GRADOS

FACTOR VALOR
1° 2° 3° 4° 5° 6°
RELATIVO

CONOCIMIENTO 35%

1. Educación 15% 15 30 45 60 75 90
2. Experiencia
3. Iniciativa 10% 10 20 30 40 50
10% 10 20 30 40 50 60

RESPONSABILIDAD 45%

4. Supervisión 5% 5 10 15 20 25
5. Toma de Decisiones 10% 10 20 30 40 50 60
6. Ética Profesional 5% 5 10 15 20 25
7. Cumplimiento normativo 5% 5 10 15 20 25
8. Conocimiento Financiero 15 15 30 45 60 75 90
9. Informes y registros 5% 5 10 15 20 25

ESFUERZO 10%
10. Mental 5% 5 10 15 20
11. Visual 5% 5 10 15 20 25

CONDICIONES DE TRABAJO 10%

12. Riesgos 10% 10 20 30 40 50 60

100%
 CONOCIMIENTO 35%
EDUCACION
Se refiere a la capacitación previa necesaria de una persona para el cargo, las calificaciones se expresan en términos de
educación formal para conveniencia.

GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS

1° Identificar el nivel de educación Secundaria, Técnico, Universitario. 15
2° Determinar si el campo de estudio está relacionado con habilidades y conocimientos relevantes para 30
el rol.
3° Identificar educación complementaria que pueda ser relevante para las responsabilidades 45
del cargo.
4° Conocer la reputación y el prestigio de la institución educativa. 60
5° Identificar habilidades lingüísticas adicionales que pueden ser beneficiosas. 75
6° Obtener información sobre la duración y consistencia de la educación del candidato. 90
EXPERIENCIA
Se refiere a las competencias relacionadas con la interacción y comunicación efectiva con otras personas en el entorno
laboral y en la sociedad.

GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS

1° Evaluar la duración y consistencia de la experiencia en roles de recepción. 10
2° Identificar las responsabilidades específicas que el candidato ha llevado a cabo. 20
3° Evaluar habilidades organizativas y de coordinación. 30
4° Evaluar la experiencia en entornos dinámicos. 40
5° Identificar logros y reconocimientos profesionales. 50
INICIATIVA

GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS

1° Evaluar la capacidad del candidato para identificar y aprovechar oportunidades de mejora. 10
2° Evaluar la disposición del candidato para innovar y mejorar la experiencia del cliente. 20
3° Evaluar la iniciativa del candidato para adquirir nuevas habilidades de manera independiente 30
4° Determinar la proactividad del candidato para abordar y resolver problemas. 40

RESPONSABILIDAD 45%
SUPERVISION

La supervisión de un recepcionista implica no solo la gestión de tareas diarias, sino también la creación de un ambiente
acogedor y profesional que contribuya positivamente a la imagen de la empresa.
GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS
1° Supervisar la disposición física de la recepción para asegurar un ambiente ordenado y profesional. 5
2° Compromiso con el desarrollo del personal y habilidades de entrenamiento. 10
3° Preparar al personal para manejar situaciones difíciles o clientes insatisfechos con profesionalismo y 15
cortesía.
4° Establecer pautas claras para la comunicación. 20
5° Supervisar la coordinación de citas y reuniones, asegurándose de que la agenda esté organizada y 25
actualizada.
6° Garantizar que cumpla con todas las normativas y políticas internas. 30
TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones en el contexto de un rol de recepcionista implica considerar diversos factores y enfrentar situaciones
específicas.
GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS
1° organizar y almacenar la información para acceder fácilmente cuando sea necesario 5
2° Determinar qué llamadas, correos electrónicos o visitantes atender primero 10
3° Ajustar tareas y rutinas cuando hay cambios en la programación o en las necesidades de los clientes 20
4° Abordar situaciones difíciles o conversaciones sensibles con clientes o visitantes 30
5° Cómo decides aplicar protocolos de seguridad y procedimientos establecidos 40
6° Asignar recursos como salas de reuniones, suministros de oficina 50
ÉTICA PROFESIONAL

