TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA ADMINISTRATIVA

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA REGIONAL - BUCARAMANGA
CODIGO: TRD1361 FECHA DE APLICACIÓN:
Tiempo de
CÓDIGO Soporte Retención Nivel de Clasificación Disposición Final
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
(Mes*, Año)
Serie Subserie F E AG AC P I C CT E D S

Las actas de comité de convivencia evidencia la

Acta X A instancia que fomenta la armonía y la convivencia,
promueve actividades para fortalecer el
crecimiento en valores en el desarrollo de las
estrategias, la evolución y estado de las
Convocatoria X X A
actividades de los procesos.

La serie documental se conserva totalmente como

parte de la memoria institucional, pues su
contenido informativo posee valores secundarios.
ACTAS DE COMITÉ DE Actas de Comité de convivencia Informe de gestión X A
El tipo documental "convocatoria" se
SR005 SB252 2 8 X X
CONVIVENCIA Bucaramanga consrva en el correo electrónico en la
carpeta Actas de Comité de Convivencia

Terminado el tiempo de retención en el archivo

central, los soportes físicos se digitalizan
Queja y/o memorando X A
como técnica de reprografía para minimizar
la manipulación de los mismos, pero estos,
no se podrán destruir por su valor
secundario y deberán pasar al archivo histórico
Soportes de capacitación X A dejando el medio electrónico como soporte de
consulta.

Arqueo de cheques en blanco (F-SGC-TR-14) X M La serie refleja el control que tiene la sede y la
verificación de faltantes y sobrantes de los saldos
Arqueo de cheques en pendientes de entregar (F-
X M de la caja o del consecutivo de cheques.
SGC-TR-15)
ARQUEO DE CHEQUES Y CAJA Arqueo de cheques y caja menor -
SR030 SB268 1 1 X X Terminado el tiempo de retención en el archivo
MENOR Bucaramanga
central, la serie se digitaliza para evidencia de la
Arqueo de caja efectivo (F-SGC-TR-16) X M actividadad y luego se eliminan los soportes físicos
según procedimiento de eliminación F-SGA-SG-08
divulgado en la herramienta Strategic Adviser.

La serie refleja la gestión y control del área para

Factura / soportes X M garantizar que los aprovechamientos (venta de
reciclaje, cubetas, daños y adectaciones) que
representan un valor monetario para la
Cooperativa ingresen de acuerdo a los
Listado de la venta X M
procedimientos de cobros a terceros.
SR041 SB282 COBROS A TERCEROS Cobros a terceros - Bucaramanga 1 9 X

Terminado el tiempo de retención en el archivo de

Comprobante contable X M
gestión, la serie se digitaliza para evidencia de la
actividadad y luego se eliminan los soportes físicos
según procedimiento de eliminación F-SGA-SG-08
Consignación X M divulgado en la herramienta Strategic Adviser.

Aviso de pago X M La serie refleja los movimientos que tienen

relación con las actuaciones contables de la
organización y en determinado momento pueden
considerarse como pruebas de las actuaciones
Cheque / Reembolso X M financieras, por lo cual, los tiempos de retención
se asignan teniendo en cuenta la ley 962 de 2005
Art 28. "Racionalización de la conservación de
Comprobante contable X M libros y papeles del comercio. Los libros y papeles
del comerciante deberán ser conservados por un
período de diez (10) años contados a partir de la
Comprobantes de egreso - fecha del último asiento, documentos o
SR047 SB287 COMPROBANTES DE EGRESO Consignación X 1 9 M X X
Bucaramanga comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a
elección del comerciante, su conservación en
papel o en cualquier medio técnico, magnético o
Contabilización (SAP) X X M electrónico que garantice su reproducción exacta".

F-SGA-SG-57
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

Comprobantes de egreso -
SR047 SB287 COMPROBANTES DE EGRESO 1 9 X X
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA ADMINISTRATIVA
Bucaramanga
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA REGIONAL - BUCARAMANGA
CODIGO: TRD1361 FECHA DE APLICACIÓN:

Documento equivalente
Factura de compra / soportes
Formato de codificación del gasto
Orden de compra
X M
Terminado el tiempo de retención en el archivo de
X M gestión, la serie se digitaliza para evidencia de la
actividadad y luego se eliminan los soportes físicos
X M según procedimiento de eliminación F-SGA-SG-08
divulgado en la herramienta Strategic Adviser.
X M

Actas X X M La serie representa el desarrollo de las actividades

del contrato; y los documentos que la componen
evidencian la ejecución y el seguimiento de las
Comunicaciones X X M diferentes clausulas contractuales, este
seguimiento se hace con el objetivo de verificar el
cumplimiento de las metas prosupuestales
Entregables X X M programadas.

