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ODIN MOTO S.A.S POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

NIT 900092478-5 CONTABLES
Versión 01 Responsable: Área contable Fecha de actualización: 2017-09-15 Área Contable Formato: PPC-001

Paso a paso

Hacer tabla de contenido

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

1. Para cierre contable los puntos de venta, Norte y centro, deberán consignar el último día hábil
del mes, esto con el fin de llevar un control en consignaciones bancarias.
2. Se debe tramitar de forma inmediata la solicitud enviada por el área comercial,
correspondiente a la creación de clientes en el sistema contable W.O. Ver Manual 1. CREACION
DE TERCEROS Rev 2020.
3. Se debe dar respuesta inmediata a la confirmación de pagos enviados por correo electrónico,
solicitud realizada por el área comercial y logistica. Una vez confirmado dichos pagos, logistica
procede a generar la factura de Venta.
4. Posterior a la creación de la factura, logistica deberá dar respuesta al correo con el Número de
factura a aplicar.
5. Es de gran importancia para contabilidad llevar un análisis de cada una de las cuentas contables
del balance, por lo cual mensualmente se debe realizar el análisis de Nomina, haciendo énfasis
a las provisiones y la seguridad social. Se tendrá un plazo máximo a partir del día 30 hasta el día
5 de cada mes.
6. Para efectos de liquidación de impuestos, se debe archivar en la A-Z FACTURAS DE COMPRA,
todos las copias de las facturas de compra verificando; resolución de facturación, consecutivo,
fecha, Nombre de la empresa, identificación, dirección, teléfono e impuestos.
7. Para presentación de estados financieros mensualmente se deberá imprimir un reporte de
cartera y proveedores, a estos se realizara su respectivo análisis y si es necesario realizar los
cruces respectivos. Una vez se hayan conciliado dichas cuentas, se debe enviar a gerencia los
reportes, a más tardar el quinto (5) día hábil del mes.
8. En las conciliaciones bancarias no pueden quedar partidas por conciliar. Todo debe aplicarse,
tanto pagos como recaudos a diario.
9. Se deben imprimir todas las notas de contabilidad y archivarlas en la A-Z “NOTAS DE
CONTABILIDAD”.
10. Para el manejo de los gastos de la caja menor:

 Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su respectivo soporte el
cual debe reunir los siguientes requisitos: fecha, nombre del beneficiario del pago, NIT o C.C,
valor en números y letras, concepto del pago y firma del beneficiario y todos los demás

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Zuley Ballesteros-Área 05/09/17 Veronica Mendoza Correa 15/09/17 Veronica Mendoza Correa 15/09/17
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requisitos de ley. (p.e. Anexar el R.U.T. en caso de que sea un pago de un servicio del régimen
simplificado) Entre estos que el documento se nombre como Factura de Venta y se expida de
manera correcta Resolución de Facturación Dian.
 Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.
 Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 80% puede procederse a hacer un
nuevo reembolso, no es necesario esperar hasta que se haya agotado el 100%.
 Si al finalizar el mes el FFCM (Fondo Fijo de Caja Menor) no se ha ejecutado en su totalidad, se
elaborará una Nota de Contabilidad para causar los gastos efectuados durante el mes y no
llevar gastos de un mes a otro.
 Una vez ejecutado el monto de la Caja Menor se procederá a elaborar la relación de Reembolso
de Caja Menor según modelo suministrado por la Administración.
 Los anexos deben organizarse debidamente en orden cronológico o por código contable.
 Ordenados los soportes se procede a hacer una numeración consecutiva y así mismo se
registrarán en la Relación de reembolso de Caja Menor. Todos los soportes deberán llevar el
sello “CANCELADO” ó “PAGADO”.
 Elaborada la relación de Reembolso se pasará a contabilidad para la respectiva revisión, para
proceder a elaborar el comprobante de pago.
 Los soportes pequeños no permiten un archivo o empaste adecuado, por lo tanto deben
pegarse en orden en una hoja tamaño carta para facilitar y asegurar un archivo correcto.
 Las facturas de registradora suministradas en papel químico deben fotocopiarse porque este
papel no garantiza la información ya que se borra al poco tiempo.

