recomendaciones emitidas en este informe estalecimiento del plan de acción remedial de las recomendaciones se les ha establecido un plazo
de la Imprenta Nacional de 10 días hábiles a partir del 19 de octubre del año en curso para su presentación.
9570 ext. 390
2.1 Unidad de Consultorio Médico
2.1.1 Finalidad del tipo de medicina contratada para el consultorio médico, Según el contrato efectuado para los
servicios médicos vigente, se le pagará a la doctora por la atención de pacientes con enfermedades de carácter
laboral, no obstante, con los datos que revelan los reportes efectuados por la misma doctora, se evidencia que
un 89 % de la atención brindada para el 2015, corresponde a la atención de enfermedades comunes, de índole
no laboral.
2.2 Unidad de Fisioterapia
2.2.1 Creación de la Unidad de Fisioterapia. A partir del año 2013, el anterior Director General, Sr. Jorge Vargas
Espinoza tomó la decisión de “Reubicar el puesto N° 01917, clase encargado de Procesos Técnicos 1, ocupado
en propiedad, al área de Salud de la Imprenta Nacional. Lo anterior; según consta en la Resolución de
reubicación aportada por la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos de la Imprenta Nacional. No
obstante; no se observa en dicha documentación ningún estudio formal técnico, donde el servicio de Fisioterapia
nazca de una necesidad institucional probada mediante datos estadísticos y porcentuales, sino basado
únicamente en un criterio personal expuesto por escrito el 13-01-2013, a la Dirección General emitido por el
mismo funcionario que ocupaba la plaza mencionada y que fue reasignada a Fisioterapeuta.
Informe sobre control interno 2.2.2 Uso de Recursos en la Unidad de Fisioterapia. En la Unidad de Fisioterapia, existe una inversión de Le informo que las decisiones administrativas relativas a la materia analizada por esa Auditoria, se Lic. Marco Mena
4.3 Al Director Administrativo Financiero de la Imprenta Nacional
y efectividad del Consultorio Director han tomado no solo de manera objetiva, sino, también, respetando las normas legales y técnicas Brenes, correo:
Imprenta aproximadamente 25 millones de colones en equipo, considerado tecnología de punta, lo que se contrapone con 4.3.1 En lo sucesivo, tomar aquellas decisiones administrativas importantes que afecten el Cumplida
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de Administrativo que regulan la actividad. Prueba de lo anterior, es que el nuevo contrato para los servicios médicos, mmena@imprenta.go. Oficio n.° DAF-085-2016 8/31/2016 11/1/2016 31/04/2017
Psicología y Terapia Física lo expresado por el propio terapeuta, que está a cargo de esta unidad, al indicar en el oficio sin número, del 07- cumplimiento de los objetivos institucionales, de manera objetiva y fundamentada en estudios
Financiero se realizó con estricto apego al Reglamento denominado "Sistema de Atención en Salud de cr., teléfono 2296-
de la Imprenta Nacional 01-2013, párrafo No. 6 (Documento base para la reasignación de la plaza y creación de la unidad), que al menos técnicos que demuestren las necesidades reales a subsanar.
Medicina de Empresas". 9570 ext. 186
el 90% de las lesiones que se presentan en esta Imprenta, son de tratamiento manual, haciéndose innecesario
una alta inversión en maquinaria.
2.3 Unidad de Psicología
2.3.1 Uso de Recursos. Se encuentra gran similitud en el nacimiento de la Unidad de Terapia de Psicología, ya
que la misma también fue implantada en la institución como una necesidad, posterior a la creación de la Unidad
de Fisioterapia, pero no se encontraron estudios técnicos que respaldaran la creación de esta unidad dentro de
la estructura de la Imprenta Nacional.
2.2.4 Jefatura y Criterio Profesional. Según información del profesional de Fisioterapia, la supervisión que recibe
de la Encargada de Salud Ocupacional es relativamente poca y casi esporádica y constantemente es
cuestionado su criterio clínico por parte de la jefatura. La encargada de la Salud Ocupacional, indica que
específicamente en la Unidad de Fisioterapia, es de donde se presentan más dudas sobre la veracidad en la
cantidad de pacientes que atiende y la efectividad de los procesos que el profesional responsable de dicha
Unidad aplica a los pacientes diariamente, motivo por el cual solicita al profesional de Fisioterapia informes
constantes y datos sobre el servicio que presta.
Para atender esta recomendación deben tomarse en consideración las limitaciones presupuestarias
Informe sobre control interno 2.1.2 Asistencia a la Doctora, trato a pacientes y la calidad del servicio. El Consultorio médico no cuenta con un Lic. Marco Mena
establecidas en la Directriz 23-H, razón por la cual este es un tema que se valorará en el año 2017.
y efectividad del Consultorio enfermero titulado para realizar algunas actividades y funciones necesarias que por su naturaleza deben ser 4.3.2 Dotar a la unidad de consultorio médico, de un funcionario idóneo para desempeñar Director Brenes, correo: Parcialmente
Imprenta Además, para cumplir con lo solicitado también debe tomarse en cuenta, que actualmente se
AU-003-2016 Médico, Unidad de realizadas por profesionales en la materia que posean la preparación académica y psicológica para este tipo de funciones de apoyo a la doctora, que reúna los requisitos profesionales, la actitud y aptitud, Administrativo mmena@imprenta.go. Oficio n.° DAF-085-2016 8/31/2016 11/1/2016 31/04/2017 cumplida / En
Nacional dispone de una persona que brinda asistencia en el Consultorio Médico, la cual resultaría difícil de
Psicología y Terapia Física labores. Actualmente, las funciones administrativas y algunas de asistencia en preparación de pacientes para ser para prestar el servicio de atención a los funcionarios que así lo requieran. Financiero cr., teléfono 2296- proceso
de la Imprenta Nacional reubicar en otra área, debido a que en este momento presenta una precaria condición de salud, a lo
recibidos por el médico en turno, son realizadas por un funcionario cuya plaza es de misceláneo 2. 9570 ext. 186
que hay que abonar, que su experiencia laboral se centra precisamente en al área médica.
2.2.5 Registros de Control. Es importante mencionar que antes de la fecha de inicio de este estudio no existía un
control cruzado que probara la veracidad en cuanto a la asistencia de los pacientes a las citas programadas y no
fue hasta después de octubre 2015, que se implementó el “Control Físico de Asistencia a las citas de la Unidad
de Fisioterapia” en el cual el paciente firma como garantía de su asistencia a la cita y atención recibida. Dado lo
Informe sobre control interno anterior; como parte del examen de Auditoria, se determinó que tanto el “Reporte informático de atención de 4.3.3. Girar las instrucciones por escrito para que las jefaturas analicen las necesidades Lic. Marco Mena
y efectividad del Consultorio reales de registros y reportes que debe emitir el Sistema de Informática para un adecuado Director Como podrá apreciar de la lectura del informe, la recomendación básicamente consiste en mejorar Brenes, correo: Parcialmente
Imprenta citas a pacientes” como el “Control Físico de Asistencia a las citas de la Unidad de Fisioterapia” presentan
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de control de las actividades operacionales que realizan los subalternos y para que los Administrativo el sistema de control de asistencia o atención de pacientes en el consultorio de Fisioterapia, de tal mmena@imprenta.go. Oficio n.° DAF-79-2016 8/31/2016 11/1/2016 31/04/2017 cumplida / En
Psicología y Terapia Física algunas incongruencias en cuanto a la información registrada, por lo cual no es confiable para ser utilizada como funcionarios brinden los datos necesarios que requieren dichos registros y los reportes Financiero forma que se incluya información que sea relevante. cr., teléfono 2296- proceso
de la Imprenta Nacional herramienta de control y supervisión.
necesarios. 9570 ext. 186
2.4.3 Sistema informático de registro de pacientes. Según cuestionario de control interno aplicado a cada Unidad
auditada, indica que el sistema que actualmente se utiliza para ingresar los datos de las citas, cantidad de
pacientes atendidos y demás información no funciona de la mejor forma y se deben hacer varias mejoras al
mismo.
Informe sobre control interno En atención al informe de Auditoria No. AU-003-2016 denominado "Informe sobre el Control Interno Lic. Marco Mena
y efectividad del Consultorio Director y Efectividad del Consultorio Médico, Unidad de Psicología y Terapia Física sobre la Imprenta Brenes, correo:
Imprenta 4.3.4. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones tomadas para cumplir con las Cumplida
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de No se indica Administrativo Nacional", me permito remitirle el oficio No.DAF-086-2016 mediante el cual el Señor Marcos Mena mmena@imprenta.go. Oficio n.° DG-381-11-2016 8/31/2016 11/8/2016 31/04/2017
Psicología y Terapia Física recomendaciones emitidas en este informe
Financiero Brenes, Director Administrativo Financiero, informa sobre las acciones que han implementado con cr., teléfono 2296-
de la Imprenta Nacional respecto a las recomendaciones 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4, de dicho Informe. 9570 ext. 186
2.2.4 Jefatura y Criterio Profesional. Según información del profesional de Fisioterapia, la supervisión que recibe
Informe sobre control interno de la Encargada de Salud Ocupacional es relativamente poca y casi esporádica y constantemente es Lic. Martiza Goméz
De ningún modo la suscrita como encargada de ambos servicios, se atribuye la ventaja de solicitar
y efectividad del Consultorio cuestionado su criterio clínico por parte de la jefatura. La encargada de la Salud Ocupacional, indica que 4.4 A la Jefe de Servicios Generales Sanchez, correo:
Imprenta Jefa Servicios información técnica-clínica a los profesionales en medicina, que sean considerados confidenciales, Cumplida
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de específicamente en la Unidad de Fisioterapia, es de donde se presentan más dudas sobre la veracidad en la 4.4.1 Abstenerse de solicitar información a los profesionales en medicina, terapia física y mgomez@imprenta.go Oficio SG 016-2017 8/31/2016 4/17/2017 31/04/2017
Psicología y Terapia Física Generales respecto de la atención medica de los pacientes. Únicamente intervengo, cuando corresponde, en
cantidad de pacientes que atiende y la efectividad de los procesos que el profesional responsable de dicha psicología que sean considerados confidenciales en la atención de los pacientes .cr., teléfono: 2296-
de la Imprenta Nacional temas administrativos y en lo que está establecido en el contrato del servicio médico de empresa.
Unidad aplica a los pacientes diariamente, motivo por el cual solicita al profesional de Fisioterapia informes 9570 ext. 152
constantes y datos sobre el servicio que presta.
2.2.3 Atención a pacientes en el Consultorio de Terapia Física. En el análisis de los resultados obtenidos en la
Informe sobre control interno La suscrita conversó con el profesional en fisioterapia, sobre la importancia de observar buen trato, Lic. Martiza Goméz
encuesta aplicada por la Encargada de Salud Ocupacional en el año 2014, a los funcionarios de la institución,
y efectividad del Consultorio respeto y cortesía hacia los pacientes. No omito indicar que esta es una práctica que a menudi y de Sanchez, correo:
Imprenta con el propósito de valorar el servicio de Fisioterapia en varios aspectos desde la puesta en marcha del mismo, 4.4.2 Recordar al profesional en Terapia Física que al atender a los pacientes debe tener un Jefa Servicios Cumplida
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de manera verbal, le insisto al compañero de ese servicio. La capacitación sobre trato con pacientes, mgomez@imprenta.go Oficio SG 016-2017 8/31/2016 4/17/2017 31/04/2017
Psicología y Terapia Física se pudo observar que existen quejas en el trato recibido por parte del profesional encargado de atenderles y trato y sensibilidad especial. Capacitarlo en trato con pacientes. Generales
no se ha gestionado. Apartir de este momento procedo a coordinar lo que corresponda con la .cr., teléfono: 2296-
de la Imprenta Nacional sobre la omisión de algunos tratamientos que según ellos se deberían aplicar en la materia y el por qué se ven
compañera encargada de capacitación. 9570 ext. 152
obligados a buscar esta misma atención externamente para solucionar su problema de salud.
2.4 Aspectos Generales en las Unidades Auditadas

2.4.1 Valoración del Sistema de Control Interno y Valoración de Riesgos. Se percibe una falta de compromiso y
Informe sobre control interno Lic. Martiza Goméz
conocimiento por parte de los colaboradores en cuanto al concepto que poseen sobre la importancia, significado 4.4.3 Girar las instrucciones, por escrito a todos los titulares subordinados, para que Respecto a la implementación de normas de control interno, valorización de riesgos y revisión de
y efectividad del Consultorio Sanchez, correo: Parcialmente
Imprenta y seguimiento del Control Interno y valoración de riesgos como elementos medulares en el quehacer diario de implementen en sus labores las normas de control interno en todas sus actividades, así como Jefa Servicios manuales de procedimientos, respetuosamente le solicito una prórroga al 15 de mayo para concluir,
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de mgomez@imprenta.go Oficio SG 016-2017 8/31/2016 4/17/2017 31/04/2017 cumplida / En
Psicología y Terapia Física sus actividades y la manera de evaluarlo en cada una de las Unidades que representan y la adecuada detección la adecuada valorización de riesgos. Hacer uso de herramientas que fomente una cultura de Generales esto por cuanto en la actualidad me encuentro tramitando solicitudes de compras a la Proveeduria
.cr., teléfono: 2296- proceso
de la Imprenta Nacional de los riesgos para evitar futuras eventualidades. control basada en la valorización de riesgos. Institucional, especialmente en lo que aproyectos de inversión se refiere.
9570 ext. 152
Informe sobre control interno 2.4.2 Manuales de Procedimientos. Pese a que en anteriores informes de Auditoria se ha insistido en la Lic. Martiza Goméz
4.4.4 Revisar, en coordinación con cada titular subordinado de las unidades auditadas, los Respecto a la implementación de normas de control interno, valorización de riesgos y revisión de
y efectividad del Consultorio importancia de que cada unidad administrativa en la institución posea su respectivo Manual de Procedimientos Sanchez, correo: Parcialmente
Imprenta respectivos manuales de procedimientos con el propósito de que estos incluyan todos y cada Jefa Servicios manuales de procedimientos, respetuosamente le solicito una prórroga al 15 de mayo para concluir,
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de completo y que describa secuencial y detalladamente todas las funciones y tareas que realiza cada Unidad. mgomez@imprenta.go Oficio SG 016-2017 8/31/2016 4/17/2017 31/04/2017 cumplida / En
Psicología y Terapia Física una de las tareas que realizan con las correspondientes actividades de control interno para el Generales esto por cuanto en la actualidad me encuentro tramitando solicitudes de compras a la Proveeduria
Para el caso del Consultorio Médico y de la Unidad de Psicología. Los Manuales de Procedimientos no se .cr., teléfono: 2296- proceso
de la Imprenta Nacional cumplimiento de los objetivos de un Sistema de Control Interno. Institucional, especialmente en lo que aproyectos de inversión se refiere.
encontraban terminados. 9570 ext. 152
2.4.4 Reglamento para Consultorio Médico. Las áreas auditadas no cuentan con un Reglamento de
Funcionamiento “que contenga políticas y procedimientos, normas definidas sobre el actuar y los diferentes
protocolos de acción de las diferentes unidades y las actividades solidarias con diferentes entes e instituciones
Informe sobre control interno con las que mantiene colaboración. Por el contrario, la Encargada de Salud Ocupacional aplica algunos Lic. Martiza Goméz
Respecto a la implementación de normas de control interno, valorización de riesgos y revisión de
y efectividad del Consultorio Reglamentos realizados por otras instituciones, como guía en sus actividades, como por ejemplo el llamado: 4.4.5 Girar las instrucciones por escrito para la elaboración de un Reglamento que contemple Sanchez, correo: Parcialmente
Imprenta Jefa Servicios manuales de procedimientos, respetuosamente le solicito una prórroga al 15 de mayo para concluir,
Nacional
AU-003-2016 Médico, Unidad de “Reglamento de Funcionamiento de consultorio médico del INS”, que según investigación de la Auditoria Interna políticas y normas relacionadas con el funcionamiento de los distintos servicios de salud que mgomez@imprenta.go Oficio SG 016-2017 8/31/2016 4/17/2017 31/04/2017 cumplida / En
Psicología y Terapia Física Generales esto por cuanto en la actualidad me encuentro tramitando solicitudes de compras a la Proveeduria
este fue creado por esa entidad para regular el actuar y recomendar los elementos mínimos que debían poseer existen en la Imprenta. .cr., teléfono: 2296- proceso
de la Imprenta Nacional Institucional, especialmente en lo que aproyectos de inversión se refiere.
los consultorios médicos para un adecuado funcionamiento, en lo que riesgos de trabajo se refiere, pero que 9570 ext. 152
dista mucho de ser utilizado para regular y proponer el modo en que se llevaran a cabo los procedimientos y
regulaciones de consultorio médico y sus especialidades, específicamente para la Imprenta Nacional, máxime
que el consultorio médico fue creado con recursos de la institución y para la institución.
María del Rocio

Calderón Quirós,
Estudio sobre seguimiento al Ministerio de
4.1. Al Ministro de Gobernación y Policía/Junta Administrativa de la Imprenta Nacional En sesión ordinaria n.° 31 del 21 de setiembre del 2016, la Junta Administrativa resolvió en acuerdo correo
Imprenta proceso de adopción de las Gobernación y Cumplida
Nacional
Au-004-2016
NICS en la Imprenta
No se indica 4.1.1 Girar las directrices necesarias a las instancias competentes, para que se cumplan las unánime y firme 6610-09-2016: Dar por recibidos los informes de Auditoría: Au-003-2016, del juntaadministrativa@i Oficio n.° JA-081-2016 8/16/2016 9/22/2016 3/16/2017
Policia. Junta
Nacional recomendaciones planteadas en este Informe. Seguimiento al proceso de adopción de las Nics de la Imprenta Nacional. mprenta.go.cr,
Directiva.
teléfono 2296-9570
ext. 114
María del Rocio

Calderón Quirós,
Estudio sobre seguimiento al Ministerio de
En sesión ordinaria n.° 31 del 21 de setiembre del 2016, la Junta Administrativa resolvió en acuerdo correo
Imprenta proceso de adopción de las 4.1.2 Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Gobernación y Cumplida
Au-004-2016 No se indica unánime y firme 6610-09-2016: Dar por recibidos los informes de Auditoría: Au-003-2016, del juntaadministrativa@i Oficio n.° JA-081-2016 8/16/2016 9/22/2016 3/16/2017
Nacional NICS en la Imprenta recomendaciones emitidas en este Informe. Policia. Junta
Nacional Seguimiento al proceso de adopción de las Nics de la Imprenta Nacional. mprenta.go.cr,
Directiva.
teléfono 2296-9570
ext. 114

Estudio sobre seguimiento al Le informo que esta Dirección General ha girado las recomendaciones a cada una de las personas
4.2. Al Director General de la Imprenta Nacional 4.2.1. Girar las instrucciones respectivas a Peréz, correo
Imprenta proceso de adopción de las involucradas en los procesos de trabajo, según lo establecido en el informe de marras. Para el Cumplida
Nacional
Au-004-2016
NICS en la Imprenta
No se indica quien(es) corresponda, para que se cumplan las recomendaciones planteadas en este Director General. direccion@imprenta.g Oficios n° DG-346-345-350-10-2016 8/16/2016 10/20/2016 3/16/2017
estalecimiento del plan de acción remedial de las recomendaciones se les ha establecido un plazo
Nacional Informe. o.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 390

Estudio sobre seguimiento al Le informo que esta Dirección General ha girado las recomendaciones a cada una de las personas
Peréz, correo
Imprenta proceso de adopción de las 4.2.2. Informar a la Auditoría Interna de las acciones tomadas para el acatamiento de las involucradas en los procesos de trabajo, según lo establecido en el informe de marras. Para el Cumplida
Nacional
Au-004-2016
NICS en la Imprenta
No se indica Director General. direccion@imprenta.g Oficios n° DG-346-345-350-10-2016 8/16/2016 10/20/2016 3/16/2017
recomendaciones emitidas en este Informe. estalecimiento del plan de acción remedial de las recomendaciones se les ha establecido un plazo
Nacional o.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 390
2.1 Plan de acción para la Implementación de las NICSP. Según revisión realizada por esta Auditoría, dentro de
la información suministrada se realizó un plan en julio del 2014, por la Comisión Institucional de Implementación
de Normas NICSP en donde se formaron subcomisiones de trabajo, pero los mismos no trabajaron ni se
reunieron. Para el mes de marzo del 2015 se contaba con otro plan, el cual mostraba las tareas pendientes, la
distribución de las tareas, equipo de trabajo, desarrollo de las tareas, acciones y cronograma, dicho plan
tampoco se cumplió porque contemplaba para setiembre del 2015 trasladar saldos depurados al nuevo plan
contable, confección del Manual de Procedimientos entre otros. Para Mayo del 2016 los mismos temas del plan
Sobre la oferta para la contratación de personal externo, en el oficio 13-2016, la Lic. Energivia Lic. Marco Mena
Estudio sobre seguimiento al se encuentran sin terminar. 4.3 Al Director Financiero Administrativo
Director Sánchez le informó al Lic. Sergio Solera, que esa podría ser una buena alternativa, sin embargo, Brenes, correo: Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las 2.6 Inventario de Activos. El Ministerio de Hacienda creó el programa de Sibinet, para acceder y mantener 4.3.1. Analizar la posibilidad y dejar evidencia por escrito sobre la contratación de forma
Nacional
Au-004-2016
NICS en la Imprenta
Administrativo debido a que ya se contaba con la colaboración de funcionarios de la Institución, se decidió, que no mmena@imprenta.go. Oficio n.° DAF-084-2016 8/16/2016 10/28/2016 3/16/2017 cumplida / En
actualizada la información de los activos de la Institución, dentro de la cual se puede mantener la consolidación temporal firmas contables o personal para sustentar al departamento de contabilidad para
Nacional Financiero era necesario realizar la contratación, sin embargo, esa es una opción que sigue abierta en caso de cr., teléfono 2296- proceso
de la información, así se puede mantener un control cruzado con la contabilidad de la institución. terminar de realizar las tareas pendientes de la Implementación de las NICSP.
que sea necesario, realizar la contratación sugerida por esa Auditoría. 9570 ext. 186
2.10 Libros legales. Al realizar una revisión en los Libros legales se pudo detectar que existe un atraso en la
transcripción de los libros. En mayo del 2016, la información en dichos libros se encontraba a octubre del 2015,
tanto el libro Diario como el Mayor. El libro de Inventario y Balances se encontraba a diciembre del 2015, también
se detectó que en mayo 2016 no habían podido realizar el cierre contable del mes de enero del 2016. Se realizó
la consulta sobre el uso de los libros en digital, se nos dijo que el sistema les iba ayudar a implementar los libros
legales en digital, pero no se ha dicho cuándo empezará a funcionar, y tampoco se cuenta con un plan para su
implementación.
2.2 Apoyo de la Administración. En el proceso de revisión de información, se pudo verificar que la administración
Lic. Marco Mena
Estudio sobre seguimiento al durante el año 2014 y principio del 2015 estuvo muy participativa en la Implementación de las NICSP, dejando
Director Este sistema tiene por objetivo el de velar porque las Normas Intenacionales de Contabilidad para el Brenes, correo: Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las evidente el apoyo al Departamento Financiero con mano de obra, cursos, reuniones, y se encontraba en 4.3.2 Establecer un sistema de control por escrito, para que pueda supervisar y apoyar el
Nacional
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NICS en la Imprenta
Administrativo Sector Público, concluya su implementación en los plazoz y en las condiciones que han establecido mmena@imprenta.go. Oficio n.° DAF-084-2016 8/16/2016 10/28/2016 3/16/2017 cumplida / En
constante comunicación con el mismo departamento. Posterior a esa fecha, el apoyo ha decrecido notoriamente, trabajo realizado a la Implementación de las Normas NICSP.
Nacional Financiero por las autoridades que coordinan dicho proyecto. cr., teléfono 2296- proceso
consecuencia de ello el Departamento Financiero ha tenido muchas carencias y problemas para terminar la
9570 ext. 186
implementación.
2.4 Procedimientos contables. La Imprenta Nacional está implementando un sistema informático integrado donde Se informó que en el 2015, se había nombrado a la señora Katia López, para darle seguimiento a
deben estar incorporadas las NICSP, para lo cual se necesita tener lineamientos y procedimientos bien definidos las NICS, sin embargo, la Dirección General trasladó a esta funcionaria a otra unidad administrativa. Lic. Marco Mena
Estudio sobre seguimiento al para contar con la confiabilidad de la información. Finalizando el mes de diciembre del 2015 se enviaron 10 Director Para sustituir a la señora López, se designó verbalmente al señor Erick Gutiérrez. Posteriormente, Brenes, correo: Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las 4.3.3 Continuar brindando el recurso humano requerido por el Departamento de Contabilidad
Nacional
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NICS en la Imprenta
procedimientos terminados y revisados a la Contabilidad Nacional para su respectiva revisión y aprobación. Administrativo se redujo a medio tiempo dicho nombramiento, pero, también de manera verbal. le indique al señor mmena@imprenta.go. Oficio n.° DAF-084-2016 8/16/2016 10/28/2016 3/16/2017 cumplida / En
para la Implementación de las NICSP.
Nacional Actualmente faltan 22 procedimientos de terminar ya que falta algún tipo de información y por ende no han sido Financiero Sergio Solera, jefe del Departamento Financiero, que podía disponer de los servicios de Jonathan cr., teléfono 2296- proceso
enviados a la Contabilidad Nacional para su respectiva revisión y con la operación del nuevo sistema existe la Monge, para continuar con los trabajos de las NICS, funcionario que aún se encuentra colaborando 9570 ext. 186
posibilidad que surjan nuevos procedimientos contables o se supriman otros. en este tema.
Lic. Marco Mena

Estudio sobre seguimiento al Director Brenes, correo:
Imprenta proceso de adopción de las 4.3.4. Informar a la Auditoría Interna de las acciones tomadas para el acatamiento de las Mediante oficio n.° DAF-083-2016, se procedió a informar a la Suditoría Interna sobre las acciones Cumplida
Nacional
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NICS en la Imprenta
No se indica Administrativo mmena@imprenta.go. Oficio n.° DAF-084-2016 8/16/2016 10/28/2016 3/16/2017
recomendaciones emitidas en este Informe. ejecutada o por ejecutar.
Nacional Financiero cr., teléfono 2296-
9570 ext. 186
reunieron. Para el mes de marzo del 2015 se contaba con otro plan, el cual mostraba las tareas pendientes, la La Dirección de Contabilidad Nacional, ha definido desde hace más de tres años un esquema de
distribución de las tareas, equipo de trabajo, desarrollo de las tareas, acciones y cronograma, dicho plan seguimiento al proceso de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el
Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al tampoco se cumplió porque contemplaba para setiembre del 2015 trasladar saldos depurados al nuevo plan 4.4. Al Jefe Financiero. Sector Público, en todas las instituciones del Estado. Este plan ha consistido en un informe de
Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las contable, confección del Manual de procedimientos entre otros. Para Mayo del 2016 los mismos temas del plan avance que contiene todos aquellos elementos y aspectos técnicos, que una vez elaborados, llevan
Nacional
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NICS en la Imprenta
4.4.1 Implementar y revisar junto con el personal de contabilidad, un plan adecuado para lo Financiero ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
se encuentran sin terminar. a las entidades a un 100% de cumplimiento y a una posición en la que pueden seguir desarrollando
Nacional que falta de la implementación, establecer fechas reales. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
2.2 Apoyo de la Administración. En el proceso de revisión de información, se pudo verificar que la administración el tema de NICSP. Por esta razón, Imprenta Nacional se ha sujetado al cumplimiento de dicho plan
124
durante el año 2014 y principios del 2015 estuvo muy participativa en la Implementación de las NICSP, dejando y ha estado informando desde el principio de todos los avances logrados. Por tanto, cualquier plan
evidente el apoyo al Departamento Financiero con mano de obra, cursos, reuniones, y se encontraba en de acción que se realice, debe ir alineado a los parámetros que el Ente Rector establece.
constante comunicación con el mismo departamento. Posterior a esa fecha, el apoyo ha decrecido notoriamente,
consecuencia de ello el Departamento Financiero ha tenido muchas carencias y problemas para terminar la
implementación.
Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al durante el año 2014 y principios del 2015 estuvo muy participativa en la Implementación de las NICSP, dejando Sobre el proceso de implementación, tal y como se ha informado a Contabilidad Nacional en el
Segura, correo
Imprenta proceso de adopción de las evidente el apoyo al Departamento Financiero con mano de obra, cursos, reuniones, y se encontraba en 4.4.2 Comunicar a la administración, ya sea por escrito, vía correo o en una reunión lo informe de avance, se ha contado con apoyo de la Administración Superior en la Institución, Cumplida
Au-004-2016 Financiero ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017
Nacional NICS en la Imprenta constante comunicación con el mismo departamento. Posterior a esa fecha, el apoyo ha decrecido notoriamente, pendiente de la implementación y los recursos que necesitan para la Implementación. mediante reuniones de seguimiento con el Director General, que incluso desde su llegada, ha
Nacional cr., tel. 2296-9570 ext.
consecuencia de ello el Departamento Financiero ha tenido muchas carencias y problemas para terminar la estado pendiente del proceso de implementación.
124
implementación.
2.3 Actualización de las Políticas Contables. Aunque ya las políticas contables se encuentran redactadas, las
mismas son muy generales, pero no han sido ajustadas a la realidad de la Imprenta Nacional, no se ha
Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al considerado todo lo relacionado con producción, convenios comerciales, costos, la devolución de dinero
A este nivel de avance, y quedando los pendientes señalados, el control y seguimiento es estrecho, Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las depositado por clientes que no se publicara la información, cuentas por cobrar diversas, políticas al portal, uso 4.4.3 Incluir dentro de su programa de pendientes controles y seguimientos a la actualización
Nacional
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NICS en la Imprenta
Financiero y es retomado directamente por la Jefatura Financiera y la contadora de la Institución, quien hará la ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
interno a los sobres, arreglos de pago e incluso también deben ser revisadas con las políticas que fueron de las políticas.
Nacional revisión final para envío al Ente Rector. Todo lo anterior en este mes de noviembre 2016. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
publicadas por Contabilidad Nacional en noviembre del 2012. También, es importante recordar que luego de ser
124
ajustadas las políticas, se deben de divulgar para trabajar todos los departamentos y secciones bajo una misma
línea.
2.4 Procedimientos contables. La Imprenta Nacional está implementando un Sistema Informático Integrado
donde deben estar incorporadas las NICSP, para lo cual se necesita tener lineamientos y procedimientos bien Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al definidos para contar con la confiabilidad de la información. Finalizando el mes de diciembre del 2015 se Como se ha mencionado, se ha definido este mes de noviembre para la conclusión de los Segura, correo
Imprenta proceso de adopción de las 4.4.4 Establecer mecanismos de control, por escrito para que pueda supervisar y dar Cumplida
Nacional
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NICS en la Imprenta
enviaron 10 procedimientos terminados y revisados a la Contabilidad Nacional para su respectiva revisión y Financiero procedimientos contables, lo cual está a cargo de la Jefatura Financiera y la contadora de la ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017
continuidad con el trabajo de la redacción e implementación de los procedimientos.
Nacional aprobación. Actualmente, faltan 22 procedimientos de terminar ya que falta algún tipo de información y por ende Institución, quienes son dentro del departamento, el nivel más alto de supervisión. cr., tel. 2296-9570 ext.
no han sido enviados a la Contabilidad Nacional para su respectiva revisión y con la operación del nuevo sistema 124
existe la posibilidad que surjan nuevos procedimientos contables o se supriman otros.
2.4 Procedimientos contables. La Imprenta Nacional está implementando un Sistema Informático Integrado
donde deben estar incorporadas las NICSP, para lo cual se necesita tener lineamientos y procedimientos bien Como se ha venido exponiendo, se tienen los temas pendientes, y se están abordando con el Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al definidos para contar con la confiabilidad de la información. Finalizando el mes de diciembre del 2015 se recurso actual, y con la participación de colaboradores externos al Departamento Financiero. En Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las 4.4.5 Solicitar mediante oficio a la administración y programar el uso del Recurso Humano
Nacional
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NICS en la Imprenta
enviaron 10 procedimientos terminados y revisados a la Contabilidad Nacional para su respectiva revisión y Financiero este caso las decisiones se han venido tomando de acuerdo con el plan de implementación ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
para mejorar la toma de decisiones y poder terminar la implementación de las NICSP.
Nacional aprobación. Actualmente, faltan 22 procedimientos de terminar ya que falta algún tipo de información y por ende establecido por el Ente Rector, y además con acciones concretas propuestas en el departamento cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
no han sido enviados a la Contabilidad Nacional para su respectiva revisión y con la operación del nuevo sistema Financiero. 124
existe la posibilidad que surjan nuevos procedimientos contables o se supriman otros.
2.5 Sistema informático de Contabilidad. El Departamento de Contabilidad se encuentra implementando un

Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al nuevo Sistema Informático “AVANCE”. El objetivo es que el sistema se implemente a las Normas Internacionales
4.4.6 Realizar un listado en conjunto con la contadora de situaciones pendientes del sistema La revisión de las situaciones pendientes del sistema, se han venido realizando por parte de la Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las de Contabilidad del Sector Público (NICSP). La información que hasta el momento genera en el sistema contiene
Nacional
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NICS en la Imprenta
que no permiten realizar el cierre contable y solicitar por medio de oficio a los programadores Financiero contadora, todas estas tendentes a realizar los cierres contables, con la mayor precisión posible, ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
gran cantidad de errores. Lo que ha conllevado a que los funcionarios trabajen adicionalmente revisando la
Nacional una pronta solución a los casos que se presenten. para revelar de la manera más apropiada, la situación contable de la Imprenta. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
información errónea en forma manual. Todavía en el mes de mayo del 2016 no se ha podido cerrar
124
contablemente el mes de Enero 2016.
En el caso de los bienes duraderos, como se ha mencionado, es un trabajo que ya se ha iniciado a

Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al 2.6 Inventario de Activos. El Ministerio de Hacienda creó el programa de Sibinet, para acceder y mantener nivel de una Comisión enfocada en su depuración, en donde la decisión es acogerse al transitorio
Imprenta proceso de adopción de las 4.4.7 Establecer un mecanismo de control por escrito adecuado para el control del trabajo o que establece la NIC 17. Dicho seguimiento se realizará directamente al plan, que para estos fines
Au-004-2016 actualizada la información de los activos de la Institución, dentro de la cual se puede mantener la consolidación Financiero ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
Nacional NICS en la Imprenta actividades para la conciliación de los bienes duraderos. se debe definir de aquí a la última semana de noviembre, y que pondremos en marcha a partir de
Nacional de la información, así se puede mantener un control cruzado con la contabilidad de la institución. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
enero 2017, empezando por establecer las bases, procedimientos y políticas sobre este tipo de
124
bienes.
El plan de acción específicamente para bienes duraderos, contendrá la forma en la que se realizará
Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al 2.6 Inventario de Activos. El Ministerio de Hacienda creó el programa de Sibinet, para acceder y mantener el conteo de bienes en la Institución, donde no necesariamente, se deba hacer una contratación de
Imprenta proceso de adopción de las 4.4.8 Solicitar a la administración de Recursos necesarios ya sea mano de obra, contratación, recursos externos, más en períodos de austeridad presupuestaria. Aunque no se descarta esta
Nacional NICS en la Imprenta para poder realizar el inventario, conciliación de los bienes duraderos. propuesta, también es importante ver el plan de forma integral para definir los recursos que se
utilizarán para lograrlo. En el caso del inventario, durante este año 2016, se realizó una toma física
124
que finalizó en el mes de agosto, y está en proceso los ajustes correspondientes.
Se participa activamente en la comisión creada para dar seguimiento a esta labor de depuración y
Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al 2.6 Inventario de Activos. El Ministerio de Hacienda creó el programa de Sibinet, para acceder y mantener conciliación de activos propiedad planta y equipo, recordando que es un proceso en el que se debe
Imprenta proceso de adopción de las 4.4.9 Participar activamente con su grupo de trabajo en el diseño del programa de trabajo de aplicar clasificación, valuación, depreciación, registro, deterioro, entre otros. Todo se está
Nacional NICS en la Imprenta la conciliación y ajustes de propiedad planta y equipo antes de abril 2017. programando para el 2017, iniciando el proceso con la conciliación de activos entre los sistemas
formales autorizados y los auxiliares contables, al tiempo que se hará un conteo de los activos de la
124
Institución.
2.7 Inventario de Suministros. Los inventarios son bienes adquiridos a cualquier título, con la intención de ser Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al comercializado o destinado a la transformación o consumo en el proceso de producción o en prestación de Dentro del tema de inventario, es importante resaltar que la bodega en la que se custodia el mismo, Segura, correo
Imprenta proceso de adopción de las 4.4.10 Analizar la posibilidad de programar y asignar a un grupo de trabajo para la toma, Cumplida
Nacional
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NICS en la Imprenta
servicios, en desarrollo de la actividad fundamental del ente público. El Sistema de inventario que se utiliza en la Financiero es directamente administrada por la Proveeduría Institucional por lo que durante este año se puede ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017
registro y ajustes al inventario para cumplir con las disposiciones en el menor plazo posible.
Nacional Imprenta Nacional es el inventario permanente, en el cual el control de inventario es constante, se lleva el mencionar que se han realizado una toma física del mismo, según se contesta en el punto 4.4.8. cr., tel. 2296-9570 ext.
registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario, y el cálculo de costo es el promedio ponderado. 124
2.8 Depuración de cuentas. Se realizó la consulta sobre las cuentas pendientes por depurar, la respuesta fue que
todas las cuentas del pasivo faltan por depurar, la cuenta de propiedad planta y equipo, cuentas por cobrar
Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al diversas, garantías de participación y cumplimento, inventario, cuentas por cobrar a largo plazo; lo único que se
4.4.11 Participar activamente en la realización de un cronograma junto con la encargada de La depuración de cuentas contables, como se ha mencionado, se encuentra debidamente Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las encuentra al día son las cuentas de los Bancos.
Nacional
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NICS en la Imprenta
contabilidad para implementar la planificación, supervisión y organización de los proyectos de Financiero programada para este final de período 2016, y es la contadora la responsable directa de aplicar ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
2.9 Comisión o equipo de trabajo. Dentro de los planes de trabajo del 2014 se informa que se van a conformar
Nacional las depuraciones de las cuentas y así dar una mejor atención a los proyectos. estos ajustes contables, de acuerdo a las normas vigentes y las resoluciones que se presenten. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
comisiones para trabajar en diferentes aspectos de la Implementación de las NICSP. Realizando las
124
investigaciones se detectó que no hubo reuniones, solo informaron al personal, no hubo convocatoria, y la
administración solamente los participó de una capacitación.
Lic. Sergio Solera
4.4.12 Analizar la posibilidad de contratar recursos y dejar evidencia de la misma para el Esta respuesta se aborda en el punto 4.4.2, en donde se aclaran las razones por las que no se Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las encuentra al día son las cuentas de los Bancos.
Nacional
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NICS en la Imprenta
departamento de contabilidad con la finalidad de terminar de realizar las tareas pendientes de Financiero considera necesaria dicha contratación y por el contrario, se exponen los elementos que se ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
2.11 Incumplimiento con la fecha. La Imprenta Nacional, para la Implementación de las NICSP del año 2016, no
Nacional la Implementación de las NICSP. consideran razonables para la conclusión de los objetivos, en los plazos propuestos. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
estaba preparada, muchos de los aspectos que anteriormente se han descrito en este informe, aún se
124
encuentran pendientes, tales como terminar los Manuales de Procedimientos, ajustar las cuentas, los inventarios,
realizar los inventarios, entre otros.
Las políticas contables están definidas. Los procedimientos contables se están terminando, para Lic. Sergio Solera
enviarlos a revisión y aprobación por parte de Contabilidad Nacional. Estos procedimientos están en Segura, correo
Imprenta proceso de adopción de las encuentra al día son las cuentas de los Bancos. 4.4.13 Concluir la redacción las políticas contables que se necesita en la Imprenta Nacional Cumplida
Nacional
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NICS en la Imprenta
Financiero práctica, lo que falta es la conclusión de las mismos en un solo manual de procedimientos contables ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017
2.11 Incumplimiento con la fecha. La Imprenta Nacional, para la Implementación de las NICSP del año 2016, no para ponerlas en marcha.
Nacional de la Institución. Se reitera que lo que se realizó fue detallar los procedimientos actuales, y cr., tel. 2296-9570 ext.
estaba preparada, muchos de los aspectos que anteriormente se han descrito en este informe, aún se
adecuarlos de manera que cumplan con las NICSP 124
encuentran pendientes, tales como terminar los Manuales de Procedimientos, ajustar las cuentas, realizar los
inventarios, entre otros.
Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al diversas, garantías de participación y cumplimento, inventario, cuentas por cobrar a largo plazo; lo único que se En su momento, cuando se proceda a hacer los ajustes necesarios en la depuración de las cuentas
4.4.14 Informar a la Junta Administrativa sobre acuerdos para realizar ajustes a las cuentas, Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las encuentra al día son las cuentas de los Bancos. contables susceptibles a este método, se comunicarán a la Junta Administrativa, aquellas que
Nacional
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realizar una mejor explicación, y las justificantes necesarias de las cuentas que necesitan Financiero ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
2.11 Incumplimiento con la fecha. La Imprenta Nacional, para la Implementación de las NICSP del año 2016, no según corresponda, deban ser de conocimiento de este órgano colegiado, dadas sus características
Nacional realizarse ajustes. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
estaba preparada, muchos de los aspectos que anteriormente se han descrito en este informe, aún se e impacto en los resultados financieros de la Institución.
124
encuentran pendientes, tales como terminar los Manuales de Procedimientos, ajustar las cuentas, realizar los
inventarios, entre otros.
Lic. Sergio Solera

Estudio sobre seguimiento al 2.9 Comisión o equipo de trabajo. Dentro de los planes de trabajo del 2014 se informa que se van a conformar
Se reitera que el seguimiento a nivel de comisión o equipos de trabajo es estrecho, y para este Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las comisiones para trabajar en diferentes aspectos de la Implementación de las NICSP. Realizando las 4.4.15 Establecer un mecanismo de control adecuado si se realizan comités o equipos de
Au-004-2016 Financiero trabajo de implementación, también se reporta a la Contabilidad Nacional, mediante los informes de ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
Nacional NICS en la Imprenta investigaciones se detectó que no hubo reuniones, solo informaron al personal, no hubo convocatoria, y la trabajo para el seguimiento del trabajo o actividades a realizar en la implementación.
Nacional avance correspondientes. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
administración solamente los participó de una capacitación.
124
2.7 Inventario de Suministros. Los inventarios son bienes adquiridos a cualquier título, con la intención de ser Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al comercializado o destinado a la transformación o consumo en el proceso de producción o en prestación de 4.4.16 Analizar la posibilidad de contratar recurso humano para el departamento de Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las
Nacional
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NICS en la Imprenta
servicios, en desarrollo de la actividad fundamental del ente público. El Sistema de inventario que se utiliza en la contabilidad con la finalidad de terminar de realizar las tareas pendientes de la Financiero La respuesta a esta observación se planteada en los ítem 4.4.1 y 4.4.2. ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
Nacional Imprenta Nacional es el inventario permanente, en el cual el control de inventario es constante, se lleva el Implementación de las NICSP. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario, y el cálculo de costo es el promedio ponderado. 124
2.10 Libros legales. Al realizar una revisión en los Libros legales se pudo detectar que existe un atraso en la
transcripción de los libros. En mayo del 2016, la información en dichos libros se encontraba a octubre del 2015, Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al tanto el libro Diario como el Mayor. El libro de Inventario y Balances se encontraba a diciembre del 2015, también Segura, correo
Imprenta proceso de adopción de las Las tareas son supervisadas y controladas en cada etapa por la Jefatura, y apoyadas por la Cumplida
Nacional
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NICS en la Imprenta
se detectó que en mayo 2016 no habían podido realizar el cierre contable del mes de enero del 2016. Se realizó 4.4.17 Establecer mecanismos de control por escrito para supervisar las tareas pendientes. Financiero ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017
Dirección Administrativa Financiera y la Administración Superior.
Nacional la consulta sobre el uso de los libros en digital, se nos dijo que el sistema les iba ayudar a implementar los libros cr., tel. 2296-9570 ext.
legales en digital, pero no se ha dicho cuándo empezará a funcionar, y tampoco se cuenta con un plan para su 124
implementación.
Lic. Sergio Solera

Estudio sobre seguimiento al 2.11 Incumplimiento con la fecha. La Imprenta Nacional, para la Implementación de las NICSP del año 2016, no
Se ha realizado un comentario sobre lo actuado en cada una de las recomendaciones anteriores, en Segura, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las estaba preparada, muchos de los aspectos que anteriormente se han descrito en este informe, aún se 4.4.18 Tomar todas las recomendaciones anteriores para implementar las NICSP, y así
Nacional
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NICS en la Imprenta
Financiero las que se evidencian los esfuerzos realizados para lograr dar inicio, en el año 2017, al proceso ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 cumplida / En
encuentran pendientes, tales como terminar los Manuales de Procedimientos, ajustar las cuentas, los inventarios, arrancar con la nueva directriz implementación 2017.
Nacional contable bajo las NICSP. cr., tel. 2296-9570 ext. proceso
realizar los inventarios, entre otros.
124
4.4.19 Informar a la Auditoría Interna de las acciones tomadas para el acatamiento de las Lic. Sergio Solera
Estudio sobre seguimiento al A través de este reporte, se informa a la Auditoría Interna sobre las acciones tomadas sobre el Segura, correo
Imprenta proceso de adopción de las recomendaciones emitidas en este Informe.
Au-004-2016 No se indica Financiero informe de Auditoría AU-004-2016 denominado "Estudio sobre seguimiento al proceso de adopción ssolera@imprenta.go. Oficio n.° DF-136-2016 8/16/2016 8/31/2016 3/16/2017 Cumplida
Nacional NICS en la Imprenta
Nacional de las NICSP en la Imprenta Nacional. cr., tel. 2296-9570 ext.
124
Durante los años 2014 se ha venido presupuestando, dentro del presupuesto ordinario, un monto de
reunieron. Para el mes de marzo del 2015 se contaba con otro plan, el cual mostraba las tareas pendientes, la
¢ 2.000.000,00 en la subpartida 1.04.03 con el propósito de atender cualquier requerimiento
distribución de las tareas, equipo de trabajo, desarrollo de las tareas, acciones y cronograma, dicho plan
relacionado con las normas internacionales de Contabilidad para el Sector Público. Energivia Sánchez
Estudio sobre seguimiento al tampoco se cumplió porque contemplaba para setiembre del 2015 trasladar saldos depurados al nuevo plan 4.5. A la Encargada de Contabilidad y Presupuesto Contabilidad Nacional, ha llamado a todo el sector público a ver la implementación de las NICS Brenes, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las contable, confección del Manual de Procedimientos entre otros. Para Mayo del 2016 los mismos temas del plan
Nacional
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NICS en la Imprenta
4.5.1 Solicitar por escrito los recursos necesarios para la finalización de la Implementación de Contabilidad como un proceso, en el que dicha entidad nos da acompañamiento como ente Rector, por lo que, esanchez@imprenta.g Oficio N° CP 02-2017 8/16/2016 6/8/2017 3/16/2017 cumplida / En
se encuentran sin terminar.
Nacional las NICSP. durante los últimos períodos, se ha recibido una amplia capacitación. o.cr., tel 2296-9570, proceso
Para este año 2017, se está dando seguimiento a la implementación, específicamente en lo que se ext. 126
durante el año 2014 y principio del 2015 estuvo muy participativa en la Implementación de las NICSP, dejando
refiere al tema de Propiedad Planta y Equipo, de cuyo transitorio de la NICSP 17, la Imprenta
evidente el apoyo al Departamento Financiero con mano de obra, cursos, reuniones, y se encontraba en
Nacional se acogió, y cuyo plazo de logro es de 5 años a partir el año 2016.
constante comunicación con el mismo departamento. Pero, posterior a esa fecha, el apoyo ha decrecido
notoriamente, consecuencia de ello el Departamento Financiero ha tenido muchas carencias y problemas para
terminar la implementación.
En conclusión, las acciones que se tomarán serán las siguientes:

Continuar con el proceso de ajustes, cambios y cierres contables, de los que se generan las ultimas
2.3 Actualización de las Políticas Contables. Aunque ya las políticas contables se encuentran redactadas, las versiones de los procedimientos contables, aunado a la revisión que se espera obtener de para del
mismas son muy generales, pero no han sido ajustadas a la realidad de la Imprenta Nacional, no se ha ente rector.
Energivia Sánchez
Estudio sobre seguimiento al considerado todo lo relacionado con producción, convenios comerciales, costos, la devolución de dinero 4.5.2 Reunir a su personal y realizar una revisión de las políticas contables, comparando con Solicitar nuevamente de manera formal, a Contabilidad Nacional, la revisión de los procedimientos
Brenes, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las depositado por clientes que no se publicara la información, cuentas por cobrar diversas, políticas al portal, uso contables, con el fin de tener una buena base o punto de partida, y seguir con los ajustes o
Nacional
Au-004-2016
NICS en la Imprenta
las políticas de la Contabilidad Nacional noviembre del 2012 y con las necesidades que tiene Contabilidad esanchez@imprenta.g Oficio N° CP 02-2017 8/16/2016 6/8/2017 3/16/2017 cumplida / En
interno a los sobres, arreglos de pago e incluso también deben ser revisadas con las políticas que fueron cambios, que se hayan determinado, en los últimos años, a partir de su utilización.
Nacional la institución para ajustar lo que falta para implementarlas. o.cr., tel 2296-9570, proceso
publicadas por Contabilidad Nacional en noviembre del 2012. También, es importante recordar que luego de ser Continuar con el seguimiento de la depuración de la cuenta de Propiedad Planta y Equipo, pues de
ext. 126
ajustadas las políticas, se deben de divulgar para trabajar todos los departamentos y secciones bajo una misma esta tambien, se generarán nuevos procedimientos contables, cambios y ajustes en el sistema.
línea. Presupuestar recursos para hacer los ajustes y cambios que se requieran al sistema integrado, por
parte de la empresa desarrolladora, y generados por las nuevas políticas y procedimientos
depurados.
2.4 Procedimientos contables. La Imprenta Nacional está implementando un sistema informático integrado donde
deben estar incorporadas las NICSP, para lo cual se necesita tener lineamientos y procedimientos bien definidos Energivia Sánchez
Estudio sobre seguimiento al para contar con la confiabilidad de la información. Finalizando el mes de diciembre del 2015 se enviaron 10 4.5.3 Solicitar a la contabilidad Nacional la devolución de los Procedimientos ya revisados, Con respecto a la devolución de los procedimientos se ha tratado en varias ocasiones con el ente Brenes, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las
Nacional
Au-004-2016
NICS en la Imprenta
procedimientos terminados y revisados a la Contabilidad Nacional para su respectiva revisión y aprobación. por cuanto son necesarios para el correcto funcionamiento de los sistemas e implementación Contabilidad rector, la revisión de los mismos, como consta en la minuta del 04 de agosto del 2016, donde se esanchez@imprenta.g Oficio N° CP 02-2017 8/16/2016 6/8/2017 3/16/2017 cumplida / En
Nacional Actualmente faltan 22 procedimientos de terminar ya que falta algún tipo de información y por ende no han sido de registros contables. comprometieron a revisar los mismos, pero a la fecha todavia ese punto está pendiente o.cr., tel 2296-9570, proceso
enviados a la Contabilidad Nacional para su respectiva revisión y con la operación del nuevo sistema existe la ext. 126
posibilidad que surjan nuevos procedimientos contables o se supriman otros.
2.5 Sistema informático de Contabilidad. El Departamento de Contabilidad se encuentra implementando un

Energivia Sánchez
Estudio sobre seguimiento al nuevo Sistema Informático “AVANCE”. El objetivo es que el sistema se implemente a las Normas Internacionales
Brenes, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las de Contabilidad del Sector Público (NICSP). La información que hasta el momento genera en el sistema contiene 4.5.4 Terminar de implementar los procedimientos contables para el cierre de elaboración de Esta recomendación va de la mano con los anteriores puntos, como se vaya avanzando con las
Au-004-2016 Contabilidad esanchez@imprenta.g Oficio N° CP 02-2017 8/16/2016 6/8/2017 3/16/2017 cumplida / En
Nacional NICS en la Imprenta gran cantidad de errores. Lo que ha conllevado a que los funcionarios trabajen adicionalmente revisando la los sistemas. acciones mencionadas anteriormente, se cumplirá con este objetivo.
Nacional o.cr., tel 2296-9570, proceso
información errónea en forma manual. Todavía en el mes de mayo del 2016 no se ha podido cerrar
ext. 126
contablemente el mes de Enero 2016.
Energivia Sánchez
Estudio sobre seguimiento al Brenes, correo Parcialmente
Imprenta proceso de adopción de las 4.5.5 Informar a la Auditoría Interna de las acciones tomadas para el acatamiento de las
Au-004-2016 No se indica Contabilidad Sobre este punto se procederá a informar sobre el avance de las mismas. esanchez@imprenta.g Oficio N° CP 02-2017 8/16/2016 6/8/2017 3/16/2017 cumplida / En
Nacional NICS en la Imprenta recomendaciones emitidas en este Informe.
Nacional o.cr., tel 2296-9570, proceso
ext. 126
Lic. José Miguel
Informe sobre las 2.1. Reporte de necesidades y el inicio del procedimiento 4.3. Al Proveedor Institucional
Chavarría Delgado
contrataciones Como efectos de la situación apuntada se pueden presentar los siguientes: 4.3.1. Comunicar a las diferentes unidades institucionales los alcances del artículo 42 de la
Imprenta Proveeduría jchavarria@imprenta.g Pendiente
Au-005-2016 administrativas en la a) Adquisición de bienes y servicios que no satisfacen las necesidades; LCA y el artículo 8 del RLCA los cuales deben ser tomados en cuenta para realizar el No se indica No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional Institucional o.cr
Proveeduría Institucional de b) Conflictos de interpretación de la documentación entre el adjudicatario y la administración, y c) Malas “Reportes de necesidades para compra de bienes y servicios” cuando se demande alguna
la Imprenta Nacional tel. 2296-9570, ext.
inversiones económicas por parte de la Institución adquisición.
117
2.1. Reporte de necesidades y el inicio del procedimiento 4.3.2. Desarrollar un elemento de control que permita servir de antesala para la admisibilidad Lic. José Miguel
Informe sobre las Como efectos de la situación apuntada se pueden presentar los siguientes: de los reportes de necesidades para la compra de bienes y servicios dentro en la Chavarría Delgado
contrataciones a) Adquisición de bienes y servicios que no satisfacen las necesidades; Proveeduría Institucional, el cual guiará al revisor (de la Proveeduría) en el proceso de
Au-005-2016 administrativas en la b) Conflictos de interpretación de la documentación entre el adjudicatario y la administración, y c) Malas admisión de documentos y a la vez, documente la realización de este proceso (por ejemplo No se indica No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Proveeduría Institucional de inversiones económicas por parte de la Institución fecha, hora, nombre, firma de revisor, entre otros)
117
2.1. Reporte de necesidades y el inicio del procedimiento 4.3.3. Fortalecer la Autoevaluación de Control Interno, a efecto que sean incorporados Lic. José Miguel
Informe sobre las Como efectos de la situación apuntada se pueden presentar los siguientes: aquellos riesgos que atentan contra el estricto seguimiento normativo en materia de Chavarría Delgado
contrataciones a) Adquisición de bienes y servicios que no satisfacen las necesidades; Contratación Administrativa y la operación institucional.
Au-005-2016 administrativas en la No se indica No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional
Proveeduría Institucional de
b) Conflictos de interpretación de la documentación entre el adjudicatario y la administración, y c) Malas Institucional o.cr
la Imprenta Nacional inversiones económicas por parte de la Institución tel. 2296-9570, ext.
117
2.1. Reporte de necesidades y el inicio del procedimiento 4.3.4. Capacitar a los responsables de las compras en materia de Contratación Administrativa Lic. José Miguel
Informe sobre las Como efectos de la situación apuntada se pueden presentar los siguientes: y SICOP, para que puedan cumplir con lo establecido en la normativa vigente. Chavarría Delgado
contrataciones
Imprenta a) Adquisición de bienes y servicios que no satisfacen las necesidades; Proveeduría jchavarria@imprenta.g Pendiente
Nacional b) Conflictos de interpretación de la documentación entre el adjudicatario y la administración, y c) Malas Institucional o.cr
117
2.1. Reporte de necesidades y el inicio del procedimiento 4.3.5. Supervisar en el personal de la Proveeduría Institucional, para que se atienda los Lic. José Miguel
Informe sobre las Como efectos de la situación apuntada se pueden presentar los siguientes: extremos normativos de la Contratación Administrativa. Chavarría Delgado
contrataciones a) Adquisición de bienes y servicios que no satisfacen las necesidades;
Nacional
b) Conflictos de interpretación de la documentación entre el adjudicatario y la administración, y c) Malas Institucional o.cr
117
2.2. Trámite posterior a la decisión inicial 4.3.6. Comunicar a las diferentes unidades los alcances del artículo 9 de la Ley de
Analizada la información inicial, al tenor de la normativa, queda claramente reflejada la falta de conocimiento por Contratación Administrativa No. 7494, a efecto que se comprenda la responsabilidad de la Lic. José Miguel
Informe sobre las parte de los funcionarios que desarrollaron los “Reportes de necesidades de bienes/servicios” y del Director de unidad solicitante de un bien y servicio en cuanto a que éste debe asegurar que dispone o Chavarría Delgado
contrataciones Programa, al pasar por alto los alcances normativos del proceso de contratación; asimismo la deficiente llegará a disponer de los recursos humanos y condiciones estructurales administrativas
Au-005-2016 administrativas en la supervisión por parte de la Proveeduría Institucional, respecto de los tres inicios de procedimientos de necesarias para verificar el fiel complimiento de la contratación en todos sus extremos. No se indica No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Proveeduría Institucional de contratación verificados, al pasar por alto los vacíos de información de parte de las unidades solicitantes de
bienes y/o servicios en la presentación de los “Reportes de Necesidades”. 117
2.2. Trámite posterior a la decisión inicial 4.3.7. Recordar a los analistas de la Proveeduría Institucional sobre su responsabilidad de
Analizada la información inicial, al tenor de la normativa, queda claramente reflejada la falta de conocimiento por guardar el debido cuidado como miembros del Órgano Técnico Institucional y conductores del Lic. José Miguel
Informe sobre las parte de los funcionarios que desarrollaron los “Reportes de necesidades de bienes/servicios” y del Director de proceso de contratación administrativa, por ende deben revisar y controlar que todos los Chavarría Delgado
contrataciones Programa, al pasar por alto los alcances normativos del proceso de contratación; asimismo la deficiente “Reportes de necesidades de compra de bienes o servicios” recibidos atiendan los
Nacional
Au-005-2016 administrativas en la supervisión por parte de la Proveeduría Institucional, respecto de los tres inicios de procedimientos de requerimientos de los artículos 9 de la LCA y el 10 del RLCA, para así proceder con su No se indica No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Proveeduría Institucional de Institucional o.cr
contratación verificados, al pasar por alto los vacíos de información de parte de las unidades solicitantes de tramitación. tel. 2296-9570, ext.
la Imprenta Nacional bienes y/o servicios en la presentación de los “Reportes de Necesidades”. 117
4.3.8. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Lic. José Miguel
Informe sobre las recomendaciones emitidas en este informe. Chavarría Delgado
contrataciones
Nacional
Au-005-2016 administrativas en la No se indica No se indica No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Proveeduría Institucional de Institucional o.cr
117
2.3. Sistema de evaluación de las ofertas 4.4. Director de Producción
Informe sobre las De conformidad con el análisis de auditoría realizado, existe seguridad razonable de que la situación comentada 4.4.1. Desarrollar las especificaciones cualitativas y cuantitativas de cada uno de los bienes Ing. Max Carranza
contrataciones responde a una deficiente gestión del procedimiento de contratación administrativa por parte de la unidad (papel/cartón) demandados con la suficiente claridad y descripción, que permita al posible Arce, correo:
Imprenta solicitante de los bienes, al sustituirse la creatividad requerida en el sistema de evaluación de las ofertas, la oferente y a la Institución una identificación precisa de cada uno de los bienes requeridos; por Dirección de Pendiente
Nacional
Au-005-2016 administrativas en la No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Proveeduría Institucional de claridad y especificidad en la descripción de los bienes (en este caso), por líneas poco detalladas y específicas lo anterior, la verificación de esos bienes, en su carácter de muestra, debe limitarse Producción
go.cr, teléfono 2296-
la Imprenta Nacional (física/química) en lo referente al objeto contractual. estrictamente a las propiedades físicas y químicas. 9570 ext. 210
2.3. Sistema de evaluación de las ofertas 4.4.2. Suspender en lo sucesivo, la ejecución de la evaluación de las ofertas empleado en
De conformidad con el análisis de auditoría realizado, existe seguridad razonable de que la situación comentada estas dos licitaciones 2012LN-000138-99999 y 2013LA-000029-99999 para la compra de Ing. Max Carranza
Informe sobre las
contrataciones responde a una deficiente gestión del procedimiento de contratación administrativa por parte de la unidad papel/cartón, pues éste se aleja de las prácticas justas y que salvaguardan la libre Arce, correo:
Imprenta solicitante de los bienes, al sustituirse la creatividad requerida en el sistema de evaluación de las ofertas, la competencia. Dirección de Pendiente
Nacional
Proveeduría Institucional de claridad y especificidad en la descripción de los bienes (en este caso), por líneas poco detalladas y específicas Producción
la Imprenta Nacional (física/química) en lo referente al objeto contractual. 9570 ext. 210
2.3. Sistema de evaluación de las ofertas 4.4.3. Desarrollar un nuevo sistema de evaluación de las ofertas, que permita una escogencia
Informe sobre las De conformidad con el análisis de auditoría realizado, existe seguridad razonable de que la situación comentada justa, en igualdad de condiciones para los oferente, y que aporte mejores condiciones para la Ing. Max Carranza
contrataciones responde a una deficiente gestión del procedimiento de contratación administrativa por parte de la unidad satisfacción del interés público. Arce, correo:
Imprenta solicitante de los bienes, al sustituirse la creatividad requerida en el sistema de evaluación de las ofertas, la Dirección de Pendiente
Nacional
Proveeduría Institucional de claridad y especificidad en la descripción de los bienes (en este caso), por líneas poco detalladas y específicas Producción
la Imprenta Nacional (física/química) en lo referente al objeto contractual. 9570 ext. 210
2.4. Recepción de mercancías 4.4.4. Desarrollar un procedimiento de control de calidad que permita asegurar que las
Informe sobre las Según se analizó por parte de esta Auditoría, la situación apuntada es consecuencia de la ausencia de un mercancías ingresadas a la Imprenta Nacional reúnen las características requeridas en el Ing. Max Carranza
contrataciones proceso de control de calidad, que permita garantizar que las características físicas/químicas de los bienes de cartel, a efecto que en lo sucesivo se implemente este mecanismo ante eventuales ingresos Arce, correo:
Imprenta Dirección de Pendiente
Au-005-2016 administrativas en la las contrataciones administrativas ingresados a la Imprenta Nacional, responden estrictamente a las de materia prima. No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional Producción
Proveeduría Institucional de go.cr, teléfono 2296-
descripciones de los carteles.
la Imprenta Nacional 9570 ext. 210
4.4.5. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las

Informe sobre las Ing. Max Carranza
recomendaciones emitidas en este informe.
contrataciones Arce, correo:
Imprenta Dirección de Pendiente
Au-005-2016 administrativas en la No se indica No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional Producción
Proveeduría Institucional de go.cr, teléfono 2296-
la Imprenta Nacional 9570 ext. 210
2.4. Recepción de mercancías 4.5. A la Encargada de Control de Calidad

Informe sobre las Según se analizó por parte de esta Auditoría, la situación apuntada es consecuencia de la ausencia de un 4.5.1. Desarrollar un procedimiento de control de calidad que permita asegurar que las En acatamiento a lo solicitado se hace entrega del manual de procedimiento de recepción de Ing. Ana Cristina
contrataciones
Imprenta proceso de control de calidad, que permita garantizar que las características físicas/químicas de los bienes de mercancías ingresadas a la Imprenta Nacional reúnen las características requeridas en el mercaderías de la bodega institucional, para la elaboración de este documento se contó con el Araya Salas Cumplida
Nacional
Au-005-2016 administrativas en la Control de Calidad Oficio N° cc 15-06-2017 4/5/2017 6/12/2017 11/5/2017
Proveeduría Institucional de las contrataciones administrativas ingresados a la Imprenta Nacional, responden estrictamente a las cartel, a efecto que en lo sucesivo se implemente este mecanismo ante eventuales ingresos trabajo conjunto de los señores German Quirós Agüero y José Miguel Chavarría, adjunto copia del Tel. 2296-9570 ext.
la Imprenta Nacional descripciones de los carteles. de materia prima. documento mencionado. 204.

