PROCESO LIQUIDACIÓN

DE NÓMINA CG-UNO

Una de las tareas más importantes en la gestión de cualquier

empresa, es el proceso de nómina. Los empleados deben
poder confiar en que sus pagos sean los correctos y sin retrasos.
La nómina afecta cada aspecto de una empresa, desde el
ánimo de los empleados hasta la estabilidad financiera de la
empresa.

Carolina Méndez Muñoz

01/11/2018
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PROCESO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA CG-UNO

Existe una gran variedad de aspectos que pueden incidir en el proceso

correcto de la liquidación de la nómina, por ello, se ilustraran a continuación
algunos de ellos y su parametrización que deben ser verificados antes de
iniciar la liquidación de la nómina.

CENTROS DE COSTO

Cada empresa según su actividad económica y tamaño podrá tener

sucursales o diferentes centros de operación, pero también para su correcto
funcionamiento contará con diferentes áreas o departamentos que permiten
agrupar a los empleados como: Administrativos, Producción o Ventas (entre los
principales). Esta agrupación por centro de costo permite llevar un mejor
control de los gastos y liquidación ya que no todos se comportan de la misma
manera.

A continuación se ilustra la ruta para creación de los grupos de centros de

costo:

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Después de creado los grupos padre de centros de costo, se crean los grupos
hijo, es decir, los departamentos o áreas que pertenecen a cada grupo:

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La estructura de centros de costo se va creando con niveles siento el principal

el costo padre y las áreas los costos detalle.

PARAMETROS

En la opción de parámetros de nómina podemos realizar la

parametrización principales del proceso de nómina:

 Parámetros de cálculo: Actualizar el salario mínimo cada año,

cantidad de horas diarias.

 Parámetros de liquidación de incapacidades

 Parámetros de Autoliquidación: Salud, Pensión y ARL.

 Parámetros de parafiscales y PILA: SENA, ICBF y CAJA

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Parámetros de Liquidación de Incapacidades

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Parámetros de Parafiscales

PARA MODIFICAR FESTIVOS

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ACTUALIZAR TABLA RETEFUENTE

VERIFICAR AUXILIO DE TRANSPORTE

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CONCEPTOS

Los conceptos hacen referencia a los motivos de devengo o deducción que

se presentan en la nómina, son el punto de partida para el proceso de
nómina. Como por ejemplo los siguientes:

Para crearlos ingresamos por la opción Procesos/Nomina/Cptos,

Agrupaciones/Actualiza Conceptos

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Un concepto forma parte del básico cuando afecta las 8 horas laborales
(Sueldo, incapacidades, vacaciones, licencia de maternidad).

Los conceptos de modo 99, son los conceptos para ajustes se cargan
manuales.

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CREAR GRUPOS DE EMPLEADOS

Existen grupos principales de empleados:

 Aprendices
 Salario Integral
 Pensionados: Subgrupo de dependientes

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LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

Para iniciar con el proceso de liquidación de nómina se debe tener en cuenta:

GENERACIÓN DE PERIODOS DE NÓMINA

De acuerdo al tipo de nómina que maneje la empresa así mismo se genera su

periocidad:

 24 periodos para nómina quincenal

 12 periodos para nómina mensual
 54 periodos para nomina semanal

INGRESO DE NOVEDADES

NUEVOS INGRESOS DE PERSONAL

Para los nuevos ingresos de personal se debe crear al empleado como

Tercero/empleado antes de crear la hoja de vida y el contrato:

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Creación del contrato

 Relativos al Servicio: En este concepto se asocia el empleado a que

centro de costo y a que grupo de empleados va estar cargado su
carga prestacional puede ser administrativa u operativa y su tipo de
contrato ya sea fijo o indefinido y se confirma la fecha de ingreso que
ya se había puesto cuando se creó el tercero por estructuración básica.

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 Relativos a la Seguridad Social: EnE concepto se diligencia la

información de la seguridad social de empleado, fondo cesantías.

