Tecnológico de Costa Rica

Bach. Ingeniería en Producción Industrial

PI3403 Sistemas de
información
Prof. Fabiana Espinoza Rodríguez

I Examen Parcial

Valor porcentual 15%

Instrucciones Valor en puntos: 90 puntos.

generales:

• La prueba se desarrolla de manera presencial en el aula y durante el

horario de asignado para la clase. Los estudiantes que no se presenten al
aula no podrán desarrollar la prueba por medios virtuales.
• La prueba se desarrolla en parejas y de manera colaborativa.

• La prueba se reprograma únicamente con debida justificación, enviada al

correo fespinoza@itcr.ac.cr o en forma física a la docente.
• La prueba tiene una duración de 3 horas que incluye la solución de los
enunciados y la carga del archivo. Se avisará 10 minutos antes de la hora
de entrega para que el estudiante inicie con la carga del archivo.
• Sus respuestas deberán estar en este mismo documento. El documento y
cualquier otro archivo creado, deberá ser cargado al TEC Digital – sección
Asignaciones – I Examen Parcial. El archivo debe ser nombrado como “I
Examen Parcial” + nombre de participante.
• Durante la prueba no se permite el uso de celulares u otros dispositivos
electrónicos como audífonos, diferentes a la computadora personal o
computadora del laboratorio.
• Las únicas ventanas abiertas en el computador deberán ser las del
examen, la herramienta que requiere para dar solución a problemas, el
archivo de sus respuestas y el TEC Digital en la sección de Evaluaciones.
Instrucciones especificas: A continuación, se le presentan el caso de la empresa
Frito Snacks la cual requiere sus servicios de consultoría. Su propietario sabe que
su perfil de ingeniero (a) en producción industrial lo (la) hace competente en
innovación tecnológica, análisis del entorno, gobierno de procesos y solución de
problemas; por eso se le solicita analizar la siguiente situación y proponer
soluciones de acuerdo con lo solicitado y los contenidos estudiados de la Unidad I.

Es importante indicar que, si bien puede existir diversidad de respuestas y las

preguntas pueden parecer generales, se espera que demuestren la aplicación de
los contenidos estudiados al caso específico, así como coherencia según lo
solicitado. No se aceptan respuestas genéricas o generales sin niveles de análisis
y sin aplicabilidad de conceptos a la situación específica. Recuerde usted es el
consultor.

En caso de necesitar algún tipo de información adicional que no indique en el

caso, puede consultar a la docente.

Caso de análisis

Frito Snacks es una empresa que produce y distribuye bocadillos

empaquetados desde el 2009 en gran parte del territorio nacional. En los
últimos 2 años sus ventas han crecido aceleradamente y con ello la cantidad de
clientes que lo prefieren, esto debido a su buena relación entre precio,
cantidad y calidad. Actualmente la empresa posee más de 400 vendedores
quiénes visitan quincenalmente a sus más de 3000 clientes en todo el país los
cuales van desde pequeñas sodas escolares, hasta grandes cadenas de
supermercados.

La empresa fue constituida como una Pyme y en la actualidad su estructura

organizacional la conforma la gerencia general, el área contable financiera,
el departamento de mercadeo y publicidad, área comercial compuesta por
vendedores y jefe de ventas; el área de atención al cliente, departamento de
producción y calidad, así como el área de logística y distribución.

Debido al acelerado crecimiento de Frito Snacks, también aumentó el volumen

de datos en forma de pedidos, facturas, recibos, etc. lo que ha significado algunos
problemas en la administración de la información sobre todo porque no ha
comenzado su proceso de transformación digital y la implementación de
sistemas o tecnología en sus procesos prácticamente es nula.

Durante la entrevista con su persona, la gerencia expone algunas situaciones

que han surgido en el último año:

1. Con la expansión, se contrató a un coordinador de ventas por zona quién lleva el

control de los vendedores, los pedidos, ventas y clientes del sector, así como una
pequeña bodega en donde guardan productos que vienen de oficina central.
Semanalmente registra en una hoja de cálculo los pedidos logrados por los
vendedores y las ventas completadas. Esta información es compartida vía correo
electrónico con el jefe de ventas en las instalaciones principales.

