Instituto Universitario Carlos Soublette

Coordinación general de pasantía

Carrera: Administración Industrial

Maracay - Estado Aragua

INFORME DE PASANTÍA

AUTOR: Eduardo Bermudez

CI. 25.946.719

Maracay, Septiembre 2023

Instituto Universitario Carlos Soublette

Coordinación general de pasantía

Carrera: Administración Industrial

Maracay - Estado Aragua

Central El Palmar, S.A

09 Junio al 08 de septiembre

Nombre del Tutor Empresarial: Yosmar Vargas

Nombre del Tutor Académico: Libia Blanco
 Maracay, 1 Septiembre 2023

Ciudadano:
Coordinador General de Pasantía
Instituto Universitario Carlos Soublette
Su Despacho

Estimados señores:

Por medio de la presente hago constar que, en mi carácter de Tutor Académico he

leído el presente Informe presentado por el bachiller Eduardo J. Bermudez. Portador de la

cédula de identidad No. V-25.946.719, para optar al título de Técnico Superior

Universitario en Administración Industrial, y considero que el mencionado trabajo reúne

los requisitos necesarios y suficientes de elaboración, por lo tanto doy mi aprobación para

que sea sometida a la consideración del docente evaluador.

Libia Blanco
 Índice
Introducción..........................................................................................................................7
La Empresa............................................................................................................................9
Reseña Histórica.......................................................................................................9
Misión:....................................................................................................................10
Visión:....................................................................................................................10
Valores:..................................................................................................................10
Objetivos Generales...............................................................................................11
El Departamento.................................................................................................................13
Funciones y Responsabilidades..............................................................................13
Tareas generales:....................................................................................................14
Objetivos del Departamento...................................................................................15
Funciones del Departamento..................................................................................16
Pasantía.........................................................................................................................17
Alcances de las Pasantías.......................................................................................17
Limitaciones de las pasantías.................................................................................17
Cronograma de Actividades...................................................................................18
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES...........................................................19
Aporte del Pasante a la empresa.............................................................................20
CONCLUSIONES.......................................................................................................21
RECOMENDACIONES.............................................................................................22
Bibliografía...................................................................................................................23
 Introducción

El proceso de realización de las pasantías comienza con el ingreso del alumno a la

organización como un trabajador más, para luego ser ubicado por medio del gerente de

Recurso Humanos o del encargado del departamento donde vaya a ser asignado el

estudiante, para que realice las actividades que se adapte a la especialidad del mismo.

Ahora Bien, es importante que el estudiante asista diariamente a su labor de pasantías y

participe en el desarrollo de las actividades de cada empresa, ya que esto incrementa su

formación académica, y así de esta manera, tiene la oportunidad de integrarse al campo

laboral, como parte del desarrollo de sí mismo, de igual manera aprende a mantener una

relación propia y estrictamente de trabajo con las personas que laboran allí.

Por otra parte, la particularidad de las pasantías es que el pasante entra siendo un

estudiante más, y es en las pasantías donde empieza a poner en práctica todos los

conocimientos que ha adquirido durante sus años de estudio, en situaciones reales que se

presentan dentro de las empresas, las cuales lo ayudara a mejorar sus habilidades y destreza

A medida que el estudiante se ve envuelto en las situaciones cotidianas que enfrentan las

empresas, este se va familiarizando con las labores que debe de desarrollar diariamente,

logrando obtener nuevos conocimientos, enseñanzas que le serán de utilidad en un próximo

futuro, ya sea que quede trabajando en la empresa donde ejerce las pasantías, o en otra

organización donde vaya a ejercer su carrera.

El periodo de pasantías es el momento en el que se hace notar la base del estudiante, a

medida que valla ayudado en los problemas organizacionales de la empresa, es por ello que

el proceso de pasantías se involucra en la formación del estudiante, ya que en su

oportunidad laboral ayuda a despejar dudas con respecto al campo de trabajo, y de igual
manera es importante ya que se demuestra la habilidad de asumir responsabilidades y

desarrollar un puesto de trabajo.