Informe sobre las recomendaciones emitidas en este informe. Mediante oficio N° CC-15-06-2017, fechado el 12 de junio del 2017, dirigido a su persona, se remitió Ing. Ana Cristina
contrataciones
Imprenta el documento final sobre "Manual de procedimiento de recepción de mercaderías de la bodega Araya Salas Cumplida
Nacional
Au-005-2016 administrativas en la No se indica Control de Calidad Oficio N° 16-06-2017 4/5/2017 6/13/2017 11/5/2017
Proveeduría Institucional de institucional", como es de su conocimiento en el manual citado se presentaron varios borradores, Tel. 2296-9570 ext.
la Imprenta Nacional efectuando en cada uno las recomendaciones plasmadas por esa Dirección General. 204.
2.7. Controles en el área de cajas 4.3 Al Jefe del Departamento Financiero:

Las situaciones presentadas responden a la ausencia de un análisis concienzudo de las medidas de seguridad 4.3.1 Realizar en conjunto con el personal de la Unidad de Tesorería, un análisis de las
alrededor de la gestión de cajas por parte de la jefatura superior de este apéndice administrativo, toma de medidas de seguridad que deben tomarse para asegurar el recinto de las cajas (y otras
decisiones y documentación a este respecto; asimismo al descuido por parte del cajero en el momento de eventuales), así se gestionen las acciones de fortalecimiento que correspondan, se Lic. Sergio Solera
Segura, correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de separar los formularios de la facturación y disponerlos como corresponde, a saber: original cliente y copia de la documenten y se accionen, con miras a minimizar las interrupciones y distracciones en esa
Pendiente
Nacional
Au-006-2016
caja de unidad de tesorería institución. área, en un plazo no mayor a tres meses, y deberá comunicarse de lo actuado a la Auditoría Financiero No se indica ssolera@imprenta.go. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Dada la situación, se pone en riesgo a la institución ante posibles hurtos, robo, pérdidas económicas de parte de Interna. cr., tel. 2296-9570 ext.
personas que ingresen al recinto y/o que ejerzan la actividad sin estar debidamente asegurados, deficiente 124
documentación de la gestión.
2.7. Controles en el área de cajas 4.3.2 Documentar en conjunto con la Encargada de Tesorería el perfil del cajero, quiénes
Las situaciones presentadas responden a la ausencia de un análisis concienzudo de las medidas de seguridad pueden ejercer en ausencia temporal del Cajero y la Asistente de Tesorería este puesto y los
alrededor de la gestión de cajas por parte de la jefatura superior de este apéndice administrativo, toma de requisitos que éste debe de cumplir, en un plazo no mayor a dos meses y se comunique a la
decisiones y documentación a este respecto; asimismo al descuido por parte del cajero en el momento de Auditoría Interna mediante aporte certificado de lo actuado. Lic. Sergio Solera
Segura, correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de separar los formularios de la facturación y disponerlos como corresponde, a saber: original cliente y copia de la Pendiente
Nacional
Au-006-2016
caja de unidad de tesorería institución.
Financiero No se indica ssolera@imprenta.go. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Dada la situación, se pone en riesgo a la institución ante posibles hurtos, robo, pérdidas económicas de parte de cr., tel. 2296-9570 ext.
personas que ingresen al recinto y/o que ejerzan la actividad sin estar debidamente asegurados, deficiente 124
documentación de la gestión.
2.4. Seguridad de la información 4.3.3 Realizar en estrecha colaboración con la Encargada de la Unidad de Tesorería y del
La situación encontrada responde a una deficiente proyección de las necesidades tecnológicas y de seguridad Jefe del Departamento de Informática (para lo que a él corresponda en aspectos
informática, por parte de la Encargada de la Unidad de Tesorería y el Jefe del Departamento Financiero. informáticos), un estudio de factibilidad técnica y económica para establecer la vialidad de Lic. Sergio Solera
Por ello, el sistema actual se encuentra desligado de los sistemas bancarios y requieren que todo trabajo de interconectar el Sistema Integrado con el sistema bancario para el aseguramiento de la Segura, correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de Pendiente
Au-006-2016 conciliación sea en su totalidad manual y con ayudas de hojas electrónicas, lo que denota que no sean información de la Unidad de Tesorería, en un plazo de seis meses, adicionalmente se haga Financiero No se indica ssolera@imprenta.go. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional caja de unidad de tesorería
completamente seguras, dejando margen a error humano y abierto a la posibilidad, inclusive, de la existencia de envío de dicho estudio a la Auditoría Interna. cr., tel. 2296-9570 ext.
fraude o alteración de los registros internos. 124
2.8. Funciones en la Unidad de Tesorería 4.3.4 Revisar y ajustar, en conjunto con la Encargado de la Unidad de Tesorería, el manual
Después de analizado este documento, se ha establecido que éste desconoce la clasificación, grupo de de funciones de esa dependencia, para que el mismo respete las clasificaciones, niveles y
especialidad y nivel previamente otorgados, en desapego a la normativa y en ausencia de conocimiento de la grado de especialidad otorgado para cada puesto asignado, lo anterior en un plazo no mayor Lic. Sergio Solera
Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos. a tres meses; seguidamente se dé copia de dicho documento a la Auditoría Interna y a la Segura, correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de Así las cosas, en el empleo de éste, se ha materializado un riesgo consistente en que las funciones asignadas Unidad de Gestión Institucional de Recursos Humanos. Pendiente
Nacional
Au-006-2016
caja de unidad de tesorería
Financiero No se indica ssolera@imprenta.go. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
por ese manual no se encuentran acorde a las funciones previamente asignadas, y por ende, tampoco a la cr., tel. 2296-9570 ext.
clasificación, grado de especialidad, y nivel otorgado, con la consecuente afectación de las personas asignadas a 124
esa dependencia.
Lic. Sergio Solera

Segura, correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de recomendaciones emitidas en este Informe. Pendiente
Nacional
Au-006-2016
No se indica Financiero No se indica ssolera@imprenta.go. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
cr., tel. 2296-9570 ext.
124
2.1. Factura física y Registro digital de las transacciones 4.4 A la Encargada de la Unidad de Tesorería:
Esta situación de riesgo pasó inadvertida de ser identificada en la revisión interna del control por parte de la 4.4.1 Requerir al Departamento de Informática la incorporación de un campo de registro en el Karla Araya Chaves,
Encargada de la Unidad de Tesorería, siendo que desde un inicio en el ejercicio de un análisis concienzudo de la sistema de facturación, para que se lleve control del número de formulario empleado en cada correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de autoevaluación, debió ser objeto de inclusión y trabajo el hecho de que el sistema informático no contenía un factura, en un plazo no mayor a dos meses, caso contrario se informe a esta Auditoría Pendiente
Nacional
Au-006-2016
Tesorería No se indica karaya@imprenta.go.c No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
campo para el registro de la numeración del formulario físico, de esta manera se cruzara la factura con el Interna las razones por las cuales no se puede llevar a cabo este control cruzado. r. Tel 2296-9570, ext.
formulario y viceversa. 366
2.2. Procesos y procedimientos de la Unidad de Tesorería 4.4.2 Proceder en un plazo no mayor a seis meses calendario a cumplimentar2 y actualizar el
Este asunto se presenta ante una deficiente gestión de los manuales por parte de la Jefatura de la Unidad de Manual de Procesos y Procedimientos de esa Unidad; asimismo oficializarlo y remitirlo para Karla Araya Chaves,
correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de Tesorería. Situación que provoca que no se cuente con ningún instrumento para evaluación, revisión, formación, verificación de seguimiento a esta Auditoría Interna. Pendiente
Nacional
Au-006-2016
caja de unidad de tesorería capacitación, información, control interno, tanto para el personal como para otros (incluso unidades externas)
que lo requieran. r. Tel 2296-9570, ext.
366
2.5. Arqueo & Verificación de CI, de la Caja de la IN 4.4.3 Redactar el procedimiento de cierre de la caja, el cual conste de cada una de las
La deficiencia comentada, responde a que por la ausencia de un manual de procesos y procedimientos (que actividades que deben desarrollarse para el cierre de cuentas, la verificación de la integridad
determinen, quién, qué hacer y cómo hacerlo), tanto el cajero como el supervisor omiten controles importantes del fondo de caja, y de los consecutivos de los formularios empleados, así como para Karla Araya Chaves,
correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de en la realización del proceso de cierre de caja. preparar la remesa del depósito a ser enviada a la entidad bancaria, entre otros, en un plazo
Pendiente
Nacional
Au-006-2016
caja de unidad de tesorería Ésta situación es el origen de diferencias en el fondo de caja, al cierre y apertura, retrasa el conocimiento del no mayor a dos meses, posteriormente se comunique a esta Auditoría Interna aportando el Tesorería No se indica karaya@imprenta.go.c No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
estado real del efectivo de la caja y la facturación, y en el peor de los casos, hasta la pérdida monetaria y/o el documento certificado. r. Tel 2296-9570, ext.
uso irregular de fondos de la institución. 366
2.9. Autoevaluación de control interno 4.4.4 Desarrollar una autoevaluación de control interno que identifique los elementos
Año con año la unidad de Planificación Institucional ha suministrado el instructivo denominado “Metodología para presentes en la gestión de la Unidad de Tesorería que rebajan actualmente el control interno,
la autoevaluación del Sistema de Control Interno” de Octubre de 2014, y la Unidad de Tesorería ha asumido que a efecto de que se tomen las previsiones del caso para gestionarlos, según corresponde a Karla Araya Chaves,
no puede variar ese instrumento. cada uno de ellos en beneficio de la Institución en un plazo no mayor a dos meses, asimismo correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de Por ello, la valoración alcanzada en la aplicación del instrumento denominado “Guía de autoevaluación” del año se envié a esta Auditoría los cambios en dicha Autoevaluación de Control Interno. Pendiente
Nacional
Au-006-2016
caja de unidad de tesorería 2016 no permite especificar los elementos propios de la dependencia evaluada que originan desbalances
r. Tel 2296-9570, ext.
negativos del control interno. Situación que podría suscitar la ocurrencia de situaciones como el no cumplimiento 366
o cumplimiento parcial, de los objetivos propuestos.
2.10. SEVRI 4.4.5 Desarrollar en colaboración de la unidad de Planificación Institucional, un catálogo de

Al leer el SEVRI desarrollado por la Unidad de Tesorería se tiene claro que éste fue realizado dejando de lado riesgos que guíe la labor de identificación de estos en su gestión de control interno en un
los componentes de las matrices, al margen de la técnica administrativa para este efecto, respondiendo a la plazo no mayor a 3 meses, asimismo deberá aportar a la Auditoría Interna copia del trabajo Karla Araya Chaves,
ausencia de un catálogo de riesgos que permita a la Encargada de la Unidad el desarrollo de la detección de una realizado. correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de manera eficaz. Pendiente
Nacional
Au-006-2016
caja de unidad de tesorería Nuevamente en este caso, se da la materialización de riesgos como los ya mencionados en este informe,
r. Tel 2296-9570, ext.
asimismo el poco avance en el crecimiento de la gestión administrativa, el cual va en menoscabo de los objetos 366
definidos para esta Unidad al corto plazo.
2.10. SEVRI 4.4.6 Desarrollar el SEVRI con apoyo de un catálogo de riesgos, el cual guíe la identificación
Al leer el SEVRI desarrollado por la Unidad de Tesorería se tiene claro que éste fue realizado dejando de lado de elementos que estén vulnerando la seguridad de la gestión, asimismo remitir copia a esta
los componentes de las matrices, al margen de la técnica administrativa para este efecto, respondiendo a la Auditoría Interna. Karla Araya Chaves,
ausencia de un catálogo de riesgos que permita a la Encargada de la Unidad el desarrollo de la detección de una correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de manera eficaz. Pendiente
Au-006-2016 Tesorería No se indica karaya@imprenta.go.c No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional caja de unidad de tesorería Nuevamente en este caso, se da la materialización de riesgos como los ya mencionados en este informe,
r. Tel 2296-9570, ext.
asimismo el poco avance en el crecimiento de la gestión administrativa, el cual va en menoscabo de los objetos 366
Karla Araya Chaves,

4.4.7. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de recomendaciones emitidas en este Informe. Pendiente
Nacional
Au-006-2016
No se indica Tesorería No se indica karaya@imprenta.go.c No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
r. Tel 2296-9570, ext.
366
2.3. Sistema desarrollado por consorcio TECAPRO-GBSYS S. A. 4.5 Al Jefe del Departamento de Informática & Fiscalizador del Contrato:
Así las cosas, el sistema informático contratado al Consorcio TecApro – Gbsys S. A. no cumple con la totalidad 4.5.1 Requerir al Enlace con el Consorcio TecApro – Gbsys S. A. la revisión y seguimiento, MBA. Carlos Montero
de las expectativas de la Unidad de Tesorería, motivo por el cual, en algunas actividades desarrolladas, el en cuanto al cumplimiento y atención de las necesidades de la Unidad de Tesorería para que Delgado. Correo:
Imprenta Informe sobre los ingresos de personal de la Tesorería ha buscado realizarlas dejando de lado el sistema en supra citado; incluso se corre el se atienda cabalmente con el desarrollo del sistema requerido por la Unidad de Tesorería, Departamento de Pendiente
Au-006-2016 No se indica cmontero@imprenta.g No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional caja de unidad de tesorería riesgo de que el sistema sea subutilizado ante su ineficiencia e ineficacia para resolver la totalidad de las para que se cubran todos los requerimientos (necesidades) en correspondencia con los Informática
o.cr teléfono: 2296-
necesidades inicialmente comunicadas. términos contratados. 9570, ext. 156.
2.3. Sistema desarrollado por consorcio TECAPRO-GBSYS S. A. 4.5.2 Mantener un seguimiento estricto de los términos de contrato para el soporte por parte
Así las cosas, el sistema informático contratado al Consorcio TecApro – Gbsys S. A. no cumple con la totalidad del Consorcio TecApro – Gbsys S. A., a efecto que se minimice la afectación del servicio MBA. Carlos Montero
de las expectativas de la Unidad de Tesorería, motivo por el cual, en algunas actividades desarrolladas, el institucional y se obligue al Consorcio a atender en los tiempos establecidos los conflictos Delgado. Correo:
Imprenta Informe sobre los ingresos de Departamento de Pendiente
Au-006-2016 personal de la Tesorería ha buscado realizarlas dejando de lado el sistema en supra citado; incluso se corre el que se presenten en los Módulos de Tesorería. No se indica cmontero@imprenta.g No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional caja de unidad de tesorería Informática
riesgo de que el sistema sea subutilizado ante su ineficiencia e ineficacia para resolver la totalidad de las o.cr teléfono: 2296-
necesidades inicialmente comunicadas. 9570, ext. 156.
2.4. Seguridad de la información 4.5.3 Colaborar a solicitud del Jefe del Departamento Financiero y la Encargado de la Unidad
La situación encontrada responde a una deficiente proyección de las necesidades tecnológicas y de seguridad de Tesorería, para la realización de un estudio de factibilidad técnica y económica para
informática, por parte de la Encargada de la Unidad de Tesorería y el Jefe del Departamento Financiero. establecer la vialidad de interconectar el sistema integrado de la Imprenta Nacional con el MBA. Carlos Montero
Por ello, el sistema actual se encuentra desligado de los sistemas bancarios y requieren que todo trabajo de sistema bancario para el aseguramiento de la información de la Unidad de Tesorería; lo Delgado. Correo:
Imprenta Informe sobre los ingresos de
conciliación sea en su totalidad manual y con ayudas de hojas electrónicas, lo que denota que no sean anterior, expresamente en cuanto a los requerimientos técnicos para ese efecto en su área Departamento de Pendiente
Nacional
Au-006-2016
No se indica cmontero@imprenta.g No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
completamente seguras, dejando margen a error humano y abierto a la posibilidad, inclusive, de la existencia de de responsabilidad. Informática
fraude o alteración de los registros internos. 9570, ext. 156.
2.6. Formación y Capacitación 4.5.4 Realizar las acciones que correspondan para que el Consorcio atienda su obligación de
Así las cosas, la situación comentada responde al incumplimiento de los términos contractuales del Contrato realizar la programación y ejecución de la capacitación contratada para el personal de la
“Adquisición, desarrollo, implementación, adaptación y puesta en marcha de un conjunto de sistemas integrados” Unidad de Tesorería, en los términos establecidos en el título “Capacitación” en un plazo no
de la Licitación pública No. 2012LN-000144-99999 por parte del consorcio TecApro & GbSys S. A.; asimismo al mayor a cuatro meses, a su vez, mantener informado a ésta Auditoría Interna de las fechas MBA. Carlos Montero
incumplimiento por parte del Jefe del Departamento de Informática, al omitir en su calidad de fiscalizador del propuestas y se aporte una certificación del recibido conforme por parte de la Unidad de Delgado. Correo:
Imprenta Informe sobre los ingresos de contrato la ejecución de la formación / capacitación al personal de la Unidad de Tesorería sobre los módulos Tesorería. Departamento de Pendiente
Nacional
Au-006-2016
caja de unidad de tesorería desarrollados por el personal del Consorcio, de conformidad con los términos del contrato suscrito. Por lo
No se indica cmontero@imprenta.g No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Informática
anterior, el personal de la Unidad de Tesorería subutiliza los módulos del Sistema Integrado desarrollados por el 9570, ext. 156.
Consorcio, al desconocerse la totalidad de posibilidades previstas, situación que inclusive hizo que hasta se
mantenga en actividad el sistema informático anterior.
MBA. Carlos Montero

4.5.5. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Delgado. Correo:
Imprenta Informe sobre los ingresos de recomendaciones emitidas en este Informe. Departamento de Pendiente
Nacional
Au-006-2016
No se indica No se indica cmontero@imprenta.g No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Informática
9570, ext. 156.
2.10. SEVRI 4.6 Al Encargado de Planificación Institucional
Al leer el SEVRI desarrollado por la Unidad de Tesorería se tiene claro que éste fue realizado dejando de lado 4.6.1 Guiar a la Encargada de la Unidad de Tesorería para que se realice un catálogo de
los componentes de las matrices, al margen de la técnica administrativa para este efecto, respondiendo a la riesgos que guíe su gestión en materia de control interno en un plazo no mayor de 3 meses. Con el propósito de que la administración activa cumpla con una seguridad razonable para diseñar Lic. German Quirós
ausencia de un catálogo de riesgos que permita a la Encargada de la Unidad el desarrollo de la detección de una y operar un sistema de control interno, así como, una gestión para limitar y reducir el riesgo Agüero, correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de manera eficaz. Departamento de Cumplida
Nacional
Au-006-2016
caja de unidad de tesorería Nuevamente en este caso, se da la materialización de riesgos como los ya mencionados en este informe,
asociado con todas las actividades de la organización en el cumplimiento de sus objetivos: se gquiros@imprenta.go. Oficio N° 029-05-2017 4/5/2017 5/22/2017 11/5/2017
Planificación
presenta un plan de acción para obtener los resultados requeridos en acatamiento y cumplimiento cr., tel. 2296-9570,
asimismo el poco avance en el crecimiento de la gestión administrativa, el cual va en menoscabo de los objetos de las disposiciones emitidas en cada uno de los informes mencionados. ext. 148.
Lic. German Quirós

4.6.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Agüero, correo
Imprenta Informe sobre los ingresos de recomendaciones emitidas en este Informe. Departamento de Pendiente
Nacional
Au-006-2016
No se indica No se indica gquiros@imprenta.go. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Planificación
cr., tel. 2296-9570,
ext. 148.
2.1 Tiempo Invertido en los Trabajos 4.3 Al Director de Producción
Lo anterior se debe a la ausencia de un estudio de capacidad instalada (capital Humano), que contenga 4.3.1 Elaborar el respectivo estudio de capacidad instalada, con los respectivos indicadores En atención a la solicitud la Unidad de Arte y Diseño remitió oficio IN-AD-0005-2017 en el cual
indicadores de medición, que permitan establecer la eficiencia de horas/hombre utilizadas para una cantidad de de medición para el adecuado aprovechamiento de los recursos de la institución y girar las expone una metodología de trabajo a aplicar para formular el estudio de capacidad instalada,
Ing. Max Carranza
Sobre control interno de las trabajo determinada, según la tendencia de años anteriores. Además, el flujo de trabajos se ha visto reducido y instrucciones pertinentes para ejercer una adecuada supervisión en el uso de las menciona un levantamiento de recursos disponibles y de tipos de trabajo, además explica que
Arce, correo:
Imprenta actividades relacionadas en existen deficiencias de supervisión y control para detectar este tipo de inconsistencias en cuanto a la información herramientas de control implementadas en la Unidad de Arte y Diseño. Director de durante tres meses se estará realizando una medición de tiempos para establecer parámetros. No Cumplida
Nacional
Au-007-2016
la unidad de Arte y Diseño de que incluyen los funcionarios en los mismos.
mcarranza@imprenta. Oficio N° DP 063-2017 4/5/2017 5/31/2017 11/5/2017
producción se puede omitir manifestar que la Dirección de Producción estará apoyando este proceso, cuyos
la Imprenta Nacional Esta situación genera personal ocioso, desmotivación y pérdidas económicas para la institución por inadecuado go.cr, teléfono 2296-
resultados se comunicarán oportunamente y se implementarán en la planificación y programación
uso de los recursos y el desaprovechamiento de los conocimientos del personal en la Unidad de Arte y Diseño, 9570 ext. 210
de la producción, así como en medición y seguimientos de la gestión. De igual forma quedo a su
los cuales tienen el nivel de profesional. disposición para cualquier otras consulta o comunicación.
4.3.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones tomadas para cumplir con las Ing. Max Carranza
Sobre control interno de las recomendaciones emitidas en este informe Arce, correo:
Imprenta actividades relacionadas en Director de Pendiente
Nacional
Au-007-2016
la unidad de Arte y Diseño de
No se indica No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
producción
la Imprenta Nacional go.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 210
2.10 Valoración de Riesgos y Control Interno 4.4 Al jefe de Planificación de la Imprenta Nacional
La condición descrita se debe a falta de capacitación de la administración y una actitud más proactiva de las 4.4.1. Verificar que todas las Unidades administrativas cumplan con la elaboración y entrega
jefaturas sobre este tema en cuanto a la importancia, naturaleza y origen de creación del Sistema de Control de las respectivas Valoraciones de Riesgos y Control Interno y que éstas sirvan de Con el propósito de que la administración activa cumpla con una seguridad razonable para diseñar Lic. German Quirós
Sobre control interno de las Interno y la Valoración de Riesgos y las ventajas de aplicar ambos sistemas en todas las tareas que realizan. retroalimentación, en conjunto con las Unidades Administrativas, para la mejora de los y operar un sistema de control interno, así como, una gestión para limitar y reducir el riesgo Agüero, correo
Imprenta actividades relacionadas en Departamento de Cumplida
Au-007-2016 Situación que impide se desarrolle la cultura del control, que haya una mejora y compromiso en la procesos y consecución de los objetivos departamentales e institucionales. asociado con todas las actividades de la organización en el cumplimiento de sus objetivos: se gquiros@imprenta.go. Oficio N° 029-05-2017 4/5/2017 5/22/2017 11/5/2017
Nacional la unidad de Arte y Diseño de Planificación
la Imprenta Nacional implementación de medidas de control apegada al logro de los objetivos departamentales e institucionales presenta un plan de acción para obtener los resultados requeridos en acatamiento y cumplimiento cr., tel. 2296-9570,
especialmente con eficiencia y eficacia en el uso de los recursos. de las disposiciones emitidas en cada uno de los informes mencionados. ext. 148.
4.4.2 Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones tomadas para cumplir con las
Lic. German Quirós
Sobre control interno de las recomendaciones emitidas en este informe
Agüero, correo
Imprenta actividades relacionadas en Departamento de Pendiente
Nacional
Au-007-2016
No se indica No se indica gquiros@imprenta.go. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Planificación
la Imprenta Nacional cr., tel. 2296-9570,
ext. 148.
2.1 Tiempo Invertido en los Trabajos 4.5 Al Supervisor Offset de la Imprenta Nacional
Lo anterior se debe a la ausencia de un estudio de capacidad instalada (capital Humano), que contenga 4.5.1 Trabajar en conjunto con el Director de Producción en la elaboración del respectivo
indicadores de medición, que permitan establecer la eficiencia de horas/hombre utilizadas para una cantidad de estudio de Capacidad Instalada y el establecimiento de indicadores, así como girar las
trabajo determinada, según la tendencia de años anteriores. Además, el flujo de trabajos se ha visto reducido y instrucciones para el adecuado uso de las herramientas de control implementadas en la Orlando Brenes
Sobre control interno de las Zúñiga, Parcialmente
Imprenta actividades relacionadas en existen deficiencias de supervisión y control para detectar este tipo de inconsistencias en cuanto a la información Unidad de Arte y Diseño.
Nacional
Au-007-2016
la unidad de Arte y Diseño de que incluyen los funcionarios en los mismos.
Supervisión Offset En el informe del director de producción se enumerará la capacidad instalada de dicha unidad obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
la Imprenta Nacional Esta situación genera personal ocioso, desmotivación y pérdidas económicas para la institución por inadecuado cr. Tel. 2296-9570, proceso
uso de los recursos y el desaprovechamiento de los conocimientos del personal en la Unidad de Arte y Diseño, ext. 116
los cuales tienen el nivel de profesional.
2.5 Cambios en los procedimientos. 4.5.2 Incluir como pate de los controles de la Unidad de Arte y Diseño el dato sobre el grado
Dicha situación es generada por falta de cuidado y desconocimiento de los mandos medios sobre la manera de avance en que son presentados los artes finales por el cliente, con el fin de que estos
correcta en que deben implementarse y autorizarse este tipo de instrucciones que generan cambios radicales y contribuyan a un estudio técnico y como elemento coadyuvante en la optimización de los
sustanciales en los procesos y las funciones respectivamente y el grado de responsabilidad que éstos adquieren costos de producción. Al día de hoy se ha instalado la práctica de atención al cliente en la unidad de Arte, para tener los Orlando Brenes
Sobre control interno de las implícitamente, considerando los elementos de control interno que deben prevalecer y estar inmersos en todas controles necesarios de los tipos de trabajos que ingresan a la institución, dando al cliente un Zúñiga,
Imprenta actividades relacionadas en las actividades que se realizan en la institución. Cumplida
Nacional
Au-007-2016
la unidad de Arte y Diseño de La no autorización y establecimiento formal de cambios sustanciales en cualquier línea de producción, puede
Supervisión Offset servicio personalizado con respecto a los lineamientos que deben de tener para la solicitud de los obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
la Imprenta Nacional trabajos, minimizando de esta forma tiempo y recursos, es decir que el cliente tiene acceso mas cr. Tel. 2296-9570,
provocar aumento de errores y confusión por desconocimiento del resto de los funcionarios sobre el proceso y directo con la producción. ext. 116
limitaciones en cuanto al asentamiento de responsabilidades en las diferentes Unidades de la Organización.
2.3 Trabajos Realizados 4.5.3 Establecer mejoras en los canales de comunicación formales, con la Jefatura de la
Lo anterior, puede ser generado por falta de cuidado de los Diseñadores en el momento de realizar sus Unidad de Arte y Diseño, en cuanto a la revisión constante de las labores que realizan sus
funciones, por la falta de una supervisión adecuada, por parte la jefatura de la Unidad de Arte y Diseño y por la colaboradores y las posibilidades de errores en sus funciones para buscar su mitigación. Orlando Brenes
Sobre control interno de las ausencia de una adecuada administración de los riesgos que pueden generarse en esta unidad. Para esta recomendación se está utilizando una pantalla de control de trabajos ejecutados en dicha
Zúñiga,
Imprenta actividades relacionadas en unidad que se llama (devoluciones para consultas o correcciones), que va dirigida solamente al jefe Cumplida
Nacional
Au-007-2016
Esta situación produce atrasos en los tiempos de las Unidades siguientes en las líneas de producción, dadas las Supervisión Offset obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
de la unidad para que se revise el trabajo conjuntamente con el colaborador y así tener una relación
la Imprenta Nacional constantes devoluciones de trabajos para ser corregidos, por ende posibles quejas de los clientes afectando la cr. Tel. 2296-9570,
operario-jefe en cuanto a la calidad del producto.
imagen de la institución y recurriendo en costos adicionales por re-procesos. ext. 116
2.4 Formularios 4.5.4 Girar las instrucciones, por escrito para que en lo sucesivo se implementen algunos
Lo anterior es generado por una falta de iniciativa de las jefaturas y mandos medios, en la búsqueda constante requisitos necesarios en los formularios y documentación de trámite interno y externo de la Orlando Brenes
Sobre control interno de las de mejoras a los controles ya establecidos. institución, para un adecuado control y asentamiento de responsabilidades en cuanto al Los formularios están debidamente explícitos con sus recomendaciones a lo interno (bitácora y de
Zúñiga,
Imprenta actividades relacionadas en Dicha situación podría provocar inadecuado proceso de asentamiento de responsabilidad, aumento de costos y trabajo que realizan los funcionarios. Además de hacer conocer a los clientes claramente las control), en cuanto a las políticas externas existentes formularios debidamente revisados para que Cumplida
Au-007-2016 Supervisión Offset obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
Nacional la unidad de Arte y Diseño de atrasos en los trabajos, riesgos de demandas o quejas de los clientes por falta de información en cuanto a las políticas internas de la institución y el debido respeto y cumplimiento de las mismas en la el cliente cumpla con los requisitos solicitados, para cada tipo de trabajos y que el mismo cliente
la Imprenta Nacional cr. Tel. 2296-9570,
políticas internas de la institución sobre algunos aspectos mencionados anteriormente. institución. utilice para dar los vistos buenos de todos los trabajos que soliciten a la Imprenta.
ext. 116
2.5 Cambios en los procedimientos. 4.5.5 Girar las instrucciones de manera formal sobre los cambios en los procedimientos y
Dicha situación es generada por falta de cuidado y desconocimiento de los mandos medios sobre la manera funciones de la Unidad de Arte y Diseño, que al menos contenga a partir de qué fecha serán Orlando Brenes
Sobre control interno de las Para el mes de junio está planificado dar charlas de inducción para el refrescamiento y aplicación Zúñiga, Parcialmente
correcta en que deben implementarse y autorizarse este tipo de instrucciones que generan cambios radicales y implementados, explicación secuencial de los mismos, alcance, limitaciones y grado de
Imprenta actividades relacionadas en
Au-007-2016 Supervisión Offset de los procedimientos y funciones de la unidad, así como un posible replanteamiento de los obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
Nacional la unidad de Arte y Diseño de sustanciales en los procesos y las funciones respectivamente y el grado de responsabilidad que éstos adquieren responsabilidad que adquiere como jefatura de la unidad con su ejecución.
la Imprenta Nacional implícitamente, considerando los elementos de control interno que deben prevalecer y estar inmersos en todas mismos, (actualización). cr. Tel. 2296-9570, proceso
las actividades que se realizan en la institución. ext. 116
La no autorización y establecimiento formal de cambios sustanciales en cualquier línea de producción, puede
provocar aumento de errores y confusión por desconocimiento del resto de los funcionarios sobre el proceso y
limitaciones en cuanto al asentamiento de responsabilidades en las diferentes Unidades de la Organización.
2.6 Supervisión 4.5.6 Ejercer una supervisión más rigurosa con la Unidad de Arte y Diseño, mejorando los
Lo anterior, se debe a controles deficientes, falta de delegación de autoridad y falta de conocimiento e iniciativa canales de comunicación formal y otros elementos de supervisión intrínsecos en las
de las jefaturas y mandos medios sobre enterarse y asumir las responsabilidades que les corresponden funciones de supervisión para un proceso productivo.
(organizar, analizar, controlar, verificar, planificar, proyectar, revisar etc.) Implícitas en cualquier jefatura o Orlando Brenes
Sobre control interno de las supervisión por la naturaleza en cuanto a la creación de este tipo de puestos en una organización. La supervisión que se realiza en dicha área es mas de control de producción, por cuanto se utilizan
Zúñiga,
Imprenta actividades relacionadas en Esta situación provoca falta de control sobre las labores que realiza el personal, desorden, posibilidad de abusos las herramientas establecidas para que la misma sea rigurosa, utilizando plantillas de control, tanto Cumplida
Nacional
Au-007-2016
la unidad de Arte y Diseño de del personal, despilfarro de recursos, aumento de errores y constantes re-procesos, inefectividad en el desarrollo
Supervisión Offset obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
en papel como en el sistema de información instaurando para este control, así como de calidad del
la Imprenta Nacional cr. Tel. 2296-9570,
de las operaciones, y por ende posibilidad de pérdidas económicas y de imagen para la institución. producto ejecutado en la unidad.
ext. 116
2.7 Políticas para Recibir los Trabajos en la Institución 4.5.7 Elaborar en conjunto con la Jefatura de la Unidad de Arte y Diseño un instructivo claro y
Lo anterior, se debe a desconocimiento de la Unidad de Arte y Diseño en la creación de este tipo de instructivos específico de políticas para recibir, procesar y entregar los diferentes trabajos. Además, Orlando Brenes
Sobre control interno de las y falta de supervisión adecuada por parte del superior inmediato. hacerlo de conocimiento a lo interno de la institución y al público en general, mediante los Las políticas para recibir trabajos en la institución no están definidas en algún reglamento o algo
Zúñiga, Parcialmente
Imprenta actividades relacionadas en Esta situación origina confusión al público y a los usuarios internos de la institución en cuanto a lo que son medios de comunicación pertinentes. parecido, sino que se utiliza la necesidad de la institución para recibir procesar y entregar los
Nacional
Au-007-2016
la unidad de Arte y Diseño de políticas de la institución, procedimientos y recomendaciones técnicas a los clientes, por ende aumenta los
Supervisión Offset obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
trabajos, pero a nivel institucional y profesional como necesidad no existe, habrá que hacer una
la Imprenta Nacional cr. Tel. 2296-9570, proceso
errores constantes y devoluciones al cliente. propuesta de la necesidad y materializarla.
ext. 116
2.8 Manuales de Procedimientos 4.5.8 Girar las instrucciones por escrito para que en lo sucesivo se implementen el Manual de
La situación anterior, podría deberse a falta de conocimiento e iniciativa proactiva de la supervisión y jefaturas, Usuario en la Unidad de Arte y Diseño como herramienta adiestradora en el uso de los Se girarán instrucciones para que los manuales de los usuarios se plasmen por escrito y se
así como a la falta de capacitación sobre el propósito y redacción correcta de este tipo de instrumentos, como programas informáticos que en esa Unidad son utilizados. distribuyan entre los operarios, así como los programas informáticos a utilizar por dicha unidad.
Orlando Brenes
Sobre control interno de las adiestradores de colaboradores a futuro, que desconocen por completo los procesos. En cuanto a los manuales de funciones que están dentro del conocimiento de los operarios de dicha
Además, a falta de una adecuada supervisión por parte de la Jefatura de la Encargada de la Unidad de Arte y unidad, se hará una recopilación de los mismos para su utilización, además se están utilizando
Nacional
Au-007-2016
Diseño en la elaboración e implementación de este tipo de herramientas de control que origina que los mismos plantillas y bitácoras para el control de lo producido, quedando archivado para sentar una eventual
la Imprenta Nacional cr. Tel. 2296-9570, proceso
carezcan del contenido absoluto de cómo deben realizarse y que contengan todas las tareas y procedimientos responsabilidad. Esto además de solicitar una nueva capacitación en la actualización de los
ext. 116
aplicados. manuales de procedimeintos de todas las áreas de la Imprenta, ya que los mismos requieren de
actualizaciones.
2.9 Manuales de usuario 4.5.9 Establecer en los manuales e implementar la asignación de funciones en forma escrita
Se girarán instrucciones para que los manuales de los usuarios se plasmen por escrito y se
Lo anterior, se debe a desconocimientos de las jefaturas e iniciativa en cuanto a enterarse e investigar sobre la como mecanismo de control archivándolas, adecuadamente dejando así constancia escrita
distribuyan entre los operarios, así como los programas informáticos a utilizar por dicha unidad.
importancia de este tipo de herramientas de trabajo para un adecuado control interno en la Unidad. de éstas para poder sentar en el futuro eventuales responsabilidades. Orlando Brenes
Sobre control interno de las En cuanto a los manuales de funciones que están dentro del conocimiento de los operarios de dicha
La falta de este elemento podría provocar posible aumento de errores en los procesos principalmente en el caso Zúñiga, Parcialmente
Imprenta actividades relacionadas en unidad, se hará una recopilación de los mismos para su utilización, además se están utilizando
Nacional
Au-007-2016
la unidad de Arte y Diseño de de personal de nuevo ingreso a esa Unidad, inadecuados procesos de asentamiento de responsabilidades y
plantillas y bitácoras para el control de lo producido, quedando archivado para sentar una eventual
la Imprenta Nacional riesgo de pérdidas económicas para la institución dados los costos de operación por errores en el desarrollo del cr. Tel. 2296-9570, proceso
responsabilidad. Esto además de solicitar una nueva capacitación en la actualización de los
trabajo. ext. 116
manuales de procedimeintos de todas las áreas de la Imprenta, ya que los mismos requieren de
actualizaciones.
2.10 Valoración de Riesgos y Control Interno 4.5.10 Girar las instrucciones, por escrito a todos los titulares subordinados, para que
La condición descrita se debe a falta de capacitación de la administración y una actitud más proactiva de las muestren una mejor actitud e importancia a los temas de Valoración de Riegos y Control
Orlando Brenes
Sobre control interno de las jefaturas sobre este tema en cuanto a la importancia, naturaleza y origen de creación del Sistema de Control Interno y soliciten capacitación (si lo consideran necesario) a los encargados sobre estos
Hoy la administración está retomando estos temas a nivel de capacitación al empleado, para hacer Zúñiga, Parcialmente
Imprenta actividades relacionadas en Interno y la Valoración de Riesgos y las ventajas de aplicar ambos sistemas en todas las tareas que realizan. temas en la institución para la mejoras en la elaboración de los mismos e implementen las Supervisión Offset conciencia de la necesidad de proteger a la institución de riesgos utilizando a conciencia las 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
Nacional
Au-007-2016
obrenes@imprenta.go. cumplida / En
Situación que impide se desarrolle la cultura del control, que haya una mejora y compromiso en la normas de control interno en todas sus actividades, así como la adecuada valorización de
la Imprenta Nacional herramientas dadas para dicho control. cr. Tel. 2296-9570, proceso
implementación de medidas de control apegada al logro de los objetivos departamentales e institucionales riesgos, haciendo uso de estas herramientas para fomentar, en la institución, una cultura de
ext. 116
especialmente con eficiencia y eficacia en el uso de los recursos. control basada en la valorización de riesgos.
recomendaciones emitidas en este informe Por este medio y de acuerdo a lo solicitado en los oficios DG-121 y DG-128-05-2017 del 21 de abril Orlando Brenes
Sobre control interno de las y 3 de mayo respectivamente, en referencia a informe de Auditoría N° 007-2016 denominado Zúñiga,
Imprenta actividades relacionadas en Cumplida
Nacional
Au-007-2016
No se indica Supervisión Offset informe sobre la unidad de Arte y Diseño, e informe sobre la sección de litigrafía de l aImprenta obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
la Imprenta Nacional Nacional, procedo a informarle sobre las acciones que se harán sobre las recomendaciones cr. Tel. 2296-9570,
emitidas. ext. 116
2.1 Tiempo Invertido en los Trabajos 4.6 A la Jefe de la Unidad de Arte y Diseño de la Imprenta Nacional
Lo anterior se debe a la ausencia de un estudio de capacidad instalada (capital Humano), que contenga 4.6.1 Optimizar los métodos de supervisión en el desarrollo de las actividades e información
indicadores de medición, que permitan establecer la eficiencia de horas/hombre utilizadas para una cantidad de suministrada por los subalternos y el aprovechamiento de las herramientas y controles
trabajo determinada, según la tendencia de años anteriores. Además, el flujo de trabajos se ha visto reducido y implementados a la fecha, con el fin de obtener proyecciones, estadísticas y detección de Lic. Guiselle
Sobre control interno de las Se implementará la revisión semanal de las bitácoras de cada funcionario, para controlar cualquier
existen deficiencias de supervisión y control para detectar este tipo de inconsistencias en cuanto a la información cualquier tipo de inconsistencias que afecten los costos de operación en el cumplimiento de Hernández Solano, Parcialmente
Imprenta actividades relacionadas en inconsistencia en cuanto al uso eficiente de los recursos.
Nacional
Au-007-2016
la unidad de Arte y Diseño de que incluyen los funcionarios en los mismos. objetivos de la institución de manera eficaz, pero también eficiente en cuanto al uso de los Arte y Diseño ghernandez@imprenta Oficio N° IN-AD-0006-2017 4/5/2017 6/2/2017 11/5/2017 cumplida / En
La unidad cuenta con el recurso tecnolígico idóneo, con la experiencia y el conocimiento para
la Imprenta Nacional Esta situación genera personal ocioso, desmotivación y pérdidas económicas para la institución por inadecuado recursos. .go.cr. Tel. 2296-9570 proceso
ejecutar las labores asignadas.
uso de los recursos y el desaprovechamiento de los conocimientos del personal en la Unidad de Arte y Diseño, ext. 351
los cuales tienen el nivel de profesional.
2.3 Trabajos Realizados 4.6.2 Implementar mejoras en los mecanismos de supervisión actuales, para una detección
Lo anterior, puede ser generado por falta de cuidado de los Diseñadores en el momento de realizar sus oportuna de los errores en los trabajos y evitar atrasos en las líneas de producción siguientes
funciones, por la falta de una supervisión adecuada, por parte la jefatura de la Unidad de Arte y Diseño y por la durante el proceso productivo en la institución. Se les indicará a los funcionarios que es su deber y de acatamiento oblifigatorio incluir en cada Lic. Guiselle
Sobre control interno de las trabajo la boleta de revisión parea CTP, y que serán responsables de la revisión adecuada de cada Hernández Solano, Parcialmente
Imprenta actividades relacionadas en ausencia de una adecuada administración de los riesgos que pueden generarse en esta unidad.
Nacional
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la unidad de Arte y Diseño de Esta situación produce atrasos en los tiempos de las Unidades siguientes en las líneas de producción, dadas las
Arte y Diseño punto indicado. ghernandez@imprenta Oficio N° IN-AD-0006-2017 4/5/2017 6/2/2017 11/5/2017 cumplida / En
la Imprenta Nacional constantes devoluciones de trabajos para ser corregidos, por ende posibles quejas de los clientes afectando la El encargado de la unidad revisará que cada trabajo cumpla con las especificaciones técnicas .go.cr. Tel. 2296-9570 proceso
imagen de la institución y recurriendo en costos adicionales por re-procesos. necesarias y deberá revisar, firmar y sellar la boleta de revisión para CTP. ext. 351
2.6 Supervisión 4.6.3 Ejercer e implementar mecanismos para mejorar una supervisión más rigurosa,
Lo anterior, se debe a controles deficientes, falta de delegación de autoridad y falta de conocimiento e iniciativa detallada y con suficiente documentación formal que la evidencie en cuanto a las funciones 1. Indicar de forma escrita a los funcionarios la obligación del uso correcto de la bitácora de trabajo,
de las jefaturas y mandos medios sobre enterarse y asumir las responsabilidades que les corresponden que realiza el personal y el adecuado desarrollo de las actividades en la Unidad de Arte y donde deben estar debidamente registrado el tiempo productivo, fechas y observaciones
(organizar, analizar, controlar, verificar, planificar, proyectar, revisar etc.) Implícitas en cualquier jefatura o Diseño. relacionadas a los trabajos.
supervisión por la naturaleza en cuanto a la creación de este tipo de puestos en una organización. 2. Revisar con los funcionarios de la Unidad el manual de procedimientos, para realizar las mejoras
Esta situación provoca falta de control sobre las labores que realiza el personal, desorden, posibilidad de abusos y cambios necesarios para una correcta implementación del mismo. Lic. Guiselle
Sobre control interno de las del personal, despilfarro de recursos, aumento de errores y constantes re-procesos, inefectividad en el desarrollo 3. Redactar y entregar de forma escrita a los funcionarios un documento que indique cuáles son sus Hernández Solano, Parcialmente
Au-007-2016 de las operaciones, y por ende posibilidad de pérdidas económicas y de imagen para la institución. Arte y Diseño funciones y responsabilidades dentro de la Unidad de Arte y Diseño. ghernandez@imprenta Oficio N° IN-AD-0006-2017 4/5/2017 6/2/2017 11/5/2017 cumplida / En
Nacional la unidad de Arte y Diseño de
la Imprenta Nacional 4. Supervisar el adecuado desarrollo de las actividades de la unidad de acuerdo a lo establecido en .go.cr. Tel. 2296-9570 proceso
el manual de procedimientos y las funciones establecidas en la unidad. ext. 351
5. Entregar de forma escrita a los funcionarios cualquier indicación, cambio de procedimiento o
recomendación relacionado al proceso productivo.
6. Solicitar al supervisor del área una reunión quincenal para evaluar las actividades del
departamento.
2.6 Supervisión 4.6.4 Delegar a cada funcionario ya sea vía correo, circular u oficio la revisión correcta una
Lo anterior, se debe a controles deficientes, falta de delegación de autoridad y falta de conocimiento e iniciativa vez concluido el trabajo, y si es del caso nombrar a una persona que se encargue de revisar 1. se le indicará de forma escrita a cada funcionario la obligación de revisar de forma adecuada que
de las jefaturas y mandos medios sobre enterarse y asumir las responsabilidades que les corresponden los trabajos antes de pasar a manos de la Encargada de Arte y Diseño. los trabajos cumplan con todas las especificaciones técnicas necesarias para su correcta impresión. Lic. Guiselle
Sobre control interno de las 2. Solicitar la colaboración del departamento de Control de Calidad, para continuar con el apoyo que Hernández Solano, Parcialmente
Imprenta actividades relacionadas en (organizar, analizar, controlar, verificar, planificar, proyectar, revisar etc.) Implícitas en cualquier jefatura o
Au-007-2016 Arte y Diseño brinda a la Unidad de Arte y Diseño en la revisión de los trabajos. ghernandez@imprenta Oficio N° IN-AD-0006-2017 4/5/2017 6/2/2017 11/5/2017 cumplida / En
Nacional la unidad de Arte y Diseño de supervisión por la naturaleza en cuanto a la creación de este tipo de puestos en una organización.
la Imprenta Nacional Esta situación provoca falta de control sobre las labores que realiza el personal, desorden, posibilidad de abusos 3. Dependiendo del volumen de trabajo, se valorará la opción de nombrar de forma temporal, a una .go.cr. Tel. 2296-9570 proceso
del personal, despilfarro de recursos, aumento de errores y constantes re-procesos, inefectividad en el desarrollo persona de la unidad para colaborar con la revisión de los aspectos técnicos de impresión de los ext. 351
de las operaciones, y por ende posibilidad de pérdidas económicas y de imagen para la institución. trabajos que están listos para el próximo proceso.
2.7 Políticas para Recibir los Trabajos en la Institución 4.6.5 Colaborar en la elaboración de instructivo claro y específico de políticas para recibir,
Lo anterior, se debe a desconocimiento de la Unidad de Arte y Diseño en la creación de este tipo de instructivos procesar y entregar los diferentes trabajos. Además, hacerlo de conocimiento a lo interno de Lic. Guiselle
Sobre control interno de las Hernández Solano, Parcialmente
y falta de supervisión adecuada por parte del superior inmediato. la institución y al público en general, mediante los medios de comunicación pertinentes. Solicitar a la Administración indicar cual departamento a lo interno es el responsable de brindar
Nacional
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la unidad de Arte y Diseño de Esta situación origina confusión al público y a los usuarios internos de la institución en cuanto a lo que son
Arte y Diseño ghernandez@imprenta Oficio N° IN-AD-0006-2017 4/5/2017 6/2/2017 11/5/2017 cumplida / En
asesoría para la confección y clasificación de un instructivo claro y específico.
la Imprenta Nacional políticas de la institución, procedimientos y recomendaciones técnicas a los clientes, por ende aumenta los .go.cr. Tel. 2296-9570 proceso
errores constantes y devoluciones al cliente. ext. 351
2.8 Manuales de Procedimientos 4.6.6 Iniciar el proceso de implementación del Manual de usuario en la Unidad de Arte y
La situación anterior, podría deberse a falta de conocimiento e iniciativa proactiva de la supervisión y jefaturas, Diseño, el cual al menos contengan de forma detallada y clara todos los pasos necesarios
así como a la falta de capacitación sobre el propósito y redacción correcta de este tipo de instrumentos, como para la utilización de los diferentes programas y su uso para cada proceso que desarrollan. Lic. Guiselle
Sobre control interno de las adiestradores de colaboradores a futuro, que desconocen por completo los procesos. De ser el caso informarse por los medios que consideren convenientes sobre el objetivo Solicitar a la administración indicar cual departamento a lo interno es el responsable de brindar
Hernández Solano, Parcialmente
Además, a falta de una adecuada supervisión por parte de la Jefatura de la Encargada de la Unidad de Arte y primordial de dicho documento y la correcta elaboración y concordancia con el Manual de asesoría o coordinar una capacitación para la correcta modificación y confección del manual de
Nacional
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Arte y Diseño ghernandez@imprenta Oficio N° IN-AD-0006-2017 4/5/2017 6/2/2017 11/5/2017 cumplida / En
Diseño en la elaboración e implementación de este tipo de herramientas de control que origina que los mismos Procedimientos. procedimientos.
la Imprenta Nacional .go.cr. Tel. 2296-9570 proceso
carezcan del contenido absoluto de cómo deben realizarse y que contengan todas las tareas y procedimientos Una vez recibida una capacitación o asesoría, modificar el manual de procedimientos.
ext. 351
aplicados.
2.9 Manuales de usuario 4.6.7 Establecer en los manuales e implementar la asignación de funciones en forma escrita
Lo anterior, se debe a desconocimientos de las jefaturas e iniciativa en cuanto a enterarse e investigar sobre la como mecanismo de control archivándolas, adecuadamente dejando así constancia escrita
importancia de este tipo de herramientas de trabajo para un adecuado control interno en la Unidad. de éstas para poder sentar en el futuro eventuales responsabilidades. Lic. Guiselle
Sobre control interno de las Se acatará la recomendación de la Auditoria y se elaborarán los manuales para el uso de los
La falta de este elemento podría provocar posible aumento de errores en los procesos principalmente en el caso Hernández Solano, Parcialmente
Imprenta actividades relacionadas en diferentes programas de diseño.
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de personal de nuevo ingreso a esa Unidad, inadecuados procesos de asentamiento de responsabilidades y Arte y Diseño ghernandez@imprenta Oficio N° IN-AD-0006-2017 4/5/2017 6/2/2017 11/5/2017 cumplida / En
Nacional la unidad de Arte y Diseño de Se acatará la recomendación de la Auditoría y se implementará la asignación de funciones en forma
la Imprenta Nacional riesgo de pérdidas económicas para la institución dados los costos de operación por errores en el desarrollo del .go.cr. Tel. 2296-9570 proceso
escrita.
trabajo. ext. 351
recomendaciones emitidas en este informe Lic. Guiselle
Sobre control interno de las Hernández Solano, Parcialmente
Imprenta actividades relacionadas en Se informará a la Dirección General sobre los avances en la implementación de las
Nacional
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No se indica Arte y Diseño ghernandez@imprenta Oficio N° IN-AD-0006-2017 4/5/2017 6/2/2017 11/5/2017 cumplida / En
recomendaciones emitidas.
la Imprenta Nacional .go.cr. Tel. 2296-9570 proceso
ext. 351
2.2 Control de Calidad 4.2. Al Director General de la Imprenta Nacional

Esta situación se da por desconocimiento de la Administración sobre los conceptos de Gestión de Calidad y 4.2.2. Reorganizar la Unidad de Control de Calidad, junto con el Director de Producción, para Msc. Ricardo Soto
Control de Calidad o por falta de objetivos claros y específicos sobre este mismo tema. definir forma de trabajo, objetivos, políticas de calidad y estándares de calidad, entre otros. Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de Arrollo, correo
Au-008-2016 Esta situación podría provocar la desmejora en la producción de la Imprenta Nacional, afectar la opinión de los Dirección General Esta en proceso Esta en proceso 4/5/2017 Esta en proceso 11/5/2017 cumplida / En
Nacional Litografía rsoto@imprenta.go.cr,
clientes sobre el trabajo que realiza la institución, pérdida de mercado, desmotivación de su personal, entre otros. proceso
tel 2296-9570 ext. 100
2.1 Capacidad Instalada 4.3. Al Director de Producción.

El desconocimiento de la capacidad instalada puede provocar atrasos en las fechas de entrega de los productos, 4.3.1. Confeccionar un estudio de capacidad instalada en conjunto con el Supervisor de Ing. Max Carranza
mala imagen institucional, mayor inversión de materiales, mano de obra, pago de multas o retenciones de dinero Offset y el Encargado de Litografía, para mejorar el nivel de producción de la Sección de Arce, correo:
Imprenta Estudio sobre la sección de Dirección de Pendiente
Au-008-2016 en las facturas a cobrar. La ausencia de mantenimiento preventivo puede provocar un mal funcionamiento de la Litografía. No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional Litografía producción
maquinaria y una reducción en su vida útil. go.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 210
2.12 Supervisión 4.3.2. Implementar y documentar, junto con el supervisor, controles o algún otro mecanismo
La situación anterior se debe a falta de compromiso con las funciones que le competen a la supervisión, falta de para organizar, planificar, dirigir, ejecutar y retroalimentar sobre los procesos productivos. Ing. Max Carranza
controles, falta de comunicación, capacitación e inducción, así como una ausencia de experiencia en labores Arce, correo:
Imprenta Estudio sobre la sección de litográficas. Dirección de Pendiente
Nacional
Au-008-2016
Litografía
No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Lo anterior puede provocar un inadecuado uso de los recursos, gastos indebidos en la producción, una falta de producción
programación para tiraje de trabajos “urgentes”. 9570 ext. 210
2.2 Control de Calidad 4.3.3. Reorganizar la Unidad de Control de Calidad, junto con el Director General, para definir
Esta situación se da por desconocimiento de la Administración sobre los conceptos de Gestión de Calidad y forma de trabajo, objetivos, políticas de calidad y estándares de calidad, entre otros. Ing. Max Carranza
Control de Calidad o por falta de objetivos claros y específicos sobre este mismo tema. Arce, correo:
Au-008-2016 Esta situación podría provocar la desmejora en la producción de la Imprenta Nacional, afectar la opinión de los No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
clientes sobre el trabajo que realiza la institución, pérdida de mercado, desmotivación de su personal, entre otros. go.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 210
2.3 Programación 4.3.4. Establecer un canal de comunicación más eficaz y eficiente con la Administración que
Esta situación se presenta debido a los compromisos adquiridos por la Administración, por medio de convenios o permita llegar a realizar los convenios interinstitucionales más adaptados a la realidad
contratos, los cuales contienen plazos de entrega establecidos con instituciones de Gobierno. También, se debe productiva de la Imprenta Nacional. Ing. Max Carranza
a la falta de coordinación, que debe existir en producción con respecto a planes de trabajo y a la ausencia de un Arce, correo:
Imprenta Estudio sobre la sección de estudio de tiempos y movimientos que no permite una programación apropiada. Dirección de Pendiente
Nacional
Au-008-2016
Litografía
La situación anterior, provoca mayores gastos de materia prima, mano de obra (se debe de volver a calibrar la producción
máquina), mayor consumo de tintas, de papel, horas hombre, cantidad de mácula, dichos costos extras no están 9570 ext. 210
incluidos en el cobro al cliente.
2.3 Programación 4.3.5. Realizar un estudio de tiempos y movimientos junto con el Supervisor de Offset y el
Esta situación se presenta debido a los compromisos adquiridos por la Administración, por medio de convenios o Encargado de Litografía que permita establecer tiempos de producción reales, para
contratos, los cuales contienen plazos de entrega establecidos con instituciones de Gobierno. También, se debe establecer fechas de producción más reales. Ing. Max Carranza
a la falta de coordinación, que debe existir en producción con respecto a planes de trabajo y a la ausencia de un Arce, correo:
Imprenta Estudio sobre la sección de estudio de tiempos y movimientos que no permite una programación apropiada. Dirección de Pendiente
Nacional
Au-008-2016
Litografía
La situación anterior, provoca mayores gastos de materia prima, mano de obra (se debe de volver a calibrar la producción
máquina), mayor consumo de tintas, de papel, horas hombre, cantidad de mácula, dichos costos extras no están 9570 ext. 210
2.4 Cálculo de Papel 4.3.6. Revisar y corregir la fórmula para el cálculo de papel que utiliza comercialización, para
La situación anterior es producto de errores en la fórmula que realiza el cálculo para la cantidad de papel que se que se realice un cálculo más adecuado del gasto de papel en cada sobre de producción. Ing. Max Carranza
ocupa en cada sobre de producción, siendo comercialización solo un tramitador del sobre de producción. Arce, correo:
Imprenta Estudio sobre la sección de Tal situación provoca que se cobre inadecuadamente a los clientes, cobrándoles a unos más y a otros menos. Dirección de Pendiente
Nacional
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Litografía
Además, se retrasa el proceso productivo, ocasionado problemas de humedad en el papel por encontrarse producción
dentro de la Sección de Litografía por un tiempo prolongado. 9570 ext. 210
2.7 Activos 4.3.7. Definir oficialmente el departamento en el cual va a pertenecer el encargado del
Dicha situación ha sido causada por una deficiente aplicación de los controles e inadecuado manejo de los mantenimiento de máquinas con el fin de poner en orden el control de activos que posee a su
activos, tanto por parte del Encargado de la Unidad (como responsable de los activos de su Sección) y de la nombre.
Encargada del Control de Activos (como responsable de realizar inventarios e implementar controles) en el Ing. Max Carranza
Arce, correo:
Imprenta Estudio sobre la sección de traspaso de activos, malas técnicas de plaqueo, traslado de funcionarios de Sección y por registro tardío de la Dirección de Pendiente
Nacional
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Litografía información. No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
producción
Lo anterior, podría generar responsabilidad administrativa para el Jefe de la Sección y a la Responsable de los go.cr, teléfono 2296-
Activos, por el debilitamiento en el manejo y control de activos. Además, el espacio en la planta es ocupado por 9570 ext. 210
activos que no se usan.
2.9 Calidad de Papel 4.3.8. Asegurarse que los lotes de papel o resmas ingresadas a la Imprenta Nacional reúnen
La situación anterior, se debe a varias causas: las características establecidas en el cartel y definir con claridad quiénes serán los
1. La muestra que traen los proveedores es papel de calidad pero al recibir el producto en la bodega muchas responsables de revisar que el papel cumpla con los requisitos mínimos de calidad.
veces entregan papel de lotes que tienen diferente calidad.
2. Que la muestra que se tome para revisar la calidad sea muy poca o no sea representativa a la población, por Ing. Max Carranza
lo que genere esa falla. Arce, correo:
Au-008-2016 3. Por el cambio de programación de la producción se corta papel y se deja listo en el pasillo, al no utilizarse No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
inmediatamente, la estabilidad del papel es afectado por la humedad. go.cr, teléfono 2296-
4. Actualmente solo es un funcionario que revisa el ingreso del papel a la bodega. 9570 ext. 210
Lo anterior puede producir mucha mácula, desperdicio de papel, costos que no se han calculado dentro de la
cotización. También puede producir problemas en la impresión, que puede provocar pérdida económica, daño en
la imagen institucional y desmotivación del personal.
2.9 Calidad de Papel 4.3.9. Evitar que papel cortado se mantenga en los pasillos de la Planta de Producción, para
La situación anterior, se debe a varias causas: que no pierda sus condiciones o características originales.
1. La muestra que traen los proveedores es papel de calidad pero al recibir el producto en la bodega muchas
veces entregan papel de lotes que tienen diferente calidad.
2. Que la muestra que se tome para revisar la calidad sea muy poca o no sea representativa a la población, por
Ing. Max Carranza
lo que genere esa falla.
Arce, correo:
Imprenta Estudio sobre la sección de 3. Por el cambio de programación de la producción se corta papel y se deja listo en el pasillo, al no utilizarse Dirección de Pendiente
Au-008-2016 No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Nacional Litografía inmediatamente, la estabilidad del papel es afectado por la humedad. producción
4. Actualmente solo es un funcionario que revisa el ingreso del papel a la bodega.
9570 ext. 210
Lo anterior puede producir mucha mácula, desperdicio de papel, costos que no se han calculado dentro de la
cotización. También puede producir problemas en la impresión, que puede provocar pérdida económica, daño en
la imagen institucional y desmotivación del personal.
2.10 Sobres de producción 4.3.10. Realizar una adecuada planificación de la producción junto con el departamento de
Lo anterior se da por la mala planificación o la “urgencia de algunos trabajos”, ya que mientras los sobres son comercialización sobre los trabajos urgentes para los que los mismos sean trasladados con el Ing. Max Carranza
confeccionados o se encuentran en la Sección de Guillotinas, le pasan al departamento de Litografía trabajos sin correspondiente sobre o bien implementar algún tipo de control documental cuando el sobre Arce, correo:
Imprenta Estudio sobre la sección de sus respectivos sobres, solo se les da una especificación para realizar el trabajo. no esté terminado. Dirección de Pendiente
Nacional
Au-008-2016
Litografía
Esta situación podría ocasionar que se cometan muchos errores en el proceso productivo, problemas en la producción
calidad de los trabajos, cálculos erróneos de tinta o papel y pérdida de imagen ante el cliente. 9570 ext. 210
2.11 Capacitación 4.3.11. Solicitar a la Comisión de Becas cursos de capacitación para los funcionarios de
Lo anterior se debe a las siguientes causas: Litografía en temas relacionados con el trabajo que realizan.
1. No se puede capacitar al personal en tiempo laboral, ya que no se cuenta con personal suplente que realice
las funciones de los operadores de las máquinas, mientras éstos se capacitan.
2. Hay personas que ya están por pensionarse y no les interesa la capacitación.
3. La capacitación no implica ningún tipo de incentivo económico para ellos, ya que no son profesionales.
4. No hay iniciativa por parte de los funcionarios por aprender nuevos métodos o técnicas de impresión,
consideran que ya tienen los conocimientos necesarios. Ing. Max Carranza
Lo anterior puede estar ocasionando pérdida de tiempo y dinero en la producción debido a la falta de Arce, correo:
Au-008-2016 actualización y a errores en el manejo de insumos. No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
2.12 Supervisión go.cr, teléfono 2296-
La situación anterior se debe a falta de compromiso con las funciones que le competen a la supervisión, falta de 9570 ext. 210
controles, falta de comunicación, capacitación e inducción, así como una ausencia de experiencia en labores
litográficas.
Lo anterior puede provocar un inadecuado uso de los recursos, gastos indebidos en la producción, una falta de
programación para tiraje de trabajos “urgentes”.
2.12 Supervisión 4.3.12. Establecer sistemas de control y retroalimentación, junto con el Supervisor de Offset,
La situación anterior se debe a falta de compromiso con las funciones que le competen a la supervisión, falta de para que éste realice una adecuada supervisión de las funciones que se realizan en la Ing. Max Carranza
controles, falta de comunicación, capacitación e inducción, así como una ausencia de experiencia en labores Sección de Litografía. Arce, correo:
Au-008-2016 litográficas. No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Lo anterior puede provocar un inadecuado uso de los recursos, gastos indebidos en la producción, una falta de go.cr, teléfono 2296-
programación para tiraje de trabajos “urgentes”. 9570 ext. 210

recomendaciones emitidas en este Informe. Ing. Max Carranza
Arce, correo:
Nacional
Au-008-2016
Litografía
No se indica No se indica mcarranza@imprenta. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
producción
9570 ext. 210
2.1 Capacidad Instalada 4.4. Al Supervisor de Offset

El desconocimiento de la capacidad instalada puede provocar atrasos en las fechas de entrega de los productos, 4.4.1. Confeccionar estudio junto con el Director de producción sobre la capacidad instalada En la unidad de Litografía existen 5 impresoras Speed Master 74, dos de 4 colores y tres de 2
mala imagen institucional, mayor inversión de materiales, mano de obra, pago de multas o retenciones de dinero de la unidad de Litografía para mejorar el nivel de producción de la misma. colores.
en las facturas a cobrar. La ausencia de mantenimiento preventivo puede provocar un mal funcionamiento de la Como es sabido la gran mayoría de los trabajos que ingresan a la institución son a
maquinaria y una reducción en su vida útil. full color y un mínimo de un solo color, es por esto que en parte se hace un cuello de Orlando Brenes
botella ya que al utilizar las impresoras de dos colores para imprimir full color se Zúñiga, Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de 05/04/2017
Nacional
Au-008-2016
Litografía
Supervisión Offset pierde más tiempo además de tener problemas con los registros, por el estiramiento obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
del papel, sin embargo, las mismas tienen este tipo de producción. cr. Tel. 2296-9570, proceso
Lo que se ha conversado en varias ocasiones con los jerarcas de la institución es que ext. 116
se debe de hacer una jornada mixta, esto implicaría abrir nuevas plazas, o adquirir
un equipo de impresión de ocho colores para solventar en un 70 por ciento en la
mejora de los tiempos de entrega de los trabajos.
2.1 Capacidad Instalada 4.4.2. Implementar y documentar, junto con el Encargado de producción, controles o algún
El desconocimiento de la capacidad instalada puede provocar atrasos en las fechas de entrega de los productos, otro mecanismo para organizar, planificar, dirigir, ejecutar y retroalimentar sobre los procesos Existe en este momento varios controles para la organización y planificación de la producción,
mala imagen institucional, mayor inversión de materiales, mano de obra, pago de multas o retenciones de dinero productivos. ejemplo es el nuevo sistema de órdenes de producción, que está ligado a todos los procesos Orlando Brenes
en las facturas a cobrar. La ausencia de mantenimiento preventivo puede provocar un mal funcionamiento de la internos de producción tales como las rutas de producción ocupando en las unidades equipo de Zúñiga,
Imprenta Estudio sobre la sección de maquinaria y una reducción en su vida útil. Cumplida
Au-008-2016 Supervisión Offset cómputo para llevar a cabo las tareas típicas de cada unidad con su control de tiempos de los obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
Nacional Litografía
procesos productivos, además de utilizar el sistema para coordinar los trabajos urgentes, o por cr. Tel. 2296-9570,
fechas de entrega, contando además con plantillas que se utilizan en forma individual para controlar ext. 116
un poco más acertado los tiempos de producción y así retroalimentar los procesos en forma digital.
2.1 Capacidad Instalada 4.4.3. Coordinar con el encargado de la sección y realizar mejoras en la planificación de los
El desconocimiento de la capacidad instalada puede provocar atrasos en las fechas de entrega de los productos, mantenimientos preventivos a las máquinas. El asunto de los mantenimientos es un poco desordenado por cuanto se hacen cuando baja la
Orlando Brenes
mala imagen institucional, mayor inversión de materiales, mano de obra, pago de multas o retenciones de dinero producción, no así cuando es correctivo. Es por esto que se está coordinando con las empresas
Imprenta Estudio sobre la sección de en las facturas a cobrar. La ausencia de mantenimiento preventivo puede provocar un mal funcionamiento de la que dan ese tipo de mantenimiento para hacer un calendario obligado, tipo convenio con respecto a
Nacional
Au-008-2016
Litografía
maquinaria y una reducción en su vida útil. dicha actividad debidamente coordinada con la institución, además con cierta ventaja a la hora de
cr. Tel. 2296-9570, proceso
hacer las compras de aquellos insumos que se deben de cambiar a los equipos, en forma expedita
ext. 116
para acortar tiempos de reparación.
2.3 Programación 4.4.4. Realizar un estudio de tiempos y movimientos junto con el Director de Producción y el
Esta situación se presenta debido a los compromisos adquiridos por la Administración, por medio de convenios o Encargado de Litografía que permita establecer tiempos de producción reales.
contratos, los cuales contienen plazos de entrega establecidos con instituciones de Gobierno. También, se debe Orlando Brenes
a la falta de coordinación, que debe existir en producción con respecto a planes de trabajo y a la ausencia de un Para este punto se está trabando junto con el encargado de Litografía los tiempos utilizados en Zúñiga,
Imprenta Estudio sobre la sección de estudio de tiempos y movimientos que no permite una programación apropiada. Cumplida
Nacional
Au-008-2016
Litografía
Supervisión Offset cada trabajo en la boleta de control (SOBRES PROCESADOS EN EL MES DE) y anotando en las obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
La situación anterior, provoca mayores gastos de materia prima, mano de obra (se debe de volver a calibrar la listas de producción los tiempos de producción de cada unidad. cr. Tel. 2296-9570,
máquina), mayor consumo de tintas, de papel, horas hombre, cantidad de mácula, dichos costos extras no están ext. 116
2.5 Repuestos 4.4.5. Confeccionar procedimientos escritos, junto con el Encargado de la Sección de
Lo anterior se da por falta de organización y mecanismos de control en los repuestos, ya que se ha invertido una Litografía, sobre las necesidades reales de las máquinas, para dejar los repuestos necesarios Existe en la unidad de Litografía bitácoras de mantenimiento del equipo de impresión, que se utiliza
Orlando Brenes
gran cantidad de dinero por una situación que nunca sucedió. para el mantenimiento y el buen funcionamiento de las máquinas. para las necesidades reales del equipo, en cuanto a repuestos necesarios son los consumibles del
Zúñiga,
Imprenta Estudio sobre la sección de Esta situación va a provocar una pérdida de recursos, ya que aunque se den de baja o se rematen, nunca se va trajín normal de uso los otros repuestos correctivos se compran según necesidad, para esto existe Cumplida
Nacional
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Litografía
Supervisión Offset obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
a recuperar el costo original de los repuestos. Por otra parte, se van a dar de baja repuestos que todavía pueden un contrato de mantenimiento con la empresa proveedora del mismo, solicitando según el repuesto
cr. Tel. 2296-9570,
ser utilizados por las máquinas, en el futuro. dos o tres del mismo, esto por cuanto el tiempo de compra el equipo hace indicar que es posible
ext. 116
que en otra impresora suceda lo mismo.
2.11 Capacitación 4.4.6. Buscar Cursos de Capacitación sobre producción gráfica que les ayude a mejorar la
Lo anterior se debe a las siguientes causas: gestión de la sección.
las funciones de los operadores de las máquinas, mientras éstos se capacitan. Orlando Brenes
2. Hay personas que ya están por pensionarse y no les interesa la capacitación. En este caso estas recomendaciones no aplican a nivel nacional, conocemos que en las ferias de
Imprenta Estudio sobre la sección de 3. La capacitación no implica ningún tipo de incentivo económico para ellos, ya que no son profesionales. Artes Gráficas a nivel internacional se exponen temas de esta materia en seminarios de tres días de
Au-008-2016 Supervisión Offset obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
Nacional Litografía 4. No hay iniciativa por parte de los funcionarios por aprender nuevos métodos o técnicas de impresión, temas avanzados en la industria gráfica, que a la postre sirven para la capacitación en los procesos
cr. Tel. 2296-9570, proceso
consideran que ya tienen los conocimientos necesarios. de impresión.
ext. 116
Lo anterior puede estar ocasionando pérdida de tiempo y dinero en la producción debido a la falta de
actualización y a errores en el manejo de insumos.
2.11 Capacitación 4.4.7. Solicitar al Director de producción la consecución de capacitación (pagada o no) en
Lo anterior se debe a las siguientes causas: aspectos como: Control Interno, SEVRI, Artes Gráficas y lo que se considere necesario para
1. No se puede capacitar al personal en tiempo laboral, ya que no se cuenta con personal suplente que realice el mejor desempeño de su función como supervisor.
consideran que ya tienen los conocimientos necesarios. Se conoce al respecto, pero las recomendaciones dadas en sus oportunidades son resorte casi en Orlando Brenes
Lo anterior puede estar ocasionando pérdida de tiempo y dinero en la producción debido a la falta de su totalidad de la administración activa y con presupuesto de por medio para lograr minimizar los Zúñiga,
Imprenta Estudio sobre la sección de Cumplida
Nacional
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Litografía actualización y a errores en el manejo de insumos. Supervisión Offset riesgos, año a ario no se cumple y se arrastra el problema por años, para esto la oficina de obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
2.12 Supervisión planificación está dando charlas a nivel institucional para mejorar este problema a nivel general de cr. Tel. 2296-9570,
La situación anterior se debe a falta de compromiso con las funciones que le competen a la supervisión, falta de conocimiento y aplicación ext. 116
litográficas.
2.11 Capacitación 4.4.8. Solicitar a la Comisión de Becas capacitación para los funcionarios de Litografía en
Lo anterior se debe a las siguientes causas: temas relacionados con la función que desempeñan.
consideran que ya tienen los conocimientos necesarios. Orlando Brenes
En este caso estas recomendaciones no aplican a nivel nacional, conocemos que en las ferias de
Imprenta Estudio sobre la sección de Lo anterior puede estar ocasionando pérdida de tiempo y dinero en la producción debido a la falta de Artes Gráficas a nivel internacional se exponen temas de esta materia en seminarios de tres días de
Nacional
Au-008-2016
Litografía actualización y a errores en el manejo de insumos. Supervisión Offset obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
temas avanzados en la industria gráfica, que a la postre sirven para la capacitación en los procesos
2.12 Supervisión cr. Tel. 2296-9570, proceso
de impresión.
La situación anterior se debe a falta de compromiso con las funciones que le competen a la supervisión, falta de ext. 116
litográficas.
2.12 Supervisión 4.4.9. Implementar y documentar controles para planificar, organizar, dirigir, ejecutar y
La situación anterior se debe a falta de compromiso con las funciones que le competen a la supervisión, falta de retroalimentar constantemente sobre los procesos productivos realizarlo junto con el Director Semanalmente se reúne la producción con el director de producción para el control, planificación
Orlando Brenes
controles, falta de comunicación, capacitación e inducción, así como una ausencia de experiencia en labores de Producción. organización y retroalimentación de los procesos productivos, aún a sabiendas de que la
Zúñiga,
Imprenta Estudio sobre la sección de litográficas. planificación de la producción se debe dar desde el momento que el cliente solicite un trabajo, 05/04/2017 Cumplida
Nacional
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Litografía
Supervisión Offset obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 6/9/2017 11/5/2017
Lo anterior puede provocar un inadecuado uso de los recursos, gastos indebidos en la producción, una falta de ofreciendo tiempo de entregas reales coordinando con lo que está establecido ya sea en los
cr. Tel. 2296-9570,
programación para tiraje de trabajos “urgentes”. sistemas como en las informaciones de carga de trabajo dentro de las unidades, y de esta forma se
ext. 116
tendría la planificación deseada.
2.12 Supervisión 4.4.10. Mantener una constante comunicación con las secciones a su cargo ya sea a través
La situación anterior se debe a falta de compromiso con las funciones que le competen a la supervisión, falta de de reuniones, circulares con oficios o correos electrónicos de manera que deje evidencia de Orlando Brenes
controles, falta de comunicación, capacitación e inducción, así como una ausencia de experiencia en labores la misma. Todos los días por la mañana se hace visita a las unidades a cargo para verificar el funcionamiento Zúñiga,
Imprenta Estudio sobre la sección de litográficas. Cumplida
Nacional
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Litografía
Supervisión Offset y la planificación de las labores productivas, así como las necesidades administrativas de las obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
Lo anterior puede provocar un inadecuado uso de los recursos, gastos indebidos en la producción, una falta de unidades. cr. Tel. 2296-9570,
programación para tiraje de trabajos “urgentes”. ext. 116

recomendaciones emitidas en este Informe. Por este medio y de acuerdo a lo solicitado en los oficios DG-121 y DG-128-05-2017 del 21 de abril Orlando Brenes
y 3 de mayo respectivamente, en referencia a informe de Auditoría N° 007-2016 denominado Zúñiga,
Imprenta Estudio sobre la sección de 05/11/2017 Cumplida
Nacional
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Litografía
No se indica Supervisión Offset informe sobre la unidad de Arte y Diseño, e informe sobre la sección de litigrafía de l aImprenta obrenes@imprenta.go. 17-SOF-17 4/5/2017 6/9/2017
Nacional, procedo a informarle sobre las acciones que se harán sobre las recomendaciones cr. Tel. 2296-9570,
emitidas. ext. 116
2.1 Capacidad Instalada 4.5. Al Encargado de la Sección de Litografía

