Actividad Entregable – Unidad 1

Análisis de la situación problema (Área administrativa – financiera (compras)) de la empresa (Panadería

y pastelería Johnpan)

Erika Marcela Garzón Linares

ID 301927

Ángela María Sánchez Arciniegas

NRC 1280

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Vicerrectoría Regional Orinoquía

Sede / Centro Universitario Villavicencio (Meta)

Programa Administración de Empresas

octubre de 2023
 Contenido

Introducción................................................................................................................................................3
Diagnostico Organizacional.........................................................................................................................4
1. Caracterización de la organización......................................................................................................4
1.1 Nombre o razón social:................................................................................................................4
1.2 Sector económico al que pertenece dependiendo de la actividad económica:...........................4
1.3 Año de Fundación:.......................................................................................................................4
1.4 Numero de colaboradores:..........................................................................................................4
1.5 Área de cobertura:.......................................................................................................................4
2. Situaciones problemáticas...................................................................................................................5
2.1 Describa en qué consisten las problemáticas identificadas y en qué áreas de la organización se
manifiestan. (1000 palabras)...................................................................................................................5
3. Causas y consecuencias.......................................................................................................................6
3.1 Establezca las causas y consecuencias de las situaciones problémicas y su nivel de impacto en
el funcionamiento de la organización. (1000 palabras)...........................................................................6
Referencias..............................................................................................................................................7
Anexos.........................................................................................................................................................8
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Introducción

El análisis del área financiera de compras en la panadería y pastelería Johnpan es fundamental para
identificar y resolver problemas que puedan estar afectando su funcionamiento. En este artículo, vamos
a examinar en detalle este aspecto crucial del negocio y cómo mejorar la comunicación, la efectividad y
el proceso en esta área.

Un diagnóstico de problema es el primer paso para identificar cualquier dificultad en el área de compras.
Es importante evaluar si existen retrasos en la entrega de los productos, si los productos solicitados si
son los que se requieren y en qué cantidad, o si los costos de adquisición están afectando la
rentabilidad del negocio. Una vez que se haya identificado el problema, se pueden tomar medidas para
solucionarlo.

El impacto que esta situación genera en la empresa es muy comprometedor porque es un área muy
importante para la producción ya que de ésta depende la disponibilidad de materia prima para la
elaboración de los productos y mantener su calidad.

Por lo anterior es que un sistema de información es una gran ayuda para mejorar esta situación, porque
teniendo un sistema de inventario y proveedores actualizado, la información está más organizada y
detallada para ejecutar la función de la mejor manera.

Por ello el desarrollo de este artículo se basa en dar respuesta a la solución que se pueda dar de acuerdo
lo encontrado en el diagnóstico.
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Diagnostico Organizacional

En Johnpan hay varias áreas que presentan algún tipo de falencia, en este caso me enfocare en el área
de compras, la responsable de adquirir los ingredientes y materiales necesarios para la producción de
productos de panadería y pastelería.

Las principales labores que se desarrollan en el área de compras en Johnpan son:

- Hacer lista de productos a pedir para la semana de las diferentes áreas de la empresa.
- Realizar los respectivos pedidos.
- Recibir los pedidos
- Seguimiento a las áreas de producción para evitar el agotamiento de las materias primas.

Estas actividades están designadas adecuadamente al área de compras ya que no se compromete con
alguna otra labor fuera de su rango. Pero se evidencia falta de ejecución de otras actividades y control
de la información para un resultado.

1. Caracterización de la organización

Johnpan es una panadería y pastelería que nació tras las ganas de realizar los sueños de una pareja de
jóvenes (John Moreno y Johana Arévalo), por construir una empresa con productos de la mejor calidad e
innovación en el área de panadería y pastelería, la cual se caracteriza por prestar un excelente servicio al
cliente y ser la mejor de Villavicencio.

