CODIGO: PC-GH-005

PROCEDIMIENTO DE NOMINA VERSION: 1

FECHA: 21/11/2022

1. OBJETIVO

Realizar oportunamente y eficazmente lo pagos de retribución salarial a los colaboradores.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los empleados de DISPARTES S.A.S

3. DEFINICIONES

AUXILIO DE TRANSPORTE: Es un factor salarial que se reconoce a los servidores públicos

y a los trabajadores que devengan un sueldo mensual básico hasta de dos (2) veces el
salario mínimo legal vigente. No se tendrá derecho a este auxilio cuando el funcionario
disfrute de vacaciones, se encuentre en uso de licencia, éste suspendido o cuando la
entidad suministre el servicio.

DESCUENTOS: Son las deducciones que se efectúan del salario de los funcionarios de
conformidad con lo permitido en la ley.

EMBARGO: Es una medida previa decretada dentro de un proceso por la autoridad judicial
competente (Juez de la República), que tiene por finalidad la de conservar un bien mueble o
inmueble, impidiendo que de ellos disponga su dueño o poseedor; mientras se adelanta y
concluye la actuación procesal respectiva.

LIBRANZA: Es un título valor innominado, por medio del cual el funcionario puede obtener
un crédito para financiar sus necesidades de consumo, expresado generalmente por carta.
El pago del crédito se maneja por el sistema de descuento de nómina dentro de los límites
legales.

NÓMINA: Es el formato utilizado por una organización para el registro de los pagos
efectuados por concepto de sueldos o salarios devengados por los trabajadores que
conforman la planta de personal. Incluye los descuentos o deducciones efectuadas a los
empleados por diferentes conceptos, tales como libranzas, embargos, seguridad social,
retención en la fuente, etc.

PRESTACIONES SOCIALES: Corresponde al reconocimiento y pago que se hace a los

funcionarios por concepto del régimen prestacional establecido en la ley, y de acuerdo con
lo consagrado en el Decreto 1919 de 2002; para la liquidación de las prestaciones sociales
no podrán incluirse factores salariales diferentes a los expresamente señalados en el
Decreto 1045 de 1978. Las Prestaciones Sociales a que tienen derecho los empleados
públicos corresponden a: Vacaciones; Prima de Vacaciones; Bonificación por Recreación;
Prima de Navidad; Auxilio de Cesantía; Intereses a la Cesantía; Calzado y Vestido de Labor.

SALARIO: Esta constituido por todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el
funcionario como retribución por sus servicios, que comprende la Asignación Básica
Mensual y los Factores Salariales, y sobre este concepto se efectuarán las deducciones o
descuentos permitidos en la ley.

SEGURIDAD SOCIAL: “La Seguridad Social es un servicio público obligatorio, cuya

dirección, coordinación y control está a cargo del Estado y que será prestado por las
entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidas en la ley. Este
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servicio público es esencial en lo relacionado con el Sistema General de Seguridad Social

en Salud. Con respecto al Sistema General de Pensiones es esencial sólo en aquellas
actividades directamente vinculadas con el reconocimiento y pago de las pensiones”. (Ley
100 de 1993, Artículo 4).