TIEMPO NO LABORADO

Las novedades de tiempo no laborado dependerán si son de devengo o

deducción. Se pueden ingresar incapacidades, suspensiones, licencias no
remuneradas.

INCAPACIDADES

Las incapacidades por enfermedad general se liquidan con el IBC anterior.

Ningún empleado puede recibir menos de 1 SDLV si está incapacitado, si el
valor está por debajo, se ajusta.

La pantalla de incapacidad solicitará datos adicionales como serie, fecha de

expedición, tipo de incapacidad y si es prorroga o no. La incapacidad por

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enfermedad general le corresponden los 2 primeros días a la empresa y a

partir del 3 día a la EPS. En accidente de trabajo le corresponde el 1 día a la
empresa y a partir del 2 día a la ARL.

En los tiempos no laborados también se ingresan las licencias (por luto,

paternidad, permiso, calamidad) y las suspensiones.

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CUOTAS Y PRÉSTAMOS

Cuotas genéricas

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El sistema permite realizar a través de esta pantalla realizar ingresos o retiros de

cuotas.

Previamente se debe haber creado el concepto, indicando si corresponderá a

un devengo o a una deducción. En esta pantalla se puede definir si será
aplicada a todos los empleados o a un grupo particular.

CREAR DOCUMENTOS

Se debe crear el documento de liquidación de nómina. Si la nómina es

quincenal se creará uno con la primera quincena.

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El periodo de liquidación corresponderá al mes y a la quincena que se va a

liquidar. Al oprimir F2 permitirá seleccionar el correspondiente. -

- Tipo de nómina: Aquí se registra el tipo de nómina que se utiliza por ejemplo
Q: si quincenal y M: si mensual.

- Liquidación: 0 = Normal esta se utiliza para la nomina

- Tipo de liquidación: Se utiliza cuando de forma colectiva, quiere decir que se

liquida la nómina para todos los empleados.

- CCosto: TODOS: se le selecciona este concepto porque se está liquidando

una nómina colectiva.

- C.O: centros de operación se le selecciona TODOS igual que en los

conceptos de centro de costos por que es colectiva.

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HABILITAR DOCUMENTOS

El documento que hemos creado, se debe habilitar para que al realizar las
liquidaciones de los conceptos se pueda llamar a la nómina de la 1ra o 2da
quincena según corresponda.

TRANSACCIONES MANUALES

Esta opción permite realizar ingreso de novedades de nómina que no son fijas
en cada periodo de liquidación o cuyos valores son variables según
desempeño o generación de las novedades, por ejemplo: captura de horas
extras, recargos, comisiones, bonificaciones, auxilios, etc.

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Los conceptos que se permiten en la captura son los definidos modo “99”
(para ajustes) otros o de modo de liquidación “1” de tiempo laborado para la
captura de horas adicionales o extras.

TRANSACCIONES AUTOMÁTICAS

Es el último proceso que se tiene en cuenta para la liquidación de la nómina,

cuando ya se ha hecho el ingresos de cuotas y novedades, con él se liquidan
cada uno de los conceptos genéricos y automáticos para la totalidad de
empleados.

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TIEMPOS BASICOS Y TNL

Se corren los tiempos básicos y los TNL (incapacidades, licencias, permisos,

suspensiones)

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AUXILIO DE TRANSPORTE

Se indica como se pagara según sean los días del periodo en caso de que la
nómina sea con por periodicidades, o el valor completo cuando el pago sea
de nómina mensual.

Se selecciona valor 0, ya que corresponde a todo el mes.

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CUOTAS Y PRÉSTAMOS

Se indica si aplicaría los préstamos, cuales cuotas o todas y en que

periodicidad.

Se selecciona el periodo al cual corresponde el descuento, a la primera 1 o

2da quincena.

RETENCION EN LA FUENTE Y SEGURIDAD SOCIAL

Se indica cómo se liquida los conceptos de deducciones de aportes a

seguridad social, como descuentos de salud, descuentos de pensión, aportes
a fondos de solidaridad, solidaridad adicional y pensiones voluntarias. Al igual
que la retención en la fuente.