2. Los vendedores visitan a los clientes y anotan en boletas físicas el detalle

de los pedidos, para posteriormente hacer llegar los productos solicitados.
Las devoluciones de productos también se anotan en dichas boletas.

3. Cuando en las bodegas de las zonas se quedan sin producto, se debe

esperar hasta que la sede central envíe más producto. Para informar de
la falta de inventario, el coordinador de zona llama a la empresa o envía un
correo para reportar la escasez. A veces funcionan los pronósticos de
ventas calculados “por presentimiento” pero en la mayoría de los casos,
algunos pedidos no pueden ser cumplidos según lo requerido, por no pedir
la cantidad de productos suficientes.

4. A nivel de inventario de producto terminado, muchas veces no existen

salidas de algunos productos, y no hay forma de medir con precisión las
preferencias de los consumidores.

5. La información de las diferentes zonas de venta llega a través de correo

electrónico o en archivos físicos a través de camiones de distribución. El
jefe de ventas une la información para intentar obtener un panorama
general. Los encargados otras áreas entre ellos producción, gerencia y
mercadeo, deben esperar el procesamiento de los datos e informes para
poder tomar decisiones asignadas.
 6. Han aumentado las quejas de clientes que indican que los pedidos no se
cumplen. De igual manera hay malestar en los vendedores pues ofrecen
productos que no tienen en bodega y no son informados previamente. De
hecho, en los últimos 6 meses las ventas han presentado una baja con
respecto a otros periodos.

La solicitud de plan de mejora:

De acuerdo con la situación presentada, la gerencia ha decidido desarrollar una

estrategia apoyada de tecnologías de información, que permita mejorar la situación
de la empresa y generar ventajas competitivas, por lo tanto, se le solicita colaborar
en el plan de preparación dando respuesta a las siguientes solicitudes:

1. Para poder detectar donde aplicar mejor las estrategias competitivas y que la
implementación de sistemas de información tenga un impacto estratégico. Se
requiere

Actividades Gerencia general Área contable Área de mercadeo Área de atención al

de apoyo financiera y publicidad cliente
Desarrollar una estrategia Ciclo contable Visitar clientes
con SI
Actividad Área de logística y Área de Área Comercial
principal distribución producción y
calidad
Distribuir producto Producir Informe de ventas
producto
Planeación de la demanda Llenar boletas de
pedidos
Pronóstico de
ventas
 identificar las actividades primarias y secundarias de Frito Snacks, por eso se
le pide desarrollar el modelo de la cadena de valor para la empresa en
cuestión, explicando y justificando en que actividades específicas se
requiere iniciar con la implementación de TI y sistemas. (15 pts.)

2. Analice la problemática del caso creando un diagrama causa – efecto.

Una vez detectado el problema central, pensando en que la empresa
requiere una estrategia para mejorar su competitividad y que existen
alternativas para generar ventajas competitivas a través de las
tecnologías de la información, explique, ¿Qué objetivo u objetivos
estratégicos debería perseguir la empresa con la incorporación de
sistemas de información? Justifique su respuesta. (Valor 15 puntos)

Algunos objetivos estratégicos que debería perseguir la empresa por la incorporación de sistemas de
información, con base a la situación expuesta en la empresa Frito Snacks, son:
• Mejorar el reporte de inventario por medio de ingresos de datos a los sistemas de información.
• Automatizar el proceso de pedidos y ventas de productos con el fin de llevar un orden estrategico.
• Realizar planes de pedidos para la optimización de recorridos.
• Análisis de demanda.
• Enfoque a la satisfacción del cliente, con el fin de no existir disgustos en los pedidos realizados.
 • Informar con antelación la compra de productos a los proveedores.
• Mejorar la toma de decisiones.
Intimidad con los proveedores.
• Procesos de ventas enfocados al análisis y sistemas de información.

Cabe de resaltar que, el problema principal de la empresa es el bajo rendimiento dado por la falta de
organización de pedidos para satisfacer al cliente.