De igual manera, al pasante en ocasiones se le asignan actividades que este desconoce y

debe busca la manera de resolverlas de la forma correcta, de no hacerlo, es también parte de

la formación del pasante, es necesario adquirir nuevos retos que ayuden al desarrollo

del estudiante, diariamente se adquieren nuevos conocimientos, y es importante que el

pasante este realmente interesado en crecer como profesional.

Por otra parte, dentro de los aspectos formales del informe se encontrara una breve y

concisa reseña histórica de la empresa donde se ejerció el proceso de las pasantías, al igual

que la misión y visión de la misma.

Del mismo modo, se mencionara una pequeña reseña histórica del departamento donde

se realizó las pasantías junto con las funciones de los coordinadores del departamento. Y

por último, se mencionan las limitaciones y alcance de las pasantías

 La Empresa

Reseña Histórica

Central El Palmar, S.A., es una empresa dedicada al procesamiento de la caña de

azúcar, para la obtención de azúcar refinado. Se encuentra ubicado en la carretera Nacional

la Encrucijada, San Mateo, Estado Aragua. Inició su primera zafra en enero de 1956,

nuestro producto es el Azúcar refinada marca Montalbán. La empresa tiene capacidad para

procesar meladura procedente de otros centrales y refinar azúcar cruda, tiene dos períodos

de producción zafra e interzafra; en la zafra la materia prima es la caña de azúcar,

proveniente de los Estados: Aragua, Carabobo, Yaracuy, Cojedes y en el período de

interzafra la materia prima es azúcar cruda.

. Su capacidad total de producción llega a 260.000 toneladas de refino por año, es decir,

que en Central El Palmar, S.A. se manufacturan aproximadamente 3,5 de cada 10 Kg. de

azúcar consumida en el país, bajo su marca líder Montalbán. El azúcar refinada Montalbán,

es el producto líder de Central El Palmar, S.A., Su azúcar es la más blanca disponible en

Venezuela y supera consistentemente en blancura a los más exigentes estándares de calidad

a nivel mundial. Generamos 900 empleos directos y más de 2500 empleos indirectos.

Pertenecemos al Grupo PMC, constituido por 3 centrales azucareros los cuales son Central

Carora, Moliendas Papelón y Central El Palmar, y una Destilería de alcohol ubicada en

Yaracuy.
 Misión:
“Inspirados en nuestros valores, entregar a la próxima generación una empresa modelo”

Visión:

Seremos una empresa competitiva, versátil e innovadora que se constituirá en referencia

obligada del sector agroindustrial venezolano. La excelencia de nuestra gestión se

sustentará en una estrategia orientada al crecimiento, productividad de clase mundial y

diversificación en negocios conexos.

La integridad, compromiso y profesionalismo será nuestro principal elemento

diferenciador al entregar excelente calidad a nuestros clientes, generando bienestar a

nuestros proveedores, trabajadores y accionistas e impactando favorablemente a las

comunidades donde nos desenvolvemos.

Valores:

 Excelencia

 Trabajo en equipo

 Participación

 Innovación y Liderazgo

 Disciplina

 Honestidad

 Pasión

 Sensibilidad Ecológica

 Respeto, Convivencia y Seguridad

 Solidaridad
 Objetivos Generales.

 Consolidar nuestra actividad comercial y prestar un servicio de excelencia a

nuestros Proveedores de azúcar.

 Garantizar una operación ecológicamente sana.

 Alcanzar certificaciones de calidad ISO 9001:2000 e ISO 22000

 Mantener una relación armónica y satisfactoria con nuestro Talento Humano y las

comunidades vecinas.

 Continuar plan de inversiones tendente a la modernización y automatización de

instalaciones y procesos.
 El Departamento

El departamento de Administración de Contratos es el conjunto que se desempeña a

diario para mantener los contratos en curso y asegurar que se cumplan de forma eficiente y

efectiva. Es un sistema que busca la automatización y optimización de los procesos

contractuales, en todas sus etapas. Desde la solicitud, al cumplimiento de este.