La ética profesional es un componente esencial en cualquier rol laboral

GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS
1° El respeto es la base de todas las interacciones 5
2° El manejo adecuado de información confidencial 10
3° Son esenciales para construir una reputación profesional sólida. 20
4° Estar comprometidos con la no discriminación y la inclusión, asegurándose de que todas las personas 30
sean tratadas con igualdad y respeto,
5° En este rol se basa en la integridad, la confianza y el respeto hacia clientes 40
CUMPLIMIENTO NORMATIVO

GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS

1° Reporte de Incidentes de Cumplimiento 5

2° 10
3° 20
4° 30
 5O 40
6O
50
ESFUERZO
MENTAL

Considera las exigencias del cargo en lo que se refiere a requisitos como inteligencia, memoria, razonamiento numérico y
verbal
GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS
1° Realiza tareas rutinarias y repetitivas que requieren esfuerzo mínimo 5
2° Maneja variedad de tareas que requieren poca atención 10
3° Aborda tareas más complejas y desafiantes 15
4° Gestiona tareas complejas que requieren toma de decisiones 20
VISUAL

Se refiere a la intensidad y continuidad del esfuerzo físico que genera cansancio, fatiga o tensión física
GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS
1° Tareas de oficina que implican actividad mínima 5
2° La actividad física dentro de la oficina es ocasional y ligera 10
3° Actividades de viaje por entregad de documentos importantes 15
4° Organización y ejecución de eventos importantes para la empresa 20
5 O
dividen en divicion de varios factores 25
60 Formacion de los peligros la responsabilidad 30
CONDICIONES DE TRABAJO
RIESGOS

Mide la posibilidad de daño físico o mental que se expone el trabajador.

GRADO DESCRIPCIÓN PUNTOS
1° No está expuesto a ningún riesgo al realizar el trabajo 10
2° Suele estar expuesto a riesgos peor son controlados 20
3° Se requiere capacitación y medidas de prevención para abordar los riesgos 30
La secretaria enfrenta riesgos significativos, como tratar con situaciones de conflicto o estrés
constantemente.
4° 40

PREGUNTAS

1. Nivel Académico:
Pregunta: ¿Cuál es tu nivel académico más alto?

2. Campo de Estudio:

Pregunta: ¿Cuál fue tu campo de estudio principal durante tu educación?

3. Certificaciones o Cursos Adicionales:

Pregunta: ¿Has obtenido certificaciones o completado cursos adicionales relacionados con

la recepción o servicio al cliente?

4. Institución Educativa:

Pregunta: ¿De qué institución educativa provienes?

5. Institución Educativa:
Pregunta: ¿De qué institución educativa provienes?

6. Duración de la Educación Formal:

Pregunta: ¿Cuánto tiempo duró tu educación formal?

EXPERIENCIA
7. Duración de la Experiencia:
Pregunta: ¿Cuánto tiempo has trabajado en roles similares de recepción en trabajos
anteriores?

8. Sistemas y Herramientas Utilizadas:

Pregunta: ¿Puedes enumerar las herramientas o sistemas que has utilizado en roles
anteriores de recepción?
9. Gestión de Agenda y Citas:
Pregunta: ¿Has tenido la responsabilidad de gestionar agendas y coordinar citas en roles
anteriores?

10. Trabajo en Ambientes de Alto Tráfico:

Pregunta: ¿Has trabajado en entornos de recepción con un alto flujo de visitantes y
llamadas?

11. Logros o Reconocimientos en Roles Anteriores:

Pregunta: ¿Has recibido algún reconocimiento o logro notable en roles anteriores de
recepción?

INICIATIVA

12. Identificación de Oportunidades de Mejora:

Pregunta: ¿Has identificado oportunidades para mejorar la eficiencia o la experiencia?

13. Innovación en el Servicio al Cliente:

Pregunta: ¿Has introducido alguna innovación o cambio en la forma en que se brinda
servicio al cliente en la recepción?