Todos los tipos documentales se gestionan y se

conservan en el buzón de entrada del correo
Contrato ejecución - Subdirección
SR053 SB311 CONTRATO - EJECUCIÓN 1 X X electrónico en la carpeta CONTRATOS
Administrativa - Bucaramanga Informes X X M
EJECUCIÓN, por tanto su almacenamiento y
conservación está sujeto a la administración y
mantenimiento del área encargada.

El tiempo de retención en el archivo de gestión,

Pagos X X M comienza una vez se haya finalizado o terminado
el contrato. Luego los soportes físicos se
digitalizan como técnica de reprografía y se
Pólizas X X M eliminan según procedimiento F-SGA-SG-08
divulgado en la herramienta Strategic Adviser

Los documentos reflejan la gestión y control de la

sede, para aquellos sitios en los que la
transportadora no tiene cobertura y los pedidos se
Control de remesas - entregan en otra dirección.
SR067 SB319 CONTROL DE REMESAS Cuadro de control de remesas X 1 M X
Bucaramanga La serie se produce en medios
electrónicos en el equipo de cómputo del proceso.
Estos se deben conservar por
el tiempo establecido.

El informe de gestión y resultados tiene como

M objetivo, presentar los logros alcanzados por el
Informes de gestión de
área en desarrollo de sus actividaes.
SR124 SB232 INFORMES DE GESTIÓN Subdirección Administrativa - Informe de gestión X 1 X
Bucaramanga
La serie se conserva en el disco duro del equipo
de cómputo del proceso por el tiempo establecido.

La serie representa la gestión de la sede y el

Certificado de bomberos X M
compromiso que tiene en mantener los
documentos que evidencian el funcionamiento en
Visita de bomberos X M orden y actualizados.
Instrumentos de control de
SB357 1 1 X
Bucaramanga Terminado el tiempo de retención en el archivo
Uso de suelos X M
central la serie se elimina según procedimiento F-
SGA-SG-08 divulgado en la herramienta Strategic
Renovación cámara de comercio X M
Adviser.
SR130 INSTRUMENTOS DE CONTROL La subserie representa la gestión de la sede y el
control que ejerce sobre la transportadora
Encuesta de satisfacción X X M
midiendo la satisfacción del asociado respecto a
las entregas de sus pedidos.
Instrumentos de control
SB358 1 X
administrativo Bucaramanga
Terminado el tiempo de retención en el archivo
central la serie se elimina según procedimiento F-
Carta de actualización de asociados X M
SGA-SG-08 divulgado en la herramienta Strategic
Adviser.

Acta de baja de activos X M

Certificado de disposición de residuos X X M La serie refleja la gestión del área y el
compromiso con el medio ambiente, el actuar de
Factura X M
la Cooperativa frente a los manejos de residuos
Informes de novedades de activos fijos X M sólidos como el reciclaje entre otros.
Inventarios cíclicos de activos fijos X X M

F-SGA-SG-57

MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS Y Residuos sólidos y activos -

 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA ADMINISTRATIVA

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA REGIONAL - BUCARAMANGA
CODIGO: TRD1361 FECHA DE APLICACIÓN:
El tipo documental "certificado de disposición de
residuos" en ocasiones se conserva en la bandeja
de entrada de la subdirección, por tanto su
Listado de documentos destruidos X M
almacenamiento y conservación está sujeto a la
administración y mantenimiento del área
encargada.
MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS Y Residuos sólidos y activos -
SR140 SB381 1 X X El tipo documental "registro fotográfico" se
ACTIVOS Bucaramanga
conserva en el equipo de cómputo de la
Movimiento de activos X M subdirección, por lo que se recomienda realizar
copias de seguridad para garantizar su
conservación por el tiempo establecido.

Terminado el tiempo de retención en el archivo de

gestión, la serie se digitaliza para evidencia de la
Registro fotográfico X M actividadad y luego se eliminan los soportes físicos
según procedimiento de eliminación F-SGA-SG-08
divulgado en la herramienta Strategic Adviser.

Movimientos bancarios X M La serie refleja la gestión del área para la

Saldos bancarios X M distribución y control del gasto como evidencia de
Solicitud de traslado de fondos - semanales (F- las actividades operativas y administrativas para el
X M
SGC-TR-07) funcionamiento de la regional.

Los tipos documentales en soporte electrónico se

SR206 SB410 SOLICITUD DE FONDOS Solicitud - Bucaramanga Relación de cheques (SAP) x 1 M X consevarán por el tiempo establecido en la
carpeta electrónica "SOLICITUDES DE FONDOS".