1.1 Nombre o razón social: Panadería y pastelería Johnpan

1.2 Sector económico al que pertenece dependiendo de la actividad económica: sector secundario
(panadería y pastelería).

1.3 Año de Fundación: 2010

1.4 Número de colaboradores: 45

1.5 Área de cobertura: Villavicencio, Meta

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2. Situaciones problemáticas

En Johnpan se observa una falencia ya que no se ha podido establecer una comunicación eficiente con
algunos proveedores debido a que delimitan la comunicación haciendo que el proceso de compras sea
más complejo e ineficiente ya que muchos productos cambian de precio y no se notifica al momento de
hacer la orden de compra, la entrega de algunos productos es a veces más demorada de lo esperado, lo
que afecta la producción por que algunas materias primas se tienen en baja medida para que su
rotación sea efectiva y los productos estén en buen estado y frescos, y al momento de llegar el pedido
se hace la respectiva verificación de lo solicitado y se observa que algunos productos no son lo
solicitados o no traen la factura electrónica solicitada para poder hacer su respectivo pago. Tampoco se
ha podido establecer una comunicación asertiva y concreta con cada jefe de las diferentes áreas para
solicitar el listado de lo que necesitan para cada semana.

2.1.Las problemáticas identificadas están radicadas en la falta de un sistema de inventario para

poder sistematizar la información y crear un listado de stock de materia prima para un mejor
manejo, ahorro y efectividad en la producción, ya que por falta de un stock, semanalmente se
hacen compras y en algunas se evidencia la compra masiva e innecesaria de algunas materias,
sin la verificación de precios con otros proveedores para asegurar un buen precio y calidad.
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3. Causas y consecuencias

Las principales causas que ocasionan el mal funcionamiento del área de compras es la falta de
asignación de tareas detalladas y la sistematización de información para tenerla de manera organizada,
consolidada y verificada.

Las consecuencias que provoca ésta falta de implementación son grandes ya que debido a esto no se
lleva un control general de las compras lo que genera un retroceso en el área contable y en el factor
económico.

3.1. Causas

- Falta de un stock como base para hacer los pedidos.

- Falta de un sistematización de información de inventario y proveedores.
- La asignación de labores enfocadas en el objetivo del área.
- La verificación constante del estado y rotación de las materias primas.
- La recepción de las entregas con verificación de los productos y factura respectiva como rige la
ley.

Consecuencias

- Compras sin control y en exceso

- No saber con exactitud la cantidad de productos disponibles ni medición de lo que se gastó.
- No se cumple con el buen funcionamiento ni desarrollo de las responsabilidades que se deben
ejecutar en el área.
- Cuando se hacen las entregas, una sola persona debe ser la encargada de verificar los productos,
y debe saber que fue lo que se solicitó y en qué cantidades, ya que a veces se recibe en el área
de ventas y estas personas solo se limitan a recibir lo que dice en la factura pero no saben si es
lo que inicialmente desde el área de compras se solicitó, lo que genera retrocesos en el área de
compras y de producción cuando el pedido no llega como se requiere.
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Referencias

Laudon, K. C., Laudon, J. P.(2012). Sistemas de información gerencial. Pearson Educación.

http://www.ebooks7-24.com.ezproxy.uniminuto.edu/?il=3682

Evolución de los sistemas de información Lapiedra Alcamí, R. Devece Carañana, C. & Guiral Herrando,
J. (2016). Introducción a la gestión de sistemas de información en la empresa: ( ed.). D - Universitat
Jaume I. Servei de Comunicació i Publicacions. https://elibro.net/es/ereader/uniminuto/51689?
page=38
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Anexos

En resumen es esencial establecer una comunicación fluida y eficiente con los proveedores para
asegurarse de que los productos se entreguen a tiempo y cumplan con los estándares de calidad
requeridos. Además, es importante negociar precios justos y buscar alternativas más económicas sin
comprometer la calidad de los productos.

La efectividad en el área de compras se logra a través de la planificación y organización adecuadas. Es

fundamental tener un inventario actualizado de los ingredientes y materiales necesarios, para evitar la
escasez o el exceso de stock. Asimismo, es importante establecer políticas de compra claras y establecer
relaciones sólidas con los proveedores para asegurar un suministro constante y confiable, el proceso de
compras debe ser eficiente y ágil para evitar retrasos innecesarios.