Este departamento tiene como trabajo mejorar el desempeño operacional de la

organización y reducir los riesgos financieros. Debido a que los contratos afectan múltiples

áreas dentro de una empresa y el modo en que son administrados puede afectar

directamente al presupuesto, operaciones, atención al cliente, entre otras áreas. Es por esto,

que mejora la productividad de las organizaciones, facilita el trabajo de sus colaboradores y

su eficiencia.

De igual forma departamento de Administración de Contrataciones no solo debe

desarrollar, negociar y evaluar los contratos entre una organización y otra. Su

responsabilidad es aún mayor, ya que, entre otras tareas, debe analizar los riesgos y velar
porque todos los documentos contractuales de su compañía cumplan con los requisitos

legislativos, especificaciones técnicas y plazos establecidos.

Funciones y Responsabilidades

Bajo la orientación y supervisión del Proyecto, y en estrecha coordinación con los

equipos de trabajo designados por el Supervisor, el/la Administrador/a de Contratos de

Obras es responsable de dar seguimiento a todas las actividades relacionadas con la

administración de los contratos de obras.

Tareas generales:

El/la Administrador/a de Contratos de Obras tendrá las siguientes responsabilidades

dentro de la Unidad Ejecutora del Proyecto:

1. Visitar el sitio de los trabajos con la periodicidad adecuada a cada etapa de

construcción para mantenerse al tanto de la marcha de los trabajos y de la calidad de la

obra, así como para determinar en general si la obra está avanzando conforme al contrato.

2. Revisar los documentos presentados por el Contratista junto con las facturas,

determinar las sumas adeudadas al Contratista, y emitir su visto bueno a las estimaciones de

avance de obra, certificadas por el Supervisor, y someter los correspondientes certificados

de pago a aprobación de El Contratante.

3. Examinar y aprobar o adoptar otras medidas apropiadas respecto de los documentos

que presente el Contratista, como planos ejecutados en obra, datos de productos y muestras,

para comprobar que concuerden con el concepto de diseño de la obra y con las

disposiciones del contrato.

4. Verificar que el Contratista cumpla con los requisitos establecidos en el contrato de

obras.

5. Solicitar inspecciones especiales o análisis del trabajo si lo estima necesario o

conveniente para la implementación del contrato de obras.

6. Realizar inspecciones para determinar las fechas de recepción provisional y recepción

definitiva de las obras, en coordinación con el Contratista y el Supervisor. Formar parte de

las Comisiones Técnicas de seguimiento y recepción de las Obras.

7. Dar su visto bueno al certificado de pago final de conformidad con el contrato de

obras.

8. Colaborar con el Contratista y el Supervisor para el buen desarrollo de la Obra.

Coordinar las reuniones de seguimiento y de carácter general con el Contratista y el

Supervisor.

Objetivos del Departamento

Cuando se habla del departamento de administración de contratos, se hace referencia a

cada una de las tareas que se siguen para asegurarse de que esos contratos se cumplan a
cabalidad. Por lo tanto, comprende todos los objetivos desde que se crea hasta que se

cumple el documento contractual, pasando por su firma, negociación y seguimiento.

Concretamente, los objetivos principales que comprende son estas:

Solicitud y creación del contrato: es la fase inicial del proceso y se da cuando surge la

necesidad de un nuevo contrato. En este momento, se envía la solicitud al departamento

encargado y se redacta el documento con toda la información que se maneje.

Revisión: cuando el documento ha sido redactado, es pasado a nuestra oficina para ser

colocado en un buzón donde se colocan todos los postulantes del trabajo y asi poder

evaluarlos.

Firma: una vez que el contrato ha pasado por el proceso de revisión manual o

automatizada, y que se ha determinado que todo está en orden, llega el momento de que las

partes involucradas procedan a su firma si están de acuerdo con los términos. Si el contrato

se ha hecho lo firman.

Entonces, el departamento tiene como objetivo que la empresa pueda hacer una gestión

eficaz y eficiente de todos los negocios que lleva adelante y que requieren de la firma de un

documento. Con esto se busca aumentar la productividad y el desempeño de la

organización, a la vez que disminuir las pérdidas de tiempo y dinero especialmente.