4. PROCEDIMIENTO

P-
H-
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
V-
A
Directora de *Carta de
Revisión y Revisar la programación de Gestión Humana- vacaciones
programació vacaciones enviada por los
V Analista de *Liquidación
n de líderes de área y se procede con
Nómina de vacaciones
vacaciones su respectiva liquidación.
Auxiliar Contable *Archivo plano
Revisión de correo electrónico
donde se evidencien las fechas
de terminación de contrato o
revisión de carta física de
renuncia de empleados,
elaboración de documentos de Directora de *Liquidación
Revisión de terminación (cartas de aceptación Gestión Humana- definitiva
V liquidaciones de renuncia, paz y salvo, Analista de * Archivo plano
definitivas entrevistas de retiro y carta de Nómina *Interface
exámenes médicos) y envío de Auxiliar Contable contable
correo electrónico al empleado
con la documentación en
mención. Una vez el empleado
realice la devolución, se procede
con la liquidación.
Recolección
de Revisión e impresión de
novedades novedades enviadas por los Analista de
H líderes de los procesos para *Prenomina
de nómina nómina
proceder con su digitación en el
físicas y Software de nómina.
electrónicas
Ingresos del En el software DMS se realiza el Analista de
H personal ingreso del personal nuevo de la Ninguno
nómina
DMS compañía
Analista de
Revisión de Liquidar la nómina y proceder nómina
V * Prenomina
informes detalladamente con la revisión Directora de
Gestión Humana
Revisión Antes de proceder con la entrega
cuentas de nomina se revisan las cuentas Analista de
V Ninguno
contables de contables que se manejan por nómina
libranzas cada libranza
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P-
H-
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
V-
A
* Comprobante
de nómina por
Después de revisada la nómina
empleados.
por la Dirección de Gestión Analista de
Cierre * Prenomina
Humana se procede a cerrar el nómina
H por grupo de
periodo periodo. Luego de este proceso
compensación.
no es posible realizar ningún
*Acumulados
cambio para esta nómina.
sin totales por
empleados
Se genera el archivo para la
Generación *Archivo plano
dispersión de los fondos a cada Analista de *Resumen de
A de archivo cuenta de empleado y se envía al
nómina pago por
plano área de Tesorería para que estos
nómina
procedan con el pago.
Generación
de Se generan las colillas de pago y Analista de Colillas de
A se envían al correo personal de
comprobante nómina nómina
cada uno de los empleados
de nómina
*Remuneració
n empleado
Se revisan las novedades de Analista de por concepto.
A Rodamientos mensajeros y se procede a * Archivo plano
nómina
liquidar el rodamiento quincenal *Resumen de
pago por
banco
Nota: Este proceso se repite para la segunda quincena del mes, con las siguientes
actividades adicionales:
Se elabora las planillas de: AFC,
Aportes voluntarios, planilla
global de Dispartes y Redpartes y * Gestión
Seguridad Social Empleados Analista de contable.
Seguridad
H Oscar Arredondo. Una vez nomina *Comprobante
Social
elaborados los archivos planos se Tesorería y egreso de
monta en el operador y se pasan autoliquidación
las planillas a tesorería para
pago.
* Informes de
Después de hacer el cierre del
prestaciones
Consolidados mes se elaboran los consolidados Analista de sociales
H mensuales (cesantías, intereses,
del mes Nómina *Acumulados
prima y vacaciones), informe de
sin totales del
retención en la fuente
mes
*Listado de
Nómina Se ejecuta la ruta y se envía a la Analista de
H revisión
DIAN los comprobantes de
electrónica Nómina nómina
nómina
electrónica
Actividades Adicionales
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P-
H-
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
V-
A
Recepción por correo electrónico
o página web, después de
Facturas conciliar cada pago con las Analista de * Facturas de
A
Libranzas diferentes entidades se reciben Nómina libranzas
las facturas y se envían al área
de contabilidad para causación
Se elabora un informe con la
Base de base de datos de empleados Analista de *Informe de
H datos activos al corte del mes, se envía
Nómina base de datos
empleados a Dirección de Gestión Humana y
Gerencia Administrativa
Con el informe de la base de
empleados al cierre del mes se
elabora un informe para el DANE
en una plantilla establecida y Analista de *Informe
H DANE proceder con su envío los cinco
Nómina DANE
(5) primeros días del mes. Este
debe ser enviado al DANE, a
contabilidad interna y contabilidad
externa
Elaboración la rotación del
personal con base a la base de Analista de * Informe de
H Rotación datos de empleados y posterior
Nómina Rotación
envío a la Dirección de Gestión
Humana
Actualización
herramienta Teniendo en cuenta la base de Analista de * Herramienta
A datos de empleados se alimenta estructura
Estructura Nómina
este informe de manera mensual salarial
Salarial

5. INDICADORES

N° INDICADOR PERIODICIDAD OBJETIVO DEL INDICADOR

1 Recaudo de Trimestral Realizar seguimiento a la remuneración
incapacidades de las incapacidades por parte de las
diferentes entidades
2 Inspección de nómina Mensual Evitar reprocesos en el pago oportuno
de la nómina

6. PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información del proceso se deberá guardar física como mínimo por 10 años y
digitalmente de forma indefinida.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA
1 Creación del documento 21/11/2022

ELABORADO POR APROBADO POR

Idalide Quinchia Alba Mery Patiño

Analista de Nómina Directora de Gestió Humana