14. Aprendizaje Autónomo:

Pregunta: ¿Has buscado oportunidades de aprendizaje o formación de manera autónoma
para mejorar tu habilidad?
15. Proactividad en la Resolución de Problemas:
Pregunta: ¿Ha tomado medidas para implementar los cambios sugeridos?

CONOCIMIENTO

16. Gestión de Tareas y Prioridades:

Pregunta: ¿Cómo te aseguras de que las tareas diarias se completen de manera efectiva y
eficiente en la recepción?

17. Gestión de Tareas y Prioridades:

Pregunta: ¿Cómo te aseguras de que las tareas diarias se completen de manera
efectiva y eficiente en la recepción?

18. Comunicación con Otros Departamentos:

Pregunta: ¿Cómo facilitas la comunicación efectiva entre la recepción y otros
departamentos?

19. Supervisión de Proyectos Especiales:

Pregunta: ¿Cómo supervisarías un proyecto especial o un evento que involucra la
recepción?

20. Motivación del Equipo:

Pregunta: ¿Cómo motivas al equipo de recepción para brindar un servicio
excepcional?

21. Motivación del Equipo:

Pregunta: ¿Cómo motivas al equipo de recepción para brindar un servicio
excepcional?
 TOMA DE DECISIONES
22. Rapidez y Eficacia:
¿Cómo toma decisiones rápidas y efectivas en situaciones de tiempo real?

23. Priorización de Tareas:

¿Cómo prioriza tareas y gestiona múltiples responsabilidades de manera efectiva?

24. Adaptabilidad:
¿Cómo decides adaptarte a cambios repentinos en la agenda o en las responsabilidades?

25. Manejo de Situaciones Inesperadas:

¿Cómo aborda y resuelve situaciones inesperadas o crisis?

26. Seguridad y procedimientos:

Pregunta: ¿Cuáles son los criterios que utilizas para evaluar la necesidad de aplicar
medidas de seguridad específicas?

27. Gestión de recursos:

Pregunta: ¿Cuál es tu enfoque para garantizar un uso eficiente de los recursos
disponibles?

ETICA PROFESIONAL
28. Honestidad y Transparencia
 Pregunta: ¿Cómo abordas situaciones en las que puede ser tentador proporcionar
información incompleta para facilitar un proceso o evitar conflictos?

29. Confidencialidad y Privacidad

Pregunta: ¿Cómo manejas la información confidencial de los clientes y visitantes, y
cómo garantizas que se respete su privacidad?

30. Autenticidad y Coherencia Ética

Pregunta: ¿Cómo te aseguras de que tus acciones y decisiones cotidianas reflejen tus
valores éticos personales y los valores de la empresa?

CUMPLIMIENTO NORMATIVO

31. ¿Cuál es tu proceso para reportar incidentes o preocupaciones relacionadas con el

cumplimiento normativo a los departamentos correspondientes?

32. ¿Cómo garantizas que la información confidencial de clientes y visitantes se maneje de

manera segura y cumpla con las políticas de privacidad de la empresa?

33. ¿Estás al tanto de las normativas locales y las políticas de la empresa que afectan
directamente tu papel como recepcionista?

34. ¿Has recibido formación específica en temas de cumplimiento normativo y

procedimientos éticos pertinentes a tu función como recepcionista?

35. ¿Cuáles son tus prácticas para el manejo seguro y la disposición adecuada de
documentos sensibles y residuos que puedan contener información confidencial?
 EZFUERZO
MENTAL
36. Gestión de la Carga Mental
Pregunta: ¿Cómo distribuyes y priorizas tus tareas para gestionar eficazmente la carga
mental y evitar sentirte abrumado/a?

37. ¿Cómo te aseguras de mantener altos niveles de concentración y enfoque,

especialmente durante momentos intensos en la recepción?
38. ¿Cuál es tu enfoque para maximizar la eficiencia mental y gestionar el tiempo de
manera efectiva en la recepción?
39. ¿Cómo determinas las tareas más críticas y urgentes, y te aseguras de abordarlas con un
enfoque mental adecuado?