Funciones del Departamento

 Elaborar propuestas de contratos para respaldar los objetivos de la organización
  Revisar las estimaciones de los contratos, incluyendo los materiales propuestos, los

costos de producción, etc., y determinar si parecen razonables y precisos

 Asegurarse de que todos los registros sean precisos y estén actualizados

 Redactar cartas contractuales y otros comunicados y notificaciones

 Negociar y aprobar los términos de los contratos, garantizando al mismo tiempo que

los proyectos se mantengan dentro del presupuesto establecido.

Pasantía

Alcances de las Pasantías

Durante el proceso de las pasantías es posible adquirir parte de los conocimientos y

responsabilidades que se ejercen dentro de un ambiente laboral, del mismo modo permite al

pasante ejercer funciones concernientes a su carrera, al realizar distintas actividades.

Dentro del departamento de Administración de Contratos, el pasante tuvo la oportunidad

de ser asignado a diferentes tareas de la empresa logrando así adquirir nuevas habilidades,

conocimientos y destrezas que le serán útiles en el futuro.

Por otra parte, el pasante tuvo la oportunidad de obtener conocimientos nuevos

referentes al área, en la cual no tenía bases sólidas, gracias a la supervisión del tutor

empresarial, quien se encargó de guiar en todo momento el aprendizaje e instrucción con

respecto a lo anteriormente mencionado, el pasante pudo aprender más al respecto.

 Ahora bien, el pasante pudo tener la oportunidad de trabajar conjuntamente con un

equipo de especialistas altamente capacitados en su área, quienes estuvieron dispuestos en

todo momento en apoyar el proceso de pasantías del mismo

Limitaciones de las pasantías

El proceso de pasantías se comprende en un periodo de once semanas (11) establecido

en las normas de pasantías del Instituto Universitario Carlos Soublette, considerándose

poco tiempo para aprender todos los conocimientos y habilidades, necesarias para el

desarrollo profesional del estudiante, puesto que solo da la posibilidad de ejercer una

pequeña parte de las actividades que se realizan dentro del departamento donde se ejecutan

las pasantías diariamente.

Referente al departamento donde se realizó el proceso de las pasantías, se puede decir

que no se tiene ninguna limitante, ya que el personal del departamento realiza las mismas

actividades para así poder agilizar y llevar a cabo actividades siguientes.

Cronograma de Actividades

Mes
Actividades Junio Julio Agosto
Semanas
Fases 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
#
Presentación e Inducción del Área de trabajo

Revisión y procesamiento de Facturas

# X # #
Realización de adjudicación y licitación de
# X # #
un contrato en el sistema de una obra

Inscripción de Registro Mercantil a # X # #

contratistas que no estén registrado el
sistema y se requiere registrar un contrato

Realización de cartas convenio y aprobación # X X # #

de contratos

# # # #
Registros de pasivos a los contratistas que se
le realiza pago semanal.

Llevar un control semanal en Excel a las # # # # # # # # # #

facturas que serán enviadas a cuentas por
pagar.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

SEMANAS FECHAS ACTIVIDAD DESCRIPCION DETALLADA DE

LAS ACTIVIDADES
1. Breve bienvenida en departamento
de Administración de
Contrataciones.
Presentación e
1 09/06/2023 Inducción del Área de
2. Y presentación de las Actividades a
trabajo
cumplir y procedimientos seguir en
el departamento

Revisión y Revisión semanal a facturas de contratos

2 13/06/2023 procesamiento de que se entregan a cuentas por pagar los
Facturas días lunes

Proceso de inscripción en sistema Baam

Inscripción de a contratista que no se encuentra
26/06/2023 Registro Mercantil a registrado y se requiere realizar un
3
contratistas contrato

Elaboración de la carta convenio

cuando un contratista no posee saldo en
el contrato se realiza esta actividad
Realización de cartas realizando una recarga de saldo con el
03/07/2023 convenio y aprobación monto de la factura.
4
de contratos.
La elaboración de aprobación de
 contratos se realiza cuando el contratista
debe firmar el contrato y no está
impreso, se manda un correo con toda la
información del contrato para tener la
aprobación.