11. Para poder legalizar gastos de transportes y parqueaderos: se debe diligenciar una planilla, la
cual se denomina, ACTIVIDADES Y DESPACHOS, en donde se especifica la actividad; hora de
salida, hora de llegada, sello y firma de lugar de visita. A dicha planilla debe adjuntarse el recibo
de caja o factura de compra relacionada.
12. Para llevar un control de las intervenciones realizadas a los vehículos de la compañía, se creó
una A-Z ACTIVOS FIJOS, donde se archivan las facturas de compra de los pagos efectuados por
mantenimientos.
13. En la A-Z NÓMINA, se debe archivar una copia de las facturas de la empresa ALIANZA
TEMPORALES, con la especificación de aportes y pagos a seguridad social.
14. Para dar cumplimiento a los requisitos establecidos por cartera, se debe hacer una revisiones
en las facturas de venta generadas por logística, cumpliendo los siguientes requisitos; Nombre
claro, sello y numero de cedula del cliente. En especial cuando son ventas a crédito.
15. Para control del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo (SG-SST), es muy
importante llevar un control de los gastos o intervenciones realizadas en la compañía, en
mención al SG-SST, por lo cual se vio la necesidad de crear un centro de costos en el sistema
contable W.O, donde se deberá clasificar al momento de ingresar las facturas de compra.

Actualización, Sept 21-2017

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16. Para el ingreso del producto botones “redondos”, compra realizada al proveedor Duke
MadHouse (Francisco Duke), se realiza a través de una entrada de almacén por el área
contable, con el soporte entregado por Almacen (Remisión). La contabilización de la entrada de
almacén debe ser modificada de la siguiente manera:

 Debito a la cuenta inventario.

 Crédito a la cuenta Proveedores.

Lo anterior con el fin de evitar la doble contabilización de la cuenta de inventarios al registrar la

factura de compra; en la factura de compra solo se deben causar los impuestos.
NOTA: Solo se efectuara el proceso con el proveedor mencionado anteriormente, con la única
salvedad de que se realice con el soporte correspondiente.
17.  FACTURA. Modificado por el art. 1, Ley 1231 de 2008. 
Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o
remitir al comprador o beneficiario del servicio.
La compañía, emisor o prestador de servicio, emitirá un original y dos copias de la factura. Para
todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado
por el emisor y el obligado y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio.
Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus
registros contables.
El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la
factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o
electrónico.(fuera de la ciudad es aceptado documento físico o electrónico de aceptación de
factura) Igualmente, deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del
comprador del bien o beneficiario del servicio, en la factura y/o en la guía de transporte, según
el caso, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.

Actualización feb -2020

18. RELACION DE VENTAS PUNTO DE VENTA

La persona encargada o vendedor en punto de venta realiza la relación de ventas de acuerdo al
formato establecido donde se registra la fecha de venta, el consecutivo de facturas el valor de
la venta y la forma de pago. Al siguiente día consigna el valor de la venta del día anterior, OJO
en día sábado o en cierre se deja la consignación del dinero el mismo día.
Con esta relación el área de contabilidad realiza el correspondiente documento de
consignación bancaria en el sistema con ánimo de llevar conciliada la caja general.
Cuando se realizan ventas con tarjeta crédito o débito en contabilidad se debe des contabilizar
la factura y cambiar la forma de pago y se contabilizan de nuevo, ya que en punto de venta solo
puede elegir forma de pago Contado para que no se dañen las contabilizaciones asignadas a
este tipo de pagos.
Se tiene definidos unos descuentos en punto de venta y existe el plan recambio que
se debe ir confirmando con gerencia y comercial las modificaciones que se presenten
al respecto.
Se establece un control semanal del área contable con el archivo que comparte Punto de
venta y logistica vs la Información en W.O y las facturas físicas que envía punto de venta
donde coloca el porcentaje de descuento y el maletero que recibió.

19. MANEJO DE CAJAS DE EMPAQUE QUE SOBRAN EN PUNTO DE VENTA

El control lo lleva Carlos , cada seis meses se define el envío a Siberia para con es cantidad se
entre a modificar la ficha técnica que implica quitar la caja nueva de la ficha para que en
bodega utilicen las sobrantes de acuerdo a los despachos que el supervisor y Logistica tengan
programados. Luego de utilizar las cantidades de sobrante se vuelve a modificar las fichas
técnicas como estaban inicialmente.

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20. INFORME DE LISTA DE PRECIOS

Este informe lo solicita la sra Veronica y se denomina lista de precios, se debe ingresa a World
Office y en Panel ppal / Buscar inventarios/ se consulta un producto en la pestaña de opciones
se da click y se descargar de la hoja de datos de allí se copia y se pega a Excel y se organizan
manualmente los productos por referencia y tamaño de maletero.

21. INFORME DE VENTAS VS COSTO

Este informe es solicitado por la sra Veronica y se saca de World Office por la siguiente ruta :
panel ppal/informes/ventas/ Costo de Ventas Por Vendedor Detallado.
Se descarga la información y se ordena agrupado referencia y tamaño y presentados de la
siguiente manera:

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