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Si corresponde a la primera quincena debe ir proyectada

Si corresponde a la segunda quincena, solo aplica ya que fue proyectada en

la primera quincena.

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LISTADOS DE LIQUIDACIÓN

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PAGO DE NOMINA

Se selecciona la cuenta de la cual saldrá el pago

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Dependiendo del formato que se tenga establecido para el banco, los datos
que solicitará de la cuenta varía. Si todos los empleados tienen cuenta de un
mismo banco, podemos indicarle al sistema que asume campo de
observaciones. En la hoja de vida la forma de pago de todos tendrá que ser
consignación y tener asociada la cuenta del mismo banco.

PROCESO PILA

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El proceso de generación se divide en 6 fases. Las Fases 1 a la 3 son de salud,

pensión y ARL. Las Fases 5 y 6 son de Parafiscales.

Se genera la planilla PILA. El plano debe cumplir con la Resolución 2388 de

Junio/2016 Vigencia 1/03/2017.

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Si se generan inconsistencias al generar el plano, se debe organizar la

información de acuerdo a lo que arroje el sistema. Como por ejemplo: Crear
códigos nacionales, actualizar los tipos de cotizante, su tipo de identificación.

AUDITORIA PILA

Con esta opción puedo verificar en archivo Excel que se guarda en la carpeta
TRM, y verificar los valores liquidados, el IBC, descuento de EPS, Pensión, Arl.

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LIQUIDACION DE VACACIONES

PASO 1. Primero se establecen los parámetros. Aquí se especifica si el sábado

se cuenta y si se paga el día 31.

Base de liquidación: Base 2 sueldo + variable (por norma último salario)

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VD: Todo lo que haga base

PASO 2. Correr el documento de liquidación

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Selecciono el periodo al cual pertenece las vacaciones del empleado

PASO 3. LIQUIDAR LA PRESTACION SOCIAL

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PASO 4. CORRER TODOS LOS AUTOMATICOS

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PASO 5. IMPRESIÓN DEL COMPROBANTE

AUDITORIA

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PRUEBA DE ESCRITORIO

Aplica Para Licencias Remuneradas y Vacaciones

PASO 1. Multiplico el básico*0.04 de salud

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73.333 *0.04 = 2.933

PASO 2. Mirar en pila el ibc del mes anterior

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Ingreso Al Empleado y le Doy F2 En Salud

Verificar el ingreso (sumar la linea de devengos e incapacidad)

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BASICO *0.04 2,933

DEVENGO 5,000,000

INCAPACIDAD 366,666

TOTAL 5,366,666
DIVIDO /30 178,888.87
MULTIPLICO POR EL # DÍAS DISFRUTADOS 3,756,666.20
4% DE SALUD 150,266.65

TOTAL DESCUENTO SALUD (TOTAL + BASICO) 153,200

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LIQUIDACION DE CESANTIAS

Revisar parámetro

Si escojo base de liquidación 1 obligatoriamente 1 en auxilio de transporte

El auxilio de transporte debe estar incluido en agrupación de cesantías si lo

tomo como variable

BASE 2: SUELDO+ VARIABLE DE HEX COMISIONES INCAPACIDADES

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ANTICIPO DE CESANTIAS

PASO 1. Crear el documento

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CAUSACIÓN DE LA NOMINA

Se debe asociar una cuenta de acuerdo al concepto. Por ejemplo:

Gastos Administrativos: 51
Gastos de Venta: 52
Gastos de Producción: 72, 73, 62

Por la opción de listado puedo verificar si las equivalencias están

correctamente ingresadas

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Se lleva la cuenta del pasivo 25050101 (Salarios por pagar) contra la cuenta
del banco (pago)

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CONTABILIZACIÓN-PAGO DE NOMINA

Primero se aplica la opción del proceso con opción de Listado para

verificación

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Luego la opción 2, para finalmente contabilizar.

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