El desconocimiento de la capacidad instalada puede provocar atrasos en las fechas de entrega de los productos, 4.5.1. Coordinar junto al Supervisor, dejando evidencia por escrito de los trabajos “urgentes” Para este punto se está utilizando un listado de programación de sobres con fecha de ingreso, para Martín Rojas Campos,
Imprenta Estudio sobre la sección de mala imagen institucional, mayor inversión de materiales, mano de obra, pago de multas o retenciones de dinero para poder planificar y no detener las máquinas para cambiar de trabajos sin concluir el tiraje. ser procesados en forma ascendente y no interferir con las listas de urgentes, quedando en mrojas@imprenta.go.c Cumplida
Au-008-2016 Litografía Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
Nacional Litografía en las facturas a cobrar. La ausencia de mantenimiento preventivo puede provocar un mal funcionamiento de la evidencia y en archivo los listados que se emiten semanalmente en reunión con el director de r. Tel. 2296-9570 ext.
maquinaria y una reducción en su vida útil. producción 127
2.1 Capacidad Instalada 4.5.2. Coordinar con el Director de Producción y el Supervisor de Offset sobre mejoras en la
El desconocimiento de la capacidad instalada puede provocar atrasos en las fechas de entrega de los productos, planificación de los mantenimientos preventivos a las máquinas. Martín Rojas Campos,
Existe el área de Litografía una bitácora de mantenimiento de cada equipo de impresión, dichos
Imprenta Estudio sobre la sección de mala imagen institucional, mayor inversión de materiales, mano de obra, pago de multas o retenciones de dinero mrojas@imprenta.go.c Cumplida
Nacional
Au-008-2016
Litografía
Litografía mantenimientos se están coordinando con la unidad producción y proveeduría, por medio de un Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
en las facturas a cobrar. La ausencia de mantenimiento preventivo puede provocar un mal funcionamiento de la r. Tel. 2296-9570 ext.
contrato anual de todos los equipos de la institución.
maquinaria y una reducción en su vida útil. 127
2.3 Programación 4.5.3. Realizar un estudio de tiempos y movimientos junto con el Supervisor de Offset y
Esta situación se presenta debido a los compromisos adquiridos por la Administración, por medio de convenios o Director de Producción que permita establecer tiempos de producción reales.
contratos, los cuales contienen plazos de entrega establecidos con instituciones de Gobierno. También, se debe
a la falta de coordinación, que debe existir en producción con respecto a planes de trabajo y a la ausencia de un Martín Rojas Campos,
Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de
estudio de tiempos y movimientos que no permite una programación apropiada. En el listado de programación semanal se está incluyendo los tiempos reales de los trabajos mrojas@imprenta.go.c
Nacional
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Litografía
Litografía Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
La situación anterior, provoca mayores gastos de materia prima, mano de obra (se debe de volver a calibrar la realizados, esto en todas las unidades. r. Tel. 2296-9570 ext.
proceso
máquina), mayor consumo de tintas, de papel, horas hombre, cantidad de mácula, dichos costos extras no están 127
2.4 Cálculo de Papel 4.5.4. Revisar y mejorar la fórmula para el cálculo del papel junto con el Director de
La situación anterior es producto de errores en la fórmula que realiza el cálculo para la cantidad de papel que se producción, realice pruebas para confirmar el resultado de la misma.
ocupa en cada sobre de producción, siendo comercialización solo un tramitador del sobre de producción. Martín Rojas Campos,
En la formula establecida se contemplan los cálculos de los diferentes trabajos, se está coordinando Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de Tal situación provoca que se cobre inadecuadamente a los clientes, cobrándoles a unos más y a otros menos. mrojas@imprenta.go.c
Nacional
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Litografía
Litografía con el área de comercialización para incluirlo en el sistema de información para las diferentes Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
Además, se retrasa el proceso productivo, ocasionado problemas de humedad en el papel por encontrarse r. Tel. 2296-9570 ext.
actividades. proceso
dentro de la Sección de Litografía por un tiempo prolongado. 127
2.5 Repuestos 4.5.5. Confeccionar procedimientos escritos, junto con el Supervisor de Offset, sobre las
Lo anterior se da por falta de organización y mecanismos de control en los repuestos, ya que se ha invertido una necesidades reales de las máquinas, para dejar solamente los repuestos necesarios para el
Los repuestos que existen en bodega, en su mayoría son aquellos que se utilizan frecuentemente Martín Rojas Campos,
gran cantidad de dinero por una situación que nunca sucedió. mantenimiento y el buen funcionamiento de las máquinas.
Imprenta Estudio sobre la sección de para cambios inmediatos por desgaste de rodamiento diario, además existen repuesto que son de mrojas@imprenta.go.c Cumplida
Au-008-2016 Esta situación va a provocar una pérdida de recursos, ya que aunque se den de baja o se rematen, nunca se va Litografía Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
Nacional Litografía uso exclusivo para la impresión de la papelería del Tribunal Supremo de Elecciones, no obstante, r. Tel. 2296-9570 ext.
a recuperar el costo original de los repuestos. Por otra parte, se van a dar de baja repuestos que todavía pueden
los repuestos de otra categoría se solicita en el momento de su necesidad. 127
ser utilizados por las máquinas, en el futuro.
2.6 Valoración de Riesgos. 4.5.6. Realizar una identificación adecuada de los principales riesgos que podrían afectar a la
Esta situación se debe a una consiente decisión de seguir los lineamientos del Ministerio de Gobernación. La Sección de Litografía y mantener una constante comunicación con el facilitador de SEVRI a
Imprenta Nacional es una dependencia adscrita al Ministerio de Gobernación, y este Ministerio envía el Marco través de oficios o correos electrónicos, dejando evidencia de la comunicación y del
Orientador, tratando de unificar toda la información de las dependencias a su cargo. Sin embargo, la valoración cumplimiento con la fecha de entrega.
de riesgo es institucional y la valoración de dichos riesgos debe que ser atinente a la institución y a la naturaleza
de la misma. Se identifican varios riesgos, que en su defecto pueden afectar el cumplimiento de las metas
Martín Rojas Campos,
La ausencia de una Valoración de Riesgos del 2016 se debe a falta de compromiso por parte de los establecidas como por ejemplo falta de recurso humano capacitado para el desarrollo de las labores Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de mrojas@imprenta.go.c 05/04/2017
Au-008-2016 responsables (Jefes) y de una ausencia de seguimiento y acompañamiento por parte de los facilitadores Litografía de impresión, El equipo de producción en la actualidad está desactualizado conforme al mercado Oficio Litografía-01-2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
Nacional Litografía r. Tel. 2296-9570 ext.
(Encargado de SEVRI, Planificador Institucional), ya que persiste un alto desconocimiento de la importancia de productivo del país, falta de una verdadera planificación de la producción, antes de ingresar el proceso
127
realizar esta función. trabajo a la planta.
Al no tener una valoración de riesgo institucional, pueden surgir riesgos que no se puedan administrar y si éstos
riesgos llegan a materializarse no se podrá evitar los daños ni los costos en los cuales se deberá incurrir para
solucionar tal situación.
2.11 Capacitación 4.5.7. Solicitar a la Comisión de Becas una adecuada capacitación del Sistema Específico de
Lo anterior se debe a las siguientes causas: Valoración de Riesgos Institucionales.
2. Hay personas que ya están por pensionarse y no les interesa la capacitación. Martín Rojas Campos,
Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de 3. La capacitación no implica ningún tipo de incentivo económico para ellos, ya que no son profesionales. En la actualidad la unidad de planificación conjuntamente con la oficina del SEVRI está capacitando mrojas@imprenta.go.c
Nacional
Au-008-2016
Litografía
4. No hay iniciativa por parte de los funcionarios por aprender nuevos métodos o técnicas de impresión, al personal para la debida identificación de los riesgos a nivel de unidades. r. Tel. 2296-9570 ext.
proceso
consideran que ya tienen los conocimientos necesarios. 127
2.7 Activos 4.5.8. Mantener actualizado, completo y ordenado el inventario de activos de la sección de
Dicha situación ha sido causada por una deficiente aplicación de los controles e inadecuado manejo de los Litografía.
activos, tanto por parte del Encargado de la Unidad (como responsable de los activos de su Sección) y de la
Encargada del Control de Activos (como responsable de realizar inventarios e implementar controles) en el Martín Rojas Campos,
Se está ordenando con las respectivas boletas establecidas la identificación de todos los activos Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de traspaso de activos, malas técnicas de plaqueo, traslado de funcionarios de Sección y por registro tardío de la mrojas@imprenta.go.c
Au-008-2016 información. Litografía que en su momento se trasladaron sin este requisito, ordenando en forma definitiva la pertenencia Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
Nacional Litografía r. Tel. 2296-9570 ext.
Lo anterior, podría generar responsabilidad administrativa para el Jefe de la Sección y a la Responsable de los de los mismos. proceso
127
Activos, por el debilitamiento en el manejo y control de activos. Además, el espacio en la planta es ocupado por
2.7 Activos 4.5.9. Realizar las boletas de los cambios de responsable de los activos y de las bajas de
Dicha situación ha sido causada por una deficiente aplicación de los controles e inadecuado manejo de los activo necesarias para corregir la situación descrita, manteniendo copia de las mismas en la
activos, tanto por parte del Encargado de la Unidad (como responsable de los activos de su Sección) y de la Sección.
Encargada del Control de Activos (como responsable de realizar inventarios e implementar controles) en el Martín Rojas Campos,
Se está ordenando con las respectivas boletas establecidas la identificación de todos los activos Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de traspaso de activos, malas técnicas de plaqueo, traslado de funcionarios de Sección y por registro tardío de la mrojas@imprenta.go.c 05/04/2017
Nacional
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Litografía información. Litografía que en su momento se trasladaron sin este requisito, ordenando en forma definitiva la pertenencia Oficio Litografía-01-2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
r. Tel. 2296-9570 ext.
Lo anterior, podría generar responsabilidad administrativa para el Jefe de la Sección y a la Responsable de los de los mismos. proceso
127
Activos, por el debilitamiento en el manejo y control de activos. Además, el espacio en la planta es ocupado por
2.11 Capacitación 4.5.10. Brindar el apoyo necesario a los funcionarios para que los mismos puedan
Lo anterior se debe a las siguientes causas: capacitarse de acuerdo a sus fortalezas y debilidades.
Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de 3. La capacitación no implica ningún tipo de incentivo económico para ellos, ya que no son profesionales. Se está de acuerdo que en el momento en que algún funcionario solicite capacitación para el mrojas@imprenta.go.c
Nacional
Au-008-2016
Litografía
4. No hay iniciativa por parte de los funcionarios por aprender nuevos métodos o técnicas de impresión, fortalecimiento de sus capacidades se le dé el apoyo necesario. r. Tel. 2296-9570 ext.
proceso
2.11 Capacitación 4.5.11. Solicitar a la Comisión de Becas capacitación para los funcionarios de Litografía en
Lo anterior se debe a las siguientes causas: temas relacionados con la labor que desempeñan.
Se solicitará a la administración un estudio de necesidades de los operarios y que busque las becas Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de 3. La capacitación no implica ningún tipo de incentivo económico para ellos, ya que no son profesionales. mrojas@imprenta.go.c 05/04/2017
Nacional
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Litografía
Litografía afines a sus funciones, así como la participación en las ferias internacionales, donde se aprende Oficio Litografía-01-2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
4. No hay iniciativa por parte de los funcionarios por aprender nuevos métodos o técnicas de impresión, r. Tel. 2296-9570 ext.
mucho en los procesos actualizados de producción litográfica. proceso

recomendaciones emitidas en este Informe. Por este medio y de acuerdo a lo solicitado en los oficios DG-126-05-2017, y 162-06-2017 del 2 de Martín Rojas Campos,
Imprenta Estudio sobre la sección de mayo y 8 junio respectivamente, en referencia a Informe de Auditoría Nos. 008-2016, denominados mrojas@imprenta.go.c Cumplida
Nacional
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Litografía
No se indica Litografía Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017
"Informe sobre la Sección de Litografía de la Imprenta Nacional", procedo a informarle sobre las r. Tel. 2296-9570 ext.
acciones que se harán sobre las recomendaciones emitidas. 127
2.5 Repuestos 4.6 A los Encargados del Reciclaje

Lo anterior se da por falta de organización y mecanismos de control en los repuestos, ya que se ha invertido una 4.6.1. Revisar y realizar mecanismos junto con el Supervisor de las necesidades de las
gran cantidad de dinero por una situación que nunca sucedió. máquinas, y dejar solo los repuestos necesarios para el mantenimiento y el buen Martín Rojas Campos,
De todos los repuestos que se encuentran en bodega, varios de ellos se están instalando en las Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de Esta situación va a provocar una pérdida de recursos, ya que aunque se den de baja o se rematen, nunca se va funcionamiento de las máquinas. mrojas@imprenta.go.c
Nacional
Au-008-2016
Litografía
Litografía impresoras tales como láminas de traspaso, y otros, los demás estarán en custodia porque son muy Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
a recuperar el costo original de los repuestos. Por otra parte, se van a dar de baja repuestos que todavía pueden r. Tel. 2296-9570 ext.
específicos para la impresión de las papeletas del Tribunal Supremo de Elecciones. proceso
ser utilizados por las máquinas, en el futuro. 127
2.8 Políticas de desecho y consumibles 4.6.2. Indicar con quién de la producción se debe de coordinar, determinar los productos
Sobre los deshechos que genera esta sección de los cuales algunos de ellos son planchas, latas de
Lo anterior se debe a la falta controles y procedimientos para la entrega y recepción del material de desecho. reciclables y cómo será el traslado de material de desecho para su custodia. Martín Rojas Campos,
tinta vacías, recipientes de solución de fuente vacíos, trapos sucios de limpieza, papel utilizado Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de Esto produce un riesgo potencial ya que actualmente no se puede controlar el destino ni verificar el uso de los mrojas@imprenta.go.c
Nacional
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Litografía
Litografía como mácula, todos son depositados en la parte sur del edificio, los cuales los personeros de la Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 6/9/2017 11/5/2017 cumplida / En
desechos que entrega la administración a la Asociación. r. Tel. 2296-9570 ext.
Asociación Solidarista tramitan su venta, además cabe destacar que la unidad de planificación de la proceso
127
institución trabaja en un proyecto en el tratamiento de estos desechos.

recomendaciones emitidas en este Informe. Por este medio y de acuerdo a lo solicitado en los oficios DG-126-05-2017, y 162-06-2017 del 2 de Martín Rojas Campos,
Imprenta Estudio sobre la sección de mayo y 8 junio respectivamente, en referencia a Informe de Auditoría Nos. 008-2016, denominados mrojas@imprenta.go.c 09/06/2017 Cumplida
Nacional
Au-008-2016
Litografía
No se indica Litografía Oficio Litografía-01-2017 4/5/2017 11/5/2017
"Informe sobre la Sección de Litografía de la Imprenta Nacional", procedo a informarle sobre las r. Tel. 2296-9570 ext.
acciones que se harán sobre las recomendaciones emitidas. 127
2.6 Valoración de Riesgos. 4.7 . Al Encargado de SEVRI

Esta situación se debe a una consiente decisión de seguir los lineamientos del Ministerio de Gobernación. La 4.7.1. Solicitar una capacitación en SEVRI y lo que considere necesario para el mejor
Imprenta Nacional es una dependencia adscrita al Ministerio de Gobernación, y este Ministerio envía el Marco desempeño de su función como encargado.
Orientador, tratando de unificar toda la información de las dependencias a su cargo. Sin embargo, la valoración
de la misma.
La ausencia de una Valoración de Riesgos del 2016 se debe a falta de compromiso por parte de los
responsables (Jefes) y de una ausencia de seguimiento y acompañamiento por parte de los facilitadores
(Encargado de SEVRI, Planificador Institucional), ya que persiste un alto desconocimiento de la importancia de Con el propósito de que la administración activa cumpla con una seguridad razonable para diseñar Lic. German Quirós
y operar un sistema de control interno, así como, una gestión para limitar y reducir el riesgo Agüero, correo Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de realizar esta función. Departamento de
Au-008-2016 Al no tener una valoración de riesgo institucional, pueden surgir riesgos que no se puedan administrar y si éstos asociado con todas las actividades de la organización en el cumplimiento de sus objetivos: se gquiros@imprenta.go. Oficio N° 029-05-2017 4/5/2017 5/22/2017 11/5/2017 cumplida / En
Nacional Litografía Planificación
riesgos llegan a materializarse no se podrá evitar los daños ni los costos en los cuales se deberá incurrir para presenta un plan de acción para obtener los resultados requeridos en acatamiento y cumplimiento cr., tel. 2296-9570, proceso
solucionar tal situación. de las disposiciones emitidas en cada uno de los informes mencionados. ext. 148.
2.11 Capacitación
Lo anterior se debe a las siguientes causas:
consideran que ya tienen los conocimientos necesarios.
2.6 Valoración de Riesgos. 4.7.2. Preparar anticipadamente la Valoración de Riesgos institucional, para dar seguimiento
Esta situación se debe a una consiente decisión de seguir los lineamientos del Ministerio de Gobernación. La a los riesgos encontrados durante el año.
Imprenta Nacional es una dependencia adscrita al Ministerio de Gobernación, y este Ministerio envía el Marco
Orientador, tratando de unificar toda la información de las dependencias a su cargo. Sin embargo, la valoración
de la misma. Con el propósito de que la administración activa cumpla con una seguridad razonable para diseñar Lic. German Quirós
La ausencia de una Valoración de Riesgos del 2016 se debe a falta de compromiso por parte de los y operar un sistema de control interno, así como, una gestión para limitar y reducir el riesgo Agüero, correo Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de Departamento de
Nacional
Au-008-2016
Litografía responsables (Jefes) y de una ausencia de seguimiento y acompañamiento por parte de los facilitadores asociado con todas las actividades de la organización en el cumplimiento de sus objetivos: se gquiros@imprenta.go. Oficio N° 029-05-2017 4/5/2017 5/22/2017 11/5/2017 cumplida / En
Planificación
(Encargado de SEVRI, Planificador Institucional), ya que persiste un alto desconocimiento de la importancia de presenta un plan de acción para obtener los resultados requeridos en acatamiento y cumplimiento cr., tel. 2296-9570, proceso
realizar esta función. de las disposiciones emitidas en cada uno de los informes mencionados. ext. 148.
Al no tener una valoración de riesgo institucional, pueden surgir riesgos que no se puedan administrar y si éstos
riesgos llegan a materializarse no se podrá evitar los daños ni los costos en los cuales se deberá incurrir para
solucionar tal situación.
Lic. German Quirós

4.7.3. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Agüero, correo
Imprenta Estudio sobre la sección de Departamento de Pendiente
Nacional
Au-008-2016
Litografía
No se indica recomendaciones emitidas en este Informe. No se indica gquiros@imprenta.go. No se indica 4/5/2017 No se indica 11/5/2017
Planificación
cr., tel. 2296-9570,
2.2 Control de Calidad 4.8. A la Encargada de Control de Calidad ext. 148.
Esta situación se da por desconocimiento de la Administración sobre los conceptos de Gestión de Calidad y 4.8.1. Trabajar en conjunto con el Director de Producción y el Director General para definir el Ing. Ana Cristina
Control de Calidad o por falta de objetivos claros y específicos sobre este mismo tema. campo de acción de la Unidad de Control de Calidad, objetivos y parámetros necesarios para Araya Salas
Imprenta Estudio sobre la sección de Pendiente
Nacional
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Litografía Esta situación podría provocar la desmejora en la producción de la Imprenta Nacional, afectar la opinión de los un mejor desempeño de la Unidad. Control de Calidad 4/5/2017 11/5/2017
Tel. 2296-9570 ext.
clientes sobre el trabajo que realiza la institución, pérdida de mercado, desmotivación de su personal, entre otros. 204.
4.8.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Ing. Ana Cristina
Imprenta Estudio sobre la sección de recomendaciones emitidas en este Informe. Araya Salas Pendiente
Au-008-2016 No se indica Control de Calidad 4/5/2017 11/5/2017
Nacional Litografía Tel. 2296-9570 ext.
204.
2.4 Cálculo de Papel 4.9. A la Directora de Comercialización
La situación anterior es producto de errores en la fórmula que realiza el cálculo para la cantidad de papel que se 4.9.1 Aplicar la nueva fórmula, confeccionada por el Área de Producción, para el cálculo del En este punto se debe aclarar que siempre han existido fórmulas para elaborar los presupuestos,
ocupa en cada sobre de producción, siendo comercialización solo un tramitador del sobre de producción. papel que se necesitará en cada sobre de producción. mismos que son definidos por Producción. No obstante, con la puesta en marcha del Sistema
Tal situación provoca que se cobre inadecuadamente a los clientes, cobrándoles a unos más y a otros menos. Integrado, producción definió una nueva fórmula, la cual se aplica a todas las solicitudes de trabajo
Además, se retrasa el proceso productivo, ocasionado problemas de humedad en el papel por encontrarse Lic. Sandra Gamboa
que ingresan a la institución. Por otra parte, en este punto se hace mención del sobre de
Salazar correo: Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de dentro de la Sección de Litografía por un tiempo prolongado. Director de producción 274-2016 del Tribunal Supremo de Elecciones, en donde se indica que está mal el 05/04/2017
Nacional
Au-008-2016
Litografía
sgamboa@imprenta.g Oficio N° DC-141 5/20/2017 11/5/2017 cumplida / En
Comercialización. cálculo de papel. No obstante, revisado el expediente se observa que esta situación obedece a que
o.cr; teléfono 2296- proceso
el TSE solicitó una disminución en la cantidad de producto que necesitaba. Importante destacar que
9570 ext. 200
cuando se efectuó este estudio, se estaba iniciando con la aplicación de la nueva fórmula, por lo
que en ese momento se estaban realizando los ajustes necesarios para lograr una herramienta
acorde con las necesidades institucionales.
2.10 Sobres de producción 4.9.2 Realizar una adecuada planificación de la producción junto con el departamento de
Lo anterior se da por la mala planificación o la “urgencia de algunos trabajos”, ya que mientras los sobres son producción sobre los trabajos urgentes para los que los mismos sean trasladados con el En cuanto a este punto a la Dirección de Comercialización le compete coordinar adecuadamente
confeccionados o se encuentran en la Sección de Guillotinas, le pasan al departamento de Litografía trabajos sin correspondiente sobre o bien implementar algún tipo de control documental cuando el sobre con Producción, sin embargo, la planificación de los trabajos es tarea propia de la Dirección de
sus respectivos sobres, solo se les da una especificación para realizar el trabajo. no esté terminado. Producción. Igualmente, con el fin de lograr una mejor coordinación entre ambas direcciones, se
Esta situación podría ocasionar que se cometan muchos errores en el proceso productivo, problemas en la están realizando reuniones con la Dirección de Producción periódicamente. En cuanto a los sobres
calidad de los trabajos, cálculos erróneos de tinta o papel y pérdida de imagen ante el cliente. Lic. Sandra Gamboa
de producción son confeccionados y trasladados a la parte operativa, una vez que se cuente con
Salazar correo: Parcialmente
Imprenta Estudio sobre la sección de Director de todos los documentos necesarios de respaldo. Es a partir de ese momento en que producción
Nacional
Au-008-2016
Litografía
sgamboa@imprenta.g Oficio N° DC-141 4/5/2017 5/20/2017 11/5/2017 cumplida / En
Comercialización. puede dar inicio con el trabajo. Es importante destacar que los sobres de producción que hace
o.cr; teléfono 2296- proceso
mención este informe pertenecen al INS y del MEP. En el caso del INS ya están definidos los plazos
9570 ext. 200
de entrega de los productos, por lo que el sobre de producción se confecciona inmediatamente; ya
que los tiempos de entrega corren a partir de recibido de la orden de compra y del visto bueno del
trabajo. En lo que respecta al MEP y otras instituciones el sobre de producción se confecciona una
vez recibidos los documentos requeridos.
Lic. Sandra Gamboa

4.9.3 Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las
Salazar correo:
Imprenta Estudio sobre la sección de recomendaciones emitidas en este Informe. Director de En referencia a su oficio DG-129-05-2017 concerniente al Informe de Auditoría AU-008- 2016
Au-008-2016 No se indica sgamboa@imprenta.g Oficio N° DC-141 4/5/2017 5/20/2017 11/5/2017 Cumplida
Nacional Litografía Comercialización. denominado "Informe sobre la Sección de Litografía de la Imprenta Nacional", específicamente
o.cr; teléfono 2296-
punto 4.9. A la Directora de Comercialización.
9570 ext. 200
Mediante oficio N° JA-O-23-2016,
María del Rocio inciso "2) Trasladar al Director
Calderón Quirós, Genaral dichos informes para que
Ministerio de
4.1. Al Ministro de Gobernación y Policía/Junta Administrativa Mediante oficios N° DVG-CMMQ-242-2016, 241-2016, 240-2016, 239-2016, " "En dicho oficio el correo se cumplan, en la medida de su
Imprenta Estudio Especial Sobre la Gobernación y Cumplida
AU-008-2015 No se indica 4.1.1. Girar las directrices necesarias a las instancias competentes, para que se cumplan las señor Ministro solicita que este Despacho gire las instrucciones correspondiente para el fiel juntaadministrativa@i factibilidad, las recomendaciones 4/4/2016 4/14/2016 10/4/2016
Nacional Unidad de Despacho Policia. Junta
recomendaciones planteadas en este Informe. cumplimiento de las recomendaciones dadas por la Auditoria". mprenta.go.cr, emitidas en cada estudio".
Directiva.
teléfono 2296-9570
ext. 114

Calderón Quirós, Genaral dichos informes para que
Ministerio de
Mediante oficios N° DVG-CMMQ-242-2016, 241-2016, 240-2016, 239-2016, " "En dicho oficio el correo se cumplan, en la medida de su
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.1.3. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Gobernación y Cumplida
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
No se indica señor Ministro solicita que este Despacho gire las instrucciones correspondiente para el fiel juntaadministrativa@i factibilidad, las recomendaciones 4/4/2016 4/14/2016 10/4/2016
recomendaciones emitidas en este Informe. Policia. Junta
cumplimiento de las recomendaciones dadas por la Auditoria". mprenta.go.cr, emitidas en cada estudio".
Directiva.
teléfono 2296-9570
ext. 114
Mediante oficios N° DG-0145-05-

2016, 0146-05-2016, 0147-05-0216,
0148-05-2016, "Con el fin de que en
un plazo máximo de 08 días hábiles
Lic. Carlos Rodríguez a partir del recibo del presente
Mediante oficios N° DG-0145-05-2016, 0146-05-2016, 0147-05-0216, 0148-05-2016, "Con el fin de
4.2. Al Director General de la Imprenta Nacional Peréz, correo oficio, se proceda a informar a la
Imprenta Estudio Especial Sobre la que en un plazo máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se proceda a Cumplida
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
No se indica 4.2.1. Girar las instrucciones respectivas a quien(es) corresponda, para que se cumplan las Director General. direccion@imprenta.g Auditoria Interna y a esta Dirección, 4/4/2016 5/30/2016 10/4/2016
informar a la Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se implementarán en cada
recomendaciones planteadas en este Informe. o.cr, teléfono 2296- sobre las acciones que se
una de las recomendaciones emitidas".
9570 ext. 390 implementarán en cada una de las
recomendaciones emitidas".
Mediante oficios N° DG-0145-05-

2016, 0146-05-2016, 0147-05-0216,
0148-05-2016, "Con el fin de que en
un plazo máximo de 08 días hábiles
Lic. Carlos Rodríguez a partir del recibo del presente
Mediante oficios N° DG-0145-05-2016, 0146-05-2016, 0147-05-0216, 0148-05-2016, "Con el fin de
Peréz, correo oficio, se proceda a informar a la
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.2.3. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las que en un plazo máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se proceda a Cumplida
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
No se indica Director General. direccion@imprenta.g Auditoria Interna y a esta Dirección, 4/4/2016 5/3/2016 10/4/2016
recomendaciones emitidas en este Informe. informar a la Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se implementarán en cada
o.cr, teléfono 2296- sobre las acciones que se
una de las recomendaciones emitidas".
9570 ext. 390 implementarán en cada una de las
*Con respecto a este tema, se ha desarrollado por medio del Sistema Integrado, una serie de
aplicaciones que viene a ayudar en el proceso de traspaso de sobres de producción a través de las
etapas productivas. Con este fin, se diseñaron una serie de pantallas donde se puede dar paso al
sobre, una vez que cada una de las unidades finaliza su tarea; además permite cuantificar y
documentar cantidades, tiempos, funcionarios que intervienen, entre otra información importante
para la consulta y control diario. *También de
manera física cada Unidad cuenta con un Planificador de Producción, en el cual se detalla la
información de cada sobre y se solicita la firma (en un block de entregas) a la Unidad de Despacho Ing. Max Carranza
4.3. Al Director de Producción
en el momento que ellos reciben el material correspondiente. Arce, correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la Cantidad de producto terminado entregado al cliente, es importante aclarar que la unidad utiliza recibos con 4.3.1. Implementar y revisar, junto con los supervisores de producción, mecanismos para Director de Cumplida
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
*Con respecto a este tema, se ha desarrollado por medio del Sistema Integrado, una serie de mcarranza@imprenta. Oficio n.° DP 076-2016 4/4/2016 5/17/2016 10/4/2016
número consecutivo, pero los archiva de acuerdo con la fecha de retiro del producto por parte del cliente. realizar un adecuado control de traspaso de productos, principalmente con el encargado de Producción.
aplicaciones que viene a ayudar en el proceso de traspaso de sobres de producción a través de las go.cr, teléfono 2296-
Guillotinas.
etapas productivas. Con este fin, se diseñaron una serie de pantallas donde se puede dar paso al 9570 ext. 210
sobre, una vez que cada una de las unidades finaliza su tarea; además permite cuantificar y
documentar cantidades, tiempos, funcionarios que intervienen, entre otra información importante
para la consulta y control diario. *También de
manera física cada Unidad cuenta con un Planificador de Producción, en el cual se detalla la
información de cada sobre y se solicita la firma (en un block de entregas) a la Unidad de Despacho
en el momento que ellos reciben el material correspondiente.
Ing. Max Carranza

Arce, correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.3.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Director de Se remitió el oficio DP 76-2016, por medio del cual se le informaba a la Auditoria Interna las Cumplida
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
No se indica mcarranza@imprenta. Oficio n.° DP 076-2016 4/4/2016 5/17/2016 10/4/2016
recomendaciones emitidas en este Informe. Producción. medidas adoptadas con relación a la recomendación.
9570 ext. 210
Lic. Sandra Gamboa

Se le solicita que remita a esta Dirección mensualmente un cuadro con la siguiente información:
4.4. A la Directora de Comercialización Salazar correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la Director de Número de sobre de producción, nombre del cliente, tipo de trabajo, cantidad de ejemplares Cumplida
AU-008-2015 No se indica 4.4.1. Establecer un sistema de control, por escrito, para que pueda supervisar el trabajo sgamboa@imprenta.g Oficio n.° DC 048, DC 049 4/4/2016 5/16/2016 10/4/2016
Nacional Unidad de Despacho Comercialización. recibidos, cantidad de ejemplares despachados, fecha del aviso al cliente y fecha de retiro del
realizado por el Encargado de Despacho y el Jefe de Promoción y Divulgación. o.cr; teléfono 2296-
cliente.
9570 ext. 200
Lic. Sandra Gamboa
Salazar correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.4.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Director de Para cumplir con las recomendaciones emitidas por la Auditoria Interna referente al “Informe Cumplida
AU-008-2015 No se indica sgamboa@imprenta.g Oficio n.° DC 048, DC 049 4/4/2016 5/16/2016 10/4/2016
Nacional Unidad de Despacho recomendaciones emitidas en este Informe. Comercialización. Especial sobre la Unidad de Despacho”, se envia copia de los oficios.
o.cr; teléfono 2296-
9570 ext. 200
1. Se solicitará por escrito a la Dirección de Producción, que los productos terminados se entreguen
a la Unidad de Despacho, al menos con 3 días hábiles antes de la fecha programada de entrega,
indicada en los sobres de producción.
Esto le permitirá al Encargado de Despacho programar el proceso de empaque, con el fin de
garantizar que el producto esté listo para entregar en la fecha establecida.
2. Se mantendrá la medida establecida en el manual de procedimientos de la Unidad de Despacho,
respecto a que una vez registrado y empacado el producto, se procede a enviar un comunicado al
Lic. José Abel
4.5. Al Jefe de Promoción y divulgación. cliente, vía correo electrónico con copia a jalvarado@imprenta.go.cr y sgamboa@imprenta.go.cr,
Tiempo de entrega del producto, se pudo verificar que el atraso en la entrega del producto no se debía a la Alvarado Cordero,
4.5.1. Establecer mecanismos de control junto con el Encargado de Despacho para como parte de la comunicación entre las jefaturas. Esto nos permite estar enterados sobre la salida Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la Unidad de Despacho, sino a atrasos en cualquier otro de los procesos del Área de Producción. Jefe de Divulgación correo: 30/06/2016,
AU-008-2015 asegurarse que los clientes sean comunicados a tiempo de que sus trabajos están listos para de productos, en caso de que surja alguna consulta de los clientes o que se deba insistir para el Mediante oficio n.° DP-065-2016 4/4/2016 10/4/2016 cumplida / En
Nacional Unidad de Despacho Productos terminados devueltos, la Unidad de Despacho no recibe el material que devuelve el cliente, sino que y Promulgación. jalvarado@imprenta.g 30/08/2016
ser entregados y para verificar la entrada y salida de producto terminado devuelto por el retiro del producto. proceso
éste devuelve directamente al departamento de Comercialización. o.cr, teléfono 2296-
cliente. 3. Se mantendrán los controles internos y registro de datos, establecidos en el manual de
9570 ext. 167
procedimientos de la Unidad de Despacho. Esto permite reflejar fechas importantes sobre la
entrega del producto.
4. En lo que respecta a la entrada y salida de producto terminado devuelto por el cliente, se
establecerá formalmente el procedimiento a seguir en estos casos.
5. Asimismo, se implementará un recibo denominado “Entrada de Producto Devuelto por el Cliente”
y otro recibo llamado “Entrega de Producto Reprocesado”, para el debido respaldo.
Controles en la entrega del producto, se pudo verificar que los recibos de entrega de producto al cliente no se
utilizan de forma adecuada ni se encuentran en orden consecutivo.
Activos fijos, sin cambio, se pudo detectar que existen inconsistencias con la información presentada en la
Lic. José Abel
unidad de Activos fijos con el inventario realizado en el departamento.
Alvarado Cordero,
Productos terminados devueltos, la Unidad de Despacho no recibe el material que devuelve el cliente, sino que Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.5.2. Programar capacitaciones internas para mejorar la gestión de archivo, la calidad del Jefe de Divulgación Se solicitarán las capacitaciones sobre estos temas a la Unidad de Capacitación [servicio al cliente). correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
éste devuelve directamente al departamento de Comercialización. Mediante oficio N° PD-067-2016 4/4/2016 6/30/2016 10/4/2016 cumplida / En
servicio al cliente, SEVRI y Control Interno de la Unidad de Despacho. y Promulgación. Planificación (SEVRI y Control Interno) y Archivo Institucional (gestión de archivo). jalvarado@imprenta.g
Almacenamiento de muestras, no se encuentran bien custodiados. proceso
Control interno y Sevri, solo se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del sistema
9570 ext. 167
de control interno y apenas se empieza a generalizar el compromiso.
Lic. José Abel

Controles en la entrega del producto, se pudo verificar que los recibos de entrega de producto al cliente no se Alvarado Cordero,
4.5.3. Asegurarse que el Encargado de la Unidad de Despacho archive los recibos de forma Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la utilizan de forma adecuada ni se encuentran en orden consecutivo. Jefe de Divulgación Se implementará el uso de un archivo metálico, separado con carpetas debidamente identificadas, correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
consecutiva, con la intención facilitar el acceso a los mismos y mejorar el sistema de control Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 7/15/2016 10/4/2016 cumplida / En
Cantidad de producto terminado entregado al cliente, es importante aclarar que la unidad utiliza recibos con y Promulgación. que faciliten el adecuado archivo y consulta de recibos. jalvarado@imprenta.g
interno. proceso
número consecutivo, pero los archiva de acuerdo con la fecha de retiro del producto por parte del cliente. o.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 167
Lic. José Abel

Se establecerá un protocolo de atención al cliente, el cual se establecerá formalmente dentro del
Alvarado Cordero,
4.5.4. Participar activamente en el diseño de un cronograma y un procedimiento, junto con el manual de procedimientos de la Unidad de Despacho. Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la Satisfacción del cliente, demuestra que la Unidad de Despacho no es mal percibida por el cliente, solamente se Jefe de Divulgación correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
Encargado de Unidad de Despacho para recibir a los clientes, y así poder dar una mejor Se analizarán aspectos de espacios de parqueo para los clientes que vienen a despachar Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 9/30/2016 10/4/2016 cumplida / En
requiere trabajar en algunos puntos para depurarla. y Promulgación. jalvarado@imprenta.g
atención. productos, así como el espacio para espera de los mismos, con el fin de plantear los requerimientos proceso
necesarios y la coordinación interna para este fin.
9570 ext. 167
Lic. José Abel

4.5.5. Participar activamente en la salida e ingreso del nuevo personal de la Unidad de
En caso de salida de un funcionario de la Unidad de Despacho, en este caso del Encargado de la Alvarado Cordero,
Despacho, con la intención de asegurarse que el funcionario que salga entregue la Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la Activos fijos, sin cambio, se pudo detectar que existen inconsistencias con la información presentada en la Jefe de Divulgación Unidad, se solicitará el informe de fin de gestión tal y como corresponde. correo:
AU-008-2015 información completa del departamento como archivos, activos, inventario. Por otra parte, Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 5/17/2016 10/4/2016 cumplida / En
Nacional Unidad de Despacho unidad de Activos fijos con el inventario realizado en el departamento. y Promulgación. En caso de ingreso de un nuevo Encargado de esta Unidad, se hará la inducción necesaria con jalvarado@imprenta.g
realizar una inducción adecuada a los funcionarios de nuevo ingreso, para que se adapten proceso
base en el manual de procedimientos establecido. o.cr, teléfono 2296-
rápidamente a las actividades de la Unidad.
9570 ext. 167
Se mantendrán los controles internos y registro de datos establecidos en el manual de Lic. José Abel
procedimientos de la Unidad de Despacho. Alvarado Cordero,
Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la Activos fijos, sin cambio, se pudo detectar que existen inconsistencias con la información presentada en la 4.5.6. Establecer un mecanismo para el control del trabajo o actividades de los funcionarios Jefe de Divulgación Se solicitará al Encargado de la Unidad de Despacho, que suministre vía correo electrónico cada correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 5/17/2016 10/4/2016 cumplida / En
unidad de Activos fijos con el inventario realizado en el departamento. que tiene a cargo. y Promulgación. 15 días, dicho registro de datos, como parte del control establecido para medir resultados. jalvarado@imprenta.g
proceso
Se tomarán las medidas respectivas y se harán las recomendaciones necesarias sobre situaciones o.cr, teléfono 2296-
particulares que este control evidencie. 9570 ext. 167
Lic. José Abel

4.5.7. Solicitar a los funcionarios que confeccionan el sobre de producción que incluyan en el Alvarado Cordero,
Trabajos terminados sin entregar o retirar, se pudo detectar que existen una gran cantidad de trabajos Se solicitará por escrito a los ejecutivos de servicio y a los asesores técnicos, que en las solicitudes Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la mismo, los datos de al menos dos contactos en la empresa, para poder avisar a varias Jefe de Divulgación correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
terminados, los cuales han tenido que ser acomodados en la bodega de Despacho y en los pasillos del Área de de cotización deben captarse los datos de al menos 2 contactos de la institución solicitante del Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 5/17/2016 10/4/2016 cumplida / En
personas de la entrega el producto, con la intención de que el producto sea retirado lo más y Promulgación. jalvarado@imprenta.g
Producción. trabajo. proceso
pronto posible. o.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 167
Lic. José Abel

4.5.8. Estudiar la posibilidad de establecer alguna tarifa para el cobro de almacenaje al Alvarado Cordero,
Trabajos terminados sin entregar o retirar, se pudo detectar que existen una gran cantidad de trabajos Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la producto terminado que permanece en nuestras instalaciones por largos períodos de tiempo. Jefe de Divulgación Impulsar ante la Administración el establecimiento de una tarifa por concepto de bodegaje, así como correo:
AU-008-2015 terminados, los cuales han tenido que ser acomodados en la bodega de Despacho y en los pasillos del Área de Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 5/17/2016 10/4/2016 cumplida / En
Nacional Unidad de Despacho En caso de proceder el cobro mencionado, establecer las políticas y procedimientos y Promulgación. de las políticas y procedimientos respectivos. jalvarado@imprenta.g
Producción. proceso
respectivos. o.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 167
Lic. José Abel

Alvarado Cordero,
4.5.9. Implementar mecanismos de control para aquellos productos terminados que son Revisar el procedimiento establecido mediante oficio N° PD-011-2014, del 20 de marzo del 2014, Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la Productos terminados devueltos, la Unidad de Despacho no recibe el material que devuelve el cliente, sino que Jefe de Divulgación correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
devueltos por el cliente y requieren ser reprocesados. Una vez establecidos los mecanismos con el fin de hacer las mejoras respectivas. Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 5/17/2016 10/4/2016 cumplida / En
éste devuelve directamente al Departamento de Comercialización. y Promulgación. jalvarado@imprenta.g
de control, establecer la política y el procedimiento respectivo. Implementar formalmente los cambios que se generen en dicho procedimiento. proceso
9570 ext. 167
Lic. José Abel

Alvarado Cordero,
Se analizará la funcionalidad actual de mantener en custodia las muestras de los trabajos Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.5.10. Evaluar la utilidad y conveniencia de que la Unidad de Despacho mantenga y custodie Jefe de Divulgación correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
Almacenamiento de muestras, no se encuentran bien custodiados procesados, estableciendo formalmente en el manual de procedimientos lo que se desprenda de Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 6/30/2016 10/4/2016 cumplida / En
las muestras de los trabajos realizados. y Promulgación. jalvarado@imprenta.g
dicho análisis. proceso
9570 ext. 167
Lic. José Abel

Alvarado Cordero,
Se analizará la funcionalidad actual de mantener en custodia las muestras de los trabajos Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.5.11. Coordinar la capacitación para el Encargado de Despacho sobre el manejo del Jefe de Divulgación correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
Almacenamiento de muestras, no se encuentran bien custodiados procesados, estableciendo formalmente en el manual de procedimientos lo que se desprenda de Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 5/17/2016 10/4/2016 cumplida / En
Archivo de Gestión. y Promulgación. jalvarado@imprenta.g
dicho análisis. proceso
9570 ext. 167
Lic. José Abel
Alvarado Cordero,
Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la Control Interno y SEVRI, solo se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del 4.5.12. Establecer una constante comunicación con la Unidad de Despacho, a través de Jefe de Divulgación Dado que la comunicación constante con la Unidad dé Despacho siempre ha existido y se da correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 5/17/2016 10/4/2016 cumplida / En
sistema de Control Interno y apenas se empieza a generalizar el compromiso. reuniones, circulares o correos electrónicos, donde se deje evidencia de la misma. y Promulgación. diariamente, se mejorará el registro de la evidencia de la misma, mediante archivos o expedientes. jalvarado@imprenta.g
proceso
9570 ext. 167
Lic. José Abel

4.5.13. Participar junto con el Encargado de Despacho en la realización de la Autoevaluación Alvarado Cordero,
Se solicitará dicha capacitación, como se indicó en la acción N° 6. Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la Control Interno y SEVRI, solo se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del de Control Interno y SEVRI, con la intención de mejorar ambos procesos. Coordinar con los Jefe de Divulgación correo:
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
Esta jefatura se involucrará activamente junto con el Encargado de la Unidad de Despacho, para la Mediante oficio N° PD-067-2016 4/4/2016 6/4/2016 10/4/2016 cumplida / En
sistema de Control Interno y apenas se empieza a generalizar el compromiso. encargados de Control Interno y SEVRI una adecuada capacitación para el encargado de y Promulgación. jalvarado@imprenta.g
realización de la Autoevaluación de Control Interno y SEVRI. proceso
despacho. o.cr, teléfono 2296-
9570 ext. 167
Lic. José Abel

Alvarado Cordero,
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.5.14. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Jefe de Divulgación correo: Cumplida
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
No se indica Se informará a la Auditoría Interna lo que así requiera. Mediante oficio N° PD-048-2016 4/4/2016 Nov-16 10/4/2016
recomendaciones emitidas en este Informe. y Promulgación. jalvarado@imprenta.g
9570 ext. 167
Este mecanismo existe desde que mi persona está como encargado de la Unidad de Despacho. Carlos Pérez
Tiempo de entrega del producto, se pudo verificar que el atraso en la entrega del producto no se debía a la
4.6.1. Establecer mecanismos de control junto con el Jefe de Promulgación y Divulgación Inmediatamente después de empacado el producto se le envia un correo electronico al contacto Céspedes, Correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la Unidad de Despacho, sino a atrasos en cualquier otro de los procesos del Área de Producción. Encagado de Cumplida
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
para asegurarse que los clientes sean comunicados a tiempo de que sus trabajos están listos detallado en el sobre de producción, informando que ya pueden retirar el mismo, no se realizan despacho@imprenta.g Se contesto en la misma matriz 4/4/2016 6/30/2016 10/4/2016
Productos terminados devueltos, la Unidad de Despacho no recibe el material que devuelve el cliente, sino que Despacho
para ser entregados y para verificar la entrada y salida de producto terminado devuelto por el llamadas ya que en casi el 100% no responden los telefonos y no nos podemos dar el lujo de perder o.cr., Teléfono 2296-
éste devuelve directamente al Departamento de Comercialización.
cliente. el tiempo en llamadas. 9570, ext. 115.
Controles en la entrega del producto, se pudo verificar que los recibos de entrega de producto al cliente no se
utilizan de forma adecuada ni se encuentran en orden consecutivo.
Satisfacción del cliente, demuestra que la Unidad de Despacho no es mal percibida por el cliente, solamente se
requiere trabajar en algunos puntos para depurarla.
Activos fijos, sin cambio, se pudo detectar que existen inconsistencias con la información presentada en la Carlos Pérez
unidad de Activos fijos con el inventario realizado en el departamento. Este punto es muy importante pero al no tener la cantidad idonea de funcionarios en la Unidad de Céspedes, Correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.6.2. Participar en capacitaciones internas para mejorar la gestión de archivo, la calidad del Encagado de Pendiente
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
Productos terminados devueltos, la Unidad de Despacho no recibe el material que devuelve el cliente, sino que Despacho, es imposible ya que la única opción sería cerrar la atención al público para lograr este despacho@imprenta.g Se contesto en la misma matriz 4/4/2016 6/30/2016 10/4/2016
servicio al cliente, SEVRI y Control Interno de la Unidad de Despacho. Despacho
éste devuelve directamente al Departamento de Comercialización. objetivo. o.cr., Teléfono 2296-
Almacenamiento de muestras, no se encuentran bien custodiados. 9570, ext. 115.
Control interno y SEVRI, solo se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del
sistema de Control Interno y apenas se empieza a generalizar el compromiso.
Como explico el señor Auditor Interno de la Imprenta Nacional, en la presentación del Informe, no
hay ninguna queja de atención de parte de los clientes consultados, solo uno dio una
recomendación de apartar espacios de espera para poder cargar, esto en caso de que haya otros
Carlos Pérez
vehículos cargando. Al respecto se tendrian que realizar modificaciones al edificio institucional ya
Céspedes, Correo: Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la Satisfacción del cliente, demuestra que la Unidad de Despacho no es mal percibida por el cliente, solamente se 4.6.3. Programar y elaborar un cronograma, plan o procedimiento para recibir a los clientes, y Encagado de que no posee espacio para satisfacer esta sugerencia. Aclaro que es muy rara la vez que coinciden
Nacional
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Unidad de Despacho
despacho@imprenta.g Se contesto en la misma matriz 4/4/2016 6/30/2016 10/4/2016 cumplida / En
requiere trabajar en algunos puntos para depurarla. así poder dar una mejor atención. Despacho dos o más clientes a la hora de retirar producto, el tiempo de entrega versus el tiempo de atencion
o.cr., Teléfono 2296- proceso
no es nisiquiera de un 0,5. En la Unidad de Despacho se trabaja con metodos que agilizan por
9570, ext. 115.
mucho la entrega de producto, los recibos están previamente elaborados, la mercaderia está
separada desde su empaque. El cliente solo invierte en tiempo lo que él mismo tarde en cargar la
mercadería.
Carlos Pérez
Desde que recibí la Unidad de Despacho, siempre se ha mantenido actualizado el inventario al
Céspedes, Correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la Activos fijos, sin cambio, se pudo detectar que existen inconsistencias con la información presentada en la 4.6.5. Mantener actualizado, completo y ordenado el inventario de activos de la unidad de Encagado de menos lo que yo inventarie al momento de quedar como encargado. Se que los datos que posee la Cumplida
Nacional
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Unidad de Despacho
despacho@imprenta.g Se contesto en la misma matriz 4/4/2016 6/30/2016 10/4/2016
unidad de Activos fijos con el inventario realizado en el departamento. despacho. Despacho Proveeduria versus la realidad no coinciden, pero lamentablemente esto no lo remediaron en su
o.cr., Teléfono 2296-
momento con el anterior Encargado de la Unidad.
9570, ext. 115.
Carlos Pérez
Esta recomendación siempre se ha realizado, en lo personal he sugerido el cobro de bodegaje ya
4.6.6. Implementar mecanismo para dar aviso al Jefe de promoción y divulgación cuando ha Céspedes, Correo: Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la Activos fijos, sin cambio, se pudo detectar que existen inconsistencias con la información presentada en la Encagado de que existieron clientes que tardaban años para retirar productos. En algunos casos se realizan
Nacional
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Unidad de Despacho
pasado tres días y el cliente no ha retirado el producto. Establecer políticas para el retiro del despacho@imprenta.g Se contesto en la misma matriz 4/4/2016 6/30/2016 10/4/2016 cumplida / En
unidad de Activos fijos con el inventario realizado en el departamento. Despacho entregas al cliente, via transporte institucional, algo que no comparto por la falta de personal para
producto terminado del cliente. o.cr., Teléfono 2296- proceso
realizar esta función pero que el area de Promoción y Divulgación, hace.
9570, ext. 115.
Los trabajos por su naturaleza no siempre se puede ni debe tener muestras, ejemplos: emplastes
de Juntas Directivas, documentos delicados como Ordenes de Libertad de reos y trabajos
Carlos Pérez
numerados entre muchos otros. También es de mi opinion que muestras de trabajo no deben de
Céspedes, Correo: Parcialmente
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.6.7. Implementar mecanismos para controlar y resguardar las muestras de los trabajos Encagado de guardarse en la Unidad de Despacho, por motivos de espacio y que no es función especifica para el
Nacional
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Unidad de Despacho
Almacenamiento de muestras, no se encuentran bien custodiados despacho@imprenta.g Se contesto en la misma matriz 04/04/0216 6/30/2016 10/4/2016 cumplida / En
impresos. Despacho normal funcionamiento de la Unidad, todo lo contrario eso genera contratiempos porque hay que
o.cr., Teléfono 2296- proceso
paralizar funciones para ir a buscar muestras que muchas veces no se sabe si existen y peor aun
9570, ext. 115.
para saber como fueron elaboradas, en conclusión nada que ver con las funciones de la Unidad de
Despacho, la cual en esencia es de empacar y entregar producto.
Carlos Pérez
Céspedes, Correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.6.8. Mantener actualizado el Manual de Procedimientos y hacerlo del conocimiento de Encagado de Esto ya existe, lo elavoré desde que tuve conocimiento que yo sería el Jefe de la Unidad de Cumplida
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
Manual de procedimientos, falta de actualización del Manual de Procedimientos. despacho@imprenta.g Se contesto en la misma matriz 4/4/2016 6/30/2016 10/4/2016
todos los funcionarios que laboran en la Unidad de Despacho. Despacho Despacho
9570, ext. 115.
Se hará en su debido momento, aunque verbal y visualmente ya ellos han podido constatar sobre
Carlos Pérez
las mejoras en todo sentido a la Unidad de Despacho, llevadas a cabo por mi persona. Para utilizar
Céspedes, Correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la 4.6.9. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Encagado de como referencia les menciono que el señor Auditor Interno, en la presentación del informe destacó Cumplida
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
No se indica despacho@imprenta.g Se contesto en la misma matriz 4/4/2016 302/06/2016 10/4/2016
recomendaciones emitidas en este Informe. Despacho que el mismo casi no consta de folios, además, de la presentación y detalles del procedimiento,
esto porque notarón todos los cambios hechos por la Unidad, que si estuviera el anterior Encargado
9570, ext. 115.
de la Unidad, el informe en si hubiera sido elaborado en varios tomos.
Anexos
Carlos Pérez
Apéndice No 1
Céspedes, Correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la Tiempo de entrega del Producto
AU-008-2015 No se indica No se indica despacho@imprenta.g No se indica 4-Apr No se indica 10/4/2016
Nacional Unidad de Despacho
9570, ext. 115.
Carlos Pérez
Objetivo Específico: 1. Corroborar el tiempo de duración de entrega del producto una vez Céspedes, Correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
No se indica recibida en despacho con la entrega al cliente, esto con el fin de determinar si el No se indica despacho@imprenta.g No se indica 4/4/2016 No se indica 10/4/2016
departamento es eficaz. o.cr., Teléfono 2296-
9570, ext. 115.
Carlos Pérez
Céspedes, Correo:
Imprenta Estudio Especial Sobre la 2. Verificar el tiempo de entrega del producto con el tiempo de entrega pactado con el cliente,
Nacional
AU-008-2015
Unidad de Despacho
No se indica No se indica despacho@imprenta.g No se indica 4/4/2016 No se indica 10/4/2016
para verificar si se está cumpliendo con lo pactado con el cliente.
9570, ext. 115.

Informe sobre Control Ministerio de Calderón Quirós, Genaral dichos informes para que
Interno, Eficiencia y Eficacia 4.1 Al Ministro de Gobernación y Policía/Junta Administrativa de la Imprenta Nacional Gobernación y Mediante oficios N° DVG-CMMQ-234-2016, 235-2016, 238-2016, 236-2016, 237-2016, "En dicho correo se cumplan, en la medida de su
Imprenta Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica 4.1.1. Girar las directrices necesarias a las instancias correspondientes, para que se Policia. Junta oficio el señor Ministro solicita que este Despacho gire las instrucciones correspondientes para el juntaadministrativa@i factibilidad, las recomendaciones 4/4/2016 5/3/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la cumplan las recomendaciones planteadas en este informe. Administrativa fiel cumplimiento de las recomendaciones dadas por la Auditoría. mprenta.go.cr, emitidas en cada estudio".
Imprenta Nacional Imprenta Nacional, teléfono 2296-9570
ext. 114

Informe sobre Control Ministerio de Calderón Quirós, Genaral dichos informes para que
Interno, Eficiencia y Eficacia Gobernación y Mediante oficios N° DVG-CMMQ-234-2016, 235-2016, 238-2016, 236-2016, 237-2016, "En dicho correo se cumplan, en la medida de su
Imprenta 4.1.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre el Acuerdo tomado por ese Órgano Colegiado Cumplida
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica Policia. Junta oficio el señor Ministro solicita que este Despacho gire las instrucciones correspondientes para el juntaadministrativa@i factibilidad, las recomendaciones 4/4/2016 5/3/2016 10/4/2016
Nacional para cumplir con las recomendaciones emitidas en este informe.
Mantenimiento de la Administrativa fiel cumplimiento de las recomendaciones dadas por la Auditoría. mprenta.go.cr, emitidas en cada estudio".
Imprenta Nacional Imprenta Nacional, teléfono 2296-9570
ext. 114
Mediante oficio N° DG-149-05-2016,

150-05-2016, 151-05-2016, 152-05-
2016, 153-05-2016, "Con el fin de
que en un plazo máximo de 08 días
Informe sobre Control Lic. Carlos Rodríguez hábiles a partir del recibo del
Mediante oficio N° DG-149-05-2016, 150-05-2016, 151-05-2016, 152-05-2016, 153-05-2016, "Con
Interno, Eficiencia y Eficacia 4.2 Al Director General de la Imprenta Nacional Peréz, correo presente oficio, se proceda a
Imprenta el fin de que en un plazo máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica 4.2.1. Girar las directrices necesarias a las instancias correspondientes, para que se Director General direccion@imprenta.g informar a la Auditoria Interna y a 4/4/2016 5/3/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la proceda a informar a la Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se
cumplan las recomendaciones planteadas en este informe. o.cr, teléfono 2296- esta Dirección, sobre las acciones
Imprenta Nacional implementarán en cada una de las recomendaciones emitidas".
9570 ext. 390 que se implementarán en cada una
de las recomendaciones emitidas".
Mediante oficio N° DG-149-05-2016,

150-05-2016, 151-05-2016, 152-05-
2016, 153-05-2016, "Con el fin de
que en un plazo máximo de 08 días
Informe sobre Control Lic. Carlos Rodríguez
Mediante oficio N° DG-149-05-2016, 150-05-2016, 151-05-2016, 152-05-2016, 153-05-2016, "Con hábiles a partir del recibo del
Interno, Eficiencia y Eficacia Peréz, correo
Imprenta 4.2.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las instrucciones giradas o acciones realizadas el fin de que en un plazo máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se presente oficio, se proceda a Cumplida
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica Director General direccion@imprenta.g 4/4/2016 5/3/2016 10/4/2016
Nacional
Mantenimiento de la para el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en este informe. proceda a informar a la Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se informar a la Auditoria Interna y a
Imprenta Nacional implementarán en cada una de las recomendaciones emitidas". esta Dirección, sobre las acciones
9570 ext. 390
que se implementarán en cada una
En oficio DAF 047-2016 y 046-2016;

Se envio oficio dirigido a todos los
Procesos y protocolos en los contratos externos de mantenimiento de maquinaria y equipo, en algunos casos jefes de la Institución, indicando que
Informe sobre Control Lic. Marco Mena
dicha orden no se cumple por cuanto existe descontrol de los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo Mediante oficio N° DAF-07-2016, dirigido al señor Roger San Lee, de la Unidad de Mantenimiento, todo el mantenimiento industrial
Interno, Eficiencia y Eficacia 4.3.1. Girar las Instrucciones correspondientes a todos los encargados de unidades o Director Brenes, correo:
Imprenta en especial a la maquinaria y equipo, ya que no hay una cultura por parte del resto de la organización en cuanto "Para lo que corresponde le informo que a partir del 3 de febrero del 2016, usted deberá asumir el Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de secciones del Área Administrativa Financiera donde indique que la ejecución de todos los Administrativo mmena@imprenta.go. queda a cargo del Ing. Francisco 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016
a que las acciones y procedimientos para mantenimiento de maquinaria y equipo deben ser realizados mediante cargo de Coordinador de Procesos de la Unidad de Manteniniento.
Mantenimiento de la contratos de mantenimiento de equipo deben ser coordinados con el Ing. Francisco Granados Financiero cr., teléfono 2296- Granados Ureña.
Imprenta Nacional la intervención de la Unidad de Mantenimiento y en muchas ocasiones dicha oficina no se entera del Las funciones del cargo de Coordinador de Procesos son las siguiente: ....."
Urena. 9570 ext. 186
mantenimiento o reparación realizada.
En oficio DAF 047-2016 y 046-2016;

Mediante oficio N° DAF-07-2016, dirigido al señor Roger San Lee, de la Unidad de Mantenimiento, Se envio oficio dirigido a todos los
Interno, Eficiencia y Eficacia Director Brenes, correo:
Imprenta 4.3.2. Supervisar que las recomendaciones contenidas en este informe sean cumplidas por "Para lo que corresponde le informo que a partir del 3 de febrero del 2016, usted deberá asumir el jefes de la Institución, indicando que Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica Administrativo mmena@imprenta.go. 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la los responsables. cargo de Coordinador de Procesos de la Unidad de Manteniniento. todo el mantenimiento industrial
Financiero cr., teléfono 2296-
Imprenta Nacional Las funciones del cargo de Coordinador de Procesos son las siguiente: ....." queda a cargo del Ing. Francisco
9570 ext. 186
Granados Ureña.
En oficio DAF 047-2016 y 046-2016;

Mediante oficio N° DAF-07-2016, dirigido al señor Roger San Lee, de la Unidad de Mantenimiento, Se envio oficio dirigido a todos los
Interno, Eficiencia y Eficacia Director Brenes, correo:
Imprenta 4.3.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento de "Para lo que corresponde le informo que a partir del 3 de febrero del 2016, usted deberá asumir el jefes de la Institución, indicando que Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica Administrativo mmena@imprenta.go. 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la las recomendaciones contenidas en este informe. cargo de Coordinador de Procesos de la Unidad de Manteniniento. todo el mantenimiento industrial
Financiero cr., teléfono 2296-
Imprenta Nacional Las funciones del cargo de Coordinador de Procesos son las siguiente: ....." queda a cargo del Ing. Francisco
9570 ext. 186
Granados Ureña.
4.4.1. Colaborar y dar seguimiento al proceso de elaboración del Manual de Procedimientos y
Informe sobre Control Lic. Martiza Goméz
usuario de la Unidad de Mantenimiento, de acuerdo con la Guía Técnica para la Elaboración
Interno, Eficiencia y Eficacia Manual de Procedimientos y Manual de Usuario en la Unidad de Mantenimiento, a la fecha no han sido Sanchez, correo:
Imprenta de Manuales de Procedimientos de MIDEPLAN los cuales al menos contengan de forma Jefa Servicios "La Administración esta evaluando si es factible contratar una empresa que brinde los Servicios de Pendiente
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de elaborados y que tampoco los considera necesarios. Así como tampoco ha recibido colaboración de la instancia mgomez@imprenta.go Según oficio N° SG-027-2016 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la detallada y clara todos los procedimientos que involucran y la normativa aplicable para cada Generales Mantenimiento."
superior para desarrollar este tipo de instructivos. .cr., teléfono: 2296-
Imprenta Nacional proceso e incentivar al Jefe de la Unidad de Mantenimiento sobre la importancia y objetivo
9570 ext. 152
primordial de dicho documento y la correcta elaboración y redacción del mismo.
Informe sobre Control 4.4.2. Girar las instrucciones y coordinar con la Unidad de Mantenimiento a la mayor Lic. Martiza Goméz
Interno, Eficiencia y Eficacia Controles sobre materiales almacenados en la Unidad, A) Materiales retirados de la edificación considerados brevedad posible realizar un inventario formal de todos los materiales almacenados a la fecha Realizar un inventario formal de todos los materiales almacenados en la Unidad de Mantenimiento y Sanchez, correo:
Imprenta Jefa Servicios Pendiente
AU-009-2015 de la Unidad de como reutilizables y que se vienen acumulando a la fecha. B) Sobrantes de trabajos realizados. C) Materiales en la Unidad de Mantenimiento y un aproximado del valor económico del mismo. Asímismo, un aproximado del valor económico del mismo. Asímismo, implementar un control documental para mgomez@imprenta.go Según oficio N° SG-021-2016 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016
Nacional Generales
Mantenimiento de la solicitados de más, con el propósito de mantener un stock en la Unidad de Mantenimiento, para trabajos futuros. implementar un control documental para entrada y salidas de materiales del stock de entrada y salida de materiales de la Unidad de Mantenimiento. .cr., teléfono: 2296-
Imprenta Nacional materiales interno en la Unidad de Mantenimiento. 9570 ext. 152
Inventarios y mecanismos de control y seguridad sobre herramienta y equipo.

a. El 44% del total de herramientas y equipo, reflejados en los registros de control de maquinaria y equipo de la
Unidad de Activos Institucional, no fueron proporcionados por la Unidad de Mantenimiento, durante el desarrollo
del inventario realizado por la Auditoria Interna.
b. Durante el desarrollo del inventario, se localizaron 18 herramientas o equipo, que no aparecen reflejados en
Informe sobre Control ningún registro de control proporcionado por la Unidad de Activos institucional o por la Unidad de Mantenimiento. Lic. Martiza Goméz
4.4.3. Girar las instrucciones correspondientes para que se realicen las gestiones pertinentes
Interno, Eficiencia y Eficacia c. El 53% del total de herramientas y maquinarias que aparece registrada en el control de activos institucional no Sanchez, correo: Parcialmente
Imprenta para colocar número de placa o identificación por el medio que se considere pertinente toda Jefa Servicios Colocar número de placa o identificación a toda la herramienta y equipo que no tien este tipo de
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de está incluido en el control de registro que posee la Unidad de Mantenimiento. mgomez@imprenta.go Según oficio N° SG-021-2016 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016 cumplida / En
Mantenimiento de la la herramienta y equipo que no posee este tipo de control y que se encuentra en custodia de Generales control y que se encuentra en custodia de la Unidad de Mantenimiento.
d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de .cr., teléfono: 2296- proceso
Imprenta Nacional la Unidad de Mantenimiento.
Mantenimiento no está incluida en el control de registro que posee la Unidad de activos institucional. Situación 9570 ext. 152
que refleja incongruencias y dudas sobre la realidad de la información contenida en ambos inventarios de la
administración.
e. Durante el desarrollo del inventario realizado por esta Auditoria, se detectó que varias herramientas y equipo
no posee el número de activo o algún mecanismo que las identifique como propiedad de la institución, por lo que
tampoco aparecen en ningún registro de control institucional o de la Unidad de Mantenimiento.

