CÓDIGO:

PROCEDIMIENTO LIQUIDACION, PAGO Y CONTABILIZACION DE NOMINA

GH-GRA-P013

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PROCESO SUBPROCESO
Gestion Humana Gestión de Remuneración, Atracción y Retención
RESPONSABLE DEL PROFESIONAL EXPERTO NOMINA Y COMPENSACIÓN
PROCESO
Establecer los para metros que permitan efectuar la liquidación y pago del
OBJETIVO sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales de los
colaboradores de la organización.
Este proceso abarca a todos los colaboradores de contrato directo con
ALCANCE
Cajasan.
INTERNOS:
-Formato Lista de Cheque de Liquidación de Nómina GH-CPE-F003
-Formato Lista de Chequeo Contabilización de Nómina GH-GRA-F045
-Formato Memorando Contable CO-CON-F001
DOCUMENTOS -Procedimiento liquidación y pago de seguridad social GH-GRA-P012
APLICABLES
EXTERNOS:
-Código Sustantivo del Trabajo
-Convención Colectiva
-Reglamento Interno de Trabajo

DEFINICIONES

N/A

POLÍTICAS

N/A

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Informar a la Unidad de Gestión Humana las novedades
1 correspondientes a los colaboradores a cargo de cada - UEN, STAFF Y USE
quincena en los plazos establecidos.
Analista Experto
Recepcionar las novedades hasta el día 6 para la primera
2 - Nomina y
quincena, y día 20 para la segunda quincena.
Compensación
3 Si se está generando la liquidación de la Primera - Profesional Experto
quincena del mes de enero se deben validar en sistema Nomina y
kactus datos de inicio de año como incremento salario Compensación
mínimo, auxilio de transporte en programa KNmParam,
Realizar incremento salarial a todo el personal que
devenga el mínimo en programa KNmAumge; actualizar
los calendarios respectivos a fin de que el sistema tome
bien los cortes (KBicalen), Realizar cambio en programa
KNmEparc se debe adicionar un nuevo registro, el Tope
de Renta Exenta y el Valor de la UVT emitido por el
Gobierno Nacional. Cambiar en KNmcontr los
colaboradores que cambian de procedimiento de
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Gestion Humana Gestión de Remuneración, Atracción y Retención
retención en la fuente a fin de correr proceso en programa
KNmPro23, igualmente validar en programa KNmDisrf
que los porcentajes estén correctos soportados en los
beneficios tributarios que hayan presentado. Validar en el
programa KNmPacei los parámetros para la expedición
de los certificados de ingresos y retenciones.
Si se está liquidando la primera quincena de junio o
primera quincena de diciembre pasa al punto 5, si se está
Analista Experto
liquidando la segunda quincena de enero o segunda
4 - Nomina y
quincena de febrero pasa al punto 6. En caso de tratarse
Compensación
de la liquidación de cualquier otra quincena del año pasa
al punto 7.
Liquidar en KACTUS prima legal para todos los Analista Experto
5 colaboradores y prima extralegal para personal - Nomina y
convencionado. Compensación
Una vez se apruebe incrementos salariales para el
personal No convencionado y para el personal
Analista Experto
Convencionado este último se realiza en la primer
Nomina y
quincena de febrero estos se realizan en programa
6 - Compensación /
KNmAumge; luego se deben ajustar en KACTUS las
Auxiliar Operativo
vacaciones y prima de vacaciones liquidadas el 30 de
Contratación laboral.
diciembre y 30 de enero realizando reliquidación en
KNmLivac de las mismas.
Registrar en KACTUS descuentos por libranzas, pólizas,
Auxiliar Operativo
7 seguros , validar proceso créditos de bienestar , entre -
Compensación
otros descuentos.
Registra en KACTUS embargos requeridos al colaborador
por autoridad legal superior. Si se está liquidando la
nómina de la primer y segunda quincena de junio y
Auxiliar Operativo
8 diciembre, registrar cuota extra de embargos por -
Compensación
alimentos a quien corresponda, igualmente para los
embargos que aplique descuento en dicha prestación
social.
Si se está generando la liquidación de la nómina de la Analista Experto
9 primera quincena de febrero, pasa al punto 10, de lo - Nomina y
contrario pasa al punto 11. Compensación
Realizar aumento de descuento por embargos, de Auxiliar Operativo
10 -
acuerdo al incremento del SMLMV. Compensación
Registrar novedades (salarios por destajo, salarios por GH-CPE-F003
hora, trabajo suplementario, otros devengos, bonificación
salarial, comisiones, auxilios de sostenimiento, auxilios de /Analista Experto
desplazamientos, permisos sindicales, rodamientos, Nomina y
11 descuento parqueaderos, licencias remuneradas, Compensación /
licencias no remuneradas, entre otros) en KACTUS y Auxiliar Operativo
verifica valores y aval de la novedad en caso de que se Compensación
requiera. Se deja evidencia Formato Lista de Chequeo de
Liquidación de Nómina GH-CPE-F003.
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Gestion Humana Gestión de Remuneración, Atracción y Retención
Cambiar el estado de las novedades en KACTUS de
Auxiliar Operativo
12 pendientes a definitivas. Se deja evidencia Formato Lista GH-CPE-F003
Compensación
de Chequeo de Liquidación de Nómina GH-CPE-F003.
Correr en Kactus proceso de liquidación de primas de Analista Experto
13 antigüedad. Se deja evidencia Formato Lista de Chequeo GH-CPE-F003 Nomina y
de Liquidación de Nómina GH-CPE-F003. Compensación
Correr en Kactus proceso de prorrogas de contratos. Se
Auxiliar Operativo
14 deja evidencia Formato Lista de Chequeo de Liquidación GH-CPE-F003
Contratación laboral
de Nómina GH-CPE-F003.
Verificar terminación de contratos de aprendices Sena y
cambio de etapa lectiva a etapa productiva. Se deja Auxiliar Operativo
15 GH-CPE-F003
evidencia Formato Lista de Cheque de Liquidación de Contratación laboral
Nómina GH-CPE-F003.