VISUAL

40. ¿Cómo has configurado tu espacio de trabajo visual para garantizar una postura cómoda
y reducir la fatiga ocular?
41. ¿Cómo gestionas el tiempo de exposición a pantallas y dispositivos electrónicos para
evitar el cansancio visual y posibles problemas oculares?
42. ¿Cómo aseguras que la iluminación en tu área de trabajo sea suficiente y adecuada para
evitar el esfuerzo visual?
43. ¿Cómo seleccionas fuentes y ajustas el tamaño del texto en las pantallas para facilitar la
lectura y minimizar el esfuerzo visual?
44. ¿Qué medidas tomas para reducir los reflejos y deslumbramientos en las pantallas y
superficies, minimizando así el esfuerzo visual?
CONDICION DE TRABAJO
RIESGO
45. ¿Cómo gestionas la carga de trabajo y priorizas tareas para evitar el estrés y la posible
sobrecarga laboral?
46. ¿Cómo es el entorno físico en la recepción en términos de iluminación, temperatura y
ruido?
47. ¿Cuál es tu horario de trabajo y existe flexibilidad para adaptarse a tus necesidades
personales?
CONOCIMIENTO

Tiene un 35% el conocimiento en el área administrativa abarca una variedad de áreas,

desde la comprensión de la organización y su entorno hasta habilidades técnicas específicas
y competencias relacionadas con la gestión y el liderazgo. La combinación de este
conocimiento contribuye al éxito y la eficacia en el ámbito administrativo.

1. Gestión y procesos administrativos

El conocimiento sobre la gestión y los procesos administrativos es fundamental en el área

administrativa. Esto puede incluir el conocimiento de los componentes de la gestión
administrativa y financiera, así como el conocimiento de diferentes áreas de conocimiento
que se aplican en la gestión administrativa.

2. Riesgos laborales

El conocimiento sobre la gestión y los procesos administrativos es fundamental en el área

administrativa. Esto puede incluir el conocimiento de los componentes de la gestión
administrativa y financiera, así como el conocimiento de diferentes áreas de conocimiento
que se aplican en la gestión administrativa.

3. Planificación tecnológica

La planificación tecnológica puede ser un factor importante en el conocimiento sobre el

área administrativa. Por ejemplo, la implementación de una red de área local puede permitir
una mayor conectividad y colaboración entre los diferentes departamentos de una
organización sin fines de lucro.

RESPONSABILIDAD

Tiene un grado de 45% la responsabilidad en el área administrativa abarca una variedad de

aspectos, desde la toma de decisiones éticas hasta la gestión efectiva de recursos y la
creación de un entorno de trabajo positivo. Es un componente esencial para el buen
funcionamiento y la sostenibilidad de cualquier organización.

4. Adaptabilidad

Dado que los entornos empresariales están en constante cambio, los administradores deben
ser responsables de adaptarse y liderar la organización a través de nuevas circunstancias y
desafíos.

5. Toma de Decisiones

Los profesionales administrativos a menudo están involucrados en la toma de decisiones

que afectan a la organización en su conjunto. La responsabilidad implica tomar decisiones
informadas y éticas que beneficien a la empresa y a sus partes interesadas.

6. Ética Profesional

La responsabilidad implica actuar éticamente en todas las interacciones comerciales. Los

administradores deben seguir estándares éticos y legales en sus decisiones y acciones para
mantener la integridad de la organización.

7. Cumplimiento normativo
Los administradores son responsables de garantizar que la organización cumpla con todas
las leyes y regulaciones aplicables. Esto incluye normativas laborales, fiscales, ambientales
y cualquier otra que pueda afectar a la empresa.

8. Conocimiento Financiero

En el área administrativa, es importante tener conocimientos financieros para llevar a cabo

tareas como la gestión de ingresos y egresos, y tomar decisiones relacionadas con las
finanzas de la empresa.

9. Psicosocial

La carga de trabajo, la presión de tiempo y la falta de apoyo pueden influir en la

responsabilidad en el área administrativa.

ESFUERZO

Tiene un 10% el esfuerzo en el área administrativa es fundamental para lograr eficacia,

eficiencia y éxito en las operaciones diarias de una organización.