Interno, Eficiencia y Eficacia c. El 53% del total de herramientas y maquinarias que aparece registrada en el control de activos institucional no 4.4.4. Posterior a lo anterior y a la brevedad posible girar las instrucciones y prestar Sanchez, correo: Parcialmente
Imprenta Jefa Servicios Realizar un inventario completo de la herramienta y equipo que se encuentra ubicada y bajo la
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de está incluido en el control de registro que posee la Unidad de Mantenimiento. colaboración con la unidad de Mantenimiento para realizar un inventario completo de la mgomez@imprenta.go Según oficio N° SG-021-2016 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016 cumplida / En
Mantenimiento de la Generales responsabilidad de l a Unidad de Mantenimiento.
d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de herramienta y equipo que se encuentra ubicada y bajo la responsabilidad de dicha Unidad. .cr., teléfono: 2296- proceso
Imprenta Nacional Mantenimiento no está incluida en el control de registro que posee la Unidad de activos institucional. Situación 9570 ext. 152
administración.

Interno, Eficiencia y Eficacia c. El 53 % del total de herramientas y maquinarias que aparece registrada en el control de activos institucional no 4.4.5. Girar las instrucciones correspondientes para dar de baja cada maquinaria y equipo Dar de baja a cada maquinaria y equipo que no se encuentre en buen estado, previo a coordinar Sanchez, correo: Parcialmente
Imprenta Jefa Servicios
AU-009-2015 de la Unidad de está incluido en el control de registro que posee la Unidad de Mantenimiento. que no se encuentre en buen estado, previo a un responsable de determinar dicha condición, con la Unidad de Control de Activos de la Institución, para que determine dicha condición, con el fin mgomez@imprenta.go Según oficio N° SG-021-2016 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016 cumplida / En
Nacional Generales
Mantenimiento de la d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de con el fin de contribuir a liberar espacio en dicha Unidad. de contribuir a liberar espacio en dicha Unidad. .cr., teléfono: 2296- proceso
administración.
En oficio DAF 047-2016 y 046-2016;

Se envio nota al Ing. Max Carranza,
Inventarios y mecanismos de control y seguridad sobre herramienta y equipo. indicando que todo el mantenimiento
a. El 44% del total de herramientas y equipo, reflejados en los registros de control de maquinaria y equipo de la industrial queda a cargo del Ing.
Unidad de Activos Institucional, no fueron proporcionados por la Unidad de Mantenimiento, durante el desarrollo Francisco Granados Ureña.
del inventario realizado por la Auditoría Interna.
Interno, Eficiencia y Eficacia c. El 53 % del total de herramientas y maquinarias que aparece registrada en el control de activos institucional no Sanchez, correo: Parcialmente
Imprenta 4.4.6. Cerciorarse de que se suministre a la Unidad de Activos o a la oficina pertinente el Jefa Servicios
AU-009-2015 de la Unidad de está incluido en el control de registro que posee la Unidad de Mantenimiento. mgomez@imprenta.go 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016 cumplida / En
Nacional resultado de dicho inventario debidamente documentado. Generales
Mantenimiento de la d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de .cr., teléfono: 2296- proceso
administración.
e. Durante el desarrollo del inventario realizado por esta Auditoría, se detectó que varias herramientas y equipo
Interno, Eficiencia y Eficacia c. El 53% del total de herramientas y maquinarias que aparece registrada en el control de activos institucional no Sanchez, correo: Parcialmente
Imprenta 4.4.7. Supervisar que se realicen inventarios periódicos y establecer los controles pertinentes Jefa Servicios Actividad programada para realizarla al menos dos veces al año, con el objetivo de mantener al dia
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de está incluido en el control de registro que posee la Unidad de Mantenimiento. mgomez@imprenta.go Según oficio N° SG-021-2016 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016 cumplida / En
Mantenimiento de la para evitar posibles riesgos de pérdida de maquinaria y equipo. Generales el inventario de la Unidad de Mantenimiento.
d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de .cr., teléfono: 2296- proceso
administración.
En oficio DAF 047-2016 y 046-2016;

Se envio oficio dirigido a todos los
Informe sobre Control Lic. Martiza Goméz jefes de la Institución, indicando que
Mediante oficio N° DAF-07-2016, dirigido al señor Roger San Lee, de la Unidad de Mantenimiento, todo el mantenimiento industrial
Interno, Eficiencia y Eficacia Métodos de inducción, asignación de funciones y planteamiento de objetivos, no recibió adecuados métodos de 4.4.8. Proceder inmediatamente a entregar por escrito al Jefe de la Unidad de Sanchez, correo:
Imprenta Jefa Servicios "Para lo que corresponde le informo que apartir del 3 de febrero del 2016, usted deberá asumir el
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de inducción para asumir la jefatura. Además, tampoco recibió, por parte de su superior inmediato, las funciones Mantenimiento las funcione, responsabilidades y tareas específicas, que posee el puesto de mgomez@imprenta.go queda a cargo del Ing. Francisco 4/4/2016 6/8/2016 10/4/2016 Cumplida
Generales cargo de coordinador de procesos de la Unidad de Manteniniento.
Mantenimiento de la específicas del puesto, por lo cual, él tampoco las ha entregado a los subalternos. Jefe de Unidad de Mantenimiento, incluyendo los objetivos departamentales de dicha Unidad. .cr., teléfono: 2296- Granados Ureña.
Imprenta Nacional Las funciones del cargo de coordinador de procesos son las siguiente: ....."
9570 ext. 152

4.4.9. Girar las instrucciones para implementar a la brevedad posible programas de
Interno, Eficiencia y Eficacia Sanchez, correo: Parcialmente
Imprenta Programas de mantenimiento preventivo del edificio,no existe implementados por esa Unidad programas de mantenimiento preventivo en la institución, así como informarse por los medios que sean Jefa Servicios Elaborar un plan de trabajo, que contenga actividades dirigidas a realizar mantenimientos
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de mgomez@imprenta.go Según oficio N° SG-021-2016 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016 cumplida / En
Mantenimiento de la mantenimiento preventivo en la detección de daños en el edificio u otros activos de la institución. necesarios sobre este tema con el fin de lograr una mejoría en la Planificación para una Generales preventivos en la Institución.
Imprenta Nacional adecuada gestión en dicha Unidad.
9570 ext. 152

4.4.10. Realizar, en lo sucesivo, contrataciones y colocación de personal en la Unidad de
Imprenta Programas de mantenimiento preventivo del edificio,no existe implementados por esa Unidad programas de Mantenimiento que reúna los conocimientos y experiencia adecuados y atinentes con su Jefa Servicios "La Administración esta evaluando si es factible contratar una empresa que brinde los servicios de
Nacional
Mantenimiento de la mantenimiento preventivo en la detección de daños en el edificio u otros activos de la institución. preparación académica, con el fin de que dicha Unidad cuente con el personal adecuado Generales mantenimiento."
Imprenta Nacional respecto a las funciones y responsabilidades que se les asigna.
9570 ext. 152

Preparación atinente al total de funciones de la Unidad, existe carencia de formación en la mayoría del personal 4.4.11. Girar las instrucciones y colaborar con la jefatura de Mantenimiento para la creación
Imprenta que compone dicha oficina ya que pese a la experiencia que ostentan los funcionarios de la Unidad de de formularios de servicios de mantenimiento que respondan a mediciones de índices de Jefa Servicios "La Administración esta evaluando si es factible contratar una empresa que brinde los servicios de
Nacional
Mantenimiento de la Mantenimiento, los mismos carecen de estudios o conocimientos formales sobre maquinaria y equipo, eficiencia, eficacia y calidad, así como que la información que contengan pueda ser Generales mantenimiento."
Imprenta Nacional considerada una de las dos labores principales de la Unidad de Mantenimiento desde el año 2014. comprobada y reúna condiciones de probidad de datos introducidos en las mismas.
9570 ext. 152

4.4.12. Verificar, en lo sucesivo, para que se utilice la información obtenida en los programas
Imprenta Usos de fondos de caja chica para compra de materiales, para servicios de mantenimiento, no existe en dicha de mantenimiento preventivo y programas de Planificación, con el fin de minimizar las Jefa Servicios "La Administración esta evaluando si es factible contratar una empresa que brinde los servicios de
Nacional
Mantenimiento de la Unidad una adecuada Planificación. compras de materiales por medio de caja chica y que estas se limiten únicamente casos Generales mantenimiento."
Imprenta Nacional excepcionales, tal como lo indica la normativa vigente sobre la utilización de “Cajas chicas”.
9570 ext. 152

Interno, Eficiencia y Eficacia Sanchez, correo:
Imprenta 4.4.13. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento Jefa Servicios Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica Según oficio N° SG-028-2016 mgomez@imprenta.go Según oficio N° SG-028-2016 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la de las recomendaciones contenidas en este informe. Generales
.cr., teléfono: 2296-
Imprenta Nacional 9570 ext. 152
4.5.1. Elaborar el Manual de Procedimientos y de usuarios de la Unidad de Mantenimiento,

Informe sobre Control Róger San Lee,
Manual de procedimientos y Manual de usuario en la Unidad de Mantenimiento, a la fecha no han sido de acuerdo con la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de
Interno, Eficiencia y Eficacia correo:
Imprenta elaborados y que tampoco los considera necesarios. Así como tampoco ha recibido colaboración de la instancia MIDEPLAN los cuales al menos contengan de forma detallada y clara todos los Con respecto al punto 4.5.1, debo informarle que este manual debe ser elaborado por un Pendiente
AU-009-2015 de la Unidad de Jefe Mantenimiento mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016
Nacional superior para desarrollar este tipo de instructivos. procedimientos que involucran y la normativa aplicable para cada proceso e informarse por profesional en la rama de mantenimiento.
Mantenimiento de la nta.go.cr., teléfono
Imprenta Nacional los medios que consideren convenientes sobre el objetivo primordial de dicho documento y la
2296-9570, ext. 142
correcta elaboración y redacción del mismo.

Interno, Eficiencia y Eficacia Controles sobre materiales almacenados en la Unidad, A) Materiales retirados de la edificación considerados 4.5.2. Realizar un inventario formal, en coordinación con la Jefa de Servicios Generales, de Con respecto al punto 4.5.2, se deberá de coordinar una fecha con la jefatura de servicios correo: Parcialmente
Imprenta
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de como reutilizables y que se vienen acumulando a la fecha. B) Sobrantes de trabajos realizados. C) Materiales todos los materiales almacenados a la fecha en la Unidad de Mantenimiento y estimar un Jefe Mantenimiento generales para realizar un inventario de los materiales sobrantes de trabajos terminados y mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016 cumplida / En
Mantenimiento de la solicitados de más, con el propósito de mantener un stock en la Unidad de Mantenimiento, para trabajos futuros. valor económico del mismo. almacenados actualmente en la unidad. nta.go.cr., teléfono proceso
Imprenta Nacional 2296-9570, ext. 142
4.5.3. Establecer un mecanismo para solicitar a la Bodega institucional, únicamente los

Informe sobre Control Con respecto al punto 4.5.3, en la actualidad se utiliza la boleta digital de bodega y en lo que Róger San Lee,
materiales estrictamente necesarios para cada tipo de trabajo a realizar en la edificación,
Interno, Eficiencia y Eficacia Controles sobre materiales almacenados en la Unidad, A) Materiales retirados de la edificación considerados corresponde a los materiales que se van a usar en trabajos futuros no es recomendable dar un dato correo: Parcialmente
Imprenta independientemente de la cantidad de veces que se tenga que acudir a la bodega
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de como reutilizables y que se vienen acumulando a la fecha. B) Sobrantes de trabajos realizados. C) Materiales Jefe Mantenimiento exacto, ya que si en la obra se cayera en un error de mano de obra como lo es un mal cálculo o un mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016 cumplida / En
Mantenimiento de la institucional, con el objetivo de evitar la creciente de materiales en dicha Unidad y que en
solicitados de más, con el propósito de mantener un stock en la Unidad de Mantenimiento, para trabajos futuros. error de apreciación esto puede atrasar la obra hasta ser comprados los faltantes, es por esto que nta.go.cr., teléfono proceso
Imprenta Nacional esta se almacenen únicamente materiales sobrantes de trabajos realizados y los materiales
el dato es un aproximado que tiende a la alta. Este método es utilizado en toda obra de ingeniería. 2296-9570, ext. 142
reutilizables que son retirados del edificio cuando se realizan reparaciones al mismo.
Informe sobre Control ningún registro de control proporcionado por la Unidad de Activos institucional o por la Unidad de Mantenimiento. Róger San Lee,
Interno, Eficiencia y Eficacia c. El 53% del total de herramientas y maquinarias que aparece registrada en el control de activos institucional no 4.5.4. Realizar las gestiones pertinentes para que se coloquen los números de placa o correo: Parcialmente
Imprenta Con respecto al punto 4.5.4, 4.5.5, 4.5.6 y 4.5.7 Actualmente se coordinan estas gestiones con la
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de está incluido en el control de registro que posee la Unidad de Mantenimiento. identificación a toda la herramienta y el equipo que no posee este tipo de control y que se Jefe Mantenimiento mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016 cumplida / En
Mantenimiento de la encargada de control de activos Zaida Chaverri Matamoros.
d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de encuentra en custodia de la Unidad de Mantenimiento. nta.go.cr., teléfono proceso
Imprenta Nacional Mantenimiento no está incluida en el control de registro que posee la Unidad de activos institucional. Situación 2296-9570, ext. 142
administración.

Interno, Eficiencia y Eficacia c. El 53% del total de herramientas y maquinarias que aparece registrada en el control de activos institucional no correo: Parcialmente
Imprenta 4.5.5. Realizar un inventario completo de la herramienta y el equipo que está ubicado en la Con respecto al punto 4.5.4, 4.5.5, 4.5.6 y 4.5.7 Actualmente se coordinan estas gestiones con la
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de está incluido en el control de registro que posee la Unidad de Mantenimiento. Jefe Mantenimiento mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016 cumplida / En
Mantenimiento de la Unidad de Mantenimiento. encargada de control de activos Zaida Chaverri Matamoros.
d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de nta.go.cr., teléfono proceso
administración.

Interno, Eficiencia y Eficacia c. El 53% del total de herramientas y maquinarias que aparece registrada en el control de activos institucional no 4.5.6. Proceder a dar de baja cada maquinaria y equipo que no se encuentre en buen estado, correo:
Imprenta Con respecto al punto 4.5.4, 4.5.5, 4.5.6 y 4.5.7 Actualmente se coordinan estas gestiones con la Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de está incluido en el control de registro que posee la Unidad de Mantenimiento. previo a un responsable de determinar dicha condición, con el fin de contribuir a liberar Jefe Mantenimiento mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la encargada de control de activos Zaida Chaverri Matamoros.
d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de espacio en dicha Unidad. nta.go.cr., teléfono
administración.

Imprenta 4.5.7. Suministrar a la Unidad de Activos o a la oficina pertinente el resultado de dicho Con respecto al punto 4.5.4, 4.5.5, 4.5.6 y 4.5.7 Actualmente se coordinan estas gestiones con la
Nacional
Mantenimiento de la inventario debidamente documentado. encargada de control de activos Zaida Chaverri Matamoros.
d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de nta.go.cr., teléfono proceso
administración.

Imprenta 4.5.8. Realizar inventarios periódicos y establecer los controles pertinentes para evitar Con respecto al punto 4.5.8 La unidad de mantenimiento realizara controles trimestrales en cuanto
Nacional posibles riesgos de perdida de maquinaria y equipo. a herramientas y activos. Siendo el próximo control el lunes 16 de Agosto del presente año.
Mantenimiento de la d. 16% del total de la herramienta y maquinaria que aparece registrada en control de activos de la Unidad de nta.go.cr., teléfono proceso
administración.

4.5.9. Replantear los datos incluidos en los formularios de atención de servicios de
Interno, Eficiencia y Eficacia correo: Parcialmente
Imprenta Mantenimiento con el fin de que estos además contribuyan a la medición de la eficiencia y Con respecto al punto 4.5.9 Los cambios sugeridos por la auditoria se tomaron en cuenta y
AU-009-2015 de la Unidad de Información para generara estudios sobre la eficiencia y eficacia, falta de información en las boletas. Jefe Mantenimiento mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016 cumplida / En
Nacional eficacia en las operaciones y que a su vez estos estén implementados de tal manera que su actualmente se utiliza la boleta con los cambios necesarios.
Mantenimiento de la nta.go.cr., teléfono proceso
Imprenta Nacional información pueda ser verificado y confiable.
2296-9570, ext. 142

Interno, Eficiencia y Eficacia 4.5.10. Girar instrucciones a los subalternos para que en lo sucesivo la información contenida Con respecto al punto 4.5.10 y 4.5.13 Se incluyó en la boleta una firma adicional del jefe de la correo:
Imprenta Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de Información para generara estudios sobre la eficiencia y eficacia, falta de información en las boletas. en los diferentes formularios sea proporcionada tanto por el usuario como por los funcionarios Jefe Mantenimiento Unidad de Mantenimiento, como medida de control sobre los materiales reflejados en la boleta de mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la de Mantenimiento. trabajo y una supervisión de los mismos materiales aplicados en la obra. nta.go.cr., teléfono
Interno, Eficiencia y Eficacia Métodos de inducción, asignación de funciones y planteamiento de objetivos, no recibió adecuados métodos de 4.5.11. Proceder inmediatamente a entregar por escrito al Jefe de la Unidad de correo:
Imprenta Pendiente
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de inducción para asumir la jefatura. Además, tampoco recibió, por parte de su superior inmediato, las funciones Mantenimiento las funcione, responsabilidades y tareas específicas, que posee el puesto de Jefe Mantenimiento Con respecto al punto 4.5.11 Solicitamos una aclaración del mismo. mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la específicas del puesto, por lo cual, él tampoco las ha entregado a los subalternos. jefe de Unidad de Mantenimiento, incluyendo los objetivos departamentales de dicha Unidad. nta.go.cr., teléfono
Con respecto al punto 4.5.12 y 4.5.14 La unidad de mantenimiento solo ha brindado mantenimiento
4.5.12. Implementar programas de mantenimiento preventivo del edificio, maquinaria y correctivo ya que contamos con poco personal, específicamente somos 3 colaboradores, por lo
Imprenta Programas de mantenimiento preventivo del edificio,no existe implementados por esa Unidad programas de equipo de la institución, así como informarse por los medios que sean necesarios sobre este tanto no podemos dar un adecuado mantenimiento preventivo ni contar con un programa de este Pendiente
Nacional mantenimiento preventivo en la detección de daños en el edificio u otros activos de la institución. tema con el fin de lograr una mejoría en la Planificación para una adecuada gestión de la tipo hasta que esta condición mejore. Para el tema de las cajas chicas realizaremos el presupuesto
Mantenimiento de la nta.go.cr., teléfono
Imprenta Nacional Unidad. correspondiente al año 2017 con la cantidad de materiales necesarios de modo que sean mínimas
2296-9570, ext. 142
las compras por caja chica.
Información contenida en los formularios, 1. Uso que le dan los usuarios a las boletas de servicio: 1.1 No es la
práctica llenar toda la información en los diferentes apartados que posee la boleta, como por ejemplo en el caso
de Materiales, no se llena la información y en otros casos se describe el tipo de material, pero no se indica la
cantidad. 1.2 En los casos que fue posible determinar, se observa que la firma del usuario utilizada en este ítem
específico como: “recibido conforme” sobre el trabajo ejecutado, no se realiza en la misma fecha en que se
entrega el trabajo y la misma se realiza en algunos casos varios días después de la fecha de entrega del trabajo.
Interno, Eficiencia y Eficacia Con respecto al punto 4.5.10 y 4.5.13 Se incluyó en la boleta una firma adicional del jefe de la correo:
Imprenta 1.3 Tampoco es la práctica solicitar al usuario indicar la hora a la que es atendido su servicio y la hora a la que 4.5.13. Verificar que los funcionarios, tanto de la Unidad de Mantenimiento como los Pendiente
AU-009-2015 de la Unidad de Jefe Mantenimiento Unidad de Mantenimiento, como medida de control sobre los materiales reflejados en la boleta de mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016
Nacional se considera culminada la entrega del mismo. 1.4 Se pudo identificar que no en todos los casos el usuario que usuarios, llenen todos los ítems especificados en los formularios.
Mantenimiento de la trabajo y una supervisión de los mismos materiales aplicados en la obra. nta.go.cr., teléfono
Imprenta Nacional firma la boleta es el que firma el “visto bueno” sobre el servicio recibido. 1.5 En algunos casos la información
2296-9570, ext. 142
detallada en las boletas es escueta o simplemente detalles nulos. 2. Carencias de información en las boletas de
servicio. 2.1 No existe un apartado para la firma o visto bueno del Jefe de la Unidad de Mantenimiento, por lo
que se desconoce si el mismo avaló o supervisó el trabajo realizado por los funcionarios a su cargo. 2.2 En las
boletas no se visualiza bitácora de tiempo invertido, por lo que se desconoce la hora exacta a la que el
funcionario de Mantenimiento inicia el servicio.
Con respecto al punto 4.5.12 y 4.5.14 La unidad de mantenimiento solo ha brindado mantenimiento
4.5.14. Utilizar la información obtenida en los programas de mantenimiento preventivo y correctivo ya que contamos con poco personal, específicamente somos 3 colaboradores, por lo
Imprenta Usos de fondos de caja chica para compra de materiales, para servicios de mantenimiento, no existe en dicha programas de Planificación, con el fin de minimizar las compras de materiales por medio de tanto no podemos dar un adecuado mantenimiento preventivo ni contar con un programa de este Pendiente
Nacional
Mantenimiento de la Unidad una adecuada Planificación. caja chica y que estas se limiten únicamente casos excepcionales, tal como lo indica la tipo hasta que esta condición mejore. Para el tema de las cajas chicas realizaremos el presupuesto
nta.go.cr., teléfono
Imprenta Nacional normativa vigente sobre la utilización de “Cajas chicas”. correspondiente al año 2017 con la cantidad de materiales necesarios de modo que sean mínimas
2296-9570, ext. 142
las compras por caja chica.

Interno, Eficiencia y Eficacia Cabe mencionar que la auditoria que se hizo fue en un periodo donde no me encontraba como correo:
Imprenta 4.5.15. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica Jefe Mantenimiento encargado de la unidad, responsabilidad que retome el mes de Febrero del año en curso, sin mantenimiento@impre Mediante oficio N° Mto.003-2016 4/4/2016 6/22/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la de las recomendaciones contenidas en este informe.
embargo a la fecha de hoy no me han traspasado los activos correspondientes a esta unidad. nta.go.cr., teléfono
1. La iluminación del área de Mantenimiento es deficiente, por lo que se debe gestionar la

colocación de más luminarias, de manera que brinden los 700 a 1000 luxes que se requieren en
esta área de acuerdo a la norma establecida. Actualmente, cuenta con menos de 100 lux en las
áreas donde se realizan los trabajos.
2. El espacio para realizar las tareas de corte de madera y
Condiciones estructurales, generales y ambientales soldadura no son suficientes, ni cuentan con las caracterísiticas idóneas para efectuarlas
1. Falta de Aseo, 2. Desorden en varios sectores de la Oficina, 3. Muebles deteriorados, 4. Hacinamiento, 5. (iluminación, lejos de productos inflamables,entre otros). Se deben instalar los extractores para Lic. Katerine
Informe sobre Control Calor (Carencia de aire acondicionado), 6. Malos olores (Carencia de extractores), 7. Falta de archivos para la estas tareas y acondicionar un espacio para cada una de éstas. Fernandez Artavia,
Interno, Eficiencia y Eficacia
Imprenta documentación que genera dicha oficina y los que hay están en mal estado, 8. Falta de oxigenación debido al 4.6.1. Realizar un estudio sobre la situación de infraestructura y ambiental de la Unidad de Encargada de Salud 3. Se debe sustituir la sierra eléctrica de banco por otra que correo: Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de Oficio n.° 35-OSO-2016 4/4/2016 7/7/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la estrecho espacio en cuanto a estructura física de la Unidad de Mantenimiento y estrechos canales de ventilación, mantenimiento y presentar un plan de mejoras para solucionar la situación. Ocupacional cuente con los resguardos se seguridad, ya que la actual no cumple con este requerimiento, por lo kfernandez@imprenta.
Imprenta Nacional 9. Hay muy poca capacitación por parte de la Oficina de Salud Ocupacional sobre aspectos de seguridad y que pone en riesgo la seguridad de los colaboradores que la utilizan. go.cr., teléfono 2296-
riesgos laborales, uso y protección de equipo y herramientas de trabajo, adecuadas posturas y sanas prácticas. 4. Se deberá gestionar lo correspondiente por parte de 9570 ext. 182
esta unidad para realizar la instalación de puntos de anclaje en todo el edificio, con el fin de que los
colaboradores puedan asegurarse a estos puntos y evitar caídas al momento de realizar trabajos en
altura (techos, cielo rasos, entre otros).
5. Se tramitará por parte de esta oficina en el transcurso de este mes,
previa coordinación con la jefatura, una capacitación para este departamento, con el fin de evacuar
las dudas o consultas que tengan estos colaboradores respecto al equipo de protección personal.
Lic. Katerine
Informe sobre Control Fernandez Artavia,
Interno, Eficiencia y Eficacia
Imprenta 4.6.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento Encargada de Salud Se remitió la Minuta # 1 Análisis de Riesgos de la Imprenta Nacional por medio del cual se le correo: Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica Minuta #1 4/4/2016 5/26/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la de las recomendaciones contenidas en este informe. Ocupacional informaba a la Auditoría Interna las medidas adoptadas con relación a la recomendación. kfernandez@imprenta.
Imprenta Nacional go.cr., teléfono 2296-
9570 ext. 182
*La Dirección de Producción, en plena conciencia de esta necesidad, solicitó a las instancias
correspondientes durante el 2015 trasladar al funcionario Granados bajo la coordinación de la
Dirección de Producción con el objetivo de atender este y otros temas atinentes a su especialidad.
Lo corroboran los oficio DP 181-2015 y DP 280-2015 que hacen referencia a lo descrito.
Procesos y protocolos en los contratos externos de mantenimiento de maquinaria y equipo, en algunos casos
Informe sobre Control Ing. Max Carranza
dicha orden no se cumple por cuanto existe descontrol de los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo *Se acordo lo mencionado en el oficio No DAF-138-2015, donde se avala que el funcionario se
Interno, Eficiencia y Eficacia Arce, correo:
Imprenta en especial a la maquinaria y equipo, ya que no hay una cultura por parte del resto de la organización en cuanto 4.7.1. Girar las instrucciones correspondientes a todos los encargados de procesos del Área Director de dedique a laborar medio tiempo en cada área y en atención a la recomendación propuesta; se Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de mcarranza@imprenta. Oficio n.° DP 98-2016 4/4/2016 6/17/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la a que las acciones y procedimientos para mantenimiento de maquinaria y equipo deben ser realizados mediante Productiva donde indique que la ejecución de todos los contratos de mantenimiento de Producción trasladaron todos los casos de mantenimiento de la unidad productiva al Ing. Francisco Granados
go.cr., teléfono 2296-
Imprenta Nacional la intervención de la Unidad de Mantenimiento y en muchas ocasiones dicha oficina no se entera del equipo y maquinaria deben ser coordinados con el Ing. Francisco Granados Ureña. por medio del oficio DP 75-2016, con el objetivo de que dichos contratos sean coordinados por el
9570 ext. 210
mantenimiento o reparación realizada. ingeniero.
*Con esta misma nota se instruye a los Encargados de Proceso y
Supervisores de Producción, para que la ejecución de todos los contratos de mantenimiento de
equipo y maquinaria sean coordinados con el Ing. Granados Ureña.
Informe sobre Control Ing. Max Carranza

Interno, Eficiencia y Eficacia Arce, correo:
Imprenta 4.7.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones realizadas para el cumplimiento de Director de Se remitió el oficio DP 76-2016 por medio del cual se le informaba a la Auditoria Interna las medidas Cumplida
Nacional
AU-009-2015 de la Unidad de No se indica mcarranza@imprenta. Oficio n.° DP 98-2016 4/4/2016 6/17/2016 10/4/2016
Mantenimiento de la las recomendaciones contenidas en este informe. Producción adoptadas con relación a la recomendación.
go.cr., teléfono 2296-
Imprenta Nacional 9570 ext. 210
Mediante oficio JA -0-23-2016,

María del Rocio Acuerdo N° 6552-04-2016: inciso 2)
Calderón Quirós, Trasladar a la Dirección General
Evaluación a la Estructura Ministerio de
Mediante oficios DVG-CMMQ-232-2016, 230-2016, 229-2016; "En dicho oficio el señor Ministro correo dichos informes para que se
Imprenta Organizativa del Gobernación y Cumplida
AU-010-2015 No se indica 4.1.1 Girar las directrices necesarias a las instancias competentes, para que se cumplan las solicita que este Despacho gire las instrucciones correspondiente para el fiel cumplimiento de las juntaadministrativa@i cumplan, en la medida de su 4/4/2016 3/28/2016 10/4/2016
Nacional Departamento de Informática Policia / Junta
de la Imprenta Nacional recomendaciones planteadas en este Informe. recomendaciones dadas por la Auditoria". mprenta.go.cr, factibilidad, las recomendaciones
Administrativa
teléfono 2296-9570 eminitdas por cada estudio.
ext. 114
Mediante oficio JA -0-23-2016,

María del Rocio
Acuerdo N° 6552-04-2016: inciso "2)
Calderón Quirós,
Evaluación a la Estructura Ministerio de Trasladar a la Dirección General
Mediante oficios DVG-CMMQ-232-2016, 230-2016, 229-2016; "En dicho oficio el señor Ministro correo
Imprenta Organizativa del 4.1.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Gobernación y dichos informes para que se
AU-010-2015 No se indica solicita que este Despacho gire las instrucciones correspondiente para el fiel cumplimiento de las juntaadministrativa@i 4/4/2016 3/28/2016 10/4/2016 Cumplida
Nacional Departamento de Informática recomendaciones emitidas en este Informe. Policia / Junta cumplan, en la medida de su
de la Imprenta Nacional recomendaciones dadas por la Auditoria". mprenta.go.cr,
Administrativa factibilidad, las recomendaciones
teléfono 2296-9570
eminitdas por cada estudio".
ext. 114
Mediante oficio n.° DG-156-05-2016,
158-05-2016, 159-05-2016 "Con el
fin de que en un plazo máximo de
Lic. Carlos Rodríguez 08 días hábiles a partir del recibo del
Evaluación a la Estructura Mediante oficio N° DG-156-05-2016, 158-05-2016, 159-05-2016 "Con el fin de que en un plazo presente oficio, se proceda a
Peréz, correo
Imprenta Organizativa del máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se proceda a informar a la informar a la Auditoria Interna y a Cumplida
Nacional
AU-010-2015
Departamento de Informática
No se indica 4.2.1. Girar las instrucciones respectivas a quien(es) corresponda, para que se cumplan las Dirección General direccion@imprenta.g 4/4/2016 4/14/2016 10/4/2016
Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se implementarán en cada una de las esta Dirección, sobre las acciones
de la Imprenta Nacional recomendaciones planteadas en este Informe. o.cr, teléfono 2296-
recomendaciones emitidas". que se implementarán en cada una
9570 ext. 390

158-05-2016, 159-05-2016 "Con el
08 días hábiles a partir del recibo del
Evaluación a la Estructura 4.2.2. Solicitar al Encargado del Departamento de Informática, la propuesta de la Mediante oficio N° DG-156-05-2016, 158-05-2016, 159-05-2016 "Con el fin de que en un plazo presente oficio, se proceda a
Peréz, correo
Imprenta Organizativa del Estructura organizacional; insuficiente. modificación de la Estructura Organizativa, con el objetivo de que se plantee una justificante máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se proceda a informar a la informar a la Auditoria Interna y a Cumplida
Nacional
AU-010-2015
Dirección General direccion@imprenta.g 4/4/2016 4/14/2016 10/4/2016
hacia las autoridades del gobierno pertinentes para autorizar la modificación en la Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se implementarán en cada una de las esta Dirección, sobre las acciones
de la Imprenta Nacional o.cr, teléfono 2296-
mencionada estructura. recomendaciones emitidas". que se implementarán en cada una
9570 ext. 390

158-05-2016, 159-05-2016 "Con el
Lic. Carlos Rodríguez presente oficio, se proceda a
Evaluación a la Estructura 4.2.3. Atender las necesidades de recurso humano, analizando traslados de personal dentro Mediante oficio N° DG-156-05-2016, 158-05-2016, 159-05-2016 "Con el fin de que en un plazo informar a la Auditoria Interna y a
Peréz, correo
Imprenta Organizativa del Estructura organizacional; insuficiente. de la institución o bien la contratación de nuevos recursos para que se pueda atender las máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se proceda a informar a la Cumplida
Nacional
AU-010-2015
Dirección General direccion@imprenta.g esta Dirección, sobre las acciones 4/4/2016 4/14/2016 10/4/2016
unidades autorizadas y creadas, utilizando el portillo que presenta la Directriz 23-H mediante Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se implementarán en cada una de las
de la Imprenta Nacional o.cr, teléfono 2296- que se implementarán en cada una
el cual se menciona la posibilidad de contratación según su justificación. recomendaciones emitidas". de las recomendaciones emitidas".
9570 ext. 390

158-05-2016, 159-05-2016 "Con el
Evaluación a la Estructura Mediante oficio N° DG-156-05-2016, 158-05-2016, 159-05-2016 "Con el fin de que en un plazo
4.2.4. Analizar en conjunto con el Encargado del Departamento de Informática, la propuesta Peréz, correo informar a la Auditoria Interna y a
Imprenta Organizativa del máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se proceda a informar a la Cumplida
Nacional
AU-010-2015
Unidad de seguridad fisica-logica; la misma no se desempeña de la manera más óptima. de creación de la Unidad de Seguridad Física Lógica, con el fin de que la misma, sea llevada Dirección General direccion@imprenta.g esta Dirección, sobre las acciones 4/4/2016 4/14/2016 10/4/2016
Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se implementarán en cada una de las
de la Imprenta Nacional a las autoridades competentes gubernamentales y procedan con su creación. o.cr, teléfono 2296- que se implementarán en cada una
9570 ext. 390 de las recomendaciones emitidas".

158-05-2016, 159-05-2016 "Con el
4.2.5. Controlar el funcionamiento de la Comisión de Informática y en caso de que algunos de Peréz, correo informar a la Auditoria Interna y a
Imprenta Organizativa del máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se proceda a informar a la Cumplida
Nacional
AU-010-2015
Funcionamiento de la Comisión Informática; funcionamiento irregular de esta comisión. sus miembros incumplan sus responsabilidades sin una justificación válida, tomar las Dirección General direccion@imprenta.g esta Dirección, sobre las acciones 4/4/2016 4/14/2016 10/4/2016
Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se implementarán en cada una de las
de la Imprenta Nacional medidas que corresponde. o.cr, teléfono 2296- que se implementarán en cada una
9570 ext. 390 de las recomendaciones emitidas".

158-05-2016, 159-05-2016 "Con el
Evaluación a la Estructura Plan anual de trabajo: el cumplimiento de un plan de trabajo anual, tiene poca probabilidad de que sea realizable 4.2.6. Analizar en conjunto con el encargado del Departamento de Informática y la encargada Mediante oficio N° DG-156-05-2016, 158-05-2016, 159-05-2016 "Con el fin de que en un plazo presente oficio, se proceda a
Peréz, correo
Imprenta Organizativa del de manera total, se ha determinado un 80% de cumplimiento del Plan. de Recursos Humanos, la propuesta de recurso humano requerido por el Departamento de máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se proceda a informar a la informar a la Auditoria Interna y a Cumplida
AU-010-2015 Dirección General direccion@imprenta.g 4/4/2016 4/14/2016 10/4/2016
Nacional Departamento de Informática Recurso humano: no se cuenta con recurso humano suficiente para llevar a cabo las funciones de una forma Informática, con el fin de que sea presentada ante la entidad del gobierno con la competencia Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se implementarán en cada una de las esta Dirección, sobre las acciones
de la Imprenta Nacional o.cr, teléfono 2296-
eficiente. de autorizar contrataciones de recurso humano. recomendaciones emitidas". que se implementarán en cada una
9570 ext. 390

158-05-2016, 159-05-2016 "Con el
presente oficio, se proceda a
Lic. Carlos Rodríguez informar a la Auditoria Interna y a
Peréz, correo esta Dirección, sobre las acciones
Imprenta Organizativa del 4.2.7. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las máximo de 08 días hábiles a partir del recibo del presente oficio, se proceda a informar a la Cumplida
Nacional
AU-010-2015
No se indica Dirección General direccion@imprenta.g que se implementarán en cada una 4/4/2016 4/14/2016 10/4/2016
recomendaciones emitidas en este Informe. Auditoria Interna y a esta Dirección, sobre las acciones que se implementarán en cada una de las
de la Imprenta Nacional o.cr, teléfono 2296- de las recomendaciones emitidas".
9570 ext. 390
Mediante oficio n.° Inf-38-2016

"Adjunto documento en execel en el
La justificación fundamentada para la creación de una Unidad para administrar los proyectos dentro cual encontro respuestas sobre el
del departamento de Informática, tiene dependencia y posee una precedencia obligatoria del plan de acción y las actividades con
MBA. Carlos Montero
Evaluación a la Estructura cumplimiento de los puntos 4.3.6 y 4.3.7 de este mismo informe AU-010-2015. Debido a que es sus plazos que se esterán llevando
Delgado. Correo:
Imprenta Organizativa del Estructura organizacional; insuficiente. Departamento de necesario fundamentar la propuesta para la solicitud de recurso humano, así como el análisis acabo para implementar las Pendiente
Nacional
AU-010-2015
4.3.1. Plantear formalmente a la Dirección General la justificación fundamentada tomando en cmontero@imprenta.g 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016
Informática mediante el cual se justificará la contratación de nuevos recursos. Por lo tanto, considerando la recomendaciones emitidas en el
de la Imprenta Nacional cuenta todos los factores para la creación de la Unidad para Administrar los proyectos. o.cr teléfono: 2296-
carga de trabajo actual, las prioridades de proyectos que se están finalizando y la falta de asistentes mismo".
9570, ext. 156.
administrativos a quienes delegarles esta tarea, se estima que esta actividad la estaré realizando
personalmente en un plazo de tres meses aproximadamente.
Mediante oficio n° Inf-38-2016

"Adjunto documento en Execel en
Al igual que en el punto anterior la dependencia de nuevos recursos humanos es fundamental para el cual encontrará respuestas sobre
4.3.2 Presentar a la Dirección General, la propuesta para la creación de la Unidad de el plan de acción y las actividades
poder presentar una propuesta viable para la creación de nuevas unidades, como en este caso, la MBA. Carlos Montero
Evaluación a la Estructura Seguridad Física - Lógica, con todos los aspectos justificantes y lo que esta incluye, para que con sus plazos que se esterarán
Unidad de Seguridad Física+Lógica. Del mismo modo la viabilidad para reformar y hacer crecer la Delgado. Correo:
Imprenta Organizativa del sea analizada por la Dirección General y sea llevada a las autoridades competentes, con el Departamento de llevando acabo para implementar las Pendiente
AU-010-2015 Unidad de seguridad fisica-logica; la misma no se desempeña de la manera más óptima. estructura actual va de la mano con la inserción de más recursos humanos. Por lo tanto, habiendo cmontero@imprenta.g 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016
Nacional Departamento de Informática fin de que se busque el logro de su creación, o bien que se plantee una reforma para la Informática recomendaciones emitidas en el
de la Imprenta Nacional explicado las condiciones de trabajo actuales en el punto 4.3.1, esta tarea se estará incluyendo en o.cr teléfono: 2296-
estructura actual y le sea encomendada una labor más integral, a la Unidad de Seguridad ya mismo".
mi agenda de trabajo a partir del mes de agosto del 2016, para permitir primero subsanar las 9570, ext. 156.
existente.
prioridades actuales.
Este punto es el primero que ya se viene trabajando, se han sostenido algunas reuniones con los
colaboradores de manera individual y grupal para identificar los aspectos que ocasionan la
desmotivación: Encontrando tres causas principales: 1) Reacción a un problema ético y de
deslealtad entre algunos miembros del grupo, ocasionada por un índividio especifico. Para disminuir
el impacto se procedió a aislar al funcionario, por medio de un permiso sin goce de salario, que
permitiera trabajar con el resto del grupo. 2) Reacción a sobrecargas de trabajo o labores
inconclusas ocasionadas por otro individuo especifico que tenía un alto nivel de irresponsabilidad Mediante oficio n.° Inf-38-2016
principalmente en ausentismo. Para disminuir el problema se abrió un proceso administrativo que "Adjunto documento en Excel en el
MBA. Carlos Montero
Evaluación a la Estructura 4.3.3. Analizar en conjunto con sus colaboradores, los aspectos que ocasionan su concluyó con la renuncia del funcionario. 3) Desmotivación causada por la alta presión de trabajo a cual encontrará respuestas sobre el
Imprenta Organizativa del Motivación de personal colaborador del Departamento de Informática; 50% opinan que tienen un ambiente desmotivación, con el objetivo de identificar lo que sea realizable para mejorar y lograr así Departamento de la que han sido sometidos a causa de los múltiples proyectos simultáneos que les exige salir de su plan de acción y las actividades con
Nacional
AU-010-2015
Departamento de Informática laboral Malo y el 50 % no creen que puedan tener un crecimiento profesional
cmontero@imprenta.g 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016 cumplida / En
mantener colaboradores dispuestos a realizar su labor de la mejor manera y con motivación Informática zona de confort y correr su milla extra, como consecuencia también de la carencia de personal. En sus plazos que se esterarán
de la Imprenta Nacional o.cr teléfono: 2296- proceso
para aportar valor agregado, con lo que lograría un mejor desempeño del Departamento. esta última, dos funcionarios culpan al jefe por la forma de presión de trabajo ejercida para llevar a llevando acabo para implementar las
9570, ext. 156.
cabo el trabajo, mientras que otros dos opinan que es falta de compromiso y actitud al trabajo de recomendaciones emitidas en el
parte de los compañeros, cuya salida es quejarse del trabajo. También hay dos compañeros mismo".
restantes se mantienen neutrales, pero que les afecta la división del grupo y la pérdida. Para
contrarestar este último punto, se ha procedido a solicitar dos tipos de trabajos: a-(lnterno) Un
análisis de psicología laboral, por medio de la psicóloga disponible en la Institución, b- (Externo) Un
proceso de transformación cultural de la unidad de trabajo por medio de una contratación de
asesoría para desarrollo del capital humano de este Departamento de Informática. Se planea
realizar estas actividades en un plazo de cuatro meses.
4.3.4. Luego de identificar las situaciones que provocan la desmotivación del personal, MBA. Carlos Montero
Evaluación a la Estructura Las solicitudes de intervención a la administración para la aprobación de llevar a cabo las acciones
presentar a la administración, toda solicitud que requiera la intervención de esta, con el fin de Delgado. Correo: Parcialmente
Imprenta Organzativa del Motivación de personal colaborador del Departamento de Informatica; 50% Opinan que tienen un ambiente Departamento de para contrarestar las causas de la desmotivación serán presentadas, en un plazo de dos y medio
Nacional
AU-010-2015
Departamento de Informática laboral Malo y el 50 % No creen que puedan tener un crecimiento profesional.
cambiar el panorama y lograr mejorar el cumplimiento de labores y objetivos, lo que cmontero@imprenta.g 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016 cumplida / En
Informática meses, una vez realizado el análisis de la situación actual y diagnosticadas las verdaderas causas
de la Imprenta Nacional conllevaría a un mejor desempeño del Departamento de Informática y por consiguiente una o.cr teléfono: 2296- proceso
del problema
mejora en el cumplimiento de objetivos para el mismo y para la institución. 9570, ext. 156.
Se está trabajando en la estrategia de capacitación, determinando que: 1) Si se han dado

capacitaciones o transferencias de conocimientos atinentes al puesto pero no todos las han
aprovechado por diversas causas. Entre ellas la escases de tiempo debido a otras prioridades de la
Institución. 2) En la primera etapa, se llevó a cabo un plan de intra-inducctón, donde cada
4.3.5. Desarrollar una estrategia para que su equipo colaboradores, puedan expresar lo "Adjunto documento en Excel en el
funcionario especializado en un área, prepara una inducción o taller práctico para compartir su MBA. Carlos Montero
Evaluación a la Estructura necesario en capacitación y que en conjunto prioricen y puedan presentar a la oficina cual encontrará respuestas sobre el
Plan de capacitación; solo un 50% considera que está capacitado debidamente para realizar las tareas. De un conocimiento y experiencias con otros miembros del grupo. En una segunda etapa: se coordinarán Delgado. Correo: Parcialmente
Imprenta Organizativa del encargada de la capacitación las propuestas justificadas y habiendo ya investigado algunos Departamento de plan de acción y las actividades con
Nacional
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83% que menciona haber presentado sus necesidades de capacitación, solo un 17% indica que le han sido talleres teórico- prácticos con tres de los mayores proveedores de tecnología de la Imprenta cmontero@imprenta.g 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016 cumplida / En
tipos de convenios con algunas instituciones de gobierno que ofrezcan capacitaciones útiles Informática sus plazos que se esterarán
de la Imprenta Nacional atendidas. Nacional, para realizar una transferencia de conocimientos técnicos que permitan tanto dar un o.cr teléfono: 2296- proceso
para el personal, las cuales mediante lo establecido en la directriz 023-H, se pueda tener llevando acabo para implementar las
soporte de nivel uno sobre la tecnología existente con disminuir la dependencia de los mismos. 3) 9570, ext. 156.
acceso, sin costo. recomendaciones emitidas en el
Una vez concluidas estas etapas, cada funcionario determinará sus debilidades en conocimientos
mismo".
según los requerimientos de su puesto y propondrá con base en estas sus propias necesidades con
el fin de confeccionar el plan de capacitación para transferirlo a Recursos Humanos y dar respuesta
a este punto del Informe en un plazo aproximado de dos meses.

"Adjunto documento en Excel en el
MBA. Carlos Montero
Evaluación a la Estructura Se ha iniciado con un análisis de todos los servicios que brinda el departamento, así como todas cual encontrará respuestas sobre el
4.3.6. Realizar la propuesta de solicitud de recurso humano a la administración, bien Delgado. Correo:
Imprenta Organizativa del Plan anual de trabajo, el cumplimiento de un plan de trabajo anual, tiene poca probabilidad de que sea realizable Departamento de aquellas actividades operativas para cumplir tanto con los SLA establecidos. Con base en este plan de acción y las actividades con Pendiente
Nacional
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Departamento de Informática de manera total, se ha determinado un 80% de cumplimiento del Plan.
fundamentada para que sea analizada y llevada a los entes gubernamentales competentes cmontero@imprenta.g 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016
Informática análisis se espera iniciar con la confección de la propuesta durante el mes de julio y concluirla a sus plazos que se esterarán
de la Imprenta Nacional de autorizar la contratación del recurso humano requerido. o.cr teléfono: 2296-
finales del mes de agosto 2016. llevando acabo para implementar las
9570, ext. 156.
recomendaciones emitidas en el
mismo".

MBA. Carlos Montero
Evaluación a la Estructura 4.3.7. Realizar un análisis del recurso humano con que cuenta el Departamento de cual encontrará respuestas sobre el
Delgado. Correo:
Imprenta Organizativa del Recurso humano, no se cuenta con recurso humano suficiente para llevar a cabo las funciones de una forma Informática, y determinar a través de este cuales son las necesidades que tiene y proponer a Departamento de Esta actividad se estará llevando a cabo en conjunto con el punto 4.3.6. anterior y dentro del mismo plan de acción y las actividades con Pendiente
Nacional
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Departamento de Informática eficiente.
cmontero@imprenta.g 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016
partir de ese análisis a la Administración la posibilidad de contratación o redistribución de Informática plazo sus plazos que se esterarán
de la Imprenta Nacional o.cr teléfono: 2296-
personal. llevando acabo para implementar las
9570, ext. 156.
mismo".

MBA. Carlos Montero
Evaluación a la Estructura cual encontrará respuestas sobre el
Imprenta Organizativa del 4.3.8. Proceder en el mediano plazo a la revisión y actualización de los manuales de los Departamento de Esta actividad se estará ejecutando en algunos espacios de tiempo que le vayan quedando al plan de acción y las actividades con
Nacional
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Revisión de procedimientos cmontero@imprenta.g 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016 cumplida / En
procedimientos del Departamento. Informática personal para ser terminados en el último trimestre del 2016. sus plazos que se esterarán
de la Imprenta Nacional o.cr teléfono: 2296- proceso
llevando acabo para implementar las
9570, ext. 156.
mismo".

MBA. Carlos Montero
Evaluación a la Estructura cual encontrará respuestas sobre el
Delgado. Correo:
Imprenta Organizativa del 4.3.10. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Departamento de plan de acción y las actividades con Cumplida
Nacional
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No se indica Copio a la Auditoría el detalle de este primer Informe mediante oficio INF-038-2016. cmontero@imprenta.g 4/4/2016 6/21/2016 10/4/2016
recomendaciones emitidas en este Informe. Informática sus plazos que se esterarán
de la Imprenta Nacional o.cr teléfono: 2296-
llevando acabo para implementar las
9570, ext. 156.
mismo".
Mediante oficio n.° DG 158-05-2016,

"Con el fin de que en un plazo
máximo de 08 días hábiles a partir
del recibo del presente oficio, se
MBA. Carlos Montero proceda a informar a la Auditoría
Evaluación a la Estructura 4.4. A la Comisión Informática. Interna y a esta Dirección, sobre las
Delgado. Correo:
Imprenta Organizativa del 4.4.1. Retomar en el menor tiempo el trabajo que deben desempeñar, realizando sus Departamento de
Nacional
AU-010-2015
Funcionamiento de la Comisión Informatica; funcionamiento irregular de esta comisión. Pendiente cmontero@imprenta.g acciones que se implementarán en 4/4/2016 5/3/2016 10/4/2016 Pendiente
reuniones periódicas de las cuales se generen las respectivas actas que hagan constar el Informática
de la Imprenta Nacional o.cr teléfono: 2296- cada una de las recomendaciones
trabajo que se desarrolla. emitidas".
9570, ext. 156.
Mediante oficio n.° DG 158-05-2016,

"Con el fin de que en un plazo
MBA. Carlos Montero máximo de 08 días hábiles a partir
Evaluación a la Estructura Delgado. Correo: del recibo del presente oficio, se
Imprenta Organizativa del 4.4.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Departamento de Cumplida
Nacional
AU-010-2015
No se indica Pendiente cmontero@imprenta.g proceda a informar a la Auditoría 4/4/2016 5/3/2016 10/4/2016
recomendaciones emitidas en este Informe. Informática
de la Imprenta Nacional o.cr. teléfono: 2296- Interna y a esta Dirección, sobre las
9570, ext. 156. acciones que se implementarán en
cada una de las recomendaciones
emitidas".
Kathia Solís Bolanos
Evaluación a la Estructura Plan de capacitación; solo un 50% considera que está capacitado debidamente para realizar las tareas. De un correo: Oficio n.° GIRH-261-2016, se Parcialmente
Imprenta Organizativa del 4.5.1. Analizar con el encargado del Departamento de Informática las necesidades de Departamento de
Nacional
AU-010-2015
83% que menciona haber presentado sus necesidades de capacitación, solo un 17% indica que le han sido Pendiente ksolis@imprenta.go.cr solocita indicar cuales son las 4/4/2016 5/6/2016 10/4/2016 cumplida / En
capacitación que sean presentadas. Recursos Humanos
de la Imprenta Nacional atendidas. teléfono: 2296-9570 necesidades de capacitación. proceso
ext. 192¶

Evaluación a la Estructura Plan de capacitación; solo un 50% considera que está capacitado debidamente para realizar las tareas. De un 4.5.2. Gestionar ante las autoridades competentes la respectiva autorización para que sean correo: Oficio n.° INF-042-2016, se envian Parcialmente
Imprenta Organizativa del Departamento de
AU-010-2015 83% que menciona haber presentado sus necesidades de capacitación, solo un 17% indica que le han sido realizadas las actividades de capacitación hacia el personal colaborador del Departamento de Pendiente ksolis@imprenta.go.cr los nombres de las capacitaciones a 4/4/2016 7/19/2016 10/4/2016 cumplida / En
Nacional Departamento de Informática Recursos Humanos
de la Imprenta Nacional atendidas. Informática. teléfono: 2296-9570 impartir con urgencia. proceso
ext. 192¶

Evaluación a la Estructura correo: Parcialmente
Imprenta Organizativa del 4.5.3. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Departamento de
Nacional
AU-010-2015
No se indica Pendiente ksolis@imprenta.go.cr En proceso 4/4/2016 Proceso 10/4/2016 cumplida / En
recomendaciones emitidas en este Informe. Recursos Humanos
de la Imprenta Nacional teléfono: 2296-9570 proceso
ext. 192¶
María del Rocío

Calderón Quirós, correo
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.1.1 Girar las directrices necesarias a las instancias competentes, para que se cumplan las Ministro/ Junta La señora Carmen Muñoz Quesada, Vice Ministra de Gobernación y Policía, solicita dar cumplimiento en un
AU-002-2015 No se indica juntaadministrativa@imp oficio n.° DVG-CMMQ-453-2015 5/12/2015 6/16/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones planteadas en este Informe. Administrativa plazo de 10 días hábiles a las siguientes recomendaciones 4.2.1 y 4.2.2
renta.go.cr, teléfono
2296-9570 ext. 114
María del Rocío

2.7 Cuentas Incobrables
4.1.2 Conformar una comisión interdisciplinaria que analice el Informe remitido por el Jefe Financiero, Calderón Quirós, correo
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Dentro de las cuentas pendientes de pago se vienen acumulando facturas desde hace varios años, que provienen de los Ministro/ Junta Remitir la respuesta al señor Ministro de Seguridad, Lic. Gustavo Mata Vega, ya que es a él a quien le dirigen
AU-002-2015 donde se determine si se han realizado todas las gestiones de cobro posibles y con base en esto, juntaadministrativa@imp oficio n.° DVG-CMMQ-453-2015 5/12/2015 6/16/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar años 2001, 2002 y 2003, por un monto aproximado de ¢8.375,081.oo (ocho millones trescientos setenta y cinco mil ochenta Administrativa las tareas y responsabilidades mencionadas en dicho informe y lo que está pendiente.
recomienden pasarlas por incobrables o no. renta.go.cr, teléfono
y uno con 00/100).
2296-9570 ext. 114
María del Rocío

Calderón Quirós, correo
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.1.3 Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Ministro/ Junta La señora Carmen Muñoz Quesada, Vice Ministra de Gobernación y Policía, solicita dar cumplimiento en un
AU-002-2015 No se indica juntaadministrativa@imp oficio n.° DVG-CMMQ-453-2015 5/12/2015 6/16/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones emitidas en este Informe. Administrativa plazo de 10 días hábiles a las siguientes recomendaciones 4.2.1 y 4.2.2
renta.go.cr, teléfono
2296-9570 ext. 114

Peréz, correo oficio n.° DG-251-05-2015, DG-252-05-
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Se les solicita que con base en el informe de Auditoria y las recomendaciones emitidas a cada una de las
AU-002-2015 No se indica 4.2.1. Girar las instrucciones respectivas a quien(es) corresponda, para que se cumplan las Director General direccion@imprenta.go.c 2015, DG-253-05-2015, DG-254-05- 5/12/2015 5/19/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar instancias, informen sobre las acciones a implementar en un plazo de ocho días posterior al recibo del oficio.
recomendaciones planteadas en este Informe. r, teléfono 2296-9570 2015, DG-264-05-2015
ext. 390
2.18 Publicaciones del Poder Judicial: Principio de Gratuidad Lic. Carlos Rodríguez
En materia de Derecho de Familia existe el Principio de Gratuidad, el cual se encuentra estipulado en el artículo séptimo del 4.2.2. Revisar la normativa vigente, con la intención de verificar a quien corresponde brindar la Peréz, correo
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Le informó a la Auditoría Interna sobre el principio de gratuidad, así como de todas las acciones que esta
AU-002-2015 Código de Familia y dispone: "Para hacer valer los derechos consignados en este Código, quienes carecieren de asistencia gratuidad y realizar un cobro más agresivo al Poder Judicial, con la intención de recuperar esa Director General direccion@imprenta.go.c oficio n.° DG-341-06-2015 5/12/2015 6/19/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar administración ha realizado para recuperar lo adeudado por el Poder Judicial, durante los últimos años.
legal y de recursos económicos para pagarla, tienen derecho a que el Estado se la suministre conforme a la ley". cantidad importante de dinero. r, teléfono 2296-9570
ext. 390

Peréz, correo
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.2.3. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Le informó a la Auditoria Interna sobre el principio de gratuidad, así como de todas las acciones que esta
AU-002-2015 No se indica Director General direccion@imprenta.go.c oficio n.° DG-341-06-2015 5/12/2015 6/19/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones emitidas en este Informe. administración ha realizado para recuperar lo adeudado por el Poder Judicial, durante los últimos años.
r, teléfono 2296-9570
ext. 390
Lo indicado se está haciendo y se continuará hasta que el proyecto finalice.

En oficio DG-142-05-2016, usted solicita que se le indique si lo desarrollado por la empresa contratada para
Lic. Marco Mena Brenes,
2.1 Sistema Informático de Crédito y Cobro. la ejecución del proyecto denominado Sistemas Integrados, cumple a cabalidad con lo solicitado. Para
Director correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por El Sistema informático (Sistema Integrado de documentos administrativos financiero, conocido como “Oracle”) con el que responder a dicha solicitud se procedió a consultar sobre ese particular, a las jefaturas de la Dirección 22/05/2015,
AU-002-2015 4.3.1 Participar activamente en el diseño y la implementación del sistema integrado, con la intención Administrativo- mmena@imprenta.go.cr. DAF-72-2015, n.° DAF-32-2016 5/12/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar cuenta el Departamento de Crédito y Cobro no es un sistema confiable. La información que genera contiene una gran Administrativa Financiera que forman parte del proyecto, las cuales son; Proveeduría, Financiero y Recursos 12/05/2016
de asegurarse que el mismo se adapte a las necesidades reales de la Sección de Crédito y Cobro. Financiero , teléfono 2296-9570 ext.
cantidad de errores, lo que conlleva a que los funcionarios trabajen adicionalmente realizando revisiones manuales. humanos, y todos, de forma unánime indicaron que la empresa si ha cumplido. Eso sí, aclararon que todavía
186
se realizan algunos ajustes, pero que estos son productos de situaciones no previstas cuando se escribieron
los requerimientos del proyecto, allá por los años 2011 o 2012.
Esto lo he venido haciendo constantemente con la jefatura de Cuentas por Cobrar, tanto con la anterior,
como con la actual. Prueba de eso es que de manera conjunta, la jefatura del Departamento Financiero, la
2.5 Personal de Crédito y Cobro Director correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.3.2. Realizar reuniones de mejora, participar más con las áreas involucradas, para dar seguimiento y jefatura de Cuentas por Cobrar y la Dirección Administrativa, elaboraron un plan para enfrentar los problemas
AU-002-2015 El Departamento de Crédito y Cobro está conformado por 4 funcionarios, de los cuales existe 1 encargado, 1 facturadora y Administrativo- mmena@imprenta.go.cr. DAF-72-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones sobre problemas que presentan diariamente y dejar constancia de las mismas. que se presentan en dicha unidad. Dicho plan ya se presentó a la Junta Administrativa.
2 gestores de cobro. Financiero , teléfono 2296-9570 ext.
Por otro lado, la Dirección Administrativa ha coadyudado con la Jefatura de Cuentas por Cobrar, emitiendo
186
oficios dirigidos a la Dirección Genberal, Auditoría Interna y Departamento de Diarios oficiales.
Este se tendrá terminado el 30 de junio del 2015. Mediante el oficio n.° DAF071-2015 ya se giraron algunas
instrucciones.
2.15 Cuentas por Cobrar Diversas Respecto a dicha recomendación se informa que desde la fecha de recibo de este documento, el
Dentro de las cuentas por cobrar, existe un rubro en los Estados Financieros, denominado “Cuentas por Cobrar Diversas”, Departamento Financiero registrará en la cuenta contable denominada centas por cobrar diversas, todos
Director correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por las cuales ascienden al monto de ¢6.561.705.65 al 31 de diciembre del 2014. Al revisar el contenido de la cuenta, se pude aquellos compromisos u obligaciones pecuniarias imputadas a funcionarios y ex funcionarios de la Imprenta 22/05/2015,
AU-002-2015 4.3.3 Elaborar un procedimiento escrito para el cobro de las cuentas por cobrar diversas. Administrativo- mmena@imprenta.go.cr. DAF-72-2015, n.° DAF-15-2016 5/12/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar detectar que la misma contiene cobros no realizados a funcionarios y exfuncionarios por diversas causas, como las Nacional, así como a personas físicas y jurídicas externas, únicamente cuando le sea ordenado hacerlo. 19/02/2016
Financiero , teléfono 2296-9570 ext.
siguientes: faltantes de caja, accidentes de tránsito, partes de vehículos, viáticos pagados de más, cuentas de celulares, Dicha orden deba estar contenida en una resolución u oficio, emitido por la Dirección Administrativa
186
extravío de beeper, becas, cheques robados, entre otros. Para mayor detalle ver el Apéndice No 3. Financiera o la Dirección Ejecutiva de la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional.
El registro antes mencionado solo se llevará a cabo, cuando la obligación financiera se produzca a favor de la
Junta Administrativa de la Imprenta Nacional.
Esto se tendrá listo al 30 de junio del 2015. El documento u orden de cobro que se genere, debe contener el
motivo por el cual se solicita la creación de la deuda; consignar el nombre la persona obligada; el número de
2.15 Cuentas por Cobrar Diversas
cédula; un breve detalle del origen del cobro; el monto adeudado; el plazo, la cantidad de tractos en los que Lic. Marco Mena Brenes,
Dentro de las cuentas por cobrar, existe un rubro en los Estados Financieros, denominado “Cuentas por Cobrar Diversas”,
4.3.4 Establecer el responsable y girar instrucciones para darle seguimiento al caso y para que Director debe extinguirse la obligación y el monto por tracto o cuota. También, se indicará la regularidad con la que correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por las cuales ascienden al monto de ¢6.561.705.65 al 31 de diciembre del 2014. Al revisar el contenido de la cuenta, se pude 22/05/2015,
AU-002-2015 elabore un expediente completo, el cual debe ser enviado al Departamento Legal para iniciar los Administrativo- deben honrarse las obligaciones, es decir si los pagos son mensuales, quincenales o semanales, así como el mmena@imprenta.go.cr. DAF-72-2015, n.° DAF-15-2016 5/12/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar detectar que la misma contiene cobros no realizados a funcionarios y exfuncionarios por diversas causas, como las 19/02/2016
trámites de cobro. Financiero la fecha en que se inicia la primera amortización. , teléfono 2296-9570 ext.
siguientes: faltantes de caja, accidentes de tránsito, partes de vehículos, viáticos pagados de más, cuentas de celulares,
Si el documento no consigna la información mencionada en el párrafo anterior, es deber del Departamento 186
extravío de beeper, becas, cheques robados, entre otros. Para mayor detalle ver el Apéndice No 3.
Financiero el solicitar que se le suministre, con la advertencia de que la ausencia de los datos hará imposible
el continuar con el trámite.
Esto se tendrá listo al 30 de junio del 2015. Hay que aclarar, que por órdenes de la Dirección General, este
tema ya está siendo atendido por la Dirección Administrativa y la de Comercialización. Hay una consulta en el
Ministerio de Planificación para poder determinar a quiénes hay que cobrar dicho tributo.
2.17 Cobro de Timbres Por lo tanto, se concluye el siguiente informe indicando:
Cuando se realiza alguna publicación en el Periódico Oficial La Gaceta, se está cobrando dos timbres, a saber uno fiscal y 1. Dadas las investigaciones realizadas, al estar derogada la Ley 6594 de creación del Timbre Polocoal, Lic. Marco Mena Brenes,
otro policial (ambos de ¢10 cada uno). Pero, cuando es alguna publicación en el Boletín Judicial solamente se cobra el Director solamente corresponde el cobro que indica la Ley 7535 de Justicia Tributaria, en donde claramente se ordena correo: Parcialmente
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.3.5 Revisar la normativa vigente en cuanto al cobro de los timbres fiscales y policiales, con la 22/05/2015,
Nacional
AU-002-2015
Cobrar
timbre fiscal.
intención de determinar si se debe continuar con su cobro y a cuáles instituciones.
Administrativo- el cobro de un timbre fiscal de ¢10,00 colones para cada documento que se publique en el Diario Oficial La mmena@imprenta.go.cr. DAF-72-2015, n.° 03-2016-ADC 5/12/2015
22/07/2016
11/12/2015 cumplida / En
El cobro del timbre fiscal en las publicaciones es un tributo que forma parte de las entradas del Tesoro Nacional, como se Financiero Gaceta y en el Boletín Judicial. , teléfono 2296-9570 ext. proceso
indica en el Código Fiscal de la Hacienda Pública. A pesar de que el cobro del timbre policial se encuentra derogado desde 2. Con base en lo anterior, también se concluye, que la Imprenta Nacional está realizando un cobro indbido, 186
el año 2001, todavía se continúa cobrando dicho tributo. el cual debería corregirse lo más pronto posible, para cumplir a cabalidad con lo que dicta la normativa.
3. Para contar con una mayor amplitud de criterio y una revisisón oficial de parte de la autoridad competente
en esta materia, sería importante presentar una consulta formal a la Dirección de Tributación Directa,
ratificando el mismo.