Verificar los Otro sí de encargos, actualizar en Kactus los

encargos y correr proceso de actualización. Se deja Analista Experto Nomina
16 GH-CPE-F003
evidencia Formato Lista de Chequeo de Liquidación de y Compensación
Nómina GH-CPE-F003.
Correr en Kactus proceso de actualización de créditos de
Auxiliar Operativo
17 bienestar. Se deja evidencia Formato Lista de Chequeo GH-CPE-F003
Administrativo
de Liquidación de Nómina GH-CPE-F003.
Validar en Kactus que el programa KNMPARES siempre
tenga el nivel de endeudamiento en 46%. Se deja Analista Experto Nomina
18 GH-CPE-F003
evidencia Formato Lista de Chequeo de Liquidación de y Compensación
Nómina GH-CPE-F003.
Validar quincenalmente el concepto de otros devengados
para los colaboradores a los cuales no se les ha
Analista Experto Nomina
19 legalizado el encargo o que se autorice el devengo por GH-CPE-F003
y Compensación
este concepto. Se deja evidencia Formato Lista de
Chequeo de Liquidación de Nómina GH-CPE-F003.
Liquidar en Kactus pre nomina en el programa
Analista Experto Nomina
20 KNMLINOM. Se deja evidencia Formato Lista de GH-CPE-F003
y Compensación
Chequeo de Liquidación de Nómina GH-CPE-F003.
Cambia el estado de las novedades en KACTUS
correspondientes a los intereses de los retiros parciales
Analista Experto Nomina
21 de cesantías de los colaboradores. Se deja evidencia GH-CPE-F003
y Compensación
Formato Lista de Chequeo de Liquidación de Nómina GH-
CPE-F003.
Revisar ajustes dominicales 2da quincena de cada mes.
Auxiliar Operativo
22 Se deja evidencia Formato Lista de Chequeo de GH-CPE-F003
Compensación
Liquidación de Nómina GH-CPE-F003.