10. Visual

Abarca una variedad de aspectos que van desde la representación gráfica de datos hasta el
diseño de informes, sistemas de información visual, comunicación visual y más. El enfoque
en elementos visuales puede mejorar la comprensión, la toma de decisiones y la eficiencia
en diversas áreas administrativas.

11. Mental

abarca una amplia gama de habilidades cognitivas y competencias que son esenciales para
el liderazgo efectivo, la toma de decisiones, la resolución de problemas y el desarrollo
profesional continuo.

CONDICIONES DE TRABAJO

Tiene un 10% es importante destacar que la condición de trabajo en el área administrativa

puede variar considerablemente entre diferentes organizaciones. La implementación de
políticas laborales justas, la promoción de un ambiente de trabajo saludable y la atención a
las necesidades individuales contribuyen a una mejor condición laboral en esta área.

12. Condiciones ambientales

Los factores ambientales en el lugar de trabajo también pueden afectar las condiciones
laborales en el área administrativa. Esto puede incluir aspectos como la iluminación, la
temperatura, el ruido y la calidad del aire.

PREGUNTAS_FACTOR

CONOCIMIENTO

1. ¿Cuál es el proceso que utiliza para tomar decisiones administrativas?

2. Supongamos que recibes un gran volumen de documentos físicos. ¿Cómo
priorizarías y gestionarías la entrada y salida de documentos de manera eficiente?
3. ¿Cómo garantizarías que su experiencia sea positiva desde el principio?
4. ¿Qué es una queja y qué es una denuncia en el contexto administrativo?
5. ¿Qué conocimientos y habilidades consideras fundamentales para desempeñarse
eficientemente en el área administrativa?
6. ¿Cómo manejarías una queja o un problema de un cliente insatisfecho?
7. ¿Cuáles son las funciones clave que desempeñas en tu rol administrativo actual?
8. ¿Cómo contribuyes a la gestión financiera en tu área administrativa?
9. ¿Cuáles son tus métodos preferidos para la comunicación interna dentro de un
equipo o departamento?
10. ¿Has colaborado con éxito con otros departamentos para proyectos o tareas
específicas?
 11. ¿Cómo utilizas herramientas de colaboración, como plataformas en la nube o
software de gestión de proyectos, en tu trabajo administrativo?
12. ¿Cuál es tu comprensión de la función de la auditoría interna en un entorno
administrativo?
13. ¿Has trabajado con sistemas de reservas automatizadas?
14. ¿Qué medidas tomas para garantizar el cumplimiento con políticas internas y
externas?

RESPONSABILIDAD

15. ¿Cuáles son tus estrategias para priorizar y organizar tus responsabilidades
administrativas diarias?
16. ¿Cómo manejas situaciones en las que se te asignan múltiples tareas y se espera que
las completes simultáneamente?
17. ¿Cómo te aseguras de mantener la confidencialidad de la información sensible en el
desempeño de tus funciones administrativas?
18. ¿Cómo gestionas el tiempo para asegurarte de que las tareas administrativas se
completen eficientemente?
19. ¿Qué medidas tomas para garantizar el cumplimiento de las normativas y
regulaciones en el ámbito administrativo?
20. ¿Qué haces para mantener un entorno de trabajo organizado y eficiente en el área
administrativa?
21. ¿Cómo fomentas la colaboración y la comunicación efectiva dentro del equipo
administrativo para lograr objetivos comunes?
22. ¿Cómo te aseguras de estar al tanto de los cambios en las políticas y procedimientos
administrativos relevantes para tu trabajo?
23. ¿Qué medidas tomas para equilibrar eficazmente múltiples responsabilidades en el
área administrativa sin comprometer la calidad del trabajo?

ESFUERZO

24. ¿Cómo demuestras tu compromiso con la excelencia en el desempeño de tus

responsabilidades administrativas?
 25. ¿Cómo manejas la presión y el estrés en situaciones en las que se requiere un
esfuerzo sostenido en el área administrativa?
26. ¿Cuál es tu enfoque para gestionar proyectos administrativos que requieren un
esfuerzo sostenido a lo largo del tiempo?
27. ¿Cómo te aseguras de mantener un alto nivel de energía y concentración en tu
trabajo administrativo a lo largo del día?