Director correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.3.6. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las De las acciones planteadas por esta dependencia se le informó a la Auditoría Interna, por parte de la
AU-002-2015 No se indica Administrativo- mmena@imprenta.go.cr. oficio n.° DG-301-06-2015 5/12/2015 6/19/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones emitidas en este Informe. Dirección General de la Imprenta Nacional.
Financiero , teléfono 2296-9570 ext.
186
2.1 Sistema Informático de Crédito y Cobro.

El Sistema informático (Sistema Integrado de documentos administrativos financiero, conocido como “Oracle”) con el que
Se está trabajando en el procedimiento para que a partir del 01 de junio 2015, toda la facturación nueva, sea
cuenta el departamento de crédito y cobro no es un sistema confiable. La información que genera contiene una gran Lic. Sergio Solera Parcialmente
4.4.1. Supervisar y documentar por escrito el establecimiento, por parte de la Encargada de Crédito y llevada también de manera manual para tener un control más exacto y un manejo más preciso de estas.
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por cantidad de errores, lo que conlleva a que los funcionarios trabajen adicionalmente realizando revisiones manuales. Segura, correo
Nacional
AU-002-2015
Cobrar 2.3 Facturas Anuladas
Cobro, de un procedimiento o mecanismo (ya sea por medio del sistema informático actual o a mano) Financiero Este procedimiento nos permitirá seguir llevando un control, que aunque manual, sea más preciso, y además
ssolera@imprenta.go.cr.,
Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 cumplida / En
donde se obtenga la información necesaria y fidedigna, hasta que se ponga en funcionamiento en este mismo, vamos a incluir temas como facturas anuladas y avisos de cobro preventivo a las proceso
Al revisar la facturación de los servicios que brinda la Imprenta Nacional, se pudo detectar que existe un atraso significativo tel. 2296-9570 ext. 124
(debidamente probado) el Sistema. instituciones.
en la facturación, ya que el 6 de marzo del 2015 se pudo comprobar que se estaba facturando lo del 10 de febrero del 2015.
Una de las razones para el atraso en la facturación se debe a que todos los días se anula una gran cantidad de facturas.
Como se ha mencionado, esta Jefatura del Departamento Financiero, ha formado parte de manera activa de
la implementación del sistema integrado desde su inicio, consciente de que los sistemas actuales, son
2.1 Sistema Informático de Crédito y Cobro. Lic. Sergio Solera Parcialmente
obsoletos y no cumplen con todos los requerimientos básicos para hacer una labor que de oportunidad y
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por El Sistema informático (Sistema Integrado de documentos administrativos financiero, conocido como “Oracle”) con el que 4.4.2 Participar activamente en el diseño y la implementación del sistema integrado, con la intención Segura, correo
Nacional
AU-002-2015
Cobrar cuenta el departamento de crédito y cobro no es un sistema confiable. La información que genera contiene una gran de asegurarse que el mismo se adapte a las necesidades reales de la Sección de Crédito y Cobro.
Financiero confiabilidad, en la producción de los estados financieros.
ssolera@imprenta.go.cr.,
Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 cumplida / En
Por lo tanto, también se está participando activamente en el módulo de cuentas por cobrar, que como se ha proceso
cantidad de errores, lo que conlleva a que los funcionarios trabajen adicionalmente realizando revisiones manuales. tel. 2296-9570 ext. 124
mencionado en este informe, ya ha sido presentado por la empresa desarrolladora y ya se han hecho
observaciones para su mejora y que cumpla con las necesidades de Imprenta Nacional.
Si se suma un sistema obsoleto y que no cumple con requerimientos mínimos, pues muchos auxiliares
2.3 Facturas Anuladas contables se llevan "a pie", a una situación como la presentada en algunos equipos, tendremos como Lic. Sergio Solera
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Al revisar la facturación de los servicios que brinda la Imprenta Nacional, se pudo detectar que existe un atraso significativo 4.4.3 En la medida de las posibilidades presupuestarias, mejorar la calidad del equipo de cómputo resultado limitaciones importantes para hacer nuestras labores. Segura, correo
AU-002-2015 Financiero Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar en la facturación, ya que el 6 de marzo del 2015 se pudo comprobar que se estaba facturando lo del 10 de febrero del 2015. utilizado por Crédito y Cobro. A partir de esta recomendación, se solicitará al Departamento de Informática un diagnóstico de todo el equipo ssolera@imprenta.go.cr.,
Una de las razones para el atraso en la facturación se debe a que todos los días se anula una gran cantidad de facturas. utilizado en el Departamento Financiero, de manera que nos sirva como insumo en los requerimientos tel. 2296-9570 ext. 124
presupuestarios para el próximo año 2016.
2.4 Aplicación tardía de depósitos En adelante, la Jefatura del Departamento Financiero, seguirá ejerciendo su supervisión pero dejando mayor Lic. Sergio Solera
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Uno de los medios de pago que utilizan los clientes para cancelar las facturas de la Imprenta Nacional es por medio de 4.4.5 Realizar una supervisión constante a la Encargada de Crédito y Cobro, dejando evidencia por evidencia por escrito de dicha gestión, pues a partir de este informe se concluye que situaciones como esta, Segura, correo
AU-002-2015 Financiero Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar depósitos bancarios. escrito de dicha supervisión. para evitar subjetividades, deben plantearse siempre por escrito. ssolera@imprenta.go.cr.,
tel. 2296-9570 ext. 124
Se discutirá el informe de auditoría con todos los colaboradores de la Unidad de Crédito y Cobro, para
Lic. Sergio Solera
2.5 Personal de Crédito y Cobro hacerlos participes de la solución de los hallazgos encontrados y concientizarlos de la necesidad de mejorar
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.4.6 Realizar actividades que mejoren la comunicación, motivación e incentivos del personal de la Segura, correo
AU-002-2015 El Departamento de Crédito y Cobro está conformado por 4 funcionarios, de los cuales existe 1 encargado, 1 facturadora y Financiero la gestión. Se va a instruir a la Encargada de la Unidad de Crédito y Cobro, a realizar una reunión como Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar Sección de Crédito y Cobro. ssolera@imprenta.go.cr.,
2 gestores de cobro. sesión de trabajo, al menos una vez al mes, para efecto de escuchar cualquier oportunidad de mejora que se
tel. 2296-9570 ext. 124
esté presentando, así como cualquier inquietud, sugerencia o desavenencia que se deba solucionar.
En este sentido, se va a instruir a la Encargada de la Unidad de Crédito y Cobro a buscar alternativas de

Lic. Sergio Solera
2.5 Personal de Crédito y Cobro capacitación, dadas las limitantes presupuestarias que se dan en estas subpartidas y que en dicha unidad
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Segura, correo
AU-002-2015 El Departamento de Crédito y Cobro está conformado por 4 funcionarios, de los cuales existe 1 encargado, 1 facturadora y 4.4.7 Programar capacitaciones internas para mejorar la gestión del departamento. Financiero solamente dos colaboradores pertenecen al presupuesto de Junta Administrativa. Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar ssolera@imprenta.go.cr.,
2 gestores de cobro. Estas alternativas de capacitación, pueden ser con instituciones del Gobierno que aborden estos temas y que
tel. 2296-9570 ext. 124
tengan programas establecidos para estos temas de crédito y cobro.
2.7 Cuentas Incobrables Se va a retomar el informe de cuentas incobrables enviado en su oportunidad a la Junta Administrativa para Lic. Sergio Solera
4.4.8 Elaborar un Informe con las cuentas incluidas en el punto 2.7, donde se muestren las gestiones
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Dentro de las cuentas pendientes de pago se vienen acumulando facturas desde hace varios años, que provienen de los su análisis y decisión final. Además, se está haciendo un análisis de la cartera de largo plazo, para Segura, correo
AU-002-2015 de cobro realizadas y trasladarlo a la Junta Administrativa para que este Órgano Colegiado determine Financiero Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar años 2001, 2002 y 2003, por un monto aproximado de ¢8.375,081.oo (ocho millones trescientos setenta y cinco mil ochenta determinar cuenta por cuenta, cuál es su estado actual, su posibilidad de recuperación y cuáles de estas ssolera@imprenta.go.cr.,
si las pasa o no por incobrables.
y uno con 00/100). cuentas podrían también tener características de incobrabilidad para sumarlas al informe mencionado. tel. 2296-9570 ext. 124
2.11 Expediente de los clientes: Gestiones de Cobro

Al realizar una revisión de los expedientes que contienen la información que comprueba los requisitos de los clientes y las
gestiones de cobro realizadas, se pudo detectar lo siguiente:
Hay expedientes que se encuentran sin foliar del todo y el resto presenta una foliatura parcial o incompleta.
Se encontraron expedientes con hojas y facturas sueltas.
Ningún expediente tiene bitácora de llamadas, ni tampoco adjunta gestiones de cobro que realizan los gestores de cobro
Se instruirá a la Encargada de Crédito y Cobro a que elabore y mantenga actualizado, completo, ordenado y
con el cliente. Se encontraron algunos correos, pero no en todos los expedientes. Lic. Sergio Solera
4.4.9 Girar instrucciones por escrito y supervisar que la Encargada de Crédito y Cobro elabore y foliado un expediente para cada uno de los clientes que han obtenido crédito con la Imprenta Nacional. Para
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Hay hojas que no se encuentran acomodadas cronológicamente. Segura, correo
AU-002-2015 mantenga actualizado, completo, ordenado y foliado un expediente para cada uno de los clientes que Financiero esto se le solicitará también un cronograma de cumplimiento de esta tarea, con cada uno de los responsables Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar Dentro de los expedientes tampoco había bitácoras de visita. Dentro de la muestra solo se encontró una bitácora de visita ssolera@imprenta.go.cr.,
han obtenido crédito con la Imprenta Nacional. de su ejecución, y se instruirá para mantener cada uno de los expedientes al día, es decir con la información
del Jefe Financiero al ICE. tel. 2296-9570 ext. 124
lo más actualizada posible.
Se encontraron oficios de clientes devolviendo facturas que no les correspondía o solicitando modificación de los datos
contenidos en algunas de sus facturas.
En ningún expediente se encontró evidencia de suspensión del crédito.
Los estados de cuenta no se encontraban archivados mensualmente, como se expuso en el punto No 2.8 de este Informe.
En algunos expedientes se encontraron copias amarillas de las facturas, lo cual indica que están en proceso de cobro, pero
se pudo comprobar que ya habían sido canceladas.
Se participará en el proceso de revisión, análisis y aprobación del Manual de Procedimientos de Crédito y

Cobro, para luego divulgarlo y hacerlo del conocimiento de todos los colaboradores.
2.12 Manual de Procedimientos Lic. Sergio Solera
Como se ha mencionado, entre otros se discutirá y ampliará sobre los siguientes temas: El tema de medios
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Al revisar la información recopilada para este estudio, se pudo determinar que el Manual de Políticas y Procedimientos de 4.4.10 Revisar, analizar y aprobar el Manual de Procedimientos de Crédito y Cobro. Una vez Segura, correo
AU-002-2015 Financiero electrónicos en la gestión de cobro, la norma respecto a las transferencias recibidas de las instituciones, la Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar Crédito y Cobro, en su contenido es escueto, desactualizado e incompleto con respecto a nuevos procesos y herramientas aprobado, hacer del conocimiento de todo el personal. ssolera@imprenta.go.cr.,
puesta en marcha nuevamente de libros de control de envío de las facturas enviadas por correo, todos los
que se han venido implementando en los servicios que brinda el departamento. tel. 2296-9570 ext. 124
temas que van a ser incluidos en sistemas integrados y que darán valor a la gestión de cobro y contribuirán a
su mejora sustancial.
La Encargada de Crédito y Cobro ha presentado un cronograma para poner al día las funciones de
facturación y cobro de la Imprenta Nacional, mismo que ha sido conocido y aprobado. No obstante, se va a
2.13 Cierres mensuales y trimestrales instruir en el sentido de que debe ser un plan que se acompañe también de la forma en la que se va a
El Departamento de Crédito y Cobro debe realizar cierres mensuales y trimestrales, en los cuales se debe de coordinar con mantener al día la facturación, pues en el pasado se ha logrado poner al día y se ha vuelto a atrasar.
Lic. Sergio Solera
publicaciones, contabilidad y tesorería. Como el sistema no es integrado, se debe de cuadrar la información (saldo de los Ejemplo de esto es que durante la ejecución reciente de este plan, la colaboradora que se dedica a la
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.4.11 Analizar y aprobar el cronograma elaborado por la Encargada de Crédito y Cobro para poner al Segura, correo
AU-002-2015 clientes, pagos recibidos y créditos otorgados, entre otros) con Tesorería y con Contabilidad. En el cierre se concilian los Financiero facturación se ha incapacitado dos veces, por lo que se deben replantear las actividades, teniendo claro que Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar día las funciones de facturación y cobro de la Imprenta Nacional. ssolera@imprenta.go.cr.,
ingresos de corto y largo plazo, cuenta de anticipos, anticipos anulados y las facturas anuladas y se procede enviar la el objetivo central es mantener al día la facturación.
tel. 2296-9570 ext. 124
información por medio de un memorándum a la Encargada de Contabilidad, para que ella pueda realizar los respectivos Una de las funciones que se va a facilitar con el sistema integrado, es precisamente la de facturación, pues al
asientos contables. estar integrado el sistema, se eliminarán la mayor parte de errores y además, la función de la colaboradora,
será prácticamente imprimir las facturas de los documentos ya publicados, que el mismo sistema construye a
partir de la cotización, y luego pasarlas a cobro.
2.13 Cierres mensuales y trimestrales

El Departamento de Crédito y Cobro debe realizar cierres mensuales y trimestrales, en los cuales se debe de coordinar con
Lic. Sergio Solera
Publicaciones, Contabilidad y Tesorería. Como el sistema no es integrado, se debe de cuadrar la información (saldo de los Dada la situación actual de la cartera y su morosidad, y el informe pendiente de realización en la Unidad de
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.4.12 Rotar a los funcionarios, de puestos similares, trabajar en equipo, para hacer los procesos más Segura, correo
AU-002-2015 clientes, pagos recibidos y créditos otorgados, entre otros) con Tesorería y con Contabilidad. En el cierre se concilian los Financiero Crédito y Cobro, en este punto lo que se hará, es redistribuir la cartera y algunas funciones de cierre para Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar eficientes y eficaces. ssolera@imprenta.go.cr.,
ingresos de corto y largo plazo, cuenta de anticipos, anticipos anulados y las facturas anuladas y se procede enviar la mejorar los procesos y su eficiencia.
tel. 2296-9570 ext. 124
información por medio de un memorándum a la Encargada de Contabilidad, para que ella pueda realizar los respectivos
asientos contables.
Lic. Sergio Solera

La Unidad de Contabilidad, revela en los Estados Financieros de la Imprenta Nacional, como contingentes,
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 2.18 Publicaciones del Poder Judicial: Principio de Gratuidad 4.4.13 Girar instrucciones para que el monto adeudado por el Poder Judicial sea reflejado en los Segura, correo
AU-002-2015 Financiero las sumas pendientes de pago del Poder Judicial, según recomendaciones de Contabilidad Nacional como Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2016 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar En materia de Derecho de Familia existe el Principio de Gratuidad, el cual se encuentra estipulado en el artículo séptimo del Estados Financieros. ssolera@imprenta.go.cr.,
Ente Rector, de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.
Código de Familia y dispone: "Para hacer valer los derechos consignados en este Código, quienes carecieren de asistencia tel. 2296-9570 ext. 124
legal y de recursos económicos para pagarla, tienen derecho a que el Estado se la suministre conforme a la ley".
Lic. Sergio Solera

Copia de este informe se enviará a la Auditoría Interna y será labor de la Jefatura del Departamento
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.4.14 Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Segura, correo
AU-002-2015 No se indica Financiero Financiero, darle seguimiento a las acciones tomadas y a las acciones propuestas, mencionadas Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones emitidas en este Informe. ssolera@imprenta.go.cr.,
anteriormente.
tel. 2296-9570 ext. 124
Con relación a la diferencia de precios por concepto de veinte colones de timbres, reflejados en el portal y
que no aparecen en la lista emitida en Oracle, se coordinó con la Encargada de Publicaciones y el
Departamento de Informática, para que de se definan las instituciones a las cuales se deben o no cobrar el
cuenta el departamento de crédito y cobro no es un sistema confiable. La información que genera contiene una gran
timbre y se realicen los ajustes en el sistema por parte de Informática, de acuerdo a la información que debe
cantidad de errores, lo que conlleva a que los funcionarios trabajen adicionalmente realizando revisiones manuales.
suministrar publicaciones.
2.3 Facturas Anuladas Lic. Nieves Esquivel
Referente a la facturación atrasada, se realizó un cronograma con la finalidad de actualizar la misma,
Al revisar la facturación de los servicios que brinda la Imprenta Nacional, se pudo detectar que existe un atraso significativo Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.1 Establecer un procedimiento o mecanismo (ya sea por medio del sistema informático actual o a lográndose facturar tres Gacetas por día, esto mediante un consenso de trabajo en equipo estableciendo
AU-002-2015 en la facturación, ya que el 6 de marzo del 2015 se pudo comprobar que se estaba facturando lo del 10 de febrero del 2015. Crédito y Cobro nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/4/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar mano) donde se obtenga la información necesaria y fidedigna, hasta que se ponga en funcionamiento como fecha para alcanzar el objetivo el 22 de mayo, 2015.
Una de las razones para el atraso en la facturación se debe a que todos los días se anula una gran cantidad de facturas. cr., Tel. 2296-9570, ext.
(debidamente probado) el Sistema Integrado. Con la finalidad de idear formas de realizar las labores en el menor tiempo posible y de manera precisa, se
2.14 Información enviada a Contabilidad 157
está llevando a cabo revisión de los procedimientos, para lo cual se inició con la facturación referente a los
La Encargada de Crédito y Cobro toma la información de la Cartera Crediticia de tres diferentes fuentes: Cálculo Manual,
trabajos de artes gráficas, para ello se coordinó con la jefatura del Departamento de Comercialización y se
Monto del Sistema Informático y saldo contenido en la Balance. Según revisión efectuada por la Auditoría Interna en los
llegó al acuerdo de cambiar el procedimiento de envió de documentos para facturar por este servicio, con lo
Informes Trimestrales que confecciona la Unidad de Crédito y Cobro y presenta a la Junta Administrativa, la cartera
que se logra un mayor orden y coadyuvar con el objetivo de lograr que se realicen menos devolución de
crediticia presenta al 31 de diciembre del 2014 tres montos diferentes que no cuadran entre sí.
facturas.
Al respecto, se está coordinando con el Departamento de Informática y el asesoramiento de la empresa a la

cual se le compró el software para valorar la adaptación del Sistema Oracle con el sowfare ePower, para
facilitar la fecha de vencimiento de las facturas bien sea de 30 ó 60 días según sea el crédito otorgado de
acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, o bien se adapte en
el mismo sistema Oracle para que emita una alarma previa del vencimiento de las facturas de crédito y así se
logre identificar con mayor claridad la morosidad y se facilite a los gestores de cobro realizar su labor con
cuenta el departamento de crédito y cobro no es un sistema confiable. La información que genera contiene una gran Lic. Nieves Esquivel
mayor exactitud. (Ver oficio DAF-62-2015 y los correos electrónicos 14 mayo, 2015 y 13 abril, 2015).
cantidad de errores, lo que conlleva a que los funcionarios trabajen adicionalmente realizando revisiones manuales. Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.2 En lo sucesivo, cuando esté en funcionamiento el Sistema Integrado, evitar realizar cambios en Referente al trabajo de los funcionarios destacados en la Unidad de Crédito y Cobro, es criterio de la suscrita
AU-002-2015 2.14 Información enviada a Contabilidad Crédito y Cobro nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/4/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar el mismo que provoquen errores en la información. que lo descrito en el punto c (los errores del sistema se deben a manejos o maniobras realizadas por los
La Encargada de Crédito y Cobro toma la información de la Cartera Crediticia de tres diferentes fuentes: Cálculo Manual, cr., Tel. 2296-9570, ext.
funcionarios que operan el sistema, falseando la información y provocando que los estados no cuadren), es
Monto del Sistema Informático y saldo contenido en la Balance. Según revisión efectuada por la Auditoría Interna en los 157
una apreciación subjetiva, sin embargo, se hará por escrito la observación a los funcionarios sobre la
responsabilidad en el manejo de los sistemas y la vulnerabilidad de los mismos, aunado a la responsabilidad
de realizar la labor de la mejor manera comprometidos con los objetivos, además aprovechando que la
Institución cuenta con una profesional con especialidad en psicología se solicitará de su colaboración para
impartir charlas u realizar actividades enfocadas en motivación, trabajo en equipo, compromiso con el trabajo
entre otros temas para los funcionarios de la Unidad.

Para obtener una herramienta que facilite llevar a cabo la labor de la mejor manera, es fundamental contar
cuenta el departamento de crédito y cobro no es un sistema confiable. La información que genera contiene una gran Lic. Nieves Esquivel
con el criterio de todo el grupo de trabajo quienes diariamente operan el sistema y se enfrentan con
cantidad de errores, lo que conlleva a que los funcionarios trabajen adicionalmente realizando revisiones manuales. Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.3 Participar activamente en el diseño y la implementación del sistema integrado, con la intención situaciones tan difíciles como las ya mencionadas en este informe, dónde los sistemas informáticos contrarios
AU-002-2015 2.14 Información enviada a Contabilidad Crédito y Cobro nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/4/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar de asegurarse que el mismo se adapte a las necesidades reales de la Sección de Crédito y Cobro. a facilitar el trabajo se debe realizar cálculos y revisiones manuales para corroborar datos y minimizar errores,
La Encargada de Crédito y Cobro toma la información de la Cartera Crediticia de tres diferentes fuentes: Cálculo Manual, cr., Tel. 2296-9570, ext.
por lo que cuando se este implementando el módulo (servicios) en el cual se incluye las tareas de la Unidad
Monto del Sistema Informático y saldo contenido en la Balance. Según revisión efectuada por la Auditoría Interna en los 157
de Crédito y Cobro se buscará la colaboración y aportes de cada uno de los integrantes de la unidad.
Este punto va entrelazado al punto 4.6.1 y 4.6.2 para el cumplimiento de la Jefatura de Diarios Oficiales, la
Licda. Adriana Campos; al respecto se recibe oficio D.0.027-2015 de fecha 04 de mayo, 2015, firmado por las
señoras Adriana Campos Jefe Diarios Oficiales y Pilar Castillo Encargada de Publicaciones en el que indican
"... con respecto a errores en la facturación de crédito, será de 15 días hábiles; siempre y cuando la consulta
no sea de correcciones de facturas que salieron publicadas hace más de un mes atrás; ya que las mismas
2.2 Control sobre las facturas devueltas para revisión en Publicaciones requieren de mes de días hábiles, aproximadamente, para ser resueltas debido a la antigüedad y complejidad
Al realizar una revisión en el Departamento de Crédito y Cobro se pude detectar que existe un atraso en la facturación y las de las mismas. Canalizar las consultas, anteriormente mencionadas, a la Encargada de la Unidad Central de Lic. Nieves Esquivel
4.5.4 Establecer, junto a la Encargada de Publicaciones, el procedimiento por escrito para la situación
gestiones de cobro a los clientes. Una de las razones para ambos atrasos, se debe a que las facturas que devuelven los Diarios Oficiales: Sra. Pilar Castillo Cordero". Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por comentada en el punto 2.2. de este Informe, donde se establezca el procedimiento a seguir, nombre
AU-002-2015 clientes, tienen los siguientes problemas: facturas duplicadas, reclamos en las publicaciones, publicaciones mal Crédito y Cobro Nótese que para ambas jefaturas la Auditoria indica establecer ¡unto, de lo cual se deduce la coordinación nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/4/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar de los responsables, plazo para que los clientes devuelvan facturas y plazo para la respuesta de las
confeccionadas, cobros realizados a otras instituciones, monto cobrado no es igual al cotizado, entre otros. Todas estas entre ambas, sin embargo, de las compañeras de publicaciones no se recibe comunicado para reñirnos y cr., Tel. 2296-9570, ext.
solicitudes de Crédito y Cobro, entre otras cosas.
situaciones no se deben a errores o problemas suscitados en Crédito y Cobro, sino en Diarios Oficiales (antiguo establecer en conjunto el procedimiento solicitado, únicamente se recibe el oficio antes mencionado siendo 157
Publicaciones) o en el resto del proceso productivo (fotocomposición, corrección, formación). que para la suscrita la segunda parte de la nota donde indica "siempre y cuando la consulta no sea de
correcciones de facturas que salieron publicadas hace más de un mes atrás", esto se podría cumplir hasta
tanto se logre que la facturación se lleve al día situación que se está corrigiendo tal como se menciona
anteriormente, además debe quedar claro que al no haber una política que establezca el tiempo de
devolución de facturas por parte del cliente no se le podrá facilitar a Diarios Oficiales devoluciones por
correcciones de facturas publicadas un mes atrás.
Este punto va entrelazado al punto 4.6.1 y 4.6.2 para el cumplimiento de la Jefatura de Diarios Oficiales, la
Licda. Adriana Campos; al respecto se recibe oficio D.0.027-2015 de fecha 04 de mayo, 2015, firmado por las
señoras Adriana Campos, Jefe Diarios Oficiales y Pilar Castillo, Encargada de Publicaciones en el que
indican "... con respecto a errores en la facturación de crédito, será de 15 días hábiles; siempre y cuando la
consulta no sea de correcciones de facturas que salieron publicadas hace más de un mes atrás; ya que las
2.2 Control sobre las facturas devueltas para revisión en Publicaciones
mismas requieren de mes de días hábiles, aproximadamente, para ser resueltas debido a la antigüedad y
Al realizar una revisión en el Departamento de Crédito y Cobro se pude detectar que existe un atraso en la facturación y las Lic. Nieves Esquivel
complejidad de las mismas. Canalizar las consultas, anteriormente mencionadas, a la Encargada de la
gestiones de cobro a los clientes. Una de las razones para ambos atrasos, se debe a que las facturas que devuelven los Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.5 Establecer, junto a la Encargada de Publicaciones, un tiempo máximo de respuesta para las Unidad Central de Diarios Oficiales: Sra. Pilar Castillo Cordero".
AU-002-2015 clientes, tienen los siguientes problemas: facturas duplicadas, reclamos en las publicaciones, publicaciones mal Crédito y Cobro nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/4/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar solicitudes de corrección de facturas enviadas a Publicaciones. Nótese que para ambas jefaturas la Auditoria indica establecer la coordinación entre ambas, sin embargo, de
confeccionadas, cobros realizados a otras instituciones, monto cobrado no es igual al cotizado, entre otros. Todas estas cr., Tel. 2296-9570, ext.
las compañeras de publicaciones no se recibe comunicado para reñirnos y establecer en conjunto el
situaciones no se deben a errores o problemas suscitados en Crédito y Cobro, sino en Diarios Oficiales (antiguo 157
procedimiento solicitado, únicamente se recibe el oficio antes mencionado siendo que para la suscrita la
Publicaciones) o en el resto del proceso productivo (fotocomposición, corrección, formación).
segunda parte de la nota donde indica "siempre y cuando la consulta no sea de correcciones de facturas que
salieron publicadas hace más de un mes atrás", esto se podría cumplir hasta tanto se logre que la facturación
se lleve al día situación que se está corrigiendo tal como se menciona anteriormente, además debe quedar
claro que al no haber una política que establezca el tiempo de devolución de facturas por parte del cliente no
se le podrá facilitar a Diarios Oficiales devoluciones por correcciones de facturas publicadas un mes atrás.

Al realizar una revisión en el Departamento de Crédito y Cobro se pude detectar que existe un atraso en la facturación y las Lic. Nieves Esquivel
Una vez que la facturación se lleve al día, (aprox. 22 mayo, 2015) y las consultas de aquellos documentos
gestiones de cobro a los clientes. Una de las razones para ambos atrasos, se debe a que las facturas que devuelven los Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.6 Realizar las consultas de forma periódica a Publicaciones, evitando acumular gran cantidad de que no se puedan facturar y sea de investigación se remitirán el mismo día a la Oficina de Diarios Oficiales,
AU-002-2015 clientes, tienen los siguientes problemas: facturas duplicadas, reclamos en las publicaciones, publicaciones mal Crédito y Cobro nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar casos, lo que atraso el proceso de cobro. para el estudio respectivo, por el momento se estarán haciendo llegar los casos de acuerdo a los Diarios que
confeccionadas, cobros realizados a otras instituciones, monto cobrado no es igual al cotizado, entre otros. Todas estas cr., Tel. 2296-9570, ext.
se están facturando para poner al día.
situaciones no se deben a errores o problemas suscitados en Crédito y Cobro, sino en Diarios Oficiales (antiguo 157
2.4 Aplicación tardía de depósitos

Uno de los medios de pago que utilizan los clientes para cancelar las facturas de la Imprenta Nacional es por medio de
depósitos bancarios. Al respecto se busca crear conciencia en los clientes sobre la importancia de brindar la información oportuna
2.6 Confirmaciones de Saldos de Clientes y precisa de los depósitos y facturas que cancelan con la finalidad de que no sean registrados como
Se realizó una confirmación de los saldos de los clientes de la Imprenta Nacional, prueba realizada por esta Auditoría morosos, para lo cual se ha hecho circular información por medio de la portada de La Gaceta y se ha emitido
Interna que consiste en enviar un “Oficio” a los clientes de la Imprenta Nacional, donde se les solicitaba que detallaran el volantes remitidos a los clientes adjunto a las facturas donde se le recuerda la obligación de enviar la
saldo de las facturas que se encuentran pendientes de pago (según sus propios registros), con la intención de compararlos información de los datos sobre facturas canceladas de acuerdo al Reglamento de Crédito y Cobro, para lo
con los registros que lleva la Sección de Crédito y Cobro, determinar las diferencias e investigarlas. cual se les proporciona tres correos electrónicos. Durante la gestión se les ha explicado de manera verbal a
2.7 Cuentas Incobrables los gestores de cobro sobre la importancia de mantener contacto con los clientes por lo que se les ha
Dentro de las cuentas pendientes de pago se vienen acumulando facturas desde hace varios años, que provienen de los solicitado coordinar visitas a cada cliente, llevarles los estados de cuenta y tratar de llegar a acuerdos sobre Lic. Nieves Esquivel
años 2001, 2002 y 2003, por un monto aproximado de ¢8.375,081.oo (ocho millones trescientos setenta y cinco mil ochenta 4.5.7 Realizar una gestión de cobro eficiente, de acuerdo a lo que estable el Manual de Crédito y posibles fechas de pago y documentación que requieren para realizar los pagos, con la finalidad de cobrar Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por y uno con 00/100).
AU-002-2015 Cobro, mandando puntualmente los estados de cuenta, realizando constantes visitas y gestiones de Crédito y Cobro facturas que están en morosidad, igualmente se les debe dar seguimiento a los acuerdos planteados y/o nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar 2.8 Estados de Cuenta cobro por medio de teléfono, correo electrónico, entre otros. aspectos acordados, tal es el caso del Ministerio de Salud donde se visitó y se les envió fotocopia de las cr., Tel. 2296-9570, ext.
El envío de los estados de cuenta tiene dos objetivos primordiales: a. Informarle a los clientes cuáles facturas tiene facturas pendientes con los diferentes comprobantes de recibo, por indicar que las habían extraviado y aún 157
pendientes de pago y b. Realizar una gestión de cobro. no dan respuesta a los pagos por lo que aproximadamente en julio, 2015 se realizará la gestión para que la
En conversación sostenida con algunos clientes, los mismos nos hicieron la observación de que no estaban recibiendo los administración realice el cierre de crédito.
estados de cuenta de forma constante (mensual), situación que se considera importante para algunos clientes, ya que con Se revisará en la lista de los clientes morosos lo pertinente a los 05.075.882.00 indicados en el apéndice #1
este instrumento pueden dar seguimiento a los pagos que realizan mensualmente, realizar cobros entre las dependencias y del informe en cuestión y se informará a la jefatura inmediata.
verificar la efectividad del cobro que realiza la Imprenta Nacional. Al respecto se va a solicitar al gestor de cobros que lleva este cliente dar por escrito las explicaciones del
2.10 Cartera Vencida y Morosidad caso y de no tener justificación valida al respecto se le realizará una llamada de atención en primera instancia
Al analizar el saldo de la cartera vencida, de los últimos 5 años, se pudo comprobar que el monto de las mismas ha crecido tal como lo indica el procedimiento del Reglamento Interno de Trabajo.
de forma desproporcionada. Se debe a una ineficiente gestión de cobro.
2.4 Aplicación tardía de depósitos

Uno de los medios de pago que utilizan los clientes para cancelar las facturas de la Imprenta Nacional es por medio de
depósitos bancarios.
2.6 Confirmaciones de Saldos de Clientes
Se realizó una confirmación de los saldos de los clientes de la Imprenta Nacional, prueba realizada por esta Auditoría
Interna que consiste en enviar un “Oficio” a los clientes de la Imprenta Nacional, donde se les solicitaba que detallaran el
saldo de las facturas que se encuentran pendientes de pago (según sus propios registros), con la intención de compararlos
con los registros que lleva la Sección de Crédito y Cobro, determinar las diferencias e investigarlas.
2.8 Estados de Cuenta
El envío de los estados de cuenta tiene dos objetivos primordiales: a. Informarle a los clientes cuáles facturas tiene
pendientes de pago y b. Realizar una gestión de cobro. "Al analizar la información recolectada se puedo concluir que existe una supervisión poco efectiva en el área
En conversación sostenida con algunos clientes, los mismos nos hicieron la observación de que no estaban recibiendo los de crédito y cobro, por parte del Director Financiero y la encargada del departamento”. Desde este momento Lic. Nieves Esquivel
estados de cuenta de forma constante (mensual), situación que se considera importante para algunos clientes, ya que con y en adelante se lleva a cabo una supervisión del trabajo desarrollado por los funcionarios destacados en la Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.8 Realizar una supervisión constante al personal que factura y gestiona el cobro, dejando
AU-002-2015 este instrumento pueden dar seguimiento a los pagos que realizan mensualmente, realizar cobros entre las dependencias y Crédito y Cobro Unidad de Crédito y Cobro, dejando constancia por escrito de la misma tanto de la labor sustantiva que nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar evidencia por escrito de dicha supervisión.
verificar la efectividad del cobro que realiza la Imprenta Nacional. realizan como de la parte disciplinaria, llevándose registros de las inconsistencias encontradas, acciones que cr., Tel. 2296-9570, ext.
2.9 Supervisión se están llevando a cabo en la actualidad. (ver oficios CXC 075-2015, oficio CXC 079-2015). Además, de 157
Al analizar la información recolectada se puedo concluir que existe una supervisión poco efectiva en el Área de Crédito y informar a las jefatura de manera inmediata sobre cualquier hecho de importancia en el momento que ocurra.
Cobro, por parte del Director Financiero y la Encargada del Departamento de Crédito. Esta situación se refleja en los
constantes errores que se cometen al facturar, devoluciones grandes de facturas, incremento en la morosidad, estados de
cuenta sin enviar, disconformidad en los clientes con la gestión de cobro, facturas con problemas enviadas a publicaciones
y que no se le dan seguimiento para una pronta respuesta, y además esas facturas también ya tienen tiempo de haber sido
impresas, las cuales se envían por grupos.
2.14 Información enviada a Contabilidad
La Encargada de Crédito y Cobro toma la información de la Cartera Crediticia de tres diferentes fuentes: Cálculo Manual,
Monto del Sistema Informático y saldo contenido en la Balance. Según revisión efectuada por la Auditoría Interna en los
2.8 Estados de Cuenta

El envío de los estados de cuenta tiene dos objetivos primordiales: a. Informarle a los clientes cuáles facturas tiene Lic. Nieves Esquivel
Al respecto se girarán instrucciones por escrito a los gestores de cobros realicen en un plazo no mayor a un
pendientes de pago y b. Realizar una gestión de cobro. Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.9 Girar instrucciones por escrito a los gestores de cobro para la aplicación inmediata, en un mes mes la revisión de los depósitos por aplicar a las cancelaciones de facturas de los años 2011, 2012 y 2013 y
AU-002-2015 En conversación sostenida con algunos clientes, los mismos nos hicieron la observación de que no estaban recibiendo los Crédito y Cobro nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar calendario, de los depósitos que se mantienen pendientes de aplicar a las cuentas de clientes. mantengan contacto con los clientes de manera tal que se obtenga respuesta de aquellos que no han
estados de cuenta de forma constante (mensual), situación que se considera importante para algunos clientes, ya que con cr., Tel. 2296-9570, ext.
cancelado facturas de dichos años dando seguimiento e informando lo correspondiente.
este instrumento pueden dar seguimiento a los pagos que realizan mensualmente, realizar cobros entre las dependencias y 157
verificar la efectividad del cobro que realiza la Imprenta Nacional.
2.11 Expediente de los clientes: Gestiones de Cobro

Al realizar una revisión de los expedientes que contienen la información que comprueba los requisitos de los clientes y las
gestiones de cobro realizadas, se pudo detectar lo siguiente: Hay expedientes que se encuentran sin foliar del todo y el
resto presenta una foliatura parcial o incompleta; se encontraron expedientes con hojas y facturas sueltas, ningún
Lic. Nieves Esquivel
expediente tiene bitácora de llamadas, ni tampoco adjunta gestiones de cobro que realizan los gestores de cobro con el
Al respecto, se han girado las instrucciones a los gestores de cobro para que realicen una foliación a cada Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por cliente; se encontraron algunos correos, pero no en todos los expedientes; hay hojas que no se encuentran acomodadas 4.5.10 Elaborar y mantener actualizado, completo, ordenado y foliado un expediente para cada uno de
AU-002-2015 Crédito y Cobro uno de los expedientes de los clientes situación que se está llevando a cabo y se continuara supervisando nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar cronológicamente; dentro de los expedientes tampoco había bitácoras de visita; dentro de la muestra solo se encontró una los clientes que han obtenido crédito con la Imprenta Nacional.
para que se mantengan foliados en su totalidad. (ver oficio No.076-2015 ). cr., Tel. 2296-9570, ext.
bitácora de visita del Jefe Financiero al ICE; se encontraron oficios de clientes devolviendo facturas que no les correspondía
157
o solicitando modificación de los datos contenidos en algunas de sus facturas; en ningún expediente se encontró evidencia
de suspensión del crédito; los estados de cuenta no se encontraban archivados mensualmente, como se expuso en el
punto No 2.8 de este Informe; en algunos expedientes se encontraron copias amarillas de las facturas, lo cual indica que
están en proceso de cobro, pero se pudo comprobar que ya habían sido canceladas.
Se realizará una revisión y/o actualización del Manual de Procedimientos de Crédito y Cobro y se remitirá a la Lic. Nieves Esquivel
2.12 Manual de Procedimientos
jefatura inmediata para su aprobación en un plazo máximo de seis meses, esto con la finalidad de no realizar Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Al revisar la información recopilada para este estudio, se pudo determinar que el Manual de Políticas y Procedimientos de 4.5.11 Actualizar y trasladar al Jefe Financiero para su revisión, análisis y aprobación el Manual de
AU-002-2015 Crédito y Cobro doble esfuerzo dando espacio a que este implementado el (Sistema Integrado en el último trimestre del nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar Crédito y Cobro, en su contenido es escueto, desactualizado e incompleto con respecto a nuevos procesos y herramientas Procedimientos de Crédito y Cobro. Una vez aprobado, hacer del conocimiento de todo el personal.
2015), con lo cual se adaptarían los nuevos procedimientos, no tiene sentido modificar procedimientos para cr., Tel. 2296-9570, ext.
que se han venido implementando en los servicios que brinda el departamento.
seis meses como máximo y seguidamente tener que cambiarlos por los cambios con el nuevo sistema. 157
El Departamento de Crédito y Cobro debe realizar cierres mensuales y trimestrales, en los cuales se debe de coordinar con Para el desarrollo de este punto previamente se solicitara por escrito el asesoramiento del Departamento de Lic. Nieves Esquivel
Publicaciones, Contabilidad y Tesorería. Como el sistema no es integrado, se debe de cuadrar la información (saldo de los Recursos Humanos de la Institución, en procura de no afectar a ninguno de los funcionarios asignándoles Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.12 Realizar un análisis y de ser necesario una re-distribución de las funciones que tiene a cargo el
AU-002-2015 clientes, pagos recibidos y créditos otorgados, entre otros) con Tesorería y con Contabilidad. En el cierre se concilian los Crédito y Cobro funciones o tareas que no son acordes con su puesto, especialidad, atinencia y otros factores valorados para nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar personal de crédito y cobro.
ingresos de corto y largo plazo, cuenta de anticipos, anticipos anulados y las facturas anuladas y se procede enviar la los diferentes puestos. Véase que este punto tiene relación con lo solicitado en este informe a la Jefe de cr., Tel. 2296-9570, ext.
información por medio de un memorándum a la Encargada de Contabilidad, para que ella pueda realizar los respectivos Recursos Humanos. 157
asientos contables.

Se confeccionara un procedimiento mediante el cual se logre llevar a cabo la supervisión adecuada del
El Departamento de Crédito y Cobro debe realizar cierres mensuales y trimestrales, en los cuales se debe de coordinar con Lic. Nieves Esquivel
trabajo que ejecutan los funcionarios, solicitándoles informes de las labores que realizan, para medir el
publicaciones, contabilidad y tesorería. Como el sistema no es integrado, se debe de cuadrar la información (saldo de los Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.13 Establecer un mecanismo para el control del trabajo o actividades de los funcionarios que tiene rendimiento y cumplimiento en las diferentes tareas que deben ejecutar, realizando a su vez las
AU-002-2015 clientes, pagos recibidos y créditos otorgados, entre otros) con Tesorería y con Contabilidad. En el cierre se concilian los Crédito y Cobro nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar a cargo. observaciones para una mejor realización del trabajo, buscando soluciones a los problemas y realizando las
ingresos de corto y largo plazo, cuenta de anticipos, anticipos anulados y las facturas anuladas y se procede enviar la cr., Tel. 2296-9570, ext.
gestiones a lo interno y externo para agilizar las labores. Lo cual se utilizara como base para la calificación de
información por medio de un memorándum a la Encargada de Contabilidad, para que ella pueda realizar los respectivos 157
la evaluación del desempeño anual.
asientos contables.
El Departamento de Crédito y Cobro debe realizar cierres mensuales y trimestrales, en los cuales se debe de coordinar con Lic. Nieves Esquivel
publicaciones, contabilidad y tesorería. Como el sistema no es integrado, se debe de cuadrar la información (saldo de los Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.14 Elaborar un cronograma para poner al día las funciones de facturación y cobro de la Imprenta Mediante oficio CXC 105-2015, se elaboró el cronograma para poner al día la facturación el mismo con el
AU-002-2015 clientes, pagos recibidos y créditos otorgados, entre otros) con Tesorería y con Contabilidad. En el cierre se concilian los Crédito y Cobro nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar Nacional. Dicho cronograma debe ser aprobado por el Jefe Financiero. visto bueno de la jefatura inmediata.
ingresos de corto y largo plazo, cuenta de anticipos, anticipos anulados y las facturas anuladas y se procede enviar la cr., Tel. 2296-9570, ext.
información por medio de un memorándum a la Encargada de Contabilidad, para que ella pueda realizar los respectivos 157
asientos contables.
2.16 Base de datos de los clientes Al respecto se emitió correo electrónico de fecha 25 de marzo de 2015 a los gestores de cobro solicitándoles Lic. Nieves Esquivel
Con la intención de programar las confirmaciones de saldos con los diferentes clientes de la Imprenta Nacional, se solicitó a proporcionar los datos de cada uno de los clientes para conformar la base de datos, al día de hoy los mismos Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.15 Mantener actualizada una base de datos que contenga la información necesaria para realizar la
AU-002-2015 la encargada de crédito y cobro la base de datos que contiene la información importante de los clientes. Al revisar esta Crédito y Cobro han entregado una parte se está en espera de que proporcionen información para completarla, se les enviará nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar gestión de cobro a los clientes que mantienen crédito con la Imprenta Nacional.
información, se pudo detectar que dicha información se encontraba desactualizada en cuanto a: números de teléfono, otra nota con fecha límite para el cumplimiento de lo solicitado. (ver correos de fecha 25 marzo, 2015 enviado cr., Tel. 2296-9570, ext.
dirección electrónica, nombre de los contactos en las instituciones. a gestores de cobros). 157
2.19 Atención de Instituciones que no califican

Dentro del clasificador estatal del Ministerio de Hacienda existen instituciones que son públicas pero no estatales, y que no
pertenecen dentro del ámbito presupuestario. Dentro del listado de clientes de la Imprenta Nacional, se encuentran Al respecto se aplicará el Manual de Procedimientos de Crédito y Cobro para todas las instituciones que
4.5.16 Aplicar, sin excepción, lo contenido en el Manual de Procedimientos de Crédito y Cobro, Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por registradas como clientes algunas instituciones que califican como tal y tienen saldo, como con : Banco Popular y de tienen crédito con la institución por concepto de servicio de publicaciones y trabajos artes gráficas, y se
AU-002-2015 especialmente en lo referente a las gestiones de cobro y a los requisitos que deben presentar las Crédito y Cobro nesquivel@imprenta.go. oficio n.° CXC-118-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar Desarrollo Comunal, Banco Popular Des- Comunal- Monte Popular, Banco Hipotecario de la Vivienda y el Colegio de enviará oficio a los gestores de Cobro indicando sobre la aplicación del Manual para lo que a ellos
instituciones para otorgarles crédito. cr., Tel. 2296-9570, ext.
Abogados de Costa Rica, que ni siquiera se encuentra dentro del clasificador. También, se pudo detectar otros clientes corresponda.
157
vigentes, los cuales obtuvieron crédito, pero actualmente tienen saldo “0”, como lo son: Colegio de Contadores Privados de
Costa Rica y Cruz Roja Costarricense, ICAFE y Colegio de Periodistas.

Copia de este informe se enviará a la Auditoría Interna y será labor de la Jefatura del Departamento Granados, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.5.17. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las
AU-002-2015 No se indica Crédito y Cobro Financiero, darle seguimiento a las acciones tomadas y a las acciones propuestas, mencionadas nesquivel@imprenta.go. Oficio n.° DF-097-2015 5/12/2015 5/22/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones emitidas en este Informe.
anteriormente. cr., Tel. 2296-9570, ext.
157

Al realizar una revisión en el Departamento de Crédito y Cobro se pude detectar que existe un atraso en la facturación y las 4.6 A la Jefe de Diarios Oficiales Le indicaremos que el tiempo maximo de respuesta del Departamento de Diarios oficiales para resolver las Lic. Adriana Campos
gestiones de cobro a los clientes. Una de las razones para ambos atrasos, se debe a que las facturas que devuelven los 4.6.1 Establecer, junto a la Encargada de Crédito y Cobro, el procedimiento por escrito para la consultas presentadas por le departemento de Cuentas por Cobrar; con respecto a errores en la facturación Ávila, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por
AU-002-2015 clientes, tienen los siguientes problemas: facturas duplicadas, reclamos en las publicaciones, publicaciones mal situación comentada en el punto 2.2. de este Informe, donde se establezca el procedimiento a seguir, Diarios Oficiales de crédito, será de 15 días hábiles; siempre y cuando la consulta no sea de correcciones de facturas que acampos@imprenta.go.c Oficio n.° DO-027-2015 5/12/2015 5/4/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar
confeccionadas, cobros realizados a otras instituciones, monto cobrado no es igual al cotizado, entre otros. Todas estas nombre de los responsables, plazo para que los clientes devuelvan facturas y plazo para la respuesta salieron publicadas hace más de un mes atrás; ya que las mismas requieren de mes hábil, aproximadamente, r., Tel. 2296-9570 ext.
situaciones no se deben a errores o problemas suscitados en Crédito y Cobro, sino en Diarios Oficiales (antiguo de las solicitudes de Crédito y Cobro, entre otras cosas. para ser resueltas debido a la antigüedad y complejidad de las mismas. 108

Al realizar una revisión en el Departamento de Crédito y Cobro se pude detectar que existe un atraso en la facturación y las Le indicaremos que el tiempo máximo de respuesta del Departamento de Diarios oficiales para resolver las Lic. Adriana Campos
gestiones de cobro a los clientes. Una de las razones para ambos atrasos, se debe a que las facturas que devuelven los consultas presentadas por le departemento de Cuentas por Cobrar; con respecto a errores en la facturación Ávila, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.6.2 Establecer, junto a la Encargada de Crédito y Cobro, un tiempo máximo de respuesta para las
AU-002-2015 clientes, tienen los siguientes problemas: facturas duplicadas, reclamos en las publicaciones, publicaciones mal Diarios Oficiales de crédito, será de 15 días hábiles; siempre y cuando la consulta no sea de correcciones de facturas que acampos@imprenta.go.c Oficio n.° DO-027-2015 5/12/2015 5/4/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar solicitudes de corrección de facturas enviadas a Publicaciones.
confeccionadas, cobros realizados a otras instituciones, monto cobrado no es igual al cotizado, entre otros. Todas estas salieron publicadas hace más de un mes atrás; ya que las mismas requieren de mes hábil, aproximadamente, r., Tel. 2296-9570 ext.
situaciones no se deben a errores o problemas suscitados en Crédito y Cobro, sino en Diarios Oficiales (antiguo para ser resueltas debido a la antigüedad y complejidad de las mismas. 108
Lic. Adriana Campos

2.3 Facturas Anuladas
Ávila, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por Al revisar la facturación de los servicios que brinda la Imprenta Nacional, se pudo detectar que existe un atraso significativo 4.6.3 Revisar que la información suministrada por el cliente coincida con lo digitado en el sistema, para Se les recuerda, que deben de revisar que la información suministrada por el cliente coincida con lo digitado
AU-002-2015 Diarios Oficiales acampos@imprenta.go.c Directriz n.° 06-2015 5/12/2015 5/5/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar en la facturación, ya que el 6 de marzo del 2015 se pudo comprobar que se estaba facturando lo del 10 de febrero del 2015. su respectiva publicación y evitar errores en la confección de facturas de Crédito y Cobro. en el sistema de Oracle; para su respectiva publicación y evitar así errores en la confección de facturas.
r., Tel. 2296-9570 ext.
108
Lic. Adriana Campos

Ávila, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.6.4. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las De las acciones planteadas por esta dependencia se le informó a la Auditoría Interna, por parte de la oficio n.° DG-301-06-2015, DG-328-06-
AU-002-2015 No se indica Diarios Oficiales acampos@imprenta.go.c 5/12/2015 6/19/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones emitidas en este Informe. Dirección General de la Imprenta Nacional. 2015
r., Tel. 2296-9570 ext.
108

cuenta el departamento de crédito y cobro no es un sistema confiable. La información que genera contiene una gran MBA. Carlos Montero
4.7. Al Jefe de informática:
cantidad de errores, lo que conlleva a que los funcionarios trabajen adicionalmente realizando revisiones manuales. Le informo que estoy de acuerdo con las recomendación recibida y ya se han tomado las acciones sobre Delgado. Correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.7.1. Coordinar junto con el Departamento de Crédito y Cobro sobre las mejoras provisionales
AU-002-2015 2.3 Facturas Anuladas Informática mejoras provicionales con el Departamento de Crédito y Cobro para generar algunos cambios al sistema cmontero@imprenta.go. oficio n.° 083-2015 5/12/2015 6/9/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar mientras el sistema integrado se instale en el departamento, con el fin de colaborar a una mejor
Al revisar la facturación de los servicios que brinda la Imprenta Nacional, se pudo detectar que existe un atraso significativo legado, que contribuyan con la gestión de cobro mientras se diseña el sistema nuevo. cr teléfono: 2296-9570,
gestión de cobro en el departamento.
en la facturación, ya que el 6 de marzo del 2015 se pudo comprobar que se estaba facturando lo del 10 de febrero del 2015. ext. 156.
MBA. Carlos Montero

Delgado. Correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.7.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las El señor Jorge Vargas, Informo a la Auditoría sobre estas acciones, de lo cual se hizo llegar copia al
AU-002-2015 No se indica Informática cmontero@imprenta.go. oficio n.° DG-328-06-2015 5/12/2015 6/12/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones emitidas en este Informe. Departamento de Informática, para conocimiento.
cr teléfono: 2296-9570,
ext. 156.
En acatamiento a lo indicado en el oficio DG-253-05-2015 del 18 de mayo, 2015, suscrito por el señor Jorge
Vargas, anterior Director General, referente a recomendaciones emitidas en el Informe de Auditoria NI° AU-
002-2015, en el sentido de realizar un estudio de funciones a los puestos de Gestores de Cobro de la Unidad
de Crédito y Cobro del Departamento Financiero, me permito informarle que este departamento ha efectuado M cs. Marta Porras
2.5 Personal de Crédito y Cobro 4.8. A la Jefe de Recursos Humanos el estudio del puesto N° 01928, ocupado en propiedad por la Licda. Andrea Mora Amador y se emitió el Vega, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por
AU-002-2015 El Departamento de Crédito y Cobro está conformado por 4 funcionarios, de los cuales existe 1 encargado, 1 facturadora y 4.8.1. Realizar un estudio de las funciones que realizan y el puesto que ocupan los Gestores de Cobro Recursos Humanos Informe N° INF RH-AO 003-2015; de fecha 5 de agosto 2015, en el mismo se recomendó: Reasignar de mporras@im oficio n.° GIRH 473-2015 5/12/2015 9/2/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar
2 gestores de cobro. de la Sección de Crédito y Cobro. forma descendente el puesto N° 01928 ocupado en propiedad por la Licda. Andrea Mora Amador, de la clase prenta.go.cr., Tél: 2296-
Profesional de Servicio Civil 1. Grupo B. G. de E. Administración. Subespecialidad: Generalista, a la clase: 9570 ext. 138
Técnico de Servicio Civil 3, mantener la Especialidad: Administración, asignar la Subespecialidad: Negocios,
proceder conforme lo indicado en el artículo 111, inciso d) del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil, prever
el contenido presupuestario necesario para la indemnización correspondiente.
M cs. Marta Porras

Vega, correo:
Imprenta Estudio Sobre Cuentas por 4.8.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las De las acciones planteadas por esta dependencia se le informó a la Auditoria Interna, por parte de la oficio n.° DG-301-06-2015, DG-328-06-
AU-002-2015 No se indica Recursos Humanos mporras@im 5/12/2015 6/19/2015 11/12/2015 Cumplida
Nacional Cobrar recomendaciones emitidas en este Informe. Dirección General de la Imprenta Nacional. 2015
prenta.go.cr., Tél: 2296-
9570 ext. 138
Informe sobre los procesos El 14 de octubre del 2015 se toman los acuerdos n° 6502, 6503 y 6504 mediante los cuales se le solicitaba
de reclutamiento, selección, remitir un plan de acción para cumplir con las recomendaciones emitidas en dichos informes. María del Rocío
reasignaciones y manejo de 4.1 Al Ministro de Seguridad Pública/Junta Administrativa de la Imprenta Nacional Dado que estos acuerdos no fueron cumplidos, en la sesión del 25 de noviembre del 2015 se retoma este Calderón Quirós, correo
Imprenta Ministro/ Junta
AU-003-2015 presupuesto en el No se indica 4.1.1. Girar las directrices necesarias a las instancias correspondientes, para que se cumplan las tema y se acuerda (n.° 6527-11-2015) "Solicitar al Director General presentar esta información reuerida en los juntaadministrativa@imp oficio n.° DVG-CMMQ-000090-2016 8/31/2015 2/17/2016 31/02/2016 Cumplida
Nacional Administrativa
Departamento de Gestión de recomendaciones planteadas en este informe. acuerdos 6502, 6503 y 6504". Con el fin de remitir al Ministro de Gobernación y Policía el informe renta.go.cr, teléfono
Recursos Humanos de la correspondiente al cumplimento de las recomendaciones de estos tres informes de la Auditoría Interna, le 2296-9570 ext. 114
Imprenta Nacional solicito indicarme en un plazo de 10 días hábiles, la situación de las mismas.
Informe sobre los procesos Al respecto el 14 de octubre del 2015 se toman los acuerdos n° 6502, 6503 y 6504 mediante los cuales se le
de reclutamiento, selección, solicitaba remitir un plan de acción para cumplir con las recomendaciones emitidas en dichos informes. María del Rocío
reasignaciones y manejo de Dado que estos acuerdos no fueron cumplidos, en la sesión del 25 de noviembre del 2015 se retoma este Calderón Quirós, correo
Imprenta 4.1.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre el Acuerdo tomado por ese Órgano Colegiado para Ministro/ Junta
AU-003-2015 presupuesto en el No se indica tema y se acuerda (n.° 6527-11-2015) "Solicitar al Director General presentar esta información reuerida en los juntaadministrativa@imp oficio n.° DVG-CMMQ-000090-2016 8/31/2015 2/17/2016 31/02/2016 Cumplida
Nacional cumplir con las recomendaciones emitidas en este informe. Administrativa
Departamento de Gestión de acuerdos 6502, 6503 y 6504". Con el fin de remitir al Ministro de Gobernación y Policía el informe renta.go.cr, teléfono
Recursos Humanos de la correspondiente al cumplimento de las recomendaciones de estos tres informes de la Auditoría Interna, le 2296-9570 ext. 114
Imprenta Nacional solicito indicarme en un plazo de 10 días hábiles, la situación de las mismas.
Informe sobre los procesos

de reclutamiento, selección, Lic. Carlos Rodríguez
Le transcribo las recomendaciones emitidas en relación al cargo que usted ocupa, con el fin de ser valoradas
reasignaciones y manejo de Peréz, correo
Imprenta e implementadas, así como informar a esta Dirección General dentro de un plazo de 8 días hábiles una vez oficio n.° DG-474-09-2015, DG-475-09-
AU-003-2015 presupuesto en el No se indica 4.2.1. Girar las directrices necesarias a las instancias correspondientes, para que se cumplan las Director General direccion@imprenta.go.c 8/31/2015 9/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional recibido el oficio, sobre las acciones a realizar, con el fin de subsanar las debilidades encontradas por la 2015
Departamento de Gestión de recomendaciones planteadas en este informe. r, teléfono 2296-9570
Auditoría en el informe de cita.
Recursos Humanos de la ext. 390
Imprenta Nacional

de reclutamiento, selección, Lic. Carlos Rodríguez
Le transcribo las recomendaciones emitidas en relación al cargo que usted ocupa, con el fin de ser valoradas
reasignaciones y manejo de Peréz, correo
Imprenta 4.2.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre el Acuerdo tomado por ese Órgano Colegiado para e implementadas, así como informar a esta Dirección General dentro de un plazo de 8 días hábiles una vez oficio n.° DG-474-09-2015, DG-475-09-
AU-003-2015 presupuesto en el No se indica Director General direccion@imprenta.go.c 8/31/2015 9/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional cumplir con las recomendaciones emitidas en este informe recibido el oficio, sobre las acciones a realizar, con el fin de subsanar las debilidades encontradas por la 2015
Departamento de Gestión de r, teléfono 2296-9570
Auditoría en el informe de cita.
Recursos Humanos de la ext. 390
Imprenta Nacional
2.2 Manual Descriptivo de Puestos Institucional

Informe sobre los procesos Para el año 2011 se confeccionó y fue aprobado por MIDEPLAN, la actualización del Organigrama para la Le solicito una prórroga para la entrega de la misma, para el día 15 de octubre del presente.
de reclutamiento, selección, Imprenta Nacional, ya que desde hace 23 años se vienen realizando cambios físicos en la estructura de la No existe un cronograma para la elaboración del Manual de Puestos, razón por la cual no hay seguimiento, Lic. Marco Mena Brenes,
reasignaciones y manejo de 4.3.1 Dar seguimiento al cronograma de acciones específico presentado por el Departamento de Director esto por cuanto no hay personal para la elaboración del mismo en el Departamento de Gestión de Recursos correo: Parcialmente
Imprenta Imprenta Nacional, pero no eran reflejados en el organigrama aprobado por MIDEPLAN. Sin embargo, a la fecha oficio n.° DAF-130-2015, n.° DAF-132- 07/10/2015,
Nacional
AU-003-2015 presupuesto en el Recursos Humanos para la elaboración del Manual de Clasificación de Puestos, con el propósito de Administrativo- Humanos. Sin embargo, sobre este tema se ha venido trabajando desde antes de que la Auditoría Interna mmena@imprenta.go.cr.
2015
8/31/2015
20/10/2015
Departamento de Gestión de de este estudio, permanece en la fase de iniciación el proceso de actualización del Manual Institucional de exigir que se cumplan los plazos establecidos y se pueda contar con este importante instrumento Financiero emitiera su informe en relación a este tema. Prueba de eso es que el día 24 de abril del 2015, funcionarios de , teléfono 2296-9570 ext. proceso
Recursos Humanos de la Puestos de la Imprenta Nacional, por lo que continua vigente la versión de 1988 y sus últimas modificaciones aprobado, divulgado y puesto en práctica, lo antes posible. (Hallazgo 2.2) Recursos Humanos asistierón con representantes del Servicio Civil. Lo anterior puede constatarse en la 186
Imprenta Nacional fueron realizadas el 15 de junio del 2005. Esta situación ya había sido recomendada en el Informe AU-001-2008 minuta hecha para la ocasión, mediante oficio n.° GIRH-268-2015.
de esta Auditoría Interna.
Informe sobre los procesos 2.5 Proceso de Reasignaciones, Presupuesto y Seguimiento a las Reasignaciones.
Para el caso de reasignaciones ascendentes, en especial de funcionarios pagados con presupuesto de Gobierno Le solicito una prórroga para la entrega de la misma, para el día 15 de octubre del presente.
de reclutamiento, selección, Lic. Marco Mena Brenes,
Central, el presupuesto asignado no es estimado en indicadores, ni basado en estudios formales preliminares, 4.3.2 Girar las instrucciones para que en lo sucesivo los traslados que se realicen a lo interno de la Respecto a esta recomendación, debo informar que la Dirección Administrativa Financiera, trató el tema en
reasignaciones y manejo de Director correo:
Imprenta institución cuenten con adecuados análisis técnicos y documentales que respalden dichos reunión del Comité Ejecutivo y el Director General Jorge Vargas, mediante circular DGC-018-07-2015, se oficio n.° DAF-130-2015, n.° DAF-132- 07/10/2015,
Nacional
AU-003-2015 presupuesto en el ajustados a la realidad de las funciones que está realizando la persona que desempeña el puesto en la movimientos y que al menos sean analizados previamente por la oficina de Recursos Humanos.
Administrativo-
procedió al cumplimiento de esta recomendación, por esa razón, la Dirección Administrativa Financiera
mmena@imprenta.go.cr.
2015
8/31/2015
20/10/2015
31/02/2016 Cumplida
departamento de Gestión de Institución, con información formal que provenga de los titulares subordinados o jefaturas de los empleados que Financiero , teléfono 2296-9570 ext.
(Hallazgo 2.5) consideró innecesario reiterar el tema. No obstante lo anterior, se instruyó a Recursos Humanos para que
Recursos Humanos de la ocupan un puesto determinado y que luego se les asigna funciones de mayor responsabilidad, u otros que se 186
hiciera una ampliación de este tema, lo cual se hizo por medio del oficio GIRH-510-2015.
Imprenta Nacional consideren razonables y legales.
Informe sobre los procesos 2.5 Proceso de Reasignaciones, Presupuesto y Seguimiento a las Reasignaciones.
de reclutamiento, selección, Para el caso de reasignaciones ascendentes, en especial de funcionarios pagados con presupuesto de Gobierno Lic. Marco Mena Brenes,
reasignaciones y manejo de Central, el presupuesto asignado no es estimado en indicadores, ni basado en estudios formales preliminares, 4.3.3 Solicitar al Departamento de Recursos Humanos, posterior a la puesta en marcha del nuevo Director Le solicito una prórroga para la entrega de la misma, para el día 15 de octubre del presente. correo: Parcialmente
Imprenta oficio n.° DAF-130-2015, n.° DAF-132- 07/10/2015,
Nacional
AU-003-2015 presupuesto en el ajustados a la realidad de las funciones que está realizando la persona que desempeña el puesto en la Manual de Puestos institucional, promover en coordinación con la administración un plan o programa Administrativo- Esta recomendación está pendiente de cumplimiento, debido a que depende de la recomendación contenida mmena@imprenta.go.cr.
2015
8/31/2015
20/10/2015
departamento de Gestión de Institución, con información formal que provenga de los titulares subordinados o jefaturas de los empleados que de capacitación, basado en las necesidades actuales de la Institución. (Hallazgo 2.5) Financiero en el punto 4.3.1. , teléfono 2296-9570 ext. proceso
Recursos Humanos de la ocupan un puesto determinado y que luego se les asigna funciones de mayor responsabilidad, u otros que se 186
Imprenta Nacional consideren razonables y legales.

de reclutamiento, selección, Lic. Marco Mena Brenes,
reasignaciones y manejo de Director Le solicito una prórroga para la entrega de la misma, para el día 15 de octubre del presente. correo: Parcialmente
Imprenta 4.3.4. Informar a esta Auditoría Interna sobre el Acuerdo tomado por ese Órgano Colegiado para oficio n.° DAF-130-2015, n.° DAF-132- 07/10/2015,
Nacional
AU-003-2015 presupuesto en el No se indica
cumplir con las recomendaciones emitidas en este informe
Administrativo- En este último punto, apenas se cuente con la información pendiente, estaremos informando sobre su mmena@imprenta.go.cr.
2015
8/31/2015
20/10/2015
departamento de Gestión de Financiero cumplimiento. , teléfono 2296-9570 ext. proceso
Recursos Humanos de la 186
Imprenta Nacional

2.1 Manuales de Procedimientos.
de reclutamiento, selección, 4.4.1 Establecer un mecanismo de revisión y supervisión, seguimiento y modificación para la
Durante todo el año 2012 y hasta el 2013, con el fin de dar cumplimiento a una recomendación de la Auditoría Interna, en Mcs. Marta Porras Vega, Parcialmente
reasignaciones y manejo de actualización de los Manuales de Procedimientos de la Oficina de Recursos Humanos, de acuerdo con
Imprenta relación a la carencia de Manuales de Procedimientos en la institución, la Administración Activa estableció una comisión Se incluirá dentro del plan de trabajo para el año 2016 la revisión y actualización del manual de correo: mporras@im
Nacional
AU-003-2015 presupuesto en el
para que orientara en la técnica de confección de Manuales Institucionales para los distintos procesos y funciones a cargo
la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de MIDEPLAN los cuales al Recursos Humanos
procedimiento del Departamento de Recursos Humanos. prenta.go.cr., Tél: 2296-
oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 cumplida / En
departamento de Gestión de menos contengan de forma detallada y clara todos los procedimientos que involucran y la normativa proceso
de los titulares subordinados, dentro de los cuales fue emitido Manual de Procedimientos para el Departamento de 9570 ext. 138
Recursos Humanos de la aplicable para cada proceso e informarse por los medios que consideren convenientes sobre el
Recursos Humanos.
Imprenta Nacional objetivo primordial de dicho documento y la correcta elaboración y redacción del mismo.
A finales del año 2014 se presentó un cronograma de actividades, sin embargo, este ha debido variarse dado
que el Depto. de Gestión de Recursos Humanos no cuenta con el recurso humano suficiente para llevar a
cabo este proceso, se cumplió con la recolección de cuestionarios y algunas coordinaciones con funcionarios
de la Dirección General de Servicio Civil. De estas reuniones se concluyó que el proceso de actualización del
Informe sobre los procesos 2.2 Manual Descriptivo de Puestos Institucional
Manual de Clases Institucional en las condiciones actuales de del Depto. de Recursos Humanos se ajustaría
de reclutamiento, selección, Para el año 2011 se confeccionó y fue aprobado por MIDEPLAN, la actualización del Organigrama para la Imprenta
4.4.2 Concluir en el plazo establecido en el cronograma del plan para la elaboración del Manual de a un plazo no menor de 3 años. Mcs. Marta Porras Vega, Parcialmente
reasignaciones y manejo de Nacional, ya que desde hace 23 años se vienen realizando cambios físicos en la estructura de la Imprenta Nacional, pero
Imprenta Clasificación de puestos Institucional e informar a la administración los avances del mismo, someter a Producto de las limitaciones antes señaladas se han efectuado diversas gestiones ante empresas privada y correo: mporras@im
Nacional
AU-003-2015 presupuesto en el no eran reflejados en el organigrama aprobado por MIDEPLAN. Sin embargo, a la fecha de este estudio, permanece en la
la aprobación dicho manual para su divulgación y conocimiento de todo el personal así como su
Recursos Humanos
el C1CAP (UCR), para presentar a la administración una propuesta para que sea una empresa especializada prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de fase de iniciación el proceso de actualización del Manual Institucional de Puestos de la Imprenta Nacional, por lo que proceso
puesta en práctica. externa la que realice este proyecto, contando con toda la colaboración de Recursos Humanos y el resto de 9570 ext. 138
Recursos Humanos de la continua vigente la versión de 1988 y sus últimas modificaciones fueron realizadas el 15 de junio del 2005. Esta situación ya
los funcionarios interesados.
Imprenta Nacional había sido recomendada en el Informe AU-001-2008 de esta Auditoría Interna.
Es importante resaltar que la administración ha dado prioridad a otras áreas administrativas y de producción
para dotarlas de personal, no así al Dpto. de Recursos Humanos, que desde hace más de diez años cuenta
con la misma cantidad de funcionarios, asumiendo constantemente mayores responsabilidades tanto a nivel
interno como a nivel externo.