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Gestion Humana Gestión de Remuneración, Atracción y Retención
Revisar carga salarial – excedentes del 40% a fin de
aportar a seguridad social sobre estos conceptos: auxilios
Analista Experto Nomina
23 de desplazamiento- rodamiento – bonos no habituales. Se GH-CPE-F003
y Compensación
deja evidencia Formato Lista de Chequeo de Liquidación
de Nómina GH-CPE-F003.
Verificar Rodamiento (2Q). Se deja evidencia Formato
Auxiliar Operativo
24 Lista de Chequeo de Liquidación de Nómina GH-CPE- GH-CPE-F003
Compensación
F003.
Revisar novedades de incapacidades a fin de cumplir con
los para metros establecidos según resolución 2888. Se Analista Experto Nomina
25 GH-CPE-F003
deja evidencia Formato Lista de Chequeo de Liquidación y Compensación
de Nómina GH-CPE-F003.
Validar aportes Covics para casos de salarios por destajo
este dato se toma una vez se conozca valor del
Auxiliar Operativo
26 descuento en seguridad social. Se deja evidencia GH-CPE-F003
Compensación
Formato Lista de Chequeo de Liquidación de Nómina GH-
CPE-F003.
Revisar salario casos de colaboradores con
incapacidades superiores a 180 días y que aún no se ha
definido situación con el fondo de pensiones, se deben
Analista Experto Nomina
27 borrar todas las novedades en PRENO y solo cancelar GH-CPE-F003
y Compensación
seguridad social y prestaciones sociales. Se deja
evidencia Formato Lista de Chequeo de Liquidación de
Nómina GH-CPE-F003.
Cambiar tipo de contrato en el mismo mes y/o revisión de
los otrosí o notificaciones. Se deja evidencia Formato Auxiliar Operativo
28 GH-CPE-F003
Lista de Chequeo de Liquidación de Nómina GH-CPE- Contratación laboral
F003.
Eliminar descuentos en Licencia de Maternidad, según
políticas las colaboradoras que tienen esta novedad no se
les puede descontar nada por nomina ya que es una
prestación económica y no concepto de salario como tal. Analista Experto Nomina
29 GH-CPE-F003
Para dicho descuento se concerta con la colaboradora y Compensación
para que por medio de autorización escrita autorice para
dicho descuento. Se deja evidencia Formato Lista de
Chequeo de Liquidación de Nómina GH-CPE-F003.
Generar archivo Excel de la pre-nomina desde KACTUS y
realiza la revisión de todos las novedades de nómina, se
Analista Experto Nomina
30 debe validar salarios, estructura financiera, y pago de -
y Compensación
novedades de cada colaborador con contrato de trabajo
directo.
Generar archivo PDF de la pre-nomina desde KACTUS y
Analista Experto Nomina
31 realizar la revisión de todos las novedades en físico a fin -
y Compensación
de evitar que se quede algo sin liquidar.
Corregir las inconsistencias evidenciadas en el proceso
Analista Experto Nomina
32 de revisión de prenómina, esto se hace filtrando solo la -
y Compensación
cedula a corregir.
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Generar archivo plano de la nómina a pagar en la
Analista Experto Nomina
33 quincena correspondiente y envía a la Unidad de -
y Compensación
tesorería a través de correo electrónico.
Generar orden de pago de nóminas de provincia, (Agrario
y Coomultrasan) a los colaboradores que no poseen
Analista Experto Nomina
34 cuenta en el Banco de Bogotá y nuevos colaboradores -
y Compensación
que a la fecha de liquidación el Banco no les ha activado
la cuenta envía a la Unidad de Contabilidad.
Acumular nomina en KACTUS para guardar los registros
de nómina de la quincena que se esté liquidando, esto se
realiza inmediatamente se envía plano para pago de
Analista Experto Nomina
35 nómina, en caso de no haber cancelado tesorería nomina -
y Compensación
hay que deshabilitar los desprendibles de nómina a fin
que los colaboradores no vean los registros solo hasta
que ya este cancelada en programa (KNmConfi).
Generar planta de personal en programa (CONTR) con
corte a la nómina inmediatamente liquidada y enviar
Analista Experto Nomina
36 informe a los siguientes correos una vez se depure el -
y Compensación
archivó: Subdirector de Soporte Estratégico, Lider
Estratégico Unidad Gestion Humana.
Generar informe a La Nacional (3er día) de cada mes una
Auxiliar Operativo
37 vez se tenga planta de personal, ingresos y retiros para -
Compensación
efectos de pólizas de seguros.
Generar liquidaciones de contrato a fin de poder realizar
Auxiliar Operativo
proceso de acumulados y poder generar interfaz de
Contratación laboral /
38 terceros. Ver procedimiento de liquidación de contrato – -
Analista Experto Nomina
GH-CPE-P003
y Compensación
Se envía archivo plano de liquidaciones de contrato
Generar desde KACTUS interfaz de los créditos
otorgados a los colaboradores en calidad de libranza por Auxiliar Operativo
39 -
la Unidad de Crédito Social y envía por medio del correo Compensación
a la Unidad de Crédito.