3. Considerando que Frito Snacks no es una empresa digital, y que en los

puntos anteriores se ha detectado el proceso prioritario y fundamental en
donde los sistemas de información actuarían estratégicamente para
aumentar la productividad y solucionar el principal problema presentado.
Debe realizar una propuesta de mejora del proceso incorporando sistemas y
tecnologías de información. Se debe identificar actores, las actividades y el
flujo de estas, condiciones y procesos relacionados. Justique porque
considera que el proceso elegido es el que cumple con las condiciones para
automatizar el proceso. (Valor 20 puntos)

4. Con el crecimiento, Frito Snacks ha generado grandes volúmenes de

información y es evidente que su administración no ha sido la más adecuada
para favorecer la toma de decisiones, por eso la gerencia de esta empresa le
ha solicitado generar un plan de 5 recomendaciones específicas para
mejorar el proceso de toma de decisiones. (10 pts.)

• Optimizar el manejo de los datos sobre las ventas, producción, calidad, manejo de personal,
ayudaría con la disminución de las ventas que se ha percibido en el último periodo con respecto
a otros periodos.
• De ayuda con la optimización del punto anterior, se puede realizar un análisis de datos más
consistente sobre lo que está pasando en la empresa debido al crecimiento acelerado que ha
presentado en los últimos dos años.
• Por último, la implementación de un software para la ayuda de toma de decisiones es vital para
la toma de decisiones en el departamento de la gerencia general, debido que mediante los
gráficos, datos e informes que puede generar este software, ayudaría a tener una visión más
clara de lo que acontece en la empresa a tiempo real.

• Tiene que realizarse una proyección de la demanda, según la proyección de ventas en

 tiempo real.
• Se debe establecer una política de inventario, un inventario mínimo para evitar quedarse
sin producto y establecer un máximo para evitar sobrepasar la capacidad de los
inventarios y exceso de producto.

5. La gerencia de Frito Snacks y usted tienen claro que iniciar con un proceso de
implementación de sistemas conlleva mucho cuidado sobre todo con el manejo
de los datos y su calidad, por eso de acuerdo con los indicadores de
calidad de datos de la norma ISO/IEC 25012 se le solicita desarrollar una
propuesta que permita verificar que los datos a ingresar en el sistema
presentan la calidad deseada. Debe considerar al menos 5 de los
indicadores de calidad, para efectos didácticos usted define valores,
rubros, y condiciones según el contexto del caso y el problema. (15 pts.)

Para su propuesta tome en cuenta los siguientes datos del negocio:

 Producto Vendedores Zonas de Producción Clientes Pedidos
venta
Código de Código Número de Código de Número
producto del Código de lote Fecha cliente Nombre de
Número de vendedo Zona Nombre de Cliente Tipo pedido.
lote. Nombre r. Cédula de Zona producción. de cliente Fecha de
de producto del Cantidad de Cantidad de Código de pedido
Cantidad vendedo vendedores lote. Fecha de Zona. Código del
disponible r vencimiento producto
Costo Nombre Cantidad
Precio y Monto total
apellidos
.
Teléfono
Correo.
Código de
Zona

Trazabilidad
Se debe contar con el código de zona de venta.
El producto debe de tener número de lote.
Debe tenerse el código del vendedor.
Debe contar con el código de producto
Se debe tener el código del cliente
Precisión
Código de producto y tener la cantidad disponible
Numero de pedido y cantidad solicitada.
Completitud
Nombre del cliente y código
Tipo de cliente y numero de pedido
Confidencialidad
Numero de lote del producto
Código del lote del producto
Numero de pedido del producto.
Cantidad de producto en el lote.
Exactitud

6. Realice un análisis del impacto de las propuestas que usted presentó sobre
mejoras en el proceso con la implementación de sistemas de información,
mejora en la toma de decisiones y calidad de datos. (Valor 15 pts.)

En este análisis debe considerar:

a. ¿Cómo su propuesta aporta en el cumplimiento de la estrategia de

Frito Snacks? ¿Cuál estrategia competitiva genera?
Se genera una ventaja competitiva al tener la trazabilidad de
producto, todo en una base de datos, para evitar errores en los
pedidos, cumpliendo con los requerimientos del cliente, con los
pedidos solicitados.
b. Los aspectos o características a nivel organizacional que deberán
considerarse previamente para que tenga éxito la implementación de
sus propuestas.
Debe implementarse la capacitación del personal en el nuevo
sistema de información implementado, esto para cumplir con la
calidad de los datos.
c. Los retos que debe considerarse en la implementación
Crear una base de datos sólida, además de invertir dinero para poder generar la
misma, cumplir con la producción según la proyección de ventas, además de
ganarse la confianza de los datos.