2.3 Promociones internas
de reclutamiento, selección,
Según lo establecido en la normativa, cuando queda vacante un puesto en la institución, se debe en primera instancia Mcs. Marta Porras Vega,
reasignaciones y manejo de Es competencia de la jefatura de Recursos Humanos por delegación de la Dirección General de Servicio
Imprenta aplicar un ascenso directo a la plaza inmediata superior, mediante el artículo 26 de la Convención Colectiva y 20 del 4.4.3 Verificar que los diferentes motivos planteados en las justificaciones cuando no se aplica las correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el Recursos Humanos Civil, llevar a cabo esta labor y por tanto la razonabilidad, suficiencia, competencia y pertinencia de acuerdo oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, con el objetivo de promover la carrera administrativa institucional, si la plaza no promociones internas, sean razonables y con una justificación suficiente, competente y pertinente. prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de con su criterio, es aceptable.
se llenara, se procederá con el concurso interno, entre los trabajadores nombrados en propiedad de la Imprenta Nacional, 9570 ext. 138
Recursos Humanos de la
dando prioridad para llenar la plaza al personal interno de la institución.
Imprenta Nacional

Según lo establecido en la normativa, cuando queda vacante un puesto en la institución, se debe en primera
Informe sobre los procesos instancia aplicar un ascenso directo a la plaza inmediata superior, mediante el artículo 26 de la Convención
de reclutamiento, selección, Colectiva y 20 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, con el objetivo de promover la carrera
administrativa institucional, si la plaza no se llenara, se procederá con el concurso interno, entre los trabajadores Mcs. Marta Porras Vega,
reasignaciones y manejo de
Imprenta 4.4.4 Establecer mejores mecanismos de supervisión y control interno sobre la coherencia y el correo: mporras@im
Nacional
AU-003-2015 presupuesto en el nombrados en propiedad de la Imprenta Nacional, dando prioridad para llenar la plaza al personal interno de la contenido de la documentación generada durante este proceso. Recursos Humanos Para futuros procesos de Concursos Internos se tomará nota de la recomendación dada.
prenta.go.cr., Tél: 2296-
oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
departamento de Gestión de institución. 9570 ext. 138
Recursos Humanos de la 2.7 Realización, revisión y aprobación de funciones en procesos de Recursos Humanos.
Imprenta Nacional En el Departamento de Recursos Humanos, las funciones de los procesos auditados se encuentran distribuidas
entre los diferentes analistas, como por ejemplo el proceso denominado “Concurso Interno”, el cual se integra de
varios procedimientos y tareas.
Según lo establecido en la normativa, cuando queda vacante un puesto en la institución, se debe en primera instancia Mcs. Marta Porras Vega,
Imprenta aplicar un ascenso directo a la plaza inmediata superior, mediante el artículo 26 de la Convención Colectiva y 20 del 4.4.5 Poner en práctica y verificar el cumplimiento de la normativa establecida tanto en el Reglamento correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el Recursos Humanos Para futuros procesos de Concursos Internos se tomará nota de la recomendación dada. oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, con el objetivo de promover la carrera administrativa institucional, si la plaza no del Estatuto del Servicio Civil como en la Convención Colectiva. prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de
se llenara, se procederá con el concurso interno, entre los trabajadores nombrados en propiedad de la Imprenta Nacional, 9570 ext. 138
dando prioridad para llenar la plaza al personal interno de la institución.
Imprenta Nacional

Según lo establecido en la normativa, cuando queda vacante un puesto en la institución, se debe en primera
instancia aplicar un ascenso directo a la plaza inmediata superior, mediante el artículo 26 de la Convención
Colectiva y 20 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, con el objetivo de promover la carrera
Informe sobre los procesos administrativa institucional, si la plaza no se llenara, se procederá con el concurso interno, entre los trabajadores
de reclutamiento, selección, nombrados en propiedad de la Imprenta Nacional, dando prioridad para llenar la plaza al personal interno de la El procedimiento que se ha seguido al día de hoy se encuentra debidamente respaldado por la normativa Mcs. Marta Porras Vega,
reasignaciones y manejo de 4.4.6 Realizar una aplicación transparente en la promoción interna, que garantice objetividad,
Imprenta institución. vigente, razón por la que se continuara aplicando. Sobre las decisiones que los jefaturas tomen al respecto el correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el seguridad y legalidad, con el fin de utilizar este recurso como un elemento componente en el aumento Recursos Humanos oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional 2.5 Proceso de Reasignaciones, Presupuesto y Seguimiento a las Reasignaciones. Departamento de Recursos Humanos no tiene injerencia, sin embargo, se protege en todo momento el prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de del grado de satisfacción de los empleados y proteger el capital humano y su experiencia profesional.
Para el caso de reasignaciones ascendentes, en especial de funcionarios pagados con presupuesto de Gobierno respeto a la normativa. 9570 ext. 138
Imprenta Nacional Central, el presupuesto asignado no es estimado en indicadores, ni basado en estudios formales preliminares,
ajustados a la realidad de las funciones que está realizando la persona que desempeña el puesto en la
Institución, con información formal que provenga de los titulares subordinados o jefaturas de los empleados que
ocupan un puesto determinado y que luego se les asigna funciones de mayor responsabilidad, u otros que se
consideren razonables y legales.
2.4 Horario Mixto

El 05 de marzo del 2013, mediante oficio N°DG-057-2013, la administración solicita a la Asesoría Legal lo siguiente:
“coordinar lo que corresponda con la Oficina de Recursos Humanos, con el fin de elaborar contratos de trabajo, que Mcs. Marta Porras Vega,
reasignaciones y manejo de Siempre se han verificado los horarios (mixto-diurno), pero los acuerdos posteriores a que llegan las jefaturas
Imprenta deberán firmar todos los funcionarios que ingresen a la institución en forma interina o en propiedad, que claramente 4.4.7. Verificar que se cumpla con los horarios establecidos en los “formularios de aceptación” y correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el Recursos Humanos y los funcionarios de acuerdo con los requerimientos de cada unidad de trabajo en razón del trabajo que se oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional establezca la jornada mixta…”. No obstante; en dicho documento no se expresan instrucciones directas, por parte de la contratos para el puesto, establecido por la administración. prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de les presenta, no son competencia del Departamento de Recursos Humanos.
administración a la Oficina de Recursos Humanos acerca del tema y tampoco se suministró el documento final a esta 9570 ext. 138
Auditoría Interna, con las coordinaciones, gestiones o análisis técnicos, realizados entre ambos departamentos, con
Imprenta Nacional
respecto a la solicitud de la administración en el tema.
2.4 Horario Mixto

El 05 de marzo del 2013, mediante oficio N°DG-057-2013, la administración solicita a la Asesoría Legal lo siguiente:
“coordinar lo que corresponda con la Oficina de Recursos Humanos, con el fin de elaborar contratos de trabajo, que Mcs. Marta Porras Vega,
reasignaciones y manejo de 4.4.8 Para los casos de funcionarios contratados en horario mixto y que asisten a laborar en horario
Imprenta deberán firmar todos los funcionarios que ingresen a la institución en forma interina o en propiedad, que claramente Circular GIRH-569-2015, dirigido a directores, jefes, encargados, personal en general, se transcribe esta correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el ordinario, solicitar al Jefe respectivo una nota justificando el motivo del cambio de horario. (Hallazgo Recursos Humanos oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional establezca la jornada mixta…”. No obstante; en dicho documento no se expresan instrucciones directas, por parte de la recomendación. prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de 2.4)
administración a la Oficina de Recursos Humanos acerca del tema y tampoco se suministró el documento final a esta 9570 ext. 138
Auditoría Interna, con las coordinaciones, gestiones o análisis técnicos, realizados entre ambos departamentos, con
Imprenta Nacional
respecto a la solicitud de la administración en el tema.

2.5 Proceso de Reasignaciones, Presupuesto y Seguimiento a las Reasignaciones.
Para el caso de reasignaciones ascendentes, en especial de funcionarios pagados con presupuesto de Gobierno Central, el 4.4.9 En lo sucesivo, implementar una herramienta de trabajo debidamente documentada que permita Mcs. Marta Porras Vega,
reasignaciones y manejo de En la actualidad de acuerdo con la normativa vigente (art. 115 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil)
Imprenta presupuesto asignado no es estimado en indicadores, ni basado en estudios formales preliminares, ajustados a la realidad mantener un control sobre la permanencia de las funciones que realiza el personal, posterior a un correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el Recursos Humanos se aplica acta a todo el personal que haya sido objeto de un estudio de puesto, en el periodo de oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional de las funciones que está realizando la persona que desempeña el puesto en la Institución, con información formal que proceso de reasignación ascendente, para poder detectar cambios en las funciones o procesos prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de provisionalidad (6 meses posteriores), por lo tanto, la herramienta ya existe y se aplica.
provenga de los titulares subordinados o jefaturas de los empleados que ocupan un puesto determinado y que luego se les dolosos. 9570 ext. 138
asigna funciones de mayor responsabilidad, u otros que se consideren razonables y legales.
Imprenta Nacional

2.5 Proceso de Reasignaciones, Presupuesto y Seguimiento a las Reasignaciones. De acuerdo con la normativa vigente (art 110, 111 y 118 de Reglamento del Estatuto de Servicio Civil), el
Para el caso de reasignaciones ascendentes, en especial de funcionarios pagados con presupuesto de Gobierno Central, el 4.4.10 En lo sucesivo, para la elaboración del cálculo del presupuesto de reasignaciones, solicitar con jerarca determina el inicio de consolidación de funciones, en la Imprenta Nacional todas las jefaturas realizan Mcs. Marta Porras Vega,
Imprenta presupuesto asignado no es estimado en indicadores, ni basado en estudios formales preliminares, ajustados a la realidad antelación a las jefaturas el criterio de funcionarios que han variado sustancialmente sus funciones, se la solicitud a la Dirección General, y consta en los expedientes personales de los funcionarios, cada año correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el Recursos Humanos oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional de las funciones que está realizando la persona que desempeña el puesto en la Institución, con información formal que encuentren en proceso de consolidación de funciones y que tengan probabilidades de reasignarse el cuando se realiza el proceso de elaboración del anteproyecto de presupuesto se revisan los expedientes prenta.go.cr., Tél: 2296-
provenga de los titulares subordinados o jefaturas de los empleados que ocupan un puesto determinado y que luego se les siguiente año. personales y de acuerdo con esta información se incluye lo correspondiente en el subpartida de 9570 ext. 138
asigna funciones de mayor responsabilidad, u otros que se consideren razonables y legales. reasignaciones (sujeto a contenido presupuestario). Continuaremos con este procedimiento.
Imprenta Nacional

de reclutamiento, selección, 2.6 Puestos con ubicación presupuestaria distinta a la real o a la del organigrama.
4.4.11 Realizar las gestiones necesarias, para que el traslado presupuestario de un puesto, se realice Los plazos (lineamientos) para efectuar los cambios en la relación de puestos (traslados presupuestarios) Mcs. Marta Porras Vega,
reasignaciones y manejo de Basado en información obtenida de la oficina de Recursos Humanos, se pudo observar que algunos puestos de
Imprenta a la mayor brevedad, inmediatamente de realizar la resolución de traslado de funcionario, con el fin de están dados por el Ministerio de Hacienda anualmente, el Departamento de Gestión Institucional de Recursos correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el funcionarios se encuentran ubicados en un programa presupuestario diferente al que pertenecen y también en unidades Recursos Humanos oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional lograr que todos los puestos posean la misma ubicación presupuestaria según el Departamento en el Humanos, no tiene competencia para intervenir en este tipo de disposiciones es decir el plazo anual prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de diferentes a las del organigrama. En algunos casos, se producen traslados de funcionarios entre diferentes unidades, en
que se encuentre el funcionario realizando las labores. establecido. 9570 ext. 138
Recursos Humanos de la especial en el área operativa, sin enterar a la Oficina de Recursos Humanos sobre dichos movimientos.
Imprenta Nacional

4.4.12 En lo sucesivo, informar a la administración y a todo el personal, sobre la importancia de Mcs. Marta Porras Vega,
Imprenta informar al Departamento de Recursos Humanos, los traslados que se realizan a lo interno de la Circular GIRH-569-2015, dirigido a directores, jefes, encargados, personal en general, se transcribe esta correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el funcionarios se encuentran ubicados en un programa presupuestario diferente al que pertenecen y también en unidades Recursos Humanos oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional institución y las posibles repercusiones de no realizar esta acción, así como la importancia de que recomendación. prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de diferentes a las del organigrama. En algunos casos, se producen traslados de funcionarios entre diferentes unidades, en
todos cuenten con los análisis técnicos respectivos. 9570 ext. 138
Imprenta Nacional

4.4.13 Posterior a la puesta en marcha del nuevo Manual de Puestos institucional, promover en Mcs. Marta Porras Vega, Parcialmente
Imprenta coordinación con la administración un plan de incentivo a los funcionarios a través del sistema de Se elevará la recomendación a la Comisión de Becas cuando corresponda, para evaluar el plan de incentivos correo: mporras@im
Nacional
AU-003-2015 presupuesto en el funcionarios se encuentran ubicados en un programa presupuestario diferente al que pertenecen y también en unidades
becas, para que más funcionarios estudien profesiones atientes a los proyectos actuales o futuros de
Recursos Humanos
referido. prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de diferentes a las del organigrama. En algunos casos, se producen traslados de funcionarios entre diferentes unidades, en proceso
la institución. 9570 ext. 138
Imprenta Nacional

de reclutamiento, selección, 4.4.14 En lo sucesivo, implementar una medida de control que subsane las falencias sobre el
2.7 Realización, revisión y aprobación de funciones en procesos de Recursos Humanos. Mcs. Marta Porras Vega,
reasignaciones y manejo de adecuado ingreso de datos en la documentación generada para cada uno de los procesos realizados
Imprenta En el Departamento de Recursos Humanos, las funciones de los procesos auditados se encuentran distribuidas entre los Memorándum interno GIRH-570-2015, para los compañeros de Recursos Humanos, enviado por correo, con correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el en el Departamento de Recursos Humanos que al menos contenga, el “Realizado por:” “Revisado Recursos Humanos oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional diferentes analistas, como por ejemplo el proceso denominado “Concurso Interno”, el cual se integra de varios la misma informción de esta recomendación. prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de por:” y “Autorizado por:”, durante todo el desarrollo del proceso y que minimice el nivel de riesgo
procedimientos y tareas. 9570 ext. 138
Recursos Humanos de la humano en la realización de los procesos.
Imprenta Nacional

de reclutamiento, selección, 2.8 Ejecución de partidas del presupuesto Junta Administrativa asignadas a Recursos Humanos
Este proceso se realiza con el Departamento Financiero del Ministerio de Gobernación, se coordinara lo Mcs. Marta Porras Vega,
reasignaciones y manejo de El Departamento de Recursos Humanos es responsable de la administración de los recursos presupuestarios de algunas 4.4.15 En lo sucesivo, implementar un control sobre la ejecución presupuestaria de las sub partidas
Imprenta necesario con el Departamento Financiero de la Imprenta Nacional. Oficio GIRH-568-2015, para lograr un correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el sub partidas relacionadas con su cargo, tales como: pago de salarios, retribuciones, reasignaciones, capacitación, tiempo que posee asignadas el Departamento de Recursos Humanos, con el fin de mantener conciliaciones Recursos Humanos oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional control cruzado de la información, se requiere de su parte mensualmente un reporte de cierre de mes, esto prenta.go.cr., Tél: 2296-
departamento de Gestión de extra, recargos de funciones, mantenimiento y reparación de equipo de oficina, entre otras, todo correspondiente al con el Departamento de Contabilidad.
mientras el nuevo sistema integrado lo pueda generar. 9570 ext. 138
Recursos Humanos de la presupuesto de la Junta Administrativa.
Imprenta Nacional
2.9 Supervisión de los procesos.

Durante el desarrollo de esta Auditoría, se detectaron algunas inconsistencias en los procesos auditados, mismas que
fueron mencionadas en hallazgos anteriores, tales como: detalles en cuanto al adecuado registro de la información durante Mcs. Marta Porras Vega,
Imprenta los procesos, controles sobre presupuesto de la Junta Administrativa asignado al Departamento de Recursos Humanos, 4.4.16 Establecer un sistema de supervisión para todos los procesos que se realizan en la Oficina de correo: mporras@im
AU-003-2015 presupuesto en el Recursos Humanos Existe la supervisión de parte de la jefatura, se tomara nota de lo recomendado. oficio n.° GIRH-567-2015 8/31/2015 10/29/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional problemática de reasignaciones de puestos, errores en la elaboración y desactualización de los Manuales de Gestión Institucional de Recursos Humanos y dejar evidencia escrito de lo mismo. prenta.go.cr., Tél: 2296-
Procedimientos, incongruencias en cuanto a la ubicación presupuestaria de los puestos y la ubicación real, inobservancia 9570 ext. 138
del cumplimiento de las condiciones propuestas en los puestos, observancia tanto en el cumplimiento de los tecnicismos
Imprenta Nacional
que establece la normativa como a la objetividad que debe prevalecer en las promociones internas entre otras.
En diferentes sesiones de la Junta Directiva se han analizado los informes de la Auditoría Interna. Al respecto
el 14 de octubre del 2015 se toman los acuerdos n.° 6502, 6503 y 6504 mediante los cuales se le solicitaba
remitir un plan de acción para cumplir con las recomendaciones emitidas en dichos informes. María del Rocío
Seguimiento a la 4.1. Al Ministro de Gobernación y Policía/Seguridad Pública Dado que estos acuerdos no fueron cumplidos, en la sesión del 25 de noviembre del 2015 se retoma este Calderón Quirós, correo
Imprenta Ministro y Junta
AU-004-2015 administración del proyecto No se indica 4.1.1 Girar las directrices necesarias a las instancias competentes, para que se cumplan las tema y se acuerda n.° 6527-11-2015) "Solicitar al Director General presentar esta información requerida en juntaadministrativa@imp oficio n.° DVG-CMMQ-000090-2016 8/31/2015 2/17/2016 31/02/2016 Cumplida
Nacional Administrativa
de Sistema Integrado recomendaciones planteadas en este Informe. los acuerdos 6502; 6503 y 6504" renta.go.cr, teléfono
Con el fin de remitir al Ministro de Gobernación y Policía el informe correspondiente al cumplimiento de las 2296-9570 ext. 114
recomendaciones de estos tres informes de la Auditoría Interna, le solicito indicarme en un plazo de 10 días
hábiles, la situación de las mismas.
En diferentes sesiones de la Junta Directiva se han analizado los informes de la Auditoría Interna. Al respecto
el 14 de octubre del 2015 se toman los acuerdos n.° 6502, 6503 y 6504 mediante los cuales se le solicitaba
remitir un plan de acción para cumplir con las recomendaciones emitidas en dichos informes. María del Rocío
Seguimiento a la Dado que estos acuerdos no fueron cumplidos, en la sesión del 25 de noviembre del 2015 se retoma este Calderón Quirós, correo
Imprenta 4.1.2 Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Ministro y Junta
AU-004-2015 administración del proyecto No se indica tema y se acuerda n.° 6527-11-2015) "Solicitar al Director General presentar esta información requerida en juntaadministrativa@imp oficio n.° DVG-CMMQ-000090-2016 8/31/2015 2/17/2016 31/02/2016 Cumplida
Nacional recomendaciones emitidas en este Informe. Administrativa
de Sistema Integrado los acuerdos 6502; 6503 y 6504" renta.go.cr, teléfono
Con el fin de remitir al Ministro de Gobernación y Policía el informe correspondiente al cumplimiento de las 2296-9570 ext. 114
recomendaciones de estos tres informes de la Auditoría Interna, le solicito indicarme en un plazo de 10 días
hábiles, la situación de las mismas.

Les trascribo las recomendaciones emitidas en atención al cargo que usted ocupa, con el fin de ser valoradas
Seguimiento a la Peréz, correo
Imprenta e implementadas, así como informar a esta Dirección General dentro de un plazo de 8 días hábiles una vez oficio n.° DG-477-09-2015, DG-480-09- 26/09/2015,
AU-004-2015 administración del proyecto No se indica 4.2.1. Girar las instrucciones respectivas a quien(es) corresponda, para que se cumplan las Dirección General direccion@imprenta.go.c 8/31/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional recibido el presente oficio, sobre las accion es a realizar, con el fin de subsanar las debilidades encontradas 2015, DG-476-09-2015 24/09/2015
de Sistema Integrado recomendaciones planteadas en este Informe. r, teléfono 2296-9570
por la Auditoria en el informe de cita.
ext. 390

Seguimiento a la 2.7 Comisión de Informática / Comisión del Sistema Integrado Peréz, correo
Imprenta 4.2.2. Definir la continuidad de la Comisión de Informática y/o Comisión del Sistema Integrado, con la e implementadas, así como informar a esta Dirección General dentro de un plazo de 8 días hábiles una vez oficio n.° DG-477-09-2015, DG-480-09- 26/09/2015,
AU-004-2015 administración del proyecto Existe conformada una Comisión para el Proyecto Sistema Integrado, la cual según el correo enviado por la Sra. Kathia Dirección General direccion@imprenta.go.c 8/31/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional finalidad de que no exista duplicidad de funciones. recibido el presente oficio, sobre las accion es a realizar, con el fin de subsanar las debilidades encontradas 2015, DG-476-09-2015 24/09/2015
de Sistema Integrado López, Asistente de la Dirección. r, teléfono 2296-9570
ext. 390

Seguimiento a la Peréz, correo
Imprenta 4.2.3. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las e implementadas, así como informar a esta Dirección General dentro de un plazo de 8 días hábiles una vez oficio n.° DG-477-09-2015, DG-480-09- 26/09/2015,
AU-004-2015 administración del proyecto No se indica Dirección General direccion@imprenta.go.c 8/31/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional recomendaciones emitidas en este Informe. recibido el presente oficio, sobre las accion es a realizar, con el fin de subsanar las debilidades encontradas 2015, DG-476-09-2015 24/09/2015
de Sistema Integrado r, teléfono 2296-9570
ext. 390
Con relación a este aspecto; cada uno de los miembros de la Comisión es responsable de la implementación
del sistema en las áreas bajo su cargo. Por lo que han tenido un alto involucramiento y conocimiento, de un
sistema que depende de la integración de procesos para su uso exitoso.
El sistema ha sido desarrollado bajo una concepción en la que se impide la concentración de información y
2.1 Administración del Proyecto. procesos, ya que habilita acceso a los diferentes módulos y procesos a partir de las necesidades de los Lic. Carlos Montero
Seguimiento a la Según el Lic. Carlos Montero Delgado, Jefe de Informática, el rol de líder del proyecto en la parte técnica se dio por puestos que cada colaborador desempeña. Permitiendo además los cruces o seguimiento de información que Delgado, correo
Imprenta 4.3.1. Capacitar a los miembros de la comisión con el fin de que todos conozcan el estado del Comisión del Sistema Comisión de informática y Sistemas
AU-004-2015 administración del proyecto asumido por parte de la Administración al suponer que el fiscalizador y el Administrador de un proyecto, debe ser la misma mejora la toma de decisiones institucionales a partir de la determinación de resultados e indicadores. cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional proyecto así como canalizar las consultas, con el fin de mantener información de manera oportuna y Integrado Integrados
de Sistema Integrado persona. Los líderes operativos no técnicos, fueron nombrados y aceptaron su rol en el Informe 002 del 29 de mayo del Cada unidad ha generado una lista de aplicaciones, reportes, pendientes a la fecha (se adjunta correos cr., tél. 2296-9570 ext.
sobretodo evitar la concentración en una sola persona.
2013, punto 10, pero no fue nombrado formalmente por el Director General ni se le definieron las funciones por escrito. electrónicos que lo comprueban (Anexo 1). Además, en diferentes reuniones de ambos Comités se ha 156
invitado a Jefes de Departamento (Financiero, Proveeduría y Recursos Humanos) a realizar presentaciones
sobre la situación del Sistema Integrado en las áreas que representan. También se ha incluído como punto
fijo en la agenda de reuniones del Comité de Informática el tema del Sistema Integrado. Lo anterior consta en
las minutas emitidas posterior a estas reuniones.
Lic. Carlos Montero

2.2 Compromiso del personal Encargado de las Áreas. Mensualmente se realizan convocatorias con los encargados de cada uno de los procesos de Producción,
Seguimiento a la 4.3.2. Convocar a los encargados de las diferentes áreas, con el objetivo de efectuarles una charla, Delgado, correo
Imprenta Los líderes operativos no técnicos, fueron nombrados y aceptaron su rol en el Informe 002 del 29 de mayo del 2013. Por tal Comisión del Sistema dentro de esta se mantiene como tema fijo en la agenda a tratar, el proceso de Sistemas Integrados. En Comisión de Informática y Sistemas
AU-004-2015 administración del proyecto acerca de la importancia del proyecto “Sistema Integrado”, comprometiéndolos a una mayor cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional razón, por medio del Oficio INF-036-2015 del 30 de marzo del 2015 y dirigido al Sr. Jorge Vargas Espinoza, Director Integrado estas reuniones se dan a conocer los avances del proceso y se escucha la experiencia y sugerencias de los Integrados
de Sistema Integrado participación e identificación con el proyecto. cr., tél. 2296-9570 ext.
General, el Lic. Carlos Montero establece como responsables. usuarios.
156
2.3 Comunicación a los colaboradores.

Lic. Carlos Montero
Aún cuando no es correcto que se recarguen las labores del proyecto Sistema Integrado a la parte informática, el Lic.
Seguimiento a la 4.3.3. Comunicar a las jefaturas de cada proceso que como parte de la función de la Comisión del Delgado, correo
Imprenta Carlos Montero, Jefe de Informática, en su condición de miembro de la Comisión del Sistema Integrado, menciona que Comisión del Sistema La Dirección Administrativa Financiera ha visto como metodología de involucramiento del personal el Comisión de Informática y Sistemas
AU-004-2015 administración del proyecto Sistema Integrado, sobre sus responsabilidades, para que se involucren más y conozcan los roles que cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional cuando por su sugerencia le indica a un funcionario como debe realizar alguna tarea, como parte de la nueva forma de Integrado nombramiento de “súper usuarios” que se responsabilicen del manejo de flujos específicos del proyecto. Integrados
de Sistema Integrado deben desempeñar en el proyecto del “Sistema Integrado”. cr., tél. 2296-9570 ext.
llevarla a cabo, es común recibir una de muestra de actitud indicando: “usted no es mi jefe”, asumiendo que podría no
156
realizar la función.
Se ha dimensionado la necesidad de involucrar a cada uno de los colaboradores en el proceso como única
2.4 Satisfacción de Requerimientos.
vía posible para el éxito del mismo. Por lo anterior, se realizaron diferentes comunicados vía correo Lic. Carlos Montero
El Sistema Integrado viene a mejorar el rendimiento en el cumplimiento de las tareas y la operación misma de los procesos
Seguimiento a la electrónico como: el 16 de Abril del 2015 enviado por la Dirección de Producción, sobre información sobre los Delgado, correo
Imprenta de la Imprenta Nacional, pero la implementación ha sido de manera paulatina, por lo que los usuarios de los módulos que 4.3.4. Realizar reuniones constantes de concientización del personal, para que elaboren un plan de Comisión del Sistema Comisión de Informática y Sistemas
AU-004-2015 administración del proyecto avances en el tema de Sistemas Integrados; el 20 de abril de 2015 enviado por la Dirección de Producción, cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional han sido entregados consideran que más bien entraba las tareas que realizan, por lo que no pueden dar una opinión pruebas del sistema, para que se familiaricen con el nuevo módulo. Integrado Integrados
de Sistema Integrado sobre información varia de Sistemas Integrados, específicamente sobre las implicaciones de proceso en cada cr., tél. 2296-9570 ext.
positiva del eficiente funcionamiento, ya que la forma integral del sistema no les permite determinarlo sino hasta que la
área de supervisión; correo electrónico 14 de mayo del 2015 enviado por la Dirección de Producción, sobre la 156
implementación de todos los módulos se finalice y se realice una operación integrada de todo.
cantidad de traslados vía sistema en el módulo de producción.
2.5. Administración de Recursos Financieros. Lic. Carlos Montero

Para el Módulo que incluye los temas de Recursos Humanos los cuales involucran a toda las institución, se
Seguimiento a la En conversación sostenida con el Lic. Montero Jefe de Informática, menciona que, debido a la falta de identificación de 4.3.5. Desarrollar charlas de explicación y motivación a los encargados y usuarios clave de los Delgado, correo
Imprenta Comisión del Sistema ha planteado un modelo de capacitaciones por tareas de acuerdo a la habilitación de las mismas en el Comisión de Informática y Sistemas
AU-004-2015 administración del proyecto algunos usuarios con el proyecto, se ha tenido que recurrir al personal de Gbsys que está en pleno desarrollo de los diferentes módulos del sistema, con el fin de exponer los beneficios del proyecto, y lograr de ellos a cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional Integrado Sistema; por ejemplo: la Evaluación de desempeño y el más reciente el proceso de autorización de Integrados
de Sistema Integrado módulos, para dar soporte a situaciones que se hubieran podido evitar si se hubiera tenido una consciente identificación con través de actividades, la concientización del desarrollo del mismo. cr., tél. 2296-9570 ext.
vacaciones.
el proyecto de parte de algunos usuarios. 156
En el comité se han presentado informes sobre las etapas del proyecto tal y como se ha mencionado en
2.6. Capacitación 4.3.6. Solicitar a los encargados de las direcciones de Producción, Comercialización y Administrativa, recomendaciones anteriores. Lic. Carlos Montero
Seguimiento a la En consulta realizada vía correo electrónico a personal usuario involucrado en la operación de módulos ya entregados, se presenten un informe con el estado de la capacitación en los módulos del Sistema Integrado que En cuanto a la capacitación, es importante aclarar que la misma es de forma inductiva y personalizada con Delgado, correo
Imprenta Comisión del Sistema Comisión de Informática y Sistemas
AU-004-2015 administración del proyecto tienen opiniones diversas acerca de la capacitación que han recibido, algunos mencionan que si la han recibido pero muy utilizan en su proceso, así como la recepción de los manuales operativos de los diferentes módulos cada uno de usuarios del sistema, en la cual se ha avanzado mucho, quedando muy poco personal sin cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional Integrado Integrados
de Sistema Integrado básica, otros que no y otros más optimistas indican que si, agregan además que no han recibido manuales de operación en correspondientes a los procesos de cada área, mediante el cual se puede detectar las necesidades en recibirla con respecto a las etapas en las cuales se está en proceso. Por ejemplo se han realizado algunas cr., tél. 2296-9570 ext.
los que puedan realizar consultas. capacitación. para: los procesos de evaluaciones de desempeño, autorización de vacaciones, traslado de sobre por 156
unidades y requisiciones de materiales entre otros.
Con respecto al cronograma y plazos para el desarrollo e implementación del proyecto. Este comité solicitará
2.8 Cumplimiento de Cronograma de Actividades la bitácora y un nuevo cronograma con los plazos y acciones que están pendientes, hasta la finalización del Lic. Carlos Montero
Seguimiento a la Existe un cronograma de cumplimiento presentado por la empresa GBsys, al inicio del proyecto con la Oferta, el cual fue 4.3.7. Realizar un inventario real de los pendientes con el Sistema Integrado, y desarrollar en el corto proyecto del sistema integrado. El mismo deberá incluir los tiempos de garantía Post- Implementación. Delgado, correo
AU-004-2015 administración del proyecto revisado y actualizado en reuniones de trabajo en la primera fase del desarrollo del proyecto. Actualmente, se trabaja un plazo, un cronograma de actividades para el cumplimiento de esos pendientes para finalizar el Por lo anterior, las semanas previas se ha contactado a cada uno de los responsables de las áreas cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
de Sistema Integrado cronograma de trabajo en un archivo de Project, en el cual se van actualizando los avances, según el cumplimiento de las proyecto. El mismo debe incluir el tiempo de garantía Post-Implementación, según la contratación. involucradas en el proyecto, con la finalidad de establecer un listado de requerimientos faltantes a la fecha, cr., tél. 2296-9570 ext.
tareas del proyecto. así como cualquier otro aspecto que debe ser solicitado a la empresa previamente a la finalización del 156
proyecto.
2.9 Atenciones en el sitio (Comité de Usuarios)

Lic. Carlos Montero
Como parte de atención al proyecto y al usuario, los representantes de la Compañía GBSys, realizan “Atenciones en el Todo requerimiento es canalizado por medio de los responsables de la implementación y solo bajo la
Seguimiento a la 4.3.8. Implementar en el corto tiempo, debido a la fecha de finalización del proyecto, una bitácora, Delgado, correo
Imprenta Sitio”, normalmente con los representantes de los usuarios, en las cuales se realizan ajustes a las pantallas que utilizan en Comisión del Sistema autorización del Director del área y con el aval del fiscalizador del proyecto. De igual forma se documenta las Comisión de Informática y Sistemas
AU-004-2015 administración del proyecto cada vez que se realice una visita del analista representante de la empresa GBSys para soporte en el cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional su proceso, llegando a acuerdos de cambios o modificaciones importantes. De estas visitas, no se deja evidencia de lo Integrado visitas y labor realizada. Integrados
de Sistema Integrado sitio a los usuarios. cr., tél. 2296-9570 ext.
solicitado por el usuario, ni de los trabajos realizados por la empresa, de manera escrita, únicamente se escriben en una
156
pizarra, la cual luego se borra.
2.10 Documentación de los sistemas Lic. Carlos Montero

Seguimiento a la En reunión sostenida con uno de los representantes de la Compañía GBSys, señor Gustavo Álvarez, se pudo comprobar En el Departamento de Informática mantiene un expediente físico con toda la documentación referente al Delgado, correo
AU-004-2015 administración del proyecto que el desarrollo de la documentación operativa de las diferentes pantallas, las están dejando para el final del proyecto. En 4.3.9. Solicitar al proveedor del sistema la documentación completa que interviene en el proyecto. sistema. De igual forma en cada Dirección se lleva la información histórica referente a las áreas bajo su cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
de Sistema Integrado este momento, según el Sr. Álvarez, se están ocupando de la capacitación del personal usuario y de las visitas al sitio, para cargo. cr., tél. 2296-9570 ext.
atender cualquier consulta o inquietud del usuario. 156
Lic. Carlos Montero
Seguimiento a la Delgado, correo Parcialmente
Imprenta 4.3.10. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Comisión del Sistema
Nacional
AU-004-2015 administración del proyecto No se indica
recomendaciones emitidas en este Informe. Integrado
La Dirección General, crea el informe para presentarlo a la Auditoría Interna. cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 31/02/2016 cumplida / En
de Sistema Integrado cr., tél. 2296-9570 ext. proceso
156
La Comisión de Informática es un grupo asesor, que genera recomendaciones en materia de informática.
Dentro de sus competencias más importantes está el asesorar a la Junta Administrativa y al Director
Ejecutivo, adquisición y administración de los sistemas de información, los recursos humanos, materiales y
Lic. Carlos Montero
4.4. A la Comisión Informática. financieros que se destinen para su desarrollo, quienes tomaran la decisión, previo informe de la Comisión.
Seguimiento a la 2.7 Comisión de Informática / Comisión del Sistema Integrado Delgado, correo
Imprenta 4.4.1. Definir en el corto plazo, los cambios pendientes en su reglamento, con el fin de que se reinicie La misma opera a partir de lo estipulado en el Reglamento No. 172, creado el 15 de Febrero del 2006. Comisión de informatica y Sistemas
AU-004-2015 administración del proyecto Existe conformada una Comisión para el Proyecto Sistema Integrado, la cual según el correo enviado por la Sra. Kathia Comisión Informatica cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 10/26/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional su operación, para que se encargue de los proyectos informáticos institucionales, siguiendo las En lo que respecta a los proyectos que se desarrollen dentro de la Imprenta Nacional en este momento y a Integrados
de Sistema Integrado López, Asistente de la Dirección. cr., tél. 2296-9570 ext.
funciones que se le atribuyen. futuro, deberán crearse comités o grupos de trabajo, de las Unidades o Departamentos involucrados, para
156
darle el debido seguimiento a estos, así como establecer un encargado del proyecto por parte del
Departamento de Informática, con el fin de llevar la Coordinación y seguimiento del mismo, por ser el área
técnica especializada.
Lic. Carlos Montero
Seguimiento a la Delgado, correo Parcialmente
Imprenta 4.4.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las
Nacional
recomendaciones emitidas en este Informe.
Comisión Informatica La Dirección General, crea el informe para presentarlo a la Auditoría Interna. cmontero@imprenta.go. 8/31/2015 31/02/2016 cumplida / En
de Sistema Integrado cr., tél. 2296-9570 ext. proceso
156
2.3 Comunicación a los colaboradores. En correo del 16 de abril del 2015, se informa sobre los avances en el tema; en correo electrónico del 20 de
Ing. Max Carranza Arce,
Aun cuando no es correcto que se recarguen las labores del proyecto Sistema Integrado a la parte informática, el Lic. abril del 2015, sobre información varia; en correo electrónico 14 de mayo del 2015, sobre la cantidad de
Seguimiento a la 4.5. Al Encargado de la Dirección de Producción de la Imprenta Nacional. correo:
Imprenta Carlos Montero, Jefe de Informática, en su condición de miembro de la Comisión del Sistema Integrado, menciona que Dirección de traslados vía sistema en el módulo de producción. Además en las convocatorias que mensualmente se
AU-004-2015 administración del proyecto 4.5.1. Comunicar a su personal a cargo la necesidad de involucrarse con el proyecto, atendiendo con mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 257-2015 8/31/2015 10/27/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional cuando por su sugerencia le indica a un funcionario como debe realizar alguna tarea, como parte de la nueva forma de Producción realizan con los encargados de cada uno de los procesos, es un tema fijo en la agenda a tratar. En estas
de Sistema Integrado responsabilidad las tareas a realizar, con el fin de que se logre el mejor éxito en el proyecto. .cr, teléfono 2296-9570
llevarla a cabo, es común recibir una de muestra de actitud indicando: “usted no es mi jefe”, asumiendo que podría no reuniones se dan a conocer los avances de proceso y se escucha la experiencia y sugerencias de los
ext. 210
realizar la función. usuarios.

El Sistema Integrado viene a mejorar el rendimiento en el cumplimiento de las tareas y la operación misma de los procesos En el caso de la produción de impresos la aplicación es una herramienta totalmente nueva, ya que, anterior a
Seguimiento a la correo:
Imprenta de la Imprenta Nacional, pero la implementación ha sido de manera paulatina, por lo que los usuarios de los módulos que 4.5.2. Comunicar a sus colaboradores, las necesidades que dieron el cambio a la nueva herramienta y Dirección de esta digitalización todo el procedimiento de trasiego de sobres, materia prima, producto terminado,
AU-004-2015 administración del proyecto mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 257-2015 8/31/2015 10/27/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional han sido entregados consideran que más bien entraba las tareas que realizan, por lo que no pueden dar una opinión las ventajas que tendrán para la ejecución de las labores, con la utilización de la misma. Producción inventarios en proceso y demás. Se realizaba de manera física con documentación impresa. Por lo anterior
de Sistema Integrado .cr, teléfono 2296-9570
positiva del eficiente funcionamiento, ya que la forma integral del sistema no les permite determinarlo sino hasta que la ha sido sencillo visualizar la necesidad y un requerimiento planteado por los mismos colaboradores.
ext. 210
2.5. Administración de Recursos Financieros. Ing. Max Carranza Arce,

Se puede agregar la iniciativa que se realizó por parte de la Dirección General a nivel de jefes, encargados y
Seguimiento a la En conversación sostenida con el Lic. Montero Jefe de Informática, menciona que, debido a la falta de identificación de 4.5.3. Implementar entre sus colaboradores mediante el desarrollo de actividades, buscando la correo:
Imprenta Dirección de personal en general de realizar un conversatorio sobre la implementación de sistemas integrados, donde se
AU-004-2015 administración del proyecto algunos usuarios con el proyecto, se ha tenido que recurrir al personal de Gbsys que está en pleno desarrollo de los identificación de estos con el proyecto, con lo que se logrará un resultado exitoso en la ejecución de mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 257-2015 8/31/2015 10/27/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional Producción explicó claramente el proyecto, las etapas, las implicaciones, los beneficios, los requerimientos por parte de
de Sistema Integrado módulos, para dar soporte a situaciones que se hubieran podido evitar si se hubiera tenido una consciente identificación con cada labor de una manera más eficiente. .cr, teléfono 2296-9570
cada área, se evacuaron dudas, se atendieron sugerencias y recomendaciones.
el proyecto de parte de algunos usuarios. ext. 210
Los usuarios directos del módulo II de producción, han sido capacitados en las tareas de los procesos que a
la fecha están en pruebas. Se ha convocado a estas capacitaciones vía correo electrónico en un área
4.5.4. Realizar una medición del nivel de capacitación en los módulos implementados en sus destinada para realizarlo de modo práctico. De la misma han participado los programadores de la empresa
2.6. Capacitación Ing. Max Carranza Arce,
procesos, tomando en cuenta los Manuales Operativos que deben ser entregados a los usuarios e GBSYS, los encargados de procesos de producción y supervisores. Teniendo un proceso de
Seguimiento a la En consulta realizada vía correo electrónico a personal usuario involucrado en la operación de módulos ya entregados, se correo:
Imprenta identificar las debilidades en esta materia con el fin de que en conjunto con la Comisión de Sistema Dirección de retroalimentación muy productivo para ambas partes.
AU-004-2015 administración del proyecto tienen opiniones diversas acerca de la capacitación que han recibido, algunos mencionan que si la han recibido pero muy mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 257-2015 8/31/2015 10/27/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional Integrado se realicen actividades para reforzar, con lo que se lograría un mejoramiento en la Producción Sin embargo, es necesario aclarar que aún la integración del sistema no se ha dado en su totalidad, ya que
de Sistema Integrado básica, otros que no y otros más optimistas indican que si, agregan además que no han recibido manuales de operación en .cr, teléfono 2296-9570
motivación del personal operativo, que utiliza el módulo, buscando así una ejecución de tareas más hay módulos en proceso de desarrollo, pruebas, ajustes u otras etapas que impiden una ejecución completa
los que puedan realizar consultas. ext. 210
óptima. de labores por medio de Sistema. Lo anterior hace que el proceso de capacitación y la entrega de un Manual
Operativo final no se haya dado por concluída. Por lo que, los compañeros de la empresa desarrolladora
continúan atendiendo usuarios y acompañando el proceso.
Seguimiento a la correo: Parcialmente
Imprenta 4.5.5. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Dirección de
Nacional
recomendaciones emitidas en este Informe. Producción
La Dirección General, crea el informe para presentarlo a la Auditoría Interna. mcarranza@imprenta.go 8/31/2015 31/02/2016 cumplida / En
de Sistema Integrado .cr, teléfono 2296-9570 proceso
ext. 210
2.3 Comunicación a los colaboradores.

Lic. Sandra Gamboa
Aun cuando no es correcto que se recarguen las labores del proyecto Sistema Integrado a la parte informática, el Lic.
Seguimiento a la 4.6. A la Encargada de la Dirección de Comercialización de la Imprenta Nacional. Con oficio N.° 120 del 20 de noviembre del 2014 se le comunicó a los jefes de Departamento a mi cargo, la Salazar correo:
Imprenta Carlos Montero, Jefe de Informática, en su condición de miembro de la Comisión del Sistema Integrado, menciona que Dirección de
AU-004-2015 administración del proyecto 4.6.1. Comunicar a su personal a cargo la necesidad de involucrarse con el proyecto, atendiendo con necesidad de colaboración para el desarrollo del proyecto. sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° DC-173 8/31/2015 9/28/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional cuando por su sugerencia le indica a un funcionario como debe realizar alguna tarea, como parte de la nueva forma de Comercialización
de Sistema Integrado responsabilidad las tareas a realizar, con el fin de que se logre el mejor éxito en el proyecto. Posteriormente a ello se realizarón varias reuniones de coordinación para el avance del proyecto. r; teléfono 2296-9570
llevarla a cabo, es común recibir una de muestra de actitud indicando: “usted no es mi jefe”, asumiendo que podría no
ext. 200
realizar la función.

Lic. Sandra Gamboa
Seguimiento a la Este punto está pendiente debido a que al día de hoy todavía esta Dirección no cuenta con herramientas Salazar correo:
Imprenta de la Imprenta Nacional, pero la implementación ha sido de manera paulatina, por lo que los usuarios de los módulos que 4.6.2. Comunicar a sus colaboradores, las necesidades que dieron el cambio a la nueva herramienta y Dirección de
AU-004-2015 administración del proyecto nuevas de trabajo que puedan ser utilizadas para el desarrollo de las tareas. Las mismas están en proceso sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° DC-173 8/31/2015 9/28/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional han sido entregados consideran que más bien entraba las tareas que realizan, por lo que no pueden dar una opinión las ventajas que será para la ejecución de las labores, la utilización de la misma. Comercialización
de Sistema Integrado de elaboración por parte de la empresa proveedora. r; teléfono 2296-9570
ext. 200
2.5. Administración de Recursos Financieros. Lic. Sandra Gamboa

Seguimiento a la En conversación sostenida con el Lic. Montero Jefe de Informática, menciona que, debido a la falta de identificación de 4.6.3. Implementar entre sus colaboradores mediante del desarrollo de actividades la identificación de Salazar correo:
Imprenta Dirección de
AU-004-2015 administración del proyecto algunos usuarios con el proyecto, se ha tenido que recurrir al personal de Gbsys que está en pleno desarrollo de los estos con el proyecto, buscando así un resultado exitoso en la ejecución de cada labor de una manera Igualmente que el punto anterior se está a la espera de la culminación del sistema. sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° DC-173 8/31/2015 9/28/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional Comercialización
de Sistema Integrado módulos, para dar soporte a situaciones que se hubieran podido evitar si se hubiera tenido una consciente identificación con más eficiente. r; teléfono 2296-9570
el proyecto de parte de algunos usuarios. ext. 200
4.6.4. Realizar una medición del nivel de capacitación en los módulos implementados en sus
2.6. Capacitación Lic. Sandra Gamboa
procesos, tomando en cuenta los Manuales Operativos que deben ser entregados a los usuarios e
Seguimiento a la En consulta realizada vía correo electrónico a personal usuario involucrado en la operación de módulos ya entregados, se Salazar correo:
Imprenta identificar las debilidades en esta materia con el fin de que en conjunto con la Comisión de Sistema Dirección de Este punto igual que los anteriores se podrían realizar una vez que se nos entregue el sistema, así como
AU-004-2015 administración del proyecto tienen opiniones diversas acerca de la capacitación que han recibido, algunos mencionan que si la han recibido pero muy sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° DC-173 8/31/2015 9/28/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional Integrado se realicen actividades para reforzar, con lo que se lograría un mejoramiento en la Comercialización cuando se nos brinde la capacitación, ya que alas mismas están en proceso.
de Sistema Integrado básica, otros que no y otros más optimistas indican que si, agregan además que no han recibido manuales de operación en r; teléfono 2296-9570
motivación del personal operativo, que utiliza el módulo, buscando así una ejecución de tareas más
los que puedan realizar consultas. ext. 200
óptima. (Ver hallazgo 2.6)
Lic. Sandra Gamboa

Seguimiento a la Salazar correo: Parcialmente
Imprenta 4.6.5. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Dirección de
Nacional
recomendaciones emitidas en este Informe. Comercialización
La Dirección General, crea el informe para presentarlo a la Auditoría Interna. sgamboa@imprenta.go.c 8/31/2015 31/02/2016 cumplida / En
de Sistema Integrado r; teléfono 2296-9570 proceso
ext. 200
2.3 Comunicación a los colaboradores. Esta recomendación se ha implementado de diferentes formas, mediante comunicación oral en distintas
Aún cuando no es correcto que se recarguen las labores del proyecto Sistema Integrado a la parte informática, el Lic. actividades, por ejemplo, en reuniones informales con los subalternos involucrados en el desarrollo del
Seguimiento a la 4.7. Al Encargado de la Dirección Administrativa de la Imprenta Nacional. Dirección correo:
Imprenta Carlos Montero, Jefe de Informática, en su condición de miembro de la Comisión del Sistema Integrado, menciona que proyecto, también en reuniones formales, especialmente convocadas para tratar ese tema, y en el despacho
AU-004-2015 administración del proyecto 4.7.1. Comunicar a su personal a cargo la necesidad de involucrarse con el proyecto, atendiendo con Administrativa- mmena@imprenta.go.cr. Oficio n.° DAF-133-2015 8/31/2015 10/20/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional cuando por su sugerencia le indica a un funcionario como debe realizar alguna tarea, como parte de la nueva forma de de la Dirección General (igualmente para tratar ese tema exclusivamente). Además, la Dirección General se
de Sistema Integrado responsabilidad las tareas a realizar, con el fin de que se logre el mejor éxito en el proyecto. Financiera , teléfono 2296-9570 ext.
llevarla a cabo, es común recibir una de muestra de actitud indicando: “usted no es mi jefe”, asumiendo que podría no dio a la tarea de reunir a todo el personal de la Institución, en el área de la soda, para informar sobre el
186
realizar la función. avance del proyecto y atender consultas.

Seguimiento a la Dirección Al igual que el punto anterior, esto se ha hecho de manera reiterativa. Debo aclarar que dichos comunicados, correo:
Imprenta de la Imprenta Nacional, pero la implementación ha sido de manera paulatina, por lo que los usuarios de los módulos que 4.7.2. Comunicar a sus colaboradores, las necesidades que dieron el cambio a la nueva herramienta y
AU-004-2015 administración del proyecto Administrativa- se han realizado de manera oral y no por escrito, debido a que la mayoría de las jefaturas de esta Dirección, mmena@imprenta.go.cr. Oficio n.° DAF-133-2015 8/31/2015 10/20/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional han sido entregados consideran que más bien entraba las tareas que realizan, por lo que no pueden dar una opinión las ventajas que será para la ejecución de las labores, la utilización de la misma.
de Sistema Integrado Financiera participan activamente de una u otra forma en el desarrollo de este proyecto. , teléfono 2296-9570 ext.
186
2.5. Administración de Recursos Financieros. Lic. Marco Mena Brenes,

Seguimiento a la En conversación sostenida con el Lic. Montero Jefe de Informática, menciona que, debido a la falta de identificación de 4.7.3. Implementar entre sus colaboradores mediante del desarrollo de actividades la identificación de Dirección Este punto se ha desarrollado de manera similar al punto 4.7.1 y 4.7.2, pero ademas, la Dirección correo:
Imprenta
AU-004-2015 administración del proyecto algunos usuarios con el proyecto, se ha tenido que recurrir al personal de Gbsys que está en pleno desarrollo de los estos con el proyecto, buscando así un resultado exitoso en la ejecución de cada labor de una manera Administrativa- Administrativa Financiera motivó a algunos jefes, a realizar comunicados por escrito a sus subalternos, para mmena@imprenta.go.cr. Oficio n.° DAF-133-2015 8/31/2015 10/20/2015 31/02/2016 Cumplida
Nacional
de Sistema Integrado módulos, para dar soporte a situaciones que se hubieran podido evitar si se hubiera tenido una consciente identificación con más eficiente. Financiera que cumplan con sus responsabilidades relacionadas con el proyecto. , teléfono 2296-9570 ext.
el proyecto de parte de algunos usuarios. 186
4.7.4. Realizar una medición del nivel de capacitación en los módulos implementados en sus
2.6. Capacitación Lic. Marco Mena Brenes,
procesos, tomando en cuenta los Manuales Operativos que deben ser entregados a los usuarios e
Seguimiento a la En consulta realizada vía correo electrónico a personal usuario involucrado en la operación de módulos ya entregados, se Dirección correo:
Imprenta identificar las debilidades en esta materia con el fin de que en conjunto con la Comisión de Sistema Esta recomendación está pendiente, pues debe esperarse a que el contratista adjudicado con este proyecto, Pendiente
AU-004-2015 administración del proyecto tienen opiniones diversas acerca de la capacitación que han recibido, algunos mencionan que si la han recibido pero muy Administrativa- mmena@imprenta.go.cr. Oficio n.° DAF-133-2015 8/31/2015 10/20/2015 31/02/2016
Nacional Integrado se realicen actividades para reforzar, con lo que se lograría un mejoramiento en la entregue los manuales operativos del mismo.
de Sistema Integrado básica, otros que no y otros más optimistas indican que si, agregan además que no han recibido manuales de operación en Financiera , teléfono 2296-9570 ext.
motivación del personal operativo, que utiliza el módulo, buscando así una ejecución de tareas más
los que puedan realizar consultas. 186
óptima.

Seguimiento a la Dirección correo: Parcialmente
Imprenta 4.7.5. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las
Nacional
recomendaciones emitidas en este informe.
Administrativa- En el momento en el cual estén cumplidas estas recomendaciones se estará informando como es pertinente. mmena@imprenta.go.cr. Oficio n.° DAF-133-2015 8/31/2015 10/20/2015 31/02/2016 cumplida / En
de Sistema Integrado Financiera , teléfono 2296-9570 ext. proceso
186
Nota: AU-001-2015 es Informe de seguimiento 2014-2015.
Informe de Control Interno Rocío Calderón Quirós,

sobre el proceso de 4.1 Al Ministro de Seguridad Pública Junta Administrativa, correo,
Imprenta La administración activa en un plazo no mayor a 3 días hábiles, posteriores a la presentación del informe, a Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos No se indica 4.1.1. Girar las directrices necesarias a las instancias correspondientes, para que se cumplan las Ministro de Seguridad rcalderon@imprenta.go. oficio n.° A.I. 196-2014 12/5/2014 11/14/2014 6/5/2015
Nacional argumentar por escrito y presentar las pruebas de descargo que consideraran pertinentes.
comerciales de la Imprenta recomendaciones planteadas en este informe. Pública cr.; tel 2296-9570, ext.
Nacional 114
Informe de Control Interno Rocío Calderón Quirós,

sobre el proceso de Junta Administrativa, correo,
Imprenta 4.1.2. Informar a esta Auditoría Interna sobre el Acuerdo tomado por ese Órgano Colegiado para La administración activa en un plazo no mayor a 3 días hábiles, posteriores a la presentación del informe, a Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos No se indica Ministro de Seguridad rcalderon@imprenta.go. oficio n.° A.I. 196-2014 12/5/2014 11/14/2014 6/5/2015
Nacional cumplir con las recomendaciones emitidas en este informe argumentar por escrito y presentar las pruebas de descargo que consideraran pertinentes.
comerciales de la Imprenta Pública cr.; tel 2296-9570, ext.
Nacional 114
2.1 Actitud del personal hacia las labores que realiza

Del total de Jefes consultados, el 80% opina que el personal a su cargo presenta problemas de actitud en cuanto a la
identificación con el trabajo que realizan y los objetivos departamentales. Según ellos, presentan falta de compromiso
organizacional, dejando entrever que gran parte de los funcionarios no realizan las tareas con el mayor sentido de
responsabilidad, conciencia y cuidado. También, presentan problemas de puntualidad, incumplen el horario de comidas y
descanso, abusan del uso del teléfono celular, convirtiéndose en un elemento de constante distracción en el desempeño en
Informe de Control Interno Lic. Carlos Rodriguez
las labores. Además, los subordinados presentan molestias cuando se les sanciona o se les llama la atención por asuntos
sobre el proceso de 4.2.1 Girar instrucciones por escrito para implementar a la mayor brevedad posible el Manual de Perez, correo;
Imprenta de disciplina o errores en el trabajo que ejecutan. Me diante a el oficio n.° 250-2014 de fecha 19 de junio del 2014 procedí a dar la aprobación del plan de Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos Clasificación de Puestos, en el cual, al menos se establezca el título de los puestos, clara descripción Dirección General crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-046-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional 2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos actualización institucional de puestos.
comerciales de la Imprenta de funciones, responsabilidades atinentes a jefaturas y supervisores y demás puestos involucrados en .cr; tel. 2296-9570 ext.
De acuerdo a información obtenida mediante la aplicación de técnicas de Auditoria, se pudo corroborar varias quejas de los
Nacional el proceso de Diarios Oficiales. 113.
clientes interpuestas ante la oficina de Contraloría de Servicios institucional, debido a los excesivos lapsos de espera para
que el cliente obtenga su publicación efectiva en los Diarios Oficiales. Inclusive, excediendo los 74 días de espera, en otros
casos se ha extraviado el documento durante el proceso en el área operativa, perdiéndose en muchos de los casos el
término legal de los mismos, obligando al cliente a reprogramar el término legal del documento y posteriormente interponer
la queja formal en la Imprenta Nacional, para iniciar nuevamente el trámite de publicación y dependiendo de la situación,
ingresar nuevamente el documento con el fin de generar un nuevo número de documento.

Informe de Control Interno 4.2.2 Gestionar cursos para la capacitación del personal, principalmente a los que ocupan puestos de Lic. Carlos Rodriguez
sobre el proceso de jefatura y supervisión involucrados en el proceso de Diarios Oficiales, que al menos contemplen temas Perez, correo;
Imprenta descanso, abusan del uso del teléfono celular, convirtiéndose en un elemento de constante distracción en el desempeño en Mediante oficio n.° DG-043-01-2015 le solicité a la Licda. Marta Porras Vega, jefe del Departamento de Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos de liderazgo, procesos administrativos, elementos e importancia del Control Interno, manejo de Dirección General crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-046-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional las labores. Además, los subordinados presentan molestias cuando se les sanciona o se les llama la atención por asuntos Gestión de Recursos Humanos lo correspodiente a estas recomendaciones
comerciales de la Imprenta personal, estadísticas, adecuada valoración de riesgos entre otros importantes para un buen .cr; tel. 2296-9570 ext.
de disciplina o errores en el trabajo que ejecutan.
Nacional desempeño de sus funciones en el área operativa. 113.
2.13 Supervisión en el proceso de los Diarios Oficiales
se pudo determinar que la supervisión ejercida por el Director de Producción, hacia el proceso de Diarios Oficiales, es débil,
esporádica, inadecuada e inconstante, limitándose a meras consultas y opiniones cuando se presenta alguna situación que
lo requiera.
identificación con el trabajo que realizan y los objetivos departamentales. Según ellos, presentan falta de compromiso 4.2.3 Después de la puesta en práctica del Manual descriptivo de puestos específico para la Imprenta
sobre el proceso de Perez, correo;
Imprenta organizacional, dejando entrever que gran parte de los funcionarios no realizan las tareas con el mayor sentido de Nacional y en especial para las unidades involucradas en el proceso de Diarios Oficiales, se deberá Mediante oficio n.° DG-043-01-2015 le solicité a la Licda. Marta Porras Vega, jefe del Departamento de Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos Dirección General crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-046-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional responsabilidad, conciencia y cuidado. También, presentan problemas de puntualidad, incumplen el horario de comidas y justificar racionalmente y bajo un análisis técnico los traslados del personal, para evitar que los Gestión de Recursos Humanos lo correspodiente a estas recomendaciones
comerciales de la Imprenta .cr; tel. 2296-9570 ext.
descanso, abusan del uso del teléfono celular, convirtiéndose en un elemento de constante distracción en el desempeño en mismos afecten o debiliten su producción.
Nacional 113.

Informe de Control Interno descanso, abusan del uso del teléfono celular, convirtiéndose en un elemento de constante distracción en el desempeño en Lic. Carlos Rodriguez
4.2.4 Girar las instrucciones para que en adelante el proceso de Valoración de Riesgos, sea realizado
sobre el proceso de las labores. Además, los subordinados presentan molestias cuando se les sanciona o se les llama la atención por asuntos Perez, correo;
Imprenta por el jerarca y los titulares subordinados (Directores, supervisores y Jefes) de las diferentes Unidades Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos de disciplina o errores en el trabajo que ejecutan. Dirección General Se giraron instrucciones con el fin de que se cumpla con lo dispuesto en el presente informe de Auditoría. crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-046-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional o procesos operativos, como lo establece la ley en coordinación con el encargado de SEVRI
comerciales de la Imprenta 2.3 Sistema de Valoración de Riesgos y Evaluación del Control Interno para el proceso de Diarios Oficiales. .cr; tel. 2296-9570 ext.
Institucional en cuanto a los formularios a usar y la orientación técnica al respecto.
Nacional El 80% de las jefaturas de las unidades auditadas, indican que desconocen la forma en la que es realizada la respectiva 113.
valoración de riesgos en la unidad a su cargo, así como los datos que en dichas matrices se exponen. Esta Auditoria solicitó
la última valoración de riesgos ejecutada al área operativa, específicamente a las unidades involucradas en el proceso de
producción de los Diarios Oficiales y la misma se encuentra firmada únicamente por el Supervisor Offset, el 07 de febrero
del 2012. Situación que comprueba que los jefes o encargados de las unidades que participan en el proceso de los Diarios
Oficiales no participan directamente en este proceso.
2.3 Sistema de Valoración de Riesgos y Evaluación del Control Interno para el proceso de Diarios Oficiales.
Informe de Control Interno El 80% de las jefaturas de las unidades auditadas, indican que desconocen la forma en la que es realizada la respectiva Lic. German Quirós
sobre el proceso de valoración de riesgos en la unidad a su cargo, así como los datos que en dichas matrices se exponen. Esta Auditoria solicitó 4.2.5 Girar las instrucciones para la implementación de guías de autoevaluación adaptadas al ámbito Este punto ha sido debidamente subsanado, tanto por los miembros responsables del área operativa como la Agüero, correo
Imprenta Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos la última valoración de riesgos ejecutada al área operativa, específicamente a las unidades involucradas en el proceso de de competencia específico de cada unidad o proceso, con el fin de cumplir con lo establecido en la Planificación Unidad de Planificación mediante el proceso de Control Interno institucional, en cumplimiento a la normativa y gquiros@imprenta.go.cr. oficio n.° 39-2014 UCI-UP 12/5/2014 12/5/2014 6/5/2015
Nacional
comerciales de la Imprenta producción de los Diarios Oficiales y la misma se encuentra firmada únicamente por el Supervisor Offset, el 07 de febrero normativa y jurisprudencia de la Contraloría General. jurisprudencia de la Contraloria General. , tel. 2296-9570, ext.
Nacional del 2012. Situación que comprueba que los jefes o encargados de las unidades que participan en el proceso de los Diarios 148.
Oficiales no participan directamente en este proceso.
2.6 Sistema Oracle de registro y almacenaje de la información de los Diarios Oficiales.