Generar Contabilización de Nomina en kactus (LICSS)

una vez este todo liquidado y acumulado. Se envía correo Analista Experto
40 a contabilidad confirmando la contabilización de nómina GH-GRA-F045 Nomina y
soportados en Formato Lista de Chequeo Contabilización Compensación
de Nómina GH-GRA-F045.
Si estamos en liquidación y cierre de la segunda quincena
se realiza liquidación y contabilización de Seguridad
Analista Experto
Social y Parafiscales (GH-GRA-P012) a fin de realizar
41 - Nomina y
luego el proceso de Consolidación, provisión y
Compensación
contabilización de prestaciones sociales y extralegales
que están a partir del punto 49.
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Generar cuentas por pagar de nómina, (Cuando es
segunda quincena las genero un día antes para dato a
Tesorería), genera cuentas por pagar de liquidaciones
contrato y cuentas por pagar de terceros (entidades de
libranzas, embargos y otros); una vez se tenga ya todo
liquidado, acumulado y contabilizado a fin de que cuando Analista Experto
42 se generen las cuentas por pagar este todo validado, es GH-GRA-F045 Nomina y
un proceso que hace interface con seven y es importante Compensación
que todo coincida. Se envía correo a contabilidad
informando Proceso de cuentas por pagar generado y se
detalla los datos por cada concepto soportados en
Formato Lista de Chequeo Contabilización de Nómina
GH-GRA-F045.
Revisar las cuentas por pagar de Terceros (Beneficiarios)
por medio del programa POYCA y se eliminan los
Analista Experto
siguientes terceros porque se cancelan por aparte con
Nomina y
(Factura emitida por el tercero) y la forma de pago se
Compensación
realiza por medio de memo contable y por ende
43 - /Analista Experto
quedaría dobles los registros, “Famisanar Medicina
Soporte y
prepagada, Colpatria Medicina prepagada, Bonos
Sostenibilidad de
Alimentación Big pass; Aportes Voluntarios de Pensión
Aplicativos
Colfondos y Porvenir. Para la eliminación se debe enviar
correo a la Unidad de Tecnología.
Generar archivo desde kactus en formato Excel y PDF de
los terceros afectados según los descuentos aplicados en
la quincena liquidada, se envía correo a contabilidad,
Auxiliar Operativo
44 tesorería informando, al igual a cada entidad se debe -
Compensación
enviar el detallado y reporte Pdf de lo descontado a fin de
que se realicen los abonos respectivos a cada obligación
de cada colaborador.
Generar desde KACTUS archivo plano de embargos
judiciales; Excel y PDF (2da quincena) requeridos a los
Auxiliar Operativo
45 colaboradores de la caja y envía a la Unidad de -
Compensación
Contabilidad y Unidad de Tesorería por correo
electrónico.
Generar proceso mensualmente en KACTUS programa
KNmPavfc e inserta en programa KnmFopev para pago
de concepto de pensión voluntaria del Director (Porvenir-
Aportes en línea) y el Subdirector de Soporte
Estratégico(Allianz-Colseguros), Subdirector de Servicio Auxiliar Operativo
46 -
Social (Protección), y los individual Colfondos, AFC y los Compensación
que actualmente se estén realizando; realiza memo
contables dirigido a la Unidad de contabilidad y Tesorería.
Este pago debe quedar dentro del 2 o 3 día hábil de cada
mes.

