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Manejo Del Tiempo y Prioridades-2
Manejo Del Tiempo y Prioridades-2
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Manejo del Tiempo y Prioridades
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MÓDULO
Ser un Líder Responsable por lo general significa asumir una carga de trabajo mayor y más
amplia. Los gerentes enfrentan prioridades cambiantes y competitivas a medida que distintas
personas y funciones exigen su atención. Además, enfrentan cantidades abrumadoras de
información y plazos urgentes. Todos necesitamos estrategias para aumentar nuestra
productividad personal para alcanzar el éxito que merecemos y los resultados finales que
Descripción General
nuestra organización necesita en el mundo actual. Manejo del Tiempo y Prioridades se
centra en las destrezas fundamentales necesarias para priorizar de forma eficaz su tiempo y
y Trabajo Previo
garantizar que usted aporte para su organización en el nivel adecuado.
En este módulo aprenderá lo siguiente:
Vender
Planificar estrategia
Registrar información
Visitar clientes
Mejorar procesos
El registro de tiempo de un día es una herramienta que permite hacer observaciones sobre
cómo distribuye actualmente su tiempo.
Complete los registros de tiempo y tráigalos a la próxima sesión.
Ejemplo:
● Cálculo correcto del Tiempo: Cuando se planificó el tiempo para la tarea en el calendario,
¿el tiempo real fue el mismo que el tiempo calculado?
● Conteo de Interrupciones: Registre todas las interrupciones que cambian su foco (por
ejemplo, decidir revisar los correos electrónicos nuevos cuando llegan, alguien que irrumpe
en su espacio de trabajo y le hace una pregunta, responder una llamada telefónica, a
menos que se relacionen con el trabajo).
● Notas: Incluya las perspectivas útiles (por ejemplo, su nivel de frustración, ya sea que haya
terminado o no una tarea, ya sea que haya planificado la actividad con anticipación).
Registro de Tiempo
● Tiene 10 minutos gratuitos para gastarlos en lo que quiera. ¿Cómo determinaría en qué
gastarlos?
ESTRÉS Y DESEMPEÑO
El nivel de organización que podemos lograr en nuestro trabajo está directamente relacionado
con el estrés. Nuestro nivel de estrés afecta nuestro desempeño.
Adaptado de *Depression & Work Function: Bridging the Gap between Mental Health Care & the Workplace*, un proyecto
patrocinado por Healthcare Benefit Trust, Great-West Life y la Unidad de Evaluación de Salud Mental y Consulta para la
❑ Me estreso cuando no puedo terminar todo lo que hay en mi lista de lo que debo hacer.
Notas:
● ¿Cómo se compara esta lista con las prioridades principales que identificó en el trabajo
previo?
● Revise las cinco actividades de prioridad máxima que identificó en el Trabajo Previo.
¿Qué hace que sus elecciones sean de prioridad máxima?
¿Cuáles son algunos indicadores clave de que sus prioridades están alineadas con las
prioridades de la organización?
● ¿Pudo centrarse durante un tiempo continuo en una tarea importante? ¿O el trabajo se vio
constantemente interrumpido?
● ¿Cómo se llevó a cabo el trabajo? ¿Podría haberse usado un método más corto para lograr
el mismo resultado?
● ¿Cuántas horas extra trabaja? ¿Está alineado con sus propios valores o considera que las
cosas deben cambiar?
● ¿Hay algún factor externo que dificulte la administración o el cambio de las cosas?
Notas:
Notas:
Si bien todas las acciones son importantes, no tienen la misma importancia. Todos los días nos
enfrentamos a una gran cantidad de tareas. Uno de los desafíos más importantes es decidir
qué hacer y cuándo hacerlo.
En su tabla de resumen del uso del tiempo en la página siguiente, asigne una clasificación de
Importancia (I) y Urgencia (U) (de acuerdo con la siguiente escala) a las tareas que dedicó su
tiempo de acuerdo con el registro de tiempo.
Indique los 5 a 10 elementos más importantes que consumen la mayor parte de su tiempo de
acuerdo con su hoja de registro. De acuerdo con la escala de clasificación anterior, evalúe los
siguientes puntos en relación con su Importancia y Urgencia.
Si bien las demandas específicas de cada profesión son únicas; por lo general, lo deseable es
dedicar el mayor esfuerzo posible a las tareas de mayor importancia.
Im
por
tan
cia
Notas:
I = Importancia U = Urgencia
Ejemplos:
Revisiones
Reflexión
Notas:
PLANIFICACIÓN
● Cuando llega trabajo nuevo, tiene cuatro opciones básicas sobre lo que puede hacer con él.
En muchos casos, dejamos las cosas para más tarde y terminamos revisando la misma
solicitud más de una vez.
● Además, a muchas personas les cuesta decir no y fijar límites adecuados y terminan
sintiéndose sobrepasados o no pueden cumplir sus compromisos.
● A medida que llega trabajo nuevo, trate de desarrollar y mantener una disciplina estricta en
la clasificación inmediata del trabajo en una de las "4D".
*Hacer = Do en inglés
Notas:
Notas:
● Hacer todo lo posible para disminuir las interrupciones y las tareas de menor importancia.
● Agrupar las tareas similares para optimizar el tiempo (llamadas telefónicas, revisar el correo
electrónico, tareas administrativas).
● Usar las horas de mayor y menor energía de forma eficaz y tomar descansos para evitar el
cansancio.
Notas:
● Enfocarse en lo importante
Notas:
Prioridades Planificación
Administrar el
Notas: Notas:
Tiempo y las
Prioridades
Ejemplo: Practique las 4D, en especial Ejemplo: Reduzca las distracciones y las
Demorar y Eliminar con mayor frecuencia. interrupciones debido al correo electrónico
(revisarlo con menor frecuencia).
Notas:
Notas:
Si quiere emplear al máximo sus destrezas de administración del tiempo y las prioridades,
considere las siguientes oportunidades:
Reúnase con su gerente para confirmar cuáles son sus prioridades principales y compartir la
lista de sus cinco prioridades principales para corroborar que enfoca su tiempo y energía en
las tareas que apoyan las estrategias y las metas de la organización.
Reflexión
¿Qué tan alineadas están sus prioridades con las prioridades de su gerente?
Reflexión
¿Qué tan alineadas están sus prioridades con las prioridades de su equipo?
Cómo puede apoyar a su equipo para volver a centrarse en las prioridades correctas?