Mediante las técnicas de Auditoria aplicadas respecto del uso y funcionamiento del sistema Oracle, se pudo determinar que
el mismo ya no se ajusta a las necesidades internas, tampoco a las exigencias del entorno y avances tecnológicos de la
actualidad. También, se considera que el deficiente funcionamiento del sistema Oracle, puede ser producido por un
inadecuado ingreso de datos y uso del mismo, de igual manera posee deficiencias que afectan su funcionamiento como
herramienta.
2.7 Procedimientos y funcionamiento de la herramienta Portal Web.
Recientemente, la Institución implementó una nueva herramienta, para ofrecer al cliente la posibilidad de tramitar sus
Informe de Control Interno documentos de forma digital, por medio de un Portal Web transaccional. Lo anterior, con el objetivo de agilizar el servicio, 4.2.6 Girar las instrucciones a la Comisión de Informática para que el desarrollo del sistema se realice Lic. Carlos Rodriguez
sobre el proceso de pero desde la puesta en marcha de este instrumento a la fecha, se presentan algunas inconsistencias en el funcionamiento de acuerdo con lo contratado, que permita y reúna todas las condiciones necesarias de integración de Perez, correo;
Imprenta Se genero el oficio n.° DG-045-01-2014 dirigido al Lic. Carlos Montero Delgado, jefe Departamento de Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos y logística de los procedimientos implementados, para lograr el proceso total de ingreso y envío a Producción, generando procesos, permitiendo una trasferencia de la información más expedita, fluida y automatizada para Dirección General crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-046-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional Informática, para que se le brinde atención a lo mencionado en dichas recomendaciones.
comerciales de la Imprenta errores en cadena en diferentes etapas del proceso productivo. finalmente un adecuado, ingreso, registro y almacenamiento de la información en el proceso .cr; tel. 2296-9570 ext.
Nacional 2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos productivo de los Diarios Oficiales. 113.

el mismo ya no se ajusta a las necesidades internas, tampoco a las exigencias del entorno y avances tecnológicos de la
actualidad. También, se considera que el deficiente funcionamiento del sistema Oracle, puede ser producido por un
herramienta.
2.7 Procedimientos y funcionamiento de la herramienta Portal Web.
Recientemente, la Institución implementó una nueva herramienta, para ofrecer al cliente la posibilidad de tramitar sus
Informe de Control Interno documentos de forma digital, por medio de un Portal Web transaccional. Lo anterior, con el objetivo de agilizar el servicio, Lic. Carlos Rodriguez
sobre el proceso de pero desde la puesta en marcha de este instrumento a la fecha, se presentan algunas inconsistencias en el funcionamiento 4.2.7 En lo sucesivo, girar las instrucciones para que los responsables establezcan por escrito Perez, correo;
Imprenta S e genero el oficio n.° DG-045-01-2014 dirigido al Lic. Carlos Montero Delgado, jefe departamento de Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos y logística de los procedimientos implementados, para lograr el proceso total de ingreso y envío a Producción, generando medidas de contingencia y soliciten los recursos necesarios que conlleven la implementación de Dirección General crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-046-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional Informatica, para que se le brinde atención a lo mencionado en dichas recomendaciones
comerciales de la Imprenta errores en cadena en diferentes etapas del proceso productivo. nuevas herramientas de trabajo para los diferentes servicios que presta la Imprenta. .cr; tel. 2296-9570 ext.
Nacional 2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos 113.

sobre el proceso de 4.2.8 Solicitar al Departamento de Informática un informe sobre el avance a la fecha de las soluciones Perez, correo;
Imprenta el mismo ya no se ajusta a las necesidades internas, tampoco a las exigencias del entorno y avances tecnológicos de la S e genero el oficio n.° DG-045-01-2014 dirigido al Lic. Carlos Montero Delgado, jefe departamento de Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos pendientes a las inconsistencias expuestas por los usuarios externo e internos del Portal Web, a fin de Dirección General crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-046-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional actualidad. También, se considera que el deficiente funcionamiento del sistema Oracle, puede ser producido por un Informatica, para que se le brinde atención a lo mencionado en dichas recomendaciones
comerciales de la Imprenta buscar las medidas correctivas, para un adecuado funcionamiento del mismo. .cr; tel. 2296-9570 ext.
Nacional 113.
herramienta.

Imprenta 4.2.9 Informar a esta Auditoría Interna sobre lo realizado por ustedes para el cumplimiento de las Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos No se indica Dirección General De este mismo oficio se le envio copia Auditoria Interna. crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-046-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional recomendaciones emitidas en este informe.
Nacional 113.
Los mismos servicios

Informe de Control Interno
las labores. Además, los subordinados presentan molestias cuando se les sanciona o se les llama la atención por asuntos 4.3 Al Director de Producción y Supervisor del proceso productivo de los Diarios Oficiales
sobre el proceso de
Imprenta de disciplina o errores en el trabajo que ejecutan. 4.3.1 Definir por escrito e implementar mecanismos de incentivos para el personal involucrado en el Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos Beneficios de convención colectiva, soda, servicios médicos, día de vacaciones La Institución 12/5/2014 6/5/2015
Nacional 2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos proceso de Diarios Oficiales, con el fin de mejorar los problemas de actitud y generar un ambiente de
comerciales de la Imprenta
De acuerdo a información obtenida mediante la aplicación de técnicas de Auditoria, se pudo corroborar varias quejas de los motivación en el desarrollo de las operaciones de los Diarios Oficiales.
Nacional
ingresar nuevamente el documento con el fin de generar un nuevo número de documento
identificación con el trabajo que realizan y los objetivos departamentales. Según ellos, presentan falta de compromiso oficios n.° 07-SOF-14, 09-SOF-14,
organizacional, dejando entrever que gran parte de los funcionarios no realizan las tareas con el mayor sentido de SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
responsabilidad, conciencia y cuidado. También, presentan problemas de puntualidad, incumplen el horario de comidas y 2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
descanso, abusan del uso del teléfono celular, convirtiéndose en un elemento de constante distracción en el desempeño en 28-2014, 48-SOF-2014.
2.10 Falta de estandarización en la forma de desarrollar procesos internos para el “pase de documentos”.
se determinó que la Unidad de Fotocomposición maneja discrepancias con el resto de las Unidades involucradas en el
proceso de Diarios oficiales, en cuanto a la forma de aplicar algunos procesos. Esta discordancia radica en el proceso
denominado “Pase de documentos” y los sistemas de información utilizados por el Jefe de Fotocomposición para controlar
los documentos que serán formateados en la unidad a su cargo. Para una mejor comprensión, es importante mencionar que
17/02/2014,
el “pase de documentos” corresponde a un mecanismo de control que debe ser aplicado en primera instancia por el Orlando Brenes Zúñiga,
Informe de control interno 27/02/2014, Parcialmente
Departamento de Publicaciones y consiste en una liberación de los documentos al área operativa, posteriormente a la El supervisor de estas áreas envio a las unidades correspondientes amonestaciones verbales, consultas, correo
Imprenta sobre el proceso de 4.3.2 Girar las instrucciones por escrito y aplicar mecanismos y herramientas, mediante las cuales se Supervisión Pre- 23/05/2014, cumplida / En
AU-002-2014 liberación de estos documentos al área operativa, cada unidad va adoptando los documentos conforme se le suministre el reparaciones de equipo, girar instrucciones he informar, para que se corrigan los errores que hasta el día obrenes@imprenta.go.cr 12/5/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios evidencie la supervisión al personal involucrado en el proceso productivo de los Diarios Oficiales. prensa, Prensa 24/03/2014, proceso
material, con el objetivo de controlar en que etapa del área productiva se encuentran procesando los documentos. Además, eran reiterativos. ., tel. 2296-9570, ext.
oficiales Imprenta Nacional 23/05/2014,
siendo el “pase de documentos” un requerimiento necesario para que la Unidad de Formación de Diarios, última en la ruta 116.
12/11/2014.
productiva de los Diarios oficiales, pueda asignar la fecha donde será publicado cada documento.
2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos
2.13 Supervisión en el proceso de los Diarios Oficiales
se pudo determinar que la supervisión ejercida por el Director de Producción, hacia el proceso de Diarios Oficiales, es débil,
esporádica, inadecuada e inconstante, limitándose a meras consultas y opiniones cuando se presenta alguna situación que oficios n.° 07-SOF-14, 09-SOF-14,
lo requiera. SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
2.1 Actitud del personal hacia las labores que realiza 28-2014, 48-SOF-2014.
descanso, abusan del uso del teléfono celular, convirtiéndose en un elemento de constante distracción en el desempeño en 17/02/2014,
Orlando Brenes Zúñiga,
Informe de control interno las labores. Además, los subordinados presentan molestias cuando se les sanciona o se les llama la atención por asuntos 27/02/2014, Parcialmente
correo
Imprenta sobre el proceso de de disciplina o errores en el trabajo que ejecutan. 4.3.3 Aplicar mecanismos y herramientas justas, objetivas y adecuadas para sancionar al personal de Supervisión Pre- El supervisor de estas áreas envio a las unidades correspondientes amonestaciones verbales, para que se 23/05/2014, cumplida / En
AU-002-2014 obrenes@imprenta.go.cr 12/5/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios 2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos acuerdo a la magnitud de la falta, a la luz de la normativa existente. prensa, Prensa corrigan los errores que hasta el día eran reiterativos. 24/03/2014, proceso
., tel. 2296-9570, ext.
oficiales Imprenta Nacional De acuerdo a información obtenida mediante la aplicación de técnicas de Auditoria, se pudo corroborar varias quejas de los 23/05/2014,
116.
clientes interpuestas ante la oficina de Contraloría de Servicios institucional, debido a los excesivos lapsos de espera para 12/11/2014.
ingresar nuevamente el documento con el fin de generar un nuevo número de documento
2.1 Actitud del personal hacia las labores que realiza. Del total de Jefes consultados, el 80% opina que el personal a su
cargo presenta problemas de actitud en cuanto a la identificación con el trabajo que realizan y los objetivos
departamentales. Según ellos, presentan falta de compromiso organizacional, dejando entrever que gran parte de los oficios n.° 07-SOF-14, 09-SOF-14,
funcionarios no realizan las tareas con el mayor sentido de responsabilidad, conciencia y cuidado. También, presentan SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
problemas de puntualidad, incumplen el horario de comidas y descanso, abusan del uso del teléfono celular, convirtiéndose 2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
en un elemento de constante distracción en el desempeño en las labores. Además, los subordinados presentan molestias 28-2014, 48-SOF-2014.
cuando se les sanciona o se les llama la atención por asuntos de disciplina o errores en el trabajo que ejecutan.
2.2 Inducción del personal y capacitación. Según las evaluaciones de control interno realizadas por esta Auditoria a los
funcionarios involucrados en el proceso productivo y que ocupan puesto de jefatura o supervisiones, indican que para
asumir la responsabilidad de administrar la oficina a su cargo, no obtuvieron un adecuado proceso de inducción,
específicamente en el proceso de capacitación sobre las funciones, responsabilidades y otros componentes importantes
como planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar, intrínsecos en las labores que debe realizar el personal que ocupa
4.3.4 Girar las instrucciones a las jefaturas involucradas en el proceso de diarios oficiales, para que en
puestos de esta categoría, dentro de una organización. Tampoco, se les hizo entrega del informe de fin de gestión de la 17/02/2014,
lo sucesivo se implemente un proceso de capacitación adecuado en la inducción a los funcionarios de Orlando Brenes Zúñiga,
Informe de control interno jefatura anterior, manual u oficio con las funciones, listado de activos pertenecientes al jefe anterior e instructivo de 27/02/2014, Parcialmente
“nuevo ingreso” así como a “funcionarios regulares” que son trasladados o promovidos a lo interno de El supervisor de estas áreas envio a las unidades correspondientes amonestaciones verbales, consultas, correo
Imprenta sobre el proceso de usuarios. Con respecto al Manual de Procedimientos, la institución culminó con el proceso para su elaboración en varias Supervisión Pre- 23/05/2014, cumplida / En
AU-002-2014 la organización, sobre responsabilidades y tareas que exige el puesto, así como entrega de las reparaciones de equipo, girar instrucciones he informar, para que se corrigan los errores que hasta el día obrenes@imprenta.go.cr 12/5/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios unidades del proceso productivo, que durante años carecieron de este elemento de control. prensa, Prensa 24/03/2014, proceso
respectivas funciones especificas del puesto por escrito. Además, proporcionar toda la documentación eran reiterativos. ., tel. 2296-9570, ext.
oficiales Imprenta Nacional 2.10 Falta de estandarización en la forma de desarrollar procesos internos para el “pase de documentos”. Se determinó que 23/05/2014,
e información necesaria para dar continuidad al cargo, en busca de un adecuado desempeño de sus 116.
la Unidad de Fotocomposición maneja discrepancias con el resto de las Unidades involucradas en el proceso de Diarios 12/11/2014.
funciones y una adecuada delimitación de funciones.
oficiales, en cuanto a la forma de aplicar algunos procesos. Esta discordancia radica en el proceso denominado “Pase de
documentos” y los sistemas de información utilizados por el Jefe de Fotocomposición para controlar los documentos que
serán formateados en la unidad a su cargo. Para una mejor comprensión, es importante mencionar que el “pase de
documentos” corresponde a un mecanismo de control que debe ser aplicado en primera instancia por el Departamento de
Publicaciones y consiste en una liberación de los documentos al área operativa, posteriormente a la liberación de estos
documentos al área operativa, cada unidad va adoptando los documentos conforme se le suministre el material, con el
objetivo de controlar en que etapa del área productiva se encuentran procesando los documentos. Además, siendo el “pase
de documentos” un requerimiento necesario para que la Unidad de Formación de Diarios, última en la ruta productiva de los
Diarios oficiales, pueda asignar la fecha donde será publicado cada documento.
2.13 Supervisión en el proceso de los Diarios Oficiales. Se pudo determinar que la supervisión ejercida por el Director de
Producción, hacia el proceso de Diarios Oficiales, es débil, esporádica, inadecuada e inconstante, limitándose a meras
oficios n.° 07-SOF-14, 09-SOF-14,
consultas y opiniones cuando se presenta alguna situación que lo requiera.
SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
2.4 Manuales de Procedimientos. Durante todo el año 2012 y hasta el 2013, con el fin de dar cumplimiento a una 2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
recomendación de la Auditoría Interna, en relación a la carencia de Manuales de Procedimientos en la institución, la 28-2014, 48-SOF-2014.
administración estableció una comisión de Manuales Institucionales y fueron aprobados varios Manuales de Procedimientos
para el área operativa. No obstante, se pudo determinar que su contenido es escueto, desactualizado e incompleto con
respecto a nuevos procesos, herramientas y directrices que se han venido implementando en los servicios que brinda la 4.3.5 Girar las instrucciones necesarias y participar en el proceso para que se completen, actualicen, 17/02/2014,
Informe de control interno institución. Como ejemplo se pueden citar los siguientes: Formación, Fotocomposición y Corrección. aprueben y divulguen entre los funcionarios de las Unidades a su cargo, los Manuales de 27/02/2014, Parcialmente
El supervisor de estas áreas envio a las unidades correspondientes amonestaciones verbales, consultas, correo
Imprenta sobre el proceso de 2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos. De acuerdo a información obtenida mediante la Procedimientos e instructivos, en los cuales se describa al menos de forma detallada, clara y completa Supervisión Pre- 23/05/2014, cumplida / En
AU-002-2014 reparaciones de equipo, girar instrucciones he informar, para que se corrigan los errores que hasta el día obrenes@imprenta.go.cr 12/5/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios aplicación de técnicas de Auditoria, se pudo corroborar varias quejas de los clientes interpuestas ante la oficina de todos los procedimientos de los diferentes procesos operativos, así como informarse por los medios prensa, Prensa 24/03/2014, proceso
eran reiterativos. ., tel. 2296-9570, ext.
oficiales Imprenta Nacional Contraloría de Servicios institucional, debido a los excesivos lapsos de espera para que el cliente obtenga su publicación que consideren convenientes sobre el objetivo primordial de dicho documento y la correcta 23/05/2014,
116.
efectiva en los Diarios Oficiales. Inclusive, excediendo los 74 días de espera, en otros casos se ha extraviado el documento elaboración y redacción del mismo. 12/11/2014.
durante el proceso en el área operativa, perdiéndose en muchos de los casos el término legal de los mismos, obligando al
cliente a reprogramar el término legal del documento y posteriormente interponer la queja formal en la Imprenta Nacional,
para iniciar nuevamente el trámite de publicación y dependiendo de la situación, ingresar nuevamente el documento con el
fin de generar un nuevo número de documento.

SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF- 17/02/2014,
2.5. Instructivos de Usuario para los diferentes sistemas utilizados en los Diarios Oficiales. En su mayoría, las Unidades del 4.3.6 Girar las instrucciones necesarias y participar en el proceso elaboración de los respectivos Orlando Brenes Zúñiga, 28-2014, 48-SOF-2014.
Informe de control interno 27/02/2014, Parcialmente
proceso productivo de los Diarios Oficiales, carecen de instructivos de usuario para los sistemas informáticos que utilizan y Manuales de Usuario para cada Unidad involucrada en el proceso productivo de los Diarios Oficiales El supervisor de estas áreas envio a las unidades correspondientes amonestaciones verbales, consultas, correo
Imprenta sobre el proceso de Supervisión Pre- 23/05/2014, cumplida / En
AU-002-2014 por el contrario, en muchos casos, dicha información se encuentra inmersa dentro de los Manuales de Procedimientos, sobre el uso de las herramientas Informáticas en el desarrollo de cada proceso descrito en los reparaciones de equipo, girar instrucciones he informar, para que se corrigan los errores que hasta el día obrenes@imprenta.go.cr 12/5/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios prensa, Prensa 24/03/2014, proceso
dificultando una mejor comprensión de los procesos y las herramientas disponibles para desarrollarlos, principalmente para Manuales de Procedimientos. Así como informarse por los medios que consideren convenientes sobre eran reiterativos. ., tel. 2296-9570, ext.
oficiales Imprenta Nacional 23/05/2014,
el personal de “nuevo ingreso”. el objetivo primordial de dicho documento y la correcta elaboración y redacción del mismo. 116.
12/11/2014.
2.7 Procedimientos y funcionamiento de la herramienta Portal Web. Recientemente, la Institución implementó una nueva
herramienta, para ofrecer al cliente la posibilidad de tramitar sus documentos de forma digital, por medio de un Portal Web
transaccional. Lo anterior, con el objetivo de agilizar el servicio, pero desde la puesta en marcha de este instrumento a la
fecha, se presentan algunas inconsistencias en el funcionamiento y logística de los procedimientos implementados, para
lograr el proceso total de ingreso y envío a Producción, generando errores en cadena en diferentes etapas del proceso
productivo.
2.8 Procedimientos y funcionamiento de “FTP” para el Ingreso de documentos a la Institución. La herramienta de ingreso de
documentos para publicar en los Diarios Oficiales denominada “FTP”, es un proceso en línea de “Servidor a Servidor”, el
4.3.7 Implementar un estudio técnico que evidencie la adecuada distribución de funciones de acuerdo
cual en un inicio fue utilizado para facilitar el ingreso de documentos de las diferentes instituciones públicas. No obstante, Ing. Max Carranza Arce,
Informe de control interno al Manual de puestos específicos de la Imprenta, ya sea para la reorganización del personal o para Al tratarse de un estudio técnico, se procederá a presupuestar la aplicación del estudio, o bien analizar la
con la implementación del Portal Web, en la actualidad, únicamente es utilizado por el Poder Judicial, Dirección de Aguas, y correo
Imprenta sobre el proceso de evidenciar la necesidad de requerir más recurso humano, si así resultara; tenerlo listo para cuando las Dirección de aplicación a través de un convenio con universidades. Lo anterior porque se requiere de conocimientos Cumplida
AU-002-2014 Crea Empresa (Gobierno Digital), principalmente para el ingreso a Publicaciones de remates y sucesorios, los cuales para mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 67-2014 12/5/2014 12/15/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios directrices gubernamentales lo permitan, para el Departamento de Publicaciones específicamente Producción técnicos especializados en manual de funciones, diseño de puestos y balance de cargas de trabajo. Las
su tramitología de ingreso se dividen en gratuitos y no gratuitos, estos últimos, trasladados al proceso productivo posterior a .cr., tel. 2296-9570, ext.
oficiales Imprenta Nacional para el área de trámite, mantenimiento y procesamiento de documentos que ingresan por el Portal conclusiones de estos estudios permitirán contestar los hallazgos señalados en esta materia por la auditoria.
que el cliente se presente en oficinas centrales, a realizar la respectiva cancelación. 210.
Transaccional y a la Unidad de Fotocomposición.
2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos. De acuerdo a información obtenida mediante la
aplicación de técnicas de Auditoria, se pudo corroborar varias quejas de los clientes interpuestas ante la oficina de
Contraloría de Servicios institucional, debido a los excesivos lapsos de espera para que el cliente obtenga su publicación
efectiva en los Diarios Oficiales. Inclusive, excediendo los 74 días de espera, en otros casos se ha extraviado el documento
SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
2.10 Falta de estandarización en la forma de desarrollar procesos internos para el “pase de documentos”. Se determinó que
2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
la Unidad de Fotocomposición maneja discrepancias con el resto de las Unidades involucradas en el proceso de Diarios
28-2014, 48-SOF-2014.
oficiales, en cuanto a la forma de aplicar algunos procesos. Esta discordancia radica en el proceso denominado “Pase de
4.3.8 Girar las instrucciones respectivas a la Unidad de Fotocomposición, para que en lo sucesivo se 17/02/2014,
Informe de Control Interno documentos” y los sistemas de información utilizados por el Jefe de Fotocomposición para controlar los documentos que Orlando Brenes Zúñiga,
acate de forma obligatoria y como medida de control el proceso de confrontación de cada documento 27/02/2014,
sobre el proceso de serán formateados en la unidad a su cargo. Para una mejor comprensión, es importante mencionar que el “pase de El supervisor de estas áreas envio a las unidades correspondientes amonestaciones verbales, consultas, correo
Imprenta incluido en los listados que recibe del Departamento de Publicaciones directamente contra el sistema Supervisión Pre- 23/05/2014, Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos documentos” corresponde a un mecanismo de control que debe ser aplicado en primera instancia por el Departamento de reparaciones de equipo, girar instrucciones he informar, para que se corrigan los errores que hasta el día obrenes@imprenta.go.cr 12/5/2014 6/5/2015
Nacional Oracle para generar un adecuado “pase de documentos” donde se respeten las alertas del sistema en prensa, Prensa 24/03/2014,
comerciales de la Imprenta Publicaciones y consiste en una liberación de los documentos al área operativa, posteriormente a la liberación de estos eran reiterativos. ., tel. 2296-9570, ext.
cuanto a la ausencia de la respectiva factura de cancelación y se procesen únicamente los 23/05/2014,
Nacional documentos al área operativa, cada unidad va adoptando los documentos conforme se le suministre el material, con el 116.
documentos cancelados de contado que poseen factura relacionada y pagada por el cliente. 12/11/2014.
objetivo de controlar en que etapa del área productiva se encuentran procesando los documentos. Además, siendo el “pase
de documentos” un requerimiento necesario para que la Unidad de Formación de Diarios, última en la ruta productiva de los
Diarios oficiales, pueda asignar la fecha donde será publicado cada documento.

SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
2.11 Publicaciones dobles. Esta Auditoría Interna también pudo comprobar que un mismo documento, solicitado para
2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
publicarse una única vez, aparece publicado dos y hasta tres veces, en diferentes fechas de Diarios Oficiales, ya sea con
28-2014, 48-SOF-2014.
igual o diferente numero de documento. Tal es el caso expuesto mediante correo Electrónico del día 24 de setiembre del
2012 y oficio DF-CXC-080-2013 de fecha 16 de agosto 2014, suscrito por la Sra. Alejandra Hernández Vargas, Encargada
de Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, así como oficio GAF-PCF-AP-648-2013, de la Policía Fiscal del Ministerio de
17/02/2014,
Informe de Control Interno Hacienda, con fecha del 14 de octubre 2013. 4.3.9 Efectuar el análisis correspondiente, en los procesos operativos, con el propósito de crear los Orlando Brenes Zúñiga,
27/02/2014,
sobre el proceso de 2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos. De acuerdo a información obtenida mediante la márgenes de error inherentes a cualquier proceso productivo y tener los criterios y elementos de juicio El supervisor de estas áreas envio a las unidades correspondientes amonestaciones verbales, consultas, correo
Imprenta Supervisión Pre- 23/05/2014, Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos aplicación de técnicas de Auditoria, se pudo corroborar varias quejas de los clientes interpuestas ante la oficina de para controlar y valorar los errores que se detecten en el proceso, como perdidas de documentos, reparaciones de equipo, girar instrucciones he informar, para que se corrigan los errores que hasta el día obrenes@imprenta.go.cr 12/5/2014 6/5/2015
Nacional prensa, Prensa 24/03/2014,
comerciales de la Imprenta Contraloría de Servicios institucional, debido a los excesivos lapsos de espera para que el cliente obtenga su publicación fallos en detección de errores en el texto del documento y error de cotización de precios ente otros, eran reiterativos. ., tel. 2296-9570, ext.
23/05/2014,
Nacional efectiva en los Diarios Oficiales. Inclusive, excediendo los 74 días de espera, en otros casos se ha extraviado el documento fomentando la eficiencia operacional y la calidad del producto. 116.
12/11/2014.
Informe de control interno publicarse una única vez, aparece publicado dos y hasta tres veces, en diferentes fechas de Diarios Oficiales, ya sea con Los jefes; José A. Maroto Rojas, Rodrigo Villalobos, Zoraida Valverde, Orlando Brenes Zúñiga, lleagan a la
4.3.10 Emitir directrices por escrito, para mantener un ambiente de trabajo tranquilo y adecuado para correo
Imprenta sobre el proceso de igual o diferente numero de documento. Tal es el caso expuesto mediante correo Electrónico del día 24 de setiembre del Supervisión Pre- aprobación de tres politicas, con el fin de unificar criterios, estadarizar procesos, coadyuvar al Depto. De Cumplida
AU-002-2014 la realización de las funciones requeridas, especialmente durante el desarrollo de las actividades obrenes@imprenta.go.cr Acuerdo en firme 12/5/2014 11/14/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios 2012 y oficio DF-CXC-080-2013 de fecha 16 de agosto 2014, suscrito por la Sra. Alejandra Hernández Vargas, Encargada prensa, Prensa Crédito y Cobro en los cobros respectivos y demas de que cada cliente pueda verificar su publicación
delicadas que requieran de una adecuada concentración, en el proceso de Diarios Oficiales. ., tel. 2296-9570, ext.
oficiales Imprenta Nacional de Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, así como oficio GAF-PCF-AP-648-2013, de la Policía Fiscal del Ministerio de mediante el número de solicitud que le asignó el portal web.
116.
Hacienda, con fecha del 14 de octubre 2013.

SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
2.11 Publicaciones dobles. Esta Auditoría Interna también pudo comprobar que un mismo documento, solicitado para 17/02/2014,
Orlando Brenes Zúñiga, 2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
Informe de control interno publicarse una única vez, aparece publicado dos y hasta tres veces, en diferentes fechas de Diarios Oficiales, ya sea con 4.3.11 Girar las instrucciones necesarias por escrito y crear los mecanismos para fomentar un especial 28-2014, 48-SOF-2014. 27/02/2014,
Imprenta sobre el proceso de igual o diferente numero de documento. Tal es el caso expuesto mediante correo Electrónico del día 24 de setiembre del cuidado en el uso de macros en el proceso de formateo de los documentos que serán publicados en Supervisión Pre- 23/05/2014, Cumplida
Nacional producción de los diarios 2012 y oficio DF-CXC-080-2013 de fecha 16 de agosto 2014, suscrito por la Sra. Alejandra Hernández Vargas, Encargada los Diarios Oficiales, con el propósito de disminuir al máximo los errores por no efectuar los cambios prensa, Prensa 24/03/2014,
oficiales Imprenta Nacional de Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, así como oficio GAF-PCF-AP-648-2013, de la Policía Fiscal del Ministerio de requeridos. 23/05/2014,
116.
Hacienda, con fecha del 14 de octubre 2013. 12/11/2014.
Informe de control interno publicarse una única vez, aparece publicado dos y hasta tres veces, en diferentes fechas de Diarios Oficiales, ya sea con Luis Mariano Calderón
4.3.12 Coordinar con la oficina de Informática y el departamento de formación de diarios el problema Se ha estado trabajando en coordinación con el departamento de Informatica con el fin de lograr la
Imprenta sobre el proceso de igual o diferente numero de documento. Tal es el caso expuesto mediante correo Electrónico del día 24 de setiembre del Morales, correo; Cumplida
AU-002-2014 de los documentos pendientes de asignar fecha de publicación y lograr la actualización de la biblioteca Formación de Diarios asignación de fecha de publicación de todos los documentos y de esa manera mantener actualizada la oficio n.° FO-002-2015 12/5/2014 1/20/2015 6/5/2015
Nacional producción de los diarios 2012 y oficio DF-CXC-080-2013 de fecha 16 de agosto 2014, suscrito por la Sra. Alejandra Hernández Vargas, Encargada lcalderon@imprenta.go.c
del sistema Oracle. biblioteca del sitema Oracle.
oficiales Imprenta Nacional de Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, así como oficio GAF-PCF-AP-648-2013, de la Policía Fiscal del Ministerio de r., ext. 160.

SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
Orlando Brenes Zúñiga, 2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
Informe de control interno publicarse una única vez, aparece publicado dos y hasta tres veces, en diferentes fechas de Diarios Oficiales, ya sea con 4.3.13 Crear los mecanismos adecuados, como por ejemplo parámetros de medición de desempeño y 28-2014, 48-SOF-2014. 27/02/2014,
Imprenta sobre el proceso de igual o diferente numero de documento. Tal es el caso expuesto mediante correo Electrónico del día 24 de setiembre del de calidad, que considere conveniente ambas direcciones del proceso productivo, que permitan tener Supervisión Pre- 23/05/2014, Cumplida
Nacional producción de los diarios 2012 y oficio DF-CXC-080-2013 de fecha 16 de agosto 2014, suscrito por la Sra. Alejandra Hernández Vargas, Encargada los criterios adecuados al valorar y medir la eficiencia, eficacia y economicidad de la producción de los prensa, Prensa 24/03/2014,
oficiales Imprenta Nacional de Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, así como oficio GAF-PCF-AP-648-2013, de la Policía Fiscal del Ministerio de Diarios Oficiales. 23/05/2014,
116.
Informe de Control Interno Licda. Sandra Gamboa
publicarse una única vez, aparece publicado dos y hasta tres veces, en diferentes fechas de Diarios Oficiales, ya sea con
sobre el proceso de 4.3.14 Girar las instrucciones por escrito para que en lo sucesivo se cumpla con la obligación de los Salazar, correo
Imprenta igual o diferente numero de documento. Tal es el caso expuesto mediante correo Electrónico del día 24 de setiembre del Dirección de Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos funcionarios del Departamento de Publicaciones de verificar que el documento que aportan los Esta práctica se viene realizando, igualmente se acatará inmediatamente lo dispuesto por la Auditoria Interna. sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° D.C. 032 12/5/2014 12/8/2014 6/5/2015
Nacional 2012 y oficio DF-CXC-080-2013 de fecha 16 de agosto 2014, suscrito por la Sra. Alejandra Hernández Vargas, Encargada Comercialización
comerciales de la Imprenta clientes en formato digital efectivamente sea el que se debe publicar. r., tel. 2296-9570, ext.
de Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, así como oficio GAF-PCF-AP-648-2013, de la Policía Fiscal del Ministerio de
Nacional 200

SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
Informe de Control Interno 4.3.15 Emitir lineamiento por escrito, para que los funcionarios del Departamento de Corrección Orlando Brenes Zúñiga, 2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
publicarse una única vez, aparece publicado dos y hasta tres veces, en diferentes fechas de Diarios Oficiales, ya sea con 28-2014, 48-SOF-2014. 27/02/2014,
sobre el proceso de realicen la revisión y lectura completa de todos los documentos independiente del formato por el cual correo
Imprenta igual o diferente numero de documento. Tal es el caso expuesto mediante correo Electrónico del día 24 de setiembre del Supervisión Pre- El supervisor de estas áreas envio a las unidades correspondientes amonestaciones verbales, para que se 23/05/2014, Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos fueron ingresados a la institución, ya sea en formato digital o físicos, así como los alcances digitales, obrenes@imprenta.go.cr 12/5/2014 6/5/2015
Nacional 2012 y oficio DF-CXC-080-2013 de fecha 16 de agosto 2014, suscrito por la Sra. Alejandra Hernández Vargas, Encargada prensa, Prensa corrigan los errores que hasta el día eran reiterativos. 24/03/2014,
comerciales de la Imprenta con el propósito de corregir errores de redacción, ortográficos y cualesquiera otros detectados antes ., tel. 2296-9570, ext.
de Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, así como oficio GAF-PCF-AP-648-2013, de la Policía Fiscal del Ministerio de 23/05/2014,
Nacional de la publicación y mejorar así la calidad de los servicios. 116.

SOF-29-2014, SOF-27-2014, SOF-28-
Informe de Control Interno 4.3.16 Emitir por escrito un lineamiento para que los funcionarios del área de la Unidad de Corrección, Orlando Brenes Zúñiga, 2014, 11-SOF-14, SOF-29-2014, SOF-
publicarse una única vez, aparece publicado dos y hasta tres veces, en diferentes fechas de Diarios Oficiales, ya sea con 28-2014, 48-SOF-2014. 27/02/2014,
sobre el proceso de realicen la revisión y lectura completa de todos los documentos, independientemente del formato por El supervisor de estas áreas envio a las unidades correspondientes amonestaciones verbales, consultas, correo
Imprenta igual o diferente numero de documento. Tal es el caso expuesto mediante correo Electrónico del día 24 de setiembre del Supervisión Pre- 23/05/2014, Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos el cual fueron ingresados a la institución, ya sea en formato digital o físicos, así como los alcances reparaciones de equipo, girar instrucciones he informar, para que se corrigan los errores que hasta el día obrenes@imprenta.go.cr 12/5/2014 6/5/2015
Nacional 2012 y oficio DF-CXC-080-2013 de fecha 16 de agosto 2014, suscrito por la Sra. Alejandra Hernández Vargas, Encargada prensa, Prensa 24/03/2014,
comerciales de la Imprenta digitales, con el propósito de corregir errores de redacción, ortográficos y otros detectados antes de la eran reiterativos. ., tel. 2296-9570, ext.
de Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, así como oficio GAF-PCF-AP-648-2013, de la Policía Fiscal del Ministerio de 23/05/2014,
Nacional publicación y mejorar así la calidad de los servicios. 116.
Informe de Control Interno Ing. Max Carranza Arce,

sobre el proceso de correo
Imprenta 4.3.17 Informar a esta Auditoría Interna sobre lo realizado por ustedes para el cumplimiento de las Dirección de Las conclusiones de estos estudios permitirán contestar los hallazgos señalados en esta materia por la Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos No se indica mcarranza@imprenta.go oficio n.° 67-2014 12/5/2014 12/15/2014 6/5/2015
Nacional recomendaciones emitidas en este informe Producción auditoria.
comerciales de la Imprenta .cr., tel. 2296-9570, ext.
Nacional 210.
2.9 Ausencia de factura relacionada con los documentos en el sistema Oracle. Se pudo determinar la presencia de casos
cuyo documento ingresa al proceso productivo y es publicado en los Diarios Oficiales, pese a que en el sistema de control 4.4 Al Jefe Financiero y la Encargada de la Unidad de Tesorería de la Imprenta Nacional De manera conjunta con el departamento de Publicaciones, se está proponiendo un nuevo procedimiento
Informe de control interno de documentos Oracle, no posean el número de factura relacionada, siendo este el respaldo de pago de los documentos y 4.4.1 Realizar las gestiones necesarias para implementar un control formal en el Departamento de para el trámite de los documentos que traen los clientes, de manera que dichos documentos, no sea Sergio Solera Segura,
Imprenta sobre el proceso de uno de los principales requisitos para que un documento este a derecho de ser publicado en los Diarios Oficiales, (con Tesorería para el traslado diario de los documentos al Departamento de Publicaciones, el cual necesario que el cliente los lleve a la caja recaudadora, sino que se le dará una boleta con el número de correo Cumplida
AU-002-2014 Financiero oficio n.° DF-187-2014 12/5/2014 12/10/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios excepción de los documentos tramitados con el sistema de crédito que brinda la institución y las exoneraciones). Es contenga al menos un reporte del sistema Oracle con toda la información necesaria para reportes de factura para su cancelación, y que será con la que se aplique el control de lo facturado durante el día. ssolera@imprenta.go.cr.,
oficiales Imprenta Nacional importante considerar que la generación de la factura y especialmente el proceso de impresión de la misma, es un esta categoría y principalmente que refleje al lado de cada documento el número de factura que Además, esto tiene el fin de que el cliente no se retire de la Imprenta sin cancelar su publicación una vez tel. 2296-9570, ext. 124.
requerimiento indispensable para que a lo interno del sistema Oracle, ésta pueda ser relacionada con el documento que respalda su pago o en caso contrario la indicación de factura nula. recibida en la plataforma de servicios.
cancela.
4.4.2 Girar las instrucciones correspondientes a la Unidad de Tesorería, con el fin de evaluar y buscar
Informe de control interno herramienta, para ofrecer al cliente la posibilidad de tramitar sus documentos de forma digital, por medio de un Portal Web Sergio Solera Segura,
solución para las inconsistencias presentadas en los datos de las facturas del Portal Web, impresión
Imprenta sobre el proceso de transaccional. Lo anterior, con el objetivo de agilizar el servicio, pero desde la puesta en marcha de este instrumento a la Los datos que contienen las facturas del portal web, se han parametrizado con relación a los datos que correo Cumplida
AU-002-2014 oportuna de las mismas en el momento en que fueron creadas de acuerdo a los principios contables y Financiero oficio n.° DF-187-2014 12/5/2014 12/10/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios fecha, se presentan algunas inconsistencias en el funcionamiento y logística de los procedimientos implementados, para contienen las facturas de crédito y contado, y se ha asignado un dígito verificador para diferenciarlas. ssolera@imprenta.go.cr.,
la delimitación de funciones asumiendo todo el proceso logístico y la localización de los números de
oficiales Imprenta Nacional lograr el proceso total de ingreso y envío a Producción, generando errores en cadena en diferentes etapas del proceso tel. 2296-9570, ext. 124.
facturas.
productivo.
Informe de control interno herramienta, para ofrecer al cliente la posibilidad de tramitar sus documentos de forma digital, por medio de un Portal Web El departamento Financiero existen 3 usuarios autorizados para realizar el proceso de aprobación en el portal Sergio Solera Segura, Parcialmente
4.4.3 Implementar medidas en la Unidad de Tesorería, para agilizar el proceso de aprobación de los
Imprenta sobre el proceso de transaccional. Lo anterior, con el objetivo de agilizar el servicio, pero desde la puesta en marcha de este instrumento a la web, se revisan las solicitudes pendientes dos veces al día, razón por la cual de estar correcta la información, correo cumplida / En
AU-002-2014 pagos en las solicitudes de documentos que se tramitan por el Portal Web, que contemple como Financiero oficio n.° DF-187-2014 12/5/2014 12/10/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios fecha, se presentan algunas inconsistencias en el funcionamiento y logística de los procedimientos implementados, para la aprobación notarda más de un día, situación que ha sido un compromiso adquirido, de cara a una atención ssolera@imprenta.go.cr., proceso
mínimo medidas de contingencia cuando existe ausencia en el personal que realiza esta labor.
oficiales Imprenta Nacional lograr el proceso total de ingreso y envío a Producción, generando errores en cadena en diferentes etapas del proceso eficiente de los clientes/usuarios, y una mejor gestión interna. tel. 2296-9570, ext. 124.
productivo.
Informe de control interno Sergio Solera Segura,

Imprenta sobre el proceso de 4.4.4 Informar a esta Auditoría Interna sobre lo realizado por ustedes para el cumplimiento de las correo Cumplida
AU-002-2014 No se indica Financiero Esto se paso copia a Auditoria Interna oficio n.° DF-187-2014 12/5/2014 12/10/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios recomendaciones emitidas en este informe ssolera@imprenta.go.cr.,
oficiales Imprenta Nacional tel. 2296-9570, ext. 124.
4.5 A la Jefe de Gestión Institucional de Recursos Humanos de la Imprenta Nacional
Informe de control interno departamentales. Según ellos, presentan falta de compromiso organizacional, dejando entrever que gran parte de los Se enviara oficio a la Comisión de Becas para aprovechando las facilidades de capacitación gratuita que nos Mcs. Marta Porras Vega,
4.5.1 Incluir dentro de los programas de capacitación la impartición de cursos de administración,
Imprenta sobre el proceso de funcionarios no realizan las tareas con el mayor sentido de responsabilidad, conciencia y cuidado. También, presentan ofrecen algunas institucioes o si existen los recursos económicos se pueda gestionar actividades que correo: mporras@im Cumplida
AU-002-2014 liderazgo, supervisión, control interno, manejo de personal, estadísticas, elementos de administración, Recursos Humanos GIRH-976-2014 12/5/2014 12/4/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios problemas de puntualidad, incumplen el horario de comidas y descanso, abusan del uso del teléfono celular, convirtiéndose abarquen los temas mencionados, dirigidos especialmente a los encargados de la área involucradas en el prenta.go.cr., Tél: 2296-
valorización de riesgos, entre otros, a las jefaturas involucradas en el proceso de Diarios Oficiales para
oficiales Imprenta Nacional en un elemento de constante distracción en el desempeño en las labores. Además, los subordinados presentan molestias proceso de Diarios Oficiales. 9570 ext. 138
que puedan administrar adecuadamente las unidades bajo su cargo.

las labores. Además, los subordinados presentan molestias cuando se les sanciona o se les llama la atención por asuntos Apartir del 3 de octubre del presente año, se inició la etapa de charlas informativas y distribución de Mcs. Marta Porras Vega, Parcialmente
sobre el proceso de 4.5.2 Elaborar, a la mayor brevedad posible, el Manual de clasificación de puestos, en el cual, al
Imprenta de disciplina o errores en el trabajo que ejecutan. instrumentos, para cecopilar la información de los diferentes procesos, se fijó como fecha límite para la correo: mporras@im cumplida / En
AU-002-2014 producción de los impresos menos se establezca el título de los puestos, clara descripción de funciones, responsabilidades Recursos Humanos GIRH-976-2014 12/5/2014 12/4/2014 6/5/2015
Nacional 2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos entrega de esta información el próximo 19 de diciembre, se espera iniciar la etapa de análisis de la prenta.go.cr., Tél: 2296- proceso
comerciales de la Imprenta atinentes a jefaturas y supervisores y demás puestos involucrados con el proceso de Diarios Oficiales.
De acuerdo a información obtenida mediante la aplicación de técnicas de Auditoria, se pudo corroborar varias quejas de los información en enero del 2015 9570 ext. 138
Nacional

las labores. Además, los subordinados presentan molestias cuando se les sanciona o se les llama la atención por asuntos Se conversó con el Sr. Auditor y se corrigió el acta del día de presentación del borrador del informe, ya que Mcs. Marta Porras Vega,
sobre el proceso de 4.5.3 Realizar un análisis técnico sobre los problemas de actitud que presenta el personal, en relación
Imprenta de disciplina o errores en el trabajo que ejecutan. en ese momento manifesté que este tipo de estudios son competencia del profesional en Psicología, razón correo: mporras@im Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos al trabajo que realizan, prioritariamente al involucrado en el proceso productivo de los Diarios Recursos Humanos GIRH-976-2014 12/5/2014 12/4/2014 6/5/2015
Nacional 2.12 Documentos que pierden término legal y extravío de documentos por la que el departamento a mi cargo, se convierte en un socio estratégico que coadyuvará con la labor que prenta.go.cr., Tél: 2296-
comerciales de la Imprenta Oficiales, que permita determinar y poner en práctica las posibles soluciones al respecto.
De acuerdo a información obtenida mediante la aplicación de técnicas de Auditoria, se pudo corroborar varias quejas de los realice psicología en este y otros temas, relacionados con el bienestar emocional del personal. 9570 ext. 138
Nacional
departamentales. Según ellos, presentan falta de compromiso organizacional, dejando entrever que gran parte de los
funcionarios no realizan las tareas con el mayor sentido de responsabilidad, conciencia y cuidado. También, presentan
problemas de puntualidad, incumplen el horario de comidas y descanso, abusan del uso del teléfono celular, convirtiéndose
en un elemento de constante distracción en el desempeño en las labores. Además, los subordinados presentan molestias
2.2 Inducción del personal y capacitación. Según las evaluaciones de control interno realizadas por esta Auditoria a los
Informe de control interno 4.5.4 Implementar, en lo sucesivo, un procedimiento de análisis sobre la idoneidad para los Mcs. Marta Porras Vega, Parcialmente
funcionarios involucrados en el proceso productivo y que ocupan puesto de jefatura o supervisiones, indican que para Es importante tomar en cuenta que cuando un funcionario asume un puesto debe cumplir con los requisitos
Imprenta sobre el proceso de funcionarios que ocuparán puestos de jefatura, con el fin de evaluar las competencias, habilidades, correo: mporras@im cumplida / En
AU-002-2014 asumir la responsabilidad de administrar la oficina a su cargo, no obtuvieron un adecuado proceso de inducción, Recursos Humanos que pide el puesto, y a la fecha todos los nombramientos efectuados en mi gestión cumplen con esta GIRH-976-2014 12/5/2014 12/4/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios valores, actitud, ética, liderazgo, de conformidad con el manual descriptivo específico de puestos prenta.go.cr., Tél: 2296- proceso
específicamente en el proceso de capacitación sobre las funciones, responsabilidades y otros componentes importantes condición.
oficiales Imprenta Nacional institucional. 9570 ext. 138
como planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar, intrínsecos en las labores que debe realizar el personal que ocupa
puestos de esta categoría, dentro de una organización. Tampoco, se les hizo entrega del informe de fin de gestión de la
jefatura anterior, manual u oficio con las funciones, listado de activos pertenecientes al jefe anterior e instructivo de
usuarios. Con respecto al Manual de Procedimientos, la institución culminó con el proceso para su elaboración en varias
unidades del proceso productivo, que durante años carecieron de este elemento de control.
2.13 Supervisión en el proceso de los Diarios Oficiales. Se pudo determinar que la supervisión ejercida por el Director de
Producción, hacia el proceso de Diarios Oficiales, es débil, esporádica, inadecuada e inconstante, limitándose a meras
consultas y opiniones cuando se presenta alguna situación que lo requiera.
Informe de control interno Mcs. Marta Porras Vega,

Imprenta sobre el proceso de 4.5.5 Informar a esta Auditoría Interna sobre lo realizado por ustedes para el cumplimiento de las correo: mporras@im Cumplida
AU-002-2014 No se indica Recursos Humanos De este mismo oficio se le envio copia Auditoria Interna. GIRH-976-2014 12/5/2014 12/4/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios recomendaciones emitidas en este informe prenta.go.cr., Tél: 2296-
oficiales Imprenta Nacional 9570 ext. 138
Existe un Manual de Normas y Procedimentos de publicaciones en los Diarios Oficiales debidamente Licda. Sandra Gamboa
aprobado, en donde se establecen las condiciones para procesar los documentos que deban ser publicados Salazar, correo
en los Diarios Oficiales. Es basado en este manual que se procesan todos los documentos que se reciben. sgamboa@imprenta.go.c
cuyo documento ingresa al proceso productivo y es publicado en los Diarios Oficiales, pese a que en el sistema de control Dirección de
4.6 A la Directora de Comercialización y Divulgación Se ofrecen tres formas para cotizar documentos: de forma presencial, por el Portal Web Institucional, donde r., tel. 2296-9570, ext.
Informe de control interno de documentos Oracle, no posean el número de factura relacionada, siendo este el respaldo de pago de los documentos y Comercialización y Parcialmente
4.6.1 Establecer una metodología de trabajo que facilite y unifique para el cliente, el trámite de ingreso cualquier persona, desde cualquier parte del mundo puede hacerlo, o bien enviando el documento al correo 200, Stephani Zamora,
Imprenta sobre el proceso de uno de los principales requisitos para que un documento este a derecho de ser publicado en los Diarios Oficiales, (con Divulgación, cumplida / En
AU-002-2014 de documentos a la institución, cotización del precio y su respectiva cancelación, con el objetivo de electrónico: publicacionespro@imprenta.go.cr. correo oficio n.° DC 131 12/5/2014 12/8/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios excepción de los documentos tramitados con el sistema de crédito que brinda la institución y las exoneraciones). Es Encargado de Diarios proceso
simplificar tramites, además de mitigar la posibilidad de que los clientes se retiren de la institución sin Para la facturación se va a elaborar un block como control del cual se deberá entregar el original al cliente, y szamora@imprenta.go.c
oficiales Imprenta Nacional importante considerar que la generación de la factura y especialmente el proceso de impresión de la misma, es un Oficiales,
cancelar la factura o constantes anulaciones de facturas de contado por este motivo. la copia se dejará adjunta con el documento que se va a procesar en la plataforma, de esta forma si el cliente r., ext. 108, Lic. Sergio
requerimiento indispensable para que a lo interno del sistema Oracle, ésta pueda ser relacionada con el documento que Publicaciones.
decide a última hora no cancelar el documento, tendrá que devolverse a la plataforma, para solicitar se le Solera Segura, correo
cancela.
reintegre el documento original, este momento se aprovechará para la anulación de solicitar se le reintegre el ssolera@imprenta.go.cr.,
documento original, este momento se aprovechará para la anulación de la factura. ext. 124.
Lic. Carlos Rodriguez

Informe de control interno
Perez, correo;
Imprenta sobre el proceso de 4.6.2 Informar a esta Auditoría Interna sobre lo realizado por ustedes para el cumplimiento de las Cumplida
AU-002-2014 No se indica Dirección General Con base en el plan anual de trabajo para el año 2014, procedo a informarle sobre las acciones realizadas. crodriguez@imprenta.go 12/5/2014 6/5/2015
Nacional producción de los diarios recomendaciones emitidas en este informe
.cr; tel. 2296-9570 ext.
oficiales Imprenta Nacional
113.
cuyo documento ingresa al proceso productivo y es publicado en los Diarios Oficiales, pese a que en el sistema de control 4.7 A la Encargada de Diarios Oficiales Dirección de
Informe de Control Interno Se ofrecen tres formas para cotizar documentos: de forma presencial, por el Portal Web Institucional, donde r., tel. 2296-9570, ext.
de documentos Oracle, no posean el número de factura relacionada, siendo este el respaldo de pago de los documentos y 4.7.1 Participar junto con la Directora de Comercialización y Divulgación y la Jefa de Publicaciones en Comercialización y Parcialmente
sobre el proceso de cualquier persona, desde cualquier parte del mundo puede hacerlo, o bien enviando el documento al correo 200, Stephani Zamora,
Imprenta uno de los principales requisitos para que un documento este a derecho de ser publicado en los Diarios Oficiales, (con el establecimiento de una metodología de trabajo que facilite y unifique para el cliente, el trámite de Divulgación, cumplida / En
AU-002-2014 producción de los impresos electrónico: publicacionespro@imprenta.go.cr. correo oficio n.° DC 131 12/5/2014 12/8/2014 6/5/2015
Nacional excepción de los documentos tramitados con el sistema de crédito que brinda la institución y las exoneraciones). Es ingreso de documentos a la institución, cotización del precio y su respectiva cancelación, con el Encargado de Diarios proceso
comerciales de la Imprenta Para la facturación se va a elaborar un block como control del cual se deberá entregar el original al cliente, y szamora@imprenta.go.c
importante considerar que la generación de la factura y especialmente el proceso de impresión de la misma, es un objetivo de simplificar tramites y mitigar la posibilidad de que los clientes se retiren de la institución sin Oficiales,
Nacional la copia se dejará adjunta con el documento que se va a procesar en la plataforma, de esta forma si el cliente r., ext. 108, Lic. Sergio
requerimiento indispensable para que a lo interno del sistema Oracle, ésta pueda ser relacionada con el documento que cancelar la factura o constantes anulaciones de facturas de contado por este motivo. Publicaciones.
cancela.

Imprenta 4.7.2 Informar a esta Auditoría Interna sobre lo realizado por ustedes para el cumplimiento de las Cumplida
AU-002-2014 producción de los impresos No se indica Dirección General Con base en el plan anual de trabajo para el año 2014, procedo a informarle sobre las acciones realizadas. crodriguez@imprenta.go 12/5/2014 6/5/2015
Nacional recomendaciones emitidas en este informe
Nacional 113.
cuyo documento ingresa al proceso productivo y es publicado en los Diarios Oficiales, pese a que en el sistema de control 4.8 A la Jefa de Publicaciones Dirección de
Informe de Control Interno Se ofrecen tres formas para cotizar documentos: de forma presencial, por el Portal Web Institucional, donde r., tel. 2296-9570, ext.
de documentos Oracle, no posean el número de factura relacionada, siendo este el respaldo de pago de los documentos y 4.8.1 Participar junto con la Directora de Comercialización y Divulgación y la Encargada de Diarios Comercialización y Parcialmente
sobre el proceso de cualquier persona, desde cualquier parte del mundo puede hacerlo, o bien enviando el documento al correo 200, Stephani Zamora,
Imprenta uno de los principales requisitos para que un documento este a derecho de ser publicado en los Diarios Oficiales, (con Oficiales en el establecimiento de una metodología de trabajo que facilite y unifique para el cliente, el Divulgación, cumplida / En
AU-002-2014 producción de los impresos electrónico: publicacionespro@imprenta.go.cr. correo oficio n.° DC 131 12/5/2014 12/8/2014 6/5/2015
Nacional excepción de los documentos tramitados con el sistema de crédito que brinda la institución y las exoneraciones). Es trámite de ingreso de documentos a la institución, cotización del precio y su respectiva cancelación, Encargado de Diarios proceso
comerciales de la Imprenta Para la facturación se va a elaborar un block como control del cual se deberá entregar el original al cliente, y szamora@imprenta.go.c
importante considerar que la generación de la factura y especialmente el proceso de impresión de la misma, es un con el objetivo de simplificar tramites y mitigar la posibilidad de que los clientes se retiren de la Oficiales,
Nacional la copia se dejará adjunta con el documento que se va a procesar en la plataforma, de esta forma si el cliente r., ext. 108, Lic. Sergio
requerimiento indispensable para que a lo interno del sistema Oracle, ésta pueda ser relacionada con el documento que institución sin cancelar la factura o constantes anulaciones de facturas de contado por este motivo. Publicaciones.
cancela.

Perez, correo;
Imprenta sobre el proceso de 4.8.2 Informar a esta Auditoría Interna sobre lo realizado por ustedes para el cumplimiento de las Cumplida
AU-002-2014 No se indica Dirección General Con base en el plan anual de trabajo para el año 2014, procedo a informarle sobre las acciones realizadas. crodriguez@imprenta.go oficio n.° INDG-060-03-2015 12/5/2014 3/20/2015 6/5/2015
Nacional producción de los diarios recomendaciones emitidas en este informe
.cr; tel. 2296-9570 ext.
oficiales Imprenta Nacional
113.
sobre el proceso de 4.1. Al Ministro de Seguridad Pública
Imprenta Se le Solicit se realicen las acciones necesarias como en derecho corresponda, para dar cumplimiento a las Celso Gamboa Sánchez, Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos No se indica 4.1.1 Girar las directrices necesarias a las instancias competentes, para que se cumplan las Despacho del Ministro oficio n.° DMCG 0030-2015 12/5/2014 1/12/2015 6/5/2015
Nacional recomendaciones contenidas. Ministro
comerciales de la Imprenta recomendaciones planteadas en este Informe.
Nacional

sobre el proceso de se informa a la Auditoría Interna, con copia a este Despacho Ministerial y al Despacho de la señora
Imprenta 4.1.2 Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Celso Gamboa Sánchez, Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos No se indica Despacho del Ministro Viceministra de Carmen Muñoz Quesada, lo actuado al respecto y los resultados obtenidos en el oficio n.° DMCG 0030-2015 12/5/2014 1/12/2015 6/5/2015
Nacional recomendaciones emitidas en este Informe. Ministro
comerciales de la Imprenta cumplimiento de las recomendaciones.
Nacional

oficios n.° DG-510-12-2014; DG-0511-
sobre el proceso de 4.2. Al Director General de la Imprenta Nacional Perez, correo;
Imprenta Al respecto me permito transcribir las recomendaciones emitidas por este órgano para su Dirección, con el fin 12-2014; DG-0512-12-2014; DG-513- Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos No se indica 4.2.1. Girar las instrucciones respectivas a quien(es) corresponda, para que se cumplan las Dirección General crodriguez@imprenta.go 12/5/2014 12/19/2014 6/5/2015
Nacional de que en un plazo máximo de cinco días una vez recibido el presente oficio. 12-2014; DG-514-12-2014; DG-0515-
comerciales de la Imprenta recomendaciones planteadas en este Informe. .cr; tel. 2296-9570 ext.
12-2014.
Nacional 113.
2.7 Programación de Trabajo en el Área Productiva. identificó que en el Área de Producción no se pueden realizar
programaciones de trabajos, ya que constantemente se debe cambiar tanto la hoja denominada “Control y Programación de
la Producción” como el proceso de producción en sí, debido a que la institución ha adquirido compromisos con algunos
sobre el proceso de 4.2.2. Incluir en todas las negociaciones con instituciones del gobierno, para la adquisición de Perez, correo;
Imprenta clientes, previamente, donde no impera el criterio técnico y por lo tanto se producen atrasos en cuanto al tiempo de entrega, Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos productos ofrecidos por la Imprenta Nacional, al Director de Producción y a la Directora de Dirección General Al respecto le informo que la disposición señalada, es una práctica establecida por esta Administración. crodriguez@imprenta.go 0ficio n.° DG-047-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional lo que interfiere con la programación realizada anteriormente. En el Departamento de Comercialización se utilizan días
comerciales de la Imprenta Comercialización. .cr; tel. 2296-9570 ext.
naturales para los tiempos establecidos en los productos de los clientes, pero en el Área de Producción se trabaja
Nacional 113.
solamente los días hábiles (de lunes a viernes). Por otra parte, también establecen las fechas de entrega del producto
basadas en el tiempo que tomaría el proceso productivo, sin considerar si existen trabajos pendientes (o en cola).

oficios n.° DG-510-12-2014; DG-0511-
Imprenta 4.2.3. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Al respecto me permito transcribir las recomendaciones emitidas por este órgano para su Dirección, con el fin 12-2014; DG-0512-12-2014; DG-513- Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos No se indica Dirección General crodriguez@imprenta.go 12/5/2014 12/19/2014 6/5/2015
Nacional recomendaciones emitidas en este Informe. de que en un plazo máximo de cinco días una vez recibido el presente oficio. 12-2014; DG-514-12-2014; DG-0515-
12-2014.
Nacional 113.
2.1 Sistemas de información: Se pudo detectar que en Producción no se está trabajando en forma sistematizada, ya que
los trabajos se están pasando con errores a otros departamentos, como ejemplo de Comercialización a Arte y diseño, o de
Arte y Diseño a Fotomecánica, lo que implica que los trabajos no se están revisando al finalizar su proceso y en muchos
casos no se están comunicando los errores o bien, no informan sobre cambios hechos en los trabajos al siguiente
departamento de la ruta del proceso.
Informe de Control Interno Ing. Max Carranza Arce, 01/01/2015;
2.2 Calidad del Producto: Se detectó que se han entregado trabajos a los clientes con errores cometidos en la Imprenta
sobre el proceso de 4.3. Al Director de Producción. Implementación del planificador de producción; detectar inconsistencias de información; Mayor correo 01/04/2015;
Imprenta Nacional, tales como la omisión del tamaño final del producto, donde se imprimió un trabajo final con una muestra que no Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos 4.3.1 Implementar controles para el traslado de productos en proceso de una sección a otra y de los documentación en los reportes de necesidades; Implementación del monitor de producción; Círculos de mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 01/02/2015; 6/5/2015
Nacional correspondía a lo solicitado. También, se han entregado trabajos con colores que no corresponden a lo solicitado por el producción
comerciales de la Imprenta sobres de producción. calidad. .cr., tel. 2296-9570, ext. 01/10/2015;
cliente.
Nacional 210. 01/03/2015.
2.3 Controles: Se pudo verificar que algunos de los establecidos no se utilizan de forma adecuada, y especialmente cuando
los encargados de secciones no se encuentran presentes.
2.4 Supervisión: se pudo concluir que existe una inadecuada supervisión en el Área Productiva y en Comercialización, no
solo por parte de los Supervisores, sino también por los Encargados de las Áreas. Esta situación se refleja en los
constantes errores que se cometen y en los trabajos de producción que quedan incompletos.
Informe de control interno 2.1 Sistemas de información: Se pudo detectar que en Producción no se está trabajando en forma sistematizada, ya que los Ing. Max Carranza Arce,
sobre el proceso de trabajos se están pasando con errores a otros departamentos, como ejemplo de Comercialización a Arte y diseño, o de Arte Información de retroalimentación delos representantes de las áreas de producción. Cada supervisor y correo
Imprenta 4.3.2. Realizar actividades para mejorar la comunicación y el compromiso de los empleados con la Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos y Diseño a Fotomecánica, lo que implica que los trabajos no se están revisando al finalizar su proceso y en muchos casos encargado de las unidades de producción, comunican las inquietudes, dudas, temores y realiza mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional institución. producción
comerciales de la Imprenta no se están comunicando los errores o bien, no informan sobre cambios hechos en los trabajos al siguiente departamento observaciones que son tomadas en cuenta para optimizar los procesos de producción .cr., tel. 2296-9570, ext.
Nacional de la ruta del proceso. 210.
Informe de control interno Ing. Max Carranza Arce,

Imprenta Nacional, tales como la omisión del tamaño final del producto, donde se imprimió un trabajo final con una muestra que no 4.3.3. Confeccionar junto con la Encargada de Control de Calidad y los Supervisores los estándares Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos Crear los parámetros para evaluar los procesos de producción; Inspeccionar y realizar boleta de hallazgo. mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional correspondía a lo solicitado. También, se han entregado trabajos con colores que no corresponden a lo solicitado por el de calidad, para los diferentes productos o servicios que ofrece la Imprenta Nacional. producción
cliente.
Nacional 210.

sobre el proceso de 4.3.4. Establecer mecanismos para asegurarse que los productos o servicios brindados por la correo
Imprenta Nacional, tales como la omisión del tamaño final del producto, donde se imprimió un trabajo final con una muestra que no Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos Imprenta Nacional cumplan con los requisitos solicitados por el cliente o establecidos en los Análisis continúo de los procesos, cotejo y seguimiento de las muestras de las solicitudes de producción mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional correspondía a lo solicitado. También, se han entregado trabajos con colores que no corresponden a lo solicitado por el producción
comerciales de la Imprenta parámetros de calidad. .cr., tel. 2296-9570, ext.
cliente.
Nacional 210.
Imprenta 2.3 Controles: Se pudo verificar que algunos de los establecidos no se utilizan de forma adecuada, y especialmente cuando 4.3.5. Implementar mecanismos para controlar la supervisión ejercida en las diferentes secciones a su Dirección de Implementación de las reuniones de coordinación con los supervisores; Puesta en marcha del planificador de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional los encargados de secciones no se encuentran presentes. cargo y verificar la existencia de evidencia escrita de la misma. producción producción para el control y seguimiento de trabajos.
Nacional 210.

sobre el proceso de 2.4 Supervisión: Se pudo concluir que existe una inadecuada supervisión en el Área Productiva y en Comercialización, no correo
Imprenta 4.3.6. Coordinar con Recursos Humanos para realizar una adecuada inducción de los funcionarios Dirección de Se puso a disposición del departamento de Recursos Humanos el recurso de colaborar con la inducción de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos solo por parte de los Supervisores, sino también por los Encargados de las Áreas. Esta situación se refleja en los mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional que asuman puestos de Encargados de Sección o Supervisores. producción personal de nuevo ingreso o cambio de puesto de producción.
comerciales de la Imprenta constantes errores que se cometen y en los trabajos de producción que quedan incompletos. .cr., tel. 2296-9570, ext.
Nacional 210.

Imprenta 4.3.7. Implementar y documentar controles para planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos solo por parte de los Supervisores, sino también por los Encargados de las Áreas. Esta situación se refleja en los Implementar un sistema Integrado de gestión mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional constantemente sobre los procesos productivos. producción
Nacional 210.

sobre el proceso de 2.5 Sobres de producción: Al realizar una revisión de los sobres de producción procesados en la Sección de 4.3.8. Capacitar constantemente junto con la Directora de Comercialización, al personal de ese Mediante el oficio se le comunica a la Directora de Comercialización la disposición que por una semana cada correo
Imprenta Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos Fotomecánica, durante el mes de febrero del 2014, se pudo detectar que el 46% de los sobres presentaban correcciones o Departamento, para que conozcan y dominen todos los aspectos técnicos de las Artes Gráficas y funcionario de esa dirección asista y participe de los procesos que se desarrollan en esta dirección de mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional producción
comerciales de la Imprenta fueron devueltos a Arte y Diseño (por errores de proceso) o a Comercialización (por errores en la descripción técnica). puedan presupuestar de acuerdo con la realidad actual con que se trabaja en la Imprenta Nacional. producción; por lo tanto se le propone iniciar a partir del 1 de abril del 2015 .cr., tel. 2296-9570, ext.
Nacional 210.

sobre el proceso de 2.5 Sobres de producción: Al realizar una revisión de los sobres de producción procesados en la Sección de Fotomecánica, correo
Imprenta 4.3.9. Implementar un registro de firmas para los Sobres de Producción, donde las mismas puedan ser Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos durante el mes de febrero del 2014, se pudo detectar que el 46% de los sobres presentaban correcciones o fueron Registro de firmas con nombre y apellidos para verificación en los sobres de producción mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional reconocidas por todas las jefaturas del Area de Producción, Comercialización. producción
comerciales de la Imprenta devueltos a Arte y Diseño (por errores de proceso) o a Comercialización (por errores en la descripción técnica). .cr., tel. 2296-9570, ext.
Nacional 210.

sobre el proceso de 2.6 Delegación de funciones: Se logró determinar que existen algunos departamentos o secciones; donde solamente uno o correo
Imprenta Dirección de Participación de los funcionarios en cualquier área de producción donde se le requiera de acuerdo a su Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos dos funcionarios se encargan de realizar un proceso o manejar una máquina, quedando el resto de los funcionarios sin el 4.3.10. Implementar la rotación de personal en puestos similares. mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional producción puesto y funciones estipuladas en el contrato de trabajo
comerciales de la Imprenta conocimiento respectivo. .cr., tel. 2296-9570, ext.
Nacional 210.
sobre el proceso de 2.6 Delegación de funciones: Se logró determinar que existen algunos departamentos o secciones; donde solamente uno o Iniciar el proceso mejora: 1. Determinación de fallas recurrentes, causas de las fallas y posibles soluciones. 2. correo
Imprenta 4.3.11.Programar con tiempo capacitaciones internas del personal, especialmente sobre formas de Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos dos funcionarios se encargan de realizar un proceso o manejar una máquina, quedando el resto de los funcionarios sin el Determinar cuáles procedimientos se ven involucrados y requieren revisión. 3. Aplicar las mejoras a los mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional trabajar, manual de procedimientos, entre otros temas. producción
comerciales de la Imprenta conocimiento respectivo. procedimientos. 4. Capacitar a los colaboradores en los nuevos métodos. .cr., tel. 2296-9570, ext.
Nacional 210.
2.7 Programación de Trabajo en el Área Productiva: Identificó que en el Área de Producción no se pueden realizar
sobre el proceso de 4.3.12. Participar junto con el Director General y la Directora de Comercialización en todas las correo
Imprenta clientes, previamente, donde no impera el criterio técnico y por lo tanto se producen atrasos en cuanto al tiempo de entrega, Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos negociaciones de convenios que se realicen con instituciones del gobierno, para la adquisición de Asistencia a reuniones con los clientes para las negociaciones de producción. mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional lo que interfiere con la programación realizada anteriormente. En el Departamento de Comercialización se utilizan días producción
comerciales de la Imprenta productos ofrecidos por la Imprenta Nacional, donde impere el criterio técnico. .cr., tel. 2296-9570, ext.
Nacional 210.

sobre el proceso de 2.9 Desmotivación del personal: En las Áreas de Producción y Comercialización existe desmotivación en el personal, hay correo
Imprenta 4.3.13. Evaluar el rendimiento de las jefaturas o coordinadores actuales, así como a los Jefes de Dirección de Implementar objetivos y metas a corto y mediano plazo de avances en la eficacia y eficiencia de los trabajos Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos problemas de pertenencia a la institución, actitud y aptitud por parte del personal. Esto se muestra en los errores constantes mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional Sección. producción de producción.
comerciales de la Imprenta de trabajo, así como en las constantes incapacidades y permisos, por parte del personal. .cr., tel. 2296-9570, ext.
Nacional 210.