47 Enviar mensualmente (día 03) correo para pedido de - Auxiliar Operativo

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Factura de los Bonos Big-Pass se realiza memo contable
y se envía a tesorería con la respectiva factura ; Bonos
Alimentación Banco de Bogotá este último se realiza por
Compensación /
medio de memo contable para que la unidad de tesorería
Unidad de Tesorería
realice la dispersión electrónica ; Estos pagos deben
quedar cancelados entre la primer semana de cada inicio
de mes.
Realizar memo contable para pago de facturas de
Medicina prepagada para Famisanar (Ing. Luz Adriana) y Auxiliar Operativo
48 Colpatria (Director) , y las que actualmente se estuvieren - Compensación /
generando cumpliendo con los pagos antes de sus Unidad de Tesorería
vencimientos.
Procesar mensualmente en KACTUS la consolidación de
provisiones a las cesantías, intereses, prima legal,
Analista Experto
extralegal (Junio – Diciembre), Prima de vacaciones,
49 GH-GRA-F045 Nomina y
Prima antigüedad , bonificación Corporativa y Variable ,
Compensación
vacaciones en KACTUS soportados en Formato Lista de
Chequeo Contabilización de Nómina GH-GRA-F045.
Verificar que la consolidación quede correcta
Analista Experto
identificando al personal activo y retirado. Se genera
50 - Nomina y
archivo Excel a fin de revisar todas las prestaciones
Compensación
sociales.
Procesar en KACTUS las provisiones consolidadas
soportados en Formato Lista de Chequeo Contabilización
de Nómina GH-GRA-F045. Soportarse en los instructivos
que existen creados para algunas de ellas. Los Analista Experto
51 liquidadores que actualmente se manejan son : Primas GH-GRA-F045 Nomina y
legales y Extralegales : KNmLipri , Vacaciones y Prima Compensación
de vacaciones : KnmLivac , Cesantías e intereses :
KNmLices , Bonificación Corporativa y Variable :
KnmLipri.
Verificar que la provisión quede aplicada correctamente. Analista Experto
52 Si la provisión es correcta pasa al punto 54 de lo - Nomina y
contrario continúa en el punto 53. Compensación
Analista Experto
Identificar las causas de las inconsistencias y realiza las
53 - Nomina y
debidas correcciones.
Compensación
Contabilizar provisiones y compara con el mes
inmediatamente anterior para identificar la variación, se
Analista Experto
realiza comparativo con mes del año inmediatamente
54 GH-GRA-F045 Nomina y
anterior a fin de validar comportamiento soportados en
Compensación
Formato Lista de Chequeo Contabilización de Nómina
GH-GRA-F045.
55 Si nos encontramos en el mes de diciembre se debe - Profesional Experto
validar provisión de seguridad social de la Bonificación Nomina y
Corporativa y Variable a fin de contemplar este gasto Compensación /
para próximo año en que se pagan dichas bonificaciones Unidad de
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Gestion Humana Gestión de Remuneración, Atracción y Retención
de acuerdo a cumplimiento de requisitos, indicadores y
metas establecidas en los respectivos manuales para
Contabilidad
este reconocimiento. Enviar a la unidad de contabilidad
dicha información a fin de dejar causado dentro del mes.
Validar la correcta contabilización de débitos y créditos a Analista Experto
56 nivel de decimales. - Nomina y
Compensación
Analista Experto
Enviar correo a la Unidad de contabilidad a fin de
57 Nomina y
confirmar la contabilización y cierre de mes.
Compensación

ELABORADO POR
ROL NOMBRE COMPLETO
Profesional Experto Nomina y Compensación Doris Yolanda Zambrano Gualdron
REVISADO POR
ROL NOMBRE COMPLETO
Gerente Planeación Y Control De Gestión Norma Yolanda Hernandez Vanegas
APROBADO POR
ROL NOMBRE COMPLETO
Lider Estratégico Unidad Gestión Humana Damarys Shirley Porras Parra

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION DESCRIPCION Y JUSTIFICACION DEL CAMBIO
Se realiza actualización en códigos de registros con el fin de alinear el proceso y validación del
08 mismo.
Se actualiza Nombre y Rol de quien revisa los documentos.

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