Registros de pasivos a
los contratistas que se Llevar un control formato en Excel de
5 17/07/2023 le realiza pago todos los pasivos (facturas) que serán
semanal. entregados a cuentas por pagar.

Elaboración de pagos adicionales a

6 31/07/2023
7 01/06/2023
Aporte del Pasante a la empresa
Registro de pago de contratista que van a empezar una obra y
adicionales requieren el 50% del pago de adelantado
para iniciar
Realización de Transcripción por una minuta de
adjudicación y licitación solicitud de contrato si es una
de un contrato adjudicación directa o una licitación.

Basándome en la experiencia que he tenido durante el periodo de pasantía en esta

empresa puedo explicar que ha sido una de las mejores oportunidades que se me ha

otorgado para cumplir mis objetivos profesionales debido a que el grado exigencia va

acorde con mi personalidad dispuesta a ofrecer cada día más de mí y a obtener

conocimiento y experiencia que me sirvan de soporte para mi crecimiento laboral y

profesional.

Dentro de los aportes que realizo el pasante al personal de administración de contrataciones

se puede indicar:

Elaboraciones de procesos de contratos, entregas de pasivos y anticipos, Realizaciones

de Registro mercantiles y búsqueda de firmas ya que en el departamento se encuentra con

muchas tareas diarias y toca aportar un poco de mis conocimientos y experiencia para fluir

la ejecución de las labores.

 CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta todo lo anteriormente dicho, cabe destacar que el periodo en el cual

se realizan las pasantías es un proceso importante para los estudiantes en su formación

como profesionales, puesto que adquieren la experiencia de trabajar dentro de una

organización cumpliendo con un horario de trabajo, adquiriendo las responsabilidades de

ejercer las diversas tareas que se le asigna en un tiempo estipulado, por otra parte, el

pasante logra aprenderá desenvolverse y a relacionarse con otros profesionales y

trabajadores que laboran de igual manera dentro de la organización, cada una de estas

experiencias ayudan al crecimiento individual del pasante, para que el en futuro pueda

ejercer como profesional, teniendo como base las enseñanzas adquiridas durante el periodo

de las pasantías.

Ahora bien, con respecto a las actividades que se realizaron durante el proceso de las

pasantías, el pasante tuvo la oportunidad adquirir nuevas destrezas más allá de la función de

un Relacionista puesto que obtuvo conocimientos en el área de Administración de

Contrataciones, un área en el cual el pasante tenía pocos conocimientos, del mismo modo

tuvo la oportunidad de realizar diversos trabajos y así de esta manera mejorar día a día

mediante la practica contante.

En líneas generales la realización de las pasantías se basa en la aplicación de los

conocimientos adquiridos académicamente durante los años de estudios, para

posteriormente emplearlos en el campo del trabajo para determinar el desenvolvimiento del

pasante, en lo cual se espera haber desarrollado adecuadamente la labor encomendada y se

agrádese las enseñanzas dadas por el tutor empresarial, quien pacientemente se tomó el

tiempo de guiar al pasante en todo momento.

RECOMENDACIONES

 Seguir ofreciendo oportunidades de capacitación de mano de obra a los alumnos

de las instituciones de educación, por medio del proceso de pasantías.

 Seguir siendo dinámicos a la hora de trabajar

 Seguir mejorando los procesos de comunicación internos

 Fomentar la Responsabilidad Social en cada una de las empresas que conforman

el Grupo PMC.

 Una última sugerencia es que además de la planificación existente para algunos

trabajos y actividades, se actualicen las mismas, para evitar problemas y roces

entre horarios y otras consecuencias por cambios de última hora..

 Bibliografía

ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS EN LA EMPRESA CREACIONES Y

EXPORTACIONES DINA S.A.C. 21 de Enero 2019 [Documento en línea] Disponible en:

https://repositorio.uss.edu.pe