Imprenta 4.3.14. Realizar actividades donde se exalten los valores que deben tener los empleados de la Dirección de Motivar participación en la Semana Cultural, desayuno típico para celebrar mes de la Patria, participación en Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos problemas de pertenencia a la institución, actitud y aptitud por parte del personal. Esto se muestra en los errores constantes mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional Imprenta Nacional. producción amigos secreto para Navidad.
Nacional 210.
Informe de control interno Ing. Max Carranza Arce,

Imprenta 4.3.15. En lo sucesivo, realizar las promociones del personal considerando a los funcionarios de la Dirección de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos problemas de pertenencia a la institución, actitud y aptitud por parte del personal. Esto se muestra en los errores constantes Movimientos de personal; según normativa vigente; en RAOS-IN y en la Convención Colectiva. mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP-07-2015 12/5/2014 3/17/2015 6/5/2015
Nacional Imprenta Nacional. producción
Nacional 210.

sobre el proceso de Los oficios recibidos de estas instancias involucradas en el informe, fueron remitidos a la Auditoria Interna de Perez, correo;
Imprenta 4.3.16. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos No se indica Dirección General la Institución por parte de este dirección con el fin de que la misma analice y valore la información crodriguez@imprenta.go oficio n.° INDG-058-03-2015 12/5/2014 3/20/2015 6/5/2015
Nacional recomendaciones emitidas en este Informe.
comerciales de la Imprenta suministrada. .cr; tel. 2296-9570 ext.
Nacional 113.
2.1 Sistemas de información: Se pudo detectar que en Producción no se está trabajando en forma sistematizada, ya que los
trabajos se están pasando con errores a otros departamentos, como ejemplo de Comercialización a Arte y diseño, o de Arte
y Diseño a Fotomecánica, lo que implica que los trabajos no se están revisando al finalizar su proceso y en muchos casos
Informe de Control Interno no se están comunicando los errores o bien, no informan sobre cambios hechos en los trabajos al siguiente departamento Ing. Max Carranza Arce,
Se informa sobre la atención que procederá a realizar por parte de su dependencia con respecto a las
sobre el proceso de de la ruta del proceso. correo
Imprenta recomendaciones emitidas en el presente informe. Asimismo, en dicho documento se adjunta copia de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos 2.2 Calidad del Producto: Se detectó que se han entregado trabajos a los clientes con errores cometidos en la Imprenta 4.4.1. Junto con el Director de Producción implementar controles para el traslado de material de una Producción mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 65-2014 12/5/2014 12/9/2014 6/5/2015
Nacional oficios, por parte de supervisores, donde se refiere a las acciones realizadas por parte de su proceso de
comerciales de la Imprenta Nacional, tales como la omisión del tamaño final del producto, donde se imprimió un trabajo final con una muestra que no sección a otra y el de los sobres de producción. .cr., tel. 2296-9570, ext.
trabajo.
Nacional correspondía a lo solicitado. También, se han entregado trabajos con colores que no corresponden a lo solicitado por el 210.
cliente.
2.3 Controles: Se pudo verificar que algunos de los establecidos no se utilizan de forma adecuada, y especialmente cuando
Informe de control interno 2.1 Sistemas de información: Se pudo detectar que en Producción no se está trabajando en forma sistematizada, ya que los Ing. Max Carranza Arce,
sobre el proceso de trabajos se están pasando con errores a otros departamentos, como ejemplo de Comercialización a Arte y diseño, o de Arte correo
Imprenta 4.4.2. Realizar una Supervisión constante en las diferentes secciones a su cargo y dejar evidencia recomendaciones emitidas en el presente informe. Asimismo, en dicho documento se adjunta copia de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos y Diseño a Fotomecánica, lo que implica que los trabajos no se están revisando al finalizar su proceso y en muchos casos Producción mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 65-2014 12/5/2014 12/9/2014 6/5/2015
Nacional escrita de la misma. oficios, por parte de supervisores, donde se refiere a las acciones realizadas por parte de su proceso de
comerciales de la Imprenta no se están comunicando los errores o bien, no informan sobre cambios hechos en los trabajos al siguiente departamento .cr., tel. 2296-9570, ext.
trabajo.
Informe de Control Interno 2.1 Sistemas de información: Se pudo detectar que en Producción no se está trabajando en forma sistematizada, ya que los Ing. Max Carranza Arce,
sobre el proceso de trabajos se están pasando con errores a otros departamentos, como ejemplo de Comercialización a Arte y diseño, o de Arte correo
AU-003-2014 producción de los impresos y Diseño a Fotomecánica, lo que implica que los trabajos no se están revisando al finalizar su proceso y en muchos casos 4.4.3. Informar a los encargados de secciones sobre las adquisiciones de nuevas máquinas o software. Producción mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 65-2014 12/5/2014 12/9/2014 6/5/2015
comerciales de la Imprenta no se están comunicando los errores o bien, no informan sobre cambios hechos en los trabajos al siguiente departamento .cr., tel. 2296-9570, ext.
trabajo.

2.2 Calidad del Producto: Se detectó que se han entregado trabajos a los clientes con errores cometidos en la Imprenta Se informa sobre la atención que procederá a realizar por parte de su dependencia con respecto a las
Imprenta Nacional, tales como la omisión del tamaño final del producto, donde se imprimió un trabajo final con una muestra que no 4.4.4. Confeccionar junto con el Director de Producción y la Encargada de Control de Calidad los recomendaciones emitidas en el presente informe. Asimismo, en dicho documento se adjunta copia de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos Producción mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 65-2014 12/5/2014 12/9/2014 6/5/2015
Nacional correspondía a lo solicitado. También, se han entregado trabajos con colores que no corresponden a lo solicitado por el estándares de calidad, para los diferentes productos o servicios que ofrece la Imprenta Nacional. oficios, por parte de supervisores, donde se refiere a las acciones realizadas por parte de su proceso de
cliente. trabajo.
Nacional 210.

Imprenta 4.4.5. Junto con el encargado de producción implementar y documentar controles o algún otro recomendaciones emitidas en el presente informe. Asimismo, en dicho documento se adjunta copia de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos solo por parte de los Supervisores, sino también por los Encargados de las Áreas. Esta situación se refleja en los Producción mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 65-2014 12/5/2014 12/9/2014 6/5/2015
Nacional mecanismo para organizar, planificar, dirigir, ejecutar y retroalimentar sobre los procesos productivos. oficios, por parte de supervisores, donde se refiere a las acciones realizadas por parte de su proceso de
trabajo.
Nacional 210.

Imprenta 4.4.6. Mantener una constante comunicación con las secciones a su cargo ya sea a través de recomendaciones emitidas en el presente informe. Asimismo, en dicho documento se adjunta copia de Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos solo por parte de los Supervisores, sino también por los Encargados de las Áreas. Esta situación se refleja en los Producción mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 65-2014 12/5/2014 12/9/2014 6/5/2015
Nacional reuniones, circulares con oficios o correos electrónicos de manera que deje evidencia de la misma. oficios, por parte de supervisores, donde se refiere a las acciones realizadas por parte de su proceso de
trabajo.
Nacional 210.
2.4 Supervisión: Se pudo concluir que existe una inadecuada supervisión en el Área Productiva y en Comercialización, no
solo por parte de los Supervisores, sino también por los Encargados de las Áreas. Esta situación se refleja en los
Informe de Control Interno constantes errores que se cometen y en los trabajos de producción que quedan incompletos. Ing. Max Carranza Arce,
sobre el proceso de 2.8 Capacitación: La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería saber para 4.4.7. Solicitar al encargado de producción la consecución de capacitación (pagada o no) en aspectos correo
AU-003-2014 producción de los impresos desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente. Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de como: Control Interno, SEVRI, Artes Gráficas y lo que se considere necesario para el mejor Producción mcarranza@imprenta.go oficio n.° DP 65-2014 12/5/2014 12/9/2014 6/5/2015
comerciales de la Imprenta desempeño o descripciones de perfil de puesto. Uno de los principales problemas, que se genera en el Área de Producción desempeño de su función como supervisor. .cr., tel. 2296-9570, ext.
trabajo.
Nacional es la confección del sobre de producción; debido a la falta de capacitación de los funcionarios de comercialización. Dichos 210.
funcionarios necesitan conocer más a fondo todo el proceso productivo de la imprenta, entender que aspectos técnicos se
pueden hacer, como trabajan las máquinas, etc., para ellos poder dar una mejor asesoría al cliente.

Nacional 113.
2.1 Sistemas de información. se pudo detectar que en Producción no se está trabajando en forma sistematizada, ya que los
trabajos se están pasando con errores a otros departamentos, como ejemplo de Comercialización a Arte y diseño, o de Arte
y Diseño a Fotomecánica, lo que implica que los trabajos no se están revisando al finalizar su proceso y en muchos casos
Informe de control interno no se están comunicando los errores o bien, no informan sobre cambios hechos en los trabajos al siguiente departamento
Informo que en coordinación con el señor Orlando Brenes Supervisor del área llevaremos reuniones Luis Mariano Calderón
sobre el proceso de de la ruta del proceso. 4.5. A los Encargados de Sección:
Imprenta semanales que nos permitan analizar todos los aspectos en donde se nos recomienda llevar los controles Morales, correo; Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos 2.2 Calidad del Producto. se detectó que se han entregado trabajos a los clientes con errores cometidos en la Imprenta 4.5.1. Coordinar e implementar controles para el traslado de productos en proceso y de sobres de Formación de Diarios oficio n.° FO-002-2015; A.C. 036 12/5/2014 1/20/2015 6/5/2015
Nacional necesarios y produciremos una bitácora que nos ayudará a enmendar lo necesario y además dar al personal lcalderon@imprenta.go.c
comerciales de la Imprenta Nacional, tales como la omisión del tamaño final del producto, donde se imprimió un trabajo final con una muestra que no producción, dejando evidencia de lo realizado.
a nuestro cargo las recomendaciones del caso. r., ext. 160.
Nacional correspondía a lo solicitado. También, se han entregado trabajos con colores que no corresponden a lo solicitado por el
cliente.
2.3 Controles. se pudo verificar que algunos de los establecidos no se utilizan de forma adecuada, y especialmente cuando

Luis Mariano Calderón
sobre el proceso de
Imprenta 4.5.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Podemos decir que hemos logrado grandes mejoras y esperamos continuar en la misma rutina a medida que Morales, correo; Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos No se indica Formación de Diarios oficio n.° FO-002-2015; A.C. 036 12/5/2014 1/20/2015 6/5/2015
Nacional recomendaciones emitidas en este Informe. vayamos implementando las recomendaciones que se obtiengan de las reuniones sostenidas semanalmente. lcalderon@imprenta.go.c
comerciales de la Imprenta
r., ext. 160.
Nacional
Informe de control interno Lic. Sandra Gamboa

sobre el proceso de 2.4 Supervisión. se pudo concluir que existe una inadecuada supervisión en el Área Productiva y en Comercialización, no 4.6. A la Directora de Comercialización: Directora de El 16 de enero del 2015 le envió oficio n.° 009 al Lic. José Abel Alvarado, Jefe de Promoción y Divulgación, Salazar, correo;
Imprenta Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos solo por parte de los Supervisores, sino también por los Encargados de las Áreas. Esta situación se refleja en los 4.6.1. Dejar evidencia física de los acuerdos que se toman con los clientes, durante el proceso de Comercialización y en donde le recuerdo que a nivel interno debe quedar constando la evidencia fisica de los acuerdos que se sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional
comerciales de la Imprenta constantes errores que se cometen y en los trabajos de producción que quedan incompletos. cotización. Divulgación toman con los clientes durante el proceso de cotización y otros, tal y como se ha venido trabajando. r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional 200.
Informe de control interno Se está trabajando coordinadamente con la Dirección de Producción, asi como con todos los Funcionarios Lic. Sandra Gamboa
sobre el proceso de 2.5 Sobres de producción. Al realizar una revisión de los sobres de producción procesados en la Sección de Fotomecánica, 4.6.2. Capacitar constantemente junto con el Director de Producción al personal del Departamento de Directora de que están involucrados en los diferentes procesos. Además, cuando el producto solicitado requiere de un Salazar, correo;
Imprenta Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos durante el mes de febrero del 2014, se pudo detectar que el 46% de los sobres presentaban correcciones o fueron Comercialización, para que conozcan y dominen todos los aspectos técnicos de las Artes Gráficas y Comercialización y estudio particular debido a su complejidad o cantidad reuerida, se coordina con el Encargado de costos, así sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional
comerciales de la Imprenta devueltos a Arte y Diseño (por errores de proceso) o a Comercialización (por errores en la descripción técnica). puedan presupuestar de acuerdo con la realidad actual con que se trabaja en la Imprenta Nacional. Divulgación como con los encargados de los diferentes procesos por donde transitará el producto, para que los r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional presupuestos sean lo mas acertados posibles. 200.

Con el oficio n.° DC-006 de 12 de enero del 2015 se solicita a la Comisión de becas, una capacitación para el
sobre el proceso de 2.5 Sobres de producción. Al realizar una revisión de los sobres de producción procesados en la Sección de Fotomecánica, Directora de Salazar, correo;
Imprenta 4.6.3. Realizar actividades para mejorar la comunicación y el compromiso de los empleados con la curso taller, técnicas de motivación y productividad laboral, que impartirá el Centro Internacional para el Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos durante el mes de febrero del 2014, se pudo detectar que el 46% de los sobres presentaban correcciones o fueron Comercialización y sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional institución. desarrollo del individu (CIDI) el 18 y 25 de marzo del 2015, de 8:30 a.m. a 4:30 p.m., con un precio por
comerciales de la Imprenta devueltos a Arte y Diseño (por errores de proceso) o a Comercialización (por errores en la descripción técnica). Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
participante de ¢148,000,00.
Nacional 200.

sobre el proceso de 2.5 Sobres de producción. Al realizar una revisión de los sobres de producción procesados en la Sección de Fotomecánica, Directora de Salazar, correo;
Imprenta 4.6.4. Establecer y documentar los controles o los mecanismos que utilice para la supervisión del Se cambió el formato del sobre de producción, con el fin de estandarizar la información que se debe Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos durante el mes de febrero del 2014, se pudo detectar que el 46% de los sobres presentaban correcciones o fueron Comercialización y sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional personal a su cargo. estampar en el mismo.
comerciales de la Imprenta devueltos a Arte y Diseño (por errores de proceso) o a Comercialización (por errores en la descripción técnica). Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional 200.

sobre el proceso de 2.6 Delegación de funciones. se logró determinar que existen algunos departamentos o secciones; donde solamente uno o Directora de Salazar, correo;
Imprenta 4.6.5.Programar con tiempo capacitaciones internas del personal, especialmente sobre formas de Se realizan reuniones periódicas con el fin de analizar y coordinar los procesos internos para la recepción y el Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos dos funcionarios se encargan de realizar un proceso o manejar una máquina, quedando el resto de los funcionarios sin el Comercialización y sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional trabajar, manual de procedimientos, entre otros temas. trámite de los documentos.
comerciales de la Imprenta conocimiento respectivo. Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional 200.

Las unidades de Mercadeo y de trámites comerciales solo se cuenta con una persona en cada una, los
sobre el proceso de 2.6 Delegación de funciones. se logró determinar que existen algunos departamentos o secciones; donde solamente uno o Directora de Salazar, correo;
Imprenta cuales hacen todo el trabajo que se requiere para salir adelante, igualmente el jefe de Promoción y Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos dos funcionarios se encargan de realizar un proceso o manejar una máquina, quedando el resto de los funcionarios sin el 4.6.6. Rotar al personal, de puestos similares, para hacer los procesos más eficientes y eficaces. Comercialización y sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional Divulgación y la suscrita deben asumir la coordinación de estas unidades para que el trabajo continúe su
comerciales de la Imprenta conocimiento respectivo. Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
proceso y que nuestros clientes no sufran la falta de personal con que se cuenta.
Nacional 200.
sobre el proceso de 4.6.7. Participar junto con el Director General y el Director de Producción en todas las negociaciones Directora de Salazar, correo;
Imprenta clientes, previamente, donde no impera el criterio técnico y por lo tanto se producen atrasos en cuanto al tiempo de entrega, Se ha participado en reuniones importantes para la coordinación de los trabajos requeridos por diferentes Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos que se realicen con instituciones del gobierno, para la adquisición de productos ofrecidos por la Comercialización y sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional lo que interfiere con la programación realizada anteriormente. En el Departamento de Comercialización se utilizan días instituciones (Tribunal Supremo de Elecciones, IMAS).
comerciales de la Imprenta Imprenta Nacional. Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional 200.
sobre el proceso de 4.6.8. Coordinar con producción para que le brinde información sobre los trabajos que se encuentren Directora de La Direccion de Producción delegó en el señor Orlando Brenes, Supervisor de Offset la reprogramación de Salazar, correo;
Imprenta clientes, previamente, donde no impera el criterio técnico y por lo tanto se producen atrasos en cuanto al tiempo de entrega, Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos en proceso y por procesar, para poder planificar y establecer fechas de entrega más reales a los Comercialización y las fechas de entregas de los trabajos, con ese plazo es que se le informa a nuestros clientes cuando será la sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional lo que interfiere con la programación realizada anteriormente. En el Departamento de Comercialización se utilizan días
comerciales de la Imprenta clientes; todo esto quedando debidamente documentado. Divulgación entrega los mismos. r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional 200.
sobre el proceso de Directora de Salazar, correo;
Imprenta clientes, previamente, donde no impera el criterio técnico y por lo tanto se producen atrasos en cuanto al tiempo de entrega, 4.6.9. Coordinar y documentar todo lo relacionado con las fechas de entrega del trabajo, cambios Se coordina con el cliente la posible fecha de entrega, una vez que se cuente con el visto bueno final para la Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos Comercialización y sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional lo que interfiere con la programación realizada anteriormente. En el Departamento de Comercialización se utilizan días antes y durante el proceso con el cliente. impresión. Esta fecha es proyectada por el supervisor de Offset como se mencionó anteriormente.
comerciales de la Imprenta Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional 200.
2.8 Capacitación. La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería saber para
desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente. Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de
sobre el proceso de Directora de Salazar, correo;
Imprenta desempeño o descripciones de perfil de puesto. Uno de los principales problemas, que se genera en el Área de Producción 4.6.10. Solicitar a la administración y coordinar con Recursos Humanos las capacitaciones necesarias Con el oficio n.° 007 del 13 de enero del 2015, se solicitó a la unidad de SEVRI una capacitación se realizó Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos Comercialización y sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional es la confección del sobre de producción; debido a la falta de capacitación de los funcionarios de comercialización. Dichos en aspectos como el Control Interno, SEVRI, Artes Gráficas, etc. los días 10 y 12 de febrero, en la cual participaron todos los funcionarios que estaban laborando esos días.
comerciales de la Imprenta Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
funcionarios necesitan conocer más a fondo todo el proceso productivo de la imprenta, entender que aspectos técnicos se
Nacional 200.

Se envía oficio n.° 005 de 12 de enero del 2015 al Lic. José Abel Alvarado, donde se le indica que cuando se
sobre el proceso de 2.9 Desmotivación del personal. en las Áreas de Producción y Comercialización existe desmotivación en el personal, hay 4.6.11. Realizar por escrito las actualizaciones respectivas de los funcionarios e indicar por escrito el Directora de Salazar, correo;
Imprenta requiera realizar alguna observación o modificación a los sobres de producción que sea propia de la actividad Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos problemas de pertenencia a la institución, actitud y aptitud por parte del personal. Esto se muestra en los errores constantes grado de responsabilidad y dejar establecido claramente quien puede realizar las anotaciones, Comercialización y sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional diaria de esta Dirección, solo podrán hacerla la señora Rocío Calderón, en su ausencia, el Lic. José Abel
comerciales de la Imprenta de trabajo, así como en las constantes incapacidades y permisos, por parte del personal. correcciones y vistos buenos a los sobres de producción. Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
Alvarado como jefe superior inmediato o en última instancia por la suscrita.
Nacional 200.

sobre el proceso de 2.9 Desmotivación del personal. en las Áreas de Producción y Comercialización existe desmotivación en el personal, hay Directora de Salazar, correo; Parcialmente
Imprenta 4.6.12. Evaluar el rendimiento de las jefaturas o coordinadores actuales, así como a los Jefes de La evaluacion del desempeño del Servicio Civil se realiza una vez al año, según lo esteblece este organo cumplida / En
AU-003-2014 producción de los impresos problemas de pertenencia a la institución, actitud y aptitud por parte del personal. Esto se muestra en los errores constantes Comercialización y sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional Sección. director. proceso
comerciales de la Imprenta de trabajo, así como en las constantes incapacidades y permisos, por parte del personal. Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional 200.

sobre el proceso de 2.9 Desmotivación del personal. en las Áreas de Producción y Comercialización existe desmotivación en el personal, hay Directora de Se estaba coordinadndo esta capacitación no obstante de acuerdo con el pronunciamiento de la Salazar, correo; Parcialmente
Imprenta 4.6.13. Realizar actividades donde se exalten los valores que deben tener los empleados de la cumplida / En
AU-003-2014 producción de los impresos problemas de pertenencia a la institución, actitud y aptitud por parte del personal. Esto se muestra en los errores constantes Comercialización y Procuraduría General de la República, ya no se podrán cubrir actividades de este tipo a funcionarios que no sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional Imprenta Nacional. proceso
comerciales de la Imprenta de trabajo, así como en las constantes incapacidades y permisos, por parte del personal. Divulgación pertenezcan a la Junta Administrativa. r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional 200.

sobre el proceso de 2.9 Desmotivación del personal. en las Áreas de Producción y Comercialización existe desmotivación en el personal, hay Directora de Salazar, correo; Parcialmente
Imprenta 4.6.13. Devolver, lo más pronto posible, los sobres de producción, al proceso productivo donde se cumplida / En
AU-003-2014 producción de los impresos problemas de pertenencia a la institución, actitud y aptitud por parte del personal. Esto se muestra en los errores constantes Comercialización y Se esta realizando sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional encuentran. proceso
comerciales de la Imprenta de trabajo, así como en las constantes incapacidades y permisos, por parte del personal. Divulgación r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional 200.
Informe de control interno Lic. Carlos Rodríguez

sobre el proceso de Los oficios recibidos de estas instancias involucradas en el informe, fueron remitidos a la Auditoría Interna de Perez, correo;
Nacional 113.

Mcs. Marta Porras Vega,
sobre el proceso de 2.4 Supervisión. se pudo concluir que existe una inadecuada supervisión en el Área Productiva y en Comercialización, no Con respecto a estas tres recomendaciones se atenderán de acuerdo con las acciones que en conjunto se
Imprenta 4.7.1. Coordinar con el Director de Producción para realizar una adecuada inducción de los correo: mporras@im Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos solo por parte de los Supervisores, sino también por los Encargados de las Áreas. Esta situación se refleja en los Recursos Humanos realizaran en los primeros meses del año 2015, con las áreas involucradas, de acuerdo con sus planes de oficio n.° GIRH-995-2014 12/5/2014 12/19/2014 6/5/2015
Nacional funcionarios que asuman puestos de Encargados de Sección o Supervisores. prenta.go.cr., Tél: 2296-
comerciales de la Imprenta constantes errores que se cometen y en los trabajos de producción que quedan incompletos. trabajo, por lo que se les enviara copia de dicho oficio.
9570 ext. 138
Nacional
2.8 Capacitación. La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería saber para
desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente. Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de Mcs. Marta Porras Vega,
sobre el proceso de Con respecto a estas tres recomendaciones se atenderán de acuerdo con las acciones que en conjunto se
Imprenta desempeño o descripciones de perfil de puesto. Uno de los principales problemas, que se genera en el Área de Producción 4.7.2. Coordinar con producción y comercialización las capacitaciones que se determinen como correo: mporras@im Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos Recursos Humanos realizaran en los primeros meses del año 2015, con las áreas involucradas, de acuerdo con sus planes de oficio n.° GIRH-995-2014 12/5/2014 12/19/2014 6/5/2015
Nacional es la confección del sobre de producción; debido a la falta de capacitación de los funcionarios de comercialización. Dichos necesarias en aspectos como: Control Interno, SEVRI, Artes Gráficas, etc. prenta.go.cr., Tél: 2296-
comerciales de la Imprenta trabajo, por lo que se les enviara copia de dicho oficio.
funcionarios necesitan conocer más a fondo todo el proceso productivo de la imprenta, entender que aspectos técnicos se 9570 ext. 138
Nacional

Mcs. Marta Porras Vega, Parcialmente
sobre el proceso de 2.9 Desmotivación del personal. en las Áreas de Producción y Comercialización existe desmotivación en el personal, hay Con respecto a estas tres recomendaciones se atenderán de acuerdo con las acciones que en conjunto se
Imprenta 4.7.3. Coordinar con la Psicóloga para la elaboración de un estudio de clima organizacional, en la correo: mporras@im cumplida / En
AU-003-2014 producción de los impresos problemas de pertenencia a la institución, actitud y aptitud por parte del personal. Esto se muestra en los errores constantes Recursos Humanos realizaran en los primeros meses del año 2015, con las áreas involucradas, de acuerdo con sus planes de oficio n.° GIRH-995-2014 12/5/2014 12/19/2014 6/5/2015
Nacional institución, para tomar las medidas necesarias. prenta.go.cr., Tél: 2296- proceso
comerciales de la Imprenta de trabajo, así como en las constantes incapacidades y permisos, por parte del personal. trabajo, por lo que se les enviara copia de dicho oficio.
9570 ext. 138
Nacional

sobre el proceso de Los oficios recibidos de estas instancias involucradas en el informe, fueron remitidos a la Auditoría Interna de Perez, correo;
Nacional 113.

2.2 Calidad del Producto. se detectó que se han entregado trabajos a los clientes con errores cometidos en la Imprenta Ing. Ana Cristina Araya Parcialmente
sobre el proceso de El 16 julio 2014 se hizo entrega a la Dirección General del oficio CC-16-2014, swolicitando la aprobación del
Imprenta Nacional, tales como la omisión del tamaño final del producto, donde se imprimió un trabajo final con una muestra que no Salas, correo; cumplida / En
AU-003-2014 producción de los impresos Control de Calidad Manual de Procedimientos "Inspecciones Aleatoria inicial de Arte, Diseño e Impresión Digital" del cual me oficio n.° CC-01-2015 12/5/2014 1/5/2015 6/5/2015
Nacional correspondía a lo solicitado. También, se han entregado trabajos con colores que no corresponden a lo solicitado por el 4.8.1. Realizar pruebas de calidad durante todo el proceso productivo. caraya@imprenta.go.cr.; proceso
comerciales de la Imprenta encuentro a la espera, para lograr cubrir el control del proceso productivo en el área de prensa.
cliente. tel. 2296-9570 ext. 204
Nacional

2.2 Calidad del Producto. se detectó que se han entregado trabajos a los clientes con errores cometidos en la Imprenta Se inicia el 04 noviembre 2014, con la elaboración de las boletas de hallazgo (FH-01 y FH-02) donde se Ing. Ana Cristina Araya
sobre el proceso de 4.8.2. Participar junto con el Director de Producción y los Supervisores de Producción en la confección
Imprenta Nacional, tales como la omisión del tamaño final del producto, donde se imprimió un trabajo final con una muestra que no realiza una recomendación y un comentario de la inconsistencia encontrada, esta boleta está dirigida al Salas, correo; Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos de los estándares de calidad, para los diferentes productos o servicios que ofrece la Imprenta Control de Calidad oficio n.° CC-01-2015 12/5/2014 1/5/2015 6/5/2015
Nacional correspondía a lo solicitado. También, se han entregado trabajos con colores que no corresponden a lo solicitado por el Director de Producción y Supervisores para lograr definir estándares de calidad en los diferentes procesos caraya@imprenta.go.cr.;
comerciales de la Imprenta Nacional.
cliente. productivos. tel. 2296-9570 ext. 204
Nacional

2.2 Calidad del Producto. se detectó que se han entregado trabajos a los clientes con errores cometidos en la Imprenta Ing. Ana Cristina Araya
sobre el proceso de Se entrega semanalmente desde el 03 de noviembre 2014, a la Dirección General un control de inspecciones
Imprenta Nacional, tales como la omisión del tamaño final del producto, donde se imprimió un trabajo final con una muestra que no 4.8.3. Entregar Informes escritos de las deficiencias encontradas en la producción a su Jefe inmediato, Salas, correo; Cumplida
AU-003-2014 producción de los impresos Control de Calidad aleatorias realizadas por la Unidad de Control de Calidad, donde se especifica las boletas de hallazgos oficio n.° CC-01-2015 12/5/2014 1/5/2015 6/5/2015
Nacional correspondía a lo solicitado. También, se han entregado trabajos con colores que no corresponden a lo solicitado por el al menos por semana, y que incluya recomendaciones. caraya@imprenta.go.cr.;
comerciales de la Imprenta realizadas durante la semana en en área de taller.
cliente. tel. 2296-9570 ext. 204
Nacional

Nacional 113.
Informe de control interno Se está tramitando mediante la proveeduría la adquisición de las herramientas adecuadas que permitan Lic. Maribel Chaves
sobre el proceso de 2.9 Desmotivación del personal. en las Áreas de Producción y Comercialización existe desmotivación en el personal, hay determinar y analizar el estado de la satisfacción laboral de los trabajadores, para determinar los aspectos Sánchez, correo; Parcialmente
Imprenta cumplida / En
AU-003-2014 producción de los impresos problemas de pertenencia a la institución, actitud y aptitud por parte del personal. Esto se muestra en los errores constantes Psicología que entorpecen la obtención de los resultados en el desempeño de cada uno de los procesos programados, mchaves@imprenta.go.c oficio n.° CP-001-2016 12/5/2014 1/22/2016 6/5/2015
Nacional 4.9.1. Elaborar un estudio de Clima Organizacional con Recursos Humanos. proceso
comerciales de la Imprenta de trabajo, así como en las constantes incapacidades y permisos, por parte del personal. así como identificar fuentes de conclicto que traigan consecuencias inadecuadas, evaluar el comportamiento r.; tel. 2296-9570, ext.
Nacional en la toma de decisiones de las jefaturas y el accionar de los colaboradores. 207
Nacional recomendaciones emitidas en este Informe
Nacional 113.
Rocío Calderón Quirós,

Junta Administrativa, correo,
Imprenta Informe sobre la página web La administración activa en un plazo no mayor a 3 días hábiles, posteriores a la presentación del informe, a Cumplida
AU-005-2014 No se indica 4.1.1 Girar las directrices necesarias al Director General, para que se cumplan las recomendaciones Ministro de Seguridad rcalderon@imprenta.go. oficio n.° A.I. 202-2014 12/5/2014 11/14/2014 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional argumentar por escrito y presentar las pruebas de descargo que consideraran pertinentes.
planteadas en este Informe. Pública cr.; tel 2296-9570, ext.
114
Rocío Calderón Quirós,

Junta Administrativa, correo,
Imprenta Informe sobre la página web 4.1.2 Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las La administración activa en un plazo no mayor a 3 días hábiles, posteriores a la presentación del informe, a Cumplida
AU-005-2014 No se indica Ministro de Seguridad rcalderon@imprenta.go. oficio n.° A.I. 202-2014 12/5/2014 11/14/2014 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional recomendaciones emitidas en este Informe. argumentar por escrito y presentar las pruebas de descargo que consideraran pertinentes.
Pública cr.; tel 2296-9570, ext.
114

Al respecto me permito transcribir las recomendaciones emitidas por este órgano a su departamento, con el Perez, correo;
Imprenta Informe sobre la página web Cumplida
AU-005-2014 No se indica 4.2.1. Girar las instrucciones respectivas a quienes se les giran recomendaciones en este informe, Dirección General fin de que en un plazo máximo de cinco días se le informe a esta Auditoría y a este servidor sobre las crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-498-12-2014 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional
para que las mismas se cumplan, en el menor tiempo posible. acciones realizadas con respecto a cada una de las recomendaciones. .cr; tel. 2296-9570 ext.
113.

2.2 Satisfacción de Requerimientos en Sistema del Portal Web. La Página Web ha sido objeto de críticas y comentarios que
Le solicito al Lic. Carlos Montero Delgado, jefe del Departamento de Informática, se procediera a crear Perez, correo;
Imprenta Informe sobre la página web deben considerarse para su mejora constante, algunos provienen de quejas presentadas ante la Contraloría de Servicios y 4.2.2. Abrir un espacio donde los usuarios puedan transmitir sus requerimientos de forma exacta y Cumplida
AU-005-2014 Dirección General espacios y medios de comunicación donde los usuarios puedan transmitir sus requerimientos, con el fin de crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-050-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional otros comentarios han sido realizados directamente en el Perfil de la Red Social “Facebook” que mantiene la Imprenta obtengan una respuesta inmediata para sus inquietudes.
frindarle una respuesta inmediata. .cr; tel. 2296-9570 ext.
Nacional. De todos los comentarios y quejas procesadas.
113.

Esta administración tiene por politíca que para efectos de discutir o analizar proyectos que se desarrollen de Perez, correo;
Imprenta Informe sobre la página web deben considerarse para su mejora constante, algunos provienen de quejas presentadas ante la Contraloría de Servicios y 4.2.3 Tomar en cuenta a las unidades encargadas e involucradas en los proyectos, para la Cumplida
AU-005-2014 Dirección General la Institución, hacer participe en reuniones, talleres o cualquier otra actividad una representacion de la crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-050-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional otros comentarios han sido realizados directamente en el Perfil de la Red Social “Facebook” que mantiene la Imprenta administración del Portal WEB.
unidades involucradas en el proceso de trabajo, así como los jefes y directores. .cr; tel. 2296-9570 ext.
113.

4.2.4 Exigir mayor compromiso a las jefaturas que intervienen en el proceso de actualización de Este servidor es y seguirá siendo exigente ante la jefaturas que intervienen en el proceso de actualización de Perez, correo;
Imprenta Informe sobre la página web deben considerarse para su mejora constante, algunos provienen de quejas presentadas ante la Contraloría de Servicios y Cumplida
AU-005-2014 información de la Página Web y en caso de no recibir respuestas favorables tomar las medidas Dirección General información de la pagina web de la Imprenta Nacional, esto por el servicio que debemos prestar a nuestros crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-050-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional otros comentarios han sido realizados directamente en el Perfil de la Red Social “Facebook” que mantiene la Imprenta
disciplinarias correspondientes. usuarios. .cr; tel. 2296-9570 ext.
113.
2.8. Comisión Informática. Dentro de las funciones conferidas en el Reglamento Interno de la Comisión de Informática de la Lic. Carlos Rodriguez
Imprenta Nacional se establece que todos los proyectos deben ser aprobados y asesorados por la Comisión de Informática. 4.2.5. Controlar el funcionamiento de la Comisión de Informática y en caso de que algunos de sus Perez, correo;
Imprenta Informe sobre la página web Me permito informarle que esta dirección mantiene una representación en dicho órgano asesor, sesionan Cumplida
AU-005-2014 A pesar de lo anterior, a la fecha de la investigación para este informe se pudo comprobar que la Comisión se había reunido miembros incumplan sus responsabilidades, sin una justificación válida, tomar las medidas que Dirección General crodriguez@imprenta.go oficio n.° DG-050-01-2015 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional mensualmente en forma ordinaria y extraordinaria cuando amerita.
una sola vez y nunca se había tratado el tema de la Página WEB. Es importante aclarar, que el tema de la inoperancia de la corresponde. .cr; tel. 2296-9570 ext.
Comisión Informática ya se había expuesto en el Informe AU-010-2013. 113.
2.9. Cuartos de Servidores. En observación física realizada en los cuartos de servidores, que es donde se protegen los
servidores o equipo de cómputo donde se almacena la información de la institución, se detectó que no todas las paredes 4.2.6. Solicitar al Departamento de Servicios Generales y al Departamento de Informática, que se Lic. Carlos Rodriguez
que lo conforman son de concreto, lo que podría permitir el acceso de personas no autorizadas, con poco esfuerzo, al sitio proceda a analizar en conjunto las instalaciones físicas de los Centros de Datos en la institución, con Procedo a solicitarle analizar en conjunto con el departamento de Informatica, las instalaciones fisicas de los Perez, correo;
Imprenta Informe sobre la página web oficios n.° DG-048-01-2015; DG-049- Cumplida
AU-005-2014 mencionado. Los mismos, utilizan paredes de vidrio, y en el caso del cuarto que se encuentra en el segundo piso tiene el fin de determinar las modificaciones necesarias para que se proceda a gestionar la realización de Dirección General centros de datos de la Institución, para determinar de ser necesario modificaciones en las mismas, y así, crodriguez@imprenta.go 12/5/2014 1/22/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional 01-2015
paredes de “duroc” (material similar al fibrolit) de una pulgada de grosor, mediante las cuales, a través de las oficinas los cambios para contar con una mejor calidad en la infraestructura y por consiguiente una mejor poder realizar las gestiones ante las instancias correspondientes en caso de requerirse cambios. .cr; tel. 2296-9570 ext.
aledañas se pueden romper y acceder al cuarto. Por otro lado, el que se encuentra en la primera planta, por su ubicación, garantía de seguridad. 113.
está expuesto a inundaciones.

Perez, correo;
Imprenta Informe sobre la página web 4.2.7. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Con base en el plan anual de trabajo para el año 2014, procedo a informarle sobre las acciones realizadas Cumplida
AU-005-2014 No se indica Dirección General crodriguez@imprenta.go oficio n.° INDG-059-03-2015 12/5/2014 3/20/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional recomendaciones emitidas en este Informe. por esta dirección general y dependencias, en el cual se detallaran.
.cr; tel. 2296-9570 ext.
113.
Desde el año anterior, una vez entregado el proyecto, se acordó con las áreas mencionadas en la Msc. Carlos Montero
2.1 Administración del Portal Web. El Portal Web de la Imprenta Nacional cuenta con enlaces, mediante los cuales se
recomendación de Auditoría, que debían hacerse cargo de dichas actualizaciones y las mismas han venido Delgado; correo
Imprenta Informe sobre la página web despliegan documentos que contienen los procedimientos a seguir para realizar determinados trámites. En ellos, se 4.3.1. Definir en coordinación con las Unidades de Publicaciones, Prensa, Editorial Digital, Cumplida
AU-005-2014 Informática llevándose a cabo pero con la periodicidad que cada uno considera conveniente. Sin embargo, se está cmontero@imprenta.go. oficio n.° INF-001-2014 12/5/2014 1/5/2014 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional encuentra información incorrecta en cuanto al nombre del contacto al que se deba dirigir, especialmente si hay alguna Comercialización, Contraloría de Servicios, la responsabilidad de la actualización de la información de
solicitando mediante oficio a la Dirección de Comercialización y Divulgación que se formalice por escrito la cr, tel. 2296-9570, ext.
consulta o duda. la Página Web.
responsabilidad de actualización, así como cada cuanto tiempo estarán actualizando los datos. 156
Msc. Carlos Montero

2.3 Validación en Ingreso de Datos en Portal Web. En la captura de información, en el momento de registro en el Portal 4.3.2. Gestionar con el proveedor del desarrollo de la Página Web, para que se revisen las El departamento de Informática revisó junto con los usuarios internos las validaciones de cada uno de los Delgado; correo
Imprenta Informe sobre la página web Cumplida
AU-005-2014 Web, cuando el cliente ingresa sus datos personales, no se valida de manera inmediata el tipo de los datos ingresados en validaciones a los campos de captura de información y que proceda a implementarlas para evitar que Informática campos sugeridos, bajo la premisa que de encontrase alguno que ameritara programar una validación distinta cmontero@imprenta.go. oficio n.° INF-001-2014 12/5/2014 1/5/2014 6/5/2015
los campos del nombre del cliente, el nombre y la identificación de la persona a quien se emite la factura. en la base de datos se guarden datos erróneos. a la actual, sería transferido al proveedor para su reprogramación. cr, tel. 2296-9570, ext.
156
El análisis se realizó resultando que: La Imprenta Nacional no cuenta con disponibilidad de plazas para
Msc. Carlos Montero
2.4 Dependencia de Terceros. Aunque se han obtenido los programas fuentes del sistema que soporta el portal web, no se programadores de Informática. Las directrices del gobierno actual impiden el nombramiento o la recalificación
4.3.2. Analizar el recurso humano que tiene, y determinar si es posible capacitar a alguno con perfil de Delgado; correo
Imprenta Informe sobre la página web cuenta con personal capacitado, en la herramienta de desarrollo, para poder darle un mantenimiento o realizar una de algún funcionario para el puesto de programador. El capacitar y delegar esta función en algún colaborador Cumplida
AU-005-2014 programador en la herramienta en la que fue desarrollado el portal, para poder atender de manera Informática cmontero@imprenta.go. oficio n.° INF-001-2014 12/5/2014 1/5/2014 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional modificación al código y realizar los cambios requeridos al Sistema, sin recurrir al Proveedor. Por lo que se está incurriendo sin que pueda sentarse la debida responsabilidad de las tareas asignadas pone en alto riesgo la
inmediata las modificaciones y minimizar la dependencia de terceros. cr, tel. 2296-9570, ext.
en pagos al proveedor desarrollador del portal, cada vez que se presenten cambios significativos en el software. funcionalidad del sistema en cuestión. Se intentará conseguir esta plaza en cuanto las directrices lo permitan
156
de nueva.
Msc. Carlos Montero

2.5. Capacitación en Generador de Encuestas. El Jefe de Informática, Lic. Montero, menciona que el Portal posee Se está coordinando en el plazo de los siguientes tres meses el tema de capacitación para el desarrollo de
Delgado; correo
Imprenta Informe sobre la página web herramientas para desarrollar encuestas y aplicarlas en línea, según sea la necesidad de los administradores, pero las 4.3.3. Coordinar la capacitación formal en materia de generación de encuestas según la herramienta encuestas y aplicar las mismas en el sitio Web, con la Directora de Comercialización y Divulgación para que Cumplida
AU-005-2014 Informática cmontero@imprenta.go. oficio n.° INF-001-2014 12/5/2014 1/5/2014 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional encargados de Comercialización y Contraloría de Servicios, que pueden dar uso a esa funcionalidad del Portal Web, no la con la que cuenta el Portal Web. designe a los colaboradores que tendrán dicha tarea, también se les brindará el manual para que se les
cr, tel. 2296-9570, ext.
utilizan. facilite la comprensión de la herramienta.
156
2.6. Capacitación en Seguridad de la Información. De acuerdo con lo recopilado, en entrevista a la encargada de la Unidad
Msc. Carlos Montero
de Publicaciones y consultas realizadas vía correo electrónico, al personal colaborador de la misma unidad, se puede 4.3.4. Desarrollar en conjunto con la oficina encargada de capacitación, un programa de
El programa de capacitación en seguridad informática se llevó a cabo en el último trimestre del 2014 y se Delgado; correo
Imprenta Informe sobre la página web concluir que los funcionarios de Publicaciones no han sido capacitados en materia de seguridad de información. Esta capacitaciones en materia de seguridad de la información, la cual debe ser presencial y con un control Cumplida
AU-005-2014 Informática logró la participación de al menos 110 usuarios, cuya asistencia fue registrada y se aplicó a los participantes cmontero@imprenta.go. oficio n.° INF-001-2014 12/5/2014 1/5/2014 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional situación es de suma importancia, sobre todo porque la unidad referida es el principal contacto con nuestros clientes y es de asistencia y evaluación, para garantizar que el personal asistente fue atento al tema expuesto en
una evaluación al respecto. También se incluyó el tema de uso de firma digital como parte de este taller. cr, tel. 2296-9570, ext.
donde se maneja una gran cantidad de información, proveniente de esos clientes, la cual debe ser utilizada de forma Seguridad de la Información y quedó debidamente capacitado.
156
restringida.
2.8. Comisión Informática. Dentro de las funciones conferidas en el Reglamento Interno de la Comisión de Informática de la Msc. Carlos Montero
Imprenta Nacional se establece que todos los proyectos deben ser aprobados y asesorados por la Comisión de Informática. En un proyecto entregado como lo es el sistema del Sitio Web, los procedimientos de trabajo para la Delgado; correo
Imprenta Informe sobre la página web 4.3.5. Coordinar una capacitación en el tema del procedimiento y trabajo que se deba seguir para la Cumplida
AU-005-2014 A pesar de lo anterior, a la fecha de la investigación para este informe se pudo comprobar que la Comisión se había reunido Informática actualización del mismo corresponden a las áreas usuarias. El departamento de informática se limitará a cmontero@imprenta.go. oficio n.° INF-001-2014 12/5/2014 1/5/2014 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional actualización del sitio Web.
una sola vez y nunca se había tratado el tema de la Página WEB. Es importante aclarar, que el tema de la inoperancia de la brindar el servicio de soporte y mantenimiento técnico cuando así lo requieran las mismas. cr, tel. 2296-9570, ext.
Comisión Informática ya se había expuesto en el Informe AU-010-2013. 156

Perez, correo;
.cr; tel. 2296-9570 ext.
113.
2.4 Dependencia de Terceros. Aunque se han obtenido los programas fuentes del sistema que soporta el portal web, no se Mcs. Marta Porras Vega,
En el mes de enero del 2015 se coordinara con la Jefatura de Informática la información necesaria para
Imprenta Informe sobre la página web cuenta con personal capacitado, en la herramienta de desarrollo, para poder darle un mantenimiento o realizar una 4.4.1. Analizar en conjunto con el Jefe de Informática la necesidad del personal y el perfil respectivo correo: mporras@im Cumplida
AU-005-2014 Recursos Humanos determinar la cantidad y el perfil del personal que se requiere en esa área, todo ello sujeto a lo que dicta la oficio n.° GIRH-994-2014 12/5/2014 12/19/2014 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional modificación al código y realizar los cambios requeridos al Sistema, sin recurrir al Proveedor. Por lo que se está incurriendo para que se proceda a indagar entre las autoridades correspondientes la posibilidad de la contratación prenta.go.cr., Tél: 2296-
Directriz 014-H, sobre la restricción de creación de plazas y la austeridad en los presupuestos públicos.
en pagos al proveedor desarrollador del portal, cada vez que se presenten cambios significativos en el software. de al menos una persona para el Departamento. (Ver hallazgo 2.4) 9570 ext. 138
2.7. Recurso Humano. De acuerdo a lo externado por los encargados de las Unidades de Publicaciones, Contraloría de 4.4.2. Revisar dentro del personal de la Imprenta Nacional o dentro de cada Unidad, Área o Sección, Mcs. Marta Porras Vega,
Imprenta Informe sobre la página web Servicios, Informática y el Encargado de la Central Telefónica, desde hace mucho tiempo vienen advirtiendo a la con cada uno de los encargados de las unidades de Publicaciones, Contraloría de Servicios, Central En el mes de enero del 2015, se procederá a coordinar con los Directores de Producción, Administrativo correo: mporras@im Cumplida
AU-005-2014 Recursos Humanos oficio n.° GIRH-994-2014 12/5/2014 12/19/2014 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional Administración de que existe deficiencia de recurso humano en cada una de sus áreas de trabajo, las cuales afectan Telefónica e Informática, para reconocer si es factible reubicar algunas personas que apoyen a las Financiero y Comercialización, la posibilidad de reubicar personal en las áreas mencionadas. prenta.go.cr., Tél: 2296-
directamente los cambios tecnológicos que se han realizado últimamente. unidades mencionadas. 9570 ext. 138

Perez, correo;
.cr; tel. 2296-9570 ext.
113.
Lic. Sandra Gamboa

2.5. Capacitación en Generador de Encuestas. El Jefe de Informática, Lic. Montero, menciona que el Portal posee
El Lic. Montero con el oficio 1NF-011 de 16 de enero del 2014 informa que la herramienta generadora de Salazar, correo;
Imprenta Informe sobre la página web herramientas para desarrollar encuestas y aplicarlas en línea, según sea la necesidad de los administradores, pero las Dirección de Cumplida
AU-005-2014 4.5.1. Solicitar al Departamento de Informática la herramienta generadora de encuestas y la respectiva encuestas está disponible para accederle desde nuestros equipos y que programara la capacitación para la sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional encargados de Comercialización y Contraloría de Servicios, que pueden dar uso a esa funcionalidad del Portal Web, no la Comercialización
capacitación para empezar a utilizarlo inmediatamente, ajustada a las necesidades de su función. tercera o cuarta semana de febrero. r.; tel. 2296-9570, ext.
utilizan.
200.
2.10. Contenido de la Página Web. Se solicitó a un grupo de expertos y usuarios externos, seleccionados previamente,
Lic. Sandra Gamboa
ingresar al Portal Web de la Imprenta Nacional y luego llenar una encuesta para evaluar su apreciación en cuanto al 4.5.2. En conjunto con el encargado del Departamento de Informática, analizar si dentro del contrato El Lic. Montero exteriorizo que no estuvo contemplado dentro del contenido de desarrollo del Portal Web esa Parcialmente
Salazar, correo;
Imprenta Informe sobre la página web contenido de la Página Web, resultando los siguientes puntos, según los encuestados: a) No se presenta un objetivo claro de desarrollo del sitio está incluido la disponibilidad del sitio en otros idiomas, si está contemplado, Dirección de opción. Asimismo indica que para efectos de información general de nuestro portal web, en efecto existen cumplida / En
AU-005-2014 sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional de la página web, de acuerdo al 33% de las opiniones. b) La página debe tener la opción de mostrarse en varios idiomas, gestionar ante el proveedor para que lo habilite y si no, analizar si es posible desarrollarlo con el Comercialización herramientas en algunos exploradores de Internet que perrinten traducir o convertir el texto al idioma proceso
r.; tel. 2296-9570, ext.
se presenta un 50% de opiniones de expertos. Al examinar la página se pudo comprobar que la página WEB no tiene la recurso humano de la institución y si no es posible, gestionar ante el proveedor para que lo desarrolle. requerido.
200.
opción de traducir la página en otro idioma, únicamente español.
Lic. Sandra Gamboa

4.5.3. Definir en coordinación con el Departamento de Informática y las Unidades de Publicaciones, Este punto se está ejecutando desde hace varios meses, ya que las actualizaciones cambios u otro, que Salazar, correo;
Imprenta Informe sobre la página web despliegan documentos que contienen los procedimientos a seguir para realizar determinados trámites. En ellos, se Dirección de Cumplida
AU-005-2014 Prensa, Editorial Digital, Contraloría de Servicios, la responsabilidad de la actualización de la requieran las diferentes secciones de trabajo, se están coordinadndo con la encargada de prensa, Licda. sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional encuentra información incorrecta en cuanto al nombre del contacto al que se deba dirigir, especialmente si hay alguna Comercialización
información de la Página Web. Jacqueline Cubillo (esto según instrucción girada en reunion por su persona). r.; tel. 2296-9570, ext.
consulta o duda.
200.
2.11. Navegabilidad y Diseño de la Página Web. En la misma encuesta aplicada a un grupo de expertos y usuarios Lic. Sandra Gamboa
externos, seleccionados previamente, se les solicitó ingresar al Portal Web de la Imprenta Nacional y luego llenar una 4.5.4. Implementar un programa de sesiones periódicas con los encargados de las Unidades de En cuanto a la implementación de un programa de sesiones para la mejora continua del funcionamiento del Salazar, correo;
Imprenta Informe sobre la página web Dirección de Cumplida
AU-005-2014 encuesta para evaluar su apreciación en cuanto a la navegabilidad y diseño de la Página Web, resultando los siguientes Publicaciones, Contraloría de Servicios e Informática en las cuales se reciban y analicen las quejas y Portal Web, los licenciados Juan Marín, funcionario de Informática y Adriana Campos, Jefa de Publicaciones sgamboa@imprenta.go.c oficio n.° A.C. 036 12/5/2014 2/3/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional Comercialización
puntos con más opiniones negativas: a) La velocidad de carga de la página, la consideran lenta. b) Las “Búsquedas” no son sugerencias para la mejora continua del funcionamiento del Portal Web de la Imprenta Nacional. se han reunido varias veces para analizar las inquietudes o sugerencia presentadas por los clientes. r.; tel. 2296-9570, ext.
fáciles de realizar en la Página Web. c) Opciones de accesibilidad de la Página Web. 200.

Perez, correo;
.cr; tel. 2296-9570 ext.
113.
Aunque lo dispuesto en esta recomendación se ha venido ejecutando desde hace varios meses
coordinándose con la encargada de la Oficina de Prensa, según lo manifestado por la señora Sandra
2.1 Administración del Portal Web. El Portal Web de la Imprenta Nacional cuenta con enlaces, mediante los cuales se Gamboa en su oficio A.C. 001 de 5 de enero del 2015, coordiné directamente con la Directora de Lic. Dora Mora; correo
Imprenta Informe sobre la página web despliegan documentos que contienen los procedimientos a seguir para realizar determinados trámites. En ellos, se 4.6.1. Definir en coordinación con el Departamento de Informática y las Unidades de Publicaciones, Contraloria de Comercialización y Divulgación tocar este tema en la reunión que mensualmente se ha programado, y que contraloriaservicios@imp Cumplida
AU-005-2014 oficio n.° CS-04-03-2015 12/5/2014 3/2/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional encuentra información incorrecta en cuanto al nombre del contacto al que se deba dirigir, especialmente si hay alguna Prensa, Editorial Digital, Comercialización, la responsabilidad de la actualización de la información de Servicios está fijada para el próximo 5 de marzo, por cuanto es criterio de esta servidora que aunque así opere en la renta.go.cr.; tel. 2296-
consulta o duda. la Página Web. práctica, debe quedar debidamente claro que la responsabilidad en el tema de mantener actualizada la base 9570, ext. 140.
de datos de la página web es directamente de esta área, independientemente que la labor la ejecute la
compañera Jacqueline Cubillo.
2.5. Capacitación en Generador de Encuestas. El Jefe de Informática, Lic. Montero, menciona que el Portal posee Lic. Dora Mora; correo
Imprenta Informe sobre la página web herramientas para desarrollar encuestas y aplicarlas en línea, según sea la necesidad de los administradores, pero las 4.6.2. Solicitar al Departamento de Informática la herramienta generadora de encuestas y la respectiva Contraloria de Se está a la espera de que el Departamento de Informática instale en mi equipo de cómputo la herramienta contraloriaservicios@imp Cumplida
AU-005-2014 oficio n.° CS-04-03-2015 12/5/2014 3/2/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional encargados de Comercialización y Contraloría de Servicios, que pueden dar uso a esa funcionalidad del Portal Web, no la capacitación para empezar a utilizarlo inmediatamente, ajustada a las necesidades de su función. Servicios generadora de encuestas, así como la capacitación respectiva. renta.go.cr.; tel. 2296-
utilizan. 9570, ext. 140.
Para llevar a cabo esta recomendación, se coordinó con la Directora de Comercialización y Divulgación y
concluimos reunirnos periódicamente los primeros días de cada mes, para analizar en conjunto las quejas y
2.11. Navegabilidad y Diseño de la Página Web. En la misma encuesta aplicada a un grupo de expertos y usuarios las sugerencias para la mejora continua del funcionamiento del Portal Web institucional, y no sólo
Lic. Dora Mora; correo
externos, seleccionados previamente, se les solicitó ingresar al Portal Web de la Imprenta Nacional y luego llenar una 4.6.3. Implementar un programa de sesiones periódicas con los encargados de las Unidades de coordinamos sobre este tema, sino también se concluyó para aprovechar esas reuniones y analizar además
Imprenta Informe sobre la página web Contraloria de contraloriaservicios@imp Cumplida
AU-005-2014 encuesta para evaluar su apreciación en cuanto a la navegabilidad y diseño de la Página Web, resultando los siguientes Publicaciones, Comercialización e Informática en las cuales se reciban y analicen las quejas y las estadísticas mensuales sobre quejas, consultas y sugerencias que genera la Contraloría de Servicios, oficio n.° CS-04-03-2015 12/5/2014 3/2/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional Servicios renta.go.cr.; tel. 2296-
puntos con más opiniones negativas: a) La velocidad de carga de la página, la consideran lenta. b) Las “Búsquedas” no son sugerencias para la mejora continua del funcionamiento del Portal Web de la Imprenta Nacional. recibidas directamente de los clientes externos de los servicios de publicaciones, que incluye no sólo los
9570, ext. 140.
fáciles de realizar en la Página Web. c) Opciones de accesibilidad de la Página Web. servicios en línea, sino del resto de los servicios que se brinda en el Depto. de Diarios Oficiales (call center,
atención plataforma de servicios, atención de cotizaciones, entre otros). La primera reunión se ha
programado para el 5 de marzo, con el detalle de análisis de las estadísticas de enero y febrero del 2015.

Perez, correo;
.cr; tel. 2296-9570 ext.
113.
Licda. Sthepanie Zamora

2.5. Capacitación en Generador de Encuestas. El Jefe de Informática, Lic. Montero, menciona que el Portal posee
Monge; correo
Imprenta Informe sobre la página web herramientas para desarrollar encuestas y aplicarlas en línea, según sea la necesidad de los administradores, pero las 4.7.1. Solicitar al Encargado del Departamento de Informática, la pronta capacitación en materia de Pendiente
AU-005-2014 Publicaciones No se indica szamora@imprenta.go.c No se indica 12/5/2014 No se indica 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional encargados de Comercialización y Contraloría de Servicios, que pueden dar uso a esa funcionalidad del Portal Web, no la Seguridad de la Información, lo que le permitirá contar con personal más responsable en cuanto al
r.; tel. 2296-9570, ext.
utilizan. manejo de la información.
108
Licda. Sthepanie Zamora

4.7.2. Definir en coordinación con el Departamento de Informática y las Unidades de Prensa, Editorial Monge; correo
Imprenta Informe sobre la página web despliegan documentos que contienen los procedimientos a seguir para realizar determinados trámites. En ellos, se Pendiente
AU-005-2014 Digital, Comercialización, Contraloría de Servicios la responsabilidad de la actualización de la Publicaciones No se indica szamora@imprenta.go.c No se indica 12/5/2014 No se indica 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional encuentra información incorrecta en cuanto al nombre del contacto al que se deba dirigir, especialmente si hay alguna
información de la Página Web. r.; tel. 2296-9570, ext.
consulta o duda.
108
2.11. Navegabilidad y Diseño de la Página Web. En la misma encuesta aplicada a un grupo de expertos y usuarios Licda. Sthepanie Zamora
externos, seleccionados previamente, se les solicitó ingresar al Portal Web de la Imprenta Nacional y luego llenar una 4.7.3. Implementar un programa de sesiones periódicas con los encargados de las Unidades de Monge; correo
Imprenta Informe sobre la página web Pendiente
AU-005-2014 encuesta para evaluar su apreciación en cuanto a la navegabilidad y diseño de la Página Web, resultando los siguientes Comercialización, Contraloría de Servicios e Informática en las cuales se reciban y analicen las quejas Publicaciones No se indica szamora@imprenta.go.c No se indica 12/5/2014 No se indica 6/5/2015
puntos con más opiniones negativas: a) La velocidad de carga de la página, la consideran lenta. b) Las “Búsquedas” no son y sugerencias para la mejora continua del funcionamiento del Portal Web de la Imprenta Nacional. r.; tel. 2296-9570, ext.
fáciles de realizar en la Página Web. c) Opciones de accesibilidad de la Página Web. 108

Perez, correo; Parcialmente
Imprenta Informe sobre la página web 4.7.4. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las Con base en el plan anual de trabajo para el año 2014, procedo a informarle sobre las acciones realizadas cumplida / En
Nacional de la Imprenta Nacional recomendaciones emitidas en este Informe. por esta dirección general y dependencias, en el cual se detallaran. proceso
.cr; tel. 2296-9570 ext.
113.
2.1 Administración del Portal Web. El Portal Web de la Imprenta Nacional cuenta con enlaces, mediante los cuales se 4.8. Encargado de Oficina de Editorial Digital. Vinicio Piedra Quesada;
La herramienta facilitada por "Hermes", proveedor del portal transaccional, a la editorial digital, faculta al
Imprenta Informe sobre la página web despliegan documentos que contienen los procedimientos a seguir para realizar determinados trámites. En ellos, se 4.8.1. Definir en coordinación con el Departamento de Informática y las Unidades de Publicaciones, correo Cumplida
AU-005-2014 Editorial Digital encargado únicamente para subir, publicar, corregir y eliminar libros digitales, además, la capacitación oficio n.° EDIN-01-2015 12/5/2014 1/5/2015 6/5/2015
Nacional de la Imprenta Nacional encuentra información incorrecta en cuanto al nombre del contacto al que se deba dirigir, especialmente si hay alguna Prensa, Comercialización, Contraloría de Servicios, la responsabilidad de la actualización de la vpiedra@imprenta.go.cr.
recibida por parte del proveedor fue únicamente para estas labores.
consulta o duda. información de la Pagina Web. ; tel. 2296-9570, ext. 301

Perez, correo;
Nacional de la Imprenta Nacional recomendaciones emitidas en este Informe. por esta Dirección General y dependencias, en el cual se detallaran.
.cr; tel. 2296-9570 ext.
113.
Observaciones
Se dio plazo de 3 meses
se estima un plazo de julio a

noviembre, para presentar las
acciones a realizar
acciones a realizar

acciones a realizar

acciones a realizar

acciones a realizar

acciones a realizar

acciones a realizar

acciones a realizar

acciones a realizar

acciones a realizar

acciones a realizar

acciones a realizar
Se dio plazo hasta el mes de julio


Esta en proceso
Se dio dos mese de plazo


Se da un mes de plazo
Se da un mes de plazo
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
En proceso
Directriz H-23
En proceso
En proceso
En proceso
Contratación de Servicios de
Albañilería, Carpintería, Fontanería y
Electricidad para la Imprenta
Nacional.
Se detuvo por motivos fuera de

control.
Va de la mano con el inventario,

hasta que este este concluido
Se separarón de todo el inventario
Se trabaja en conjunto con esta

unidad
Se preve realizar cada 6 meses
revisiones asistenciales, periodicas

minimo cada 2 meses
Nacional.
Se mantiene las mismas boletas
Anticipa que la empresa supla de

materiales necesarios
Nacional.
Esta en proceso
Se piden contra trabajo a realizar

Esta en proceso coordinar con Zaida
Esta en proceso
Esta en proceso
Se realiza control interno
Se agregarón mas firmas y líneas

para los pedidos
Tiene que ser realizado por un
Ingeniero
No se puede por falta de personal
Muchas boletas las especificaciones

no son claras y antes se verifica el
trabajo a realizar
Nacional.
Implica crear otras unidadescon lo
cual necesitan 3 meses, para hacer
solo el plan y la propuesta.
Implica crear otras unidadescon lo

cual necesitan 3 meses, para hacer
solo el plan y la propuesta.
Se contrato una empresa para
determinar las debilidades, la
unificación y resolución del problema.


Ya fue pedido para restructurar y

plantear un nuevo organigrama.
Ya fue pedido para restructurar y

plantear un nuevo organigrama.
No se a formulado. Se lleva de
acuerdo al plan del oficio.
Coordinada con la Dirección General

y os tres Directores de Áreas.
Proceso
Proceso
Proceso
El proyecto ya se finalizo, ahora se estan

atendiendo algunos cambios.
A espera de la consulta formal a la
Dirección de Tributación Directa,
ratificando el mismo.
En proceso
El Sistema Integrado ya se finalizó, pero

se estan realizando algunas mejoras,
para una mayor adaptabilidad del
Sistema.
En proceso
Esta en proceso
Esta en proceso
Esta en proceso
En proceso
En proceso
Esta en proceso
Esta en proceso
Esta en proceso
El proyecto de sistemas Integrados se

divide en 3 Etapas, de las cuales la
primera no está incluida esta Dirección
debido a los procesos que ahí se
desarrollan, en la segunda etapa
igualmente es una parte mínima donde
se ve involucrada los procesos a mi
cargo. Es en la tercera donde la
Dirección de Comercialización y
Divulgación, tiene más participación. No
obstante, en este momento la misma
está en proceso de desarrolo, por lo tanto
es cuando estén concluidas y entregadas
que se podrá cumplir con esta
recomendación.

recomendación.

recomendación.
recomendación.
Esta en proceso
El contratista no a enviado los manuales.
Esta en proceso
Me diante oficio n.° GIRH-042, se refiere

a las acciones por desarrollar son el fin
de atender lo solicitado.
Me diante oficio n.° GIRH-042, se refiere
a las acciones por desarrollar son el fin
de atender lo solicitado.
Se realiza actualmente
No se recibio respuesta alguna

En proceso
Cumplida
Pendiente
Parcialmente cumplida / En proceso

Informacion - de - Informes - de - Auditoria 1

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Matriz de Cumplimiento de Informes de Auditoría

María del Rocio

2.3 Conciencia Ambiental Institucional, la causa del problema se encuentra en la inoperancia de la

Lic. Carlos Rodríguez

Lic. Marco Mena

4.4. Al Director de Producción

Ing. Max Carranza

MBA. Carlos Montero

2.3 Conciencia Ambiental Institucional, la causa del problema se encuentra en la inoperancia de la

2.3 Conciencia Ambiental Institucional, la causa del problema se encuentra en la inoperancia de la

2.3 Conciencia Ambiental Institucional, la causa del problema se encuentra en la inoperancia de la

2.3 Conciencia Ambiental Institucional, la causa del problema se encuentra en la inoperancia de la

Yennory Carrillo Cruz,

María del Rocio

Informe sobre control interno Lic. Carlos Rodríguez

Informe sobre control interno Lic. Carlos Rodríguez

Informe sobre control interno Lic. Carlos Rodríguez

2.4 Aspectos Generales en las Unidades Auditadas

María del Rocio

María del Rocio

Lic. Carlos Rodríguez

Lic. Carlos Rodríguez

Lic. Marco Mena

2.5 Sistema informático de Contabilidad. El Departamento de Contabilidad se encuentra implementando un

En el caso de los bienes duraderos, como se ha mencionado, es un trabajo que ya se ha iniciado a

Lic. Sergio Solera

Lic. Sergio Solera

En conclusión, las acciones que se tomarán serán las siguientes:

2.5 Sistema informático de Contabilidad. El Departamento de Contabilidad se encuentra implementando un

4.4.5. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las

2.4. Recepción de mercancías 4.5. A la Encargada de Control de Calidad

4.5.2. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las

2.7. Controles en el área de cajas 4.3 Al Jefe del Departamento Financiero:

Lic. Sergio Solera

2.10. SEVRI 4.4.5 Desarrollar en colaboración de la unidad de Planificación Institucional, un catálogo de

Karla Araya Chaves,

MBA. Carlos Montero

Lic. German Quirós

2.2 Control de Calidad 4.2. Al Director General de la Imprenta Nacional

2.1 Capacidad Instalada 4.3. Al Director de Producción.

4.3.13. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las

2.1 Capacidad Instalada 4.4. Al Supervisor de Offset

4.4.11. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las

2.1 Capacidad Instalada 4.5. Al Encargado de la Sección de Litografía

4.5.12. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las

2.5 Repuestos 4.6 A los Encargados del Reciclaje

4.6.3. Informar a la Auditoría Interna de los resultados obtenidos en el acatamiento de las

2.6 Valoración de Riesgos. 4.7 . Al Encargado de SEVRI

Lic. German Quirós

Lic. Sandra Gamboa

Mediante oficio N° JA-O-23-2016,

Mediante oficios N° DG-0145-05-

Mediante oficios N° DG-0145-05-

Ing. Max Carranza

Lic. Sandra Gamboa

Lic. José Abel

Lic. José Abel

Lic. José Abel

Lic. José Abel

Lic. José Abel

Lic. José Abel

Lic. José Abel

Lic. José Abel