CONDICIONES DE TRABAJO

28. ¿Cómo te aseguras de mantener un equilibrio saludable entre tu vida laboral y

personal en el área administrativa?
29. ¿Estás dispuesto/a a trabajar en horarios flexibles si es necesario?
30. ¿Estás familiarizado/a con las normativas de seguridad en el lugar de trabajo?
31. ¿Estás al tanto de los beneficios y la compensación ofrecidos para este puesto?
32. ¿Este trabajo requiere realizar tareas que puedan ser físicamente exigentes para ti?
33. ¿Qué medidas tomas para garantizar un entorno de trabajo ergonómico y cómodo en
tu área administrativa?
34. ¿Cuál es tu enfoque para mantener una comunicación efectiva con colegas y
superiores en un entorno administrativo?
35. ¿Qué importancia le das al trabajo en equipo y cómo contribuyes a un ambiente
colaborativo en el área administrativa?
36. ¿Cómo manejas la carga de trabajo cuando se presentan picos de actividad en el
área administrativa?
37. ¿Qué medidas tomas para garantizar la seguridad y salud en el trabajo mientras
desempeñas tus funciones administrativas?
38. ¿Qué importancia le das al desarrollo de un ambiente de trabajo positivo y cómo
contribuyes a crearlo en el área administrativa?

1. Gestión de Documentos:

 Crear, revisar y organizar documentos como informes, memorandos y correos

electrónicos.
  Mantener archivos físicos y electrónicos de manera ordenada y accesible.

2. Coordinación de Reuniones:

 Programar y coordinar reuniones, reservar salas de conferencias y enviar

invitaciones a los participantes.

 Preparar documentación relevante, como agendas y presentaciones.

3. Comunicación Interna y Externa:

 Manejar correos electrónicos y llamadas telefónicas, filtrando y transfiriendo

según sea necesario.

 Colaborar con otros departamentos y manejar la comunicación con clientes y

proveedores.

4. Gestión de Suministros y Equipos de Oficina:

 Mantener el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos según sea

necesario.

 Coordinar el mantenimiento y la reparación de equipos de oficina.

5. Procesamiento de Facturas y Gastos:

 Revisar, procesar y archivar facturas y gastos.

 Colaborar con el departamento financiero para garantizar la precisión en los

registros contables.

6. Gestión de Base de Datos y Entrada de Datos:

 Ingresar datos precisos en sistemas de bases de datos.

 Actualizar y mantener la integridad de la información almacenada.

7. Seguridad y Confidencialidad:

 Aplicar políticas de seguridad de la empresa para proteger datos confidenciales.

 Garantizar que los documentos y la información estén resguardados de manera

segura.

8. Colaboración con Otros Departamentos:

 Colaborar con otros departamentos para facilitar la fluidez de las operaciones.

 Proporcionar apoyo administrativo según sea necesario.

9. Recepción y Atención al Cliente Interno:

 Recepcionar a visitantes y dirigirlos al personal adecuado.

 Atender llamadas y brindar información básica a clientes internos.

10. Tareas Administrativas Generales:

 Realizar tareas administrativas generales, como archivar, fotocopiar y escanear

documentos.

 Mantener la recepción y las áreas comunes ordenadas y profesionales.

11. Manejo de Agenda y Citas:

 Gestionar y mantener actualizadas las agendas de los empleados.

 Programar y coordinar citas según sea necesario.

12. Actualización Continua:

 Mantenerse actualizado/a sobre políticas internas, procedimientos y herramientas

de software relevantes.

 Participar en entrenamientos y desarrollo profesional continuo.

13. Manejo de Correspondencia:

 Clasificar, distribuir y gestionar la correspondencia, incluidos correos electrónicos

y cartas físicas.

 Responder a correspondencia básica cuando sea necesario.

14. Gestión de Viajes:

 Coordinar y reservar viajes, incluidos vuelos, alojamiento y transporte, según sea

necesario.