Terminado el tiempo de retención en el archivo de

Traslado aprobados de fondos de tesorería (F-GG- gestión, la serie se elimina según procedimientode
X M
CP-39/2) Mensual eliminación F-SGA-SG-08 divulgado en la
herramienta Strategic Adviser.

La serie refleja la gestión del área con los

Cotizaciones X X M documentos iniciales que se tramitan para las
compras administrativas.

El tipo documental "Solicitud de papelería" se

elimina cada vez que hay una nueva petición de
SR209 SB421 SOPORTES DE COMPRA Soportes - Bucaramanga Cuadro comparativo X 1 M X
papelería para no conservar documentos
desactualizados dentro de la serie documental.

Terminado el tiempo de retención en el archivo de

Requisición X M
gestión, los soportes se eliminan según
procedimiento de eliminación F-SGA-SG-08
Solicitud de papelería (F-SGA-SG-21 V3) X M divulgado en la herramienta Strategic Adviser.

Cámara de comercio X M La serie refleja la gestión del área y el control de

documentos legales de los proveedores creados
para la gestión de bienes y servicios en la
Certificación bancaria X M regional.

Consulta INSPECTOR X M Cada vez que se desactualicen los documentos del

proveedor, elimínelos para no conservar
documentos desactualizados dentro de la unidad
Copia cédula del representante legal X M de conservación.
SR210 SB426 SOPORTES DE PROVEEDORES Proveedores - Bucaramanga 1 X

Estados financieros X M El tiempo de retención en el archivo de

gestión, comienza una vez se haya
desvinculado el proveedor de la
Registro único Tributario (RUT) X M Cooperativa. Terminado el tiempo de retención
en el archivo de gestión elimine los soportes
físicos según procedimiento F-SGA-SG-08,
Solicitud de codificación de proveedores X M divulgado en la herramienta Strategic Adviser.

La serie refleja los movimientos que tienen

Consignación X M relación con las actuaciones contables de la
organización y en determinado momento pueden
considerarse como pruebas de las actuaciones
financieras, por lo cual, los tiempos de retención
se asignan teniendo en cuenta la ley 962 de 2005
Art 28. "Racionalización de la conservación de
libros y papeles del comercio. Los libros y papeles
del comerciante deberán ser conservados por un
F-SGA-SG-57
período de diez (10) años contados a partir de la
SR212 SB431 TARJETA MÁS EFECTIVA Tarjeta - Bucaramanga 1 9 X X fecha del último asiento, documentos o
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA ADMINISTRATIVA La serie refleja los movimientos que tienen
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA REGIONAL - BUCARAMANGA relación con las actuaciones contables de la
organización y en determinado momento pueden
CODIGO: TRD1361 FECHA DE APLICACIÓN: considerarse como pruebas de las actuaciones
financieras, por lo cual, los tiempos de retención
se asignan teniendo en cuenta la ley 962 de 2005
Art 28. "Racionalización de la conservación de
Factura de compra / soportes X M libros y papeles del comercio. Los libros y papeles
del comerciante deberán ser conservados por un
período de diez (10) años contados a partir de la
SR212 SB431 TARJETA MÁS EFECTIVA Tarjeta - Bucaramanga 1 9 X X fecha del último asiento, documentos o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a
elección del comerciante, su conservación en
Legalización de gastos de viaje X M papel o en cualquier medio técnico, magnético o
electrónico que garantice su reproducción exacta".

Terminado el tiempo de retención en el archivo

Relación gastos de transporte
Solicitud de anticipo
X M
central, los soportes físicos se digitalizan como
técnica de reprografía, luego elimínelos según
procedimiento F-SGA-SG-08 divulgado en la
X M
herramienta Strategic Adviser.

CONTROL DE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TRADICIÓN DOCUMENTAL TIEMPOS DE RETENCIÓN NIVEL DE CLASIFICACIÓN DISPOSICIÓN FINAL
ACCESO

P - Público B - Bajo
F - Documento físico AG: Archivo Gestión Años ( ) Meses CT- Conservación Total D- Digitalización
CODIGO SERIES: NEGRILLA MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIES : Negrilla Mayúscula inicial Tipos documentales I - Interno M - Medio
E - Documento electrónico AC: Archivo Central (*) E - Eliminación S - Selección
C - Confidencial A - Alto

Aprobación Comité de Gestión

Elaboración: Aprobación oficina productora: Acta de Comité N°: Fecha:
Documental :

F-SGA-SG-57